1、乳业公司贷款、费用控制及报销财务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、财务基本知识原始凭证的基本内容原始凭证可分为自制原始凭证和外来原始凭证，自制原始凭证是企业按一定规范自已编制如：工资发放单、材料领用单、产品如库单等；外来原始凭证有发票、收款收据等。原始凭证要求：1原始凭证的真实性、合法性。(票据符合税法要求、记录的经济活动真实、合法)2原始凭证的准确性、完整性。(填写规范、大小写一致、有时间、付款单位、有收款盖章)发票发票，也叫商事凭证，是在商品交易，提供劳务服务和从事其他经济业务活动过程中，由收款方填开2、给付款方，凭以付款书面证明，是最普通，最大量的商事凭证，是会计人员用以记帐进会会计核算，计算应纳税款的原始凭证，也是财政、税收、审计等部门进行财务税收检查的重要依据。目前我们经常接触到的用于商品劳务交易的有普通发票和增值税发票，按开具方法不同分为手工票和电脑票，增值税发票按限额还可已分为万元版、十万元版、百万元版。地方税务有运费发票，有铁路、公路、船运发票。发票的基本内容包括：发票的名称，发票区别代码，联次及用途，客户名称，开户银行及帐号，商品名称或经营项目，计量单位，数量、单位、大小写金额，开票人，开票日期，开票单位(个人)名称(章)等。增值税专用发票还应包括：购货人地址，购货人税务登记号，3、增值税税率、税额，供货方名称，地址及其税务登记证号。增值税专用发票由国务院税务主管部门指定的企业印制。其他特殊格式要求或使用量大需定印发票的工商企业，经主管税务机关同意方可定印。除国家税务总局或者省级税务机关依各自的职责批准外，发票均应套印全国统一发票监制章。二、 经营费管理规定：1各客户经理经营费应严格按公司有关规定掌握使用(每个市场控制在销售额万分之五以内)，销售公司财务每月按市场片区统计销售费用的支出情况并上报总经理，凡发现未按有关规定审批越规使用的，财务一律不予报销，否则将按报销金额的一倍和两倍分别扣罚财务人员和报销人。2销售员一律不得擅自向外单位借款；如确属急用的，必须请经销售公司总4、经理批准后，由公司以传真形式通知经销单位方可借，否则本公司不予承认，向外单位借款的销售员在返杭后10天内必须办好还款手续，无故逾期不办者，不予报销。销售员向经销单位借样品用于公关、促销活动的，必须报经省级经理同意和销售公司总经理批准，并在返杭后7天内凭经销单位证明和经省级经理及销售公司总经理审批签字的借样原始证明办理冲抵手续，无故逾期不办者不予冲抵。货款管理1各经销单位必须按公司开具的发票上的销货单位名称汇回货款；如需发其它单位的名义汇款的，必须出具该单位加盖公章的证明材料，否则财务不予销帐，仍作应收款挂帐处理。2客户经理每月必须对各经销单位的货款往来帐进行一次清理并核对，如发现经销单位帐目不5、清，及时与公司联系，以便迅速纠正，并将核对结果及经销商的签字寄回公司。3未经批准，销售员不得擅自以现金形式带回货款。4因目前所用增值税发票属有价证券，且国家已实行全国电脑联网管理，故销售员在交接过程及携带途中必须严加保管，遗失一张增值税发票，不论票面金额大小，根据国家有关规定，将扣罚当事人2500元并上交国库。5汇票原则上必须到公司确认后才予以报站。若市声断货确需凭证传真件报站的，必须经客户经理查验无误后签字传回公司报站，并立即将汇票寄出。如因客户经理把关不严造成货款流失，其损失由客户经理承担。若在规定期限内(一周内)，公司没有收到汇票，在三个月内将禁止该客户经理分管地区的经销商进行传真件报站6、，并对客户经理进行处罚。三月后视实际情况而定，如因此造成的损失由该客户经理承担。6检验汇票标准，收款单位：XXXX乳业有限公司销售公司。帐号： 。开户行：XX银行XX支行。大小写金额填写是否一致，日期是否填写完整，票面是否有涂改，出票银行操作员个人私章是否盖全，印数是否完整，汇票有效为二、三两联缺一不可，汇票专用章必须完整清晰。促销活动审批细则各市场根据当地市场实际销售的需要，在公司规定的额度范围内可自行制定促销方案，促销方案包括活动目的、实施地点、实施时间、实施细则、费用预算、效果预测等，如涉及配置促销用品的还需填写促销用品申请表，促销方案需经广告部核价、销售公司审核并报请宗总批准同意后方可7、执行。地区经理制定的促销方案，省级经理应在一个工作日内签署意见并报广告部核价、销售公司审核。地区经理如在5个工作日内未得到明确的审批意见，可直接向宗总申报。促销活动的具体监控办法销售公司负责对促销活动的监控，采用“市场业务员公司”和“公司市场”的双向检查，借此考查促销活动效果和促销用品的实际投放。具体办法以如下：1各市场在促销活动过程中严格按照公司的要求，并拍摄活动执行情况作为凭证。详细做好促销用品分发使用记录，并于活动结束5天内将活动情况总结，促销用品实际投放数量、明细和结余数量按统一格式报销售公司，以便公司检查、备案。促销用品一经上报，公司将予以登记，市场予以封存，由公司统一调配。2公司根8、据各市场上报的相关材料定期进行抽查，以考察上报材料的真实性，如出现与事实不符等情况将视情节轻重，扣罚责任人及主管5%-50%的年终奖。促销活动的报销原则1、公司统一制定的促销方案销售公司应根据方案精神在各市场具体操作中提出要求并制定统一的报销表格，办理报销手续时除按要求填写报销表格外还需附上相关的证明、清单、销售公司财务对上报材料的真实性予以审核，未按要求执行的市场公司将不予以报销活动费用，并扣罚当事人及主管的年终奖的5%-20%。如确实系实际销售的需要对原定方案进行变通或调整，必须提前报请公司同意。2促销活动涉及经销单位发生的费用或产品，报销时必须认真填好“费用客户清单”、附经销单位出具的有9、效“收据”、“产品出库凭证”，所有报销单据均需经办人、分管地区经理、省级主管签字确认后公司才视同有效，予以审核报销。3所有促销活动的批件均需提前交销售公司办公室备案，报销期限最迟不超过活动结束20天以内，否则公司将考虑不予报销并对责任人予以扣罚。销售人员费用报销1各内务助理、销售主管必须协助分公司财务做好费用报销工作，严格按公司规定负责审核票据所涉及的活动的真实、索取票据的合法、规范、费用是否超标，各主管、助理对审核管辖人员费用发生的真实性负责。2对请客送礼费用必须注明被请、收受方单位名称，人数，原因。3各办事处购买低耗品必须先打报告，不得先斩后奏，如经发现公司将严肃处理。4办事处购买办公用品10、集中购买，发票后附有清单。5自备车购买汽油、汽车修理应尽量索取增值税发票，以利降低费用，汽车修理必须附有修理清册。过桥、过路费背面必须注明事由。6检验费报销必须附有检测报告。7客户经理跨区域差旅费报销，必须注明事由、时间、主管确认。8各项费用审批应严格按公司2002年差旅费报销计划执行，费用额度确实不能满足实际需求，或有特殊费用发生，需事先打报告审批，财务严格按批件审核。9涉及驾驶证年审、年检费用一律自理。2、 关于经销商无合法票据的业务处理方法各级销售人员、各经销商：根据国家税务部门最新规定，企业支付的与经营活动有关的资金应提供证明其真实性的合法凭证(即：发票)，因此各经销商必须提供合法的财11、税发票才能向我公司收取保证金利息及代垫费用等各种款项。这类发票由财税局监制，发票上印有当地财税部门的监制章。如果各经销商目前尚没有发票(普通发票、零售发票)，请立即凭营业执照副本到当地财税部门购买。若各经销商确实无法向公司提供正规的财税部门监制的发票而要求收取保证金利息等非代垫款项，将会造成公司重复缴税，因此公司按如下业务处理方法执行：对保证金利息，差价补贴支付等经营性收入款项1能提供财税发票的在发票上写明款项内容，金额，(按发票填写要求规范填写：双面复写、付款单位、时间、大小写金额一致、不得涂改、加盖收款单位公章等等)公司将予以抵货款处理。2如果客户不能提供合法凭证而要求兑付经营性收入款项的12、：A客户向公司收取如上款项时提供盖有客户公章的同意把上诉款项换算成产品的证明及要货清单，我公司将根据要货清单，直接将金额抵产品作为配送并随贵司发货兑现。配送产品的价格是现行开票价，不享受任何配送政策。B或者按照财税部门规定予以代扣税后抵货款，即按公司目前实际税率扣除企业所得税。2002年按13.2%，2003年按26.4%扣除。3、 销售公司费用控制、报销及工资发放事项的规定(一)费用控制1销售公司把2002年差旅费、经营费、办公费、汽车使用费用等额定总额分解下达到各省，各省把费用总额分解落实到各地区。2各项费用进行年底考核，超出各级额定费用总额，扣省级经理、区域经理超出部分的10%资金。3若13、销售业绩比年初计划增长比例超过费用的增长比例，可不予扣罚。(二)费用报销1费用审批销售人员所有的出差费用、经营费、办公费、汽车使用费用等报销，由各经办人根据实际发生的费用票据认真分类汇总后，经区域经理审核签字、省级经理签字后，到相关分公司财务审核报销。特区经理、省级经理发生的各项费用经本人签字、授权分公司总经理签字，分公司财务审核报销，销售公司总经理抽查。2分公司报销每月30日前销售公司把销售人员具体名单及分管区域可报销的费用范围提供给分公司，分公司财务按照名单及销售公司销售人员出差费用报销的规定对各项费用报销进行认真审核。分公司对销售人员票据真实情况进行抽查，如有弄虚作假，一经发现，即对当事14、人作警告处分，并不予报销此次费用：再次违反，分公司报销售公司对当事人双倍扣罚，取消当月资金，并不予以开除，并追究区域经理、省级经理责任；若集团公司抽查发现有虚报现象，追究分公司财务责任。要求各省每月1-5日到所属分厂将上月的差旅费进行报销，原则上不能代报销。3月终结算分公司财务每月20日前对上月工资资金发放情况分别进行分类汇总，经分公司总经理签字后，工资按清单、资金开具代垫销售费用收据并附清单报销售公司，经销售公司财务审核，销售公司总经理签字后，予以结算。4、 销售公司销售人员出差费用报销的规定为加强销售公司销售人员出差各项费用控制，现制定销售公司差旅费、经营费、办公费、汽车使用费等费用标准及15、报销规定如下：(一)差旅费差旅费主要包括津贴、租房费、交通费及邮电、通讯、传真复印费等组成，各项差旅费标准规定如下：1津贴：津贴是指对销售人员出差在外予以的住宿费及住勤补贴。销售人员住办事处(或租用房)住勤补贴20元/天，凡在居住当地工作的销售人员没有住勤补贴，每月给予15元的自行车补贴。各级销售人员离开住所地，在本所管区域内出差，予以发放津贴(包括住宿费、住勤补贴)，标准如下：省级经理出差120元/天；区域经理出差80元/天；客户经理出差地级市以上50元/天，县级、乡镇40元/天，若出差时住出差地办事处房子，仍按住勤补贴20元/天报销。若到在所管区域外出差不予报销，特殊情况单独审批。2租房费16、：租房费包括租房费、水电费、卫生费、房间内低值易耗品等各项费用总和。居住地不在当地的客户经理原则上需要在工作地租房，销售人员租房必须按照公司统一的租房格式签署协议，由省级经理签署意见后，传真回销售公司同意后执行，超标准的由销售公司审批同意后执行。原则上一个销售人员所租房以一室一末为准且租房费在500元/月以下，两个销售人员所租房以控制在二室一厅之内。离开出租房地每月不得超过12天，特殊情况单独审批。3交通费：交通费是指由于工作需要乘坐交通工具(飞机/轮船、汽车等)发生的各项交通费用，但不包括出租车费用。特区经理、省级经理每年可以报销来回6趟飞机票，杭籍销售人员每年可以报销来回1趟飞机票，各级销17、售员回杭一年一般不超出6次，特殊情况单独审批；软卧、软坐按硬卧、硬座标准报销。各级销售人员在住所地可以报销每月不高于50元的月票费用。各级销售员报销的各类车、船、飞机票不得超出其分管的销售区域，若公司要求销售人员参加会议等特殊情况不在以上范围之内。4邮电、通讯、传真复印费：主要包括办事处话费、手机费、传呼费、邮寄费、小额复印费、传真费等费用。销售公司额定下达各省邮电、通讯、传真复印费总额，由省级经理分解到各地区，具体人员的使用标准由各省自行制定。(二)经营费各省按照不含税销售额的万分之四点五。要求各省级经理根据市场实际情况将经营口费切块到各片区，基本按照省级经理万分之二，区域经理万分之一点五，18、客户经理万分之一。对请客送礼费用必须注明原因，出租车发票一律记录经营费。回杭销售员的出租车发票必须经销售公司总经理审批后报销。(三)办公费办公费包括购买办公用品、传真打印纸、色带、墨盒等费用。销售公司额定下达各省办公费总额，由省级经理分解到各地区，原则上按照客户经理以上人员每人每月不超过20元。办公用品由各办事处统一购买，省级经理审核，由内务助理按月向财务报销。(四)汽车使用费用汽车使用费用指公司购买车辆使用过程中所发生的汽油费、过桥过路费、停车费、小额修理、年检费费用，洗车费、罚款不予报销。公司配备的轿车必须在所管区域内使用，超出范围的一切费用不予报销。一辆车的费用必须由专人报销，报销时必须19、注明报销车辆车牌号码。汽车核定耗油量，市区每100公里为10公升，郊外长途每100公里为8公升；公司将依据以上标准对各市场车辆耗油量进行考核，报销时必须注明汽车起止里程数及耗油量。汽车过桥过路费必须注明行程的起点及终点，比如杭州一绍兴(2张)、绍兴一杭州(2张)。每月修理费、添置物品、年检费等费用超出800元必须经销售公司总经理批准。汽车维修必须到指定厂家维修，汽车修理费报销，必须附有修理原因或说明，因驾驶不当造成修车的，由当事人承担相应费用。(五)其他规定：1 以上没有包括的任何费用或购买物品，2 如零星促销费、检验费、打假费、会议费等必须有销售公司总经理批准后予以报销，3 检验费报销必须附20、有检测报告。4 各级销售人员的差旅费每天按住宿费和伙食、津贴、交通费分项核实报销，5 住宿标6 准核报必须凭注明日期、旅店电话号码的住宿发票，7 按公司的有关规定报销。无住宿费发票或不8 注明起始日期、私自添加、涂改的一律不9 予住宿费报销。10 报销差旅费必须详细列出各段行程的出发地、中转地、目的地、交通工具，11 所附票据的时间必须与行程相符，12 必须使用注明起始点的正规发票。若无注明起始点发票则必须提供电话号码，13 以便核查。14 销售人员回杭的住宿由公司统一安排未经允许住旅店的一律不15 予报销。16 所有票据必须完整无缺。如短缺、涂改、无日期、无公章或私自剪发票均作废票处理。1721、 销售人员报销时必须采用销售人员费用审核表，18 并且必须注明地区代码。根据费用的类别进行认真填写，19 如为其他类费用，20 应在括号内填写费用类别，21 单据分类粘贴。22 促销活动所产生的复23 印费等必须在促销活动报销中报销，24 平常一律不25 得报销。26 所有报销费用必须当月清理报销。27 各项费用各市场可以适当进行调整后制定各市场的差旅标28 准。5、 有关报销资料交接手续的规定为了杜绝各类报销资料在交接过程遗失，也为了能够保证各个环节在规定的时间内将资料处理完毕，销售公司特制定报销资料的交接规定，请销售公司全体员工严格遵守：1报销资料的类别主要有促销类的报销资料、经销商疑难问22、题处理、铁路短少、质量报损等需要公司审批报销的材料。2各市场寄资料的时间各市场必须保证当月发生并完毕的报销资料务必在当月26日寄出(即1月26日至2月25日间发生完结需要报销的资料务必在2月26日寄出)延后寄出的公司将处罚责任客户经理。各市场寄资料时务必将资料整理清楚，并分类隔开，有多份资料的请罗列清单。3销售公司内部报销流程销售公司内部保证在次月10日前将符合公司要求的报销等处理完结予以冲帐，并且通知经销商。(不符合要求的内勤及时反馈，各市场接通知后须督促客户当天传真有效凭证并将凭证于当天寄出)销售公司内部在收到资料开始填制报销资料交接单粘贴在报销资料上(样式见附件)，签署收到日期并签名，以后每道程序的受件人均签名署日期，公司基本上每道环节给予2天的处理时间，确保10月前予以冲帐完毕。4各市场上交的报销资料如果在规定期限内没有冲帐，请及时反馈给内勤科长或办公室。