1、公司文书发放及处理管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。第二条文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的秘密。第五条文书按下列要点处置或办理：1凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，必2、须明确责任。2即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。第二章文书的发放第七条到达文书全部由行政部接收，并按下列要点处置：1一般文书予以启封，分送各部门。2私人文书不必开启，直接送收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。第三章文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。2机密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通。指非秘密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。3、5传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则：1由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指使办理。3各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十条带密级文书的处理原则：1带密级文书原则上由责任者或当事者自行处理。2指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人未竟授权，不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不接受本条规定的约束。第十一条文书的阅览原则：1某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必4、要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。2.有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还行政部相关负责人。第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。第四章请示审批第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得总裁审查、裁决和公文批复之后，方能执行。特殊情况下需董事长审批通过后方可执行。第十四条须请示审批事项如下：1职务及重要人事安排；2各种制度性规定的变更；3重要契约的缔结、解除与变更；4诉讼行为；55、与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；6土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；7大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支；8分支机构的增减与升降；9预算与决算事宜；10.借款与贷款，以及借贷银行的开设和变更；11重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；12定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；13有关公司经营的重要计划与企划；14其他上述未涉及的重要事项。第十五条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。第十六条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文书上报。6、第十七条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、总务部门和财务部门等。第十八条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。第十九条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。第二十条请示提案原本由行政部保管。第五章文书的整理与保存第二十一条文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。第二十二条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。第二十三条制度7、规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由行政部填写“重要文书目录”后，予以保存。第二十四条文书的保存年限如下：1永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重要的诉讼关系文本；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。3保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。4保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。第二十五条所有重要的带密级文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第二十六条保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期后，予以销毁。机要文书以焚烧或碎纸机销毁。第二十七条如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更调整后的结果。第二十八条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。第二十九条本制度难以执行时，须与行政部联系，由行政部相关负责人作出裁定。第三十条本制度自颁布之日起实施。