1、第六章 合 同 管 理1合同管理的基本要求1.1同一合同业务在2万元以下的，但需要交纳订金或者预付款，或者日后需要售后服务的业务事项，应事先签订经济合同。1.2同一合同业务在2万元以上（含）的业务事项，应事先签订经济合同；1.3同一合同业务在2万元（含）5万元（不含）的合同，应进行三家以上的比价，并填写比价表，作为合同审批的必要附件；1.4凡发生金额在5万元（含）以上的合同，应按照招标管理规定通过招投标程序后再签订经济合同。签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况并取得相关资质证明的复印件（加盖公章），包括但不限于营业执照、税务登记证、法人授权委托书等。1.5经济合同一律采用书面2、形式。2合同文本的建立及类别2.1根据百货公司业务特点，预先拟定，经集团法务部审批，股份公司及各地百货公司须遵照的各类标准格式合同文本。2.2合同文本类别2.2.1商品类合同：战略合作协议、商品合同（联营、租赁、自营经销、自营代销）装修支持协议，促销支持协议、销售政策协议等。2.2.2财务类别合同：借款合同、pos机采购合同、银企合作协议、erp合同等。2.2.2企划类合同：美陈制作类合同、媒体发布类合同、广告位使用协议、服务类合同等。2.2.3发展类合同：联合发展协议、租赁合同、物业服务合同、咨询协议等。2.2.4内外装修类合同：百货室内设计委托合同、百货工程施工合同、百货工程设计合同。2.3、2.5 物资和印务采购类合同。2.2.6事务性外协合同（定点宾馆，饭店等）。2.2.7顾客服务类合同：联盟单位协议、团购协议、神秘顾客协议等。2.2.8管理类协议或公约：消防安全责任书、装修协议书等。2.3 合同文本的编制及审核2.3.1 合同尽量使用标准格式合同文本。2.3.2 标准格式合同文本编制后，报送集团综合部审核，经股份公司总经理总经理，分管财务副总，分管副总审批后向各地百货公司发布。2.4标准合同文本的调整与补充2.4.1编制部门须根据合同执行及各地百货公司的反应情况，定期审核标准格式合同文本，发现与实际需要不符或缺项的，定期集中修改，补充完善。2.4.2 执行中遇见特殊情况无法启4、用标准合同文本必须经各地百货法律顾问出具法律审核意见书，并向股份公司编制部门和分管副总，分管财务副总，总经理报批，重大合同需向集团综合管理部报批。2.5合同起草合同应由业务经办部门负责起草，合同文本应尽可能使用合同范本。合同应包括以下内容：（1）当事人的名称或者姓名、住所、电话；（2）标的；（3）数量；（4）质量；（5）价款或酬金；（6）计价依据；（7）履行期限、地点和方式：经济合同以及其它涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司所在地为合同履行地。在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，就尽量选择分期付款的方式。（8）违约责任5、：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等。（9）解决争议的方法：一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。2.6 合同谈判合同谈判应由相关业务经办部门负责组织，原则上至少有二名经办人员参与谈判，重大合同谈判必须有一名财务人员参与。3合同审批3.1 20万元（含）以下合同的审批：经办人申请百货公司部门经理审核百货公司财务经理审核百货公司总经理审核百货股份公司（下称股份公司）主管部门审核股份公司分管副总经理审批股份公司财务部审核股份公司法律顾问审核股份公司分管财务副总经理审批股份公司总经理批准。完成股份公司审批后，由股份公司行政6、部将批复传真给各地百货公司行政助理处。若股份公司批复中有修改意见，应由经办人根据批复意见修改审核且由总经理签字后，行政助理方可履行盖章手续。合同会签单由行政助理保存，作为集团审计和审核的依据。如合同正式文本未按合同会签单意见修订，擅自签订并加盖公章的，将追究公章保管人及总经理的责任。3.2金额在20万元以上合同的审批：（1）建设类合同在完成上述3.1的审批后，上报综合管理部和集团执行总裁批准。（2）非建设类合同在完成上述3.1的审批后，上报集团执行总裁批准。3.3商品类合同的签订3.3.1签订的商品合同需一式三份，财务部、商品部、供应商各执一份。3.3.2 根据对方已经确认的合同版本及商务条件7、，由商品部填写商品合同审批表（一式两联，见附件），通过OA按照以下流程进行报审：品类经理商品部经理分管副总经理-财务部副总/经理总经理股份公司商品部股份公司财务部股份公司分管业务副总股份公司分管财务副总股份公司总经理。3.3.3审批合格后，商品部按照商品合同审批表签订合同书并打印相关附件传递至财务部。3.3.4合同盖章生效后，由财务部结算会计负责将合同信息录入ERP系统。4 合同履行4.1 合同生效后，各部门应尽力保障合同的履行，不得擅自变更和解除合同。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，8、与对方当事人进行协商，并及时上报公司领导批准。合同的变更或解除手续应根据中华人民共和国合同法及有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。4.2 签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人,相关人员应随时掌握合同的履行情况，合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，并向公司领导汇报,必要时应邀请律师参与。4.3 财务部和相关部门负责建立各类合同台帐，并跟踪监督合同的执行情况，各经办部门应配合收集、整理和及时提交合同执行的相关资料。5 合同档案管理5.1公司签订合同的签章按公司印章管理规定执行。5.2公司各部门对外签订的合同最少一式三份，除签约方外，公司财务部、9、行政部（商品合同为商品部）各一份。行政助理或经办人要在正式签订合同后，及时将一份合同原件转交财务部存档，作为款项收支、财务、审计、税务稽查等的必要依据。财务部应建立合同预警制度，在合同到期前一个月须提醒合同签订部门续签或做自然终止处理。6 合同续签与解除6.1商品合同的续签6.1.1合同到期提示，商品部品类经理及财务部结算经理应定期关注合同的到期情况，在合同到期前一个月应与供应商确认合同是否续签。决定续签的合同，按照3.3.2执行。6.1.2如果合同不再续签或者中途终止合同，由商品部向供应商和财务部发出终止合作通知书。财务部接到终止合作通知书后，要对供应商进行清场结算，详见供应商结算流程。6.2其他类合同的续签满足续签条件的合同续签报批时，须按合同审批的要求同时上报续签合同的审批条件。6.3合同解除6.3.1正常合同到期解除不符合或放弃续签条件的，按合同规定时间通知对方本合同期中止合作关系，并做好代替的相关方聘请的准备工作。6.3.2非正常合同期内解除若因一方违反合同，根据合同约定在合同期内非正常解除合同，须注意避免合同解除对百货经营管理的风险，做好相关应急措施。6.3.3合同解除期间，须做好业务正常过渡及物资保全工作。其他合同管理工作按集团相关要求执行。