1、化工实业公司存货及生产部机电仪管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、 存货管理责任第一条：存货定义存货是指为公司的生产经营活动而储备的各种物资，包括原材料、辅助材料、包装材料、在产品、产成品、辅助生产用品用具、办公用品用具、生活用品用具等。第二条：管理范围存货管理的范围包括在库和在用的存货，涉及到管理存货的计划、统计、定额、经济活动分析等过程都是需要控制和把握的环节。第三条：管理目的用最少的存货成本，以最小的存货规模，在保证存货质量和数量的情况下，较好地维持企业的生产经营活动。第四条：管理原则公司采取对存货的2、相对统一采购，统一库存保管的管理办法，不采取各个部门自行采购和自立仓库的管理办法。这里所说的统一，是统一到采购部采购，涉及到相关部门的由相关部门配合。第五条：管理责任涉及到存货管理责任的有如下部门：采购部、行政部、生产部、工程部、销售部、财务部等。存货管理的责任体系采购部的责任1、 建立采购物资质量、单价、性价比等对比台帐，为掌握市场行情变化服务。2、 组织生产物料、办公用品、工程物资等的采购工作。3、 采购合同及相关资料的归档及保管。行政部的责任1、 制定办公用品、图书资料、生活用品用具等采购计划。2、 制定办公用品等存货的收发领用制度，制定各部门领用限额标准。3、 建立健全各种统计台帐，为3、制定消耗定额积累资料。生产部的责任1、 制定生产用存货的采购计划2、 建立并健全存货的收、发、领、退管理制度，制定存货收、发、领退的操作程序及办法。3、 制定存货的初加工、仓储保管制度。4、 定期组织存货盘点工作（公司财务部监盘、其他部门配合）。5、 负责制定在用工具、物品的实物管理制度。6、 定期组织对在用工具、物品的清查核对工作。7、 建立在用低值易耗品的修理、更换、技术状况跟踪等统计台帐。8、 制定较为合理的在产品、半成品限额。销售部的责任1、 制定已发出未收款商品的管理制度。2、 定期对异地产成品进行盘点，对个别的办事处进行突击抽查盘点。3、 建立销售管理的统计台帐，包括各种原因的退货4、台帐。4、 销售合同、市场行情、客户信息及相关资料的归档和保管。财务部的责任1、 制定并执行有关存货管理的基础制度，包括存货报废程序制定及控制。2、 下达公司统计报表，下达存货储备定额，积累和分析各部门的存货统计数据，为制定和修订公司级的定额提供第一手资料。3、 制定生产系统关于各部门的存货管理牵制制度，利用各部门间和岗位间内在的工作联系在程序操作上形成控制。4、 对存货的现场管理组织抽查：对在用和在库的存货进行定期盘点和抽查，保证账实相符、帐账相符。5、 审查报废存货的性质和数据的真实性，签署对于报废处理的意见。6、 组织履行销毁现场监督职责，对采购计划中的超常规单价进行询价。7、 设置分管5、生产的副总经理（以下简称生产副总）需要的定期统计报表，收集报表报往生产副总；根据生产副总的指示履行存货管理中的其他职务。 二、存货管理程序采购部环节的管理程序第六条：采购计划编报及审批采购员编制采购计划供应部管理下达备料生产进度计划指令公司生产指令分管副总、总经理审批财务部经理审核生产计划部经理审核供应部经理审核上图所示程序说明；第1步 生产部根据公司生产指令制定生产进度计划。第2步 采购部经理向采购人员下达备料采购任务。第3步 采购人员根据生产计划编制材料采购年度计划表和材料用量年度计划表，同时结合仓库库存情况和市场采购情况编制材料定期采购计划表并分别报采购部经理、生产部经理、财务部经理；经6、三方审核后交财务部，并报分管副总、总经理审查。第4步 分管副总、总经理审查采购计划，签批后交采购部执行。 材料采购年度计划表 年 月 日材料名称规 格材料编号各 月 份 需 求 量合计保险存量进 料 计 划1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月月份数量月份数量月份数量总经理： 分管副总： 部门经理： 复核： 制表： 材料用量年度计划表 年 月 日生产批号生产数量材料名称规 格编 号单位用量估计用量规 格编 号单位用量估计用量规 格编 号单位用量估计用量规 格编 号单位用量估计用量总经理： 分管副总： 部门经理： 复核： 制表： 材料定期采购计划编报日期： 年 月 日材料品 名规7、格估计月耗 量订购交货日 期每日耗用 量每日最高用 量保险存量最高存量每次订购数量备注分管副总： 部门经理： 复核： 制表：第七条： 采购申请采购经办人员根据生产计划、采购计划及用料单位要求按下图所示程序办理。申购程序：材料科科长核对申请部门主管证实申请人填申购单判 断询价程序总经理审批 班 采购申请审查程序对于主要原、辅、包装以及一次金额在财务支出审批制度授权金额以上（该金额根据“授权表”具体授权额度而定）的采购事项，须事先实施进行询价及审查程序。填写询价报告表询 价 报 告 表拟采购物资品名： 报告日期： 年 月 日 报告编号：供 应 商价 格质 量询 价 人询 价 日 期审 查 人复核：8、 制表：申 购 单申购部门：申购物资 名 称单位规格拟购数量单价金 额采购日期供 应 商询价报告编号资金是否预算物资用途备 注合 计总经理意见财务经理意见分管副总意见职能会计意见部门意见申购人意见第八条：审查申请凡需进入审查程序的申购，须按下图程序进行： 同 意生产部经理审查申 请 人采 购放弃或重新申购分管副总审查 不 同 意财务部经理核实资金情况报总经理审批第九条：采购合同的签订及审批供应部经理审核生产计划部经理审批财务部经理审批采购员草拟采购合同分管副总、总经理按授权权限审批上图所示程序说明：第1步：采购人员按合同规定程序要求与供应商签订采购合同并分呈采购部经理、生产部经理和财务部经理。9、第2步：三部门经理审核采购合同，签署意见后报分管副总、总经理。第3步：分管副总、总经理审查采购合同，在董事长授权范围内签批后交采购部经理加盖合同章后执行合同。超出授权范围的需报董事长同意后执行。第十条：执行合同并付款采购部经理审核财务部办理付款手续财务部经理审核采购员提出付款申请超出授权范围由董事长审批授权范围内分管副总、总经理审批上图所示程序说明：第1步：采购人员根据已经审批生效的采购合同的付款条件，结合到货实际情况（附材料验收入库单）提出付款申请单，分呈采购部经理和财务部经理。第2步：采购部经理和财务部经理审查付款申请，签署意见后报分管副总、总经理。第3步：分管副总、总经理审查付款申请，签10、批后交财务部办理付款手续。采购人员和职能会计人员应该分别编制合同执行付款备查明细表以防止支付出现差错，导致多付、重复支付等现象发生。合同执行付款备查明细表合同执行部门：合同编号付款日期合同金额本次支付余 额付款经办人增值税发票开具金额备 注第十一条：物资验收入库的控制监督员监督入库保管员检验品种、规格和数量材料物资到达公司不 符 合仓库主管和供应部经理处理后采购员退货符合质检部检验质量不 合 格办理入库，仓库保管员、质检员、监督员采购员或送货员在入库单上签字合格上图所示程序说明：第1步：材料物资抵达仓库，由仓库保管员按送货单及采购合同查验品种、规格、数量，并会同质检人员办理入库。第2步：仓库保11、管员和质检员经检查，品种规格数量符合，质量符合要求，则填写入库单，由仓库保管员、质检员、指定的监督员、采购员或送货员在入库单上签字，对不合格品或不符合要求的材料物资填写拒收材料说明单，交由采购人员负责处理有关退货事宜。第3步：入库单报财务部会计，采购部核算员和留存。入库单必须按实填写，入库单上所填写的只能是合格的，符合要求的材料物资。对没有质检和监督员签字的入库单，财务部会计和采购部核算员应该拒收。仓库保管员应该每天填报材料入库日报表，分别报直接主管和财务部。验收人员则须每天填报材料验收日报表，分别报采购部、质检部和财务部。入 库 单编号： 入库库房： 入库日期： 合同编号：物资名称物料编号规12、格型号单位单价数量金额供应商运杂费采购部经理： 监督： 质检： 库房主管： 采购： 送货：材料入库日报表合同编号： 年 月 日 材料名称单位数量供应商采购人员昨日末存量今日入库量今日末存量 采购部经理： 采购主管： 复核： 质检： 制表： 材料验收日报表 年 月 日材 料名 称单位数量供 应 商采 购人 员合 格不 合 格备 注数 量入 库单 号数 量原 因处 理情 况采购部经理： 主管： 复核： 库管： 制表：第十二条：库房管理库房管理涉及到材料转移、入库、发出、退库、保管等方面。转移材料转移包括移库和移用（一般指领用）。移库须填写物资移库单，办理交接手续，明确责任。物 资 移 库 单 移库13、存日期： 年 月 日 物资名称单位数量质量移出库移入库移库原因备注采购部经理： 采购主管： 复核： 质检： 移出库库管： 移入库库管：入库入库由库管员填写入库单。仓库保管员要认真检验数量、价格、质量，做好验收、保管工作。对原材料入库，需公司质检部检验认可。对贵重材料、精密仪器入库，需有关技术人员检验、签字。发现入库品种、数量、规格、质量、价格不符合采购合同规定时，应暂时不办理入库手续，并及时报告仓库主管和采购部经理，对决定退货的由采购员办理退货。 对货到而票据未到的材料，采购部应在月末办理暂估入库手续，即按合同价或暂估价格填写验收单，办理入库手续，在次月初用红字冲回。发出发出材料应严格控制，要14、按年度生产计划及消耗定额，分别对原、辅，包材及油料、燃料、低值易耗品加以控制。领料人员填写限额领料单并报相关领导审批库管员登记材料发出明细帐，并复核实物库管员月末将发料汇总交财务部库管员审核限额领料单后发料限 额 领 料 单领料部门： 编 号：用 途： 发料仓库：材料编号材料名称规格计 量单 位计划投产 量单位消耗定 额领 用限 额实 发数 量单价金 额领用日期领 用退 料限额节余量数量领料人发料人批准人数量退料人收料人生产副总： 生产部经理： 采购部经理： 库管：1、 实行限额领料对于原、辅、包材可以按单位产量实物耗用定额限制发料。对于难以按实物耗用定额控制的，则实行预算及计划金额控制发料。15、使用单位超限额领料应书面说明原因，经生产部经理签字同意后，方能再填写补领单到库房领料。2、 发料须验证质量、数量 所发材料物资应当附上入库时的质检合格证，并应当场开包检查，所发材料、物资经领发双方确认无误后，双方签字交接。原则上交接后发现质量不合格品，由领用单位自行负责。对生产车间耗用量大，难以逐一开箱检验的材料采用抽样检验，生产车间领回材料后开箱发现不合格，应立即通知仓库和质检人员到现场确认。已上生产线的材料发现因质量不合格或其他原因造成的废品一律由生产车间自行负责。退库多领退库多领材料，应及时开具红字领料单连同完好的材料退库，库管员按入库程序办理入库手续。假退库月末未用完的材料，实物可以不16、退库，而只办理假退库手续，由车间开具红字领料单，列明材料名称、规格、数量、单价、金额、退料单位、经办人员等内容，交库房记帐。同时，开具一张相同内容的蓝字领料单，日期注明为次月初，与红字领料单一起交库房保管员，次月记帐。保管保管的责任包括：质量监管，保证不因人为因素毁损变质。数量监管，保证不丢失。正确收发，保证不错发、多发、少发。存量监控（填制物料管制卡），及时向采购部负责人报告存量，接近安全存量时要书面提出采购提醒。参与盘点物 料 管 制 卡 编 号：材料名称材料编号安全存量材料等级规格型号最高存量日 期入 库出 库结 存日 期入库出库结存采购部经理： 库管：委托加工委托加工由采购部负责控制，17、从库房提料到外厂委托加工，须办理出库手续，加工入库时须办理入库手续。对购回直接运往委托加工厂的，可以加工完毕时再运回办理入库，入库价值为购买价加上加工成本。委托加工须签订合同，按合同执行。办公室环节的物流管理程序办公室主要负责办公、图书资料、后勤低值易耗品的控制。第十三条 办公室所负责的存货采购管理。保管采购主管编制采购计划分管领导审批行政部主管审核各部门物品需用申请、预算、费用控制标准采购入库 授权审批人审批财务经理复核持发票、入库单到财务部职能会计审核 财务部出纳报销付款管理要点：按计划采购采购部经理根据预算及费用控制标准以及各部门提出的物品需用申请，编制采购计划，经行政部主管审核，报经理18、审批后实施。采购期对大宗经常性消耗的办公用品，如文具、纸张等，可定期采购。对临时性需用及价值较高的物品说法以书面形式报告，经批准后,再进行采购。付款办理采购人员根据采购计划购回物品后，办妥入库验收手续，填写费用报销单，连同入库单、发票经行政部主管签字批准，财务部经理、分管副总经理审查签字后即可报销。一次购买金额在授权金额以上的须总经理签批。第十四条、 库房管理入库所有物品购入后都必须经过库房办理验收手续。定期批量采购物品，在货到时，应开列入库单，标明品名、规格、数量、单位、金额、售货单位等内容，连同发票及实物一并交材料科管理员验收。临时特殊用品由使用单位购买的，可在入库时同时开具领料单。一并办19、理入、出库手续。出库各使用部门定期根据计划、预算或金额派人来领用办公用品。领用时应填写领料单一式两份，领用单位一份，材料科一份。领用单上应有使用部门领导签批。记帐库管员应建立库存物品收、发、存明细账，逐笔记录物品变动情况。监管行政部经理、仓库主管应不定期到库房抽查库房管理情况，核实库管员执行有关制度情况，盘点实物，与账本核对，检查其是否相符，以考核库管员工作质量。指导财务部费用核算人员应负责指导库管员业务，协助其记录收、发、存台账，定期到库房稽核。第十五条、 在用办公用品的管理办公用品（工具）配备定额领用人离职、离岗个人耐用办公用品、工具使用期满或报废库房行政部经理审批领用单位负责人审查领用单20、位开具领用单 退回销账记录生产部机电仪管理环节的物流管理生产部机电仪车间负责生产设备用低值易耗品（修理用备件和工具）的控制。第十六条、 日常管理提出备品备件等需求计划、报分管副总经理、总经理审批财务部进行核算处理按需要办理工具、备品备件的领用手续定期统计工具、备品备件使用及报废情况并报财务部采购部根据审批同意的计划实施采购第十七条、 在用备品备件的管理制定各工种应配备的工具种类及金额。制定并执行工具使用管理制度。建立员工工具使用登记卡，详细记录其领用，退回、报废等情况。 生产部生产车间环节物流管理第十八条、 在产品管理目标健全生产记录，准确反映产品生产各环节的投入、产出及质量状况。缩短生产周期21、，控制、减少在产品的资金占用量。严格按照生产工艺及周期，制定并执行各工序在产品定额。第十九条、 在产品管理按工序控制在产品数量，努力做到均衡生产。月末按品种，工序盘点在产品，及时填报在产品统计表交财务部。认真分析在产品结存量的分布及数量变化情况，对异常情况应及时采取措施，努力将在产品控制在定额范围内。各生产车间之间交接在产品，须填写交接单，做到交接单与实物同步流动。生产部、销售部环节物流管理公司产成品控制由生产部和销售部负责。职责划分是：公司库存产成品由生产部控制，出库后（即形成异地产成品、分期收款发出商品和发出未收款商品）由销售部控制。生产部设产成品库房及专职库管员，负责产成品的收、发、盘点22、等工作。产成品库管员应保证及时准确办理产成品出、入手续。产成品库应该做到物品存放整洁有序，分区存放，确保库存产成品安全、完整，降低人为损耗。第二十条、 产成品入库1、正常生产完工产品入库生产车间完工产成品经质检部检验合格，开具产成品合格证，生产部开具入库单，连同产品一起交库房。库管员认真核对合格证、入库单、产品等，核对无误后，签收入库，并登记明细账。车间 不合格完工质检人员检验合格成品库验收、记账2、车间返修品入库车间返修合格的产品，入库手续与正常生产完工品入库基本一样。3、销售退回入同意不同意通知营销员退货销售部审核相关部门填写退货申请寄交提货单开具红字调拨单产成品库验收，分区存放，并登记明23、细账财务部开红字发票做账务处理上图所示程序说明：第1步 产品发出后需要退货，符合公司文件规定退货条件的应由各办事处（针对办事处销售部分）或销售部（厂部直销部分）填写退货申请，销售部审核后，通知销售人员退货。第2步 销售人员将所退产成品的提货单寄或销售部，由销售部登记并开具红字调拨单交储运人员送交产成品库。第3步 产成品库由专人负责验收，核对实物与单据所列内容，相符后可在红字调拨单上签字验收。第4步 财务部凭红字调拨单开具红字发票，由销售人员退回原发票，也可待下次要货时，少开发票冲抵。4、因质量问题发生的退库处理同意办事处或经销商申请退货销售部经理审核申请 退回产成品库验收合格隔离存放待验入库生24、产部返工质检部检验退货处理报告单返修品分管副总（或总工程师）签批不合格进入处理程序上图所示程序说明产品因质量问题退库后，库管员应将退回的产品与正常库存产品隔离存放，并挂上标志牌，同时填写退货处理报告单，交质检部检验，待出具检验报告并经分管副总经理（或总工程师）审批后，根据不同情况处理：经检验属合格产品，则转入正常产品区存放，并按规定发出销售。属可返修产品， 通知车间领回返工，车间根据分管副总理（或总工程师）签批的退货处理报告单，办理入库，同时开具出库单（一式三份）到库房领回返修品，双方核对产品与单据内容一致后签字，由仓库管理员发货。出库单一份留生产部，仓库管理员及财务部各一份，据以记账。属可作25、为次品处理的，在经分管副总理(或总工程师)批准后由销售部作次品销售。第二十条、 产成品出库产成品出库有三种情况：厂部直接销售，经销商购货，移库驻外办事处（但未销售）1、公司直接销售：财务部开发票财务部收款销售部开发货单与签定销售合同成品库发货购货人提出购货销售部填制发货通知单，列明购货人（单位）、地址、产品名称、数量、单价、金额、制单人，并加盖销售专用章，交财务部据以开发票。购货人持发货通知单和发票到财务部交款，凭盖有财务专用章和收款章的提货单及发票到库房提货。产成品库管员应核对发货单及发票内容后，发货并记账。财务部开发票、记账2、经销商购货经销商提出要货计划查核应收账款余额销售部审查并开调拨26、单、签销售合同运单、调拨单成品库发货经销商或办事处事先向销售部提出要货计划，销售部审核销售合同及各经销商应收款余额后，确定是否发货及发货量，并开具产品调拨单，经财务部审核后，通知库房发货。储运人员凭单到库房提货。库房据单发货后，连同运单等单据一并交财务部开发票，并记入销售和应收账款明细账及总账。3、办事处移库：财务部记账办事处提出要货计划查核办事处库存销售部审查并开调拨单运单、调拨单成品库发货办事处提出要货计划，销售部审核计划，审查办事处库存后确定是否发货及发货数量，如果确定发货，则开具调拨单和发货通知单，一联交财务记账，一联储运到成品库提货。成品库审查发货通知单和调拨单后（需经财务审核方有效27、），发货并登记明细账。存货清查第二十二条 存货清查频率贵重材料和易发生短缺的材料、产成品应每旬或每月清查一次。产成品每月或每季清查一次。其他存货每半年或一年清查一次。所有存货每年末都须进行一次全面清查盘点。第二十三条 存货清查的要求日常存货清查由各分管部门组织，须查存货的数量、质量、填写存货盘点报告表并交财务部门。财务部门必须派人监盘。存货盘点报告表盘点区号： 组别：盘点日期： 年 月 日 编号：盘点对象类别：A、原料B、在产品C、废料D、成品编号：品名：规格：单位：盘点时本物位置：存货状况：A、良料B、次料C、废料D、其他备注：盘点数：账面数：盈（亏）：复核：记录员：盘点员：注：本表应事先编28、号，以利控制第一联：财务部；第二联：主管物料部门；第三联：贴于物料存放位置。年终存货清查以各部门为主，组织采购、销售、质检、财务等部门参加，坚持以实物为主，逐个、逐件进行现场清点，边点边对品种、规格、数量进行记录，在清查的基础上，分类汇总数量，然后与清查期末账面余额核对，最后仓库编制存货盘点报告表。清查中发现盘盈，盘亏或存货因故毁损，应认真查明原因，盘亏数额较大或超过损耗率时，应专题报告。第二十四条 清查结果处理公司领导开专题分析会库房填写盈亏报告 超耗部门经理审查作出意见财务部审查 分管副总经理签批总经理签批上图所示程序说明：日常清查中，在规定损耗率范围内的盘亏，由库房填写存货盘亏报告表，一29、式两份，说明原因，报部门经理审查签字，再交财务部审核，财务部经理签字核准后，报呈分管副总经理审批后，一联交库房调账，一联交财务部处理。年终存货清查中发现的盘亏毁损，损耗率在规定范围内的，仍按上述程序处理。在清查中发生的超过规定损耗范围的存货亏损，应由公司领导组织专题分析会，查明情况分清责任。对直接责任者，应负赔偿责任。明确责任后，再由库房填写盘亏报告表，一式两份，并附详细说明，经部门经理签字，财务部经理审核签字，分管副总签字，并呈报总经理核准后，库房记账，财务部作账务处理。存货价值管理第二十五条 存货价值管理部门：由财务部统一归口管理。第二十六条 存货数量核算1、对公司的存货，一般采用永续盘存30、制，即日常核算按收、发、领、退单据如实入账。在盘点时，要求账实相符，出现不符应查明原因，再作盘亏盘盈处理，公司除在产品以外的存货都按永续盘存制核算。2、由于在产品流动性大，变动频繁，采取实地盘存制，即每月末实地盘实在产品数量作为账面结存，根据上期盘存数与本期领用数计算本期耗用数。在条件具备时，再采取永续盘存制与实地盘存制相结合的方法核算在产品。第二十七条 存货价值计量存货计价方法主要有两种：计划成本和实际成本。对具备有历史数据，价格相对稳定的存货，可以采用计划成本法，反之采取实际成本法。本公司采用实际成本法计算存货单价。结转成本方法很多，有先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动平均法等。一般31、根据ERP系统考虑选择移动平均法或加权平均法。对低值易耗品，可以一次摊销，对价值较高的可采取五五摊销法。具体根据税务部门批准的方法实施。第二十八条 存货管理的财务监督财务部不定期稽核库房管理，检查其收发结存记账是否及时、正确，并不定期抽查其账实是否相符；财务部派员参加存货清查；财务部按存货类别设立存货明细账，并做到期存货的会计账与仓库的实物相符，定期核对，发现不符就及时查明原因 ，并报告上级处理。三、存货管理的考核第二十九条 存货管理的考核涉及到存货管理的各部门负责人是存货管理的考核范围，各部门负责人将考核进一步细化到部门每一个人，各部门负责人的考核指标和办法由分管副总经理、财务总监、财务部经理共同制订，报总经理批准后实施，由财务总监组织实施考核，考核结果由行政人力资源部处理。四、附则第三十条，本管理制度呈总经理核准后实施，增设修订亦同。