1、公司内部防病毒及数据备份系统工作制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 内部系统工作手册近期公司内部系统进行多方面的升级和改进工作，其中包括xx分公司提升上网速度使用xx专线上网、全国电子邮箱升级、电子审批系统、防病毒系统升级、建立内部网络加强公司内部沟通等等。公司投入人力物力对内部系统进行升级最主要是为了能够方便各位同事的工作，提高效率节省成本。 在这个升级的过程中，由于同事们对公司系统的了解不足够而出现了一定问题。例如，邮箱升级后，有的同事一直收不到邮件却没有立即寻求协助解决问题；有的同事在电子审批系统的推出后，仍2、然延用原始的表格；未能及时重视病毒的问题，导致文件丢失影响工作等等。为了能够避免这些问题，使各位同事能够更能地利用公司系统开展工作，我们成立系统管理小组，订立了系统管理工作手册。公司系统是供所有同事使用的，系统是否完善对所有同事都有直接的影响。我们将工作手册发至每位同事手中，除了让各位同事进行一步了解公司系统情况和管理方法，遇到问题时能够直接与有关人员联系寻求之外，更希望每位同事都能够了解系统管理员工作，尽力协助他们开展相关的工作。一、统一的电脑操作系统。为了确保公司内部文件资料能正常传阅，早前公司已经要求全国的电脑统一使用英文版的操作系统。但是在这一次检测病毒的过程中，发现有部份的电脑未能完3、全按要求使用统一的软件。全公司电脑必须统一使用如下操作系统：可以使用xx作为辅作的防病毒软件)。假如个别电脑需要使用其它操作系统必须书面申请。各地系统管理员必须有一份电脑设备清单，并确保实时更新。二、防病毒系统。7月3日起，各分公司由系统管理员负责为所有电脑设备安装防病毒软件。主要软件使用xx为辅助软件)。安装完成后，按照附件一的时间安排，设定每周一次自动定时查毒和自动xx。xx分公司的升级工作由系统管理员按附件一的时间安排，定期为各位同事进行，并负责提醒深圳和厦门的同事检测病毒和升级防病毒软件。系统管理员将会在安装软件时向各位同事提供操作培训，各位同事必须认真学习。有关软件安装及培训工作必须4、在7月10日前全部完成。之后系统管理员会定期检查每台电脑有否自动进行查毒和升级。假如发现系统没有自动杀毒和升级，系统管理员将为各位同事手动进行。系统管理员进行检查后必须填写附件二，并每周汇总一次给xx。当分公司发现病毒时，系统管理员必须立即通知xx，由xx负责统一通知全国同事。另外，xx将每月向各位同事发出病毒清单，以提高各位同事的警觉性。同时各地系统管理员必须负责收集全球最新的病毒情况和对付方法，并每二周交流所收集的资料，以保证各地系统管理员及时了解最新病毒情况，及早做好预防工作。目前最常见的病毒传播方式是通过电子邮件或软盘。当您在收邮件时发现邮件缺少发件人或者收件人，或者发件人是您不认识的5、，或者邮件的附件是一个*.exe的文件，最好立即将其从您的Outlook中彻底删除。如果必须打开该邮件，必须先用防病毒软件进行查毒，确保没有病毒后才开启。如果您需要从软盘中将文件拷背到你的电脑中，最好在拷背前先用防病毒软件对软盘进行查毒，确认软盘中的文件没有病毒才进行拷背。三、数据备份系统。在数据备份工作方面，我们将分别对一般数据和重要数据进行备份。1)一般数据备份。各公司必须设立独立的文件备份服务器(BJ，SH，GZ使用UNIX服务器，CD使用NT服务器)，文件备份服务器只能与公司内部的网络相连，绝对不能连接到国际互联网上。系统管理员必须在文件备份服务器上为分公司的每位同事开设一定的空间存放6、数据。请各分公司系统管理员按照附件一人员清单于7月9日前开设备份空间。每位用户通过自己的密码进入文件备份服务器，将重要的数据备份到文件备份服务器中。用户必须每周至少备份一次。每次备份都应该覆盖自己账户内已有的备份文件，以确保有充足的空间存放文件。系统管理员会在7月10日前培训每位同事如何备份自己的文件。系统管理员负责定期检查监督备份工作。假如发现个别同事没有定期进行备份，系统管理员必须提醒监督其进行备份。系统管理员必须在附件二记录用户文件备件的日期，并每月提交到xxChan处。香港、深圳和厦门的同事统一使用光盘进行备份。每位同事最多留保2份最近的版本，过期版本立即销毁。2)重要数据备份。重要数7、据是指经理和财务的文件备份。对于这些资料，统一使用光盘分别进行备份。备份光盘由经理和财务主管自行保管。最多保留四个最近版本。每一张备份光盘必须贴上标签。标签统一格式为某某经理(某某分公司财务部)某年某月某日备份资料。其它过时的备份版本在由经理和财务主管同意下，由系统管理员负责当面销毁。系统管理员必须在7月10日前完成对经理和财务部主管的备份操作培训。系统管理员按照附件一的时间每周协助经理和财务主管一同进行备份工作，经理和财务主管负责整理好需要备份的文件，系统管理员负责将数据备份到光盘中，完成后光盘分别交由经理和财务主管自行保管。四、电子邮箱系统电子邮箱是重要的通讯工具。所有同事必须重视自己的电8、子邮箱能否正常使用。当分公司有新员工加入时，统一由分公司人事部同事电子邮件通知本地工程部主管、系统管理员和xxChan为新同事开设新邮箱。在电子邮件中必须清楚写明：新同事的中英名、所属部门、职位、个人行政表格的审批流程。在邮箱开通后，xxChan用电子邮件通知全国同事增加新邮件地址。然后系统管理员应立即为新同事在电脑上设立账号，检查发收邮件是否正常。xxChan将每月汇总一次全公司的邮件地址，然后将最新的清单和地址薄发给全部同事。各位同事必须确保自己的Outlook中的地址正确。假如在任何时候发现邮箱不能正常使用，应该立即联系当地系统管理员或xxChan，尽快解决问题，以免影响日常工作。五、电9、子审批系统日前，电子审批系统(EDS)已经开通使用。有不少的同事在亲身使用过程中提出了宝贵意见和建议。但是也有些同事到现在还不知道系统所在的网址，甚至还没有搞清楚自己的用户名和密码。所有同事应该立即登陆上网修改其个人密码。负责审批有关表格的经理和主管应该每天定时到系统中检查是否有申请需要审批。假如申请人所提交的表格太长时间收不到回复，应该主动向经理和主管询问原因，避免担误工作。当新同事加入时，xxChan将会根据各分公司要求开设新邮箱的邮件中的资料为新同事增设用户。并通过电子邮件通知新同事其用户名和密码。EDS账户将会与邮箱同时开通。系统管理员负责培训新同事使该系统。在使用的过程中遇到有任何问10、题，请联系xx分公司BrunoLu,xxChan。假如对系统有任何建设和意见，请随时与他们联系。六、公司网站更新和维护公司网站将分为对外和对内两大部分。对外部分主要起向外宣传公司的作用。对内部分只供全国员工内部使用。公司网站的内容由市场部提供，由RainLao，xxChan负责制作和维护。市场部经理根据实际情况，实时发出的内容更新通知。内容更新通知中必须清楚地列明新内容属于外部网站还是内部网站，替换原来哪一部份的内容。网站维护人员必须收到通知后在二个工作天内按照市场部要求完成更新工作。假如各位同事对公司网站有任何建议，可以与市场部的同事联系或者与网站维护员联系。报销规定 为加强公司财务制度，全11、面统一管理，现对员工费用报销作如下规定：一.报销时间员工报销日期为每月1日、15日二次，交际应酬费每月15日报销。如遇节、假日提前。(如有特殊情况，另行通知)二.报销单据所有报销单据必须是原始凭证。（包括机票）三.报销要求和标准1.出差报销报销时需提交的表格及单据：出差申请表出差报销表交通支出表工程部：提供服务报告销售部：提供交际应酬费申请表标准：出差费用按公司规定标准；员工必须据实填写报销表格；工作超过8小时方能申请出差补助，工程部工作时间以服务报告为准；外出工作应优先使用公共交通工具；当地交通费用支出填写交通支出表作为明细。2.本地交通支出报销报销时需提交的表格及单据：交通支出报销表工程部12、每项服务应列出该服务的TicketNo.标准：费用按公司规定标准员工必须据实填写报销表格；外出工作应优先使用公共交通工具，工程部：员工遇到紧急情况或携带大件部件外出工作必须乘坐出租车时，应在报销时注明。如遇特殊情况致使交通费用金额高于平时时，须作出相应的;解释。销售部：按限额标准。3.交际应酬报销(销售人员适用)报销时需提交的表格及单据：交际应酬申请表标准：所有交际应酬必须预先申请；销售人员必须据实填写报销表格；费用报销标准以公司规定为准。4.内部采购报销(如购买检测部件所需的清洁带、清洁剂、磁带或需外出复印大量培训资料)报销时需提交的表格及单据：内部采购申请供应商报价单签收/点收及产品质量完13、好证明标准：所有内部采购必须预先申请；费用实销实报；员工必须据实填写报销表格；费用报销标准以公司规定为准。5.其他费用报销(如手机费，呼机费用或因特殊原因支出的邮费)报销时需提交的表格及单据：费用报销表工程部：如报销手机费必须提供电话公司出具的话费清单原件或复印件，员工报销时必须剔除非公事电话费用。标准：费用按公司规定标准；员工必须据实填写报销表格；工程部：费用实报实销。如因特殊原因而超出了公司规定限额的报销，必须另外提交书面申请，经批准后，方可报销。销售部：手机费报销按限额报销。6.外籍员工报销xx及xx的费用入到北京，即使是发生在分公司的费用，（如差旅费）也要计入同北京公司的往来帐。其他外籍员工的费用均在所在分公司入帐。注：如员工报销时超过规定限额，需由xx特批。备注：如遇费用不知如何报销，请向财务人员了解。本规定，即日起执行！