1、生物科技公司财务、会计档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 财务部组织架构总公司董事会监事审计委员会总公司总裁审计中心主任 总公司财务总监鲁北区财务专员鲁中区财务专员泰肥区财务专员泰安安天普阳光公司财务肥城淄博莒南安天普阳光公司财务广饶安天普阳光公司财务利津安天普阳光公司财务潍坊安天普阳光公司财务临朐安天普阳光公司财务青州安天普阳光公司财务第二章 授权表生产经营活动授权表 签发： 序号项 目总公司董事长总公司总裁财务总监子公司总经理财务经理职能部门1制度 建设会计制度决审审审拟-财务管理制度决审审审拟2、-生产经营作业手续-备案备案决拟-授权表-备案备案决拟-2年度财务预、决算决审审审拟-3费用定额管理标准-决审审拟-4组织结构调整决审知拟-5年度项目发展规划决审知拟-6年度工作报告备案决知拟-7资产添置、维修非生产性0.2万元-决审拟0.2万元-决审审审拟生产性0.5万元-决审拟0.5万元-决审审审拟8对外合作、合资项目投资决审审审审拟9融资融资金额100万元决审审审拟-5万元融资金额100万元-决审审拟-融资金额5万元-决拟-10公关、广告、中介等费用费用支出1万元决审审审审拟0.5万元费用支出1万元-决审审审拟费用支出0.5万元-决审拟11损失失职、渎职、制度执行不力等造成损失金额1万元3、决审审审拟-0.5万元损失金额1万元备案决审审拟-损失金额0.5万元-知备案决拟-挪用、侵占、贪污等主观故意造成损失金额1万元决审审审拟-0.1万元损失金额1万元备案决审审拟-损失金额0.1万元-知备案决拟-12员工激励考核方案-知备案决拟-13折让政策正常折让政策-决审拟非正常0.5万元-决审拟非正常0.5万元-决审审审拟14原材料合同、采购结算、资金使用-决审拟15新产品开发-决知审审拟子公司费用开支审批授权表签发： 序号费用项目子公司总经理财务经理部门主管拟报人1子公司总经理费用拟审2部门主管及以上人员费用决审拟3定额内费用开支决审审拟4外部招待费决审拟5员工工资、福利决审拟6员工考核激4、励奖金决审审拟7部门级以下员工差旅费决审审拟8销售促销费用决审审拟9正常贷款利息支出、税款决拟10其他费用决审审拟11借支(用于公务)决审审拟第三章 财务管理制度第一节 货币资金管理制度总则第一条：为了加强对公司货币资金的内部控制和管理，保证货币资金的安全，根据公司的实际情况，制定本制度第二条：本制度所称货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金第三条：本制度适用于总公司及所属各子公司。岗位分工及授权审批第四条：建立货币资金业务的岗位责任制出纳员负责公司现金和银行存款的收付工作，核算现金及银行存款的收、支、存，根据收款或付款凭证，按照业务发生顺序，逐日逐笔登记现金日记帐、银行存款日记5、帐、并结出余额，随时掌握资金情况，以便合理运用资金。第五条：办理货币资金的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公、遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。本公司出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务的登记工作，并定期进行岗位轮换制度。第六条：本公司对货币资金建立授权审批制度，各级审批人应当根据货币资金授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务，对于审批人超越授权范围内审批货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第七条：本按照规定的程序办理货6、币资金支付业务。支付申请：本公司有关部门或个人用款时，应提前填写货币资金领用单据，注明款项的用途、金额、支付方式等内容，并附有或相关发票。（一）支付审批：审批人根据其职责、权限和相应的程序进行审批。对不符合规定的货币资金领用单据，审批人应当拒绝批准。（二）支付审核：出纳人员为审核人。审核人应当对批准后的货币资金支付单据进行审核，审核其批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单据是否合法齐备，金额计算是否正确，支付方式、支付单位是否妥当等。（三）办理支付：出纳人员应当根据审核无误的货币资金支付单据，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记帐。现金和银行存款的管理第八条：现金收支一律7、通过出纳人员办理，收支票据应手续完备，出纳人员对不完整、不合法的原始凭证有权拒绝办理收支业务。（一）库存现金与现金日记帐日清月结，做到帐款相符。每日现金收款及时存入银行，不得坐支，不得白条抵库，库存现金严格按照核定的库存数额管理。（二）签发支票时必须填写日期、金额、用途和收款单位，不能签发空头支票、远期支票，支票作废后将支票存根与支票粘连，并加盖“作废”印章，发生支票遗失，应立即办理持失手续。（三）银行日记帐日清月结，并按月与银行对帐单核对存款余额，于次月10日前编制银行余额调节表，对有疑问的未达帐项应动态追踪落实。（四）空白支票与银行预留印鉴分人保管，空白支票与单位法人印章由出纳员保管，财务8、专用章由财务主管保管，因事离岗需要向接替人员交代清楚。（五）严格按照支付结算办法等国家有关规定，加强银行帐户的管理，严格按照规定开立帐户，办理存款、取款和结算。第二节 员工借款及出差管理规定一、采购物品及出差借款1、外出采购物品借款，原则上不允许借款，物品到公司后由公司财务部统一支付；如确需现场支付现金的，经办人需填写购物借款申请单，经子公司总经理、财务经理批准后方可借款，待货物验收入库后，随即清帐还款。2、员工因公出差，原则上不允许向公司借款；如特殊情况需要借款的，报经子公司总经理或总部总裁签批后财务方予借款。3、借款实行前清后借，若前笔借款未能结清，不许再行借款。4、杜绝私人借款。1）子公9、司员工如遇特殊困难确需借款的，须向子公司总经理提出书面申请，申明借款理由、借款金额、还款日期，经子公司总经理、财务经理审批后，方可借款，并按月利率7计收借款利息。2）总部员工、子公司总经理、财务经理的借款，需报经总部总裁审批，并按月利率7计收借款利息。二、出差管理规定（一）总则1、出差期间，不得有危害国家、社会和本公司的行为，并遵守法律及当地习惯，任何惹事生非之后果均由出差人自行负责，与公司无关。2、员工报销差旅费用，应提供正规有效住宿发票和合规交通费票据（车船票）。发票盖有开票单位印章，大小写金额俱全相符，并注明日期、天数、单价等内容，没有涂改。3、出差完毕回公司后三天内须填报差旅费，否则每10、推迟一天，按该项差旅费总额扣减2%，并依此类推。（二）出差报销1、交通费报销规定1）、员工出差交通费按交通费报销标准表执行。2）、员工出差交通工具一般为汽车、火车、轮船。其他员工确因紧急公务必须搭乘飞机时，需事先在出差申请单内之出差事由栏注明理由，并经子公司总经理、总部总裁批准后，方可乘坐。3）、凡公司提供交通工具出差之员工，不得再报销交通费。4）、员工出差原则上不允许乘坐出租车，若公务中确因特殊情况临时需要乘坐出租，须经总经理批准方可报销。乘坐出租车特殊情况包括：A、出差地区，公共汽车没有或班次稀少而影响公务。B、紧急公务出差或公务紧急而环境不熟悉时。C、携带公物、重要文件、公款太多而不方便11、乘坐公共汽车时。D、招待宾客而有必要时。E、乘坐出租车较为经济时。F、多人出差起讫点相同时，经批准后应乘坐同辆出租车前往或返回，此仅能由一个人代表报销，不得单个报销。交通费报销标准表：级 别飞 机火 车轮 船软 卧硬卧及以下二等舱三等舱及以下董事长总裁公务舱位据实报销据实报销据实报销据实报销副总裁普通舱位据实报销据实报销总部部门经理总 监普通舱位据实报销据实报销子公司总经理普通舱位据实报销据实报销子公司副总、总助确因工作需要报批后乘座据实报销据实报销子公司部门经理据实报销据实报销一般管理人员据实报销据实报销2、出差补助规定1）、员工出差补助按差旅费补助标准表定额内执行。2）、公派外出学习、交流12、。如会议统一安排食宿，凭票据实报实销，不再另报销补助。3）、员工到公司所在地近郊办事出差，只报销往返交通费用。4）、员工到总部及兄弟公司办事，住宿自行安排，回公司按规定标准报销。5）、享有伙食补助员工出差当天，按当天在外误餐数的2：4：4（早：中：晚）的比例填报补助。差旅费补助标准表： 单位：元类 别董事长总裁副总裁总部部门经理总监子公司董事长总经理子公司副总、总助子公司部门经理一般管理人员一般地区伙食补助2520住宿补助据实报销2001301301008060省会城市伙食补助3025住宿补助据实报销30018018013010080(三)报销审批程序1：总部部门经理以下员工旅差费：财务总监复13、 核总裁签批相关部门经理审核总部出纳付款员 工填 报 2：总部部门经理以上员工旅差费：出差人员总部出纳付款总裁签批财务总监复 核 3：子公司部门经理以下员工旅差费：财务经理复 核子公司出纳付款总经理签批相关部门经理审核员 工填 报 4：子公司部门经理旅差费：部门经理填报子公司出纳付款总经理签 批财务经理审 核 5：子公司总经理旅差费：子公司出纳付款财务经理审 核总经理填报（四）出国费用报销因公需要，由公司安排出国的，国内费用参照本规定相关标准执行，国外费用，按下列标准执行：1、因公司业务活动出差国外的，国外费用（包括出入境机票、车船费、境外住宿费、办公交通费）凭发票实际折扣后由公司报销，伙食费14、自理。2、公司安排出国综合考察的，由公司报销国外费用的2/3，个人承担1/3。3、公司安排境外培训，培训费、往返机票、车船费由公司报销，其它费用（包括境外住宿费、餐费、短途交通费、游览门票等）由个人承担1/2。4、出国办理护照的工本费由个人承担，其它出国手续费由公司承担。 （五）其它条款1、借出差或调动工作之便，绕道请假探亲、办私事的，其绕道的车船住宿费用由个人自理2、员工出差期间，因游览参观发生的费用，由个人自理。3、员工外出参加会议、庆典或节日走访活动，原则上不收受客户的礼品或回扣，如确属不得已而接受的，物品交由办公室统一处理，现金交由财务部入帐。4、享受探亲假的员工，夫妻分居两地，路途遥15、远的（指省外公司或家在省外不能利用正常休息日回家团聚的）半年享受一次探亲假，异地工作的未婚员工探望父母，每年一次探亲假公司按规定报销探亲往返车船票，其余费用自理。不享受探亲假的员工，不报销路费。5、聘请的专家顾问属总部聘请的，享受总部副总经理标准；属各子公司聘请并管理的，享受子公司副总经理标准。6、如携带重要公文要件或因公差需要出差者，经特批可超本人应报标准。7、领取私车公用补贴的人员，省内出差不再报销车船费。（六）附则1、自本规定发布之日起原差旅费标准即行废止。2、本规定不具追溯性。第三节 固定资产管理总则第一条：为加强固定资产管理，规范各环节工作，特制定本办法。凡有关固定资产的分类编号、添16、置改良、验收、保管、调拨、出售、报废、盘点等手续，均需依照本规定处理。第二条：本规定所称固定资产包括：房屋及建筑物、机器设备、运输设备及其他设备等，其使用年限在两年以上，购置价格在2000元以上者。至于小型工具其耐用年限在两年以上，而价格在2000元以下者，虽不必编号设卡，但必须设簿登记进行管理。第三条：财务部门为本公司固定资产总管理单位，负责统一编号、资产调配，并责成各部门对其资产作妥当的管理。第四条：财务部门在记录各项固定资产价值时，还应设置固定资产分类帐。各部门主管负责该部门固定资产的管理工作。编号第五条：固定资产编号目录由财务部门统一编制，新购的固定资产由财务部门编号后填入“固定资产验17、收单”内。添置第六条：固定资产的请购由请购部门填写请购单，先送生产、财务等部门审核无法调配时，再根据授权表的规定呈批后交采购人员实施采购。第七条：请购单上应详细填写名称、规格、型号、性能、质量等资料，以备作为询价、采购、验收的依据。改良第十条：固定资产使用部门应随时注意保养并尽保管之责，至于改良其增加资产效能在两年以上者，其增加价值应并入原固定资产余额内计算。验收及保管第十一条：请购的固定资产收到时，由使用单位或专业技术人员验收并填具“固定资产验收单”一式二联，送请财务部门编写固定资产编号后，第一联由使用单位留存，第二联连同发票及请购签呈送财务部门付款、记帐。第十二条：凡经验收合格及财务部门编18、妥号的固定资产，使用单位应将编号印记在该项固定资产上。第十三条：各项固定资产应指定专人负责保管与维修，并列入日常工作考评内容。出售及报废第十四条：固定资产由于损耗无法修理，或修理不符合经济原则，以及废弃不用的固定资产，由使用部门拟具签呈表提出处理意见，经审核后出售。第十五条：报废的固定资产无法出售时，应将其移交管理部门，由财务部门予以说明，向税务机关报备。盘点第十六条：每年期中、期末各盘点一次，成立由各部门人员组成的盘点领导小组，全面负责盘点工作。第十七条：盘点结束后，应将盘点结果及时汇总上报总公司，如有数量差异，应查明原因，及时处理。第四节 事故损失处理规定公司所有员工都应在各自的岗位上，恪19、尽职守，尽职尽责，自觉遵守国家法规及公司的各项管理制度，对由于失职、渎职、制度执行不力造成的损失，挪用、侵占、贪污等主观故意造成的损失以及不可抗力造成的损失，按如下规定予以处理：一、失职、渎职、制度执行不力造成的损失1、对于由此造成的损失，责任人负直接责任承担损失的30%，部门主管负领导责任承担损失的20%，总经理负领导责任承担损失的10%。2、在全公司范围内予以通报。3、对不能胜任本职工作的，调离工作岗位或予以辞退。二、挪用、侵占、贪污等主观故意造成的损失1、对情节轻微的，尚未构成犯罪的，除退还全部挪用、侵占、贪污款项外，处以挪用、侵占、贪污款项10%的罚款。并根据本人的认识态度，予以通报批20、评、调离本岗位或者辞退。2、构成犯罪的，移送司法机关处理。三、不可抗力造成的损失对于不可抗力造成的损失，投保了的，应积极尽快地向保险公司索赔，将损失降到最低限度。第四章 财务管理基础工作一原始凭证基本要求： 1. 原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。2. 从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的财务印章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位财务印章。 3. 凡填21、有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。4. 一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。 5. 发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。 6. 职工借款凭据，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款22、收据。7. 经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。 8. 原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。9. 会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。 二、电算化管理要求（一）电算化会计岗位和工作职责1.软件操作：负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计帐簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。2.审核记帐：负责对输入计算机的会计数据(记帐凭证和原始凭证等)进行23、审核，操作会计软件登记机内帐簿，对打印输出的帐簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。 4.电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。5.电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任。6.数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，可由主管会计兼任。 各公司可根据工作需要，参照上条对电算化24、会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。（二） 电算化操作管理：1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。2. 预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿。3. 操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。 （三）计算机硬件、软件和数据管理1.保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持有关设备的整洁，防止意外事故的发生。2.确保会计数25、据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。3.对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要报集团财务部审批；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。4.健全必要的防治计算机病毒的措施。（四）电算化会计档案管理1.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其它介质存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。 2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照26、有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。三、会计工作交接 1会计人员工作调动或者因故离职，须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或离职。2接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。3会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：1）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。2）尚未登记的帐目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经27、办人员印章。 3）整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。4）编制移交清单，列明应当移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘(存储器等)及有关资料、实物等内容。 需要移交的遗留问题，应当写出书面材料4会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。一般会计人员交接，由公司财务经理负责监交；财务经理交接，由总部财务总监负责监交。 5移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接替人员要逐项核对点收。 1）现金、有价证券要根据会计帐簿28、有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计帐簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清。 2）会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。 3）银行存款帐户余额要与银行对帐单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细帐户余额要与总帐有关帐户余额核对相符；必要时，要抽查个别帐户的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚。4) 移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。交接完毕后，交接双方和29、监交人员要在移交注册上签名或者盖章。并应在移交注册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。 6移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。 7接替人员应当继续使用移交的会计帐簿，不得自行另立新帐，以保持会计记录的连续性。8会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，财务经理必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。四、会计档案管理1各公司必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。2会计档案是指会计凭30、证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。具体包括：1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证（申请报告等）。2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助备查账薄。3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。3各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。4当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由31、财务部保管一年（但要注意安全与完整），期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在财务部内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。5各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位总经理和财务经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。要建立健全会计档案查阅、复制登记制度。6会计档案的保管期限分为永久、定期两类。各会计资料的保管期限按法定保管期限执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。7保管期满的会计档案，按照以下程序销毁：1）编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3）销毁会计档案时，应当由档案机构和财务部共同派员监销。8保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。9应当同时保存打印出的纸质会计档案和磁盘存储器。10公司因撤销、解散或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位移交总公司财务部。