1、酒店采购工作制度（结算、供应商洽谈）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购工作制度为了有效控制采购成本, 规范采购工作, 为企业创造更好的效益 特定本工作程序。一、市场调查1、 调查方式:全面采取询问法、报价法、咨询法。2、 商家调查:鲜活商家主要调查商家实力背景、 商家货源 (供 应商 、是否充足、渠道是否畅通、商家资金实力、经营年限等; 佐料干杂商家调查, 除以上几种情况需调查外, 还需调查其是否有长 期一级供应商。3、 产品调查:根据本公司常期需用品, 消耗易比较大的品种 (如:鸡精、花椒等 ,调查原材料品种本2、身的销售渠道。由此选择某种产 品的供应商,产品本身的季节应对价格和货源的影响。4、价格调查:主要是供应商以外的价格调查,以评估供应商价 格高低。5、区域市场调查:各大市场和周边市场货源和价格调查,以便 对采购订价做参考。6、 调查报告:价格调查 (价格变动表 至少每 15天出具一次; 商家调查、产品调查、区域市场调查每年(或季度出具一次; 某项商品(原材料因季节不等,控制因素影响价格波动较大应及时 做出价格变动报告。二、采购价格组成1、商家报价:商家每月报价一次,主要原材料,大宗原辅材料, 受季节影响较大的原材料商家应根据店方要求报价。2、厨房、库房、财务等相关人员组成价格调查小组,不定期的 3、组织市场调查,包括市场价格调查,商家调查等3、采购要随时对市场进行调查,每周至少要进行一次全面的商 品价格调查。4、 每月月底前商家报价与市场价格小组询价相比由厨房、 采购、 财务来确定次月供应商供货价格。5、平时,商家供应价(入库价要与采购市场调查价相比,发 现问题,即时协调供应商,调整当期和后期商品价格,差距较大的, 应查明原因,如是供应商原因(欺诈等立即终止合作,并按协议追 回经济损失。6、平时,市场价格调查小组的市场询价要采购的采购价和供应 商的供应价相比较。如有差距,应查明原因,并即时处理,针对不同 的情况采取以下两种不同的处理方法:(1调整价格(2追究采购 责任。7、所有价格比较要4、在商品同等同级的情况下进行。同时考虑影 响价格的几个主要因素(采购时段、季节因素等 。三、供应商确定1、根据以上调查确定商家(考虑综合因素 。2、市场调查报告(商家经执总审阅后,确定商家。3、每类商品应联系多个供应商,最低确定三个供应商(一主、 两次 。4、能签订合同的签订合同,不能起草合同的,质检部门需对供 应商加以调查和确认,并做出确认书。5、签订合同按照合同管理制度执行。所有供应商均须与公司签 订业务承诺书后才能签订供应合同, 而且应根据实际情况收取相应质 量保证金或入场费。在供应合同中要有有关于因质量、价格、数量、 时效等问题给我方造成损失或负面影响时, 商家应承担的责任和赔偿 内容。5、6、所有供应商原则上采取送货上门,月终结算方式。7、每一年对供应商调查一次,不行的另选商家,其资格合乎条 件的继续签订合同。四、物资采购1、根据合同法的申购单,咨询三家报价,选择价低厂家采购, 自行购买也需先咨询价格再确定商家采购。2、商家送货上门的,采购应和厨房、库房及验收相关人员一起, 对其商品价格、数量、质量作验收,价格、数量、质量不符者要提出 退货或补货。3、相关部门验收合格后,采购应在验收入库单上签字,必须认 真核对货物的价格和数量、金额,如有不符,不得签字。4、平时采购要拟定采购计划,先购急需用品和原材料,后购其 他物品,切实保障生产经营正常进行,如影响营业,造成损失的,采 购部承6、担相应责任。5、平时应主动了解商品库存量及部门需求,当经营用原材料达 到最低储备量时 (酒水、 佐料、 一次性餐具、 店面消耗大的其他物品 , 应提醒相关部门办理相关申购手续。6、供应商因送货时间过长 (影响到营业为标准 和价格与市场价 不符者,采购应按合同有关合同规定追究其经济责任或寻求解决办 法。7、如因质量问题与其他验收人员意见不一致的,应以不影响营 业为前提,口头汇报执总或相关部门经理,寻求解决方式,事后可书 面呈报总经理。8、厨房、库房及验收相关人员对购进物资的质量应严格按照有 关质量标准检验。9、如有问题立即退货,不得姑息供应商,如采购和其他验收人员 认定物资品质等级有问题的,应按7、实物等级入库和计算金额。 10、采购的要求:(1 准确性; 数量和价格不得超过或低于申购数量的标准浮动比 率。在验收时,相关部门负责人(厨房负责人、门店负责人、库 管等要严格把关,不得随意入库或接收货物。(2 质量等因素要严格执行采购执行标准。 误差不得超过标准误差率。误差太大要立即退货。厨房等相关部门要严格把关,如因 质量等问题造成损失的要追究相关部门的责任。(3及时性:采购过程中,不能出现缺货,供应时间要及时,如 因采购不及时造成的经济损失由采购和供应商负责。(4采购的准确性和及时性做考核采购的一个参考。五、采购结算1、采购采用备用金制度,备用金管理遵照公司备用金制度。2、备用金采取每周结8、算一次 (根据实际情况确定报账周期 。3、采购结账时应凭合法的单据结账。入库单有以下人员签字:库管 (或兼职 、申购部门负责人、 采购;内部费用报销单需经部门负责人、会计、执总、总经理签字, 有正规发票的必须单独填写内部费用报销单, 无票据的必须有使 用部门或库房签字。4、结算时,公司出纳应核对其单据和现金是否足额。5、每月末应协助供应商办理结算手续,对手续不全的,应提醒 或协助其办理。 每次结算时应核对当次所供应的商品有无价格质 量等问题,如有应先处理问题,再按规定的手续结账。六、供应商洽谈1、根据调查价格差异,与供应商协商解决。2、季节性,热销产品的增加和减少应及时提醒供应商我方需求 量,以便供应商做好准备。3、在合同执行过程中,如出现意见分歧,应做好供应商协调工 作,确保企业损失降低最低,协调不力而影响营业的,造成的可量化 损失由采购部承担相应经济责任。4、 每年应做出供应商合作评价书, 对 1年来供应商价格、 服务 (供 货服务 等做出综合评价,上呈执总,以便确定下一年是否再与其合 作。5、取消合作的供应商,应做好各部门与供应商协调工作,并协 助其办理结算手续 (主要指售后服务 。注:采购部应对代销产品的质量作严格认证和检验。 并要求其提 供相应的法律文本。