1、公司法律事务及档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司法律事务管理制度 第一章总则 第一条为加强公司法律事务管理,规范公司经营行为,控制公司法律风险,维护公司合法权益,依据相关法律、法规和公司有关规定,指定本制度。 第二条公司员工要不断学习法律知识,强化法律意识,提供法律素质,增强以法律手段维护公司合法权益的能力。 第三条公司要在遵守法律前提下开展经营活动,不得违反法律规定。要自觉遵守法律,探索运用法律管理企业的方法与途径,最终实现依法治企的目标。 第四条本制度适用于公司和公司下属公司(以下合称为“公司”)2、。 第五条本制度所称的法律实务包括投资融资、公司重组、资产处置、债权债务、诉讼仲裁、合同管理、商务谈判、知识产权、工商管理、招标投标、外聘律师、法律咨询等法律实务及公司与外部主体之间产生的其他民事、行政、刑事法律关系而发生的法律事务。 第二章管理机构和职责 第六条公司设立法务部,归口管理本制度项下的法律事务工作。法务部对总经理负责,在总经理领导下管理或承办法律事务。 第七条法务部人员应通过国家司法考试或持有律师资格证书。 第八条法务部履行如下法律事务管理职责: (一)研究国家新颁布的法律法规,及时向公司领导提供有关法律信息及应采用的法律对策,协助公司领导正确理解、执行国家法律法规。 (二)对公3、司经营决策提出法律意见并进行法律评价,研究公司新业务中可能出现的法律问题并提出对策。 (三)参与公司对外进行的业务谈判,对协议、合同的起草提供法律意见。 (四)审查公司各部门对外签订的各类合同、协议及其他法律文件并出具书面意见。根据本制度及合同管理制度规定审查二级公司的合同、协议或其他重要法律文件并出具书面意见。(五)参加公司的合并、分立、破产、投资、租赁资产转让、招投标及公司改建等涉及公司权益的重大经济活动,处理有关法律事务。 (六)协助办理工商登记以及商标、专利、商业秘密保护等专项法律事务。 (七)统一管理公司的诉讼仲裁事务,指导下属公司在当地直接办理的诉讼仲裁活动,接受公司法定代表人委托4、,代理诉讼、仲裁或其他有关法律事务。 (八)组织开展法治宣传、法规培训工作。 (九)开展与公司业务经营有关的法律咨询,必要时出具书面法律意见。 (十)归口管理外聘律师的选择、联络及相关工作。 - 1 - (十一)承办有关立法、司法和行政执法机关的法律征询工作,协助司法和行政机关执行公务,与前述单位、仲裁机构及其他有关部门保持良好的工作关系。 (十二)办理公司领导交办的其他法律事务。 第九条法务人员的权利 (一)对公司违反法律、法规的行为,有权提出纠正意见和建议。 (二)根据工作需要,查阅公司的有关文件、资料及财务报表、统计报表等。但涉及国家、上级或公司保密事项的,需经过有权部门和人员的批准后才5、能查阅。 (三)办理企业法律事务时,依法向有关单位或个人调查情况,收集证据。 (四)公司所赋予的其他权利。 第十条法务人员的义务 (一)加强与自身法律事务有关的法律、法规、规章等规范的学习,提供依法办事的素质和能力。 (二)遵守国家法律、法规,恪守执业道德。 (三)忠于职守,维护公司合法权益,为公司提供优质的法律服务。 (四)对所提出的法律意见、起草的法律文书以及办理的其他法律事务的合法性负责。 (五)保守公司秘密。 第三章基本工作原则 第十一条公司法律事务管理实行责任人制度。除归口管理本制度项下全部法律事务的法务部外,公司各部门经理、下属公司总经理为执行本制度的直接责任人,保证该制度的具体落6、实及执行。具体承办有关法律事务的人员为第一责任人,原则上全程跟踪所承办法律事务直至后期执行完毕。因工作需要调整承办人时,第一责任人应在向下一责任人移交有关文件资料的同时,就该事项经办过程、关键环节、进展情况、前景预测等提交详细完整的书面说明,并在办理移交手续之日起一年内无条件配合下一责任人的询问及了解工作。但重大事项第一责任人的配合义务期限不收前一规定的时间限制。 第十二条公司服啦实务管理试行书面工作制度。各项工作经手人必须认真填报各种工作记录、会审单。任何法律事务文件包括内部请示汇报均须以书面形式作出,需相关人员签署意见时,不可只签署名字,必须写出明确意见,签名以手签为准,原则上不使用个人名7、章。 第十三条公司实行法律事务管理工作请示汇报制度。法务部遇有需由总经理决定的重要法律事务,公司各部门、各下属公司遇有需药由法务部研究、处理或协助处理的法律事务,均应以书面形式进行请示或汇报。情况紧急时可先口头请示或汇报,但必须事后补报书面材料。请示或汇报应尊重事实,不得主观臆断、不得隐瞒不报,并可标明请求批示部门书面答复的时间。接到书面请示汇报的部门,应尽量在请示部门标准的时间内及时就请示汇报的事项作出书面答复,但涉 及需要法务部进行可行性论证的事项或要求法务部出具法律意见及建议的,请示部门必须给法务部留有必要的工作时间。 第十四条公司法律事务管理实行报告制度。除按照本制度要求提交诉讼仲裁案8、件报表及合同台账外,法务部应于每年1月31日前向总经理及董事会提交上一年度法律事务工作报告。法务部对日常工作中发现的存在法律风险的情况和问题,应随时上报总经理或主管经理。前述年度法律事务工作报告内容应包括:已发生诉讼仲裁事项及结果、有诉讼仲裁事项及结果预测、合同审查情况汇总、公司经营及投资过程中已发生或潜在的法律风险及趋势分析、已完成的非诉讼法律事务情况及下一年度法律事务管理工作思路及建议等。 第十五条公司法律事务管理工作实行备案制度。法务部对下述文件、资料应留底备案: (一)对有关合同、协议或其他法律文件的审查意见。 (二)向总经理、法务部、本单位负责人或有关部门提交的请示、报告及相应的答复9、批复意见。 (三)代理、参与或指导的诉讼、仲裁案件资料。 (四)就特定事项出具的法律意见书。 留底备案的资料应永久保留,任何人不得擅自处置。 第十六条公司各部门及全体员工对外接待司法机关、行政机关、新闻媒体、业主等有关部门或人员涉及法律问题时,应注意与事实一致、与法律不悖,并与公司已有口径相统一。涉及公司利益的事项应及时汇报并取得授权,必要时移交法务部处理。 第四章各项法律事务管理制度 第十七条诉讼、仲裁管理制度 (一)法务部负责办理以下案件: 1. 涉及公司的各类案件; 2. 涉及下属公司的标的额在人民500万元以上的案件或各省、自治区、直辖市高级人民法院受理的一审案件; 3. 在最高人民10、法院涉诉的二审、再审案件; 4、涉外诉讼、仲裁案件; 5、法务部认为需要由自己办理的其他案件。 法务部认为必要时,可将前述案件授权办理。 (二)法务部应建立诉讼案件台账,详细记载诉讼或仲裁各方当事人及法律地位、案由、诉讼请求、审理或仲裁机关联系方式、对方当事人或代理人联系方式、进展情况等。 (三)法务部应建立案件档案管理制度: 1. 在案件进入诉讼或仲裁程序前,所有法律文件由办公室或各有关部门保存; 2. 诉讼或仲裁期间,涉诉法律文件及其相关资料由法务部或其他案件承办部门保存; 3. 案件办理完毕,法务部或其他案件承办部门应及时将所保存的涉诉法律文件及其相关资料交档案部门存档。 (四)提起诉讼11、或仲裁 1. 公司各部门认为自己承办的法律事务需要提起诉讼或仲裁的,应向法务部提出书面建议并移交有关文件资料; 2. 法务部办理的案件,由法务部提出实施方案报法务总监审核批准后组织实施。 (五)应诉 1. 公司各部门收到应诉文件,应于签收之日起三个工作日将应诉文件、涉诉文件和相关资料送交法务部; 2. 法务部办理的案件,法务部应向有关业务部门提出应诉方案,报法务总监审核批准后组织实施。 (六)诉讼、仲裁案件承办人员、承办部门应在结案之日起十个工作日内,将案件结果书面报告相应法务总监、本单位负责人、有关业务部门并确定后续事宜责任人。 第十八条债权、债务管理 公司对债权、债务进行严格管理,建立债权12、债务台账,对每一笔款项发生的时间、原因、本金、迟延费用、责任人、支付情况记录清楚,责成责任人及时处理。 具体管理办法由公司财务部指定。 第十九条项目投资风险控制 (一)公司审批投资项目,必须有法务部人员参与。各承办部门应在项目初步分析阶段邀请法务部参与可行性论证并配合法务部取得真实、完整的项目资料。法务部认为需进行实地调查的,承办部门应提供必要的工作支持。法务部认为项目投资存在重大法律风险时,可对该项目的投资决策行使一票否决权。 (二)对公司确定的投资项目,必须邀请法务部参与合作谈判。法务部认为必要时,可邀请律师事务所参与谈判并出具法律意见。法务部有权对合作方式提出决定性意见、有权审查合作各13、方最终前述的各种合作文件,并有权全过程监控项目操作主体设立工作。 (三)适用本制度的项目操作主体,除执行本制度规定的合同会审制度外,项目操作设计商品房销售合同及补充协议、物业管理合同、房屋租赁合同等固定格式合同文本的,必须在启用前送法务部审查。 (四)项目操作主体涉及商品房开发、销售或租赁业务的,法务部有权定期检查本制度执行情况,有关单位应予配合。 (五)项目操作完结,需要移交项目档案的,项目档案移交的监督工作由法务部执行。 第二十条外聘律师管理 公司另行制定外聘律师管理制度,与本制度配套实施。 第二十一条合同管理 公司另行制定合同管理制度,与本制度配套实施。 第五章奖惩 第二十二条对在办理法律事务过程中业绩突出的人员、部门,视其为公司创造效益、挽回损失情况进行物质奖励。 第二十三条公司各部门及全体职员必须严格执行本制度规定,积极履行各项职责,做好法律事务管理工作,全心全意为公司提供法律服务。 对严重违反本制度的行为或因违反本制度规定给公司造成重大损失的行为,将根据情节轻重对第一责任人、直接责任人及有关人员予以警告、批评、通报批评、降职降薪直至辞退处理。 凡徇私舞弊、以权谋私或工作不负责任造成严重损失的,除进行上述处罚外,情节严重构成犯罪的,依法移交司法机关追究其刑事责任。 第六章附则 第二十四条本制度由公司法务部负责解释。 第二十五条本制度自下发之日起实施。