1、汽车4S专卖店采购、财务及组织结构管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 专卖店标准组织结构一、专卖店标准组织结构图二、岗位描述： 职称：专卖店经理总体工作目标：负责专卖店整体生意的运作，以实现专卖店整体的生意目标（销量、利润、xx的品牌价值等）及在所辖范围内各分销商的良好表现，同时还负责专卖店组织结构及运作系统的构架、提高和完善，以实现专卖店的长期可持续发展要求：教育程度及经验：高中及高中以上，丰富的汽配分销运作经验其他要求：出色的领导才干，解决问题的能力，分析思考能力，和他人有效工作的能力，沟通能力及正直的品性2、。职责：&159; 负责实现专卖店年度和季度经营目标（销量、利润、车系及区域覆盖面、生意促销计划等）；&159; 负责实现所辖经销商的良好表现（客户服务、价格执行、窜货假货控制等）；&159; 负责发展下一级经销商；&159; 负责年度和季度经营的计划及部署；&159; 下级代理商、汽车修理厂等公共关系和xx品牌的维护和发展；&159; 负责人员的培训、发展、考评和奖惩；&159; 负责所在区域的长期可持续发展；a) 人员配置/招聘b) 制定有效的策略和计划发展生意c) 跨部门的有效沟通职称：销售代表总体工作目标：具体负责销售目标（分销、助销、促销、销量等）的实现，以及和下级经销商及客户建立良3、好的合作关系。要求：教育和经验：高中及高中以上；丰富的汽配产品的技术经验和销售经验其他要求：口头和书面沟通能力，说服性推销能力，一定的分析、解决问题能力，不怕吃苦的精神，为人诚实正直。职责：&159; 通过拜访相关经销商，宣传xx的产品和理念，吸引符合标准和总体布局的经销商加盟；&159; 通过分销、助销、促销等手段实现每月的销量和收款目标；&159; 负责和专卖店经销商一起向终端推广产品&159; 参与制定向xx总部进行的期货采购、补充采购、和紧急采购的计划；&159; 负责监督经销商的经营行为（价格、服务、假货等）；&159; 负责向经销商提供技术支持，安排经销商人员接受xx总部的培训；&4、159; 负责维护专卖店同经销商的关系；&159; 负责修理厂、汽车零售商等汽配需求信息的收集；&159; 负责开展或配合xx总部开展营销活动；&159; 负责向xx总部汇报发展、管理经销商的情况和相关市场信息；&159; 定期接受xx总部的产品技术和销售业务的培训。 职称工作职责财务&159; 负责专卖店的日常财务工作；&159; 负责专卖店和xx总部、经销商间的财务事务；&159; 负责定期向xx总部汇报专卖店的销售情况、库存情况。店面管理员&159; 负责执行向xx总部的期货采购、补充采购、紧急采购计划；&159; 负责给经销商组织货源、安排发货；&159; 负责店面日常的零售工作；&15、59; 负责维护店面的形象，使之达到xx规定的标准；&159; 向专卖店经理、销售代表反馈所接触到的销售、需求信息和库存量的信息。出纳&159; 日常的出纳工作；&159; 现金管理；&159; 协助店面管理员和仓库保管员处理日常事务。仓库保管员&159; 管理汽配的入库、纪录、保管、整理货架、陈列、以及汽配的出库；&159; 按照店面管理员的要求配送&159; 按照要求提供库存量的信息。 专卖店标准财务管理制度1 目的及适用范围1.1 为使xx与专卖店合作发展财务策略以达成双方的业务目标，特制定本制度文件。1.2 本制度文件适用于xx所有的专卖店。1.3 本制度文件xx公司市场部拟定，公司总6、经理最终审定，其解释权及修改权属xx市场部。1.4 本制度文件从20 年 月 日起执行。2 原则2.1 使用现有的财务及商业信息，分析商务财务业绩2.2 识别不足之处提高现有业绩2.3 通过保持良好的内部控制降低经营风险3 财务管理程序3.1 专卖店财务主管负责于每月底前编制专卖店财务三表：资产负债表、损益表、现金流量表，并将财务三表相关内容汇总为xx专卖店月度财务快报，并编制月度进销存快报于次月5日前报xx市场部3.2 专卖店财务主管负责每月定期组织相关人员借助财务报表对照经营目标回顾经营业绩： 比较不同期间销售收入/收益和负债要素变动比率和差异绝对值 用历史数据进行业绩评估，判断是否处于上7、升或下降趋势 从别的来源或从同行业或具有相同经营项目的其他部门，采集其他现有的数据，以此为参照评估经营业绩或当期营业结果3.3 在专卖店经理主持下，财务主管通过上述分析找出存在的差距及原因，并制定下一步行动计划，并于次月5日前将行动计划报xx市场部专卖店经理负责行动计划的实施，并根据实施过程中的实际情况进行相应调整。 4 相关文件与记录4.1 xx专卖店月度财务快报4.2 行动计划4.3 月度进销存快报4.4 专卖店分销明细表4.5 专卖店零售明细表 xx专卖店月度财务快报专卖店名称： 联系电话：报送时间： 年 月 日 单位：元 顺序号项目名称本月数顺序号项目名称本月数1商品销售收入18货币资8、金2减：销售折扣与折让19应收票据3商品销售收入净额20应收帐款4减：商品销售成本21预收帐款5 经营费用22其他应收款6 商品销售税金及附加23固定资产净值7商品销售利润24短期借款8主营业务利润25应付票据9加：其他业务利润26预收帐款10减：管理费用27其他应付款11 财务费用28应付工资12 汇兑损失29应付福利费13营业利润30未交税金14加：投资收益31未付利润15 营业外收入32预提费用16减：营业外支出33实收资本17利润总额34未分配利润补充资料：1本月购入配件金额3累计购入配件金额2本月销售配件金额4累计销售配件金额其中分销金额：其中分销金额：其中零售金额：其中零售金额：59、本月未库存金额审核： 制表：行动计划专卖店名称： 联系电话：报送时间： 年 月 日 针对的主要问题措 施负责人计划完成时间需xx配合的事项：审核： 制表：月度进销存快报专卖店名称： 联系电话：报送时间： 年 月 日 序号配件编码初期库存当期进货当期销售月末库存审核： 制表： 月 专卖店分销明细表专卖店名称： 联系电话：报送时间： 年 月 日 序号专卖店经销商名称当月采购金额审核： 制表：专卖店采购管理制度1 目的及适用范围1.1 为规范和指导专卖店向总部的采购行为，特制定本制度文件；1.2 本文件适用于所有专卖店的采购活动；1.3 本文件由xx总部业务部负责制定、解释、修改；1.4 本制度文件10、从2003年 月 日开始实行。2 专卖店采购管理制度为保证专卖店采购作业的顺利进行，xx总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。专卖店也可以通过xx的网站，随时随地获取相关信息。专卖店结合需求计划和xx的供应信息进行采购时，需遵守的管理办法如下：1、 专卖店月度计划采购作业管理2、 专卖店紧急采购作业管理3、 专卖店收货验货发现问题的处理办法4、 专卖店间库存调配方法5、 附录：采购流程中的相关表格专卖店月度计划采购作业管理一、月度计划采购作业规定1月度计划采购是指专卖店每月向xx总部预期订购商品的采购活动，是专卖店采购的主要形式；2专卖店每月订货一次，于每月十五前上11、报月度计划采购单，所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。期货采购的到货周期预计为六十天；3公司总部在订单上报的三天内处理订单，在专卖店上报所有月度报表的情况下，确认订单，并将确认单回传各专卖店；4专卖店对确认单进行核实无误后，盖章，作为执行订单回传公司总部。加盟时未缴纳保证金的专卖店，需付订金（暂定：订货额的30%）。执行订单经盖章后不可更改；5公司汇总各专卖店的执行订单，向日方(厂家)订货。在货到后，通知各专卖店汇款，总部收到汇款后发货。二、月度采购计划的制定专卖店月度采购计划的制定，必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上，科学有序的进行。在采购计划制定之前，销售代12、表应同下级经销商充分交流，准确预测月度市场需求，并将市场预测通报给店面管理员；仓库保管员同时将库存情况通报店面管理员；店面管理员综合销售代表的预测、店面零售情况、库存情况和最低库存量来制定月度采购计划，上报专卖店经理批准后执行。销售代表店面管理员需求预测库存情况零售情况月度的计划采购订单专卖店经理最终月度订单月度采购计划制定示意图：仓库保管员三、月度计划采购示意流程（略）否专卖店紧急采购作业管理一、 购买货物紧急采购作业规定1 紧急采购是指专卖店为弥补月度采购计划的误差，对部分产品进行紧急采购，采购到货周期一般为1-3周，是月度计划采购的补充；2 紧急采购是一种非计划的采购行为，xx总部不能完13、全保证产品的供应，但是总部会积极组织商品货源；同时为提高专卖店计划采购的水平，要求专卖店每月的紧急采购不超过4次；3 总部在收到专卖店紧急订货单后，首先通过总部库存组织货源；如果总部有货，总部将发出出库单；专卖店收到出库单后，应在24小时内付款，总部收到汇款后立即发货；逾期不付款，总部按照专卖店取消本次紧急采购处理；4 如果总部无货，则通过专卖店间库存调配方法安排专卖店间库存调配；二、紧急采购示意流程（见下页） 专卖店xx销售部xx财务部xx责任人表单备注有 无 3完 成采购 损缺？接受货物1交付采购款上报补充订单 2取消此次订货总部组织货物有无 损缺货处理按单发货专卖店间库存调配有货？总部确14、认订单否 是 接收汇款24小时内收到？ 销售人员采购人员销售人员会计人员出货人员销售人员储运人员1补充订货单2.出库单3.发运通知单专卖店收、验货及发现问题的处理办法一、 收验货规定1 专卖店和总部双方都应严格按照此规定进行收货、验货，以便顺利处理收验货过程中肯能发现的问题；2 总部发货：总部出货人员按照出库单清点货物，在出库单上签字存档后，将出库单附于货物内；3 与承运商办理货物托运手续：承运商负责填写货运单，详细列明托运的货物种类、数量、包装；4 总部以发运通知单通知专卖店接货；5 专卖店接货：专卖店收到货物，在确认货运外包装无破损后，排除承运商责任后，按照出库单和承运商的货运单，核对实物15、；6 发现实物与清单不符，以及货物质量问题，专卖店应立即把发运通知单回传总部。二、 处理原则双方配合、实事求是、分清责任、公正处理专卖店间库存调配方法一、 专卖店间库存调配规定1 专卖店间库存调配，是为满足部分紧急采购的一种手段，是xx特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务；2 需求方专卖店在紧急采购单中申请在总部无货的情况下，由总部安排库存调配，专卖店间不得自行进行库存调配；3 总部在了解其它专卖店库存的情况下，考虑运输成本、方便性等因素，联系供给方专卖店，根据供给方自愿的原则进行调配；4 需求方收到总部调配确认后，可以采用建议调配价（供方进价*1.05-1.1）从供方采购商品，并负担商品的运费。二、库存调配示意流程（见下页）需求方专卖店xx业务部供给方专卖店xx责任人表单备注紧急订单总部确认订单 协调库存调配有货？ 申请调配？21同潜在供方联系收到无货通知成功？ 接收汇款 发 货 接受货物 34有 无是 否无 有 是 否 一般采购作业流程 收到无货通知 传递潜在供方信息缺损？完成调配缺损货处理4订单处理人员订单处理人员订单处理人员1.补充采购单、紧急采购单2.无货通知单3.库存调配出库单4.发运通知单