1、医药公司销售发货开票商务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、目的1.持续提高各业务板块销售队伍的专业化水平、简化销售业务流程、扩大市场销售网络，创建健康、安全、高效的市场品牌形象，以快捷、真实、诚信为素质基础的专业销售团队。 2.规范企业销售管理，销售人员的市场行为符合国家法律、法规要求，遵循市场规则和公司内部规章制度，市场策略制定和产品价格定位无违法现象，切实保障消费者合法权益。 3.完成或超额完成股份公司战略目标所赋予的销量和利润指标，加强企业销售管理，掌握重点客户并建立长期销售合作合同，建立稳定的市场2、销售网络，为股份公司的持续发展提供利润支持，维持销售增长率为同行业较高水平。 4.不断改善营销工作流程，提高资金安全、简化操作程序、降低销售成本，使各项销售业绩数据信息真实。二、定义及适用范围2.1适用范围本制度适用于医药公司,股份公司及分子公司(“两票制”)应在本规定权限内制定实施细则。第一节 商务管理办法一、商业的定义和分类1.1商业的分类：对销售我公司产品的商业单位按经销商（以下称一级经销商）与分销商（以下称二级分销商）进行分类细致管理，并对一级经销商与二级分销商具体定义与级别划分如下：1.1.1一级经销商：指与公司直接发生货款往来的商业客户，统称为一级经销商，分为A级 B级和C级三类客3、户。A 级客户：年销售我公司产品300万元以上，有较大的区域销售分销辐射能力和发展潜力，是公司发展战略联盟和建立长期合作伙伴关系的重点目标客户。B 级客户：年销售公司产品100万以上300万以下，具备一定的发展潜力，是除A级客户以外，做当地区域销售分销及终端覆盖主力军，为销售网络建设需要由公司直接发货的一些中小型客户。主要是私有商业，或者大公司下属分公司 子公司客户等。C级客户: 年销售公司产品100万以下,对局部区域终端进行覆盖和配送的纯销型客户。设置一级经销商的原则上为商业公司证照齐全，符合GSP管理规范，并能提供相关经营 合法手续，调拨能力强 辐射面广，实力强，资信能力强，信誉好。1.14、.2 二级分销商：指与公司没有直接发生货款往来，而是通过一级经销商供货，主要承担区域市场分销职能和终端覆盖配送的商业客户，统称为二级分销商。A、设置二级分销商的原则为一级经销商未能覆盖的，同时对销售终端市场有较大辐射能力的商业客户。选择的二级分销商必须具有较强的终端销售网络。B、未列入公司一、二级商业客户的其他销售我公司产品的商业公司称为“三级商业”。在条件成熟的情况下可以转化为公司一、二级商业。1.2 商业开户流程1.2.1 新开发的一级经销商与公司建立业务合作关系前应办理开户申请手续，经公司批准后，公司授权委托法人授权委托书（附件一）省区经理或商务经理与商业单位签订当年的购销协议书（附件四5、）及药品质量保证协议（附件五），上报公司商务部备案执行。1.2.2 计划新开发的一级经销商由省区经理或商务经理进行提出合作意向，双方就经营产品 规格 供货价格 回款周期等达成共识后，商业公司提供加盖公司红章药品经营企业许可证 营业执照 药品经营质量管理规范证书 企业法人代码证书税务登记证等相关手续后，由省区经理或商务经理填写新开户商业申请审批表（附件二）后上报，经公司审批同意后与其签订购销协议书及药品质量保证协议，正式开展业务。1.3 商业费用1.3.1 财务汇款手续费用：月度凭商业公司单据回公司报销。1.3.2 销售流向费用：年度凭商业公司单据回公司报销。1.3.3 其他费用。特殊情况的费用6、单独申请，经批准后按照财务管理规定核销。1.4 商业销售流向管理1.4.1 与公司签订购销协议书的一级经销商必须提供月度销售流向，原则上是由商业公司提供的网上电子流向查询平台（由公司商务部专人 专项负责提取），未提供专项网上电子流向查询平台的，由商业公司指派专人 专项邮箱（需要商业公司盖章确认）按月度 时间要求发至公司专项指定邮箱，未有电子查询的商业销售流向必须按月打印出来加盖公司红章。1.4.2 加盖商业公司红章的销售流向单由商务经理或省区经理签名确认后上交公司商务部。如发现销售流向单虚假情况，责任由商务经理或省区经理承担。省区年度第一次出现流向单虚假现象（查实商业公司所为），处罚商务经理或7、省区经理1000元（如查实为商务经理或省区经理参与或指使虚假销售流向，给予开除处分，并追究其法律责任。），省区第二次销售流向单出现虚假情况，无论什么缘由给予商务经理或省区经理给予开除处分，并追究其法律责任。1.4.3 商业销售流向单需有一级经销商销售至相应的二级分销商+其他未签约商业+终端的流向，即要明确货物出处的流向。如有医院终端从非一级经销商购进核销佣金费用，必须提供该商业销售给该医院的销售凭证及销售流向单为核销依据。1.4.4 销售流向单打印周期为整月度（*月1日*月30或31日）销售流向单必须是单位台头齐全，客户名称 日期 销售数量 库存数量 产品批号 有商业单位的盖红章确认。纸质的销8、售流向单应按公司要求进行整理装订与编号后于次月5日前上交至商务部，此项工作要求涉及到佣金费用核算及商务经理或省区经理的纯销指标的绩效考核，所以必须按照公司要求 时间节点提交。迟交一天扣罚100元。1.4.5 商务专员每月5日前根据各商业公司网上流向平台和公共邮箱导出上月的电子流向及提交的纸质流向，统计 汇总整理后销售流向汇总统计表（附件六）发给商务经理或省区经理进行复核，确认，每月7日商务部将省区复核后的销售流向提交至销售部，销售部审核后每月16日之前按照销售流向审核的费用额度计划报财务部复核。1.4.6 各区域代理商次月必须完成上月所有报销手续的递交。1.5 商业客户档案管理制度1.5.1 9、省区必须建立完整的一级经销商商业客户档案资料，一级经销商的商业客户档案由商务经理或省区经理负责建立 管理及更新，公司商务部建立电子版本备案存档。1.5.2 商务经理或省区经理要详尽 清晰 真实填写商业客户档案表（附件三），并予以妥善保管。如新增商业单位，必须完成对新增商业商业客户档案表（附件三）的填制；如原商业单位信息发生变化，例如商业变更地址 停业或关键人物 业务员更换等，商务经理或省区经理必须及时更新商业客户档案表并上报公司存档更改。1.5.3 如发生省区负责人员离职 晋升或转岗现象，在办理工作移交时必须将此商业客户档案表原件交接给接市场的相应人员。1.6 相关工作流程 文件与表单三、销售10、发货、开票、回款管理办法3.1发货的分类：公司发货分为资信发货 预付款发货两大类。资信发货是指公司先为客户发货，客户在收到货物一定时间后在约定时间之内向公司支付货款，允许客户未支付的最大货款额度即为该客户的资信额度，允许客户收货后最晚支付货款的期限为客户的资信周期。客户先将货款支付到账我公司后再予发货的为预付款发货。3.2 发货的要求：3.2.1在与一级经销商签订年度购销协议书的基础上，原则上每一笔发货前仍要签订公司统一版本的购销合同（附件九），但是如果商业没有特殊要求，可以季度签订合同。特殊情况先申请 审批 批准后补签购销合同。3.2.2商务部根据各省区商务经理每周二至周五发送的发货申请单（11、附件十）及购销合同，再结合各省区商业单位的回款情况（对照商业资信备案汇总表及购销协议书中的相关约定等）进行初审，初审后交由商务部经理审核，如超资信的需提交分管领导审批批准后，在每周二至周五登录发货系统制作发货单，发货指令，填写发货合同，商务总监对发货单和发货指令进行审核后签字。库管收到发货指令每周周二至周五安排物流发货（含随货同行单）。每次发出的货物签收回执单由储运部委托物流公司协助盖章收回提交给储运部，储运部按月清理统计回执单收回情况，确保回执单100%收回并装订 存档 保管。为确保12月31日购货商业单位收到公司发货，商务部通知省区经理在12月20日后不在申请发货。储运部督促物流公司在1212、月31日前必须将12月20日之前（包括12月20日）的发货送到商业公司并签收完成。随货同行单必须在1月20日前返回公司储运部。由于物流公司造成的送货不及时，随货同行返回不及时和数量有差异的将根据运输协议处罚。3.2.3公司产品不得低于公司规定的供货价发货，特殊情况需要上报领导批准后方可交商务部按照工作流程发货。3.2.4公司发货原则直发一级经销商，不发给个人（特殊情况需上报公司批准后执行），商务经理或省区经理不留库存，除申请批准后少量的样品外。销售人员不允许以私人名义到各级商业客户借货, 商业公司未经我公司书面授权，向销售人员提供的货物 钱款，均由商业公司自行承担，与我公司无关。货物一经发出，13、无质量和包装等问题的，不允许退货。货运过程中出现的破损 短少部分，凭货物运输部门及商业公司的有效合法证明，经由商务经理或省区经理申请得到批准后，公司给予换货 补货或买出报销的方式处理，经销商不得自行从货款中扣除。如出现未经公司工作流程批准的退 换货的行为，所造成的账目不符及经济损失由辖区内负责的省区经理或商务经理全权负责。3.2.5 省区经理或商务经理及商务部专员必须建立商业进 销 存汇总表（附件十一），随时了解 关注商业公司销售状况，以保证销售工作有序 良性 健康运行。3.3 发票的管理：3.3.1 根据新的GSP要求，货票需同行，在发货当天即开出发票邮寄到对方商业公司或省区商务经理。福建两14、票制需填报发票申请表（附件十二）申请，按照发票申请工作流程经批准后开具发票。3.3.2 发票开具直接邮寄到商业公司后，由省区经理或商务经理负责收回商业公司签收的发票签收确认书（附件十三）后，及时提交给商务部相关人员登记备案，商务部按月清理统计发票回执单收回情况，确保回执单100%收回并装订存档保管。3.3.3 已开具邮寄给商业公司的发票，由于商业公司保管不当造成丢失后补开发票产生的相关税费由商业公司负责承担。3.3.4 公司开具增值税票后，商业公司应按照购销协议书或购销合同中约定条款要求进行回款。3.4 物品/样品的管理：3.4.1 管理目的：为了明确公司物品 样品的合理申请和领用，明晰申请审15、批工作流程，制定本管理规定。3.4.2 适用范围：本公司发出的所有物品/样品。3.4.3 具体管理办法：商务部根据各部门负责人签字所提交的物品/样品申请审批表（附件十四），交由财务部审核样品预算及金额后，由财务审核人员及商务总监签字确认派发样品。如每次药品各规格合计总盒数在20盒以内的申请，由医药公司商务总监根据实际情况进行最终审核 签字即可。如每次药品各规格合计总盒数在20盒样品数40盒的申请，由医药公司副总经理根据实际情况，进行最终审核 签字即可，超过40盒由股份公司总经理审批签字。审核 批准后申请审批表交由商务部制作发货指令，库管收到指令后发货。股份公司财务部每月根据样品申请审批做记账 16、入帐处理。回款的管理：3.5.1 管理目的：为了明确公司回款工作流程及回款过程中各岗位工作职责及要求，特制定本管理规定。3.5.2 适用范围：我公司向商业公司发出货物的所有回款。3.5.3 回款流程（见下图）：商业款项电汇后省区商务即传递回款清单（附件十五）至商务部专员，待财务部报送销售回款日报表（附件十六）后，商务部专员在1个工作日内完成明细分解，如果商业回款的方式为承兑，则省区经理或商务经理需提前将回款清单发送给商务部专员，由商务部专员结合省区商业台账，登记回款明细后，回执于财务部审核，入账。3.6 相关工作流程与表单购销合同发货申请单发货申请审批工作流程商业进、销、存汇总表发票申请表发票17、申请审批工作流程发票签收确认书物品/样品申请审批工作流程物品/样品申请审批表回款清单销售回款日报表四 退、换货管理制度（系统工作流程）4.1目的：为规范退货药品的控制性管理，防止不合格品流入市场，4.2依据：根据GSP及其附录的规定制定本程序。4.3适用范围：适用于对销货退回 进货退出药品管理的全过程。4.4责任者：验收员负责销货退回药品的质量验收，质管部负责销货退回药品的质量监控 商务总监负责退货药品的管理。4.5 操作程序：4.5.1销后退回药品的管理A、客户拒收退回药品a、申请：由商务经理在千方百剂系统中调出原销售单据，录入销售退货相关信息，系统生成销后退货通知单，商务总监审核同意后，通18、知仓库收货员收货。b、收货：收货员凭商务总监审核同意的销后退货通知单收货，核对无误后，在千方百剂系统中销后退回收货记录中录入运输方式 发运地点 运输单位 到货测定温度（冷链运输药品填写） 收货数量 拒收数量，并签字，填写销后退回请验单，通知验收员验收。c、验收：验收员在千方百剂系统中签收销后退回请验单，凭销后退回请验单对照实物，按进货验收管理制度逐批验收，验收后，录入验收结果相关信息，保存，系统自动生成销后退回药品验收记录。在千方百剂系统中填写销后退回验收入库通知单，通知库管员入库。d、入库：库管员在千方百剂系统中签收销后退回验收入库通知单，凭销后退回验收入库通知单对照实物及验收结论将药品存放19、到相应货位，并填写相应货位信息，系统自动生成销售退货单。通知商务总监审核销售退货单，过账，系统自动生成销后退回药品台账。商务总监通知开票员打印销售退货单，并将销售退货单至少交库管员 财务部各一联。有电子监管码的药品，库管员必须扫码退货入库并上传中国药品电子监管网进行电子监管码核注核销。B、客户验收合格后退回药品a、如有下列现象存在的药品不允许退回：1)包装被污染的药品；2)过期药品；3)降价处理药品；4)距有效期不足6个月的；5)客户仓储不当造成质量问题的；b、客户验收合格后退回药品，存在财务结算问题进行如下处理：1)包装被污染和过期药品由省区经理或商务经理到客户处拍照，照片需能看清楚“品名 20、规格 产品批号 有效期至 数量”及不合格事项（过期 包装破损 污染），并由客户出具证明，证明需注明“品名 规格 产品批号 有效期至 数量”及不合格事项。省区/商务经理将照片及客户证明上报公司批准后，由财务进行相应客户账务核销处理。客户将相应不合格药品代为销毁，不得将以上不合格药品退回公司。2）降价处理药品和距有效期不足6个月，非药品质量原因不得退回，否则扣除省区经理/商务经理相应金额费用做为公司补偿。造成公司重大损失的，由第一负责人负责赔偿。3）客户仓储不当造成质量问题的药品，造成公司不能获得回款的，由省区经理或商务经理负责赔偿。c、因质量问题退回的药品，商务部应协助质管部门向供货单位查询追溯21、，查明不合格原因，分清责任。如果为我方责任，按客户拒收退回药品流程执行退回。如果为客户责任，按省区经理或商务经理负责赔偿执行。d、未经公司同意，客户自行退回的药品，公司收货员先行收货，等公司指令处理。e、其它原因退回1)申请：由省区经理或商务经理在千方百剂系统中调出原销售单据，录入销售退货相关信息，系统生成销后退货通知单，商务总监审核同意后，打印销售退货申请单，报医药公司主管领导 质管部经理审批同意后，通知仓库收货员收货。2)收货：收货员凭商务总监审核同意的销后退货通知单及销售退货申请单收货，核对无误后，在千方百剂系统中销后退回收货记录中录入运输方式 发运地点 运输单位 到货测定温度（冷链运输22、药品填写） 收货数量 拒收数量，并签字，填写销后退回请验单，通知验收员验收。3)验收：验收员在千方百剂系统中签收销后退回请验单，凭销后退回请验单对照实物，按进货验收管理制度逐批验收，验收后，录入验收结果相关信息，保存，系统自动生成销后退回药品验收记录。在千方百剂系统中填写销后退回验收入库通知单，通知库管员入库。4）入库：库管员在千方百剂系统中签收销后退回验收入库通知单，凭销后退回验收入库通知单对照实物及验收结论将药品存放到相应货位，并填写相应货位信息，系统自动生成销售退货单。通知商务总监审核销售退货单，过账，系统自动生成销后退回药品台账。商务总监通知开票员打印销售退货单，并将销售退货单至少交库23、管员 财务部各一联。有电子监管码的药品，库管员必须扫码退货入库并上传中国药品电子监管网进行电子监管码核注核销。4.5.2购进退出药品的管理A、与供货方联系取得同意后，由采购员在计算机系统中录入药品购进退出通知单，报商务总监审核同意后，通知库管员根据药品购进退出通知单，找到需要退出品种批号的库位，进行药品下架，并移至退货区，在千方百剂系统中填写购进药品退出库复核记录发货的相关信息。仓库复核员根据购进药品退出库复核记录发货记录核对相关药品无误后，填写购进药品退出库复核记录复核记录相关信息。千方百剂系统自动生成购进药品退出记录及采购退货单。B、商务总监审核采购退货单后，通知开票员打印采购退货单，并在24、千方百剂系统中执行过账后，将采购退货单至少交库管员 财务部 客户（随货同行联）各一联。C、复核员将复核后购进退出药品及采购退货单客户联交药品交运输单位或供货方。有电子监管码药品，复核员需进行退货出库扫码，并上传中国药品电子监管码系统进行电子监管码核注核销。D、对于不合格药品的退货：包装不合格药品经质管部确认后可按以上程序直接退回供应商，对外观质量不合格或怀疑假劣药品，则应经质管部确认后，由质管部报当地药品监督管理局，然后办理退货手续或作报损销毁处理。4.5.3支持性文件：退货药品管理制度退、换货工作流程： 五、冲、窜货管理制度公司严格控制货物的流向，严禁市场跨区域窜货，保障市场有序 健康运转。25、如有发生窜货行为，将严格按本办法执行。窜货处理流程如下：5.1 被窜方将发现窜货的品名 批号 箱号上报商务部，商务部根据批号 箱号查出何处货物。5.2 被窜方举证及将书面申请上报商务部；举证方式：购买窜货或提供商业流向；举证及认定数量：处方 OTC 第三终端同一批号 箱号10盒认定为一件，10盒以下不作处理。5.3 商务部收到书面申请及被窜方的举证后，查实后三个工作日内通知窜货市场。5.4 窜货方自查被窜方提供的箱号 批号的药品的流向，申述期五个工作日，超过此时限，认定窜货方默认窜货行为；如窜货方或被窜货方对举证结果有异议，可委派本方市场商务人员（经商务部批准）到对方市场查证，所有费用支出由公26、司最终认定窜货方或谎报窜货方承担。5.5商务部根据双方提供的举证对窜货行为进行定性及窜货数量的认定：商业调拨：跨省或夸区域的异地商业之间的调拨行为，必须采取先行报备制度，经公司批准同意后方可。窜货：除商业调拨以外都认定为窜货，窜货分为低价窜货和恶意窜货；5.5.1低价窜货：因各省区之间价格差异，造成从低价市场到高价市场的窜货，认定为低价窜货。5.5.2恶意窜货：即故意破坏外包装箱上批号或小号，甚至对内包装的小号进行破坏的调货，或故意诱导商业客户跨区域低价恶意销售的行为。5.6 对窜货的处理：5.6.1商业调拨：对上报的商业调拨（流向中体现的），取消调拨方该批货物的销售回款，增加被调拨方该批货物27、的销售回款（以调拨方的单价为准），销售费用由公司直接从调拨方的费用划拨给被调拨方；并给予窜货的商业及省区经理或商务经理警告处理（批准备案除外）。5.6.2低价窜货：取消窜货方该批窜货的销售回款，增加给被窜方该批货物的销售回款（按窜货方价格计算），认定窜货数量的市场服务推广费用由窜货方划拨给被窜方，处理结果报商务部备案，对窜货方处以1倍串货金额的罚款放入窜货基金。5.6.3恶意窜货：从窜货方已完成的销售任务中扣减认定窜货数量35倍的销售回款任务，扣除35倍的市场服务推广费用（与窜货数量对应的所有服务推广费用）；被窜方在已完成的销售任务中增加认定窜货数量1倍的销售回款任务（按窜货方价格计算）及给予28、1倍的服务推广费用（与窜货数量对应的所有服务推广费用）补偿，余下服务推广费用放入窜货基金，对于情节严重的取消其代理销售资格，没收后续未支付的服务推广费用。5.6.4对低价或恶意窜货市场商务经理或省区经理的处罚：由于省区商务经理工作失职或疏忽导致低价或恶意窜货的发生，将给予省区经理或商务经理等第一责任人处以1000-2000元的罚款处罚。如发现省区经理或商务经理主导或参与恶意窜货，予以辞退处理。5.7 窜货举证药品处理：举证药品归公司统一处理。:5.8 超过3个省区共同举报同一省区窜货时，对于该省区暂执行三定原则：发货定量，定时，定渠道（特殊情况报请分管领导签批）。5.9 窜货基金的使用：窜货基金用于无法核实或处罚窜货市场时，对被窜货市场补偿使用，属于专款专用。