1、目 录 总则2行政部4一、行政部总体工作任务4二、行政部主要工作流程：5（一）各类正式文本的起草：（包括：办事处正式通知、通告、对外文体、申请等）5（二）办事处管理理条例的起草与执行：6（三）各类日常事务流程6（四）各类档案的建立、分类管理及应用8（五）各种费用管理与控制8（六）会议管理流程9 商品部10一、商品部总体工作任务二、部门工作事项结构图10三、调拨员主要工作职责：11（一）货品调拨业务流程11（二）各类促销活动的业务流程：13（三）数据分析业务流程：14（四）信息机制业务流程：14（五）仓库业务流程：15品牌部20一、品牌部整体工作项目流程：20二、品牌部（按工作内容三个组：终端管2、理组、陈列组、培训组）工作流程图：20（一）品牌主任（终端管理组）20（二）品牌主任（陈列组）21（三）品牌主任（培训组）22四、品牌部具体细则说明：22 财 务 部24一、财务部主体工作：24二、工作流程：24（一）加强借款的管理：24（二）严把费用报销关：25（三）负责办事处货币资金收支的具体事项26（四）按时、保质进行帐务处理：26（五）负责商场税票统计及货款回笼：27（六）进销存账务处理，监控办事处货品安全：27（七）负责资产盘点工作：28（八）协助品牌部对专卖店店长进行账务处理方面的培训：29（九）及时完成各店装修帐目29各部门交叉工作流程29 总则一、制作目的1. 使新成立办事处迅3、速开展各项工作；2. 为部门间相互了解提供先期条件；3. 为各部门内部工作提供流程支持；4. 为新员工提供了解办事处乃至公司内部业务流程的基础资料。二、办事处组织架构图后台经理室行政部商品部品牌部财务部仓库前台三、分公司人员架构规划图分公司经理行政主管市场部销售部财务主管人力资源部拓展/维护 主办会计商品主管司机物流仓库往来帐会计四、办事处各部门人员配置建议 经理室办事处经理总体工作任务1对办事处前台后工作的全面管理；2对办事处发生的各种费用进行控制管理；3办事处团队建设与稳定、公司企业文化传承管理；4制定办事处市场拓展计划，并完成分公司下达的销售目标的达成；5负责对已有店进行规划、分析、收集4、市场信息，结合市场现状做整改方案并执行；6维护与现有商场的良好合作关系，保证其专柜在商场内的正常运作； 行政部一、行政部总体工作任务行政类：1） 为办事处的管理草拟各类办事处管理条例并监督执行；2） 办事处各类通知、通告的撰写、下发及回传件的收集归档；3） 办事处各类资料档案的建立与管理；4） 办事处、宿舍的管理与费用控制；5） 办事处各类采购任务的完成及办公用品的发放；6） 办事处内各种办公设备管理与联系维护；7） 办事处固定资产与低值易耗品的盘点与日常管理；8） 行政接待任务的完成；9） 各类会议的召集，及会议内容的记录、会议要求的监督实施；10） 每月前台人员动态表的收集、汇总及反馈；15、1） 协助品牌部完成专卖店各类POP、宣传单下单制作，并按单配发；12） 协助其它同事订票、订房、订餐等工作；13） 处理办事处的突发事件，以及一些后勤保障工作；14） 以及办事处经理交办事项的完成。人事类：1） 人事招聘与培训；2） 员工入职、辞退、辞职的手续办理；3） 人员日常考勤监督与核算。财务类：（兼任出纳的工作）1上缴办事处、宿舍、专卖店租金、管理费、水电费、垃圾费、有线电视费、煤气费等；2对每日报销的原始单据进行编号，登记现金、银行存款日记账，结算余额，盘点每日实际现金、银行存款余额，保证账实相符、日清日结。3出纳每月10日，按会计审核的各专卖店员工工资，为各店存入上月应发工资；46、根据办事处的订货额，将相关款项汇入分公司指定银行户头；5每日营业终了，编制办事处现金及银行存款收付日报表上报会计；6每月定时与会计核对现金和银行存款账户，经双方核对不符，要查明原因。另：在宿舍设立一名宿舍长，属行政部分管，负责宿舍各方面的工作，具体职责如下：1. 制定宿舍管理制度，并监督实施；2. 宿舍卫生值日安排、维护与检查；3. 对宿舍员工监督、管理及关系处理，了解各住宿员工的需要，听取建议、协调矛盾，及时反馈、解决；4. 公共设施的维护（如宿舍内的床、桌等）以及定期盘点工作；5. 协助行政文员监督住宿员工合理使用水、电，奖励节约，处罚浪费；二、行政部主要工作流程：（一）各类正式文本的起草7、：（包括：办事处正式通知、通告、对外文体、申请等） 复核行政部形成正式文体需求部门提供主体内容 归类 审核办事处经理 行政部发布（二）办事处管理理条例的起草与执行： 收集意见、建议反馈各部门行政部办事处经理 按需求起草 审核 二次整理 再审、发布 监督、执行（三）各类日常事务流程1宿舍安排流程：a) 申请入住宿舍的员工从行政部领取住宿申请表，填完后交到宿舍舍长处审核。b) 宿舍舍长审核否符合入住条件，是否符合宿舍管理规定，不符合的不予以审核。c) 审核后认为符合条件与规定的，交办事处经理审批，宿舍舍长根据办事处经理审批同意的申请表，安排员工入住。d) 详情见XX办事处宿舍管理制度。2固定资产、8、低值易耗品及办公用品的管理流程：a) 行政部设台帐记录各项固定资产、低值易耗品及办公用品的采购进仓、领用、转移及消耗、报损等情况；b) 配合财务进行季度办事处自盘点年度盘点，以确保办事处财产的安全；c) 盘点结果需每次按时上报给办事处经理，不得有隐瞒与虚报。3人事招聘与培训流程：a) 由用人部门提出用增员申请，包括目前部门现有职员数量与职责，以及所需职位的职责、入职条件、需求人数等相关内容报办事处经理审批；b) 经办事处经理审批同意，行政部负责按需招聘；c) 经行政部初步筛选后，将符合招聘标准的简历交用人部门再次筛选；d) 用人部门将筛选后的简历交行政部，由行政部通知人员面试；e) 面试时由行9、政部与用人部门主管共同进行；f) 确定上岗人员后，行政部需联络求职人员告知入职时间，入职、入住等相关事宜；g) 人员入职后，由行政部组织进行公司企业文化、公司制度、办事处管理条例，及相关办公软件的学习，使新人初步理解公司，以便快速融入新的团队；h) 行政部按各职位所需，与品牌部沟安排新员工下店实习。特殊情况，可由办事处经理与分公司经理沟通，安排人员到公司接受相关培训；4各类POP、DM单，各季形象画，促销活动所需宣传道具等的跟进与下单制作流程： 总公司或分公司策划的活动a) 由总公司或分公司制作活动POP、DM单等，分公司将原图下发到办事处；b) 办事处行政部统计，根据品牌部提供的尺寸，寻找供10、应商，下单制作；c) 取回制作完成的宣传品，根据品牌部给的清单，由仓库将各宣传品发放到店里； 办事处自行策划的活动a) 由相关部门策划活动内容，商品部填写OA活动申请，交营销中心审批；b) 行政部根据审批同意的活动申请，OA平面设计下单，由总公司进行平面设计；c) 行政部将总公司设计的平面图交品牌部审核，审核同意的，行政部寻找供应商下单制作；d) 制作完成，根据品牌部的清单，由仓库下发到店里； 5. 考勤管理流程：a) 月末结束后，将各考勤卡收回，同时准备好新卡，方便员工打卡。b) 根据考勤卡上员工的上、下班时间，核算员工的加班时间，按天填写在 考勤卡的左侧，时间截止到分钟。c) 在考勤卡请假11、日期左侧标明请假的时间，最后在考勤卡的下侧，将本月加班时间（最后核算到小时）、请假天数，是否全勤标明，方便财务抽查。d) 汇总本月所有考勤，制作成考勤表，由员工审核签字。e) 将考勤表上交办事处经理，由办事处经理发放工资。（四）各类档案的建立、分类管理及应用1、档案的分类：项目大类细类明细办事处内部行政类通知、通告分公司发文、办事处发文各类合同专卖店（专柜）合作合同复印件、设施维护类合同复印件、供应商协议印件证件五证二书（盖红章）复印件、质检报告复印件制度文本办事处管理条例宣传品各期宾视、发布会光碟、媒介宣传品办公设备对各人员领取的所有办公设备进行登记、确认人事类员工人事档案包括升、调职、奖罚12、记录，及在职、离职备案供应商日常用品办公用品，后勤宿舍用品，仓库用品、固定资产人事类招聘单位工程类公司内部工程维修类、专卖店装潢材料类分公司行政类通讯类分公司各部门及相关人员联系电话专卖店行政类通知专卖店管理、销售类人事类员工人事档案、人员动态表包括升、调职、奖罚记录，及在职、离职注：1) 按以上分类整理现有资料、并在工作中每月更新、归档当月收集的档案；2) 制定办事处档案管理、借阅制度，充分发挥档案的作用；（五）各种费用管理与控制 1日常费用的控制与管理，包括水费、电费、清理费。 此类费用是为日常所需支付的，管理的原则为在满足正常使用的基础上，提倡节约，避免浪费。每月与房东检查水表、电表，对13、于此类疑问及时与房东沟通。2采购费用控制（办公设备、固定资产、办公用品等）1）严格遵守采购申请、购买流程，使用部门申请采购，经审批后，由指定采购人经过同种产品同品牌、同型号三家询价比较后，申请费用并附有询价资料，通过审批后再进行领款采购，采购时专款专用，有计划、有步骤的进行。2）集体活动费用的控制（各节假日员工福利，如中秋、旅游等） 此类费用为员工福利费用，按员工参加的人数确定。在支出前，与其他费用一样，应价比三家，至少要提供三个活动计划，再根据具体的计划去询具体的价，争取最少的花费，给员工最大的满足，活动结束后，要及时听取员工对活动的反馈。（六）会议管理流程办事处会议分为周例会、月例会、专题14、会议，现就会议的时间、范围、议程、执行、纪律、奖惩做出如下规定：1周例会/月例会时间：每周一上午10：00召开议事范围：周工作完成情况，工作中存在的问题，下周工作计划，需其它部门配合的事项与会人员：办事处所有员工参与议程：（1） 各部门人员就上周工作计划执行情况和遇到的问题进行回报（2） 相关人员对所提问题提出解决方案（3） 各部门人员汇报下周工作计划（4） 经理就上周问题和下周计划做出批示（5） 其它议题（由办事处经理定）执行：每周六16：00前提交本周工作总结与下周工作计划至行政部；会议结束会后1个工作日内行政部拟出会议纪要发送各部门人员，抄送经理。注：月例会可仿照周例会进行召开，于当月第15、一周周一连同周例会一起召开。2 会议纪律1、应准时到会，由笔录人记录迟到情况。2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。3、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。4、做好本人的会议纪录。 商品部一、 商品部总体工作任务协同其他部门制定合理的销售目标、订货计划，随时掌握销售、库存情况，适时做出货品调整，促销计划，实现销售目标最大化，库存最小化；熟练掌握业务技能，了解市场行业动态信息，做到货品流通顺畅、及时；货品信息，销售分析反馈及时、准确，以供做出准确的市场动态判断；对仓库的五大管理（仓库五大管理包括货品管理、储位管理、账16、务管理盘点管理和配送运输管理）。二、部门工作事项结构图工作项目调拨业务促销活动数据分析仓库管理销售补货货品调整新品配货信息收集制定方案并实施活动反馈处理采购进货处理专卖店进退货仓库盘点定期销售数据分析进销存分析订货会数据整理质量问题处理三、调拨员主要工作职责：1. 整个商品部部门工作计划制定及统筹安排,以及工作汇报；2. 参加公司每季订货会、制定办事处销售计划,以及订货会相关资料与数据的收集、整理，并与分公司商品部主管沟通;3. 办事处所订货源采购进货的跟进及上市安排；4. 各店货品结构合理性的跟进及相关货源的调整；5. 安排新店开张的货源筹备并跟进（包括货品结构预计、各类款量、数量及库存量计17、算，货品配送跟进）；6. 配合商场各类促销活动的货品调配安排及跟进，后期的信息收集与反馈；7. 自主促销活动方案的制订、申请、执行、反馈；8. 换季商品的结构调整及下市的安排；9. 每周、月销售目标的达成情况跟进与反馈；10. 每周一汇总各店上周进销存分析，每月1日汇总上月进销存分析文件并上报给办事处经理与品牌部人员；11. 定期组织本部门与品牌部、经理室对各类统计数据、分析交换意见与建议；12. 建立各区域销售信息（如产品需求、促销活动方式、促销活动方案历史与结果资料等）资料档案，以及办事处所辖店铺销售数据的存档、备份、更新；13. 与分公司商品部相关业务往来及工作沟通；14. 专卖店日常零18、售补货、货品调整及跟进，新货上市销售跟进；15. 每天查看各店的销售，库存情况，时时监控各店销售情况；16. 配合商场促销活动的货品调配，销售跟进，信息收集、综合与反馈；17. 新品到仓后的拍照及存档及上市登记；18. 所辖地区天气情况的跟进、汇总、反馈；19. ERP系统相关业务单据的开单、审核、打印与跟进，绝系统单据长期挂帐的事项发生；20. 拟定每月各店的畅、滞销款情况，并下店找出原因，反馈给品牌部人员、并进行处理；21. 主动与品牌部、专卖店沟通陈列需求的货品，参与品牌部的陈列培训；22. 负责仓库管理的全面工作，保证办事处货品物流的顺利进行，为前台销售提供优质服务；23. 货物的合理19、摆放，空间利用，每月底进行仓库盘点工作，保证盘点的准确性；24. 手账进销存日报表和系统数据的核准，制作每月结存报表并提交给财务部相关人员25. 进、退货源的清点发送或入仓工作，以及确认跟进，并认真填写收发货登记表；26. 商品质量问题的处理；27. 销售用品（包括零售小票、包装袋以及卡宾纸杯等）的管理；28. 保证货仓、办公间的清洁卫生；29. 对上级临时交办事项的完成。四、业务流程中重要环节的具体操作（一）货品调拨业务流程调拨业务流程图：总仓或分仓商品部仓库品牌部专卖店下单 实线代表实货流 虚线代表信息反馈流具体业务操作细节： 采购进货进货跟进表1. 总部（商品管理部）根据订货会办事处所订20、的数量按批次，上市时间下单给总仓进行发货，货品一般在上市前15天到达办事处仓库；如实发货品数量与订货数量，或部分货品无法按原定上市时间到货，总部最迟应在此批货品发出前将详细差异量，晚到时间通知到办事处，以便办事处提早调整配货计划。2. 调拨员按实货入库，并核对订货数据，是否有出入、跟进。 办事处货源调配流程：1 新货品配送：调拨员按订货计划中的货品分配方案（包括专卖店的风格定位、产品定位、陈列需求）、货品的上市时间、批次，结合实际到货情况、各店的货品规格配比等参数，制订配货计划，开出配送单去仓库捡货。2 日常零售补货：频率：每周进行两次（具体每周星期几发货时间调拨员跟各店负责人及品牌部人员协调21、妥）参考依据：各店各款的销售情况，上市时间，各店的库存情况进行补货3 货品调整： 1) 断缺码货品调整，频率，每周一次；操作方法：根据各店的整体销售情况，结合各店各款销售、库存情况、各款本仓库存情况，及新品上市周期等情况，对部分断缺码货品进行集中销售；2) 款式调整，频率：半月左右一次；操作方法：a) 对于当季新货，上市后，收集消费者对产品的信息反馈及销售、库存情况进行调整，在销售旺季可适当缩短调整周期；b) 对于旧货，根据销售、库存情况，周转周期进行调整；3）如在货品调整计划中涉及货源进、出仓的情况，需下达退货通知单到需退货店，详细注明退回款号、数量及退回时间；以便双方配合完成调整任务。4）22、在货品调整过程中，可参考各店店长的货品需求建议，以提供更适合销售需求的货品到店。4 商场促销活动的货源调配：a) 商场促销活动的货品，需按活动力度，活动的目的进货调整；b) 商场在活动结束之后，进行款式调整，保证货品的吸引力； 新店开业货品调配流程：1. 根据品牌主任提供的新店陈列方案计算新店的陈列面及需求款量、大类比例、库存需求；2. 依据品牌部对新店周边环境、潜在消费者定位等信息与品牌部商定货品风格；3. 综合上述信息，做出配货方案；4. 新店开业后对货品结构、销售情况跟进，综合各方信息随时调整货品结构直至适合该店的销售需求；（二）各类促销活动的业务流程： 配合的商场促销活动：1. 接收专23、卖店、品牌部提供的活动信息反馈情况，了解活动内容，活动期限，活动力度（如：店庆，购物节，节假日等）；2. 协助品牌部做出活动成本核算、活动效果评估及活动期销售目标；3. 根据活动力度、内容选择相应的货品调配方案；4. 活动信息传递：将活动内容、期限传递到专卖店5. 活动效果分析与反馈：货品调配分析类别结构、单款需求量、库存是否合理，各类别销售分析，区分活动货品、正价货品的销售分析，目标达成情况分析；6. 整理活动信息表及分析表并存档。 自行策划促销活动方案：流程：公司审批方案实施活动反馈制定方案信息收集操作细节：1. 活动前期的准备：根据各店销售趋势，收集同行业品牌的动向，寻找活动切入点；2.24、 制定活动方案：明确活动目的，制订符合实际需求，能预计活动效果的活动方案，包括活动期限，活动区域，活动内容，宣传方式，活动期销售目标，活动收益预算；3. 行政文员向分公司策划部提出活动申请，等待审批；4. 货品调配方案：根据活动的力度，货品的划分情况进行货品调整，并在活动开始前货品到达专卖店；5. 由行政部下发正式活动通知到相关专卖店；6. 活动效果反馈：在促销活动结束后三天内，提交活动效果反馈报告，包括销售目标达成情况，活动内容，货品情况进行反馈。（三）数据分析业务流程：1 货品基础资料表：产品风格，货品定类（活动货品、正价货品），批次等；2 进销存分析：a) 进货跟进：进货日期，进货单号，25、进货数量，在途数量，未到数量，单单跟进；b) 销售数据下载与上传：每天对各店销售数据进行FTP下载与上传；c) 库存分析：各店库存结构分析、办事处库存分析，一周一分析；d) 以上三份报表需综合分析，而非单一查看，分析内容包括各类别进销存比例，尺码比例，版型比例等；e) 如分析过程中有促销活动，需将促销活动期间单独提出来进行分析，以便进行活动效果分析。3 按办事处既订的整体销售标，跟进每月、周销售目标的达成情况。4 每月结合品牌部对产品走势做出分析，并对进货、销售及库存做出合理的对比分析，若需加单及时跟分公司商品部进行沟通；5 订货会数据的整理：1) 汇总当季货品基础数据，包括当季各店各款式、各26、类别、各类别颜色、各类别版型、各类别零售价位、各类别码数货品的进销存、新旧货品比例；2) 汇总上一季相对数据，与当季数据进行对比；3) 制定各店销售目标，订货目标（含新旧款），类别比例表，尺码、版型、比例表。（四）信息机制业务流程：信息传递包括办事处内部信息的传递，通过各种渠道收集的市场、同行业的信息的传递与反馈。1） 同行业信息收集：主要针对同类其他品牌，通过品牌部反馈及下店了解完成；2） 各季节店堂各类别款量；3） 新货上市周期、款量；4） 货品流动周期；5） 正常销售与促销活动期间的货品结构变化；6） 促销活动内容及销售情况的收集。（五）仓库业务流程：1. 进仓流程： 总公司仓库、外购厂27、分公司、专卖店调货入仓流程：到货实际情况反馈到供货单位实货与系统核对拆箱、验货货品进仓前的初检接收到货通知，准备仓位具体操作细节：1) 调拨员根据出货方通过QQ或其它方式发出的到货信息，调拨员填写到货信息登记表，提前安排仓库储位并做好验收准备；到货信息包括：到货清单、到货箱数、货运公司、发货日期等；附表： 直接双击打开2) 货运公司致电到办事处有货到，调拨员填写领货登记表，调拨员租车到货场载货，若是货运公司直接送货上门这一步可省略；3) 货品进仓前，首先按照预先通知的到货量与到货实包装实数及货运单的数量进行核对，其次认真检查货品包装情况,如发现有破损或是淋湿等情况,应与承运方及时沟通当面确认28、，并在到货进仓表作详细记录，如产生问题及损失需追究承运方责任，并反馈给相关部门；4) 货品卸于拆货区，将货品按大类区分，并按装箱明细单与实货的品名、规格、条形码、一一核对，同时检查货品销售包装、外观等。调拨员需在完成核对工作后汇总所有装箱单，与配送清单进行再一次核对 。由调拨员和系统下载的数据进行核对，核对无误后审核采购数据；有产生异常状况由调拨员和相关部门协调处理。实物与系统产生差异时，按上级部门统一方式进行单据处理，不得直接更改系统生成的单据；5) 拆包核对名细数及总数无误后给予进仓处理，审核打印采购进仓单,一联交财务,一联存根,一联反给供应方，并将收货信息向供应方确认；将不同的货品上架摆29、放，新款货品或是特殊用途的货品要按类别摆放于靠近出口的区域；6) 专卖店退货进仓流程：给各店制退货单分类入仓拆箱验货、核对数量准备仓储位置商品部提供退货计划退货信息反馈到各店 操作细节：1) 商品部根据季节更换、分公司要求，做出专卖店整体退货计划，包括各店退货的批次，每批退回货品明细（类别、款式、规格、数量），提前一周通知到品牌部、仓库；2) 调拨员根据退回货量，准备仓储位置，做好接收退回货品的准备；3) 退货到仓卸于拆货区，调拨员根据各箱内退货清单，分类对实货与退货清单进行一一核对，同时查看货品销售外包装是否完整，有无异常情况。如退货中有质量问题货品退货，需另行维修员处理，并在退货清单注明情30、况；4) 检查核对各款明细完毕后，还需再次核对同一批次退货的总数量，确保所退实货与退货清单一致, 确认分类数及总数无误后给予系统进仓处理，单据一联交财务,一联存根,一联返给退货店；同时仓库员将货品按区分类上架（同采购进仓操作原则一致），特殊用途的货品要按类摆放于特别区域并做好特别的标识；5) 拆包数量如果与退货单不符时,调拨员知会退货店,仓库以收到实货入仓，进行系统单据处理；退货要求：1) 专卖店退货必须有随货的退货清单，如多箱退货而退货清单只有一张的情况下，需在退货清单上注明退货总箱数，并个每箱外注明序号（例：-2，说明总箱数为3箱，此箱为第2箱），退货清单需统一放在第一箱的退货内，以便查找31、与核对；2) 专卖店退回之货品的销售外包装必须整洁，不得将污浊的、破损的产品退回公司，如果有此类货品退回，办事处向专卖店收取相应的更换外包装的费用或洗涤、修补产生的费用。屡次发生此类事件，将报备到相关部门及办事处经理处，按办事处相关制度进行处罚；3) 专卖店退货中如有需维修的质量问题货品，须提前报备到调拨员处，并在退回的质量问题货品上做出明显标致，加入“质量问题说明卡”。 另：销售用品、维修货品、赠品及其它材料进仓1) 销售用品到达后，调拨员按送货清单与实物按类别清点明细存放在专用区域。并按实物进仓，开据入仓库单，并记入手帐。入库单一式三联。一联交财务、一联存根、一联返回供应方。入库单应反应供32、应商、日期、名称、数量、金额、经手人等相关信息；2) 顾客寄修的维修货品进仓，由调拨员清点后在维修货品登记表做好记录，包括到仓时间、寄修店、寄修货品的12位条码、维修内容、处理记录、归还时间，并跟进处理；3) 属于公司质量问题退货的必须在系统中进行退货处理，制退货单给总公司并备注清楚；4) 工程材料的进仓，包括装修材料、陈列道具的进仓，调拨员需按材料名称进行归类，入库记帐，同样开入库单；2出仓作业流程 仓库配送出货、退货出货流程流程：核对总数、装箱、出仓再次核对实货与配送单核对实货、交单制配送单按配送计划单捡货商品部下调配送计划单具体操作细节：1) 调拨员根据货品配送计划单以及其它要求事项，进33、行现场作业分配、完成；2) 调拨员按配送计划单到相应储区捡货，捡货时认真核对款号，尺码及数量，每款号捡完应在配货计划单相应货品条码上做出相标记（ “”符号表示完成标识，“”符号表示实货不足，并在“”符号旁自行填写实捡货数，事后查明原因）；3) 将捡好的货品按照大类放在相应的客户中转区域位置。一单货品配好后，捡货人员需再次将所配货品与配送计划单明细（类别、型号、尺码、数量、总数量）进行一一核对，有特别事项需备注说明，并将分大类别实际捡货的数量及此单总数量备注在配货计划单上，确定无误后方可在系统打单；4) 单据打印（一式三份，一联交财务、一联仓库存根、一联给专卖店）好后，调拨员进行二次核对，此次核34、对需将配送单与实货的类别、型号、尺码、数量、总数量再次核对，每款每码核对后需在配送单（仓库存根联）上以“”做标记，说明无误，完成核对工作后，需在配送单上签字确认；5) 如发现配送单与实货不符，进行配送单或实货的调整。确定配送实货与配送单无误后开始装箱，装箱同时需最后一次核对出货总数，确保实货与配送单总数一致，并将相关的采购退货单、配送单、每箱的装箱清单放入箱内表层并在寄放箱外批注；6) 装箱后，用包装专用封条（封条由总仓提供）箱体的粘合处封严封实,不得留有任何缝隙。完成装箱任务后在发货出仓表作详细记录，并由经手责任人确认；7) 将包装好的货品统一暂放在货品待发区，统一安排出仓，调拨员提前向租车35、单位申请用车；8) 送货到货场或通知承运商到仓库接货；当货物交接给承运商后，必须索取相关凭据（保管一个月以上以备查）；如托运单、运输合同等具有法律效力的凭证，并认真核对单据上重要信息（发货人、发货地址、联系电话，收货人、收货地址及联系电话），且正常情况下须保险，以减少货品丢失风险。9) 直接送货至专卖店，需专卖店负责人在送货到店登记表上签收，表示货品交接清楚。10) 货品发出后，调拨员负责通知收货方，告知发货时间、发货箱数、承运单位等信息；11) 员工内购出货，按办事处分配福利名额进行购买，只有在系统开出的123客户销售单上同时体现财务现金收讫专用章和购买者签名时方可出货。装箱工作中的注意事项36、：1) 货品装箱须遵循“同类、同款、顺号”的装箱原则，整齐放入相应发货箱内；2) 长途运输的货品，应用编织袋做最外层运输包装，编织袋打包采用双重保险作业（1.采用封口机进行封口2.再用打包绳进行打包，封口的绳统一采用白色纤维绳打包），在编织袋封口处再次封贴封条和送货地址等；3) 如发出货物在两箱（含两箱）以上产品，需在外箱标明发货总箱数和指定单元箱(如: -2，代表共3箱之第2箱)；4) 发出货物内有特殊单据或物品，必须在箱内清单及外包装上清晰备注。3盘点流程 日常抽盘：1) 各类别、区域负责人利用工作空隙自行盘点，原则上每日核对总数，每周核对一次明细；2) 每次抽盘都需核对电脑库存、手工账，37、如发现货品实物与帐面不符，需第一时间查明原因。 每月盘点1) 每月25日左右由调拨员组织进行封闭式盘点工作，如有特殊情况与财务部、办事处经理协调另行确定盘点日期；2) 正式盘点前由各区域负责人进行初盘，主要盘点明细及总数，同时清理好仓库现场，做好正式盘点的准备工作；3) 正式盘点时，调拨员需与日常管理的责任区分开来，保证盘点实数的真实性。4) 盘点当天制单员截止所有的电脑数据，按类别打出盘点报表按类别盘点；5) 盘点过程中，财务部人员负责监督整个盘点过程，并对货品进行全盘或抽盘,以确认盘点的过程及实货库存数据的准确性；6) 盘点中如出现盘盈、盘亏，经多次复盘仍存在的，由调拨员负责找出原因，作出38、合理的解释；对于盘点中出现的货损货差,调拨员及仓库职员要负责任。7) 调拨员根据盘点实际情况，递交盘点报告给办事处经理和财务部门,分析本次盘点及对本月工作进行总结,对于存在问题要妥善解决；8) 财务部负责审核仓库盘点结果，并按实际库存以冲单的方式调整库存，并在当月财务报表中体现。4 质量问题货品维修流程及管理办法可参照总公司07年8月最新发布的管理办法，详情如下： 双击解压缩后打开 品牌部 一、品牌部整体工作项目流程：品牌主任下达月工作重点及目标下达反馈品牌主任（培训组）品牌主任（陈列组）品牌主任（终端管理）讨论讨论形成方案执行形成方案执行形成方案执行 （ 周、月 ） 信息收集、汇总、反馈二、39、品牌部（按工作内容三个组：终端管理组、陈列组、培训组）工作流程图：（一）品牌主任（终端管理组）品牌主任（终端管理组）根据需要配合活动货品（店长为主）销售任务工作重点商品部配货专卖店要货店长店长员工员工分解分解 完成情况完成情况信息汇总、反馈（二）品牌主任（陈列组）品牌主任（陈列组）正常陈列活动陈列各店陈列专员陈列方案大型促销一般活动下达方案巡店检查评估方案讲解并拍照存档信息反馈销售部（三）品牌主任（培训组）品牌主任（培训组）制定培训教材店长员工新员工结合考核效果评估对应方案及信息反馈四、品牌部具体细则说明：1品牌部重点工作1、销售任务依每月月底办事处经理下达目标为准，由品牌主任店长层层下达，并40、对销售任务监督、制作合理计划去完成；2、月工作重点每月最一个工作日前以品牌主任下达的目标为核心，各品牌主任根据自身管辖区进行内容添加，制做店长、员工绩效考核方案，并完成相应级别的项目跟踪表，店长对考核内容分解到每天，并结合早晚会议进行跟进监督；3、品牌主任在每周店长会议上店长要做他（她）的根据月工作重点划分下去的周工作汇报和工作计划；4、店长月工作汇报和工作计划以PPT的形式在每月店长大会上现场讲解说明；5、每月针对店长和员工组织培训会，培训内容根据绩效考核的结果而定，以在办事处课堂培训为主，下店培训为辅；6、不定期下店跟进各店月工作重点及培训成果完成情况并做相应的要求；7、专卖店行政人事升迁41、店长申请品牌主任审核办事处经理核准行政部发文；8、新品上市：配合商品部做上市方案品牌部做陈列方案发货随陈列方案新品销售反馈；9、专卖店活动：以商品部为核心品牌部和办事处经理参与讨论活动方案和细则品牌部和商场进行细节洽谈行政部申请活动品牌部跟进活动期间细则品牌部信息反馈；附：专卖店表格 直接双击打开2专卖店重点工作流程：1、 货品（品牌主任随时跟进）：（1）专卖店提出货品需求商品部核实、调配仓库发货货品到店核对、入仓（2）商品部下达配送单仓库出货专卖店核对入仓（3）商品部下达退货单专卖店退货仓库核对入仓（4）协助监控各店货品、固定资产安全，完成各月货品盘点、各期固定资产盘点工作2、硬件设施及陈列42、道具：专卖店店长申请品牌主任核准工程部采购或维修；3、陈列：（1）小调（每周一次）由店内陈列专员为中心进行 （2）统一的陈列方案会由品牌主任下发各店陈列专员进行统一修改4、帐目：每月2号前要将上月月底帐交到办事处财务部，每店店长要在文本上签名确认。5、费用：每于25号前上交下月费用预算。3品牌部人员工作考核按实际要求，可对品牌部人员工作进行考核，该项由办事处经理自行决定执行与否，考核内容见下表：直接双击打开 财 务 部一、财务部主体工作：负责公司所有现金、银行存款、支票等货币资金的安全及收支管理，编制现金、银行存款日记账；负责日常费用单据的审核、报销、监督、保管及编号；负责办事处及各个专卖店会43、计凭证的填制、装订，明细账的登记，财务报表的编制；负责办事处债权、债务的核对及确认；负责自营店每日上报销售明细的审核及办事处仓库、专卖店进销存账务的管理、货品安全的监控；负责各商场当月对账单的核对、所开税票的统计及货款回笼的跟踪；负责办事处各类资产的盘点工作；负责办事处及专卖店财务分析工作；处理上级交办的事务等。二、工作流程：（一） 加强借款的管理：具体工作流程：1. 工作经办部门根据办事处经济事项发生的时间由经手人填写用款申请单，申请单写明款项用途，用款时间，还款时间 。连同经济事项的计划申请单（或合同）交办事处经理审批后，会计复核，出纳方可付款。用款申请大致流程： 经手人填写用款申请单 部44、门主管审批 分公司经理审批 会计复核 出纳付款2. 必须严格履行前款不清后款不借的原则，如有特殊原因暂时来不及报销又必须再次借款办理后一项经济事务时，须说明并经办事处经理批准，方可借款，但事后必须立即履行报销手续，不得延时。3. 如借款后因办事处其它原因改变原经济活动或暂停原经济活动的办理时，借款经手人必须将所借款项立即归还。如不按规定及时归还的，要上报办事处经理和行政部，行政部并对经手人视情节轻重分别给予警告、记小过、记大过处罚。上述借款归还必须：1. 所有借款都必须在办理的经济事项结束或出差回来两个工作日内履行费用报销，同时归还借款；2. 如未说明报销、还款延期或说明原因（如领导出差）后不45、按说明延时的时间报销归还借款的，必须在当月发放工资中强行扣除，并视情节轻重分别给予警告、记小过、记大过处罚。（二） 严把费用报销关： 办事处执行每天下午13：3016：00进行费用单据的审核及报销付款，审核单据时必须严格履行办事处财务规章制度，对不合理或不符合规定的费用报销必须拒绝。费用报销审核程序：经手人填报销单部门主管审批办事处经理审批 会计复核 出纳付款附：报销单直接双击打开 费用报销的具体规定：1、各种交通费的报销必须写明事由、到达地点、往返车票不能连号。2、差旅费报销，经手人须填写出差申请表、写明事由、出差地点报办事处经理审批后方可出差，可报销差旅费；未经批准的出差申请不可报销。3、46、应酬费、差旅费、交通费等各种费用在报销时须将票据按时间、面额整齐粘贴（装订）在费用报销粘贴单上，然后在费用报销单上按要求填写，方可报销；另，报销证明人必须为了解报销人报销事项发生的同事。4、凡个人为办事处经济业务所发生的借款，须在报销时扣除。在报销单上预领金额栏写时预领金额，实报金额。5、各种费用的报销必须在经济业务发生后两个工作日内报销，不得延时；办事处仓库运费报销，必须在报销单上载明收货的系统单据编号。6、报销时如因属上级领导未在办事处，不能亲自履行审批时，跟出纳说明情况，可等上级领导返回时再行报销，或电话里针得领导同意后也可报销。7、原则上要求需取得正式发票，不允许没有票据的情况下报销，47、特殊情况无法取得原始票据，需报销人说明原因，针得办事处经理首肯方可报销。8、固定开支，尽量要求收款方出具正式、完整的票据，如：收款方的单位名称（或姓名）、地址及收款盖章，而非正式单位出具的票据尽量以收据为主（如：租金、水电费、修理费、日用品等），收条必须有收款人(签字)方可生效。9、经手人报支时，报支单上必须有大小写金额，会计应注意审核票据的取得途径是否与费用用途吻合、金额的合计、日期是否准确，金额的大、小写是否一致。如实报金额与发票金额不一致，会计应在其签名处写上实报金额。 10、原始凭证不允许随意涂改，如有涂改会计可不予受理。11、费用报支发票所有人员签名规范性、完整性、工整性。12、注意48、每月定额费用（例房租、国地税、工商费等）支出额是否相同，如不同应及时查找原因，并在报支单上注明变动原因。（三） 负责办事处货币资金收支的具体事项1. 每周了解各专卖店、办事处收入帐户款项收入情况，及时转款给分公司或总公司；2. 出纳每月10日，按会计审核的各专卖店员工工资，为各店存入当月应发工资；3. 出纳定期缴纳办事处、专卖店、宿舍房租以及水电费、电话费、网络费；4. 出纳每月到商场结算现金部分的货款；5. 对每日报销的原始单据进行编号，登记现金、银行存款日记账，结算余额，盘点每日实际现金、银行存款余额，保证账实相符、日清日结。交与会计报销及其他单据对单据编号登记日记账 （四） 按时、保质进49、行帐务处理：办事处帐务处理流程：会计每个月10号必须完成办事处上月财务报表并上交办事处经理，同时处理办事处出纳处理过的单据要及时填制会计凭证，登记明细账。每个月20-25号抄写、粘贴上个月的会计凭证，并装订成册，交给办事处经理进行审计。粘贴并装订成册抄写记账凭证编制财务报表填制电子凭证编号后的单据专卖店帐务处理流程：专卖店负责人所做的手账，在月初必须上交到财务部，财务部相关人员进行账务处理；品牌部在10号以前，必须把各个店的员工工资计算表交到财务部，进行审核。汇总各店财务报表编制财务报表专卖店手账填制电子凭证粘贴并装订成册抄写记账凭证（五） 负责商场税票统计及货款回笼：商场每个月10号以前会打50、印对账单及要求开票金额给店长，店长负责及时上交到财务部进行统计，经办事处财务核对对账单各项扣款、开票金额后提交开票、盖章申请，经向总公司审批、开票，并将开具好的增值税发票寄回办事处，再由办事处转交商场相应管理部门，同时申请回款。分公司财务部财务部专卖店所在商场1、开具对账单2、核对对账单、统计开票金额威者 4、转交增值税发票 3、开具增值税发票以前， 7统 6、统计 、跟进商场到款情况 5、汇款到分公司（六）进销存账务处理，监控办事处货品安全：审核专卖店每日系统上传或传真上报的销售明细，根据办事处仓库每日的采购单、采购退货单、配送单、配送退货单输入电子明细分类账，根据每日代销单输入电子明细分类51、账，时时留意货品流向的正确性，监控办事处货品安全；与各专卖店每月进行末进行核对库存明细的数量及金额，每周、每月与办事处仓库核对库存明细的数量及金额。月末核对示意图：财务部根据进出单据，分别做仓库、专卖店进销存电子表格仓库 核对期末库存 专卖店 （七）负责资产盘点工作：1. 监督办事处仓库盘点工作（包括库存商品、销售用品、工程物资）在每月20号进行，财务在21号或22号进行抽盘；审核盘点报告的真实性、准确性，经办事处经理处理盘点盈亏后，以冲单方式调整本仓库存；盘点前财务部进销存会计须与仓库负责人先核对一下财务电子表格进销存与仓库系统的进销存在数量与金额是否一致，如不一致，必须先找出原因，然后再能52、盘点；流程：经理室财务部仓 库 1、仓库进行全面盘点，交盘点单 3、复核后的盘点报告 2、财务部进行抽盘，审核盘点报告2. 专卖店库存盘点统一由财务部安排盘点时间，由品牌部协助完成，一般在每个月的15-22号进行；统计、审核并汇总各店盘点单，与品牌部、办事处经理一同处理各店盘盈亏情况，要求各店按财务部要求调整各店库存。盘点前财务部进销存会计须与专卖店负责人先核对一下财务电子表格进销存与专卖店系统的进销存在数量与金额是否一致，如不一致，必须先找出原因，然后再能盘点。流程：经理室财务部专卖店 1、确定安排时间 2、书面上报盘点单 3、审核后，上交 盘点表序号款号类别账务余额实际余额差异数量金额数量53、金额数量金额 备注：仓库、专卖店的盘点报告商品名称必须细化到款号3. 办事处固定资产、低值易耗品每一个季度进行全面盘点，核实结果后将准确的盘点结果交办事处经理处，如有盘盈、盘亏需由报备办事处经理统一审核再执行。（八）协助品牌部对专卖店店长进行账务处理方面的培训：配合品牌部在每月店长培训时，对店长账务处理过程中的问题及技巧进行财务培训，以提高专卖店店长财务技能，加强办事处财务对专卖店财、物的监控，达到分公司及总公司对专卖店财务管理的要求。（九） 及时完成各店装修帐目 对于新店的装修及老店的改装修，财务需监控装修期间经济业务的用款情况，并在装修完成后根据装修期间的具体情况及时做出装修账，核算装修造价，交上一级进行审批。三、加强财务分析，提供决策依据：在完成财务报表的基础上，每月20号左右进行财务分析，包括对资产负债表、利润表、现金流量表、管理费用、经营费用的分析。通过上个月报表、去年同期报表、本月计划、本月实际进行对比，找出差异，分析原因，从而提供扩大销售、降低成本费用的方案及途径，提高办事处的经营效益、资产管理水平。资 产 负 债 对 比 表资产负债及所有者权益科目上月余额本月余额与上月差额占差额的百分比科 目上月余额本月余额与上月差额占差额的百分比 各部门交叉工作流程见右表， 直接双击打开