1、公司环境工程事业部职能及邮件管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 总则1第二章 部门职能与组织机构1第三章 日报、周报管理1第四章 出差、招待及费用报销2第五章 部门工作对接3第六章 邮件管理4第七章 加班、请假、调休管理4第八章 任务书编写及绩效考核管理4第九章 其他5第十章 附表5第一章 总则第一条 为了加强对本部门的日常管理，规范工作流程及制度，提高工作效率，制定本办法。第二章 部门职能与组织机构第二条 部门职能：根据公司的发展战略，经营指标，制定市场技术战略，完成公司年度经营目标。第三条 工2、作职能：储单跟单完成订单，包括收资、项目跟进、商务谈判等等；技术方案/标书编制，技术交流并完成投标工作及后期设计、施工技术支持。第四条 组织机构：第三章 日报、周报管理第五条 中层以下员工每天下班时及时通过钉钉APP提交工作日志，写明当日工作内容及需协调问题，日志接收人为综管部：人事专员、主任，环境工程事业部：副部长、副部长助理、部门内勤，部门内勤当天汇总工作日志并提交部门负责人，当日未提交日志的员工扣除50元（综管部记入工资）。第六条 周报及时提交，内容务必如实详细，应写明本周工作完成情况，并与上周工作的工作计划作对比分析，根据上周工作完成情况制定下周工作计划，每周五下午5：00前提交到部门3、内勤统一整理后提交部门负责人补充修订，部门负责人修订后在周六晚上8：00前交由综管部人事专员（郭珍妮）统一汇总，格式参照公司周报模板。第七条 每周日晚上8点由部门助理组织召开周例会，参会人员为环境工程事业部全员，由部门内勤通过钉钉电话会议或视频会议发起，各员工在会上应如实汇报自己上周工作情况及问题分析，部门内勤根据汇报形成会议纪要并于周一上午提交部门负责人修订及批复。第八条 每周一上午9:00由综管部组织召开公司周例会，参会人员为紫荆公司全体员工，每人应如实汇报自己上周工作情况、下周工作计划及问题分析。第九条 周例会不得缺席，如有特殊情况应与部门负责人请假。第四章 出差、招待及费用报销第十条 4、出差员工出差前填写出差审批单并提交审批人审批，流程为：普通员工审批流程：部门负责人综管部负责人总经理（出差时间5天及以上才需到总经理审批）；中层及以上员工：综管部总经理。第十一条 出差应本着节约原则，在公司允许范围内合理安排出差（参见出差管理制度），涉及机票且时间紧急的须经过部门负责人批注。第十二条 出差人员回公司两日内必须写详细的出差报告并提交部门助理汇总给部门负责人，作为报销的依据，必须说明做了什么事，见了什么人，解决了什么问题。 第十三条 出差人员回来后一周内办理报销手续，贴票要求详细参照公司制度，报销应附上出差申请单、出差报告、住宿凭证，报销审批流程为：部门负责人财务会计财务总监总经理5、出纳（办理结款），审批完后交由部门内勤进行费用统计，费用统计应按照个人统计及项目分类进行统计，统计完后交由出纳统一安排报销。第十四条 费用报销中级及以上员工统一由石英贴票报销，普通员工自己贴票报销。第十五条 招待宴请必须提前审批，审批流程为：部门负责人总经理综管部，标准及流程详见公司宴请管理办法。第五章 部门工作对接第十六条 部门与其他部门重要工作对接必须使用部门联系函，联系函拟好后必须交由部门负责人修订及批复，由部门内勤统一发至各个部门内勤，由内勤与上级反馈并协调。第十七条 其他部门日常临时需我部门交办事宜，需在每周周例会上提出，由部门负责人统一安排到工作计划中，如遇特别紧急需我部门及时提供6、技术支持事宜，需及时发联系函给我部门负责人，由部门负责人统一安排，经营班子安排工作，被安排员工须抄送说明一份给部门负责人，严禁越级汇报。第十八条 所有部门联系函由部门内勤统一汇总归档，函件编号由部门内勤统一管理，发函前从部门内勤那取得编号并备案。第六章 邮件管理第十九条 公司日常邮件往来全部用公司企业邮箱，对外技术交流及方案必须用公司邮箱，设计技术方案的须有技术负责人确认后统一发出，部门内勤备案。第二十条 重要邮件应发给部门内勤备案，部门内勤应起到督促作用。第二十一条 邮件发出应注明主题、言语正式、具体事宜分点列出。第二十二条 紧急邮寄发出应注明对方答复时间，并打电话确认对方是否收到邮件。第七7、章 加班、请假、调休管理第二十三条 日常工作提高工作效率，部门提倡“高效率，少加班”，重要工作需加班可填写加班申请单报由部门负责人批复，交由综管部存档。第二十四条 如有重要个人事宜，请假、调休应提前申请，必须提前安排好手头工作，申请流程为：部门负责人综管部部门负责人。第八章 任务书编写及绩效考核管理第二十五条 部门负责人每月月初1号应编写并提交部门工作任务书至综管部，同时把部门月度工作任务书下达至个人，各员工围绕部门月度工作任务书填写个人工作任务书并汇总给部门内勤，由内勤统一汇总给综管部，作为3月份个人的绩效考核依据。第二十六条 个人工作任务书的评分分权由各个员工根据工作重要性进行分解。第二十8、七条 部门员工每月月底应完成本月工作任务书的总结，即在月初提交的工作任务书上填写实际工作完成情况并自评，统一交由部门内勤汇总，内勤汇总后交由部门负责人评分，部门负责人在每月月底最后一天完成任务书评分后交由综管部。第二十八条 部门工作任务书作为部门负责人个人绩效的考核依据，因此部门负责人不需填写个人任务书。第二十九条 内勤应在月底完成部门工作总结的编写，主要围绕部门任务书完成情况进行编写，交由部门负责人修订后提交到综管部存档。第九章 其他第三十条 各员工任何费用报销单提交出纳前应提交给部门内勤进行费用统计，差旅费统计应按照个人费用统计及项目费用进行统计，出差人必须协助内勤完成费用统计。第十章 附表附表一：部门联系函发文字号：-01密级及保密期限： -主送：综合管理部缓急：常规 oo紧急 oo特急抄送：行文部门：环境工程事业部行文日期：拟稿人： 签发人：关于XX的申请 综合管理部：此函盼复