1、学校档案管理制度（移交、接收、保管利用）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案工作条例第一章 总 则第一条 为加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，结合我校实际，制定本条例。第二条 我校档案系指在教学、科研、党政管理、基本建设、设备仪器管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，加强我校档案建设、保持档案工作2、与学校各方面工作的协调发展，为教学、科研、管理和其他各项工作服务。第四条 档案工作作为一项事业列入学校整体建设和工作计划，并成为各级领导职责和管理工作的组成部分，在人员配备、经费、用房等基本工作条件上给予保证。第二章 体制、机构和任务第五条 我校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。学校建立综合档案工作机构院综合档案室，对党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、实物等档案实行集中统一管理。第六条 我校档案工作由主管院长分管，院长办公室直接领导。各二级学院、部、处、室、所必须有一名负责人主管本部门的档案工作，并配备1名兼职档案人员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。第七条 3、档案工作要纳入领导的议事日程，纳入教学、科研及各项管理工作，纳入教师专业人员和干部的职责范围，在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第八条 院综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，同时又是保存和提供利用本校档案的机构。第九条 院综合档案室的基本任务1. 贯彻执行国家档案工作法令、法规和各项方针政策，规划全校档案工作。2. 制定本校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。3. 组织建设全校档案工作网络，指导和协助各单位做好各类档案的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和档案统计工作。4. 进行档案开发利用工作。5. 负责全校专兼职档案人员业务培训4、。参加档案工作学术研究和交流活动。6. 开展档案宣传工作和利用者的教育活动，提高师生员工的档案意识。第三章 文件材料的归档、移交和接收工作第十条 实行职能部门和课题组立卷归档制度，各类文件材料由形成部门按各类档案管理规范进行立卷，定期向院综合档案室移交。综合档案室则应加强立卷指导工作。 第十一条 我校形成的各类档案，既是学校工作的真实记录，也是国家的宝贵财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统，有利于开发利用。凡个人在教学、科研、管理及一切职务活动中形成的各种载体形式的材料必须按照规定归档，任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有；对于非职务活动形成的重要文件材料，档案室可采取5、征集、代管等形式收集保管，对于移交和捐赠档案的部门和个人应尊重其权益。第十二条 充分发挥档案法规的行政监督职能。在领导支持、职能部门配合下，严格把好鉴定验收、上报成果、晋升等晋级关。在科技成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱时，档案人员必须参加，有关业务人员会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的科研项目一律不予上报、不予验收。其它各种门类档案也应采取相应措施，使立卷归档工作制度化。第十三条 归档范围（一） 党政管理类 主要包括院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件，会议记录；工作计划，总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党6、务管理的文件材料。（二） 教学类 主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。（三） 科研类 主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。（四） 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。（五） 仪器设备 主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的申请购置、开箱验收、安装调式、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。（六） 出版类 主要包括学校出版部门的管理性文件及出版的学报、专刊、校报；我校教职工出版的专著、译著。（七） 外事类 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。主要有学校有关人员出席国际7、学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修，及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、研究及其它有关活动中形成的文字材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。 （八）财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。（九）声像类 主要包括学校各项活动中形成的照片（底片）、录音、录像带、幻灯片、光盘等声像材料和配套的文字说明及材料。（十）实物类主要包括反映本单位历史真实面貌的，对学校和社会具有保存价值的特定物品，如：奖状、奖杯、锦旗、证书、纪念品等。第十四条 不归档范围（一） 上级机关普发的仅供参阅、不必办理的文件材料；（二） 上级机关发来供工作参考的抄件和征求8、意见未定稿的文件；（三） 重份文件；（四） 无查考利用价值的事务性、临时性文件；（五） 本校未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿；（六） 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设性意见和人民来信； 第十五条 案卷质量要求（一） 各类档案的质量要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。（二） 卷内文件材料必须是原件，必须准确反映我校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，字迹工整、清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易腿色的书写工具。要去掉卷内文件的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应9、复制与原件放在一起。装订用三孔一线，以左下方对齐，在左侧装订。不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。 （三）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。专题性、成套性档案（含教学、科研、产品、科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。（四）档案的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：1. 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建10、设、历史研究有长期利用价值的，为永久保管（50年以上）。2. 凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，为长期保管（16年至50年）。3. 凡在短期时间内对学校工作有查考利用价值的，为短期保管（15年以下）。（五）页号的编写：卷内文件材料按顺序排好后，不论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号。（六）每个案卷必须按规定格式填写卷内文件目录。（七）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。（七） 案卷题名应简明确切，一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的11、名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50个字。第十六条 归档时间和手续（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前将整理好的文件材料归档。（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前将整理好的文件材料归档。（三）科研档案在项目完成后3个月内整理好归档。（三） 基建项目在竣工验收后6个月内整理好归档。（四） 向档案室移交档案必须履行归档手续，填写移交清单一式2份，交接双方签名盖章各存一份备查。第四章 档案保管和利用第十七条 档案分类编号力求统一规范，档号编制要便于手检、机检，便于对档案的控制、利用和科学管理。第十八条 严格执行安全保密制度，档案不得随12、意堆放，严防损毁、散失和泄密。第十九条 档案摆放采取将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放的排架方式。同时，档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染工作。第二十条 建立档案借阅制度，积极提供利用，同时按密级履行审批手续。档案查阅、借阅须办理登记手续，借出档案，限期归还。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人，违者按有关规定严肃处理。人员一旦调离、退休或辞职，应先将所借档案归还后方可办理离职手续。第二十一条 在主管院长领导下，由档案室和业务主管部门组成鉴定小组对档案密级进行调整和对需要销毁的档案提出建议，报主管领导批准后实施。销毁档案要造具清册，213、人以上组织监销，并在销毁清册上签字。第二十二条 建立档案统计、检查和利用效果登记制度。第五章 附 则第二十三条 根据本条例制订各门类档案管理规范。第二十四条 本条例与上级规定相抵触的，以上级最新规定为准。第二十五条 本条例自公布之日起实行。档案分类表及标号一、 党群工作类* * * *DQ 111n 综合 * * * *DQ 121n 纪检 * * * *DQ 131n 组织 * * * *DQ 141n 宣传教育 * * * *DQ 151n 统战 * * * *DQ 161n 工会 * * * *DQ 171n 团委 党群类档案档号=年度号+党群档案分类号+案卷号其模式如下：* * * *14、DQ * * 1n 案卷号分类号 党群类档案二级类目代号 党群类档案一级类目代号 年度号二、行政管理类* * * *XZ 111n 行政综合 * * * *XZ 121n 人事 * * * *XZ 131n 监察审计 * * * *XZ 141n 保卫 * * * *XZ 151n 总务 * * * *XZ 161n 档案、图书 行政类档案档号=年度号+行政档案分类号+案卷号其模式如下：* * * *XZ * * 1n 案卷号分类号 行政类档案二级类目代号 行政类档案一级类目代号 年度号三、 教学类* * * *JX 111n 综合* * * *JX 121n 学科与实验室建设* * * *J15、X 131n 招生* * * *JX 141n 学籍管理* * * *JX 151n 课堂教学与教学实践* * * *JX 161n 学位* * * *JX 171n 毕业生 * * * *JX 181n 教材教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号其模式如下：* * * *JX * * 1n 案卷号分类号 教学类档案二级类目代号 教学类档案一级类目代号 年度号四、 科学研究类* * * *KY 111n 综合* * * *KY 121n 学科、专业、项目科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号其模式如下：* * * *KY * * 1n 案卷号分类号 科研类档案二级类目代号 科研16、类档案一级类目代号 年度号五、基本建设类* * * *JJ 111n 综合* * * *JJ 121n 教学、科研用房* * * *JJ 131n 生活用房* * * *JJ 141n 公用设施基建类档案档号=年度号+基建类档案分类号+案卷号模式如下：* * * *JJ * * 1n 案卷号分类号 基建类档案二级类目代号 基建类档案一级类目代号 年度号六、仪器设备类* * * *SB 111n 综合* * * *SB 121n 仪器设备项目仪器设备类档案档号=年度号+仪器设备档案分类号+案卷号其模式如下：* * * *SB * * 1n 案卷号分类号 仪器设备类档案二级类目代号 仪器设备类档案17、一级类目代号 年度号七、出版类* * * *CB 111n 综合* * * *CB 121n 报纸* * * *CB 131n 学报* * * *CB 141n 专著出版类档案档号=年度号+出版类档案分类号+案卷号其模式如下：* * * *CB * * 1n 案卷号 出版类档案二级类目代号 出版类档案一级类目代号 年度号八、外事类* * * *WS 111n 综合* * * *WS 121n 出国（境）* * * *WS 131n 来校* * * *WS 141n 国际合作与会议* * * *WS 151n 外国留学生工作外事类档案档号=年度号+外事类档案分类号+案卷号其模式如下：* * * 18、*WS * * 1n 案卷号分类号 外事类档案二级类目代号 外事类档案一级类目代号 年度号九、财会类* * * *CK 111n 综合* * * *CK 121n 会计报表* * * *CK 131n 会计帐簿* * * *CK 141n 会计凭证* * * *CK 151n 工资清册财会类档案档号=年度号+财会类档案分类号+案卷号其模式如下：* * * *CK * * 1n 案卷号分类号 财会类档案二级类目代号 财会类档案一级类目代号 年度号十、声像类* * * *SX 111n 综合* * * *SX 121n照片* * * *SX 131n录音带（A）* * * *SX 141n录象带（19、V）* * * *SX 151n幻灯片（L）* * * *SX 161n磁盘 （RP）* * * *SX 171n影视胶片（F）* * * *SX 191n光盘 （RG）声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号其模式如下：* * * *SX * * 1n 保管单位号分类号 载体代号（代码） 声像档案代号 年度号十一、实物类* * * *A1n 科研成果奖状、证书* * * *B1n 行政工作奖状、证书* * * *C1n 奖章* * * *D1n 奖杯* * * *E1n 礼品* * * *F1n 印章* * * *G1n 锦旗实物档案档号=年度号+实物档案分类号+保管单位号其模式如下20、：* * * * * 1n 保管单位号 分类号 年度号档案预立卷制度 一、为保证档案资料齐全、完整，使归档案卷条理化、系统化，特制订预立卷制度。二、预立卷的具体内容1. 文书档案预立卷：各部门兼职档案员在平时根据立卷规定，预先编好归档类目及各个条款。各准备好一个（或若干）卷盒，在卷背上用铅笔写上条款号，将每份办理完的文件随时装订（拆除金属钉，用针线按三点一线缝好），依次排列，进行日常积累，待归档时稍加整理即可。教学档案预立卷同文书档案。2. 科研档案预立卷：凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（可指定专人）建立平时立卷盒，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，21、再按归档范围进行整理组卷归档。3. 设备档案预立卷：设备开箱时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存（可复制一套进行使用）。在设备安装，调式完毕后，将全部的文件材料按照仪器设备档案管理规范进行整理组卷，归档。4. 基建档案：项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按有关要求进行分类、整理，按条款建立卷盒，做好不同时期的收集工作。等项目完成告一段落后，进行系统整理。5. 会计预立卷：由计财处按照有关会计要求预立卷。党政类档案管理规范为加强我校党政类档案（党群、行政类，以下简称党政档案）管理，逐步实现党政档案管理工作规范化，有效地为学校各项工作服务，根据中22、华人民共和国档案法、高等学校党群、行政类档案工作规范、北京广播学院档案工作条例，特制订本规范。一、 凡我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均属党政档案。按照国家规定，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。二、 党政档案严格执行部门立卷归档制度，各归档部门要将此项工作纳入工作计划和管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。三、 学校各部门要有一名负责人分管本单位档案工作，并确定一名兼职档案员做好档案的收集、整理、归档工作。四、 归档范围党政文件材料归档的主23、要内容是党务、行政（教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件均归入相应的门类）二大系统的内容。归档的重点以本校形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的电文及附件。上级来文中，应以针对学校指令性、指导性文件为主。具体范围见附件1和附件2。五、 归档要求1.平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，随时将办理完的文件按问题归入相应卷夹（盒）。2.立卷归档前兼职档案员要认真检查文件种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整；检查文件反映的内容与事实是否相符；检查文件的结构（标题、作者、时间、印章等）是否齐全，如有问24、题应及时采取补救措施。3.不同年代的文件一般不在一起立卷；同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后，不能分散。4.行文类的文件按件进行小装订，卷内以件的形式排列，编写件号、页号。数据报表类的文件材料按卷装订，对较大表格要以A4幅面为准，适当地折叠，卷内文件编写页号，数量一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，可酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。5.文件材料分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序。卷内文件目录各项按规定填写。对有关卷内文件材料的情况说明，填写在备考表内，若无情况说明，也将立卷人、检查人（立卷单位领导）的姓名25、和时间填上，以示负责。6.根据卷内文件内容拟写案卷标题，标题要力求结构完整、确切，全面概括卷内文件内容。按照党政档案保管期限表准确划分保管期限。六、 归档时间和移交手续1.归档单位整理好案卷，经学校综合档案室检查合格后，填写移交目录，于次年6月底前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。附件1：党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类 目 名 称保管期限1上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则永久保存)长期2本校党代会文件材料(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；26、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等 永久(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 长期(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 短期3本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久4党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)永久5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久9党委工作简报永久27、10常委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久13党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期14党委保密、秘书工作的有关文件长期15重要的群众来信来访及处理材料长期16党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期17分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验、介绍、调查材料、会议记录和统计表长期18分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期19分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期DQ12 纪 检序号类 目 名 称保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件长期2纪委工作规章制度长期3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计28、永久4 校纪委会议记录长期5 党员处分、复查材料长期6 群众来信来访及处理意见短期DQ13 组 织序号类 目 名 称保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4 落实政策的有关材料长期5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)永久6 副处级以上干部名册永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册长期10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期11发展新党员、预备党员转正的名册长29、期DQ14 宣 传 教 育序号类 目 名 称保管期限1 上级关于宣传工作的文件长期2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3 教职工政治思想工作动态及调查材料长期4 理论学习的决定、通知、计划、总结长期5 反映本校重大活动的简报及图表永久6 上级有关学生思想政治工作的文件长期7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8 学生工作处学生思想政治工作计划、报告、总结永久9学生思想政治工作典型调查材料和统计长期10关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期11各系学生政治工作人员名单长期DQ15 统 战序号类 目 名 称保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告30、通告和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料长期6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录长期DQ16 工 会序号类 目 名 称保管期限1 上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知和总结、统计永久3会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件) 长期4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期5处分会员的有关材料长期6工会委员会会议记录、纪要短期7基层工会干部名册长期8会员名册长期9妇女工作材料长期10家属工作材料长期DQ17团31、 委序号类 目 名 称保管期限1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)永久3本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)永久4团委工作计划、报告、总结及规章制度永久5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料长期8批准入团、离团材料及名单长期9团干部名单长期10团员名册长期11团委会议记录长期12学生会文件、材料长期13本校学生组织参与的各种学会、社团的关有材料长期14各分团委的有关材料长期15研究生会的有关材料长期32、16团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期附件2：行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行 政 综 合序号类 目 名 称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2全校性的规章制度永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校性的工作会议、座谈会文件长期7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10教职工代表大会文件材料长期11本校向上级的请示及其批复永久或长期12本校各单位的请示及学校的批复(分类33、立卷)长期13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本校历史沿革、情况介绍永久17本校大事记、简报、信息、动态等永久18校史工作材料永久19校友工作材料长期20校庆工作材料长期21群众来信来访文件材料长期22各直属单位的工作计划、总结报告、统计年报及重要资料长期XZ12 人 事序号类 目 名 称保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖34、励先进集体、先进教职工的材料长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9教职工动态月报长期10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11教师进修计划、安排、总结长期12教师工作量的规定及执行情况长期13教师业务考核材料长期14人事统计报表永久15教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表永久16教研室、研究室正副主任名册长期17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表)长期18教职工工资调整材料、名册长期19教职工转正定级材料长期20教职工校内调动材料长期21教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)长期22教职工调出的有关材料(包括转移行政、35、工资关系介绍信存根)长期23教职工援外和支援边运地区材料短期24教职工退职、离职和出国的有关材料长期25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26教职工退休后重新工作的材料长期27教职工福利工作长期28教职工商调函件长期29使用临时工有关材料长期30人民来信来访材料长期XZ13 监察、审计序号类 目 名 称保管期限1上级机关监察、审计工作的文件长期2本校监察、审计工作方面的规章制度长期3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4监察、审计工作统计年报及重要报表长期XZ14 保卫序号类 目 名 称保管期限1上级机关有关保卫工作的文件长期2本校保卫工作的规章制度长期3保卫工作计划、总结、会36、议记录、请示、批复永久4治安综合治理领导小组工作计划、会议纪要、总结等材料长期5各类事件、事故的调查报告、处理结果等材料长期6关于治安保卫工作的各类统计报表长期7评选先进和治安、交通处罚的有关材料长期XZ15 总 务序号类 目 名 称保管期限1上级有关部务工作的文件短期2后勤工作规章制度长期3后勤工作计划、报告、调查材料及处务会议记录长期4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7师生员工健康状况调查材料及统计表永久8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期9每年义务献血工作计划总结、献37、血人员名单、获奖证书及光荣册长期10车辆工作的有关文件材料短期11伙食工作的有关材料短期12校园绿化工作的有关材料短期XZ16 档案、图书、文博序号类 目 名 称保管期限1上级有关图书、情报、博物工作的文件长期2档案、图书、文博规章制度长期3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6档案馆指南、全宗介绍永久教学类档案管理规范教学工作是高等学校主要职能活动，教学类档案（以下简称教学档案）是衡量学校教学管理水平和教育质量的标志之一，是高等学校全部档案的主体和重点。为加强我校教学档案的科学管理38、，更好地发挥其作用。根据中华人民共和国档案法、高等学校档案工作规范及北京广播学院档案工作条例结合我校实际，特制订本规范。一、教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。按照国家规定，必须实行集中统一管理。二、教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量，教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业39、分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。三、校内各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人，并配备一名兼职档案员统一管理本部门的教学文件材料，将收集、积累的文件材料整理组卷。按卷装订的卷内文件编写页号，数量一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，可酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。按件装订的卷内文件编写件号（行文类的文件按件装订，具体要求见党政档案）。做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，按期向学校综合档案室移交。四、教学档案归档范围和保管期限见附件。附件：教学类档案归档范围和保管期限表JX 11 综 合序号类 目 名 称保管期限1上级下达40、的有关教学工作的文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5非学历教育的培训班、进修班材料长期6统计报表永久7学生运动会材料长期JX 12 学科与实验室建设序号类 目 名 称保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表永久JX 13 招 生序号类 目 名 称保管期41、限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划长期3新生录取材料及新生名单长期4委掊、代培、自费生计划、合同及名单长期5招生宣传、招生工作总结短期6研究生入学试题及指导教师名册长期JX 14 学 籍 管 理序号类 目 名 称保管期限1新生入学登记表永久 2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)长期6学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)长期7学生处分材料长期JX 15 课堂教学与教学实践序号类 目 名 称保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久 2课程建设要求及安排、校历表、课表长期3各系、科、专业课程试题库42、长期4典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JX 16 学 位序号类 目 名 称保管期限1上级有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条件、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位清册永久5本科生优秀学士学位论文长期6博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX 17 毕 业 生序号类 目 名 称保管期限1上级有关毕业分配的文件材料长期2毕业生工作计划、简报、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同长期4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5毕业证、派遣证存根领取签收册长期6毕业生质量跟踪调43、查和信息反馈材料长期JX 18 教 材序号类 目 名 称保管期限1自编、主编教材长期2各系各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4其他有保存价值的自编参考资料短期附录： 存 系 教 学 类 档 案序号类 目 名 称保管期限1本科生毕业论文及评审意见长期2课堂教学材料、课程进度表短期3教师任课安排、教案长期4优秀实习报告短期5本专业教学检查、调查材料及总结短期6教师工作量核算、登记材料短期科学研究类档案管理规范为提高科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，更好地为教学、科研工作服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校科学技术研究类档案工作规范、北京广播学44、院档案工作条例，特制订本规范。一、科研档案是指我校在科学技术管理及研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。它真实地反映了我校科研活动的全过程，是科学研究的软成果，也是重要的信息资源，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。二、科研档案工作必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作与建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研成果档案材料同步；上报登记，评审科技成果与档案部门出45、具科研课题归档情况的证明材料同步。三、校内各归档部门要明确一名负责人分管本单位的科研档案工作，并确定一名兼职档案员做好科研档案的收集、整理和归档工作。四、归档范围及保管期限见附件。五、归档要求1按国家规定，实行科研项目负责人主持立卷归档责任制。凡属学校立项的科研项目，课题完成后应将全套的技术材料整理完毕后向综合档案室移交。2凡是上报成果或进行成果鉴定的课题，必须归档，未归档或归档验收不合格的课题，科研处不予授理其成果的鉴定或评审。3与校外单位协作的项目，由主持单位保存一套完整档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的文件材料，并将有关复印件送交主持单位。4归档的科研文件材料必须完整、准确、系统并46、具有原始性、真实性、依据性。凡归档材料用统一用纸（实验记录应使用科研处规定用纸），写明作者和完成日期（用钢笔或签字笔书写）。六、归档时间1科研综合管理文件材料于次年6月底前归档。2课题（项目）在完成后3个月内归档。上报成果及要求鉴定的课题于鉴定前归档。七、立卷程序1课题一经列入计划，课题组组长确定一名兼职档案员，按照科研档案管理办法，组织该课题文件材料的收集工作。2课题开始后，该课题组组长要经常检查督促课题文件材料的形成积累情况。切实做到执行任务有依据，讨论方案有结论，实验观察有记录，研究完毕有报告。3课题结束后，课题负责人要对全套材料进行把关，并按要求整理归档。附件：科学研究类档案归档范围和47、保管期限表KY11 综 合序号类 目 名 称保管期限1科研行政管理文件材料长期2科研计划管理文件材料长期3科研成果管理文件材料长期4科研经费管理文件材料长期5申报科学基金及有关批复长期6学会工作(学术活动)材料短期KY12-1 科 研 准 备 阶 段序号类 目 名 称保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预决算材料短期KY12-2 研 究 实 验 阶 段序号类 目 名 称保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)永久2数据处理材料，包括计算机处理48、材料(如程序设计说明、框图、计算结果)永久3设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)永久4研究工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久6样品、标本等实物的目录永久KY12-3 总 结 鉴 定 阶 段序号类 目 名 称保管期限1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)长期7鉴定证书永久8推广应用意见长期9课题工作总结长期KY12-4 申 报 奖 励 阶 段序号类 目 名 称保管期限1科研成果登记表永久2科研成果报告表永久3科研成果奖励申49、报与审批材料永久4科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件永久5专利申请书或证书原件或影印件永久KY12-5 推 广 应 用 阶 段序号类 目 名 称保管期限1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见短期 4推广应用方案及实施情况长期5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6对外学术交流材料长期7成果宣传报导材料短期基本建设类档案管理规范为加强我校基本建设类档案（以下简称基建档案）的收集、整理、归档工作，有效保护和利用档案资源，充分发挥基建档案的作用。根据中华人民共和国档案法、高等学校基本建设类档案工作规范、北京广播学院档案工作条例，结合我校实际情况，制订本规50、范。一、凡在基建管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案。二、基建档案由校综合档案室集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。三、基建档案工作要纳入我校基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。四、基建部门要有一名处级领导分管档案工作，并指定一名兼职档案员，负责基建文件材料的整理和归档工作。五整理组卷1按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在51、整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。2拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。基建文件材料要装订成卷，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页码，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角编写，采用卷盒方式保管，每卷不超过200页，数量多的，可酌情适当分卷；数量少者可组薄卷。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，不装订，按项目图号排好页码装于卷盒。底图不装订，以项目图号采用卷筒或平放保52、存，透明底图必须用缝纫机打图边。3、填写卷内目录和备考表。工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷卷内目录之后。六、归档验收1基建项目验收前，综合档案室对待归档的基建项目资料进行预检，合格后出具证明，否则不能组织工程验收。2基建项目在验收后2个月内归档。履行归档手续，归档案卷经综合档案室清点无误后，交接双方在基建档案移交目录上签字盖章，一式2份，各执一份存查。七、基建档案归档范围和保管期限见附件。附件：基本建设类档案归档范围和保管期限表JJ 11 综 合序号类 目 名 称保管期限1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总53、体规划永久5基建工作年度(季度)总结、统计报表永久6基建工程财务预、决算长期7全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久JJ 12-1 可 行 性 研 究序号类 目 名 称保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久JJ 12-2 设 计 基 础序号类 目 名 称保管期限1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久J54、J 12-3 设 计 文 件序号类 目 名 称保管期限1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书长期6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批长期JJ 12-4 工 程 管 理 文 件序号类 目 名 称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书永久5产权证书永久JJ 12-5 施 工类 目 名 称 保管期限1土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期(2)施工组织设计、施工方案、施工计划55、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期(4)建筑材料实验报告长期(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久(10)分项、分单位工程抽量检查、评定长期(11)交工验收记录证明长期(12)竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）焊接试验记录、报56、告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）设备调试记录短期（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（8）系统调试、实验记录长期（9）管线清洗、通水、消毒记录短期（10）管线标高位置，坡度测量记录长期（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定长期（12）竣工报告、竣工验收报告长期3电气、仪表安装施文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）调试、整定记录长期（4）性能测试和校核长期（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告长期（6）操作、联动试验短57、期（7）电气装置交接记录短期（8）中间交工验收记录、工程质量评定长期（9）竣工报告、竣工验收报告长期JJ 12-6 竣工验收序号类 目 名 称保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久JJ 12-7 基建财务、器材管理序号类 目 名 称保管期限1财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久JJ 12-8 生产技术准备、试生产序号类 目 名 称保管期限1技术准备计划短期2试生产管理、技术责任制长期3试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期4设备试车、验收、运转、维护记录长期558、安全操作规程、事故分析报告长期6技术培训材料短期7工业卫生、劳动保持材料长期出版类档案管理规范为加强我校出版类档案（以下简称出版档案）的收集、整理、归档工作，充分发挥其作用。根据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法、北京广播学院档案工作条例特制订本规范。一、出版档案系指我校编辑出版的书籍、学报、专刊、校报以及在出版管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表及配套的声像等载体材料。二、出版档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。三、校内各出版单位要将档案工作纳入本部门的工作计划。确定一名处级领导分管档案工作，并配备一名兼职档案员，负责出版类文件材料的形成、59、积累和归档工作。四、归档范围和保管期限见附件。五、归档要求1. 出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。2. 跨年的出版档案，放在出版年度立卷。3. 出版档案内的原稿、清样，均须去除金属物，修补破损处，用线装订。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特别的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。4. 归档时间所有出版档案均在次年6月底前归档。附件：出版类档案归档范围和保管期限表CB11综 合 管 理序号类 目 名 称保管期限1上级有关编辑出版工作的文件长期2上级召开的编辑出版工作会议文件短期3本校编辑60、出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久4本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久5编辑出版部门管理形成的文件材料短期CB1215出 版 物 项 目序号类 目 名 称保管期限1编辑出版合同、协议书长期2出版请示和批复长期3原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收收单）长期4各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期5封面设计图案短期6出版通知单、书刊、音像出版物样品永久7出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单短期8获奖或受查处情况的文件材料长期9有参考价值的读者来信、重要评论短期10再版修改意见短期以上主要对书稿、音像出版物而言，报纸、刊物由各校酌减。仪61、器设备类档案管理规范为加强我校仪器设备类档案（以下简称设备档案）的管理，使其更好地为教学、科研工作服务。根据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法、北京广播学院档案工作条例特制订本管理规范。一、凡作为学校固定资产管理的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、维修改造等活动中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等载体材料，以及随机文件材料，均属设备档案。二、设备档案工作必须纳入学校设备管理工作中，与设备计划管理、采购供应和使用等紧密结合，保证设备档案的完整、准确、系统。三、设备档案属于国家财产，任何个人不得据为己有，必须坚持集中统一管理的原则。2万5万元的设备，其档案由设备物资部门管62、理。5万元以上的仪器设备，从审购到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备物资管理部门负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。四、重大设备的开箱验收必须有档案人员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作。对文字材料和技术文件不全的设备，有权通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。五、设备文件材料的整理归档参照基建档案要求。六、归档份数要求：一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。七、仪器设备类档案归档范围和保管期限见附件。附件：仪器设备类档案归档范围和保管期限表SB11综 合 管 理序号类 目 名 称保管期限63、1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期2本校仪器、设备管理的规章制度长期3设备工作计划、报告、总结、调查材料长期4本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期5本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期SB12仪 器 设 备 项 目序号类 目 名 称保管期限1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期2上级或主管领导批复或准购批示长期3定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期4进口设备过程中有关的技术商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期7验收报告及文件材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存64、10使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存11重大事故的调查分析及处理意见与设备共存12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存外事类档案管理规范为进一步提高我校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在我校对外交流、教学、科研活动中的作用。根据中华人民共和国档案法、高等学校外事类档案工作规范、北京广播学院档案工作条例特制订本管理规范。一、外事档案系指我校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、实物及配套的声像载体材料。按照国家规定，必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。二65、外事管理部门要确定一位领导分管本单位档案工作，并确定一名兼职档案员负责收集、积累、归档工作。三、凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门。四、归档范围和保管期限表见附件。五、归档要求1. 归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。2. 文件材料分类清楚、组卷合理、卷内文件排列有序。3. 其它要求见北京广播学院档案工作条例。六、归档时间：外事档案由本单位兼职档案员整理完后于次年6月底前向综合档案室移交归档。附件：外事类档案归档范围和保管期限表WS11综 合 序号类 目 名 称保管期66、限1上级关于外事工作的文件材料长期2学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3外事工作统计报表等永久4外事工作会议材料长期WS12出国（境）序号类 目 名 称保管期限1上级对出国（境）人员的有关文件材料长期2国际学术会议论文长期3投寄国外的学术论文长期4出国（境）人员考察、访问材料长期5出国（境）讲学、研究人员有关材料长期6出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久7国际比赛、竞赛长期WS13来校序号类 目 名 称保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期2外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿67、教材永久4来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期5国际比赛、竞赛长期WS14国际合作会议序号类 目 名 称保管期限1中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久2本校完成的国际合作项目、成果等材料永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期4授予外籍人员名誉称号的材料永久5双方互赠的礼品、纪念品长期6国际会议的有关材料长期WS15外国留学生工作序号类 目 名 称保管期限1录取审批材料永久2学籍登记表、学籍卡片永久3教学计划、大纲、安排长期4学习情况、成绩及评语永久5学位论文及学位证书复印件长期6学生名册永久7学生去向及有关材料长期财会类档案管理规范为加强我校财会类档案（以下68、简称会计档案）的科学管理，充分发挥会计档案的作用。根据财政部、国家档案局会计档案管理办法、国家教委高等学校档案工作规范、北京广播学院档案工作条例特制订本管理规范。一、会计档案是指学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计帐簿、会计报表等，是我校档案的重要组成部分，按国家规定，必须实行集中统一管理。二、我校会计档案工作，由计财处和综合档案室共同进行业务指导、检查和监督。计财处要设专人负责把每年形成的会计档案按财务制度及归档要求，整理立卷装订成册。当年的会计档案可在会计年度终了后，暂由计财处保管1年，期满后，向档案室移交。三、档案室保管的会计档案，应保持原卷册的69、封装，不能拆封整理。会计档案原则上只对形成单位提供利用，外单位因特殊原因需要利用者，须征得归档部门同意后方可利用。四、归档范围和保管期限见附件。五、归档要求：1. 归档的文件材料必须齐全完整，财务手续完备。2. 会计档案装订前要剔除金属物，编写页号，填写好封面和脊背，并在脊背包角纸接缝处加盖财务专用章和装订人印章。3. 会计档案的保管分为永久、定期两种。定期保管期限为3年、5年、15年、25年4种，档案室只接收保管期限在15年以上的会计档案。六、归档时间计财处管理工作中形成的文字材料（及在计财处保留1年的会计档案）于次年6月底前归档。七、其它要求见北京广播学院档案工作条例。附件:财会类档案归档70、范围和保管期限表CK11 综 合序号类 目 名 称保管期限1上级有关财会工作的文件材料 永久2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期3学校基金管理工作文件短期4 有关财务管理方面的其它文件材料长期CK12会 计 报 表序号类 目 名 称保管期限1决算报表（含基建综合决算）永久2年度以上各种统计报表（含工资报表）25年CK13会 计 帐 簿序号类 目 名 称保管期限1总帐15年2明细分类、分户或登记帐15年3学校专项基金帐15年4日记帐（其中：现金、银行存款日记帐）15年5固定资产明细帐（卡片）25年CK14会 计 凭 证序号类 目 名 称保管期限1各种原始凭证、记帐凭证15年2学71、校基金各种原始凭证、记帐凭证15年3银行存款余额调节表15年4会议拨款凭证及其它会计凭证15年5银行对外帐单15年6涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期CK15工 资 清 册序号类 目 名 称保管期限1工资发放名册永久声像类档案管理规范为提高声像类档案（以下简称声像档案）工作质量和管理水平，更好地服务于我校各项工作。根据中华人民共和国档案法、新闻单位宣传报道档案管理办法、北京广播学院档案工作条例特制订本管理规范。一、凡反映我校重大活动和历史发展，具有保存利用价值的各种以音响、画面的方式记录的专门载体（包括照片、影片、幻灯片、录音带、录象带、光盘等）及其相配套的文字材料，均属声像档案。二、按国家72、规定，声像档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全。对声像档案数量大、利用率高的电教中心，可设分室，由本单位一名领导负责，确定一名兼职档案员负责教学录象带的管理和提供利用工作。三、声像档案工作应纳入学校党、政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项工作紧密结合，实行制作与建档同步进行。四、声像档案归档范围1. 党代会、教代会、工代会、团代会的讲话录音、照片和录像。2. 校庆纪念活动领导的讲话录音、录像和照片。3. 开学典礼、毕业典礼的领导讲话录音、录像和照片。4. 历届毕业生的集体照片。5. 全校体育运动会的照片和录像。6. 校领导在全校重要会议上的讲话录音、录像和照片73、。7. 学校教工、学生参加重大文艺演出的照片、录像。8. 上级领导来校视察工作的讲话录音、录像和照片。9. 反映学校重大科研成果的照片。10.重要外宾和外国专家、学者来校访问、讲学、参观等活动的照片、录像。11.学校全貌及主要建筑物的照片。12.学校其他重大活动、重大事件的照片、录像。五、声像档案的职责分工1. 党代会、开学典礼、毕业典礼、全校运动会、校庆及学校党政重大活动由宣传部门负责组织拍摄和归档工作。2. 教代会、工代会等活动由校工会负责组织拍摄和归档工作。3. 团代会、学代会的活动由学生处、团委负责组织拍摄和归档工作。4. 外事部门负责组织外事活动的拍摄和归档工作。5. 科研活动由科研74、处负责组织拍摄和归档工作。6. 历届毕业生集体照、学校建筑物等由校办公室负责组织拍摄和归档工作。六、归档要求1. 归档的声像材料必须是原版、原件。杜绝复制件和复制版。2. 声像材料要保证齐全完整。照片在归档时，应同时有底片和简要的文字说明（包括时间、地点、事由、人物及职务、背景及摄影者）。录音、录像等在归档时，也应有简要的文字说明。3. 归档的照片档案，应进行必要的选择，不能有片必档。应从不同角度、不同会议程序中，挑选出典型代表性的照片归档，既要保证齐全，更要体现精炼。七、归档时间声像载体材料在完成制作后即可归档。实物档案管理规范为加强我校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利75、用档案资源，根据国家有关规定，结合我校具体情况，特制订本管理规范。一、实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。一般包括奖品、印信、名人字画、校际交流中收受的礼品及学校发展中有纪念意义的物品等。二、实物档案具有形体直观、形状多样性，它直接反映了我校的发展和各方面工作取得的业绩 ，不但具有较高的查考利用价值，而且具有良好的社会教育功能，是文书档案的重要补充，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。三、归档范围（一）奖品实物档案本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的市级以上（含市级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等76、。（二）印信实物档案机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。（三）名人字画实物档案党中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画。（四）学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾、用具等。（五）本校与国内、外校际交往中收受的礼品。四、保管期限实物档案一般比较珍贵，应永久保存。五、归档要求1奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文件材料，此类材料按党政文书材料归档。实物档案未标明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。2印章归档时应附印摸一式两份。3字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括77、物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。4如发现认为有保留价值的、能反映学校发展历程的物品，经档案室认定后，即可归档。六、归档时间和移交手续1奖品类实物档案一般于次年6月底前向档案室移交。印章、字画、礼品可随时向档案室移交。2移交前，立卷部门要填写移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。3如归档单位因特殊原因不能交付实物的，经主管领导同意后应先将实物登记编号后方可在本部门暂存。综合档案室工作职责 一、贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规，规划全校档案工作。二、制订本校档案工作的规章制度，并负责监督指导和检查执行情况。三、做好各类档案的收集（征集）、保管、鉴定、统计和利用工78、作。四、做好档案编目工作，编制各种检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源。五、开展多种形式的档案利用工作，为学校各项工作服务。六、组织全校兼职档案人员培训。七、开展档案宣传工作和利用教育活动。八、开展档案学术研究和交流活动。 各部门主管档案工作领导岗位职责 一、组织本单位人员学习档案有关法令、法规，执行学校档案工作规章制度，按时参加档案工作会议。二、把档案工作纳入本部门工作的议事日程，并作为有关人员的工作评估、考核内容之一。三、确定本部门档案兼职人员，定期检查其平时预立卷工作情况，支持兼职档案员的工作。四、加强与学校综合档案室的联系，共同做好本单位档案资料立卷归档工作。兼职档案员岗位79、职责 一、负责管理收集本单位的文件材料，力求使本部门文件材料保持齐全完整。单位其他同志有义务配合兼职档案员的工作。 二、经常向本部门领导、工作人员宣传档案法、档案工作的意义和作用及我校有关的规章制度。 三、根据学校档案室规定，结合本部门的实际做好平时预立卷工作。 四、负责本部门文件材料的立卷、归档和移交工作，归档案卷要附和国家标准及我校各门类档案质量要求，按时完成归档工作。 五、努力学习档案业务，不断提高工作水平，主动与档案室联系，接受业务指导和监督。档案鉴定和销毁制度档案鉴定是为了更好地保存具有查考利用价值的档案，达到室藏档案既完整精炼又不臃肿庞杂，是一项既严肃又细致的工作，必须以科学态度对80、待。一、 鉴定原则档案鉴定以考虑历史发展的需要，又满足于为现实工作服务为指导思想，贯彻审查从严，留存从宽的鉴定原则。二、 鉴定组织形式档案鉴定销毁工作在档案鉴定领导小组领导下进行，小组成员由我校主管档案工作的领导和有关职能部门负责人及专职档案人员组成。具体工作由档案部门与形成档案内容有关的职能部门共同进行。三、 档案的鉴定方法采用直接鉴定方法，以案卷为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。在鉴定中发现档案不完整、不准确的应进行考证、修订，在案卷备考表中注明。四、 档案鉴定的标准依据各类档案均按照我校各类档案的保管期限表进行。五、 档案销毁工作1档案销毁手续：对确实失去保存价值需要销毁的档案应登记造册，经主管领导批准后，方可进行销毁。2档案销毁方法：销毁档案要指定两名档案工作人员监销，监销人员要对销毁档案销毁清册登记内容认真核对确实无误后送造纸厂监销。3档案销毁工作总结鉴定工作结束后，应写出鉴定工作报告，将档案鉴定工作中的机构、参加人员、鉴定档案内容、数量等情况如实记载以备查考。