1、控股公司合同管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 总则经济合同是规范企业之间经济活动的法律文件。在合同中确定了企业各方的权利、义务及责任，明确了经济活动的价值、质量、完成时间等内容。 企业合同管理是市场经济条件下企业经营管理的一种重要方法，是经济手段法律化的形式之一。凡是能采用合同招标的尽量采用合同招标；应通过“货比三家”来选择合格承包商。合同是公司管理中最重要法律文件。为了加强公司合同管理，提高公司合同管理水平，根据合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。第二节 合同的主体内容 我公2、司合同的种类很多，主要种类为工程建设合同，下面以工程建设合同为例介绍合同的主要内容。一、合同的基本内容： 1、部首部分，要注意写明双方单位名称的全称、签约时间和签约地点； 2、正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期、开工时间、竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时期、材料和设备供应责任，付款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。设备及材料合同应注明产品名称、技术标准、质量标准、数量、包装、运输方式、运费承担方、交货期限、交货地点、验收方法、价格、违约责任、付款方式等。3、结尾部分：是公司代表人签字，加盖公司合同专业章；注意双方都必须使用合同专用章，原则上3、不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同的生效时间、签字时间及合同的有效期限。4、合同附件：工程合同一般应附“工程设计图”、“工程详细预算”；采购合同一般应附“招标情况说明书”、“货比三家情况说明”、“质量保证书”等。二、合同洽谈时应注意的问题1、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定，必须维护公司利益，决不允许任何人在签订经济合同时损害公司利益、谋取私利，违者依法严惩并按情节轻重提交司法机关处理。2、参加合同洽谈的人员必须维护本公司合法权益、经济利益。合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。 3、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方单位的4、基本情况：如公司信誉、实力、业绩、技术资质等方面的情况。 4、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”和“价廉物美、择优选择”的原则。 5、公司合同一律采用书面格式，尽量采用本公司统一合同文本。 6、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。7、对方签约人是否法定代表人或法人委托人。8、签约合同是否由我方所在区人民法院管辖。三、合同审核处罚规定1、没有授权或超过授权范围与对方单位洽谈合同，每次罚款：100至500元；2、向公司隐瞒对方单位真实情况如对方企业信誉不好、实力不强、是挂靠单位、没有合格资质等情况每次罚款200至1000元；3、合同价格、质量、数量、5、工期等出现重大差错，合同重要条款遗漏或差错等每次罚款50至500元。以上罚款由各项目部总经理或公司副总在合同审核时进行处罚。第三节 重点合同应注意的内容房地产开发项目涉及设计、建筑、建材、广告、金融、装修、社会中介机构等行业合同具有涉及面宽、种类多的特点。房地产开发受政府土地、规划、建筑等部门的管理和制约。由于房地产开发企业的合同种类繁多，下面介绍几个重点合同的管理要求。(一)土地使用权出让合同土地使用权出让合同是房地产企业为获得开发用地，和政府部门签订的以获得开发用地为主要权利、交纳土地出让金为主要义务的合同。因政府在合同当事人中处于强势地位，房地产企业处于弱势地位，房地产企业在签订合同时应6、将重点放在如何减少企业违约责任承担上，以及明确强势政府的义务上。(二)设计委托合同一个项目的好的设计，会降低项目的开发成本、促进项目的销售、提高开发项目的品牌价值。签订设计委托合同时，不单要关注设计费多少，更应关注设计文件的质量、设计文件的经济合理性、设计单位现场服务质量。要通过确定的、可量化的条款，明确设计单位要在约定时间内提供经济合理、技术先进、种类齐全的设计图纸，并按项目施工实际需要提供及时、高质量的现场服务。(三)建设工程合同建设工程合同是房地产企业合同中最重要的合同之一。建设工程合同是否顺利履行，关系到项目能否按计划顺利完工、顺利销售，关系到开发项目的经济效益。签订建设工程合同时，应7、重点关注：1、在工程质量保证、工期保证、工期延误等条款上明确承包方应承担的经济责任，促使承包方按合同约定保证质量、保证数量、保证工程按期合格交房。2、要充分利用现行法律法规已允许承包方垫资施工的条件，在工程款支付、结算上，争取对企业较宽松的支付条件，以缓解企业资金压力；3、在市场价格波动状况下，建材价格波动将对项目成本造成明显影响。应在合同中约定承包方应承担的风险；4、对承包方应明确规定不得进行工程转包。(四)项目推广合同、销售代理合同。 房地产业的发展，也促进了广告业、销售代理机构的发展。目前，房地产企业将项目推广、房屋销售委托给广告公司、销售代理公司已是普遍做法。在合同管理时的重点：1、对8、推广方案的质量、推广活动的效果认定的基础上，将推广费用与推广方案的质量、推广活动的效果挂钩。促使广告公司做出符合项目实际、能促进项目销售的推广方案。2、销售代理合同在关注代理费用、销售进度、房款管理的同时，还应考虑到代理公司采取某些不合规的销售手段给企业造成的一些经济责任和社会责任。在合同中对代理公司的销售行为进行一定约束，并明确代理公司应承担的责任。(五)房屋销售合同。因为房屋销售合同牵扯到房地产公司和买房者的重大利益，各地方行政主管部门制订了合同范本，并强制推行。1、在合同应明确购房者要求退房时应承担的经济责任。2、应根据销售市场情况，项目销售时的实际情况，对销售价格走势做相应科学预测，尽9、量防止退房情况的发生。第四节 合同审查、批准及履行一、合同审批程序及管理权限1、公司合同审批流程：公司与对方单位初步洽谈合同，成本控制部审核，主管副总审核，律师审核(重要合同)，总经理批准。2、外地公司合同审批流程：外地公司与对方单位初步洽谈合同，外地公司总经理审核，公司成本控制部审核，公司律师审核(重要合同)，公司总经理批准。本公司所有合同经公司总经理批准后，方可签订正式合同。二、合同审查的要点 公司成本控制部负责全公司的合同审核，在进行合同审核时应注意以下问题：1、合同的合法性。包括：合同内容是否符合国家法律、政策和本规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符10、合法律规定。2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。3、合同的可行性。包括：对方单位是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。4、合同的经济性。工程合同金额是否严格按预算规定执行，设备、材料价格与市场价格比较是否合理。合同中的付款条件是否合理、符合行业惯例。质量保证金是否留足。5、合同附件是否齐备。一般工程合同应附“工程设计图”、“工程预算表”等内容。6、合同金额与“工程预算表”的金额是否完全一致。三、合同审核处罚规定公司成本控制部在合同审核时如发现以下问题，应对前11、面的合同审核人进行处罚，处罚的具体规定如下：1、在审核时发现文字、数字差错每处罚款50至200元；2、重要条款内容出现错误每处罚款50至500元；3、合同中的价格、数量、金额出现差错每处罚款50至500元；4、没有按合同审批程序进行时每次罚款50至200元。四、合同的签订1、报送合同时应同时填写“合同审批单”，公司成本控制部对合同审核完成后应在“合同审批单”审核栏上签字。2、公司总经理合同批准时，应在“合同审批单”批准栏上签字。3、公司合同章保管人根据“合同审批单”(或传真件)在合同上盖章。并将合同原件、合同审批单及合同附件一并归档保管，对财务、工程部等部门只提供复印件。五、合同的履行1、经济12、合同依法成立，即具有法律约束力。公司一切与合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的义务，确保合同的全面履行。2、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。3、公司各部门应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时向公司领导汇报。4、由于对方单位责任不能履行或不能完全履行合同时，我公司要追究对方单位的责任，如果造成我公司经济损失时要求对方单位承担全部经济责任。第五节 合同变更、解除一、合同的变更1、合同变更的原因。在经济合同履行过程中由于市场情况、对方单位情况及我公司情况发生变化，使原合13、同中的部分条款不能或不需要履行，为了维护我公司利益减少经济损失需要对原合同中的部分条款进行变更。2、合同变更协议。在合同变更时应在法律规定、合同范围内就部分条款内容与对方当事人进行协商，达到减少双方损失的目的。双方达成共识后以补充合同的形式来修改原合同中的部分条款。3、合同变更协议的批准。合同变更协议由项目部总经理或公司副总核定，由公司成本控制部负责审核，由公司总经理负责批准。二、合同的解除1、合同解除的原因。经济合同在履行过程中由于市场情况、对方单位及我公司发生了不可抗拒的原因，使合同不能全部或部分重要内容不能履行，为了维护我公司利益减少经济损失需要解除原合同。2、合同解除的协商。在解除合同14、时应在法律规定、合同范围内与对方当事人进行协商，尽量减少双方的损失，在双方达成共识后签署终止合同的协议。3、合同解除的审批。合同解除时由项目部总经理或公司副总核定、公司成本控制部审核，公司总经理批准后才能签署合同终止协议。第六节 合同纠份的处理合同在履行过程中在工程进度、工程质量、工程费用等方面与对方单位发生纠纷，应按合同法等有关法规和本合同妥善处理。一、合同纠纷的处理合同纠纷发生后各有关部门应在不影响工程进度、工程质量的情况下维护公司利益，积极寻找对策来解决合同纠纷。同时向公司领导汇报，在公司统一安排下与对方单位进行协商，争取早日解决合同纠纷。二、处理合同纠纷的原则是：1、坚持以事实为依据、15、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。4、在处理合同纠纷时应充分考虑法律的时效性。合同纠纷的处理应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。三、补充协议的审核及批准合同纠纷经双方协商达成一致的处理意见16、，应签订书面协议，补充协议由成本控制部审核，公司总经理批准。第七节 合同的管理一、合同管理部门公司对经济合同实行专业归口管理，统一由公司办公室负责管理。合同管理的主要职责是：1、负责管理本企业签订的合同；2、根据合同审批单审查本合同签订的合法性；3、负责审核合同附件是否齐全；4、搞好经济合同的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础工作。二、合同盖章1、公司对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。2、公司合同可以是公司代表人签字，但是合同必须经过公司总经理同意并在合同审批单上签字。3、财务部对合同的审批情况进行监督。当财务部发现合同审批单上没有公17、司总经理签字时，财务部有权拒绝办理结算手续。由公司财务部负责对相关的责任人进行处罚：(1)对合同的批准人罚款1000至5000元；(2)对合同盖章人员罚款100至500元。3、合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。4、合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外。三、经济合同基础管理工作。1、建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同应包括正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（文书、电传）等内容，均应妥善保管。2、建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。其主要内容包括：18、序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应按时填写，做到准确、及时、完整。3、每月5日之前根据公司上月合同签订情况，填写“合同情况月报表”报送给公司领导。4、所有合同文本均由专人统一保管。经办人在领取空白合同时必须上交原有已签约生效的合同文本。四、合同管理处罚办公室在经济合同管理过程中，没有按公司规定对合同进行分类归档、登记、管理、报送月报表等对直接责任人罚款2050元；由于工作疏忽导致合同正本和附件丢失，将给予直接责任人100500元由办公室主任负责。 合 同 审 批 单年 月 日合同名称对方单位合同内容合同金额(万元)合同附件经办部门意见主管副总意见合同审核意见律师意见总经理意见说明：1、所有合同审批时必须有合同审批单；2、#控股有限公司总经理批准后才能在合同上盖章。