1、建材工厂业务科管理暂行规定及岗位职责编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 业务科管理暂行规定业务科是我厂的重要部门之一。做好业务工作，是保证企业利益，保障企业发展的前提，因此特制定本管理制度。一 业务科人员职责1 业务科科长职责1.1 工作：在厂长和主管厂长领导下，负责主持本部门的全面工作，组织并督促本部门全面完成本部职责范围内的各项工作任务。贯彻落实本部岗位责任部门的协作和工作标准，密切与生产、技术质量等部门的工作联系，加强与有关部门的协作配合；必须准确掌握所有合同的工程进度和安装质量情况，必须及时向车间提供安装信息和2、施工条件，并有权对安装人员的工作进行监督和检查。组织制定产品销售方案。明确销售工作标准，建立健全销售管理网络，认真做好协调、指导、督导、检查、考核工作。负责组织编制年、季、月度销售计划，进行目标分解，并执行实施；适时合理地签订订货合同，确保销售计划指标完成。合理进行销售业务预算控制，节约销售费用、及时回笼资金，加速企业资金周转。负责编制销售统计报表。做好销售统计核算的基础管理工作，建立和规范各种原始记录、统计台账、报表的核算，汇总填报年、季、月度销售统计报表，及时编写销售统计分析报告，为企业领导提供决策依据。做好对外销售点联络工作，完善合同统计、回算结算和返点的交接手续。负责抓好市场调查、分析3、和预测工作。做好市场信息的收集、整理和反馈，掌握市场动态，积极适时、合理有效地开辟新的经销网点，努力拓展业务渠道，不断扩大企业产品的市场占有率。负责做好优质服务、售后服务工作。加强对销售人员、售后服务人员的教育，定期走访用户，及时处理用户投诉、提高企业信誉。负责抓好本部门人员的考核、考评与管理教育工作。充分调动其积极性，做好耐心细致的思想教育工作，杜绝经济犯罪事件发生。定期进行总结工作，并向厂长提交工作报告。完成厂领导交办的其他工作任务。1.2责任：1.2.1 对业务科工作是否正常运转负责。1.2.2 对业务科工作的分配是否及时、合理负责。1.2.3 对业务科是否严格执行了厂内各项规章制度负责4、。1.2.4 对业务科是否严格执行了及厂领导交办的各项任务负责。2 业务科业务员职责2.1工作：2.1.1 严格执行科长布置的各项工作，并保证工作质量。2.1.2 按计划及要求拜访客户，并向科长汇报客户拜访进展情况或支援需求。2.1.3 积极开展市场调查、分析预测，随时掌握市场动态，做好市场信息的收集、整理和反馈，减少业务流失。2.1.4 跟踪自己负责的合同工地施工进度，准确把握工地施工信息2.1.5 随时掌握客户的信息动态。及时拿回合同回款，杜绝回款不及时情况发生。2.1.6 及时与客户电话沟通，为客户解答疑惑，保证客户满意，提高企业信誉。2.1.7 定期维护客户关系，按要求建立客户档案，并5、保持良好的客情关系。2.1.8 追踪、了解同行业竞争对手在保定地区的活动情况 ，防止保定市场被扰乱。2.1.9 每天客户联系或拜访不低于5家。2.1.10 严格执行厂内规章制度，认真履行工作职责。2.1.11 每天及时制作工作日志呈交科长。2.2责任：科长布置的工作没有严格、圆满完成，业务员承担责任。自己负责的合同施工进度信息掌握不准确，业务员承担责任。2.2.3 自己负责的业务区域，发生业务流失，业务员承担相应责任。客户对我厂有误解，有意见，业务员承担责任。时时检讨自己工作中的不足，并不断提高自己的销售技巧。3 业务科内勤职责3.1工作:认真完成科长布置的任务。 接待客户日常来电，提供咨询服6、务；接待业务员日常来电，提供数据的查询服务。协助业务人员进行识图、报价，并跟进合同进度。制作报表，资料存档等文案工作。定期对重点客户进行电话回访，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，并掌握工地的最新动态，促进应收款的及时到账。每月、每季度总结整理合同签订情况、回款情况等业务科整体工作总结。及时反馈客户信息给科长，并提出合理化建议。配合厂内其他部门积极开展工作，如：及时通知安装部门执行安装。及时汇总合同执行情况信息，给生产部门制订生产计划提供参考。在日常工作中做好六个记录：合同签定记录。合同执行进度记录。回款记录。业务员业绩归属记录。业务提成记录。质量跟踪记录。（售后）按时完成科长、厂领导7、临时交办的其他工作。 3.2责任：科长布置的任务必须严格执行。并及时汇报工作。客户来访，接待必须周到大方。账目必须清晰、及时、准确。每月向厂领导文字汇报当月合同信息，合同执行情况。合同保管必须有效，严防出现泄密。二 业务科日常工作十不准不准私留货款。收回的合同款要当日交到财务，不能个人保存，更不得挪用。一经发现，必严肃处理。不准私事公办。业务员外出期间，不准工作时间办私事，更不能因私事耽误正常工作。不准公车私用。严格遵守厂内车辆使用规定。厂领导对于其车辆GPS定位记录有疑问时候，要做出合理解释。不准工作情绪化。对厂内同事要多沟通、多协作，互帮互助，严禁带着情绪工作。不准无故关手机。业务人员要保8、持电话畅通，方便沟通。不准遗漏合同。合同的跟进必须及时，与客户的沟通必须有效。防止合同的意外流失。杜绝未签合同，先安装的现象。不准虚夸瞒报。在向领导汇报时候，要实事求是，不夸大自己的工作内容，不隐瞒工作失误。不准忽视礼节。对客户要彬彬有礼、落落大方、热情周到。人情往来要恰到好处，为我厂积累更多的人际关系。不准欺骗客户。注重维护我厂信誉。尤其在有关价格、供货等方面，一定要慎重。不轻易许诺，不轻易背弃许诺。如果出现失误，一定要及时汇报领导，必要时，即便牺牲些利润，也要维护信誉。不准打行政单位及领导人旗号做我厂业务。一经发现，调离业务科工作。三 业务员必须不断提高自己的政治、道德和业务素养业务员必须9、树立较强的法律意识。所从事的各项业务工作，不得违犯国家的法律法规。业务员要清正廉洁，不贪图私利，要老老实实做人，明明白白做事。严格执行省办信息执导价，不谈黑心业务，不挣黑心钱，不做黑心事。遵循市场经济规律，不搞市场垄断，不到外省市（直辖市）开展业务。业务员要加强业务学习，不断提高自己的判断能力、应变能力、亲和能力、谈判能力、语言表达能力。以及承受失败和委屈的能力。业务员在实际工作中要做到七心：工作中，要细心。认真对待工作每一个细节，杜绝粗心造成失误。工作沟通，要虚心。虚心接受旁人建议，低姿态与对方沟通。工作配合，要有耐心。对于较复杂，不易理顺的工作更要耐心与大家配合，保证工作质量。与客户交往，10、要有诚心。要让客户感知到，我厂是诚信企业，且有能力保质保量履行合同。工作汇报，要有责任心。给领导汇报要实事求是，既准确、又全面。业务谈判要有恒心。对于相处较难的客户，要持之以恒与其谈判，以避免公司利益受到损失。合同履行过程要有决心。业务科工作杂而忙，一定要有决心有毅力将工作一项项完全落实。3 业务科人员日常工作流程七点半上班前，协助安装科安排好当天的安装工作。上班后，科长带领科员完成卫生打扫任务。科长根据业务科人员汇报安排每个人当天工作。业务科人员根据科长安排，结合自身昨天工作进展，开始新一天工作。业务科必须清楚人员当天的工作进展，在此基础上，结合自身掌握的信息，布置第二天安装任务。业务科所有11、人员必须做好工作记录，在当日下班前开总结会时，交给科长。科长当晚即对本科内人员当日工作作出评价，涉及奖惩时，必须形成文字资料，第二天上报。业务科要坚持列会制度。科务会在周日上午进行，会上要汇报每周的工作，具体汇报内容有：合同签订情况，工地报价情况，回款情况，拜访客户情况，去工地现场情况；学习及经验交流会，每半月进行一次；业务分析会每月进行一次。四 业务科合同管理规定我厂的销售合同管理必须遵守中华人民共和国合同法。我厂的销售合同一般采用省人防办统一印制的合同样本，并按年度、编号，市内、阜外等分类。不得私自更改。我厂的销售合同指定专人管理。查询合同必须经业务科科长和厂领导批准。更不准私自复印合同。12、销售合同必须具备以下内容：在制式合同的基础上，合同必须标明供需双方的全称，签订的时间、地点，产品型号，单价，合同总价，安装运输方式、费用的承担，合同双方盖章生效等内容。客户要求使用客户公司的范本时，业务员必须谢绝，特殊情况必须经厂主要领导批准。私自以厂名义签订合同，我厂不承认其合法性，一经发现，辞退相关人员，并追究其法律责任。合同签订前，业务员必须将客户通过的图纸反复核对、实行审图人、审核人和批准人三级联审制度，确定型号、数量等要素准确无误，方可报价，报价必须经领导审核确认，方能递交客户。销售合同审批、变更与解除必须经分管领导审核，并报请厂领导批准。合同的变更、解除一律采用书面形式，口头形式一13、律无效。销售合同签订后，由销售部门将合同正本交合同保管员存档，副本或复印件送交财务和厂领导，并留有足够的份数在省、市人防管理部门进行备案。10.合同章设置专人管理，未经领导书面允许，任何人不得使用。五 业务科资料管理规定1 合同类资料管理。合同文本的交回必须有签收记录。合同保管人员拿到合同后，给相关人员签字，拿回合同的人员要给合同保管人员签字，并注明合同需要注意的事项。合同的履行记录要及时，履行过程中涉及的相关部门要及时反馈上报。合同的变更情况要及时登记注明。登记要详细及时，防止出现遗漏。2 图纸类资料管理。销售合同一旦签订，业务员必须及时将图纸拿回厂留底。无图纸签订合同必须说明情况，并承诺造14、成的过失由其承担。图纸留底后，要第一时间将复印件交给安装科。图纸留底，任何人不得以任何借口将图纸留底长期借出。图纸借出，借图纸人必须签字，并承诺完好、及时归还。3 信息登记存档类资料管理。合同签订过程所有信息在合同签订后整理装订，合同负责人写出合同签订工作概况，存档留底。方便以后查阅。合同执行反馈信息的记录以联络单形式进行。联络单留底。当合同履行完毕后，所有资料汇总，封档，方便以后查阅。合同的回款记录指定专人负责。负责人负责保密工作，未经领导同意，任何人不得借阅查询。回款记录定期与财务对账。其他日常文档，涉及科室的，由业务内勤负责。涉及业务员本人的，由本人负责。业务科全部文件，对外保密。不经领15、导批准，任何人不得查阅。六 合同执行流程标准合同履行分为售前、售中、售后三部分展开：售前复印图纸、审核型号。审核图纸必须细心，审核完毕后要有人复审。核算报价。报价制作前一定要请示科长，不得私自做主报价。报价制作完毕后，要有人复审。复审结束，确认无误后，方可送交甲方并报主管厂长、厂长各一份。报价制作不但要准确，还要及时，避免该安装了合同还未定下来，造成产品供货不及时让买方认为我厂信誉差。合同签订。合同签订时要仔细阅读合同条款，并与客户沟通清楚。确认完全没有疑问后，报请科长同意，方可签订。售中沟通。我厂作为建筑产业链中的一环，必然受到建筑施工进度制约。为最大限度减少被动局面，保证施工方工期准时，就16、需要业务及时掌握工地进度，多多与相关人员沟通。制作。业务在掌握工地准确信息后，要在第一时间通知生产部门，抓紧时间制作，以免供货不及时影响我厂信誉。安装。把握好施工进度，掌握好进场时间段。及时通知安装科进场安装，并积极配合安装科严把质量关。售后。3.1 实行内部验收制度，每个工程完工后，我厂要进行内部验收。内部验收不合格的工程绝对不请求质检部门验收。3.2 内部验收合格后，业务科要及时通知甲方特别是质检部门进行验收，避免调试时间与验收时间过长，影响我厂信誉。3.3 对已验收的工程，业务科要定期进行复查，对复查中发现的问题如：胶条脱落、局部生锈等问题，要逐一做好记录，并通知安装科及时更换和保养。3.4 业务科要特别加强与已交工客户的联系与走访。对于客户的要求一定要做到有求必应，随叫随到。树立服务意识，用诚意满足客户需求。七 此规定于 年六月一日起执行。业务科 年5月30日