1、集团公司企业标准管理制度编写规则编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 集团有限公司企业标准管理制度编写规则(修订)1 目的为了规范集团各项管理制度的编写制订工作，促进集团制度化建设，不断提高企业管理水平，特制定本规则。2 适用范围本规则规定了集团管理制度的制定原则、管理制度的构成、编写要求。本规则适用于集团各部门、各子公司及其下属单位各项管理制度的编制。3 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规则的引用而成为本规则的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；凡是不注日期的2、引用文件，其最新版本适用于本部分。GB/T1.1-2000 标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写规则。GB/T 15498-2003 企业标准体系 管理标准和工作标准体系。4 管理制度编写的基本要求4.1 合法性管理制度应贯彻国家有关政策、法令和法规，遵守集团基本法，与同级有关制度规章相协调，下级制度不得与上级制度相抵触。4.2 完整性管理制度在其范围所规定的界限内按需要力求完整。4.3 准确性管理制度的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的图样、表格、数值和其它内容应正确无误。4.4 统一性管理制度中的术语、符号、代号应统一，并与其它的相关3、管理制度一致，已有国家标准的应采用国家标准，已有集团标准的应采用集团标准。同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系，类似部分应采用相同的表达方式与措辞。4.5 适用性管理制度应尽可能结合集团的实情编写，同时应符合集团战略规划及集团基本法，力求具有合理性、先进性和可操作性。5 管理制度的结构5.1 内容划分管理制度一般由名称、目的、范围、规范性引用文件、关键词语解释、职责、管理内容和方法、报告和记录、其它、终结线、批准实施日期标注栏、编写标注栏及附录（或附件）等部分组成。5.2 层次的描述和编号6.3.5 章章是管理制度内容划分的基本单元。在每项管理制度中，应使用阿拉伯数字从开始对章编号。编号应4、从“目的”一章开始，一直连续到附录之前。每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。6.3.6 条条是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如5.1.1.1、5.1.1.2等）。同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第10章的条文中，如果没有10.2条，就不应设10.1条。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。例如：10.1有标题，则10.2也应有标题。第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层5、次的条可同样处理。6.3.7 段段是章或条的细分。段不编号。编写段时不宜出现“悬置段”，以避免在引用这些段时产生混淆。“悬置段” 是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。6.3.8 列项列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项中每一项前应加破折号。如果需要识别时，则在每一项前加上后带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。6 管理制度的起草6.1 名称名称为必备要素，它应置于管理制度正文首页。名称的结构为“单位名称管理制度主题”。例如：*控股6、集团有限公司企业标准安全管理制度。制度名称除采用“管理制度”以外，也可采用管理活动的主题与“程序”、“规则”、“办法”、“规定”等的组合，例如：合同评分程序、能源管理办法、财务管理制度等。名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。名称不应涉及不必要的细节。6.2 目的目的为必备要素，它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了，制定本制度（或本条例、本规定、本办法、）”。6.3 范围范围为必备要素，它应置于“目的”之后。范围包括管理制度内容范围及其实施范围。如果管理制度名称中已包含其内容范围，可只陈述其实施范围。6.4 规范性引用文件规范性引用文件7、为可选要素，应置于“范围”之后。规范性引用文件的表述应符合GB/T 1.1-2000标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写规则中关于本部分的要求（具体内容见附录1）。特别地，所有规范性引用文件应由下列引导语引出：“下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。”但在制度编制过程中仅作为参考的引用文件、资料性引用文件、非公开的文件不应作为规范性引用文件，宜作为参考性文献在附录中列出。6.5 关键词语解释关键词语解释为可选要素。当管理制度中某些关键词语尚未8、普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。6.6 职责职责为可选要素。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。6.7 管理内容和方法管理内容和方法是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。本规则中所指“管理内容和方法”并非该章的推荐标题。管理内容和方法应符合GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系6.3.5中的要求（具体内容见附录2）。6.8 报告和记录报告和记录为可选要素，应规定该项管理活动所形成的报告、记录的格式、签发、传递路9、线和保存期限。6.9 其它其它为必备要素，它应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门、实施时间。当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：制度自本制度实施之日起即行废止。现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。6.10 终结线在管理制度最后一个条款之后应有终结线。6.11 批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏为必备要素，表述内容包括管理制度批准单位名称及日期、实施日期。例如：“*控股集团有限公司2004-05-25批准 2004-05-26实施”。批准10、实施日期标注栏置于管理制度首页页脚处。6.12 编写标注栏编写标注栏为必备要素，表述内容包括管理制度版次、有效期限、起草部门、起草人、起草部门负责人、审核部门负责人及批准人，置于终结线之后的版面下方。6.13 附录（或附件）附录（或附件）为可选补充要素，主要是帮助理解管理制度的内容，以便正确贯彻执行。管理制度的每次修订均宜在附件中说明各版次历次修改沿革说明。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：范例；管理制度中所引用的参考性文献资料或目录；管理制度中所引用的政策法规名称；管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍。附件的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：表格式样或图例；管理制度历史上各11、版本的修改沿革说明。附录（或附件）中的图表编号与正文中的图表编号应分别采用不同的编号方法。7 编排格式7.1 幅面与页边距幅面采用A4幅面（210mm297mm）。页边距的设置：上边距、下边距各为2.54cm,左边距、右边距各为3.17cm。7.2 名称管理制度名称用三号黑体加粗水平居中排，置于首页版面上部。单位名称与其它要素分行，行间距为3mm。7.3 管理制度编号首页管理制度的编号置于名称后，与名称之间空一行，用小四号黑体加粗居版面右侧排。管理制度编号与管理制度正文之间用一水平粗实线分隔,线长同版面宽度。管理制度编号与水平粗实线的距离宜为2mm，管理制度正文与水平粗实线的距离宜为一行。从次12、页开始到最后一页，管理制度编号均置于页眉右侧，用小四号黑体加粗字体排。从次页开始，管理制度编号与正文之间无分隔线。7.4 章、条、段 章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。章的标题占两行。段的文字空两个字起排，回行时顶格排。章、条的编号及章的标题用小四号宋体加粗排。条的标题及章、条、段的内容用小四号宋体排。7.5 列项各项前面的破折号或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）均空两个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边五个字的位置。字母编号下一层次的数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）、破折号或圆点均空四个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边七个字的位置13、。列项的内容用小四号宋体排。第一层次列项中的段空四个字起排，回行时应置于距版心左边五个字的位置。7.6 图、表管理制度中每个图、表均应有图题或表题并从1开始予以编号。即使只有一个图、表时也应编号。表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用小四号宋体加粗排。表内文字内容用五号宋体排。图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用小四号宋体加粗排。图内文字可用五号或小五号宋体排。7.7 终结线终结线置于管理制度正文的最后一条之下空一行，为一居中粗实线，长度宜为版面宽度的四分之一。终结线不能另起一面编排。7.8 批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏应置于管理制度首页页脚两侧，与正文用同版面宽的粗实线分隔。批14、准单位名称及日期置于左侧，实施日期置于右侧，用五号黑体加粗排。 7.9 编写标注栏编写标注栏置于终结线之后，邻近页脚。该标注栏为表格形式，6列4行，宽同版面宽度。行高宜为10mm，列宽视情而定，应美观。编写标注栏内标题用小四号黑体加粗排，其它的用小四号宋体排。编写标注栏不能另起一面编排。7.10 附录（或附件）附录（或附件）编号以及附录（或附件）标题，每项各占一行，附录（或附件）编号用五号宋体,置于版心左上侧,附录（或附件）标题用四号宋体加粗，于附录（或附件）条文之上居中位置。附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面。如果有多个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录（或15、附件）之间距离宜大于20mm。管理制度中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。8 其它8.1 本规则为第二版，即第一次修订，修订沿革说明见附件1。8.2 本规则对于管理制度编写未作说明部分依通行惯例处理，不作特别要求。8.3 本规则由经营管理部负责解释与修订。8.4 本规则自总裁签发批准之日起生效执行。版次第二版批准人日期20xx-10-26有效期限20xx-10-24至2007-10-23审核部门负责人日期20xx-10-24起草部门负责人日期20xx-10-24起草部门经营管理部起草人日期20xx-10-24附件1管理制度编写规则的修订沿革说明集团 管理制度编写规则完全替代 Q/*16、G 01.02.02-2005 管理制度编写规则。本次修订考虑了集团近年来大力推行制度化管理，规范化管理水平大幅度提升，在原管理制度编写规则的基础上进一步规范了集团管理制度的编写。本规定与 Q/*G 01.02.02-2005 管理制度编写规则相比，主要变化如下：增加了第3章、6.4条、6.8条、8.1条；增加了两份资料性附录；对于管理制度的内容划分进一步按国家标准进行了规范，增加了规范性引用文件、报告与记录部分内容，同时进一步明确管理内容与方法的起草应符合国家标准；批准实施标注栏的内容进行了调整，以利于制度的审核与批准；本制度中第2章、5.1、6.1、6.2、6.7、6.11、6.13、7.17、8等条内容在原制度基础之上有所调整；修订后的各条款与 Q/*G 01.02.02-2005 管理制度编写规则存在对应关系，但应注意条款编号的变化。本标准2005年6月24日首次发布，本次为第二版，第一次修订。附录1GB/T 1.1-2000标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写规则部分条款摘录以下条款均摘自于GB/T 1.1-2000标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写规则。6.2.3 规范性引用文件规范性引用文件为可选要素，它应列出标准中规范性引用（见6.6.6.5）的文件（这些文件一经引用便成为标准应用时不可缺少的文件）一览表。对于注日期的引用文件，应给出年号以及完整的名称。对于18、不注日期的引用文件，不给出年号。不注日期引用一项标准的所有部分时，应在标准顺序号后标明“（所有部分）”及其名称的相同部分，即引导要素和主体要素，见附录D。一览表中引用文件的排列顺序为：国家标准、行业标准、地方标准（适用于地方标准的编写）、国内有关文件、ISO标准、IEC标准、ISO或IEC有关文件、其他国际标准以及其他国际有关文件。国家标准、ISO标准、IEC标准按标准顺序号排列；行业标准、其他国际标准先按标准代号的拉丁字母顺序排列，再按标准顺序号排列。规范性引用文件一览表应由下述引导语引出：“下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括19、勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。”规范性引用文件中的国家标准或行业标准如果有对应的国际标准，应注明与国际标准的一致性程度，其标识方法见GB/T 2000.2。该一览表不应包含：非公开的文件；资料性引用文件；在标准编制过程中参考的文件。上述三类文件可列入参考文献（见6.4.2）。6.6.6 引用6.6.6.1 通则通常，应采用引用文件中特定条文的方法，而不要重复抄录需引用的具体内容。这样，可避免由于重复可能产生的错误或矛盾，也可避免增加标准的篇幅。然而，如果认为有必要重复抄录20、有关内容，则应准确地标明出处。引用应使用6.6.6.2至6.6.6.5所示的形式，而不应使用页码。6.6.6.2 在标准条文中提及标准本身通常，宜根据情况使用“本标准”或“本标准化指导性技术文件”等形式。然而，如果标准分为多个单独的部分，为了避免可能混淆，可使用下列形式：“GB/T 1的本部分”；（只提及一个部分)；“GB 3102”（提及所有部分）。由于不注日期，这种提及方式应视为包括了所引标准的所有修改单和修订版。6.6.6.3 引用条文6.6.6.3.1 例如使用下列表述方式；“按第3章的要求”；“符合3.1的规定”；“按3.1b）的规定”；“按3.1.1给出的细节”；“见附录C”；“参21、见附录B”； （针对资料性附录）；“按第B.2章给出的要求”；“参见表2的注”；“见6.6.3的示例2”。6.6.6.3.2 如果需要引用列项中无序号的某项，则使用如下表述方式：“按3.1列项中的第二项规定”。如果某条内无序号的列项多于一个，则引用时可使用如下表述方式：“按5.2中第二个列项中的第二项规定”。6.6.6.4 引用图和表标准中的每个图和表均应在条文中提及。“图A.6所示”；“（见图3）”；“表2给出”；“（见表B.2）”。6.6.6.5 引用其他文件6.6.6.5.1通则引用其他文件可以注日期，也可不注日期。所有规范性引用文件，无论是注日期，还是不注日期，均应在“规范性引用文件”22、一章中列出（见6.2.3）。6.6.6.5.2 注日期引用文件除了6.6.6.5.3中的规定，规范性引用文件应注日期（即，针对特定的版本给出年号）。引用其他文件的特定章或条、图和表时，均应注日期。注日期的引用文件，随后如果有修改单或修订版，则引用这些文件的标准可根据需要发布修改单，以便引用这些被引用文件的修改单或修订版的内容。注日期引用时，使用下列表述方式：“按GB.31988进行试验，” （注日期引用其他标准特定的部分）；“遵照GB/T1997中第3章” （注日期引用其他标准中特定的章）；“按GB/T.41996中表1的规定，）” （注日期引用其他标准的第4部分中特定的表）。6.6.6.5.23、3 不注日期引用文件只有引用完整的文件或标准的某个部分，并在满足下列条件之一的情况下，才可不注日期引用文件：a) 根据标准的目的，可接受所引用文件将来的所有改变；b) 针对资料性引用文件。不注日期引用应视为包括所引文件的所有修改单和修订版。不注日期引用时，使用下列表述方式：“按GB/T 4457.4和GB3102规定的”；“见GB/T 16273”。附录2GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系部分条款摘录以下条款均摘自于GB/T 15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系。6.3.9 管理活动的内容与方法企业在制定管理标准时，首先确定管理内容和方法，包括：a) 应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法；b) 逐步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容。其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其他活动接口处的协调措施；c) 明确每个过程中各项工作由谁干、干什么、干到什么程度、何时干、何地干、怎么干以及为达到要求应如何进行控制，并注明需要注意的任何例外或特殊情况。必要时可辅以程序或流程图；d) 内容复杂的管理标准，当条的层次太多时，可根据管理活动的特点或类别分别列出若干章，分别表述；e) 管理要求应尽可能量化，不能量化的要求应用可比较的特性表达。