1、XXXX有限公司 XXXX管理制度第一中学档案整理、分类编号、排架及保管管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一中学档案管理制度为了加强学校档案的业务建设，做到门类齐全，结构合理，使档案工作各个环节规范化，有效地保护及利用档案，为学生、学校和社会服务。根据相关档案法律、法规、规章制度和xx省学校档案工作规范，特制定xx师范大学附属中学档案管理制度。一、档案工作的基本原则1、学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是评估学校建设全面与否的重要标准之一。2、2、学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。3、学校档案应严格实行部门整理制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。二、学校档案管理制度建设1、综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。2、档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。 3、档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。4、档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。5、利用制度，包括利用手3、续、方式、要求、批准权限和管理办法等。6、档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。7、岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。三、学校档案人员素质要求1、政治上可靠、具有大专及以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案人员。2、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。3、热爱档案专业，认真学习档案专业知识、科学管理知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。四、档案的收集范围 1、学校在教育教学、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存4、价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。（1）xx师范大学附属中学档案管理办法规定归档范围包括七大类纸质、非纸质载体材料。（2）征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的资料。（3）校内个人在其非职务活动中形成的有保存价值的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。2、并入学校的单位档案。3、上级决定由本校保管的档案。五、归档文件材料的质量要求1、各门类档案的质量必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。2、归档文件材料须准确反映学校教育教学和管理活动的真实内容，为办理完毕的正式文件材料。3、手续完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字5、材料必须有本人签名。4、制作和书写材料应利于长期保存。凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、签字笔或毛笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。 六、档案保管期限的确定确定文件材料的保存期限，要根据学校工作和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判定。1、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。2、凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。3、凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。七、档案的整理（一）全宗名称本校形成的包括各种门类和载体的档案作为一个全宗，全宗名称为hsfxx。（二）档案6、的分类、编号、排架1.分类及其标识 以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，分为七大类实体：文书类（WS）、教育教学类（Jx）、基本建设类（JJ）、财会类（CK）、学生类（xS）、声像类（Sx）、实物类（SW）。每大类为一级类目，每一级类目下（除学生类外）可分为二级、三级类目。二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。各类的二级类目名称及其标识详见各类档案工作规范。2.编号在文件材料收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐件分别归类编号，即编实体分类号（档号）。档号是档案实体编号的总称，是存取档案的代号，排架的依据，其反映档案的分类体系和物理位置。档号结构模式如下：档号7、=全宗号+归档年度+分类号+保管期限号+件号。（1）全宗号：是档案管理机构代码；（2）归档年度：采用自然年度表示；（3）分类号：按一级类目分类的，其分类号为一级类目标识；按二级类目分类的，其分类号由一级类目标识和二级类目标识组成；（4）保管期限号：由保管期限标识表示；（5）件号：文件材料排列的顺序号，从“1”开始标注。 编号方法：在文件材料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、归档年度、室编件号、分类号、保管期限、馆编件号等六项，其填写内容：“全宗号”填写hsfxx；“年度”填写归档的自然年度；“室编件号”填写档案室编的件号，从“1”开始标注；“问题”（机构）填写分类号8、标识；“保管期限”填写保管期限标识；“馆编件号” 填写档案馆编的件号，档案到进馆时按要求填写的号码。3.排架按档号顺序在档案柜（架）中依次自上而下，从左到右竖立排放。各柜应有档案存放标示牌。档案的分类、编号、排架等规律，一经确定，不可随意变动。（三）档案材料的收集和整理分工1.各类档案材料由其形成部门收集。2.部门整理是档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确，协同配合。各类档案材料整理分工如下：（1）文书类档案由党务、行政、外事等相关职能部门将其形成的文件材料按文书类归档范围和保管期限要求进行初步整理后，送学校档案部门整理归档；（2）教育教学类档案由教务、教研部门档案人员按教学文件材料整9、理方法进行装订、分类、排列、编号、编制归档文件目录、装盒等，并及时向学校档案部门移交。 （3）基本建设类档案分为两部分进行整理，即综合管理的文件材料由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门归档；单项工程项目在竣工验收后由总务科档案人员负责收集、整理归档并及时向学校档案部门移交；（4）财会类档案分为两部分进行整理，即综合管理的文件材料由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门归档；会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等由财务室档案人员负责收集、整理归档并及时向学校档案部门移交；（5）学生类档案由学生管理部门整理，于学生毕业一年后，尚未转出的档案移交学校档案部门管理；（6）声像载体类档案由10、产生部门收集整理后送学校档案部门归档；（7）实物类档案由获奖部门或承办部门有关人员收集并及时按归档要求填写说明书后送学校档案部门归档；（8）整理的文件材料涉及多个部门的，由主要职能部门归档，其他部门形成的初步整理后交主要职能部门集中整理。（四）档案检索工具的编制1.归档文件目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，不应有重复的档号。2.从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具，如全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引等。 八、档案的计算机管理1、档案自动化管理应纳入学校自动化信息管理范围，应使用与本管理方法相配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。2、计算机11、档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型应和本单位自动化信息管理网络一致，最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息系统联网要求。九、档案的保管1、库房要求（1）库房必须符合国家档案局、建设部发布的规定要求。（2）库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。（3）库房标准温度为14242，标准相对湿度为45605%。（4）库房柜架应编顺序号，各柜、各库均应有档案存放指引卡和示意图。2、档案室应根据工作需要逐步配置计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等设备。 3、档案入库时应检查帐、物是否相符，以全宗为单位，按不同门类、载体，依档12、号顺序从左至右，从上至下排架。4、档案管理部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，并对破损、褪变档案要及时修补复制。十、档案的鉴定和统计1、档案室要按规定对档案进行鉴定。（1）档案室应根据保管期限规定，对已满期的档案进行鉴定。（2）在分管校长领导下，档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经校长批准后，方可存毁。档案材料鉴定表各项包括：归档文件材料题名、档号、鉴定原因、归档日期、原定保管期限、原定密级、件数或页数、鉴定人意见、鉴定小组意见13、等。（3）销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。档案材料销毁清册各项包括：序号、档号、题名、起止时间、页数、原期限、销毁原因、备注、批准销毁人签名、监销人签名、日期等。2、 档案室要指定专人负责统计。3、 （1）建立健全统计台帐，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据；按xx省档案室和上级主管部门的要求及时报送各种报表。（2）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报学校领导。十一、档案的开发利用1、档案室人员要熟悉库藏，主动提供利用档案，为学校各项工作服务。2、档案室应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。3、珍贵档案应以复制件代替原件14、提供利用。4、利用手续（1）凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写档案借阅登记表，经批准才能给予利用。档案借阅登记表各项包括：借阅时间、单位、档案题名、利用目的、档号、归还时间、借阅人签名、备注等。（2）学校档案一般不外借，特殊情况，经批准后才能借出。档案室对借出档案要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。十二、档案的编研和学术研究 1、档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑、自编或配合有关部门编写重要参考资料。（1）编研的重要参考资料包括：学校沿革、历任校领导(含副职)简介、学校各种基础数据汇编；年鉴、学校大事记(可与党办，校办合15、编)、重要档案史料汇编；重要专题文件汇编 (如学生运动会、规章制度、教学成果、重要教材、基建工程、大型设备等)；重要会议简介等等。（2）档案室对编纂的各种汇编材料要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。2、档案室应认真组织学校相关部门进行学术理论研究，参加本系统和本地区的档案协会（学会、研究会、协作组）活动。十三、学校档案工作常用用具、表格1、档案盒、归档章等规格按档案行业标准执行。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题（分类号）、保管期限、馆编件号必备项。归档章尺寸： 158（长宽），单位：mm。2、归档文件目录规格按档案行业标准执行（A4纸），其它表格规格各校可按有关要求或自行决定。 十四、档案管理要求1、各部门要有一位领导分管本部门的档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，认真做好各类档案的收集、整理、归档工作，并按时向档案室办理移交。2、各科室领导应为档案人员提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活，档案人员应相对稳定。3、有关部门和个人不得以任何理由擅自保存按规定应归档的文件材料。十五、本管理方法自发文之日起执行。- 13 -