1、公司及会议室使用行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 名 称会 议 管 理 办 法文件编号：1、目的： 聚焦公司战略，保证公司战略实施过程中信息传递的及时、准确，领导团队决策的有效，从而确保公司内各公司工作的整体性、资源的优化，提高工作效率。2、范围：武汉公司所属各异地公司、异地项目公司均适用本办法。3、职责3.1行政部负责公司办公例会的准备、拟制会议纪要并及时下发；负责跟踪会议决定的执行情况。3.2各部门各部门相关人员参加办公例会，并负责提供会议所需的本部门相关资料；各部门相关人员负责执行会议决定；3.3总2、经理总经理（或副总经理）负责主持办公例会，并对会议议题做出决策、指导；4.武汉公司会议类型及要求4.1会议类型及召开时间公司办公会议分为周例会、月度例会、季度会议、年度会议。一般周例会在每周五下午13：30召开；月度例会在每月2日召开；季度会议在本季度最后一个月或次季度第一个月召开（具体时间视情况而定）；年终会议一般在第四季度最后一个月或次年第一个月召开（具体时间视情况而定）。4.2会议要求4.2.1每周例会的主要例会议程包括，但不限于：上周工作回顾、检查；项目实施过程中需协调的事项研究、决定；公司运作中需研究决定的一般事项；下周工作安排（落实到部门和个人）。月例会的主要例会议程包括，但不限于3、：上月工作总结和本月工作安排（落实到部门和个人）。各部门业务运作过程中的沟通、交流；公司运作过程中针对需领导团队研究决定的相关事项进行沟通；4.2.2公司周例会参加人员为：总经理、副总经理、部门经理；月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同，如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员；4.2.3月度例会可以顺延或取消，但不得连续取消二次月度例会。4.2.3周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时，由总经理委托指定人员主持召开；每周五下午13：30召开周例会，不做专门通知。如时间有变化，由行政部通知各部门。情况特殊时，如不能召开周例会，可以顺延或取消，但不能连续取消三次周例会：44、.2.4部门经理因特殊情况不能参加周例会，可指定代表参加，但须经会议主持人同意。4.2.5周例会提出的要求和形成的决定，由各部门经理自行记录。会议结束后两天内，行政部负责整理形成会议纪要并下发各部门经理。各部门依据例会决定，按时如实填写工作进度周报，以便下次例会时对照检查。生效日期页 次3/3编制部门行政部名 称会 议 管 理 办 法文件编号4.2.6总经理因故不能参加月度例会，副总经理及管理者代表必须参加月度例会，部门经理不能同时有二名以上缺席：4.2.7月度例会召开前，各部门经理负责对本部门的工作进行小结，并对以下内容进行汇报：上月考核指标总结与下月考核指标讨论；业务运作程序的执行情况；已5、出现或可能出现的问题；需提请会议讨论决定的其它问题。4.2.8月度会议讨论的问题及形成的决议，由行政部负责整理成月度会议纪要，并下发各部门。4.3 其他会议4.3.1其他各类会议应由组织部门委托行政部于2天前（可根据具体情况）书面通知会议参与部门和人员；4.3.2在会议开始前30分钟，会议组织组织者须作好会议场地的准备工作（包括桌、椅、投影仪、会议资料及特别需要等）；4.3.3.由各部门自行组织的各项会议，应由各部门指定专人作好会议记录，会下整理形成会议纪要并报行政部备案。5、参会人员要求5.1参加会议的人员要提前5分钟到达会议现场并签到，不得无故迟到、缺席。5.2会议开始时，参会人员手机、传6、呼机等通讯工具要关闭或处于静音状态。 5.3会议期间，无特殊情况不得频繁出入会议室和中途离席超过5分钟以上。6、会议室使用管理规定6.1会议室预约程序6.1.1会议召集人确定会议主题、时间、地点、与会人数与所需设备；6.1.2会议召集人提前一天到行政部办理申请手续，行政部根据会议室的预定情况在10分钟内给予回复。6.2会议室使用期间的有关要求6.2.1会议召集人须提前5分钟到达会场，作好会务准备工作。6.2.2与会人员应准时参加会议、准时结束会议。6.2.3与会人员必须自觉爱护会议室各类设备及物品，未经申请不得随意动用。6.2.4会议结束后，与会人员携带好各自物品、离开会议室。生效日期页 次3/3编制部门行政部名 称会 议 管 理 办 法文件编号：6.2.5会议召集人负责关闭设备、电源、门等；如有借用设备请借用人及时到相关部门办理归还手续；6.2.6如因会议不能准时结束，而该会议室又另有会议安排，必须中途结束会议或另选会场，以保证预期的会议能如期开始；6.2.7每个会议室的相连的会议须间隔10分钟，以保证下场会议的准备工作。6.2.8在没有预定的会议内可安排接待临时来访的客户并通知行政部。7、本办法订/解释权归属行政部。生效日期页 次3/3编制部门行政部