1、进出口公司坏帐损失内部审计、财务报销制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 财务管理制度第一节 资金管理第二节 坏帐损失管理第三节 内部审计管理第四节 离任离职审计制度第五节 费用支出和预提费用规定第六节 财务报销规定第七节 付款管理办法第一节 资金管理一、股份公司财务对紧密层成员（指绝对控股和相对控股企业）的资金进行统一筹措和调配使用，股份公司财务将按企业收汇考核指标和注册资本确定授信额度。二、各公司授信额度由定额内借款、定额外借款、出口押汇、进口开证等组成。定额内借款按出口收汇考核基数每美元配1.2元，进口付汇每美2、元配2.4元周转4次，年末按实际收汇、付汇实绩清算；出口押汇额度按出口收汇考核基数每美元配0.15美元，周转 4次与各公司股本金按8.20汇率折美元之和；进口开证每美元配0.3美元周转4次与各公司股本金按8.20汇率折美元之和。各公司最高授信额度由定额内借款额与押汇额度之和，超授信额度贷款时以经营责任人个人财产作担保办理借款。三、各生产企业定额内借款：按年初销售计划每元配0.2人民币周转 4次计算，年末按销售收入实绩清算，最高借款额度按股本金额大小封顶或以法人代表人（或经营者）的个人财产担保办理借款。四、各公司每天将超10万元资金及时存入股份公司财务帐户作为各公司存款，股份公司财务将定期对各帐3、户进行抽查和公布结果。五、借款和存款的结息计算为每季第三个月的19日和借款到期日。六、股份公司内部各成员单位之间不得互相借款、向外单位借款和向职工集资，若违反本规定将处以3万元以上的罚款。七、各企业不得对外出借资金。确因业务需要对外出借资金的，确定责任人和责任部门后，需报股份公司总经理审批，由股份公司统一出借，并按股份公司财务规定的有关借款手续办理。第二节 坏帐损失管理一、坏帐损失内容1、应收外汇帐款逾期1年以上或经追债机构催讨后无希望收回。2、应收帐款逾期2年以上或经法律机构催讨无希望收回。3、因自然灾害、意外事故、失窃或责任事故造成商品、固定资产、现金等财产损失。4、库存商品时间超过2年且4、无销路。二、坏帐损失审批程序和权限1、坏帐损失金额在2万元以下填写坏帐损失审批单由所在公司经理审批后冲入当期损失，并对相关责任人、审批人按外贸经营风险管理进行处理。2、坏帐损失金额在2万元以上至50万元以下填写坏帐损失审批单由所在公司经理报本公司董事会审批。并对相关责任人、审批人按外贸经营风险管理进行处理后报股份公司经理室核准作当期损失。3、坏帐损失金额在50万元以上填写坏帐损失审批单由所在公司董事会讨论后，经股份公司总经理室审核，报地税局批准后冲入所在公司当期损失，并对相关责任人、审批人按外贸经营风险管理进行处理。三、帐务处理和考核规定1、逾期应收外汇帐款和应收帐款：逾期3个月时100%冲减5、当期考核利润，逾期超过2年以上经追债机构催讨后无希望收回经审批后按实际损失作坏帐处理冲当期损益，对冲减考核利润按实际损失作相应调整。2、财产损失：在发生损失时按预计损失全额冲减当期考核利润，经保险公司索赔完毕后和审批后将净损失冲减当期损益并对冲减考核利润按实际损失作相应调整。3、积压库存商品：逾期3个月时100%冲减当期考核利润，累计超过2年以上经审批后按实际损失作坏帐处理冲当期损益并对冲减考核利润按实际损失作相应调整。4、对于已经股份公司董事会确定认为坏帐的项目，如能收回或部分收回，按收回金额扣除发生费用后余款的15%以内奖给有关人员。四、各公司对风险较大的业务应积极做好信用保险的投保工作，6、一旦发生应收外汇帐款逾期现象，按质量体系文件进入有关处理程序。已投保的必须及时向保险公司提出索赔并提交有关资料。财务部应负责做好公司各项财产保险投保工作，一旦发生各种自然或意外事故，使公司财产遭受损失，要及时会同有关部门通知保险公司勘察并估价补偿。第三节 内部审计管理股份公司内部审计员负责对股份公司所属各单位的经营活动中的财务管理、财务核算、财务制度执行等情况进行审计、监督。一、具体内容1、对财务主办会计、收汇员、进口管理员、退税员、出纳员等岗位职责的审计和监督，具体参照本公司ISO9001质量体系操作手册规定办理，并按季汇总并做好检查记录和服务工作差错表记录，作为对各岗位工作人员岗位责任制考7、核的重要依据。2、审计和监督财务人员是否按时和真实核算单位经营情况、上报报表、财务分析和余额表。3、审计和监督财务人员核算是否做到帐帐相符、帐证相符、帐实相符；是否每月核对往来帐款、银行存款和库存商品。生产企业库存帐面是否与仓库帐定期核对，仓库管理人员是否按仓库管理核算和管理商品。4、对逾期应收帐款、应收外汇帐款、积压库存是否按坏帐损失管理和外贸经营风险管理规定进行审批和帐务处理。5、审计和监督财务人员是否按规定提取和列支各种费用。6、审计和监督财务人员是否按资金管理运营公司资金。7、审计和监督财务人员是否按规定提取固定资产折旧、无形资产、低值易耗品、递延资产的摊销。8、审计和监督各单位购置28、000元以上固定资产时是否按规定审批并对购置10万元以上固定资产时是否进行公开招标。二、审计要求1、各单位在每半年末次月8日前上交会计报表、 财务分析、各科目余额明细表和有关资料。2、各单位在每半年末次月10日前上交经营实绩的自查报告，年末增加清产核查资料，内容要完整真实，不得瞒报和虚报，必要时附详细说明。3、各单位提供的资料必须有本企业负责人和主管会计签名盖章。4、各单位所提供的资料必须在本企业内部审计正确的基础上进行上报并对真实性负全部责任。5、各生产企业在提供审计数据前要做好存货盘点工作。6、内部审计人员要坚持原则，依法审计、实事求事、忠于职守、秉公办事。对应审计而未审计项目，或漏审计，9、每一不符点扣绩效工资400元。不得滥用职权、徇私舞弊、泄露机密、玩忽职守，造成损失按外贸经营风险管理赔偿。7、财务人员被内部审计人员每查出一条扣绩效工资100元，对情节严重造成损失按外贸经营风险管理赔偿。8、各企业上报资料正确与否，作为年底对各主办会计责任制考核的重要依据。9、各单位领导和财务人员对审计报告有异议，可提出申请，由股份公司总经理牵头组织专业人员会审并予以仲裁。在没有结论前，审计决议有效，股份公司对审计工作不配合、不执行的单位有权给予处罚。第四节 离任离职审计制度为了加强企业管理，正确反映企业干部任职期间的经营业绩和管理水平，确保企业不断地发展，特制订本管理办法。一、所有干部职工离10、任离职时，最近二年内任职期间的经营和管理情况进行回顾和总结，并进行审计。二、总结和审计的主要内容：各公司经理助理以上的干部（包括主持工作的负责人）：1、反映任期内企业改革情况，产生的效果，存在的问题和改进的办法。2、职工使用和变动情况，有否充分发挥员工的积极性。3、如何加强企业内部管理的，采取了哪些重大措施，使企业取得较好效益。哪些需要改进。管理中有否失误而引起经济损失或因严重违反股份公司管理制度，造成重大损失和产生不良影响。4、企业经营情况：任期内各年度进出口情况，各年度完成指标情况，产品和市场开拓情况，新业务员培养情况。反映经营过程中出现的重大问题、解决办法、经济损失和经验教训。5、任期内11、企业财务状况：根据内部审计管理内容反映问题；着重要反映企业的债权债务情况，债权应有对方的确认书，债务应有对方的往来帐对帐单；详细说明预付款、应收账款和库存存在的问题和该承担的责任，并提出具体处理的办法；应结清个人各类借款（包括备用金等），移交在用的各种物品；交接已发生而未入帐或已入帐未发生的有关经营方面的事项；移交自己操作的业务。6、详细说明企业的遗留问题：经营、财务、人事、机构和各种纠纷等。7、对企业的不断发展提出建议。各公司部经理（分公司经理级）和普通职工：1、反映内部公司和机构变动情况。2、反映任职期间如何加强部门管理，发挥员工积极性团结协作精神，部门管理中存在的问题，有什么经验教训，采12、取了哪些重大管理措施。管理中是否因失误而引起经济损失或严重违反股份公司管理制度造成重大损失和产生不良影响。3、经营情况：任期内部门年度进出口情况，完成指标情况，产品和市场开拓情况，培养新业务员情况，个人操作业务情况。反映经营过程中出现的重大问题、解决办法、经济损失和经验教训。4、反映部门和个人操作的业务债权债务情况，预付款、应收帐款和库存存在的问题和应该承担的责任，并指出具体解决办法。非业务人员重点反映个人失职行为或不作为给企业造成的损失。5、结清个人各类借款（包括备用金等），移交在用的各种物品。6、详细说明遗留的问题：经营、财务、人事、机构和各种纠纷等。7、对企业提出合理化建议。三、在个人总13、结的基础上，各公司经理助理以上由股份公司办公室和股份公司财务科进行审计；各公司部经理以下，由所在公司负责审计，并把审计结果报股份公司办公室备案并办理有关手续。对有异议或不清楚的，股份公司办组成临时备审组进行复审。把所有审计结果存入档案，作为离任离职者的工作业绩。离任审计有不良记载者，原则同意离任但不允许调离本单位（部门）。情节严重者轻则作出处罚；重则直至追究法律责任。第五节 费用支出和预提费用规定一、利息及手续费的计提1、按出口退税情况计提退税息，税款退入后将预提的退税息冲各业务员的利息。2、每月按退税申报金额的0.3%预提出口退税代理费，在各业务员财务费用-手续费中列支。3、月末按股份公司借14、款总额，以股份公司规定的利率计提借款息。二、工资、福利费、工会费及职工教育经费职工基本工资按工资、奖金、福利的规定提取和按实列支。效益工资按每美元出口收汇额0.07元内计提，各公司可根据奖金发放总额作适当调整，奖金发放额度必须控制在效益工资计提总额90%以内。每月末按应付工资贷方发生额的14%计提职工福利费。每月末按应付工资借方发生额的2%计提工会经费。每月末按应付工资借方发生额的1.5%计提职工教育经费。三、折旧费在每季末计提折旧，除房产外的固定资产一般应采用快速折旧法。四、预提进出口商品的各种运、保、佣费当月已做出口、进口销售而未支付运、保、佣费，根据盈亏核算表的金额进行预提。五、坏帐准备15、金1、发展基金按出口总额的0.5%提取，不计入公司实际利润，不参与红利分配，视同各公司经理考核利润，超0.5%提取发展基金视同经理考核利润。2、为规范会计操作，防范经营风险，根据国家财政部发布的股份有限公司会计制度有关会计处理问题补充规定（财会字199935号），对股份公司和下属控股公司应收帐款和其它余额按“应收帐款余额百分比法”提取5%-40%以内的坏帐准备金。3、放债业务须向股份公司交纳0.5的信用风险金，收汇后50%返还。六、业务招待费业务招待费是指企业为业务员经营的合理需要而支付的费用，各单位业务招待费总支出在以下范围内适度、从紧、按实列支。超支部分除重大活动经股份公司总经理审批外在税16、后利润中列支。1、全年出口收汇、进口用汇在1500万美元以下部分按每万美元可列支200元计算。2、全年出口收汇、进口用汇在1500万美元以上部分按每万美元列支100元计算。各业务员招待费每1万美元出口收汇、进口用汇可在100元内列支，超支部分在奖金中列支。七、大楼内共同费用1、大楼内的水电费按楼层面积按实每季预收取，年终根据实际发生额进行结算；电话、传真、复印费、打印费等按实结算；大楼维修养护费（A楼东区每月2万元，A楼西区1.8万元。B楼每层3.8万元），向各子公司收取。各子公司应及时支付并列入当期费用。2、费用收取规定经营管理费：按各单位出口额的0.5%收取，其中超过1200万美元部分按017、.25%收取，超过2500万美元部分按0.125%收取。进口按进口总额的0.3%收取，其中超过1200万美元部分减半收取。 电脑网络维护费：每个接口每月收取30元。股份公司委派主办会计做好各公司财务核算，每百万美元进出口总额收费5000元，不到100万美元最低收费5000元，超1000万美元部分按2500元收取，超2000万美元按1250收取，生产企业及服务性公司按每百万元营业额2500元收取。主办会计的工资、福利奖金、各种费用由股份公司财务列支。自属企业、境内外分支机构财务由各单位管理考核。八、预提各种大型交易会会费、出国费用各公司根据预计的参展出国人数、摊位费用做好各种交易会、出国费预提，18、在交易会、出国回来当月按实开支并冲减预提费用，不足部分列入当期费用支出。九、修理费用企业发生的修理费用一般计入当期管理费用，固定资产的修理费用发生的数额较大，可采用待摊或预提的方法，实行待摊方法的修理费一般在1年内摊完。实行预提的修理费用列入当期费用，以后发生的修理费用从预提费用中列支。十、低值易耗品低值易耗品摊销方法，原则上可实行500元以下一次性摊销方法，500元以上按五、五摊销即当年摊销50%，余50%分2年摊销完毕。十一、递延资产递延资产也称递延费用，是指企业发生的费用，不能全部计入当期损益，而应在以后年度内分期摊销处理的有关费用。它包括开办费、租赁财产装修费、装璜支出等以及摊销期在一19、年以上的固定资产修理费用。递延费用要求在2年内摊销完毕，每月末按应分摊的份额计入当期费用。十二、劳动保险费各公司按规定提取在职人员的退休养老金、大病、工伤保险金、失业保险金、生育保险金、住房公积金等。规定职工自己负担部分应向职工收取或在工资中代扣代缴。第六节 财务报销规定每一项费用报销必须由经办人签字和相应权限范围领导审批签字后方可报销，具体明确规定如下：一、业务招待费报销规定按有关经营责任制规定予以核定，在核定金额内开支，由经办人签字，子公司经理可授权分公司经理审批；2000元以下经办人签字，子公司经理审批。招待费用单笔支出2000元以上的由股份公司总经理审核。二、通讯费用1、个人通讯费用包20、括个人手机话费、小灵通话费、住宅电话费等，一般员工每月报销话费100元以内，中层干部报销200元以内，公司经理助理以上报销400元以内。2、业务经理、业务员可按以上标准上浮50%以内。三、私车费用中层以上干部，铜奖以上业务员，凭发票每年限报10000元以内。公司经理或银奖以上业务员，每年限报20000元以内。四、旅差费报销规定1、住宿标准：一般员工每人每天100元以内，中层以上干部每人每天200元以内。超支部分个人负担30%。特殊情况需提前征得所在公司领导同意。 2、交通及伙食补贴：慈溪市外宁波市内每人每天20元，宁波市外每人每天30元，省外每人每天40元。3、报销时间：出差、出国回来后十五天21、内与财务结清，对逾期不结帐的借款按月息2%由财会部门在借款人所得中予以扣除，直至扣清为止。五、 医药费报销规定按工资、奖金、福利的规定执行。六、 入托入学补贴 凡是股份公司及所属企业在编人员，能连续三年完成公司（部门）下达的主要指标或工作任务的（业务员在出口创汇超30万美元、进口销售超30万美元，且利润达到6万元，管理人员经领导确认成绩显著的），由所在单位应在经济上帮助其解决子女入托、入学问题，具体为入托贴1000元、入学贴2000元、考入重点大学贴3000元。当年有效，过期不补。七、幼托费、独生子女费按有关规定由办公室造册编制发放清单，各公司领导审批发放。八、驾驶员里程补贴规定每年根据实际里22、程数按每公里0.10元结算。九、股份公司办公室费用报销规定股份公司办公室负责人审批权限(1)股份公司办公室的基本工资、加班工资、奖金、节假日福利、幼托费、独生子女费、医药费门诊备用金、职工住院医药费等。(2)股份公司办公室的旅差费、邮电业务费、业务招待费、办公用品、修理费、教育经费等报销金额在2000元以下报销凭证。工会负责人审批权限工会费支出金额在200元以下报销凭证。各公司可根据本公司实际制订实施细则，报股份公司批准后实施。第七节 付款管理办法一、自营出口业务（1）正式签订外销合同前，财务人员做好每票自营出口业务的外销合同的合同评审，根据合同情况分级提示，即一般合同由业务公司经理审批，重大23、合同由公司总经理室审批，并在合同评审表中签具意见。（2）签订收购合同前，先由财务人员对外销合同、信用证副本、盈亏核算表进行核算，对单票采购合同金额50万元以上进行合同评审，并存档，作为收汇和付款、核算的依据。 （3）货物出运后，业务员凭工厂增值税发票、增值税专用税票和复印件（或开具税票承诺书）；验货报告单或商检单；进仓单或提单复印件；单票采购在200万元以上提供供方质量监控意见书；付款通知书，由部经理审核，业务公司经理权限范围内审批签字后，交财务科。（4）财务人员将增值税发票货物计量单位、数量、单价、总计金额与已核价的内销合同核对，并严格审核所附单据，正确无误后签字支付货款。（5）出纳员必须根24、据付款通知单中财务人员和公司领导签字金额支付货款。（6）货已出运未开具增值税发票支付货款时，应附开具税票承诺书。二、代理出口业务（1）业务员签订代理协议后，应将一份代理协议交财务备案；（2）代理货物出运结汇后，业务员凭工厂增值税发票、增值税专用税票及复印件、提单复印件、结汇单填写付款通知书，部经理审核，业务公司经理权限范围内审批签字后，交财务人员核算；（3）财务负责人员根据付款通知书、代理协议书、结汇单核算扣下代理费、代垫费用等后签字同意付款；（4）出纳员必须根据付款通知单中财务人员和公司分管领导签具金额支付货款；（5）押汇后所付货款，付款时应附代理出口收汇风险责任书和不可撤销担保书。三、进口25、付汇1、进口开证由各公司填妥单据后统一交股份公司财务办理；2、各公司在接到进口付款通知书后，在付汇前二天将款项划入股份公司财务开设的帐号，因故未备足，应支付每日万分之五违约金；3、进口单据由股份公司财务统一向银行提取。四、定金、预付款5万元以内，由各公司经理审批，报股份公司财务科（金桥公司）资金管理员备案，5万元以上由股份公司总经理室审批。未按规定操作，按违规金额10-50%，向违规公司处以罚金，并对主要责任人按外贸经营风险管理办法规定予以处罚。五、国内外运杂费、其他证、单杂费，原则上都由公司将结算单据交各公司财务科，各公司财务科将单据交业务员确认、核对，部经理审核后支付。六、保险费（货运险和出口信用险）由股份公司统一对外统保支付保险费，货运保险费由进出口股份有限公司年初根据商定的金额按季向各公司收取，信用保险根据实际保险额由进出口股份有限公司向各公司收取。七、国外佣金、理赔费，凭协议、结汇水单复印件、支付佣金申请表，由部经理审核、公司经理审批（超过5%的由股份公司经理室审批）股份公司财务报外管局批准后支付。