1、贸易有限公司公文管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1、目的本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。2、适应范围公司各部门3、公文管理的核心3.1为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅颁布的国家行 政机关公文处理办法，结合公司情况，特制定本办法。3. 2公司的公文，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行 公司各项活动的重要工具。3. 3公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工 作。3. 4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。32、. 5公文处理必须严格执行公司有关保密的规定，确保公司机密的安全。3. 6公司各级负责人应当重视公文处理工作，并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。3. 7行政人力资源部是公文处理的管理机构，主管本公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。4、公文种类4.1公司公文种类主要有以下八种：4. 1.1决定（决议）：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更 或者撤销下级单位（部门）不适当的决定事项。通知（批复）：适用于批转下级单位（部门）的公文，转发上级主管和不相隶属单位 公文，传达要求下级单位（部门）办理和需要有关单位（部门）周知或者执行的事项， 任免人员；答复下级单位（部3、门）的请示事项。通报（意见）：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；对重要问题提 出见解和处理办法。4. 1.4报告（请示）：适用于向上级主管汇报工作，反映情况，答复上级主管的询问；向上 级主管请求指示、批准。4. 1. 5函：适用于不相隶属单位Z间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。4. 1.6会议纪要：适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。5、行文规则5. 1 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送 形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。5. 2除上级负责人直接交办的事项外，不得以单位（部4、门）名义向上级负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。5.3受双重领导的单位（部门）向上级单位（部门）行文，应当写明主送机关和抄送机关。 上级单位（部门）向受双重领导的下级单位（部门）行文，必要时应当抄送其另一上级 机关。6、发文办理6.1发文办理包括拟稿、审办、审核、会稿、签发、复核、印发、登记、签收程序。草拟公文应当做到：情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规 范，标点正确，篇幅力求简短；6. 1.2拟稿后，应由核稿人对文字进行核定成文。核稿人为拟稿人的上级主管；6. 1.3审办：审办单位根据情况确定是否采用公文形式，明确处理意见；6. 1.4审核：经审办后由拟稿人将草拟5、公文送至文稿审核单位进行审核定稿；董事会公文由 各董事审核；公司公文由公文涉及部门的负责人、公司相关领导审核。会稿：指由拟稿人根据审核意见汇总进行修改后，再交会稿人会稿形成正式公文。签发：指定稿后的公文在发文前须由相关单位（部门）会签的过程。6.1.6. 1以公司名义对外发文，会签人应包括总经理、常务副总经理、公文涉及的主管领导 等，签发人为总经理;须由董事会审核的公文在正式发文前须取得相关董事会决议。6. 1.7复核：公司公文由行政人力资源部负责印发并存档。公文正式印发前，应进行复核。 复核重点是：审核公文形式，签发手续是否完备，文件标题是否准确等。6. 1.8印发、登记：由行政人力资源部负6、责印制、盖章，并登记然后下发。6. 1.9签收：公文印发时须由签收人签字确认。6. 2公司内部各部门行文应遵守以下规则：6. 2. 1未经上级公司领导审核批准，公司内部任何单位部门不得自行对外正式发文。涉及多个部门职权范围的事项，主办部门应主动协商，并取得一致意见后方可以公司 名义行文。部门Z间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。6. 2. 3本部门内的重要行文，应当同时抄送直接上级主管。受双重领导的部门向上级主管行 文，除了主送对象外，应当写明抄送对象。上级主管向受双重领导的下级部门行文, 应当抄送其另一上级主管。6. 3草拟公文应当做到：6. 3.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。如7、提出新的政策、规定等，要切实可行并加 以说明。6. 3.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点 正确，篇幅力求简短。6. 3. 3公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。6. 3. 4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。6. 3.5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文 应当明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。6. 3. 6应当使用国家法定计量单位。6. 3.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写 形式，应当在第一次出现时注明8、准确的屮文译名。6. 3.8公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具 有修辞色彩语句屮作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。6. 4以本部门名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本部门名义 制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。6、收文办理6. 1收文办理指收到外单位公文的办理过程，包括收到登记、传递、签收、处理四个程序。6. 2收到登记指由行政人力资源部门专人在收到外单位公文时统一进行登记，填写收文登 记表。6. 3签收指收文对象在收到行政人力资源部门专人送至的外单位公文后，在收文登记表上签名9、予以确认。6.4处理指收文对象在收到外单位公文后处理并行文的过程。7、公文归档7.1公文办理完毕后，应当根据档案管理制度和其他有关规定，及吋整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。7. 2归档范|韦|内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归 档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。7. 3联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形 式的公文副本。7. 4本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程屮形成的公文，由其兼职机 关整理（立卷）、归档。7. 5归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有10、关规定定期向档案部门移交。7. 6拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。8、文件管理8. 1公文用纸一般采用国际标准A4型（210nimX297mni）,左侧装订。8. 2公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，以确保归档公文的齐全、完整，便于 以后调用；员工个人不得保存应当归档的公文。8. 3公司内各部门所发的文件由行政人力资源部门统一留存管理，文件底稿作为公文审核签 发单的必备附件由行政人力资源部统一归档保管。8. 4公司一般性公文的调阅、借阅、复印需部门负责人审批，重要的文件资料需公司总经理 审批，涉及秘密的按照保密管理制度的规定执行。8.5员工调离工作岗位11、时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。8. 6公文归档。参照档案管理制度的有关规定。9、附则9.1本制度由行政人力资源部负责解释、补充，常务副总经理审核，总经理批准生效。9. 2本制度口批准发布之日起实施。本制度实施后，公司之前实施之制度与本制度有抵触的规定一律以本制度为准。公文管理作业流程公文管理作业流程标准任务节点任务程序.重点及标准时限文件行C3按照档案管理要求进行管理随时政C6内部公文发布部C7C8C9天 当2 C职能部门D211D务总 常 副B4B83 亠B关位 相单E1OE1总经理A5A8公文版头XXXX贸易有限公司文件签发人:XX字(2012) 号主题词:主送：抄送：发文单位：XXXX贸易有限公司签发日期：年 月日XX发文签收单编号：ZAXZ文件名称：文件号：日期:收文部门签收人收文部门签收人文件传阅单文件名：编制部门：传阅要求：部门传阅意见传阅时间