1、商贸公司各部门文件流通管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 修 订 页历史制/修订纪要制/修订时间制/修订摘要制/修订人核准者备注XX-05-27规范文件制订及修订程序王岩民本次制/修订说明编制/修订原因说明：为规范公司所有企业标准文件控制流程和要求，特制订本制度。原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间签名/日期制修订人/日期：、王岩民制修订部门负责人审核/日期：流程管理部门审核意见/日期： 相关部门会签/日期：总经理审批意见：注：本办法审批流程：编/修订部门会签（公司各部门）审核（总助）审批（总经理）企业2、标准文件管理办法第一条总则1.1制订目的规范公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于适用于XXXX商贸公司各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。1.3管理部门综合管理部为本制度的管理部门。1.4 解释权本规定的解释权属综合管理部。1.5制、修、废本规定由综合管理部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。第二条 定义2.1 企业标准文件归口管理部门：综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理3、部门，所有文件的归口管理部门见企业管理标准清单。2.2流程管理部门：综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。2.3 企业标准文件：规定公司各部门运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核方式，具有相对的稳定性。第三条 企业标准管理要求3.1 企业标准文件通用控制流程回收或销毁逾期文件审核批准定期/不定期评4、审图1 100Hz10k Hz 图中文字Alt+TNO适宜继续实施YES发布实施文件编制/更改不适宜3.2 企业标准文件包括：质量、环境管理标准文件及外来文件：综合管理部为流程管理部门，纳入管控体系文件；企业管理标准文件：指公司层面的企业制度类文件，综合管理部为流程管理部门，并进行异常文件的处理，文件的编号按企业管理标准约定的原则进行；业务开发管理标准文件：指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流程管理部门；销售运营管理标准文件：指农资物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流程管理部门。物控管理标准文件：指农资物品购销记录文件文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管5、理部门。3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见公文管理办法。3.4 企业标准文件控制要求标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批综合管理部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作；企业文件归口管理部门相关人员在编制、修订文件时要严格依照企业管理标准文件模板编制及修订文件，填写企业标准文件修订页及文件审批流程；企业文件归口管理部门负责人对流程的合理性和可操作性进行审核，再提交综合管理6、部审核；综合管理部对企业标准文件的格式、内容和审批流程进行审核。审核通过后，报公司总经理审批后实行；3.5 企业管理标准清单内/外批准发布的文件流程 企业标准文件的编号、发布、稽查 经审批后，综合管理部负责企业标准文件编号，原则按企业标准文件编码规则执行。文件正式下发后，各流程归口管理（起草）人员、综合管理部负责存档电子版。综合管理部负责组织相关人员稽查跨部门企业标准文件的执行情况，评审文件的适宜性和有效性；文件归口管理部门稽查本部门内部文件的执行情况，评审文件的适宜性和有效性。 企业标准文件的更改、新增和取消企业标准文件更改后须换版重新发布。 如文件的更改内容仅涉及到格式的转换、文字的部分调7、整或增加、删减内容对流程运作不产生实质性影响等更改，由部门提出申请，经综合管理部同意，对文件进行修订，修订后的文件须经综合管理部审核，但可以不再经相关部门会签、审批等，直接由综合管理部替换原文件。修订后的文件从修订再发布的实施日期开始生效；3.5.2.2 文件新增和取消若需新增或取消文件，则由相关部门申请并提交综合管理部审批后或由综合管理部直接提案，对企业管理标准文件清单予以新增或取消。新增的文件编号由原来的编号上不断累加，如原来的标准清单中某一类的文件最后一个文件是“XQ/GL00-01-XXa”，则新增文件编号是“XQ/GL00-02-XXa”；若文件不再适宜企业管理运作要求，需将文件取消8、或合并，则由相关部门提交申请或综合管理部提案，经综合管理部审核并报总经理审批后，对原文件撤消，其文件同编号一同撤消。文件评审和修订要求文件归口管理部门每年至少对文件评审一次。在以下情况（但不限于）应组织相关部门对企业标准文件进行评审，必要时进行修订，并由授权人员确定其适宜性。 组织结构发生重大调整时； 流程发生重大调整时； 法律法规有特殊要求时； 管理评审决定调整时； 相关部门提出流程调整申请时。企业管理标准文件的实施与稽查分类统一发文企业管理标准文件以综合管理部公布的版本为唯一有效版本，各部门须严格按本标准编制发放企业标准文件，同时各相关部门要保证文件的使用处存有有效版本。 存档文件归口管理9、部门存档电子版本。综合管理部存档电子版并视情况予以共享。3.5.4.3 文件执行实际业务部门操作流程要求要与企业标准文件规定相符。文件修订如业务流程调整，应及时与相关归口责任部门沟通，并对相关文件进行修订；在同一年度内对现有文件进行修订时，文件标题不能改变（改变文件标题参照“文件新增和取消”），修订后的文件需重新进行审批，修订文件编号规则为：在不改变顺序编号的前提下，更新版本号。如“XQ/GL00-01-XXa”，修订后的编号为“XQ/GL00-01-XXb”。不在同一年度内对现有文件进行修订时，可改变文件标题（改变文件标题参照“文件新增和取消”），修订后的文件需重新进行审批，修订文件编号规则10、为：在不改变顺序编号的前提下，更新版本号。如“XQ/GL00-01-XXa”，修订后的编号为“XQ/GL00-01-2011a”。标准文件的稽查公司文件稽查程序，按照相关文件的规定操作执行。第四条 效率表格控制要求4.1表格的形式 书面表格； 电子文本表格；4.2 效率表格的编号各类效率表格的编号按效率表格编码规则原则进行编号；所有效率表格须在其右下角注明编码、版次、实施日期，如：行政管理类：“XQ-R01-XXa”；4.3 效率表格的更改、新增和取消各部门根据实际运作情况，可对现行使用的各类效率表格提出新增、修改要求。新增、修改的样表经部门负责人签名认可后提交综合管理部审核，综合管理部对其确11、认并做好记录、编号、换版发布；效率表格不适用时，各部门文件管理人员可经部门负责人签名认可后向综合管理部提出取消表格申请，经综合管理部确认后，取消原有的表格及表格编码；文件管理人员应及时（1天内）通知各相关使用部门不再使用已取消的表格清单。4.4表格的管理各部门负责部门内部效率表格的备份与更新； 各部门对部门效率表格版面、编号的唯一性负责；第五条 附则5.1附件附件1：企业管理标准清单附件2：企业管理标准文件模板附件3：企业标准文件编码规则附件4：效率表格编码规则5.2颁布实施本制度自XX年6月1日起施行。附加说明：本制度由综合管理部制定并解释；本制度主要修订人王岩民；本制度自签发后生效实施。附12、件1：企业管理标准清单序号文件名称发布日期发文号流程类别1企业标准文件管理办法XQ/GL0001-XXa经营管理类2经营计划管理制度XQ/GL0002-XXa经营管理类3月度重点工作计划与推进管理制度XQ/GL0003-XXa经营管理类4人事管理制度XQ/GL0001-XXa人力资源类5考勤管理制度XQ/GL0102-XXa人力资源类6招聘管理制度XQ/GL0103-XXa人力资源类7培训管理制度XQ/GL0104-XXa人力资源类8劳动合同管理制度XQ/GL0105-XXa人力资源类9奖惩管理制度XQ/GL0106-XXa人力资源类10薪资管理制度XQ/GL0107-XXa人力资源类11考核13、管理制度XQ/GL0108-XXa人力资源类12晋升（降级）管理制度XQ/GL0109-XXa人力资源类13会议管理制度XQ/GL0201-XXa行政管理类14公文管理制度XQ/GL0202-XXa行政管理类15驾驶员及车辆使用管理制度XQ/GL0203-XXa行政管理类16档案管理制度XQ/GL0204-XXa行政管理类17宣传报道管理制度XQ/GL0205-XXa行政管理类18行政后勤用品管理规定XQ/GL0206-XXa行政管理类19印章管理制度XQ/GL0207-XXa行政管理类20公司特岗工装管理制度XQ/GL0208-XXa行政管理类216SK管理规定XQ/GL0209-XXa行政14、管理类22合理化建议管理制度XQ/GL0210-XXa行政管理类23财务框架及流程制度XQ/CS0301-XXa财务管理类24员工借款、报销管理制度XQ/CS0302-XXa财务管理类25财务印章管理制度XQ/CS0303-XXa财务管理类26公司差旅管理制度XQ/CS0304-XXa财务管理类27笔记本电脑使用管理制度XQ/CS0305-XXa财务管理类28固定资产管理制度XQ/CS0306-XXa财务管理类29移动电话话费报销管理制度XQ/CS0307-XXa财务管理类30销售管理制度XQ/XS0401-XXa销售管理类31库房管理制度XQ/XS0402-XXa销售管理类32技术推广管理办15、法XQ/XS0403-XXa销售管理类33合作社市场开发管理办法XQ/YT0501-XXa业务拓展类34采购管理制度XQ/WK0601-XXa物控管理类35农资物品流转流程XQ/WK0602-XXa物控管理类36网络信息管理制度XQ/WK0603-XXa物控管理类（页眉宋体，小五号字）附件2：（文头名称所在行行距1.5行，段前一行）（页边距上2.2CM，下2.4CM，左右1.8CM）XXXX公司企业管理标准（宋体小初字，行间距为段前一行）YY/ XX XXXXXXXXa（宋体，四号字）XXXXXXXXXXXXXXX（黑体加粗，一号字）（宋体，五号字，加黑）（黑体，小三号字）修 订 页历史制/修16、订纪要制/修订时间制/修订摘要制/修订人核准者备注XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX本次制/修订说明编制/修订原因说明：XXXXXXXXXXX。原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间XXXXXXXXXXXX签名/日期制修订人/日期：制修订部门负责人审核/日期：流程管理部门审核意见/日期：相关部门会签/日期：总经理审批意见：备注： 本办法审批流程：制修订（XXX）会签（各部门）审核（总助）审批（总经理）（间距18磅）（黑体，三号字）XXXXXXXXXXX（黑体，小四号字）第一条总则（Arial Black，小四号字）字）1.1制订目的（方正姚体，小四号字）字）XXXXXXX17、X1.2适用范围（仿宋GB_2313，小四号字）字）XXXXXXXXXX1.3管理部门XXXXXXXXXX1.4 解释权XXXXXXXXXX1.5制、修、废XXXXXXXXXX第二条XXXXXXXX2.1 XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXX2.2 XXXXXXXX XXXXXXXX2.2.2 XXXXXXXX2.2.2.1 XXXXXXXX第三条 附则3.1XXXXXXX3.2XXXXXXX（仿宋体，五号字，上下加横线）（宋体，五号字，上下加横线）3.3本制度自XXXX年XX月XX日起施行。附加说明：本办法由XXX制定并解释；本办法主要修订人为XXX；本办法自签发后生18、效实施；注：（段落间距为25磅）附件3：企业标准文件编码规则1企业管理标准编号的基本原则 每一份企业标准只有唯一编号； 直接采用外来标准不编企业编号；但应列入企业的文件汇总表内，统一管理和使用。2企业管理标准编号的方法及表达形式完整的企业管理标准编号格式如下：如:XQ/GL0001XXaXQ / GL 00 01 2010 a版本号年份号职能标准代号顺序号部门代号企业代号企业代号：用字母“XQ”代表“XXXX商贸有限公司”。部门代号：用字母“GL”代表“综合管理部”，部门代号表示见下表。综合管理部财务审算部业务拓展部销售经营部物资管控部GLCSYTXSWK职能标准代号用阿拉伯数字表示（见表2）19、，标准顺序号与职能标准之间用小圆点“”分开。编号的末尾为批准年代号，用短横线“”与标准顺序号分开。标准修改时，其编号只修改年份，其余代号不变，在原标准编号位置上写新编号，下边写被代替编号（即原标准编号）。若在同年内更改，则在年代号后面用a、b、c等做标记以示区别。表2职能标准名称编号经营管理标准人力资源管理标准行政管理标准财务管理标准销售管理标准业务拓展管理标准物控管理标准00010203040506附件4：效 率 表 格 编 码 规 则1编码原则：如：行政管理类：“XQ-X02-XXa”；XQ 公 分 流 年 版司 类 水 份 本代 码 号码 2分类码：经营管理类行政管理类人力资源类财务类业务类销售类物控类其它类GXRCYSWT注：如版本号至z后再修订，则在第一位后续加一位用a、b、c等做标记以示区别。