1、矿业投资公司财务报销及固定资产管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录第一章 总 则4第二章 会计机构和会计人员5第三章 会计核算6第四章 财务报销制度72.费用报销遵照员工教育培训制度执行。10第十条 项目费用的报销规定105项目费用中若涉及出差，应执行差旅费报销标准。11第十一条 探亲费用报销规定113其他员工不予以报销任何费用。11第十二条 其他费用的报销11第十三条 特别条款11第五章 固定资产管理12第1条 公司内的固定资产，实行归口管理，各矿第一负责人对本公司12第10条 各矿固定资产申购流程：132、1新购：13第六章 资金计划管理15一、上报资金计划责任部门及资金计划对接人151、公司所属各煤矿资金计划上报：152、公司本部资金计划上报：15二、上报资金计划的审批流程图151各煤矿采购及资金计划上报审批流程图：162公司本部采购及资金计划上报审批流程图：16三、资金计划的拨付171下属煤矿资金计划拨付172公司本级资金计划拨付18四、资金计划执行181下属煤矿资金计划执行情况182公司本级资金计划执行19第七章 会计档案管理20第1条 为加强会计档案管理，特制定本管理办法。20第11条 保密性档案由财务主管保管，并承担相关保密责任。20会计档案保管期21第一章 总 则第1条 为规范本公司3、的财务行为，加强财务管理和核算，根据中华人民共和国会计法、企业会计准则、企业财务通则、行业会计制度及其他国家有关的财经、税务法律法规，结合本公司实际，制定本规定。第2条 本规定是公司总部及各煤矿财务活动必须遵循的原则。公司财务管理的基本原则是：建立健全企业内部会计核算、审计、监督等财务管理制度，做好会计核算及财务管理的基础工作，如实反映企业财务状况和经营成果，保证投资者权益。第3条 公司财务管理的基本任务：做好各项财务收支的核算、计划、控制、分析和考核工作，有效利用企业各项资产，努力实现资产保值增值，核算其核算方法按企业会计准则规定执行。第4条 公司财务部是公司财务管理的具体执行部门，公司及煤4、矿各部门均应按本规定的要求履行其职责。第5条 本制度适用于xx公司及下属各煤矿。第6条 本制度由xx矿业投资有限公司财务部制订、修改并解释。第7条 本管理制度自签批下发之日起执行。第二章 会计机构和会计人员第1条 各煤矿财务部不设立专职会计人员，只设立出纳员，负责煤矿资金计划的执行、财务收支等业务工作。第2条 各煤矿出纳员在公司财务部直接领导下工作，配合各矿第一负责人组织财务工作。第3条 公司财务部配备专职会计人员分管各矿财务会计工作，办理各矿财务收支事项，成本核算、预算决算等业务工作。第4条 会计人员自觉遵守中华人民共和国会计法，企业会计准则，行业会计制度，国家有关财经法规，及有关规定，认真5、执行会计人员职责条例，如实反映和严格监督各项经济业务，维护公司的正当权益。第5条 财务会计人员调动工作或因故离职时，要办好交接手续。第三章 会计核算第1条 本公司规定的会计年度，自公历每年1月1日至12月31日止。第2条 本公司采用借、贷复式记账原则，根据行业会计制度及企业管理与核算的需要设置会计科目，设置会计账簿、会计凭证和会计报表。并采用人民币为记账本位币。第3条 本公司核算采用权责发生制，凡是本期已经实现的收益和已经发生的费用，不论款项是否收付，都应作为本期的收益和费用支出。反之都不能作为本期的收益和支出。各项财务、成本核算，以及债权债务的核算，都以实际价格核算。第4条 严格划清资本性支6、出与收益性支出的界限。第5条 会计核算方法一经确定，不得任意更改，如确需改变必须符合国家有关法律法规的规定，并经过董事长同意，报公司财务部备案。第6条 公司财务部每月应向董事长提交财务相关报表、对外报送的有关财务报表的报送时间按有关规定执行。第7条 会计核算具体执行国家财政部制定的企业会计工作规范。第四章 财务报销制度第一条 为了加强xx公司总部及下属各煤矿的费用管理，结合公司运营特点及实际情况，特制定本制度。第二条 本制度适用于xx矿业投资有限公司及下属各煤矿。第三条 公司及下属各矿根据统一财务报销制度，结合本公司实际可进行优化制定，但报销标准不得高于公司统一财务报销制度。第四条 费用的审批7、1公司及各矿费用报销审批应按公司管理权限设计表相应的审批权限执行，报销相关项有冲突的按董事会备案记录执行。2费用支出需事先经审批的，应按照规定进行审批，报销时必须提供相关的审批手续。3费用支出的报销应附有原始凭证（发票、收据等）及相应的附件。原始凭证应合法有效并盖有相应的公章，除国家另有规定外，未加盖地方税务局票证管理监制章或财政部门监制章的发票（收据）不作为报销认可的凭据。附件是指说明费用支出原因的清单、相关文件、协议、函件及公司的批复等。原始凭证记载的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得8、在原始凭证上更正。4各经办人对其报销凭证的合规性和真实性承担相应的经济责任和法律责任。对弄虚作假、损害公司利益的行为，公司视情况给予当事人相应的处理。5各部门经理负责本部门员工费用开支的审核，对费用支出及索取票据的真实性、必要性和合规性承担审核责任，并负责对部门内员工的费用进行必要的控制。6财务部门负责对各部门提供的报销凭证的合法性、完整性和数字的准确性进行复核，对违反国家规定的或内容矛盾的报销凭证予以退还，不予报销；对各部门提供的原始凭证或附件不完整的，要求其补充相应的凭证和附件；对报销凭证有疑问的，要求经手人作出必要的解释。7财务部门负责根据公司已批准的费用预算对各部门的费用报销额度进行控9、制。超出预算的费用支出须提出增加费用预算的申请，并按规定经公司有权批准领导审批同意，否则对超出预算的费用支出不予报销。第五条 办公费的报销规定1办公费是指因办公需要购买各类文具、纸张、计算机耗材及其他单位价值低于固定资产标准的办公用品的支出，因传真、复印和邮递等发生的费用，购买技术资料、专业书籍等发生的支出等。2办公用品由请购部门提出申请，交办公室在各部门费用预算的限额内统一购买（调拨）和管理。购买办公用品的费用支出由办公室办理报销手续并列支各使用部门。 3因购买技术资料、专业书籍、邮递等非由办公室统一购置的办公用品等费用支出，由各部门按照规定程序办理后，在费用预算的限额内报销。第六条 差旅费10、的报销规定报销原则勤俭节约，特殊情况酌情处理。1差旅费是因业务、公务到外地出差发生的费用及补贴，包含住宿费、交通费、出差补贴等费用。2员工因公出差应填写差旅费报销单,据实注明出差起止日、出差天数、出差事由、出差起始地点、交通费、途中补贴费、住宿费（即旅馆费）、住勤补贴费等内容，按照费用的审批程序签署意见后，由财务部门予以报销。其中住勤补贴包括住宿补贴和餐费补贴。3为有效控制公司及各矿出差费用，对住宿费的报销限额及住勤补贴费的标准如下（特殊情况由总经理或董事长酌情处理）：职位交通工具标准住宿费伙食补贴市内公交补贴省内省外一般省外特殊省内省外一般省外特殊早中晚早中晚早中晚总经理任意4005006011、0154040255050356060100副总经理飞机经济舱、火车软卧/轮船二等舱30040050010303015404020505050部门经理矿长飞机经济舱（须报批）、轮船三等舱、火车硬卧20030040010202010303015404030部门副经理、副矿长、主管级轮船三等舱、火车硬座（500公里以上享受火车硬卧）15020025010202010202015303025其他员工轮船三等舱、火车硬座（500公里以上享受火车硬卧）1001502008151510202015303020注：省外特殊地区指北京、上海、大连、天津、广州、深圳、福州、厦门、海南等城市市区（以上地区的郊区、12、郊县按省外一般地区标准补贴）4. 住宿费在报销限额内按实给予报销。超支部分一律自负。特殊情况则需总经理批准。5餐费补贴=出差天数相应标准，出差天数为实际出差在外的天数，按“算头不算尾”的方法计算，中午12：00后出发或中午12：00前返回的当天按半天计算。出差时请客用餐作经营报销的，当天餐费补贴按半天计算；一天中请客用餐二次，取消当天餐费补贴（出差期间发生的经营费应与差旅费同时报销）。6除总经理外，同性别人员出差应住双人间，其住宿标准按单人标准计算报销，低标准人员和高标准人员一同出差，共同住宿的，按就高原则报销。7飞机票的报销：总经理乘坐飞机按实报销，各总监、副总经理、总经理助理按经济舱报销，13、其中对于4折以下机票可不需事先批准，按实实销。乘坐飞机所发生的机场建设费、保险费、行李托运费等附加费按实报销。8公司本部用车发生的费用由办公司负责人对发生的汽油费、停车费、过路过桥费、修理费、保险费、养路费等汽车相关费用进行合理性审查并签字，报经公司总经理审核后报销；各煤矿用车发生的费用由煤矿办公司负责人对发生的汽油费、停车费、过路过桥费、修理费、保险费、养路费等汽车相关费用进行合理性审查并签字，报后勤矿长及矿长审核后报销。9在出差结束后七个工作日内应办理有关出差事项的报销手续，如无特殊情况而延迟报销的，每延期一天扣款100元。第七条 业务招待费的报销规定1业务招待费是指因公司业务及其管理的需14、要，招待客户所发生的费用，包括当地和出差地发生的业务招待费用。2招待费采取定额管理的方式，即公司副总以上高管有招待权，其招待根据实际发生额执行，单次超过三仟元的要提前请示总经理；各矿招待费用定额在每月一万元以内（不含工作在矿内食堂的接待费用），由矿长负责签批。超出一万元，所有煤矿招待费累积总额在五万元以内的由总经理签批；超出五万元的额度由董事长签批。该费用在使用过程中要本着节约使用，杜绝浪费。 第八条 会议、短期培训费用的报销规定1会务费是指公司员工参加与公司有关的研讨会、业务交流会及其他会议所发生的费用支出。2员工需报销参加会议及短期培训费用的，事前应凭会议或培训通知取得经总经理的批准。对于15、有证书发放的短期培训及专业考试报名费、考务费等，必须凭培训合格证书或成绩合格证书方可报销。如在公司费用报销后，服务年限未满一年的此费用在离职时予以扣回。3. 因外出参加会议、短期培训并交纳会务费、培训费（含生活费）的不再领取餐宿补贴，其他费用参照出差标准报销。第九条 长期培训（指培训时间在三周以上）或脱产学习的报销规定1.参加长期培训（包含夜大、函授、进修、出国培训等）或脱产学习（如攻读学位）的需经人力资源部门审核并经公司总经理批准。2.费用报销遵照员工教育培训制度执行。第十条 项目费用的报销规定1项目费用是指为实施由公司按规定程序立项后的项目小组在实施项目过程中发生的与该项目有关的费用。2项16、目小组成员支出的项目费用的审批人为项目负责人。项目负责人的审批责任与部门经理的审批责任相同。3项目费用应与该项目的实施有关，并与公司其他业务的费用支出相区分。4项目费用在预算额度内按实列支。项目负责人负责对项目费用按照预算或其他规定进行控制。5项目费用中若涉及出差，应执行差旅费报销标准。第十一条 探亲费用报销规定1公司本部岗位员工一年内允许报销来回车费一次，其他费用不列入报销范围，报销费用标准按乘坐汽车或火车产生的费用按时报销。2各矿副总工和科室负责人以上岗位员工一年内允许报销来回车费一次，其他费用不列入报销范围，报销费用标准按乘坐汽车或火车产生的费用按时报销。3其他员工不予以报销任何费用。第17、十二条 其他费用的报销公司发生的广告费、公关活动费、项目调研费、及其他费用，均须按照相关权限人事先审批。报销时在预算额度内财务按规定报销。预算额度外的费用，须有董事长审批方予报销。第十三条 特别条款凡弄虚作假、假公济私、以假发票（或去购买发票）虚报费用，一经查实，以一罚十，情况严重者，将追究违规责任，直至法律责任。对于举报者，将按查实金额及处罚金额的10%给予奖励。第五章 固定资产管理第1条 公司内的固定资产，实行归口管理，各矿第一负责人对本公司的固定资产全面负责管理，各矿的生产部门对生产设备的实物形态负责管理，各矿的行政部对除生产设备外的其他实物形态负责管理，各矿财务部负责价值形态的核算。第18、2条 固定资产指同时具有下列特征的有形资产：2.1、为商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；2.2、使用寿命超过一个会计年度。使用寿命，是指企业使用固定资产的预计期间，或者该固定资产所能生产产品或提供劳务的数量。例如：房屋、建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。固定资产的折旧采用平均年限法分类按月计提，列入成本或费用；公司通过技改及其它投资形式取得固定资产，不论是何种资金来源，都应该以原始成本计价入账。原始成本主要由下列内容所构成：固定资产的买价、运输费、固定资产包装费等。第3条 凡属在用的固定资产必须按照规定的折旧率按月计提折并计入当月成本。固定资产折旧采用直线法。具体使用年限期为：房屋19、建筑 20年，机器设备10年、工具、器具、办公用品5年、运输设备 4年，电子设备3年。固定资产残值按有关规定预计。第4条 固定资产大、中、小维修费用一律计入成本。公司大修理费用发生金额较大，一次摊销有困难，为保持各期成本的均衡、合理负担，可以采取分期摊销或按计划预提的办法。第5条 各矿应建立健全固定资产管理制度，并分类管理。 固定资产分类：房 屋-厂房、办公楼、住宿楼等地面建筑物类-挡墙、围墙、水池等矿井建筑物-主井井筒及装备、副井井筒、风井井筒、主井通道、井底泵房、副井车场绕道、中央变电所及通道、主井煤仓等；动力设备-电力设备、风力设备、内燃设备、汽力设备；传导设备-管路、线路；生产设备-采20、掘机械、提运机械、排水机械、通风机械、钻探、钻井机械等；综采设备-支架、采运设备、电器设备及其他综采设备；运输设备类-铁路运输设备、汽车运输设备及其他运输设备；工具仪器及生产管理用具-包括试验仪器、测重机械、地质测绘仪器、通迅设备和管理用具；第6条 在使用（占用）中的固定资产，各使用（占用）人应保证其安全完整，若有使用不善和保管不当，使公司资产损失者，公司将视情节轻重对其追究经济责任，并追究部门负责人的领导责任。第7条 固定资产的增减异动，包括购置、内部转移、对外有偿或无偿的调拨、出租、封存、大修、遗失、报废等，使用部门必须及时报告行政部和财务部门，并由各矿财务部报知公司财务部与公司总经办，按21、固定资产管理制度办理结算手续。第8条 各矿对固定资产应设专人负责管理。从各矿的实际情况出发，设立固定资产台账（卡片）、编制固定资产明细目录、建立健全固定资产的调出、调入、使用、维修、报废制度。实行专业管理与监督管理相结合的双重管理模式。第9条 固定资产年进行全面实地盘点一次。由各矿的财务人员及相关管理人员在每年12月20日对所有账内、账外、在用、在库固定资产进行全面清查。在此基础上编制盘点报告，并与财务部门掌握的账面数量进行核对。要求做到账账、账物相符，发现盘盈、盘亏、盘损、报废以及固定资产内部转移，应及时查找原因、分清责任，提出处理意见，报公司总经理批准后进行账务处理并报公司供销、机电、财务22、部登记备案。第10条 各矿固定资产申购流程： 1新购：第一步：由使用部门提出申请，经公司第一负责人同意签署意见后上报公司供销部。第二步：报送总经理及相关权限人签批；第三步：签批后供销部在半个工作日内转交给公司财务部固定资产管理专员签字备案；第四步：公司财务部固定资产管理专员在半个工作日内回复各子公司的财务出纳员；第五步：各矿按采购程序办理采购。购入后经过使用部门验收合格后，出具验收合格入库单附在发票后入账。2、租入：发生融资与经营性租入时，双方分别建立融资与经营性租出、租入明细账3、投资、捐赠、自制等其它方式转入。按会计准则处理。第11条 固定资产的处置权属公司，各矿未经批准，不得对固定资产进23、行转让、出租、变卖、抵押以及固定资产的报废、出售、投资转出以及捐赠等。如果有清理、报废经济业务发生，按如下程序办理。第一步：由使用部门提出申请，经各矿第一负责人同意后上报供销部。第二步：报送总经理及相关权限人签批；第三步：最终签批后，供销在半个工作日内转交给公司财务部固定资产管理专员签字备案；第四步：公司财务部固定资产管理专员在半个工作日内发送到固定资产所在单位的各矿财务人员做账务处理。附：固定资产申购申请表与固定资产处置申请表见附件一第六章 资金计划管理为提高资金使用效率，保证公司各生产矿井安全生产等经营资金需要，合理安排资金使用，经公司研究，现将公司资金计划编报有关事项具体规定如下：一、上24、报资金计划责任部门及资金计划对接人1、公司所属各煤矿资金计划上报：煤矿各部门于每月20日前提报下月资金计划至煤矿出纳，出纳于每月20日负责汇总，分别以电子版方式将机电物资及装备计划报送至机电部（QQ592101455）审核、生产物资报送至总工办（QQ337940209）审核、规费及办公费用报送至财务部（QQ623627682）审核； 机电部和总工办审核中能审定价格的由机电部和总工办核定单价，其他不能审定单价的转供销部定价，供销部于当月23日核价后返回至煤矿出纳汇总；公司财务部于当月23日将审核后规费及办公费用计划返回至煤矿出纳汇总。煤矿出纳于当月25日将汇总后的正式计划报公司履行签批程序后交公25、司财务部。 公司财务部收集各矿经审核后的资金计划并进行汇总，于当月28日报送总经理、董事长、股东签批，公司出纳于次月1日将已签批的资金计划返回至煤矿出纳及供销执行。2、公司本部资金计划上报：由公司办公室牵头，公司各部门于每月20日分别编制后交办公室收集，办公室收集的各部门采购计划交供销部核定单价。供销部于当月23日核价后交财务总汇总，财务部汇总好报分管领导审核后，于当月28日报送总经理、董事长、股东签批执行。财务部将资金计划扫描备案，采购计划交供销部执行采购。 二、上报资金计划的审批流程图1各煤矿采购及资金计划上报审批流程图：煤矿各部门报公司履行签批程序（各矿出纳负责）煤矿出纲牵头汇总 每月226、0日机电物资 生产 规 费财务部（汇总）及装备 物资 办公费用总工办（审核）财务部（审核）机电部（审核） 采购计划资金计划 供销部（核价） 当月23日 当月28日报总经理董事长及股东签批各矿出纳汇总（正式计划） 当月25日 已签批的计划反馈煤矿出纳 已签批的计划交供销部执行采购2公司本部采购及资金计划上报审批流程图：办公室（牵头）总经理签批董事长及股东签批 每月20日各部门分别（编制） 办公室（收集） 财务部（扫描备案） 供销部（核价） 当月23日分管领导（审核）财务部（汇总）供销部（执行采购） 当月28日报正式计划履行签批三、资金计划的拨付1下属煤矿资金计划拨付煤矿各业务部门根据已签批资金计27、划，填报用款申请单至各矿财务部。各矿资金充足情况下根据已签批资金计划并结合各业务部门实际资金需求，拨付款项。各矿资金不足情况下，各矿财务部根据已签批资金计划并结合各业务部门实际资金需求，填制资金拨付申请单至公司财务部划拨。各下属煤矿应该认真对待资金计划的编制、填报、划拨工作。对偶发性不可预计的资金需求，以签呈单形式提报计划外资金需求单或情况说明，提报相关权限人审核签批执行。根据xx矿业下属各煤矿公司管理权限设计表签批，公司财务部结合资金情况安排划拨。下属煤矿资金申请流程各矿业务部门填制用款申请单部门负责人签批各矿负责人签批资金充足，出纳审核付款资金不足，出纳向公司申请资金各矿负责人签批公司财务28、审核付款公司总经理签批2公司本级资金计划拨付公司各业务部门根据已签批好的资金计划填制用款申请单，报相关权限人签字后交至财务部。公司财务部根据实际资金情况和需求，对应用款申请单进行资金拨付。各部门应该认真对待资金计划的编制、填报、划拨工作。对偶发性不可预计的资金需求，以签呈单形式提报计划外资金需求单或情况说明，提报相关权限人审核签批执行，公司财务部结合资金情况安排划拨。公司本级资金拨付流程图业务部门填制用款申请单部门负责人签批公司总经理签批财务审核付款四、资金计划执行1下属煤矿资金计划执行情况下属煤矿出纳每日9点前向公司财务部上报前一天资金执行情况，执行情况需包含资金余额和发生额（含资金流入），29、发生额需逐笔列出明细。如当日未发生业务，也需要向财务部上报，并注明未发生，节假日不需报送。下属煤矿财务部每月3日前将上月资金执行情况分析发至公司财务部。2公司本级资金计划执行公司财务部每周向相关人员报送公司及下属各煤矿资金执行情况，执行情况需包含资金余额和发生额（含资金流入），发生额需逐笔列出明细。如当日未发生业务，也需要上报，节假日不需报送。公司财务部每月6日前将公司及下属煤矿月度执行情况报公司总经理等相关人员。附：资金计划相关表第七章 会计档案管理第1条 为加强会计档案管理，特制定本管理办法。第2条 企业的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经30、营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程等各种资料。第3条 财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记。第4条 会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。第5条 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由公司财务部和各公司财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。第6条 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。第7条 公司内各部门若因公需要查阅会计档案时，必须经部门领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。第8条31、 外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。第9条 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务经理批准，并限期归还。第10条 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。 第11条 保密性档案由财务主管保管，并承担相关保密责任。会计档案保管期档案名称保管期限会计凭证类原始凭证、记账凭证15年 其中：涉及外来和对私改造的会计凭证永久银行存款余额调节表3年会计账簿类日记账15年 其中：现金和银行存款日记账25年明细账、总账、辅助账15年涉及外来和对私改造的会计账簿永久会计报表类主要财务指标报表3年月、季度会计报表15年年度会计报表永久其它类会计档案保管清册及销毁清册25年财务成本计划3年主要财务会计文件、合同、协议永久