1、船舶制造业公司员工出差、印章及文件管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第七篇企业办公管理制度第一章出入管理制度第一章总则第一条为维护公司人身、财产和生产秩序的安全，特制定本制度。第二条凡人员、车辆、物品出入本公司均须遵守本制度。守卫人员有责任与权利按本制度执行。第二章人员出入第三条本分公司员工1出入厂区均应着工作装，佩挂胸章。2因公需经常出入本公司的人员，经经理核准颁发特制胸章，凭此自由出入厂区。上述人员如因工作变动不再符合“自由出入厂区”条件时，应立即办理注销手续。人事部门每年年底重新审核自由出入厂区人员名册2、并送公司核签。3值班人员临时因公需要出入公司时，应凭“本公司员工出人证”一式三联经主管签字第一联存其所属部门，第二、三联交保安签注出厂时间后，第三联暂存保安室，第二联由员工本人携带。返厂时，将第二联交由保安对照检查，连同原存第三联暂存于守卫室。于次日下午时前将第三联转送出公司员工所属部门主管核查，将第二联转送考勤部门核对考勤记录，如有不符应立即通知其所属部门主管调查处理，并将调查处理结果报保卫部门备案。4非值班人员临时因公需要出入公司时，应于保安室填写“本公司员工出入证”一式三联，经守卫查对签注出入厂时间后，第一联存保安室，二、三联由本人携带出入公司事毕经主管核签，交保安检验，并连同第一联签注3、出公司时间，如有不符，应即通知其所属部门主管调查处理，结果报保卫部门。第三联于次日上午时前由保安转送所属部门主管核查。5本公司员工上班时间请假出公司时，应按规定办理请假手续后，打卡出公司。第四条公司外人员1工程承包人及其雇用人员工程承包人及其雇用人员需入厂施工，先由工程承包人填具“出入厂申请书”一式二份，经工程主办部门负责人及保安核准后，一份送事业关系室审核，一份送保安主管部门存查，并凭此换发“工程承包人出入凭证”。如在本公司工作时间在一日以内者可免送事业关系室审核。(1)入厂：凭身份证明文件及“工程承包人出入凭证”交守卫核对无误后换发“工程承包入人厂证”佩挂入厂。因赶工时或原有工作人员未到而4、临时增加或更换人员，来不及事先办理手续时，应按以下规定办理：临时增加人员，经由守卫以电话联络工程主办部门同意二临时上岗人员持被更换者的出人证由保安核对并收取身份证明文件后，发给“工程承包人出入证”佩挂出入，但工程承包人须于当日内补办所需一切手续。(2）出厂：当日工作完毕出厂时，应交还“工程承包人出入证”，换回身份证明文件及“工程承包人出入凭证”。午间出厂及工作中出入公司时亦同。2外来公务人员(1)厂商、顾客前来洽谈业务，守卫或服务台人员，应先安排于会客室，并以电话通知接待部门，接待部门应立即派员前来。(2）洽谈业务一般应在公司外或公司内会客室进行，必须入厂方能达成接洽目的者，应按下列规定办理：5、已经接待部门同意入厂洽谈者接待部门应开具“车辆人员出入证”经部门主管级以上人员核签后送保安室作为放行依据。临时需入厂洽谈者经守卫或服务台人员以电话联络接待部门主管同意后，由保安或服务台人员代填“车辆人员出入证”，经保安负责人核签后入厂。经核准入厂的公务人员应由守卫室电话联络接待部门，接待部门应立即派员直接引导入厂，事毕派员直接引导出厂。(3）“车辆人员出入证”一式三联，第一联填单部门自存，第二、三联经保安签注入厂时间后，第三联暂存保安室，第二联交外来人员暂存，并以身份证明文件换发胸章佩挂入厂。事毕由接待人员签章后持出，经保安检出原存第三联，分别签注出厂时间并收回胸卡，发还身份证明文件后出厂，第6、二联留保安室存查，第三联于次日上午时前送主办部门存查。3参观人员(1)政府机关、人民代表、人民团体或本公司人员亲友如有必要入厂参观时，由经办人或申请人按划定准许参观路线（各公司自订路线，总务部门应按不同参观路线，制作不同颜色胸章备用）填写“参观申请登记表”一式若干联，经总务部门主管核准后，由总务部门发给色别胸章（贵宾或五人以上团体免发），并派员（或要求有关部门派员）引导参观。入厂时保安应于“参观申请登记表”签注入厂时间，出厂时签注时间并收回胸章，于次日将胸章及“登记表”，送总务室存查。(2）请求参观划定准许参观区域之外区域，儒呈总经理核准。(3）有公司部门经理以上人员陪同参观划定准许参观区域者7、，事前可免办申请手续，但应于当日内补填“参观申请登记表”送保安签注入出厂时间后送总务部门存查。(4）参观活动只在上班时间内安排。假日参观，须专函预约，并经经理核准方子安排。第五条胸章管理1本公司人员（包括汪式员工、定期合同工及临时员工）：(1)出入公司应佩挂胸章，对未按规定佩挂者，保安应予纠正。入厂时未带胸章，应在保安室登记借用“临时出入证”，经保安核对并扣留考勤卡后入厂，待下班时以“临时出入证”换取考勤卡，方可打卡离开公司。保安于次日上午将“借用临时出入证登记单”交人事部门存查。年累计借用满三次以后，每次借用即由人事部门警告一次。(2）非值班人员临时因公人厂而未佩带胸章者，应向保安室借用“临8、时出入证”，并由守卫将该号码登记于“本公司员工出入证”备注栏后，方可入厂，事毕离开公司时缴回。(3）遗失胸章应立即向主管部门申请补发，同时书面说明遗失经过并检讨，并交工本费每枚两元。年累计补发达三次以上者，人事部门应视情节给予当众警告。(4）使用他人胸章或伪造、涂改胸章者，一经查实，使用者、借予者、伪造涂改者均将被处以免职处分。2非本分公司人员(1)本公司员工使用“临时出入证”出厂时应将该证归还保安人员。未归还者将予以追究。遗失“临时出入证”者，应按前述丢失处理办法处理。保卫部门应适时换发新证以堵漏洞。私自将“临时出入证”借予他人使用，或借故不还者均将被处以免职处分。(2）前来洽谈业务的厂商、9、顾客若遗失“公务”胸章，或工程承包人及其雇用人员遗失“工程承包人出入证”，守卫人员应令其书面说明情况，保证不重犯，并缴纳工本费两元，方可发还身份证明文件。必要时还应换制，以防他人盗用。如发现借予他人使用者，将取消其申请入厂资格，情节严重者追究其法律责任。第三章车辆出入第六条公司外来车辆1交货车辆凭主管核发的“车辆、人员出入证”或本、分公司交货的“移转交运单”、“材料调拨单”、“材料领用单”及送修、出借、返工的“物品出入证”，经守卫确认，并签注时间后入厂至指定地点交货，并由收料人（或接待人）签章。交货完毕出厂时应经公司守卫查验并签注出厂时间。2提运本公司各种货品的车辆凭经理核发编有统一流水号码的10、“材料交运单”、“移转交运单”、“物品出入证”、“材料领用单”或主管核发编有统一流水号码的“成品交运单”、“材料调拨单”、“免列账物品出入证”、“托工交运单”经守卫核查签注时间后入厂至指定地点装货。于装货完毕出厂时经守卫核查，并签注时间后放行。第七条公司车辆本公司车辆出厂时，除空车外均须按第六条的规定处理。第四章物品出入第八条物品清点1物品出入公司，保安有责权参与清点，所涉项目及方式如下：(1)成品、半成品。可采取方式有忿仓库清点数量忽公司门口清点数量、重量。(2）原料、物料。可采取方式有出入公司清点重量二出厂时清点数量忿仓库收料时除油罐车或特别指定项目外可免于清点。（3）下脚料、废弃物。可采11、取厂内清点数量、厂门磅称重量的方式。(4）购置各种事务用品，可免于清点。2为加强出入公司物品清点管理，保安室应填写“物品清点日报表”一式二联，经保安主管核签后，第一联守卫室自存，第二联于次日上午时前送会计留存。第九条成品交运1客户寄存的成品、赠送客户试用或送检验部门试验的样品、无需返厂的成品、返厂重加工或来料加工的成品等，应凭“成品交运单”出厂（注明出厂原因）。2前项送客户试用，或送检验部门试验的样品数量零星，未经缴库，可由主办部门凭“样品证”一式三联，详注出货依据及用途，经主管人员核签后送出货部门发货。发货部门自存第一联，第二、三联随样品经保安查对并签注出厂时间后，第二联暂存保安室，于次日上12、午时前转送会计部门核查，第三联随样品出厂送主办部门。第条原料品交运各种材料、下脚料、退回供料单位的机件材料等，出厂应凭“材料交运单”一式四联由经办部门填写，经主管人员核签后填注“车行”、“车号”、“随车人数”，经保安签注入厂重量、时间后，送出料部门出料。经出料部门主管签章，并登账后将第一联送会计暂存，第二、三、四联随物品交承运人，经保安清点并签注车重、实重、出厂时间后暂存，第二联于次日上午时前送会计部存查（与第一联核对后将第二联转送出料部门），第三、四联经收料部门签收后，由收料部门留存第三联，第四联交承运人持有并向经办部门请领运费。第一条免列账物品交运凡垃圾、废弃物或厂商交货后需归还的包装用具13、等出厂，应凭经办部门主管核签的“免列账物品出厂证”一式三联，经保安查对签注出厂时间后放行，第一联保安室存查，第二联由守卫于翌日上午时前转送会计部门，第三联交承运人送经办部门以请领运费。第二条领用材料须经厂门时，由领用部门开具“材料领用单”一式四联，经主管人员核签后送发料部门发料，发料后第一联由发料部门自存，第二至四联经保安核点无误并签注出厂时间后，第二联由保安暂存，于次日上午时前转送会计部门。第三、四联经领用部门收料后，第三联转送会计部门与第二联核对后送回领料部门留存。第四联交承运人以请领运费。如领用部门属于另一分公司者，第一联由发料部门自存，第二至四联经出厂保安核点并签注时间后，由守卫暂存第14、二联，于次日上午10时前转送会计部门。第四联连同材料交运至领用部门厂区，由入厂保安核对签注入厂时间，并经领用部门收料后，第三联转送会计部门与第二联核对后送回领料部门留存，第四联交承运人以请领运费。第三条本公司出入物品1成品调拨凭“成品交运单”办理调拨交运，填具“车辆人员出入证”凭此出入厂门。2材料调拨凭“材料调拨单”一式五联由经办部门填单，经主管核签后，第五联拨入库凭以收料，第一至四联送往出料库出料，出料库核填实拨数量后，第一联送拨出部门，会计暂存，第二、三、四联随物品至厂门由保安暂存第二联，于次日上午时前送会计核对，再转送出料库存查。第三、四联经拨入库保安核填入厂时间、车重交拨入库收料。拨入15、库凭前存第五联核对签收后，并转记有关资料收存第五联，第三联送拨入库会计存查，第四联交承运商凭此向拨出部门请领运费。3转移交运凡半成品、机配件，固定资产已领材料需转移交运时凭“转移交运单”一式六联由托运部门填单，经主管人员核签后第一联自存，第二联送会计暂存，第三至六联保安清点并签注出厂车重及时间后，第三联由保安暂存，于次日送托运部门会计，经与第二联核对无误后，于一日内将第二联转送收料部门会计凭以核对收料。第四、五、六联由承运人随同物品出厂，于交运入厂时经保安签注入厂时间、车重，并经收料部门点收后，第四联由收料部门存查，第五联由承运人暂存，凭此请领运费，第六联由保安暂存，于次日转送收料部门会计与第16、三联核对。第四条送厂外修缮携带工具材料，凭主办部门主管签注“工具材料携带出入登记单”一式三联，详注依据说明及预定完工日期，第一联由主办部门的工具材料管理人员存查，第二联暂存保安室，第三联交保安查对签注出厂时间由携物人收存，于完工后要求请修部门签证。如修缮需出入分公司时，携物入厂可凭第二联交由分公司保安室加印并签注入厂时间后由携物人持入分公司，于完工后要求请修部门签证，经分公司保安核对并签注出厂时间，回厂时凭第二联交保安检出第三联，查对携带数量并签注入厂时间，第二联由携物人随物缴回主办部销案，第三联由携物人签认后留存保安室。第五条外送深加工及其他应返厂的物品1成品、半成品或原材料等须外送深加工时17、，由主办部门填具“托运交运单”一式六联，经主管核准后送发货部门发货。发货部门在发货后，第三联自存，第一联送托工部门，第二联送会计，第四至六联经守卫清点并签注出厂时间后，第六联暂存守卫室于次日上午时前送会计部门与第二联核对存查，第四、五联随货送经加工厂主管签收后，第四联存于加工厂，第五联由承运人留存，凭此请领运费。2机器设备及其附属材料外送修造：(1)出厂时凭“物品出入登记单”一式五联由主办部门填具“出门物品栏”品名、规格、数量及修造后“入门物品栏”品名、规格、预定返厂数量，送主管人员核签后第一联由主办部门自存，第二至五联经保安清点并签注出厂时间后，第二联暂存保安室于翌日上午时前送会计部门存查，18、第三联由保安留存，第四联交由厂商于物品回厂时凭以查对，第五联交承运人凭以请领运费。(2）修造完成返厂时，厂商凭第四联交由保安查对，填注实际返厂数量后，暂存保安室，并检出原存第三联分别签注“承运单位”、“车号”、“随行人数”及“出入厂时间”后交厂商随物品送至主办部门确定验实验收后，填记实际返厂数量，经主管核签后，由厂商于出厂时交保安与第四联核对并签注出厂时间后放行。保安于翌日上午时前将第三联送会计部门存查，第四联送主办部门核对销案。前项返厂物品如为分批返厂，则除最后一批比照前项规定办理外，其余各批返厂时应由主办部门填写“车辆、人员出入证”，并加注“备批返厂”字样及核批物品的“物品出入证”编号后办19、理出入厂。保安于次日将第二联并夹于“物品出入证”第三联，最后一批物品返厂后再转送会计部门结案。前项送修物品返厂时，如厂商遗失“物品出入证”第四联，主办部门应即抽出原存第一联替代第四联办理返厂手续。3须再携返厂的样品检验校正仪、自备装运物品的装具或其他应携返的物品等，出入厂应凭“物品出入证”办理。第六条借出借入物品1厚材料借出应呈经理以上人员核准后填“材料交运单”并签注预定返厂日期及借出原因，经主管人员核签后出厂。2其他出借物品出入厂应凭“物品出入证”请经理核准办理。3借人物品归还时凭“材料交运单”出厂。第七条来厂施工人员自带的工具、物料1来厂施工人员携带自备工具物料入厂，由其填具“来厂施工人员20、自备工具物品进厂登记单”一式二联由主管人员核签，经保安查对签注入厂时间后暂存第二联，第一联由其自存以为出厂凭据。出厂时由来厂人员凭第一联经主办部门主管核准后，由保安检出第二联核对并签注出厂时间后放行。保安于翌日上午时前将第二联转送主办部门存查，第一联留存保安室。2施工人员带料进厂，由其填具“工程修造带料进厂登记单”一式三联由主管人员核签，经保安查对签注入厂时间后暂存第一、二联，第三联交施工人员留存，保安将第一联送工程主办部门核填检验方式及检验结果，工程完工结算再送会计部门凭以核对付款，第二联由保安送工程主办部门存查。带料进厂后不得再出厂，如遇临时变更工程计划等特殊情形，应先签“材料交运单”请经21、理核准，凭此出厂。第五章附则第八条车辆物品出入厂时间1.入厂庵日上午8时至下午5时。2.出厂庵日下午6时前。遇特殊情况需在上列时间外出入厂，主管部门事先填写“车辆物品逾时出入厂通知单”，经主管签章，于下午5时前送保安主管部门，通知保安室。第九条保安应按日查对“物品出入证”，对预定返厂逾期日仍未返厂的物品，填写“物品逾期未返登记表”一式二联，送请主办部门填报“未返厂原因”及“处理意见”，呈经理核准后，一联自存，一联送主管部门。逾期一个月仍未返厂者，应呈报总经理。第二条会计部门对外运加工的成品、半成品及材料或出借品等应每日查对。逾期日仍未返厂者，应立即开立“物品出厂逾期未返催办单”一式二联，送请主22、办部门填报“未返厂原因”及“处理意见”呈经理核准后一联自存，一联送主办部门。但逾期一个月仍未返厂者，应呈报总经理。第二一条经由保安室转送至会计部门的各种物品出入厂凭据均应加盖“保安室”部门章，以区别责任。第二二条禁止携带照相机进入公司。经管理部门主管人员特准者例外，但不得逾越指定准许摄影的界限。第二三条出入公司管理中如发现异常，保安应立即填报“异常报告处理单”一式二联，呈主管核批后，第一联存保安室，第二联交经办部门处理，并填具处理情形呈主管人员核签后，送保安室，将处理情形摘要记入第一联处理情形栏，第二联存经办部门。第二四条本制度经经营决策委员会通过实施，修改时亦同。第二章出差管理制度企业的生产23、和经营活动不可能只在同一个地区进行，要扩大业务量和业务覆盖范围，企业就必须有出差活动。出差已经是现代企业的一种日常事务，无论是销售产品、采购原料，还是员工培训、公关事务，都要涉及到出差活动。在经济全球化进程加速的今天，出差活动将更加频繁，出差的范围也将更大。由于出差人员处于企业的有效监督之外，因而也更难于管理和控制，为了保证出差活动的有效性和节省大量不必要的出差费用，企业有必要建立科学、规范的出差管理制度，并在实际中加以有力的贯彻和执行，从而达到对企业出差活动的有效管理和监督。第一节出差管理概述出差管理是一项很繁杂和细致的工作，由于外部环境的不确定性，在制定出差管理制度时必须考虑到出差人员在出24、差途中将会遇到的各种问题，以及具体解决办法，还要考虑到可能出现的出差人员“道德风险”问题，以及如何加以监督控制。现代企业一般从出差申请和审批的程序到出差费用的报销等方面对出差活动进行有效管理。一、出差的申请和审批（一）出差的申请企业的员工在出差之前应填写“出差申请单”，出差的期限由出差人员所在部门主管视出差任务的需要，事先予以核定。填好申请单后，上交部门主管。（二）出差的审批出差审批管理的重点，在于出差审批权限的管理，出差的审批权限视出差人员的职位大小和出差时间长短而定。一般情况下，企业应参考以下审批规定来处理出差审批事务。一般部经理或副经理以下的人员出差时，时间在一天及一天以内，由所在部门经25、理或副经理批准，一天以上的由总经理或副总经理批准。部门经理或副经理出差时，一律由总经理批准。二、出差费用的管理（一）出差费用管理的原则出差费用管理因各企业的情况不同有不同的形式，但一般来讲管理出差费用时应遵循以下原则。1出差行程中若为正常工作时间，按平时薪金的标准报销。2出差行程中若为正常工作时间以外的时间，按加班费的标准报销。3节假日中出差的按具体情况予以计酬。4出差行程中出现伤病情况，费用可以报销。5非正当原因而耽误出差行程，额外时间的费用一般不予报销。（二）具体出差费用的管理企业出差费用一般可分为交通费、住宿费、餐饮费、各种杂费及其他一些特殊费用。对于具体出差费用的管理，企业可以根据自身26、特点，制定相应的制度。一般企业对不同级别的员工出差乘坐交通工具有着不同的要求，除非特殊情况，否则乘坐超级别的交通工具，费用不予报销，有紧急情况可以向上经主管请示。住宿费、餐饮费也同交通费一样执行不同的标准，这样可以防止人员出差出现过高的费用。特殊费用是指在意外情况下发生的费用，企业应视根据具体情况制定处理方法。第二节成功企业出差管理制度范本一、x x公司出差管理制度第一章当日出差第一条当日出差范围以员工办公地为中心50千米以内为当日出差。第二条出差地区划分按出差规定第x条有关规定，将出差地区划分为三类：1.甲类地区以办公地为中心25千米以内。2.乙类地区以办公地为中心30千米以内。3.丙类地区27、以办公地为中心50千米以上100千米以内范围内。第三条住宿当日出差的住宿费等按以下标准支付。1在当日出差地区内，因公司要求或业务需要，需住宿时，按出差规定支付给相当于长期出差标准的补助和住宿费。2当在出差地需昼夜工作时，支付给相当于长期出差的补助，但不支付住宿费。因长期深夜工作时，支付60%的住宿费。3因参加各种典礼仪式时，原则上不支付住宿费。但出差人直接参与工作时，应支付交通费和补助。4.如因看护伤病患者，看护时间到午夜12时，支付相当于长期出差的补助和住宿费。第四条工作时间外出业务当日出差工作时间的外出业务，按以下规定办理。1出差规定中所讲“主管确认”，是指出差人的外出业务原则上由上级主管28、确定。2工作时间外的交通时间，原则上视为工作时间，所以不作为工作时间外出业务。3当出差者工作地已经下班时，出差者没有必要返回工作地，即使按期返回工作地打卡，也不承认为工作时间外出业务。但有主管上级特别指示或有特殊需要时不在此列。4在出差地夜间工作时，按长期出差标准支付夜班费。5以下情况不支付工作时间外出业务费。(1)因参加典礼仪式而出差，如工作到下班时间以后。(2）因看护伤病患者而出差，如工作到下班时间以后。但如工作到午夜零点以后，自下班时间以后起，支付相当于加班费50%的看护费。第五条去医院因伤病去医院时，不支付一切差旅费。第六条特例当员工因在x x工厂、x x办公楼、x x工厂间变换工作场29、所时，支付交通费。第七条公休出差在休息时间进行当日出差时，视为休息日上班。如无法确认出差时间时，按以下规定处理。1.甲类地区为4小时。2.乙类地区为6小时。3.丙类地区为8小时。但有出差地证明或主管上级承认时不属此例。第二章长期出差第八条工作时间外出业务长期出差的工作时间外出业务，按以下规定处理：1出差过程中，原则上视为工作时间。在出差地企业上班时的加班，视为本公司内的加班时间。2出差过程中的休息日与出差地企业的休息日相同。但年初年末休息日例外。3按上级主管指示，公休日出差、夜班或工作时间外勤服务时，向其支付加班费。否则不支付工作时间外出业务费。4在申报工作时间外出业务费时，应由出差地负责人事30、先填写证明（其中包括工种、开始工作时间、工作结束时间、休息时间、工作总时间等）。否则，不支付工作时间外出业务费。5出差中的公休时间，原则上视为本公司的工作时间。6.出差中的休息日旅行（含出发和返回时间），仅支付以下补助。但交通时间不满8小时，仅支付相当于60%的加班费。即：（工作时le3外出业务费）x 0.817 x 0.67.夜间工作时，应扣3小时的休息时间。但有特殊证明时例外。8夜间工作时，支付给60%的住宿费。第九条长期出差归来日的处理出差者从出差地归来当日，如果是在午前回到工作地，应工作到公司下班时间。但过度疲劳时例外。第条出差地休假出差者如欲在出差业务完成后，在出差地休假，须事先提出31、申请。休假期间不支付住宿费。第三章交通费支付第一条乘车费向出差者支付除正常乘车票以外的乘车费。第二条乘车站除特殊情况外，出差者应从x x站出发或归来。由车站到公司的交通费按实际费用支付。第三条特殊交通工具在以下情况下，可利用特殊交通工具。1在不得已情况下，经部门主管批准，可利用飞机出差。2.在特殊情况下，经相关主管批准，可乘坐软席或特快列车（行程应超出300千米）。3公司主管及随员在认为有“特殊事由”时，可乘坐软席或头等舱。“特殊事由”指：(1)单程300千米以上且出差者身体状况不良。(2）到达出差地后，因有重要业务活动，而为防止旅途疲劳。(3）陪同重要的业务伙伴出差。第四条附则本制度自x x32、年x月x日起实施。二、x x公司出差管理办法第一章总则第一条为实现本公司经营目标，并培养员工廉洁、勤勉、守纪、高效的精神，特对员工出差作出管理办法。第二条员工出差按如下程序办理：（一）出差前填写“出差申请单”（见下表），期限由派遣主管按需予以核定，并按程序审核。表2一1出差申请单年月日一洲（二）凭“出差申请单”向财务部预支一定数额的差旅费。返回后一周内填具“出差旅费报告单”（见下表）并结清暂付款，在一周以外报销者，财务部应于当月薪金中先予扣回，待报销时一并核付。表2一2出差旅费报告单习（三）差旅费中“实报”部分不得超出合理数额，对特殊情况应由出差人出具证明。否则财会人员有权拒绝受理。第三条出差33、审批程序和权限如下：（一）国内出差：日以内由经理核准，超过一日由总经理核准。经理（含副经理和相同级别的技术人员）以上人员一律由总经理核准。（二）国外出差：律需由总经理核准。第四条出差行程中除特殊情况外一般不得报销加班费，假日出差可酌情加薪。第五条出差中途除因公务、疾病或意外灾害需经主管允许延时外，不得借故延长出差期，否则不予报销旅费，并依情节轻重给予纪律处分。第二章国内出差第六条出差旅费分为交通费、住宿费、伙食补助、杂费及特别费（包括邮电、交际等费用）。第七条出差返回超过午夜12时者，可在标准外增发交通费和餐费30元。第八条杂费及伙食补助计算标准：（一）出差杂费按离开公司所在地实际天数计，超过34、小时不足一天者按一天计，不足小时者不计。（二）上午七时前出差者，应报销早餐，于下午一时后返还者报支午餐，于晚上七时以后返还者报销晚餐费用。表2-3国内出差费用标准表单位：元井舟茸说明:1交通费需以票根或发票（如出租车）认定，车票丢失者应说明丢失原因和旁证，使用公司交通工具者不支付交通费。2住宿费须依凭证按上述标准核报，本公司备有住宿场所时不支付住宿费。3伙食补助应依支付标准报销，但由公司供应餐食或已报销交际费者，不再支付。4杂费依第八条规定支付。5特别费依凭证核报。（三）出差一日者不受以上标准限制。第九条随同高职人员出行的低职人员，伙食补助、住宿费可按高职人员出差旅费标准支付。第条因时间急迫或35、合理成本考虑而需搭乘飞机时，须经总经理核准。第一条因时间急迫或交通不便根据业务需要必须乘坐出租车，须经经理同意。第三章国外出差第二条国外出差旅费分交通费、生活费及特别费，支付标准如下所示。表2-4国外出差费用标准表单位：元石斗川说明:1出国人员如夜间恰在旅途中不得报销住宿费。2报销旅费凭车船机票，住宿费凭发票。3.特别费报销方法同国内出差。4接受招待或报销交际费者，核减相应的餐费。第三条员工派赴国外受训考察等，其食宿由其他公司安排者，每日支付生活费120兀。第四条出国人员除因公交际费、应酬费，总经理核准由公司开支外，概由个人负担。第五条出国人员计划外的行程，交通费须由总经理核批，方可报销。第六36、条出国人员出国前应提出出国申请计划表（见下表）并于回国后日内提出出国人员工作计划检查报告（见下表）。表2-5出国申请计划表年月日二目本表一式二联，由出国人填写后，按规定程序签转，最后存人事、财务部门各一联。实际出国、回国日期待返回后填写。表2一6出国人员工作计划检查报告三、X X公司国内出差管理规定第一条本公司所属员工因公出差国内，均按本规定预支和决算差旅费。第二条本公司员工乘坐火车、飞机、轮船按下表标准发给交通费。表2一7员工乘坐交通工具标准表州介洲1乘坐轮船火车及长途汽车须凭相应的票根报账。2逢紧急公务必须搭乘飞机时，应事先报告主管领导批准后方可成行。事后凭飞机票根报销。3搭乘公司交通工具37、者，不予报销交通费。第三条出差的员工伙食、住宿、杂费按下列标准核发。主管级庵日120元一般级庵日90元第四条出差期间因公支出下列费用，如能提出书面理由并报请主管上司批准，可准予按实报销，并按下列规定办理：1乘坐出租车应取得汽车公司开具的统一发票，并据此报销。2电报电话费凭电信局正式收据报销。3邮费凭邮局证明报销。4因公宴客费用，凭饭店正式发票报销。5因公携带的文件资料行李运费，凭公交部门正式运费收据报销。第五条员工出差，由派遣出差部门的主管填写通知单一式二份，送请核准后，一份送秘书处登记，一份由出差人员保存。第六条员工出差返回三日内填具出差旅费报销单，送请单位主管核批后，送秘书处审签，出纳人员38、方得予以报销。第七条员工出差前，凭核准的派遣出差通知单预借旅费，于出差完毕报销旅费时扣还结之三匕I目。第八条市内及短程（一日内）出差人员，除按实报销车费外，可报销合理次数的误餐费。1下午1时以后出差者准予报销午餐。2.下午8时以后出差者准予报销晚餐。3不得再报销加班费。第九条奉令调遣人员，可依照以上有关条文报销交通费、伙食费及行李托运费。但在公司用餐者不得报销误餐费。四、X X公司差旅费支付制度第一条适用范围本制度除适用于本公司正式员工外，还适用于：1顾问（原则上适于公司高级主管的有关规定）。2特约人员（依具体职位确定）。3.试用人员。4退休人员（如为处理遗留业务而出差）。5为公司业务而出差的39、其他人员。第二条车费车费包括：1认定路线的车费。2.特殊认可的汽车费。第三条差旅费支付手续1部门负责人三日以上的出差，需经公司总裁批准。但依照公司指示，参加会议不在此限。2一般员工出差，需经直属部门主管批准，并上报相关部门。3工厂、分公司、驻外机构人员出差，需经公司总裁批准。第四条私人旅行手续私人旅行需办理以下手续：1事先填报申请，并经直属部门主管批准。2旅行过程中，需与直属部门主管保持联系。第五条飞机出差利用飞机出差，必须在出差申请书上明确说明。第六条卧铺出差在下列情况下，可乘坐卧铺出差。1同行者乘坐卧铺。2.出差途中患病。3乘坐卧铺时，不支付住宿费。第七条快速列车出差原则上长距离出差可乘坐40、快速列车出差。第八条长期滞留对长期滞留出差的处理是，在同一地区连续滞留日以上时，对超过日数，减付10%的出差补贴和住宿费合计额。第九条特例出差特例出差是指按照出差地单位的习惯，由对方提供住宿条件或提供宿费。第条差旅费超支差旅费超支是指：1超出差旅费基准的规定。2.实际费用超支。第一条金额支付出差出发时间为上午，出差归来时间为下午时，支付当日全额差旅费。计算基准为交通工具的票根。第二条预支手续1从概算额中扣除预付额，预付额不得超出对客户收款额。2超出预付额部分，凭有关凭证报账结算。3特殊情况下，需经财务主管批准，凭出差日报，领取和结算。第三条出差报告出差报告原则上应包括：1出差地、日程和出差单位41、。2出差处理事项。3出差条件及意见。第四条休息日补贴休息日在外地出差时，公司发给两天的休息出差补贴。第五条交通费交通费按审定路线实报实销。第六条近距离外出申请近距离外出原则上应申报近距离外出申请。但也可以事后补报。第七条经常出差者经常出差包括指以下人员：1推销员。2宣传人员。3其他特殊人员。第八条不支付出差补助当出差者在同一城市出差，或公司认为没有必要支付时，不向其支付补助。第九条赴任补助申请申请赴任补助时，必须通过直属部门主管向总务部门申请。如家属同行时，亦可通过同样手续申请家属补贴和家庭财产转移补贴。后者按实际费用报销。第二条近距离出差近距离出差的支付办法是区分经常出差者和非经常出差者，然42、后按实际出差时间长短（分为4一6小时.6一8小时和8小时以上）分别支付不同数额的出差费。五、x x公司出差手续及差旅费支付制度第一章总则第一条本制度旨在确定公司管理人员和员工因公司业务出差的手续及差旅费支付标准。由于出差目的、性质、时间及费用支出千差万别，难作统一规定，故本制度仅作一般性规定。第二条本制度未涉及事项，均按有关细则处理。对海外出差，作另行规定。第三条出差分为“近距离外出”、“当日出差”（当日回来）和“住宿出差”三类。第四条近距离外出是指利用交通工具，以公司总部为中心，为半径X千米范围的外出。外出范围由总务部主管与总经理协商决定。在必要时，近距离外出可变更为当日出差，或作住宿出差处43、理。第五条当日出差，是指从公司出发后，当日可返回的出差。当日出差的地域范围由总务部主管与总经理协商决定。但它不得与前条所述地域重复。地理偏僻或交通不便地区，可按住宿出差处理。第六条住宿出差，是指出差到较远的地方，通常需要住宿。因出差内容和需要时间的差别，有些住宿出差也可以作为近距离外出或当日出差处理。第七条出差路线一般应选择最短的且最方便的线路。应尽量减少出差所用时间。出差途中如遇天灾人祸等不可抗拒因素，需改变路线时，需得到总务部主管同意，按实际旅费支付。第八条员工私人旅行兼公务出差时，公司向其支付用于公务出差部分的差旅费。第九条出差费在区分“近距离外出”、“当日出差”和“住宿出差”前提下分别44、支付。第条出差费及报销1出差费包括以下内容：(1)铁路、船舶、飞机票费。(2）交通费。(3）出差补贴。(4）住宿费。（5）通讯费。(6）其他伴随出差发生的正当费用。2铁路、船舶、飞机票费依种类和等级实报实销。3交通费指用于公共汽车、地铁等短距离费用。据个人申报，按实际费用支付。原则上不得乘坐出租车。4出差补贴用于出差者的饮食和杂费支出，按出差日报定额支付。上午出差按全额支付，下午出差半额支付，晚上8时以后不支付。5住宿费按定额住宿天数支付。在火车上过夜的，按半额支付。6出差中的电话、传真、信函、汇款费、邮票等通讯费依报销凭证实费支付。第一条出差费原则上应在一周前，通过出差计划表提出预算，经分公45、司主管批复后支付。第二条当交易客户、相关公司人员或公司管理人员随行，或因不得已理由，出差费超出规定时，经随行管理人员或公司财务主管批准后，按实际费用报销。第三条驾驶或搭乘公司车辆出差时，不支付交通费。第四条出差过程中，利用出租车仅限于有交易客户同行、紧急情况、有可能耽误出发时间或携带物品过重、下雨天访问客户等情况。这时按实额支付出租费。但必须在出差费报销单中说明理由，并经随行管理人员或分公司主管批准。第五条出差过程中，如遇出差人公休日，应以公务为重，继续执行出差任务。但是，如遇出差单位公休日，无法开展工作时，可安排休息。为避免这种情况出现，出差前，应事先与有关单位联系。出差归来后，可补足休息日46、。第六条出差过程中，因生病、交通中断或其他意外情况超过预定期限停留时，在查清事实基础上，可按长期滞留费标准，支付费用。第七条在出差过程中，如需向客户提供礼金（用于庆贺、吊唁、探望等），或赠送土特产时，其金额应限在X X元以内。超出此金额须经上级主管批准。第八条在出差地招待客户，原则上应事先在出差计划表中提出具体预算，并经上级主管批准。其金额一般限定在X X X元之内，部门主管以上限定在X X X元。第二章近距离外出及当日出差第九条出差者必须提交出差计划表，经主管批准后方可出发。第二条出差者从公司出发和归来时，必须向上级主管报到。不能按期回公司时，需通过电话等与公司联系。第二一条当日出差者完成出47、差任务，回公司后，应填写出差日报，提交给上级主管。第二二条近距离外出，仅对交通费实报实销。当日出差，依不同职务支付出差补贴和交通费。第二三条日常性的当日出差费，可依据出差计划表提出概算，并预付出差费。第二四条当日出差如遇紧急情况或其他不可抗拒的原因，需在外住宿时，按住宿出差的有关规定支付住宿费。应提前与主管上司联系，并得到其批准。第三章住宿出差第二五条出差者必须事先提出出差计划表，提交上级主管批准。第二六条出差者依据批复的出差计划表，向财务部提出出差费预算，并申请预付出差费。财务部对未清算上次出差费者，拒绝预付出差费。第二七条出差者必须每日自出差地向上级主管寄送出差日报一式两份。但出差时间为二48、天者，可回公司后提交。对不按规定邮送或提交出差日报者，停发相应的出差补贴，但经主管上司认为特殊情况除外。第二八条出差者回公司后，应于二日以内填写出差费表，经主管上司签字后，提交给财务部，以作结算。如出差者回公司后遇公休日，原则上应在次日办理出差费结算。第二九条对住宿出差者依不同职务支付铁路、船舶、飞机票费、补贴、住宿费和交通费。第三条出差者原则上应在公司指定的旅馆住宿。如变更旅馆，须事先进行联系。第三一条在特殊情况下，经主管上司批准后，可搭乘快速列车或飞机出差。除总经理外，一般坐普通舱。第四章特别旅费处理第三二条出席招待会、客户接待出差、投宿于公司驻外机构时，不支付住宿费。来往于公司总部和各分49、公司之间的出差，原则上必须利用公司的住宿设施。投宿于亲友家时，支付50%的住宿费。第三三条在同一地区连续停留超过7日时，视为长期滞留出差。第三四条出差目的与内容跟一般出差有区别的，为特殊业务出差，如参加研讨会，招待客户，随客户出差，到本公司分公司赴任等。特殊业务出差的出差费支付标准如下：1出席研讨会时，支付火车、船舶、飞机票费、住宿费及其他必要的费用，原则上实行实报实销。2因招待客户出差时，支付预算范围内的接待费次车、船舶、飞机票费、住宿费、其他杂费和相当于30%的补贴，原则上实行实报实销。3异地赴任则按另行规定处理。第三五条出差中不允许进行私人旅行。在不得已情况下，如欲进行私人旅行，需得到上50、级主管的批准。私人旅行日数应从本制度中的出差日期数中扣除。第五章附则第三六条本制度自x x年x月x日起实施。六、x x公司国外工作人员差旅费规定第一条界定国外工作是指本公司在职员工被派遣到与本公司业务有关系的海外企业，在那里工作三个月以上，并享受海外企业生活福利的对外劳务出口。第二条国外工作期间国外工作期间自出发日算起，到回国日截止。第三条准备金对国外工作人员准备金的支付，原则上依照本公司的国外差旅费规定支付。归国准备金按国外公司差旅费规定支付。第四条差旅费国外工作人员及妻子的出国差旅费原则上由国外公司支付。其随用物品的运输费亦由国外公司负担。第五条迎送费因迎送国外工作人员的有关费用，依照国外51、出差规定的有关条文办理。第六条家属随行经国外公司允许，且本公司认为确有必要时，国外工作人员可让家属随行。第七条报酬本公司不向国外工作人员支付报酬，全部由国外公司支付。奖金等也相同。第八条家属生活费符合第六条规定的家属生活费由国外公司支付，支付标准为：1.妻子相当于出差员工在国外公司报酬的30%02.子女一个子女时，相当于出差员工在国外公司报酬的10%03.二个子女以上时，相当于出差员工在国外公司报酬的20%0第九条留守补助留守补助是指为维持国外工作者家属在国内的生活，向其支付的生活补助。1对其妻子及子女分别支付相当于本人报酬的50%和25%0如子女为二人以上时，则支付50。2.对除妻子和子女以52、外的扶养人口，支付其本人报酬的50%03对没有扶养义务的人员，按有关法律规定，支付相当于其本人报酬的25%,作为留守补助。第条暂时回国国外工作人员因故暂时回国，必须得到国外公司的同意，并事先向本公司报告。回国的差旅费按第四条规定办理。第一条回国后报酬国外工作人员归国后的报酬需参考其在国外公司的业绩，参照同职位的报酬确定。第二条伤害保险本公司为国外工作者及其随行者投保海外旅行伤害保险。1公司部门主管x x x美元。2一般员工x x x美元。3.妻子本人的1/204.子女本人的1/40第三条惩罚国外工作人员因违反国外公司有关规定，且给本公司带来不良影响时，应强制其回国，或在当地解聘。第四条辞职国外53、工作人员未经本公司许可，不得辞去在国外公司的工作。第五条其他本规定未涉及事项，由公司部门主管会议决定。第六条附则本规定自x x年x月x日起施行。第三节成功企业出差管理表格范本一、出差申请表格（一）出差申请单表2-8出差申请单申请日期：年月日LHgJ zft4,0经理：部门主管：出差人：（二）业务员出差申请单表2-9业务员出差申请单部门：年月日二口部门主管：申请人：（三）员工出差申请单表2一10员工出差申请单部门：年月日四）出差通知单表2一11出差通知单（五）员工出差登记单表2一12员工出差登记单年月日（六）出国计划书表2一13出国计划书二、出差报告表格（一）业务员出差报告书表2一14业务员出差54、报告书国经理：部门主管：出差人：二）员工出差报告书表2一巧员工出差报告书三）销差报告通知单表2一16销差报告通知单销差日期：二日三、出差费用管理表格（一）预支差旅费申请单表2一17预支差旅费申请单编号：二）差旅费请领单表2一18差旅费请领单年月日当总经理：部门主管：出差人：（三）差旅费支付明细表表2一19差旅费支付明细表年月日二经理：财务主管：部门主管：出差人：第三章办公物品管理制度企业在开展行政办公工作时，通常需要一些必要的办公物品才能使工作顺利完成，例如办公用的纸、笔、墨以及办公室电话、传真机等。随着信息时代的到来，计算机作为一种重要的信息处理工具也成为行政办公的一种必备工具。办公物品作为55、办公工具，其性能及管理中的每一个环节都直接影响办公人员的工作效率，而且，办公物品作为办公室经费开支的一个主要部分，与减少企业的营运成本、提高企业经济效益也有很大关系。因此，企业在加强行政办公事务管理的同时，也必须重视对办公物品的管理。第一节办公物品管理概述企业对办公物品的管理，就是要求企业对各种办公文具（或工具）的购买、领用（或使用）、保管的全过程都作出明确的规定，并将这些规定在开展行政办公工作的过程中切实贯彻执行。企业加强这方面的工作，可以有效地控制办公室经费的开支，也可以更好地提高办公人员的工作效率。一、办公物品的内容企业办公物品的种类是随着经济环境的不同而不断变化的。在传统的工业经济时代56、里，企业的各种信息是通过纸张、信件，并采取一定的保密措施来进行传递的，有了电话之后又采取电话沟通的形式。因此，办公物品的种类无非是纸张、写字笔、复印纸、电话等，而加强办公物品的管理也就是加强对这些物品的管理。随着信息时代的到来，企业的信息传递与信息处理发生了根本性的转变，在国际互联网上进行信息搜索和信息传递，以及利用各种管理软件来进行信息处理，已成为许多企业开展经营管理活动的重要手段。因此，计算机及其配套软件、打印机、复印机、传真机等办公自动化设备都走进绝大多数企业的办公室。企业的办公物品也不再是传统的纸张、写字笔、墨水等方面的内容，而变成了先进的自动化设备。这些设备成本较高、并且有一定的操作57、难度，因此办公室就需要配备专门的人员对其进行操作与管理。二、加强办公物品管理的意义现代企业加强办公物品的管理具有重要的意义。这主要表现在以下两个方面：首先，加强办公物品管理对于提高办公人员的工作效率、减少办公室的经费开支，增加企业经济效益具有重大意义。这是由于企业如果在办公物品的购买、领用（或使用）、保管的全过程都进行严格把关的话，必然会提高购进办公物品的质量、使用的便利性，并延长其使用寿命。这样，办公人员就能使用到非常方便、舒适的办公用具，从而提高工作效率。另一方面，购买的严格把关与使用寿命的延长，以及办公室电话使用的严格管理必然会使办公成本下降，从而提高企业的经济效益。其次，在信息经济时代58、里，加强办公物品管理对企业加强信息管理、防止信息泄密也具有重要意义。这是由于现代企业的信息都是通过计算机在国际互联网上传输的，而且信息的存储也采取无纸化形式。企业一定要对这些设备的使用与保管进行严格管理，防止企业信息的泄密或者由于设备损毁而造成信息丢失，给企业造成巨大损失。第二节成功企业办公物品管理制度范本一、X X公司办公用品管理规定第一章办公物品的购买第一条主管为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。第二条订购数量根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理室主任报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用59、品的需要量将发生变化，也一并向管理主任提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。第三条采购方法在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。第四条订购单在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经办公用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。办公用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。第五条追踪按订购单以及60、订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。第六条接货所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等等。第七条支付收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，作好登记，转交出纳室负责支付或结算。第八条分发办公用品原则上由总公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况61、报告书的审核与检查依据。第二章办公物品的申请、分发领用及报废处理第九条申请手续各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品拐一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。第条分发手续1接到各部门的申请书（两份）之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。2发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。3用品分发后作好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档拐一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第一条报62、废处理对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第三章办公物品的保管第二条填写台账所有入库办公用品，都必须一一填写台账（卡片）。第三条保管必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。第四条盘存办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。第五条印刷品与纸张管理印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。第六条持有63、量调查必须对总公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）作出统计，向上报告。办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。第四章对办公物品使用的监督与调查第七条调查内容对总公司各部门进行调查，调查内容包括：1.核对用品领用传票与用品台账。2核对用品申请书与实际使用情况。3核对用品领用台账与实际用品台账。第八条部门经理职责1核对收支传票与用品实物台账。2核对支付传票与送货单据。二、x x公司办公用品发放规定第一条本公司为规范办公用品64、的发放工作，特制订本规定。第二条公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第三条各部门须指定专人管理办公用品。第四条各部门应于每月28日前将下月所需办公用品报计划办公室。办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。第五条采购人员须根据计划需要采购，保证供应。第六条办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。第七条任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。第八条应加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。三、x x公司办公消耗品管理规定第一条本公司为加强对办公消耗品的管理，特制订本规定。第二条办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。65、第三条办公消耗品一年的消耗限额为x万元洛部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。第四条办公消耗品的购买与管理，由总务部负责，下设保管员处理领用事务。第五条总务部必须把握消耗品在正常情况下每月平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量，满足日常事务运营对消耗品上的基本需求。第六条对于特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，总务部据此进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过x万元时，须经该部门主管同意，必要时请示总裁。第七条在订制各种账票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正66、式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至总务部，并附上委托订制或订购申请单。之后，总务部在其责权范围内，审核新格式是否合适，订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性等等。如果通过审核，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门作进一步协商。第八条向总务部领取办公消耗品时，必须填写申请书，写明申请时间，使用场所（部门名称）以及物品名称与数量。同时申请者以及其部门主管必须加盖印章或签字。另外，特殊办公消耗品的申请，必须填写用途。第九条局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用，统一由总务部调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。67、第条总务部必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向总裁作出报告。四、x x公司文具用品管理制度第一条为使办公文具用品管理规范化，特制订本制度。第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1消耗品黯笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等。2管理消耗品签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。3管理品剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。第三条文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部68、门共同使用用品，如打孔机、钉书机、打码机等。第四条消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。第五条消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。第六条管理品移交如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第七条文具的申请应于每月二五日由各部门提出“文具用品申请单”交管理部统一采购，并于次月一日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。第八条各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时作登录使用，并控制69、文具领用状况。第九条文具严禁带回家私用。第条文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的，应酌量库存，特殊文具管理部无法采购的，可以经管理部同意授权各部门自行采购。第一条新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并缴交管理部。五、x x公司复印机使用规定第一条复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数，经办公室主任批准签字后送打字室复印。第二条为确保复印机的安全运转，每天下午五时关机，过时送来的文件将延至次日复印，急件经办公室主任批准后，方可临时开机。第三条不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机70、密文件需经公司领导批准。第四条复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。第五条本规定适用于各部门所属复印机的管理。六、x x公司电传机及传真机使用规定第一条服务对象：总公司领导或有电传机、传真机的各子公司和职能部门。第二条服务内容：1发送按规定签署的各类电文、传真函件。2为总公司的领导及时递送收文、收电。第三条发电手续：1发送电文须填写“发电收费记录单”，并由主任签字后方可发出。2发送一次入境签证邀请电，须由部门主管签发。3发送多次入境签证邀请电，须由总公司领导签发。4邀请电如以传真方式发出，须加盖外联部印章。第四条收费标准：1发电：电传、传真收费参照中国电信收费标准执行。2收电对发71、给各部门的传真，按页计收成本费。七、x x公司长途电话管理办法第一条为使电话发挥最大效力并节省话费，特制订本办法。第二条电话由管理部统一负责管理，各部门主管负责监督与控制使用。第三条电话使用规范：1每次通话时间以三分钟为限。通话时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。2使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。3注重礼貌，体现公司员工良好的文化素养和精神风貌。第四条长途电话使用规范：1各种外线电话须配置专用长途电话记录表（具体表格略），并逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转管理部主管审阅。2长途电话限主管以上人员使用。3其他人员使用长途电话需先经主管批准。4禁止因私拨打长72、途电话。第五条违反长途电话使用管理办法，或未登记和记载不实者，将视情节轻重给以批评或处分。八、x x公司计算机管理制度第一章总则第一条随着科学技术的发展，对公司经营管理工作的要求也越来越高，采用计算机对公司进行管理，是提高工作效率和管理水平、实现公司经营管理现代化的途径。在公司经营中推广应用计算机，对公司经济效益将起积极的促进作用。第二章计算机的管理与使用第二条归口管理部门：1微型以上档次的计算机管理部门为企业管理部。2过程控制的计算机（主要指单板机）管理部门为总工办。第三条管理员职责：1负责计算机使用的长远规划二2根据资金的安排，负责机器及外围设备的计划、采购二3负责软件的开发规划制定，组织73、开发成果鉴定二4与培训部门共同组织计算机技术培训工作二5对分散使用的计算机进行不定期的检查。第四条硬件使用：1各部门使用计算机，需提出上机申请，经批准后按规定机型、外设使用二2上机申请分为单次上机、每月定时上机、每日定时上机三类二3软件开发等上机时间较多的部门，可以申请配置机器二第五条软件管理：1各部门需开发的应用软件，应向企管部提出申请二2应用软件的开发分为自动开发、协作开发、委托开发三类二3企管部负责与其他公司在有偿或对等的基础上进行软件交流。第三章软件开发任务书的编制与审批第六条任务书的编制依据：1公司对软件开发的总体要求以及项目伪具体要求二2各部门要求开发的项目二3设备及软件开发人员的74、任务。第七条任务书内容：1软件名称二2软件应该达到的技术性能二3软件的操作环境二4更高层次软件对开发软件的要求二5源程序清单二6设计组织机构、人员安排、协作部门情况二7经费预算。第八条任务书的审批。设计任务书编制完成后，由企管部组织有关部门进行审议，认定可行后，由企管部经理批准实施。第四章软件鉴定第九条鉴定的基本要求：软件全部开发完成后，需经三个月到一年的实践运行（视软件复杂程度），才能申请鉴定。第条鉴定资料：软件鉴定前，必须向鉴定小组提供下述资料（其中3-7项资料各二份）：1.设计任务书二2软件实现的功能二3使用机型对外存外设的要求和软件所需的支持环境二4软件设计的流程图二5源程序清单二6数75、据库结构二7标准化室审议报告二8用户意见书。第一条鉴定小组的组成与鉴定程序：1鉴定小组由总经理和企管部、计划部、财务部、总工办、标准化室等部门负责人组成，总经理担任组长二2鉴定的议程：(1)软件设计者对软件的介绍二(2）宣读标准化审查报告二(3）用户代表发言二(4）操作示范二（5）讨论鉴定结果及提出进一步修改的建议二(6）通过鉴定报告，并由鉴定小组成员签字。第二条鉴定后的工作：1整理资料、存档二2将鉴定会的意见反馈到各有关部门。第三条软件的维护与完善：1软件开发人员对开发的软件要经常维护和不断完善，并对软件操作者和后续开发人员进行业务指导二2软件开发人员年底应向计算机管理人员提供修改的程序清单76、。第五章机房管理第四条凡与计算机有关的业务联系由企管部负责接洽，机房管理工作也由企管部负目巨夕之。第五条进入机房工作前，要认真填好上机申请表，经主管负责人审批后，方可上机操作。第六条外部人员因工作需要进入机房时，必须由企管部办理审批手续。第七条参观机房由企管部安排，参观者进入机房后应听从工作人员的指挥，未经许可，不得乱动机房内设施。第八条进入机房必须换鞋，在机房内严禁吸烟，不得高声喧哗，自觉维护室内清洁卫生。第九条软件复制须经有关软件人员批准后方可进行。九、x x公司计算机安全管理规定第一条病毒防护1基本要求(1)装有软驱的微机一律不得入网。(2）对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不77、得从网络复制软件或文档。(3）对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电脑室负责。(4）任何微机需安装软件时，须由相关专业负责人提出书面报告，经经理同意后，由电脑室负责安装。（5）所有微机不得安装游戏软件。(6）数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。（7）软件在使用前，必须确保无病毒。(s)使用人在离开前应先退出系统再关机。(9）任何人未经过他人同意，不得使用他人的电脑。2监管措施(1)由电脑室指定专人负责电脑部管辖范围内所有微机的病毒检测和清理工作。(2）由电脑室起草防病毒工作计划（含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报电脑部经理批准后实施。(3）由各专业负责人和电脑室78、的专门人员，根据上述作业计划按时（每周最少一次）进行检测工作，并填写检查记录。(4）由电脑部经理负责对防病毒措施的落实情况进行监督。第二条硬件保护及保养1基本要求(1)除电脑室负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备。(2）硬件维护人员在拆卸微机时，必须采取必要的防静电措施。(3）硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。(4）各专业负责人必须认真落实所辖微机及配套设备的使用和保养责任。（5）各专业负责人必须采取必要措施，确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态。(6）所有带锁的微机，在使用完毕或离去前必须上锁。(7）对于关键的电脑设备应配备79、必要的断电继电设施以保护电源。2监管措施(1)各部门所辖微机的使用、清洗和保养工作，由相应专业负责人负责。(2）各专业负责人必须经常检查所辖微机及外设的状况，及时发现和解决问题。第三条奖惩措施电脑部决定将电脑的管理纳入对各专业负责人的考核范围。1凡是发现以下情况，根据实际情况，追究责任：(1)电脑感染病毒。(2）私自安装使用未经许可的软件（含游戏）。(3）微机具有密码功能却未使用。(4）离开微机却未退出系统并关机。（5）擅自使用他人微机或外设并造成不良影响。(6）没有及时检查或清洁电脑及相关外设。2凡发现由于以下情况造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿：违章作业二保管不当擅自安装、使80、用硬件和电气装置。3电脑部将根据检查的结果，按季度对认真执行本规定的专业负责人和系统维护人员进行奖励（具体办法另行公布）。第四条附则本规定中所涉及的电脑设备，包括电脑室电脑设备及由电脑室负责安装的在其他部门的电脑设备。十、X X公司网络使用管理规定第一条宗旨公司网络资源是公司用于工作目的的投资，只能用于工作。个人由于一般业务学习、新闻、娱乐等而需用网络的必须在自己家中进行。为规范公司网络的管理，确保网络资源高效安全地用于工作，特制订本规定。第二条范围本规定涉及的网络范围包括公司各办公地点的局域网、办公地点之间的广域连接、公司各片区和办事处广域网、移动网络接入. Internet出口以及网络上提81、供的各类服务如Internet电子邮件、代理服务、Notes办公平台等。第三条主管部门管理工程部作为公司网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对公司网络运行情况进行监管和控制。知识产权室有权对公司网络上的信息进行检查和备案，任何引入与发出的邮件，都有可能被备份审查。第四条管理规定1任何人不允许在网络上从事与工作无关的事项，违反者将受到处罚。同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上，如出现要追查责任。2公司网络结构由管理工程部统一规划建设并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构，办公室如需安装集线器等必须事先与网络管理员取得联系。个人电脑及实验环境设备等所用IP地址必须按所在地点网82、络管理员指定的方式设置，不可擅自改动，擅自改动者将受到处分。3严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。4.公司网上服务如DNS. DHCP. WINS等由管理工程部统一规划，任何部门和个人不得在网上擅自设置该类服务。5.为确保广域网的正常运行，禁止通过各种方式，包括利用邮件. FTP. Win2000共享等在广域网中传送超大文件。6.严禁任何部门和个人在网上私自设立BBS, NEWS,个人主页，研研斌站点，FTP站点及各种文件服务器，严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、欣赏音乐等各种与工作无关的内容。违反者将受到处分。7任何部门和个人应高度重视保83、护公司的技术秘密和商业秘密，对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。8公司禁止任何个人私自订阅电子杂志，因工作需要的电子杂志，经审批后由图书馆集中订阅和管理。第五条处罚规定1对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上秘密信息的个人，作辞退处理，并依法追究法律责任。2对于在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的或政治性评论内容的个人，作辞退处理。情节严重者将移交司法机关处理。3.对于私自设立BBS. NEWS.个人主页、研、VW站点，FTP站点等各种形式网络服务的责任人，或玩网络游戏的个人，第一次发现降薪一级，第二次发现将其降职，第三次作辞退处理。4对各种工作用文件服务器的申请，需经系统主管84、审核，由管理工程部批准后方可设立，擅自申请者将处以降薪一级的处罚。5对于在网上设立各种形式的网络游戏服务的责任人，处以降薪一级直至辞退的处理。6对于由管理不善引起公司秘密泄露的责任人，处以罚款、降薪、降职等处理。7.对于私自更改网络结构，私自设置DNS, WINS等服务的责任人，处以罚款、降薪等处罚。8任何员工发送与工作无关的电子邮件，将处以降薪、降职及至辞退的处理，有意接收与工作无关的邮件，每次罚款100-500元。9任何员工在上、下班时间，通过公司网络查阅工作无关的内容，一次降薪一级。因工作需要的通过图书馆的网络查阅。10.对于其他任何利用网络资源从事与工作无关的行为，将对其处以罚款、降薪85、等处理。11.任何部门未经许可不得在网上挂任何应用系统。第六条附则本规定自x x年x月x日起生效。从即日至x x年x月x日为整改时间。十一、x x公司电子邮件使用管理规定第一条总则公司开通Internet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。第二条邮件服务器管理管理工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。第三条邮件开户须知申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签86、字后，将申请表交到管理工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。第四条电子邮件使用规定1用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M,对于超过lOM的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在lON以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负目巨夕之。2.禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTPMAIL一种将软件分成小块通过邮件发送给用户的服务）下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统87、一订阅，图书室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。3在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。4严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。5发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待：(1)秘密级濡由部门经理同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。(2）机密级油部门经理签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。(3）绝密级禁止在网上发送。第五条监督检查工作公司员工使用公司电子邮件要接受知识产权室和管理工作部的监管，系统会自动将部分用88、户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司知识产权室有权对收发的电子邮件的内容进行检查。第六条违规处罚1.对于异地发送超过2M的大邮件，使用FTPMAIL下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以500-800元的罚款。2转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。3.在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。4任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。第七条附则89、本规定的解释权属管理工程部和知识产权室，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。第三节成功企业办公物品管理表格范本一、领物卡表3一1领物卡年月日片二到总务部经理：保管员：二、办公用品申请单表3-2办公用品申请单年月日三、办公用品领用单表3-3办公用品领用单部门：年月日习注本单一式二联篇一联交领用部门，第二联为出库凭证，由管理部门入账。四、办公用品盘存报告表表3-4办公用品盘存报告表年月日主管：保管员：五、办公用品耗用统计表表3-5办公用品耗用统计表士总务部经理：经办人：注差异额为本月耗用金额减去上月耗用金额的代数差。六、文具用品需求计划表表3-6文具用品需求计划表部门：七、文具领用卡表3一7文具领90、用卡姓名：部门：J、月度文具领用统计表表3一8月度文具领用统计表月份山总经理：主管：经办人：九、个人领用文具用品统计表表3-9个人领用文具用品统计表十、影印文件申请单表3一10影印文件申请单编号：申请部门：年月日十一、文件印刷申请单表3一11文件印刷申请单部门年月日口承印部门主管：经办：十二、长途电话申请单表3一12长途电话申请单十三、长途电话使用通知单表3一13长途电话使用通知单十四、长途电话使用登记簿表3一14长途电话使用登记簿第四章会议管理制度会议是实行行政管理的一种重要方法，是一种有组织有目的地把众人聚集起来商讨问题的公共活动方式。对企业而言，会议就是企业中有关人员就某个议题，在指定的91、时间、地点，进行面对面的协商或讨论，从而达成某种共识或协议的活动。据统计，企业行政管理方面用于开会的时间多达三分之一，几乎所有的企业每天都在举行各种各样、大大小小的会议。会议事实上已成为企业运行的必要手段，成为企业议事决策的主要方式。尽管现代通讯手段减轻了面对面的“会议负担”，但随着企业经营内涵的深化和经营业务的扩展，传统的会议方式仍居于不可替代的地位。开会的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。但过多的会议会导致形式化，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加了企业的行政管理费用。对会议加强管理，精简数量，讲求质量，才能提高会议的效率，真正达到会议的目的。第一节会议管92、理概述所有的企业都不可避免地要举行各种各样的会议，因为会议是企业处理重要事务，实现科学决策的重要途径，同时也是进行信息沟通，协调各方面关系的重要手段。会议能否取得圆满成功，主要是看会前准备工作是否充分，会中服务是否周到，以及会后工作追踪服务的质量。因此，企业必须对会前、会中、会后进行全过程的统筹规划，使会议达到预期的效果。一、会前准备，I凡事预则立，不预则废”。任何会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议作出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。会前准备工作的程序如图4-1所示。环境C fin图4一1会前准备工作程序比较重要的大型会议，通常需要从行政办公部门抽调人员组建筹备组，严格按93、程序做会前准备卜些小型的例会，准备工作比较简单，所以，会前准备根据会议规模和重要性而定。一般来说，企业在会议举行之前，须做好以下七项准备工作：（一）确定与会者在企业中，真正创造价值的领域是在生产经营过程之中，而不是在会场上。减轻企业成员的会议负担，无疑是一种人力资源的节约，使更多的人能为企业创造价值，提高会议效率，从确定与会者开始。把每一个与会者都当作一种“资源”，而不是一种“名分”。资源的利用按“目的”和“需要”而定。确定与会者的关键，不是看谁有资格参加，而是要弄清谁有必要参加。确定与会者时，应考虑以下因素：1与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任。2与会者是否与会后的行动直接相关94、。3与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化。4与会者是否有能力或有权力达成一项决议。5与会者是否多余或可无可有。6与会者是否能全身心投入会议。7与会者是否会妨碍会议总体成效提否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量或真实性。此外，必须有效地控制与会者人数，一般来说，与会者人数越多（如超过二人），则与会者的参与意识越弱，会议的质量也就越差，甚至有负面效应。所以，人数太多时，就应该设法分组讨论或设分会场。（二）选择开会时间在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。选择开会时间考虑下列因素：1会前调查，把握全体与会者方便的时间段。任95、意安排一个时间开会，可能会打乱某些人的日程安排。2.选择与会者中关键人物的最佳时间开会，确保关键人物集中精力开好会议。3恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动冲突避免会议打乱企业工作的正常运行秩序。同时保证生产经营活动中的关键人物，能有充足的时间作出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或效率。4力求开短会，在很短的时间内能集中精力，达到最大效果。议程如果太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。此外，还应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议，要尽早安排濡要酝酿和深思熟虑的会议，可以拖后召开。（三）选择开会地点也许企业内的会议室或办公室是最常利用、最自然的会议场所，但不一定有96、助于达到开会的目的。熟悉的开会地点，往往影响员工的思维，不利于开发员工的创造性思维，难以激发员工的热情，去积极思考和讨论问题。会议地点的物质条件、环境氛围以及远离日常工作场所，会潜在地影响每一个与会者的情绪，影响会议的质量。开会地点的选择，还应考虑以下一些硬件条件：1会址必须考虑距离上的远近，以及路线上、交通上的方便，便于与会者能按时到会。2会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。3会场的空间必须适宜，平均每个与会者拥有二平方米为宜。空间过大，冷冷清清，会议气氛会受影响。空间过小，容易产生拥挤沉闷感，会议效果也会受到97、影响。4.外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用开支，考虑衣食起居的舒适等等。（四）拟定议事日程并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解会议或会议中心，以便有所准备和有所考虑。议程即会议的程序表，其中包括会议内容，讨论事项，与会者姓名，各项事宜的时间分配，开会时间和地点等等（参见表4一1）。表4一1销售人员会议议程销售代表会议，于2000年12月25日（星期一），在总公司白勺营业。办公室召开，14点30分开始，望准时出席。l议事日程安排如下：ll营业主任主持会议l议事日程：l1说明何人因何事不能出席2.讨论即将上市的最新产品销售问题l3报告原有产品的修订价格4.考虑简化98、报送月统计表方式的建议5其他事项x x有限公司2000年2月22日议事日程一般由会议主席拟定。在拟定议程时必须考虑下列要点。1重要的或紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项。反之，靠后讨论。2必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间。3每次会议议程不必太杂，内容不必太多，以提高会议的效率。必要时可以考虑分两次会议，或分阶段讨论同一个议案。4议程的目的是为了提醒与会者注意，为开好会议早作准备。所以，议程应提前几天交于每一位与会者。一些企业把会议通知与议程同时通知与会者。5如果会议很重要或很复杂，在时间充足99、的情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者。6提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。7会议持续两个小时以上者，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。（五）会场布置会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排、以及会议用品和设备的调配。1会场空间安排。以便于与会者进出和流动为前提，并使整个会场格局紧凑和谐。2会议座位安排应考虑会议的目的。会议的目的，有单向传递信息的，包括发布新闻、下达指标、作报告、传达精神等等二有多向讨论问题，包括审议、决议与联谊等等二有双向沟通交流，包括传100、授知识、教育培训、解释某事、提问题与答疑等等。(1)单向传递信息会议的座位排列方式（见图4一2）。巨口j1 1 1100 00 00IIl00 00 00厂刁1 Ij00 00 00图4一2单向式座次(2）多向讨论问题会议的座位排列方式（见图4一3）。八j夏八000卜丫0 lwe一一刁OO00O入人01 100图4一3多向式座次(3）双向沟通交流会议的座位排列方式（见图4一4）。肠肠I I I了入自O门曰OO胆O！OOO司匕一八岁一一000图4一4双向式座次3会议用品及设备调配工作，要细致周到，要做好登记，便于统一管理。（六）会议通知确定了会议的召开日期应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地101、点、时间、出席人员、会议内容或议程等等。并且指示与会者尽早给予准确的答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单。（七）会前审核会议的一切准备工作就绪后，必须做最后的审核，以免出现重大的疏漏。具体审核内容可参照表4-2所列的项目进行。表4一2会前准备审核表二、会中事务会议召开过程中的会务工作，主要有“会议签到”，“会场服务”和“会议记录”三方面。这些会务工作的质量，直接影响到会议的效率。（一）会议签到参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。它102、是出席会议的人员到会的首要事情，也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般以下几种方法：1簿式签到与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。2证卡签到会议工作人员将印好的签到证事先发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造103、成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。3会议工作人员代为签到会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如翎“丫”表示到会，用“x”表示缺席，用“0表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。4座次表签到方法会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与104、会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从x号到x号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。5电脑签到电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。（二）会场服务会场服105、务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，会场服务工作内容很多，一般包括以下几点：1引导座位大多数会议，与会者的座位都是事先安排的，与会者应该对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座次。2分发会议文件的材料会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发106、到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。3内外联系、传递信息会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出107、去。4维持会场秩序如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱，会议工作人员要及时制止和调停。特别是重要的密级较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。5处理临时交办事项会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，会议工作人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。6其他服务工作及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线，保持会场清洁卫生，会场摄影留念等等。时间较长的会议还要准备好茶水。（三）会议记录一般会议都应有记录。会议记录包括两部分内容，第一部分是会议的组织情况包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容会议议题108、讨论发言、形成的决议等。会议记录真实记载会议的情况，客观地反映会议的内容和进程，是重要的档案材料，它不仅为会议简报、会议纪要的撰写提供重要的素材，而且为日后分析研究会议提供依据，还是检查会议决定执行情况的凭证。因此认真做好会议记录，具有分重要的意义。会议记录一般有两种方法：种是摘要记录，一种是详细记录。通常日常性的工作会议多采用摘要记录。摘要记录是抓住重点，摘录要义，如发言要点、结论、会议通过的决议、决定等。摘要记录对记录人员素质要求较高，记录人员在记录时必须迅速作出分析概括，抓住重点，领会要义，明白取舍，既要准确地表达发言者的中心意思，又要做到简明扼要。会议的重点一般都是领导同志的发言、会109、议的决定、决议。下表是某公司的会议记录摘要记录，仅供参考。表4一3 x x股份有限公司员工福利委员会第x次会议记录详细记录要求有言必录，不但要记录要点，而且要按照原话的方式记录下论述要点的材料和证据。做详细记录要求速度快，记录者精力集中，思想不能分散，否则就不能全面、准确、详细地记录会议内容。为了快速准确和全面详细记录，可采用速记符号或借助录音机，会后再进行整理，原始记录和录音磁带作原始资料保存。会议记录要求真实、准确、完整。做好会议记录，不仅要求记录人员有认真、负责的态度，而且要求记录人员有一定的秘书工作的专业知识和实际训练。会议记录人员必须熟悉会议的情况，明确会议的宗旨和基本精神，否则会影110、响记录人员迅速地对会议内容做出完整准确的记录。三、会后工作会后工作一般包括两方面内容。一是整理会议记录和撰写会议简报。二是会议内容总结、撰写会议纪要、会议文件材料的立卷归档、会务经验总结以及检查催办等。会议工作者要逐步逐项做好，不要遗漏，也不要拖延。（一）会议简报会议记录是会议的第一手材料，是会议内容的客观反映。现场记录速度快，工作紧张，特别是详细记录，有话必录，会议记录人员不可能书写工整。有些即席发言的记录口头语多。这些都需要对会议记录做及时整理。整理会议记录时要对会议记录做全面检查，对错字、别字、漏字、字迹不清的地方和其他遗漏处要改正和补写，把速记符号变为文字，简写的专门术语也要补充完整。111、还应将发言人的口头语改为书面语言。语句不通顺和条理不清楚的地方，要在不改变原意的条件下做适当调整。对会上没有弄清楚和发言者表达不清的地方，要及时找到有关人员核对。在整理会议记录的基础上，认真撰写会议简报。会议简报是为了交流情况、提高会议的质量。会议简报要真实地反映会议情况，文字要简练、篇幅要短小，选择会议中的一些重要问题而不是记流水账。会议简报的写作方法主要有两种二一是指导式写法，即采用新闻报道的形式，反映会议情况，这种写法要求简报编写者对会议情况进行综合分析，择取有价值的内容。二是转发式写法，即直接登载某些代表的发言，在其前面加上一定的“按语”或“评论”，以强调转发内容的意义。简报印制数量和112、发送范围应视简报内容而定二简报发送前，一些重要的发言，要送发言者检阅，避免曲解原意。会议简报编排时，应编上整个会议的总顺序期号，以便为以后的分类归档工作带来方便。（二）会议纪要会议结束后，秘书人员通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要，并印发给参加会议的有关部门，确保更好地贯彻执行会议精神。会议纪要的内容可分为两部分，第一部分是会议的情况简述。用精炼语言介绍会议的时间、地点、参加会议的人员，开会的根据和目的，会议讨论的问题以及会议结果，以便人们对会议有整体了解。会议情况简述要简明扼要，篇幅不要过多。第二部分阐述会议主要精神，是将来对会议精神贯彻执行的依据。这部分是会议纪要的主体，具体阐述会议讨论113、的问题，基本结论，会议所作出的正式决定等。这部分内容虽是会议纪要的主体，是在会议原始记录的基础之上进行分析、综合、提炼、选择能够反映会议宗旨和主要精神的内容。如果会议内容较多，可以列标题，逐段、逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。会议纪要的写作要求“纪实”、“扼要”。所谓“纪实”就是忠于会议实际。秘书人员在撰写会议纪要时不应将个人的主观意见写进去，这是撰写会议纪要的基本原则。所谓“扼要”，就是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议讨论的情况和企业领导的指示精神，又要做到综合全面，条理清楚，有主有次，不能写成会议记录。会议纪要是为宣传、贯彻会议主旨服务的，因此撰写好会议纪要的前提关键在于了解114、理解会议宗旨，必须选择自始至终一直参加会议，对会议有充分了解的秘书人员撰写会议纪要，也可事先确定好撰写会议纪要的人，使负责撰写会议纪要的人有意识地坚持参加会议、积极地从发言和简报中搜集素材，并在会议进行到一定阶段就可以拟出纪要的轮廓，进一步收集资料，广泛征求意见。根据会议的性质和情况，纪要的写法和详略也不尽相同，有的纪要需要交待一些情况，写得较详细，有的直接写出决定的事项。会议纪要写好后经领导和有关人员审阅通过后，应及时发给与会人员和会议内容涉及的有关部门。印发会议纪要也有两种方式，一是将会议纪要全文印发给与会人员和有关单位。二是只摘录有关部分印分地给与会人员和有关部门。具体采用哪种方式，视115、情况而定。如果会议纪要的内容具有较强的机密性，为保密起见，可以不印发会议纪要全文，只摘录有关部分印发给与会人员和有关单位，以防泄密。只摘录会议纪要的部分内容，一般需要加上引言和上、下款，以便使意思更清楚，才能分发给各单位和与会人员。印发会议纪要和通知可编顺序号，并视会议内容注明密级。（三）检查催办会议议定事项的检查催办，是为了使会议精神落到实处，同时也是信息反馈的一条重要渠道，以便主管领导及时掌握会议决定的各事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施加以解决，保证会议议定事项办理工作的顺利进行。因此检查催办工作是会后工作中不可缺少的环节。做好检查催办工作必须依靠科116、学的方法和制度的保障。第一要加强催办人员的责任感，健全各项责任制，明确分工，责任到人，一人负责一项或几项催办工作洪设专人负责催办工作，及时了解催办的事项，及时解决出现的问题。第二要健全登记制度，建立催办登记簿，列出检查催办的事项，由催办人员根据情况，定期记载催办事项的进展状况。第三要建立反映汇报制度。催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式，定期或不定期向领导汇报催办事项的进行情况，遇到紧急情况应立即反映，不能耽误，对于一些重大问题要向领导请示，要听领导的指示。检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单可如表4一4所示。表4一4检查催117、办单一州州做好催办工作，要突出重点，着力抓好重点事项和重点环节，又不能忽视其他事项和环节。催办人员进行催办工作不仅要发挥自己的主观能动性、积极地性并且要注意取得领导的支持和帮助。第二节成功企业会议管理制度范本一、X X公司会议管理制度第一章会议组织第一条公司级会议公司员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会。应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。第二条专业会议即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。第三条系统和部门工作会洛部门召开的工作会由各部门主管决定召开并负责组织。第四条118、班组（小组）会油各班组长决定并主持召开。第五条上级公司或外单位在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）。一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。第二章会议安排第六条例会的安排为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：1行政技术会议(1)总经理办公会研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。（2）行政事务会总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。(3）班组长以上经营管理大会（或公司员工大会）总结上期（半年、全年）工作情况、部署本期（半119、年、新年）工作任务。(4）经营活动分析会汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。（5）质量分析会汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施。(6）安全工作会（含治安、消防工作）汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。（7）技术工作会（含生产技术准备会）汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划，完成情况布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。(8)生产调度会调度、平衡生产进度，研120、究解决各部门不能自行解决的重大问题。(9）部门事务会检查、总结、布置工作。（to）班组会检查、总结、布置工作。2各类代表大会(1)员工代表大会(2）部门员工大会（或员工代表小组会）(3）科协会员代表大会(4）企协会员代表大会3民主管理会议(1)公司管理委员会议(2）总经理、工会主席联席会(3）生产管理委员会议(4）生活福利委员会议4论文、成果发布会(1)科协年会(2）企协年会(3）政治思想工作研究会年会(4）质量控制成果发布会（5）科技成果发布会(6）信息发布会(7）企管成果发布会第七条其他会议的安排凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前天经分管副总经理批准后，分别报两办汇总，并由121、总经理办公室统一安排，方可召开。1总经理办公室每周六应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划，并分发到公司主要管理人员及有关服务人员。2凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。3对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。4对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。5各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从122、大会、局部服从整体的原则。第三章会议的准备第八条有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、安排好座位、备好茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会者等）。二、x x公司每周例会制度第一条部门管理人员例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。第二条会议主要内容为：1总经理传达主管或上级公司有关文件、董事会、总经理办公室精神。2各部门经理汇报一周工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题。3由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。4.其他需要解决123、的问题。第三条全会参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。第四条严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。三、x x公司会议布置管理规定第一条实施布置前必须考虑周详，根据布置任务来确定执行人员，并做好明确分工。第二条会议现场要做好清洁保护工作，地毯、大理石面应做好保护措施。第三条根据宴会部及有关部门的宴会、会议通知单，按时、按规格做好绿化布置。第四条绿化布置力求整齐、美观，植物干净、无尘、无虫口、无黄叶，花盆机架的主体、台面插花要求绝对卫生清洁，色彩鲜艳、造型端庄。第五124、条布置完毕应清理好现场，再重新清理、喷水一次，确认无误，征求验收意见，取得最佳布置效果。四、x x公司会议规程1会议程序本公司各类会议的程序安排如下：(1)经营会议会议主席经营政策报告10分钟上次议案回顾讨论20分钟部门业务成果报告30分钟各部门协调及讨论事项30分钟未决议事项复议10分钟上级指导、报告10分钟主席结论10分钟(2）产销会议会议主席报告10分钟上次议案讨论20分钟各部门产销成果报告20分钟未来销售、生产规格、数量预测30分钟产销合作部门报告10分钟产销协调事项讨论30分钟未决议事项复议10分钟上级指导、报告10分钟主席结论10分钟(3）厂务会议会议主席报告10分钟上次议案追踪2125、0分钟各部门成果报告30分钟各部门作业协调及讨论事项20分钟管理制度研讨事项30分钟下月生产目标分配20分钟未决议事项复议10分钟上级指导、报告10分钟主席结论10分钟(4）营业会议会议主席报告10分钟上次议案回顾20分钟各区域业务成果报告30分钟市场、同业动向及经销商管理研讨事项20分钟各区域协调及讨论事项20分钟下月销售目标及推销重点、日程安排20分钟未决议事项复议10分钟上级指导、报告10分钟主席结论10分钟（5）专案会议发起人报告10分钟专案内容报告或上次议案追踪20分钟作业进度报告讨论及协调事项30分钟未决议事项复议10分钟上级指导、报告10分钟主席结论10分钟(6）周会周会开始1分126、钟点名及仪容检查3分钟各部门主管报告10分钟值班人值勤报告3分钟协调事项报告8分钟主管指示5分钟在职训练16分钟散会1分钟2会议规范本公司各项会议的通知应在三天以前发出。定期的例会，如遇到节假日，应顺延一天。会议的时间、地点如没有安排固定的负责者，则由主席事先决定通知，公司会议、记录由主席指派，定期例会除非有重大事故，均须依照确实时间进行。会议记录限一天内呈报上一级主管，主管批示限三天内完成，再交由会议主持人办理。本公司各种会议的规范如下。(1)经营会议每周一利用下班时间下午6:30至8:30在总公司举行，由总经理担任主席，除各部级主管参加外，还应请董事长、常务董事、监事列席指导、报告。经营会127、议的目的是让公司的最高层干部参与经营策略的制定，听取各部门工作报告，同时决定本公司一周的工作重点和工作方针，协调各部门一周内的业务活动。(2）产销会议产销联席会议每月一次，在每月的25日下午6:30至8:30举行。开会地点轮流在业务部所在地及工厂两个地方召开。主席由产销双方轮流主持，参加人员以产销双方主任级以上管理人员为主，其他部门如总务、财务、企划等有关部门主管应列席参加，总经理以上人员视需要程度列席指导或报告经营方向。产销会议的目的在于谋求产销双方配合协调，报告本月产销的成果后，共同商讨今后三个月内的销售规模与数量，确定生产目标。产销以外部门的与会人员，在会中可以提供有关的策划意见或向产销128、部门提出管理建议，促进产销更加密切合作。(3）厂务会议工厂的技术虽然重要，作业的流程、人事的管理亦不可忽视。厂务会议于每月23日举行，由厂长担任会议主席。厂务会议的重点在于组织和协调生产研讨实际成果与计划得失、差异，促进整个工厂管理的提高，制定下月生产目标，确认生产日程。(4）营业会议营业会议必须每月举行一次，时间在每月24日下午6:30-8: 300由业务主管担任主席，主任级以上人员及区域经理参加。业务会议主要议案重点在于分析、讨论业绩成果、回收成果及市场动向及同行业营业情况，制定下月业务目标及促销方案。（5）专案会议为了不影响其他会议的正常进行应举行专案会议，专案会议不受时间、次数的约束，129、只要对公司有利的、重要的议题均可，由发起人经上级同意而组织有关人员开会商讨。专案会议为不定期会议，若一个专案如果需要多次的研讨才能定案时，应约定次数与日期，要以一案一会为原则。(6）周会一般在每周星期一的早上用30分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告，同时还可以利用周会表扬优良员工，以提高其工作热情。周会的主席最好由干部或员工轮流担当。周会一般分别在总公司、工厂或分支机构举行。第三节成功企业会议管理表格范本一、会议通知单表4一5会议通知单旦二、出席会议情况报告表表4一6出席会议情况报告三、会议记录表表4一7会议记录表主持人：地点：参加人：记录人：山四、会议决定事项催办通知单表4一8会议决定事130、项催办通知单二日五、会议议程表表4一9会议议程表第五章文书管理制度不管是在日常生活中还是在企业的经营活动中，文书都被广泛应用，起着传递信息的重要作用，因而文书管理也成为企业行政办公管理中的一项重要工作。因此企业必须建立健全文书管理制度，使文书管理走上系统化、规范化、标准化、信息化的轨道，以提高行政办公的效率。本节所讲的文书是指狭义上的文书，主要指业务用书与公文意义上的文书。第一节文书管理概述（一）文书的分类文书可以按照不同的标准进行划分。按制作者不同可划分为公文和私信二按企业内外可划分为外部文书和内部文书胺内容划分为普通文书和法规文书胺文书处理事务可划分为接收文书、传阅文书、分发文书、审议文书131、草案文书、会议文书、保管文书、回执文书、归档文书和登记文书等胺形态可划分为报告、账票、图书、资料等胺保存期可划分为重要文书、次重要文书、普通文书和即时文书等。（二）文书制定的要领不同文书的制定要求也不同，但一般文书的制定应掌握以下要领：1文书应是一文一事，其标题应简洁明了，能够准确鲜明地揭示文书内容。2文字应通俗易懂尽可能口语化。行文要层次清楚，段落分明，标点符号的使用要准确。3对于文书中引用的其他相关文件，应注明其文件来源和文件形成。4除特殊情况外，一般应在文书中注明下列事项：文号、发文日期、发文机关（发文者）、收文机关（收文者）、文件标题、文件拟稿人及有关责任人。（三）文书管理的基本原则132、及程序1基本原则。文书管理应遵循简明、及时、准确、保密、统一的原则。2程序。一般公文的受理程序包括签收、拆封、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办、办复个紧密相连的环节。公文的制发应遵循拟稿、会签、核稿、送审、签发、编号、登记、印刷、发放、询办等程序。此外公文的归档程序为坪时归卷、立卷、归档、把编立的所有案卷移交档案室。第二节成功企业文书管理制度范本X X公司文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书与公文。第133、三条全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理：1凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。2即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的管理原则规定如下：1文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。2分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则作出规定。第二章文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：1一般文书予以启封，分送各部门。2私人文书不必开启，直接送134、收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。第三章文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。2秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则如下：1由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3各种135、有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第条机密文书的处理原则如下：1机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。3到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第一条文书的阅览原则如下：1某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。2有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。第二条与各部门136、有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。第四章请示审批第三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。第四条须请示审批事项如下：1职务及重要人事安排二2各种制度性规定的变更二3重要契约的缔结、解除与变更二4诉讼行为二5与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等二6土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让二7大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支二8分支机构的增减与升降二9.预算与决算事宜二10.借款与贷款，以及借贷银行的开设与变137、更二11.重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售二12定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订二13.有关公司经营的重要计划与企划二14其他上述未涉及的重要事项。第五条请示审批者为分公司经理，以及以此为标准确定的主管。第六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。第七条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第八条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。第九条请示提案文书必138、须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。第二条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。第二一条请示提案原本由总务部保管。第五章文书的制作第二二条文书制度要领如下：1文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因，以及中间交涉过程加以证明必须作出交代，必要时附上相关资料与文件。3必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。4对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。第二三条文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过139、程与结果。文书的草案必须予以保存。第二四条重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。第二五条文书的署名按下列规定进行：1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名加果是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名汝口果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。2对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第二六条文书的盖章按下列要点进行：1在正本上必须140、加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章替代。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第二七条总裁与公司印章按下列原则使用：1在有必要加盖总裁公印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可、并且加盖印章之后，向总务部门提出。2总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如有必要则需请示总裁或公司印章。3在需要总裁签字的情况下，手续同前。4经总务部批准后，去印章保管员处加盖公司印章。5一些带有公司字样或总裁职务字样的印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加141、兰巨第六章文书的发送第二八条一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。1文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。2公司内部文书原则上不作封缄。第二九各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。第七章文书的整理与保存第三条文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。第三一条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档142、保存。第三二条制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由总务部填写“重要文书目录”后，予以保存。第三三条分公司或分支机构的文书分为两类，一类是特别重要的文书，直接归主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。第三四条文书的保存年限如下：1永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定撞要的契约书、协议书、登记注册文书泪量票关系书类撞要的诉讼关系文书撞要的政府许可证书肩关公司历史的文书抉算书和其他重要的文书。2保存年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。3保143、存五年文书，指不需要保存年的次重要文书。4保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。第三五条全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第三六条保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。第三七条如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。第三八条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第三九条在制度难以执行时，须与总务部联系，由文书主管作出裁定第四条本制度自颁布之日起实施。144、（二）x x公司文书制作制度第一条适应范围凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。第二条名义公务文件的往来以各部门经理的名义签署，有些简单事项的文件，应以部门的名义签署。第三条呈交公司经理的文件凡需呈递公司经理文件，须逐级上报。各级主管须在调查核实的基础上写出意见，注明需呈报经理的理由，然后上报。若不需呈报，则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。第四条文书格式1公务文件应使用楷书，尽可能简单、准确。2陈述理由和经过时，若正文繁复，则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。第五条文件编码文件上应有制发单位规定的号码，145、还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日，以便处理。第六条书写格式1通常在第一行写文号，第二行写文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收文件人的姓名，然后再写文件内容。2在属于提复审报的情况下，通常采取在文件末尾处用后记的形式证明，在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。3由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称，必要时要写上号码和年月日。第七条签署应用文件制发者及收件者应注明职务，根据情况只署姓名。在文件制发者（个人或单位）的下方盖上制发者个人或制发单位的印章，作为文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件如通知等，为了简便，多146、采用印制好的印刷品，此时签名或盖印可省略。第八条封签上的记录文件信封上的记录，依照以下各条进行。1在用于普通文件的信封上，要写明送达单位的名称，同时在左侧写上是否加急、挂号等，并在其下写上发文号码，信封背面写发文单位。2秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“秘”外，其他参照第一项。3必须由收文者亲自开启的文件，信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样。4机密文件要用二层信封，内封上写文件标题，外封上的标识参照以上各条在左侧写明，I秘”的字样。5文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样。6本条第一项中所列内容，除有关机密的外，简易的文件可依照第二条进行，只要在封面左下角用147、小号字印上单位名即可。第九条文件用纸文件所用纸张另行规定（略）。第条墨水文件原则上应用黑色墨水书写，在使用墨水时要选用性能较好的纸张，文字应清晰可辩。第一条文件种类的区分部门经理发文应根据文件的不同作用，按以下原则区别使用不同文种。1提案，不仅仅是发出的指令，而且希望将其意见进行广泛讨论。2承认，就有关事务进行认定。3.请求，所报内容等候裁定。4报告，关于指示的答复性汇报。5申请，请求对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。第二条指示类文件的区别公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用。1指示，对申请、请示及要求的答复。2传达，有关事务上的指令。第三条电文依靠148、电信传达的文件，要求特别简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语以使电文简短。电报通常在结尾处注明发电单位的代号。重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人。第四条本制度自颁布之日起实施。（三）x x公司文书收发制度第一条范围本公司文件（本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。第二条统管部门文书的收发、分布等事务，由本公司及各事务所的总务部统一管理。第三条部门文书责任者在部处室中设文书负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。第四条文书的收受对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。第五条收文的处理收文中除149、亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函应全部拆封，拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上，用别针别在一起。收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在（收文簿上，并将文件及收文簿一并交给总务部经销。第六条审核以及分发批示总务部经理在对文件及收文簿加以审核后，对收件室作出分发批示。当总务部经理外出时，如有事务急需处理，可由副经理代理承担上述工作。第七条分发收件室将“收文簿”及文件分发各部门，各部门的文书负责人应该在“收文簿”上盖印签收。第八条处部门内部文书处理文书负责人在收到文件上加盖传阅印，并递交有关部门。有关部门经理阅文后对150、文书负责人作出分发传阅的批示，文负责人据此文件分发给有关工作人员。在文书承办、分发量较大的部门，可设文书整理簿，并据此处理文件。第九条发送文书的发送全部由总务部收件室负责，在特殊必要时亦可由适当的业务部办理。第条部门内总发送文书的处理文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名，并注明是否采用挂号、快递等方式。文书负责人将本部门文件分类别，请示发送。第一条发送的处理总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称（全名）、内容等项目登记在“发文簿”上，贴好邮票投递出去。第二条投递文件投递通常一天三次，按以下时间投出：第一次上午点二第二次下午三点二第三次下午五点。遇有紧急投递的文书，151、可不受上述时间限制。第三条邮票的收付保管邮票购入、付出、保管等情况，应登记在“邮票收付保管明细表”，并在年末计算出余额，与现存邮票数量加以核对。第四条公司内部的定期专递不利用国家邮政，而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送，可依照本制度的有关规定办理。对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责。第五条定期专递收发文簿的制作在发送定期专递时，各部门应在定期专递收文簿上登记其内容，一式二页，副页留存，正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿，作为发文单位记录，可代替发文簿，每天进行整理清点。对于收文部门，定期专递收发文簿，可代替152、收文簿，每天进行整理清点。（四）X X公司文书处理制度第一章总则第一条范围本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。第二条定义本制度所指文书，包括以下内容：1高层决策文书以及基层下达的文件。2部门会议文书与转阅文件。3合同书、证券、证书和劳动协议书。4志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。5收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。6往来书信、电报、任命书、意见书。7各种报告、各种统计表。其中_1_与_2_项文书的处理，原则上按会议决定处理。第三条类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：1机密文书(1）绝密。(153、2）秘密。(3）保密。2普通文书，即机密文书以外的文书。3其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复写誊印物品的。第四条适用原则公司各部门，依据本制度，保管与处理本部门有关事务文书。第二章文书的收发第五条收发到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发：1普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期二在文书登记簿上作好登记二由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员次书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及到特别事项的文书，可以简化登记手续。2绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事154、者，由文书当事者开封与处置。第六条制度时间外的处理1值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任淇他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。2.所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。第七务收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任作出决定与指示。第八条设立信使在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相互传递文书二因此，在文书档案室设一名信使，回传递各类文书。第三章文书的处理第九条处理原则文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，并且明确文书处理的责任者。第条成文原则凡重要的往来交155、涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成“备忘录”。第一条特例对那些并不重要的事项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。第二条处理手续领取文书的部门，按下列规定及时予以处理。1凡重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门主管作出报告，并逐级向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书中涉及到的有关事项。2如果文书中涉及到的事项，与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。3在具体处理时，如果认为有必要请其他部门作出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得156、对方的意见。4如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时，应听取其他部门的处理意见。第三条防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理延迟或停顿，如发生拖延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。第四条重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。文件柜的存放，必须选择在发生意外时，能够安全、迅速转移出去，放在容易发现的醒目位置。第四章文书的制作第五条用纸的规格制作文书的用纸，除特殊情况外，原则上采用A4规格。第六条字句文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词句。第七条文体全部文书157、一律采用书面文体。第八条复印绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等。第九条署名在文书发送与转交时必须按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。1代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告，全部署名“董事会代表”。2对外广告及宣传，采用公司名称。3除此之外的文书，署上相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。不重要的文书，只需署上经办人姓名。第五章文书整理第二条编写符号各种文书都必须按整理的要求编写符号，表示文书的类别，再按符号编辑数字符号，给各文书排序，以便于检索。第二一条文书的符号与编158、号按下列规定使用：1表示部门名称的符号，用部门名称的第一个汉字，如制造部门、工艺室，用“制、工”表示。2文书类别直接用“绝密”、“密”等字样表示。3各种文书，按先后顺序用自然数排序编号。4.同一文书或同一名称的文书，追加一组自然数，用“一”隔开，如“制、工、密0015一001”。编号按年度更新。第二二条填写文书登记簿所有文书的符号与编号都必须填写在“文书登记簿”上。第二三条整理文书处理完结之后，按文书的符号与编号进行编辑整理。将大部分没有必要查询与翻阅的归为一类进行拐一类需要经常查阅的文书，尽管文书处理已经结束，但文书的效用还没有终结，仍需要单独整理。第二四条保管文书整理后，大量不重要的文件直159、接送总务部门保管，其他少量的重要文书，在一定的期限内由责任部门妥善保管。第六章文书的送发与交接第二五条主管部门全部文书的发送与交接，电总务部负责。在特殊情况下，公司内文书的送发与交接，由相应的部门负责。第二六条绝密与亲启文书绝密与亲启文书必须加封，并在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印章。第二七条转交、邮寄与面呈送交的重要文书，必须在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印章，分别表示“可以由专职传递员以外的人员转交，或在书信接受者不在的情况下留下文书，嘱咐由指定传递者当面呈交的文书”；可以通过邮寄传递的文书”；必须由指定传递者当面呈交的文书”。第二八条填写送发登记簿所有送发文160、书，按“转交”、“邮寄”与“面呈”，分别填写送发登记簿。对于“面呈”文书，还必须在相应的备注栏目注明送交过程的要点，以及领取文书的当事人签名盖章。第七章文书的存档与废除第二九条存档由本公司总部的行政室，按文书的整理符号与编号进行编辑归档。第三条编辑行政室按年度把重要的、经各部门整理编号的文书，进行汇总，分编装订成册，存入档案。会计文书则按会计年度编辑成册。一些不太重要的文书，不必按文书类别编辑，只需按年度汇集成册。第三一条分编标准存档文书按部门，以文书的符号独立分编成册。第三二条保存期限保存期限按下列规定确定：1永久保存。凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人161、事劳资文书，都归为“永久保存”文书。2保存年，类似永久保存文件性质。没有必要永久保存的文书，合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等等，可以保存年。3保存五年。保存期从编辑日起算，次重要且没必要保存年的文书，可保存五年。第三三条废除保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书，应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报总裁认可，由文秘室执行。如果对废除没有疑义，应即刻予以废除或销毁。（五）x x公司文书收发作业规范第一条主管部门本公司所有外来文书，都由总务部文秘室统一接受。第二条处理方法文秘室按下列规定处理所到达的文书：1把公司文书与私人文书区分开来。2由文秘室直接162、开启送达的公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章，注明收发日期。3对于送达各部门且不能开启的，估计涉及内容与事项并不重要的文书，以及绝密文书，只需在封面上加盖文秘室收发印章，注明收发日期。（收发印章见图）誉收发印章图示第三条登记凡符合下列规定的文书，都必须做好登记。（文书接收登记簿格式如下表所示）文书接收登记簿格式1在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是重要的文书，或者夹带重要物品的文书。2专人传递送达的文书。3标有“绝密”或“亲启”字样的文书。第四条电报、快递文书文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。第五条公休日到达的文书凡下班后、或者缺席工作时间以外到达163、的文书，一律由值班留守人员接收，于此后第一个工作日早晨移交文秘室。第六条分发文书的分发按下列要点进行：1写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门的主管。2重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人，在接受人不在的情况下，嘱托部门主管转交。领取文书者必须在登记簿上签名盖章。3文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中。4私人信件直接分送本人（在特殊情况下也可由代理者领取），在必要情况下，让领取者在登记簿上签名盖章。第七条回复各部门在接到文书时，应给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经收到。第八条退回分送给各部门的文书，如果出现差错，或不是所在部门接收的文书，应直164、接退回文秘室，再由文秘室处理。第九条电报电话记录收到电报后在“文书登记簿”上做好登记，接到电话后填写“电话记录传票”（如下表所示）。但普通的电话不必记录。电话记录传票一比州（六）x x公司重要文件保管处理规定第一条范围本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定拟明事项执行。第二条种类重要文件分为以下四种，分别处理。1最重要文件旧常用）2最重要文件（非日常用）3一般重要文件旧常用）4一般重要文件（非日常用）其中最重要文件是指该文件的丢失，将给工作造成重大影响的文件卜般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考、放在办公桌近旁的文件月卜日常用文件是指除165、特殊情况外不必经常查考的文件。第三条保管场所在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。1地下室内贵重物品库应存放对于公司特别重要的材料。2各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。3地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。4各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。5现场保管（在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。第四条分类保管期限各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。对前项文件进行保管时，166、同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要文件更应如此。第五条重要文件的另行保管重要的账票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。第六条保管的主管部门重要文件的搬出及收藏，由各业务主管部门负责实施，仓库内文件的整理保管由总务部门承担。各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交总务部门。总务部在安置文件时应考虑到平时的使用频率。第七条搬运、收藏时间将各业务主管部门文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。但在公司有特别指示时须遵照执167、行。1正常情况下文件处理完结时。2在特别紧急危险时。3在发表紧急状态宣言时。第八条仓库内的保管位置收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由总务部门决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。当确认文件数量大，保管场所不足时，应预先与总务部协商，要求给予增加或变更保管场所。第九条销毁处理对于保管期满的文件，总务部门在征求业务主管部门领导意见后可予以销毁。第条向公司外转移对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。分公司及工厂的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司总务部门。三、成功企业文书管理表格范本（一）公文传168、递单公文传递单收方转送送方二）文件传递单文件传递单年月日创注本单一式三联，第一联送件部门存查，第二联收件部门存，第三联收件部门签收，返寄送件部门。（三）送件登记簿送件登记簿年第号（四）发文稿纸发文稿纸样本五）呈签单呈签单一土州（六）发文呈批单发文呈批单曰（七）公文拟稿用纸公文拟稿用纸样本日（八）发文稿笺发文稿笺二（九）内部联络单内部联络单年月日（）内部业务便笺内部业务便笺I口指示、口通知、口协调、口请求、口报告、口治办日共页第页（一）交办事项登记簿交办事项登记簿（二）签呈事务备查表签呈事务备查表年月日No.三）收（发）文编号登记表收（发）文编号登记表（四）收（发）文登记单收（发）文登记单五）收169、（发）信登记簿收（发）信登记簿州第六章印章管理制度印信是企业文书资料管理的重要工具，它象征着权威和责任。印信管理是通过对文书资料的监督与管理进而控制企业整个经营过程。因而印信的保管与使用必须严格加以控制，一般都应有专人保管。由于印信通过文书资料发挥效力，因而我们将其归入文书资料管理的范畴。第一节印信管理概述（一）印信的种类不同的企业其印信的种类也不尽相同，一般企业的印信大致可分为如下几种：1印鉴企业向主管机关登记的企业印章或指定业务专用企业印章。2职章：刻有企业法人或经营者职衔的印章。3部门章：刻有企业部门名称的印章。其不对外的部门章可加注“对内部专用”。4职衔签字章：刻有企业法人、主管职衔及170、签名的印信。（二）印信的使用范围印信因其法律上的重要意义而不得随便使用，其使用范围主要有以下四条规定：1对企业经营权有重大关连、涉及政策性问题或以企业名义对政府行政、税务、金融等机构以企业名义的行文，加盖企业法人职衔。2以企业名义对其他企业核发的证明文件，及各类规章典范的核准等由企业法人署名，加盖企业法人职衔。3以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核准行文由主管署名者，加盖主管职衔签字章。4各部门在经办业务的权责范围内及对于公、私营企业、民间机构、个人的行文及收发文件时，加盖部门章。（三）印信的监印印信的监印工作一般应遵循以下三条原则：1企业法人职章及特定业务专用章必须由企业法人171、指定本企业内的监印人员。2企业法人职衔签字章的核定由管理部门主管担任监印人员。3主管职衔签字章及部门章必须由主管本人指定监印人员。（四）印信的使用及保管企业印信的使用和保管工作一般应按下列要求进行：1文件需用印时，应先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文稿等一起交监印人用印。2监印人除文件、文稿上用印外，并应在“用印申请单”上加盖使用的印信存档。3各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用的情况，由监印人全权负责。4监印人对未经批准文件，不得擅自用印，违者予以处分。5印信遗失时除应立即向上级报告外，还应依法公告作废。第二节成功企业印信管理制度范本（一）x x公司内部印章使用管理制度第172、一章总则第一条目的为加强对公司印章的制发、改正与废止、使用及管理，特制定本制度。第二条公司印章的定义本制度中的印章是指在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。在盖公司印章时使用含公司名称、部门名称及签名人的橡皮图章，不在本制度所指印章之内。第二章刻制、改刻与废止第三条提起议案者公司印章的刻制、改刻与废止议案由秘书长提出。第四条手续秘书长必须在提出的议案中将新旧公司的印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。第五条刻印与改刻公司印章的刻制由秘书长负责，同时，需要更换或废止的印章应由第条的各管理人迅速将旧印章交还173、秘书长。第六条废止印章的保存年限除特别需要，由秘书长将废止印章保存三年，然后在征求原使用者的意见后再行处理。第七条散失、损毁、被盗公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向秘书长递交说明原因的报告书，秘书长根据情况依按本章各条规定的手续处理。第三章登记第八条印章登记台账印章在秘书处进行登记。秘书长应将每个印章登入印章登记台账内，并将此账永久保存。第九条印章在公司以外申报时的登记印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称，申报年月日以及申报者姓名，汇总后报秘书长。第四章用印手续第条盖章审批公章的使用依照以下手续进行：（一）公司及高级职员名章1本公司使用公司或高级职员名章时应先174、填写“公司印章申请单”（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门经理同意后连同需盖章文件一并交印章管理人。2分部及分公司在取得公司经理（或分部经理）的认可后，将需盖章文件向总公司主管此类文件的经理呈递，由主管经理审查后依本条第（一）项所示手续办理。（二）部门印章、分部及分公司印章这几种印章同样需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获认可后，连同用印文件一并交印章管理人。第一条公司印章使用人公司印章原则上由印章管理人或文件处理人掌握，印章使用人必须严格控制用印范围，仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。第二条代理使用印章人代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查175、。同时用印依据及用印申请单上应有代理人印章。第三条用印手续的简化常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系后，有文字证明者可省去填写申请单的手续。最后，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。第五章用印要领第四条用印原则公司印章的用印依然按照以下原则进行。（一）公司、部门名章及分部、分公司名章，分别用于以各自名义行文时。（二）职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。第五条用印方法公司印章的用印方法有以下几条：（一）公司印章应盖在文件下面。（二）盖印文件必要时应盖骑缝印。（三）公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求之外，一般参照以下规定进行。1公司名称章176、名称章一般盖于公司名称、部门名称、分部、分公事名称及出差地点的右侧，但公司名章与职务名章并用时应盖在名称中间或竖写名称的下方。2.职务名章盖在职务名称的右下方。如竖式书写应盖于下方。（四）盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。（五）股票、债券等张数很多，盖章麻烦，在得到经理批准后，可采取印刷方式。第六章附则第六条本制度自x x年x月x日起开始实行。（二）x x公司印章处理制度第一条范围本制度规定本公司重要印章及一般交易印章的处理事项。第二条保管重要印章由总经理或总务部经理负责保管，交易用章由总务部秘书室保管。第三条盖印手续需加盖重要印章或交易用章时依照以下手续进行：（一）重要印章1需盖章时，177、持需盖章文件及填写了使用目的、盖印期限、日期和盖印数量等规定内容的“重要用印申请书”，经所属部门的负责人批准报总务部秘书室。2接到申请的秘书室主任，确认手续完备和申请单上填写无误后，将其与文件一起交总务部经理批复。3总务部经理对文件的效用进行审查，对有关疑点进行质询后注明意见，呈报总经理。4总经理在对上述过程及文件审查后，直接在文件上盖印。5盖过印的文件及“重要用印申请书”由总务部经理返还秘书室，文件发还申请人。“重要用印申请书”的“处理结果”一栏由总经理填写，由秘书室统一保存。6总经理若认为文件有不完善之处，要由总务部经理、秘书室主任依次向申请者反馈。（二）一般交易印章1将文件及登记了文件名178、称、盖印日期、文件内容等规定事项的“交易印章施印登记表”交总务部秘书室。2接收上述文件及表格的总务部秘书室主任要亲自处理用印事务。3总务部经理作为秘书室主任的上级，负有管理用印的责任。第四条施印的代行总经理因不得已的原因而不能自行用印时，要预先征得的同意委托常务董事代行用印。第五条办理时间办理用印事宜应在营业时间之内。第六条禁止外携严禁将印章带出公司。如不得不带出公司时，需经总经理的批准。第七条丢失时的处理印章如发生丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理或总务部经理汇报。第八条印章的新刻或改制的手续印章的新刻或改制由总务部经理获总经理批准后办理。第九条印鉴簿的保管不论是重要印章，还是一般交易用章179、，用于文件和凭证时就代表着公司的权利和义务，因此，应将公司印章的印模制成印鉴簿交由总务部经理保管。第条附则本制度的制定下发和修改、废止，由董事会研究决定。第三节成功企业印信管理表格范本（一）印章登记表印章登记表三口（二）公章使用登记簿公章使用登记簿（三）制作印信申请表制作印信申请表年月日二日（四）用印申请单用印申请单第七章图书与刊物管理制度企业的内部刊物、图书资料及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营理念、企业文化的重要体现。图书资料是企业不断进取的内在源泉，是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。第一节图书资料管理制度（一）X180、 X公司图书管理规定第一章通则第一条范围本公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务均按本规定办理。第二条目的公司购置图书的目的，在于为公司经营业务研究提供资料以及提高员工的素质。第三条制订与修改、废除本规定的制定、修改与废除，由企划室提议、常务董事决定。第二章收集与购买第四条寻找与调查企划室应按照第二条规定，负责对图书市场的调查研究，寻找合适的图书。第五条购买购买图书由企划室根据“购买图书计划”，以及各部门的申请要求进行。并由企划室主任对购买图书的各个环节进行控制与检查。第六条购买计划企划室必须逐月、逐年制定图书购买计划。图书采购人员按计划实施采购任务。第七条接收手续如果属购进图书，则181、在接收图书时支付现金，结清图书书款，并注意控制预算，不得超支。如果属捐赠图书，则应在接收图书时开具收纳凭证。第八条致谢对员工或外部机构捐赠图书应表示致谢，感谢信的格式可由公司统一规定。第三章整理与借阅第九条按图书的分类科目进行分类整理与编号凡新购进的图书应贴上标签，进行编号。第条图书保管员设专职图书保管员，对图书进行分类、整理与借阅工作。第一条图书管理卡所有图书都必须按图书管理卡要求进行登记，注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及必要的项目。并且把卡片分类放入各索引柜内，以便于检索。第二条借阅卡每册图书都必须附上借阅卡及装卡纸袋，并把装卡纸袋贴在封底的内侧。第三条加盖印章所182、有图书都必须在封面、目录和第一页上，以及在图书中间的两、三处，加盖公司印章。第四条登记册所有新进图书，都必须在登记册上做好登记，写明新进图书日期、著作名称、作者、出版社、分类与编号、页数、价格等重要项目。第五条核对每年按图书管理卡，对书架中的全部图书进行一次清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并要求全部借出图书都返回书架。第六条丢失如果图书丢失，或者需要捐赠与处理，必须填写报废报损单，向图书室主任做出报告，按主任指示行事。第七条图书管理卡的整理必须经常整理图书管理卡，把那些已经不存在或被清理掉的图书的管理卡剔除出来保存。第八条图书总目录企划室必须每年整理出一份图书总目录，提供给各部门主管，并183、且按月把新进图书情况通知各部门。第四章图书的借阅第九条借阅图书原则上只借给本公司员工，除企划室主任允许的情况外，借出图书不得转借其他人。第二条借阅工作借阅图书工作由企划室主任指定专人负责。（二）X X公司图书借阅管理办法第一条为便于图书的管理并使图书能在短期内充分循环流通，便于广大员工的借阅，特制定本办法。第二条凡欲借阅本图书室书籍、杂志者，应先向管理人员登记并取书。第三条定期性报刊杂志，原则上于一周内归还，月刊则可于两周内归还。第四条一般书籍在一个月内归还逾期者不续借。第五条每次每人限借杂志一本，书籍二本，期限已至而未归还者，应承担一定责任，可进行适当罚款。第六条离职时，必须还清所借书籍、杂184、志。第七条对于所借的书籍与杂志应妥善保管，如有遗失或严重损坏等情形，须负责赔偿。第八条本办法自颁布之日起实施。（三）X X公司资料室管理规定第一章总则第一条适用本公司资料室的资料管理，应按本规定执行。第二条目的本规定的目的在于通过有效管理资料室的资料，提高研究效率、促进技术进步、改善业务工作，以及增进对业务工作的了解。第三条阅读的责任员工在利用资料室资料时，必须遵守规定，在本规定范围内承担相应的责任。第四条资料的分类1图书资料却单行本、辞书等）。2定期刊物（报刊、杂志等）。3文书资料（手册、目录、专利资料、报告等）。4视听声像资料（照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等）。第五条公司内部资料管185、理公司内部资料原则上按文书管理条例进行管理，文书管理条例规定外的事项，按本规定执行。第六条资料的主管资料室的资料一律由总务部统管。第二章资料室第七条资料室在总务部设资料室，并由资料室主任具体负责对资料的管理工作。第八条主任的工作移交资料室主任在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。第三章购买程序第九条购买资料购买资料原则上应按下列程序进行：1在希望购买资料时，首先填写购买申请书，经主管审批后，提交资料室主任再由资料室主任决定、发出订购单。2资料室主任在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买整理簿”中。第条资料编号资料室在购进资料后，对新进的资料贴上标签，进行编号。第一186、条通知资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者。第二条保管期编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管一个月。第三条中止购买在资料购买的申请期中，希望终止购买时，应立即通知资料室主任。第四条把握购买开支资料室的资料员应经常就资料购买的情况，尤其是开支金额状况，做出统计洪且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查，在月末及年末，向资料室主任做出报告，便于资料室主任把握资料购买的开支状况。第五条购买费的分配资料室主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例汝口果超支，立即经财务部经理向总裁提出报告，按总裁指示办理。第四章资料的借出第六条资187、料的借出1员工如果业务工作上的需要，可以申请借出资料，但必须填写“资料借出卡”，按借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。2资料保管员必须在“借出资料登记簿”上做好登记，并且经常检查借还状况。第七条退还员工借阅完毕后，及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“资料借出卡”退还借阅者本人。第八条阅读1资料在原则上不得外借，只允许在阅览室中阅览。2凡借阅资料、在阅览室进行阅读者，都必须登记，在“资料阅览表”上填写阅读者姓名、所在部门，以及所阅览资料名称。3上班时间阅读，必须经上级主管同意。第九条借出期限1一般资料借出期限为一周。期限一满，立即归还给资料室。2业务上常备资料，借出期限为三个188、月以内。如果必要，还可以按第六条规定，办理手续，予以续借。3需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。第二条禁止转借资料室借入的资料，不得转借。第二一条借阅时间资料借阅时间为每月上午九点至下午四点（节假日不休息）。（四）x x公司电子资料管理制度第一条电子资料的整理是将看不到的保存资料加以整理，使之能一目了然。第二条注意资料规格的统一，并事先加以整理、保存，以便能随时调出必要的资料。第三条录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况。第四条当录音带内容的重复使用机会不多时，在短期的保存之后，应重新利用，以避免卡带浪费。第五条有必要保存的录音带，贴上与主题相同的索引后，放入档案袋中。第189、六条在录像带上加注时间数据，以便清楚了解每段画面的所在位置。五）X X公司业务资料整理及保管规定第一章资料的收集与整理第一条收集资料的方式有四种：l购买之交换忽制作碑捐赠。各种收集得到的资料，都必须标明以何种方式获得。购买资料委托采购部门进行淦体员工有责任和义务提供资料的信息来源，并结合业务工作寻找有价值的资料。交换资料由所需要的部门出面交涉与谈判，一旦达成交换条件，再由资料收集部门完成资料的交换。制作资料有三种方式印刷、撰写与记述。当事人或部门主管，应积极主动地制作有价值的资料，并送交资料收集部门。积极争取来自各方面的捐赠资料。第二条收集资料部门的主管，必须定期制订收集计划，并付之实施。第三190、条把收集到的资料，按下列分类进行整理：1单行本（主要指公开发行的读本）二2调查报告（非卖品，如论文、研究报告及意见书）二3统计书（民间组织或政府机构的统计年鉴等，包括非卖品）二4全集（所有文集、论集与专集）二5辞典（各种字典、辞书、百科全书、名人大辞典、事典等）二6.报刊二7.杂志二8古籍（近代以前）。9.其他（如小册子、目录等）第四条为了便于利用所收集到的资料，必须按资料的优劣及有用性分成下列各类：1精选，表示常有参考价值及利用价值二2常用，表示有一定的利用价值，作为普通的资料二3.劣等，表示资料内容劣等，无多少利用或参考价值。第五条全部资料按三大类进行整理:1图书之报刊匀杂志及其他。根据上191、述分三类整理，填写资料索引卡片，以提高资料利用效率。第二章资料的分类与保管第六条各资料在三大分类基础上，进一步细分为:1经营之企业忽经济碑一般。重点为经营与企业两种。第七条进一步再细分为国外资料与国内资料。凡是用外文撰写的资料，为国外资料佣汉语撰写的资料，为国内资料。第八条资料分类与书架或书柜分类一致。保管工作按上述分类展开。1图书。先区分外文书架与汉语书架，然后，按经营、企业、经济与其他目录进行码放或索取。2杂志与报刊。按名称、日期进行码放。3其他。按形状、大小与厚薄进行分类码放。第九条索引系统按图书目录卡、杂志目录卡、报刊目录卡及其他书类卡分别设立。每张图书索引卡分别填写作者、出版年月、出192、版社、内容短评，以及标明精选、常用与劣等字样。报刊杂志卡，只需与书架上的名称对应起来，写明报刊、杂志名称，发行单位，编辑机构，发行年月，以及主要栏目与题材。第条在有必要的情况下，可制成著作者、撰写者或编写者索引卡。第二节内部刊物管理制度（一）x x公司内部刊物管理规定第一条适用范围有关本公司内刊物的一切事务，包括编辑、发行与分配，一律按本规定办理。第二条发行的目的公司刊物发行的目的如下：1企业不可能向全体员工逐个传递有关经营活动的全部信息与情报，往往需要依靠内部刊物的发行业实现。2大规模持久地进行员工间的沟通，也通常需要依赖公司内部刊物的发行，以增强员工间的团结。3通过公司内部刊物的发行，为全193、体员工共同参与公司管理提供了一个领域与话题，有利于提高全体员工的士气。4通过公司内刊物，使全体员工的家属、亲朋好友也能全面了解本公司的情况。第三条名称公司内部刊物必须冠之以本公司名称，加上x x x刊物名称。第四条发行日发行日原则上为每月的日。具体还得看印刷公司的情况与印刷进度，控制在日前后为宜。第五条发行责任人公司内部刊物的最终责任者为总务部经理。发行责任者必须明确制订编辑方针，对编辑会议及编辑主任传达编辑方针与意图、精神，把握编辑方向，并且在原则上确定公司刊物的主要版面与内容。第六条编委由各部门推荐及自荐者组成编委汝口果推荐与自荐者过多，由总务部经理进行选拔，如果过少，由总务部经理点名，组194、成编委。第七条编委会主任编委会主任由总务部长在总务部成员中选拔并正式任命。如果总务部缺乏合适人选，由编委成员相互推举，产生会主任，再由总务部经理正式任命。第八条编辑会议编辑会议由编委会主任召集、主持召开，并就编辑计划、方针及举措，编辑、出版、发行与分配事宜进行审议与合议。编委会成员对此进行监督与评价。第九条经费企业内部刊物发行上的一切经费由本公司负担。但是，编委会主任必须在会计年度开始前，对全部及分项开支进行大概预算，并向总务部经理做出报告。第条约稿企业内刊物原则上只向公司员工、管理者，以及员工家属进行约稿。但是，在有必要向外部第三者约稿情况下，必须经过编辑计划分会议讨论作出决定。向外部约稿，195、须给予一定的酬金，由本公司负担。第一条任期编委会主任及编委成员的任期，原则上为两年。第二条分配刊物企业内刊物原则上免费分发给公司管理者、员工、家属以及公司外部的关联单位。必要时可向其他外部机构与个人送发。（二）x x公司内部刊物编辑及发行规定第一条规定的目的为规范本公司内部刊物编辑及发行管理，特制订本规定。第二条公司办报的目的公司报的目的如下：1为了让全体员工理解并把握公司的地位、作用、优势与意义、提高全体员工的信念与责任感、荣誉感。2宣传与解释公司的经营理念、经营方针，以及传递公司业务的有关情况与情报，以便全体员工能够齐心协力、朝着共同的目标出作贡献。3沟通与交流员工之间的志向、见解、意见等196、等，以促进员工间的相互了解与相互信任。4积极采纳员工的意见与建议，提高全体员工的参与意识。5在相互理解与信任的基础上，使整个公司结成命运共同体，提高员工的整体意识。6加强与员工家属的联系，使员工家属能够了解公司的真实情况，在理解基础上支持与协助公司开展各项业务工作，造就包括员工家属在内的和睦与亲善气氛。第三条发行者公司报以本公司的名义进行发行。第四条名称公司报的名称为x x报，并标上公司名称。第五条发行次数原则上每年发行六期，即双月刊琦数月发刊。第六条发行责任者1发行责任者为公司总裁。2下设编辑会议。3发行责任者有权对编辑会议做出指示，并监督与控制编辑会议的活动二同时对编辑企划、基本方针、各刊197、计划与体裁等负责。第七条编辑会议1编辑会议按发行责任者的指示，起草并决定编辑企划、基本方针、各刊计划，以及发行、送发与印刷等基本方案。2编辑会议外围设立通讯员制度，通讯员由各部门推荐一名合适人员担当。第八条编辑主任编辑主任全权负责编辑会议，并有相应的权限与责任，主持公司报的日常工作。第九条编辑委员1编辑委员除了参加编辑会议、起草、审议并决定编辑企划、基本方针等重大事宜外，还承担组稿、撰稿、摄影、采访与通讯报道等工作。2编辑委员由编辑会议提名、由总裁任命。第条通讯员1通讯员协助编辑会议做好各期的约稿撰稿、通讯报告、采访与沟通联络工作。2通讯员由各部门推荐一名，由编辑主任正式任命。第一条编外委员1198、根据编辑工作需要，可临时聘用若干编外委员。2编外委员围绕着聘用时指定的工作任务，为编辑会议作出贡献。第二条任期编辑各机构成员的任期为一年（从每年一月一日至二月三一日），但有再选或连任资格。第三条报告编辑主任应向发行责任者即总裁报告列入出版发行的各期刊物。第四条撰稿原则上由公司员工及其家属撰稿泌要时可向企业外其他人约稿。第五条约稿方式原则上以正式表格即文书形式的进行约稿。第六条稿酬对编辑及撰稿人支付一定的稿费或与礼品。第七条费用负担一切有关发行公司报刊的费用开支，全部由公司负担。第八条修改与废除本规定的修改与废除，必须经过编委会讨论，解释权在编委会。第九条执行本规定自x x年x月x日执行。（三）199、x x公司刊物发行规定第一条范围本公司有关企业刊物的组织程序及其相关事项，一律按本规定办理。第二条主管企业刊物的管理部门为总务部，由总务部经理全权负责。第三条成员企业刊物的发行工作由总部两名编辑，分公司两名通讯员，分部名通讯员负责。第四条职责权限1总务部经理按总裁认可的编辑方针，决定具体的编辑，并统辖全部企业刊物的发行工作。2刊物主编按总务部经理的指示，领导编辑与通讯员展开具体发行事务。3编辑在主编的直接领导下，从事具体采访、撰稿、约稿、编校与排版工作。4通讯员在主编的领导下，从事写通讯报道、采访与约稿等工作。第五条编辑方针总务部经理于每年的四月，制订编辑方针草案，经总裁认可后向主编传达执行。200、如果继续沿袭上年度编辑方针，不受本条规定限制。第六条编辑计划主编在倾听编辑与通讯员具体意见的基础上，按编辑方针的要求，具体编制编辑计划，上报总务部经理认可。第七条审稿由主编汇总各方来稿，对原稿进行审阅，并按照编辑方针筛选稿件，以及进行校对与编辑、交编辑制出清样、上报总务部经理。第八条定稿由总务部经理参照主编的意见，对清样进行审阅，决定刊登与排版。第九条署名原则上决定刊出的稿件，一律署上撰写人姓名。但可以根据撰写人意见，署上笔名刊出。第条稿酬对被采用稿件的作者，适当支付酬谢礼品与稿费。第一条发行事务发行事务，由总务部经理负责。第二条调查主编每年至少要进行一次有关编辑与发行工作的舆论调查洪把调查结201、果连同分析研究报告一起，上报总务部经理。第三条编辑事务编辑事务由主编与编辑共同努力完成。包括制订编辑计划、整理原稿、删节、校对、送印、刊物送发、备忘记录、拍摄以及其他创意、策划与改善工作等等。第四条会议每月五日召开一次编辑会议，制订编辑计划，经主编上报总务部经理。第五条编辑每月二五日为稿件截止日，二八日开始整理原稿与筛选，二九日、三日审阅与版面设计，次月一日、二日交付印刷。第六条印刷次月三日印刷所开始制版印刷。第七条校对次月三日左右印刷所完成清样印刷，交回编辑进行校对胫过三校与对红，正式印刷。第八条送发次月二日左右全部刊物印刷装订完毕，由编辑再度勘误，如果没有重大错误即交主编组织送发。第九条拍202、摄在需要拍摄图像的情况下，委托本公司摄影部进行。第二条体例与格式第八章文书档案管理制度档案管理是文书资料管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。科学地保管好企业文书资料，以便需要时能迅速查阅任意一份归档文件，这是提高行政办公工作效率的重要前提。第一节档案管理概述（一）存档资料的范围企业中哪些资料有存档的价值和保存的必要，这要根据企业和文书两方面的情况来决定。一般的存档资料范围大致有商业来往文书、财务存档资料、销售单据、重要文件、重要图表、电脑资料、记录要件、会议资料、参考资料及报刊杂志等。（二）档案管理的意义档案管理203、具有重要作用，其意义可归纳为以下几点：1可作为法令的依据一个企业业务的开展与施行，必然牵涉到法令或本公司的规章制度、会议决定。这些都是企业档案的一部分。档案管理有利于随时查阅这些法令、制度和决定，为公司业务运行找到可靠的依据。2处理业务的参考企业的档案，可以供业务人员在处理业务时参考，使其准确、全面、客观地了解企业情况，避免在业务处理中发生差错。3保密功能企业的档案中，有些文件资料是秘密的，如果不加以管理，就很容易造成商业机密的泄露，造成意想不到的损失。（三）档案管理的原则档案管理必须遵循以下原则：1企业档案为集体所有，任何人不得占为已有，因此在档案管理过程中，应实行共同管理的原则，分清权责。204、2依据共同分享和共同管理的原则，尽量减少档案的复印份数及保管场所，提高档案的保密系数和安全性，同时要降低管理成本。3应及时分类、整理、编辑与传递文书资料，科学归档保管，提高档案管理的质量与效率。第二节成功企业档案管理制度范本（一）x x公司档案管理办法第一条依据（中华人民共和国档案法，结合公司实际情况，特制订本办法。第二条公司档案工作的基本原则是集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，、即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的205、文件、资料及时归档。第三条公司办公室设立专门的档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是：1收集整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案二2积极开展档案的提供利用工作二3.进行档案鉴定二4进行档案统计二5保管部分科技档案二6认真学习中华人民共和国档案法有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。第四条归档归档的文书包括：1公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。2公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。4公司主持206、召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。5国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。6公司各部门的发文。7其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。8外单位直接发送给公司各部门的抄送信件第五条归档要求1归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。2在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。3，案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（五年以上）、短期（五年以下）三种。4按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。5全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填207、写案卷目录。第六条档案借阅1借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。2借阅时间，一般档案最长不超过天，密级档案最长不超过一周。3借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。4借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经办公室主任批准。（二）x x公司档案管理制度第一条管理部门1文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。2各分公司档案分类目录及编号原则，由208、各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。第二条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第三条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2右方装订文件及其附件均应对准右209、上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。3文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第四条档案分类1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。4每一档210、夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号的表示方式如下AI AZ BI BZCI CZD,- EI EZ其中Al凡为经办部门代号，B, BZ为大类号，Cl CZ为小类号。D,为档案卷次，El EZ为档案目次。第五条档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2各级分类、卷次及目次的编号，均以进阿拉伯数字表示淇位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。3档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便211、查阅。4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第六条档号编定1.新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。2.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。4档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角左方装订者则填写于右上角。第七条档案整理1归档文件，应依目次号顺序以212、活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存:(1)公司章程二(2)股东名册二(3)组织规程及办事细则二(4)董事会及股东会纪录二(5)财务报表二(6)政府机关核准文件二(7)不动产所有权及其他债权凭证二(8)工程设计图二(9）其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存:(1)预算、决算书类二(2)会计凭证二(3)事业计划资料二(4)其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存:(1)期满或解除之合约二2213、)其他经核定保存5年的文书。41年保存结案后无长期保存必要者。5各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条档卷清理1档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第条调卷程序1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”经其部门主管核准后向管档人员调阅。2档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取214、出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理，以备催还。3在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第一条调卷管理1“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。4调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经215、文书管理部门主管同意。（三）x x公司档案借阅管理制度第一条借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。第二条案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。第三条借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。第四条借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。第五条借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。第六条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后216、方能借阅，但不能将档案带离档案室。第七条外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。（四）X X公司声像档案管理制度第一章总则第一条为加强公司的声像档案管理，特制定本制度。第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）和文字说明两部分组成。第三条声像档案是本公司全部档案的重要组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。第二章声像档案资料的收集第四条收集范围(1)反映本公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像217、资料。(2）各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。(3）本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。(4）其他单位形成的与本公司有关的重要声像资料。（5）其他具有保存价值的声像资料。第五条收集时间(1)声像档案资料应在形成后一个月内，随档案室其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。(2）档案室应随时收集零散的具备保存价值的声像资料。第六条收集要求(1)录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销。(2）接收原版、原件，特殊情况下也可接收复制件。(218、3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。第七条声像档案资料的征集档案室有责任随时征集重要声像资料。第八条声像档案费用的报销本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室认可，财务部门就可以给予报销费用。第三章声像档案的整理声像档案的整理，是指通过分类、组合、排列和编目，形成系统，以便于保管和利用。第九条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。第条分类、编号(1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。其格式为卷宗号一流水号。(2）录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类，219、按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一案卷号，然后每盘再依次编排序号。(3）编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号（档案形态）档号。第一条保管期限泣视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。第二条文字说明的编写(1)文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。(2）编写文字说明的要求：准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。照片按自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。文字简洁、语言通顺。时间用阿拉伯数字220、表示。第三条编制格式(1)照片编制采用横写格式。其格式为照片底片号一文字说明一参见号一摄制时间一摄制者。(2）录音带、录像带、摄像带的编制格式为在盒套上标注页码，然后按要求逐项填写。第四条案卷要求(1）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。(2）卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。(3）卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。第五条编目声像档案的著录依照犯B3792 5一85档案、著录规则执行。第四章声像档案的保管第六条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第七条保管条件底片、胶片库温度应保持在13一巧之间，相对湿度应保持在35%一221、45%之间。照片库温应保持在14 - 24 0C之间，相对湿度应保持在37.5% - 67.5%之间二录音、录像带库温应保持在18一24之间，相对湿度应保持在40%一60%之间。第八条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3毫米，存放磁带最好不用铁皮柜。第九条对库存的照片档案，要半年检查一次。第二条归档保存酌声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改，销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批并登记造册。第二一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。222、第五章声像档案的开发利用第二二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。第二三条建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度确定利用范围。第二四条具有专利的声像档案，外单位需要利用时，应按（中华人民共和国专利法的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆只收取保管费。第二五条声像档案的原版一般不得借出档案室外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借，外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。第二六条在不影响保密的前223、提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。（五）X X公司科技档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司科技档案的管理工作，充分发挥科技档案在工业生产、基本建设、科学研究、技术革新等方面的作用，根据公司的实际情况，特制定本制度。第二条公司科技档案是生产、科学研究、基本建设、引进国外先进技术等活动的历史记录和真实反映，是科学资料储备的一种形式，是发展公司事业的重要条件及不可缺少的依据。各部、室必须将科技文件、资料、图纸的形成、积累、整理、归档以及修改补充等工作列入专业人员职责范围，在有关规章制度中作出明确规定，认真贯彻执行。第二章科224、技档案的管理制度第三条建立档案工作领导小组，由总经理负责，各中层管理人员为成员的组织机构，实现档案网络化管理体制。增强各级管理人员档案工作意识，使档案工作纳入总经理的经营目标内。第四条建立科技档案工作秩序，成立公司各基层档案管理网络体系二落实各部、室专职或兼职档案管理人员，并进行一定的培训。第五条各部、室档案管理人员负责本部门科技档案的收集、整理、分类、立项、组卷、定期上交档案室，要成为一项制度执行。对文件、技术资料的归档范围、保管期限、保密、利用等制定必要的规章制度，使之有章可循，做到规范化、标准化、条理化。第六条公司档案室对全公司的档案工作负有指导、检查、监督、把关的责任。对基层各部门在生225、产活动中形成的各种科技资料忿司领导、技术专业人员出国考察、培训时的各种归档的技术资料如不按时上交归档，公司档案室有权采取经济手段进行制裁，档案室不签字，不得做工程决算，财务部门也不予报销。第七条公司档案室行政管理由总经理办公室领导。第八条从事科技档案管理的人员，应具有较好的职业道德和大专以上文化程度，具有一定的专业知识，并保持人员相对稳定。档案管理人员享受专业技术人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。第九条科技档案部门的基本任务：1收集、整理、保管和统计本公司的全部科技档案。2对所保管的科技档案做好分类、编目、编号、编制检索工具等工作，处理好保密与利用的关系，按规定履行借阅手续（原件226、不得外借，要求在阅览室查阅），积极有效地为科技人员提供方便。3在相关部门的领导下，定期做好科技档案保存价值的鉴定工作，此项工作由技术管理人员、相关专业人员和科技档案人员共同进行。对失去保存价值的档案，要销毁清册履行一定的手续进行销毁工作。第三章科技文件材料的形成和归档第条各部门应建立健全科技文件的形成、积累、整理归档制度，做到每项工程、技术活动、引进项目等都要完整、准确、系统地归档保存。第一条对每项基建工程、产品试制、科研、技术创新、引进项目等，进行鉴定验收。设备开箱时，应有档案人员参加。第二条科技材料的归档范围：1设备方面的图纸、文件资料。包括各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。227、2工程方面与工程有关的请示、报告、批复文件、设计任务书、设计原始材料二包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析。申请用地、报建、城市规划部门的审批文件、红线图、与各方签订的合同、协议书、初步设计、工程概算、技术设计、工程预算、施工图、施工记录、隐蔽工程验收、记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。3肢术革新、科研及教学方面土报审批文件、技术革新图纸及批文、专业教学计划、名单、报告、审批文件等。第三条出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动向档案室归档，由档案室签字后，财务部门方可接受报账，否则不予报销。第四条本制度自印发之日起实施。第三节成功228、企业档案管理表格范本（一）档案封面档案封面（二）档案目录卡档案目录卡档号：卷名：（三）归档案卷目录归档案卷目录全宗号：目录号：部门：（四）档案内容登记簿档案内容登记簿类号（五）档案明细表档案明细表望审核：主管：经办人：（六）备考表备考表案卷、川订（七）档案存放位置表档案存放位置表（八）档案调阅单档案调阅单节一卡洲注本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。（九）阅档催还单阅档催还单您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。档案室年月日第九章日常事务管理制度现代企业在维持其日常运转的过程中，通常有许多非常繁琐的事务需要处理。例229、如，企业办公室的位置选择与内部布置，办公室工作人员在服饰与言行方面的要求，以及来宾参观接待、电话接待等等。由于这些事务从表面上看都是无关紧要的小事，因此，许多企业经营者都会忽视在这方面的规范管理，采取“想到哪做到哪”的办法。其结果是往往因小失大，或者由于办公室布置的不合理而影响办公人员的工作效率威者由于员工服饰、言行方面的问题而影响企业的形象。由此可见，这些“日常琐事”对现代企业的生存与发展也是同等重要的，经营者们不应该采取因其“善小”而“不为”的态度，而应该制定规范的日常办公事务管理制度，对每一细微方面都要进行明确具体的规定，使办公人员在处理各种事务时都有章可循。第一节日常办公事务管理概述所230、谓日常办公事务管理，就是指管理者对行政办公中的各种日常事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的工作。对日常办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提高企业的竞争力。对处于竞争日益激烈的国际化环境中的现代企业来说，这种管理是非常必要的。一、日常办公事务管理的主要内容日常办公事务管理即是对企业在日常运转中的各种繁杂事务的管理。其具体内容往往会因企业在性质、管理方式和办公形式等方面的不同而有所区别。但一般来说，经营者加强日常办公事务管理可以从办公室管理、办公人员管理和公关事务管理三个方面入手。加强办公室的管理首先要结合办公便利程度、价位合理程度等方面231、的因素来选择合适的办公室位置淇次要对办公室的内部设计与布局进行认真的研究与思考，做到空间充分利用、办公环境舒适优雅。加强对办公人员的管理首先要求对办公室工作人员的具体职责都作出科学明确的规定，使他们都有非常明确的分工，又能在一定的基础上进行相互间的协作淇次要从办公人员的招聘录用、培训与再教育等多方面入手，对办公人员进行全面的管理。此外，企业对办公人员的言行举止和服饰也要有具体的规定。加强日常办公活动中的公关事务管理即是企业要处理好各种应酬活动，例如办公室的电话接待要注意些什么问题，外界人员来访时应由谁接待以及外出访问费用的控制等等。二、日常办公事务管理的原则现代企业制定各种日常事务管理制度，加232、强日常事务的管理时，要遵循一定的原则。只有遵循一定的原则，企业制定的制度才具有可执行性，从而达到事半功倍的效果，真正实现企业加强日常办公事务管理的目的。（一）效率性原则加强对企业日常办公事务的管理要以提高办公人员的工作效率为基本原则。这是因为提高企业员工的工作效率是企业管理的基本目标。现代企业只有提高员工的工作效率，才能减少不必要的人力资源浪费，达到节省成本、提高经济效益与竞争力的目的。另一方面，因为企业的日常办公事务都是些费时费力且不易产生工作成效的琐碎小事，因此，管理者必须制订各种管理制度与操作规定，让办公人员工作起来有章可循，从而最大限度地节省时间，提高工作效率。（二）合理性原则合理性原233、则是指企业经营者在制订日常办公事务管理制度，对日常事务进行有效管理时要做到科学合理。这是因为合理是有效管理的前提条件，制度必须具有科学合理性，才能被很好地遵循渝令必须具有科学合理性，才能被很好地执行。同样，对日常办公事务管理也只有具有科学合理性，才能真正地促进日常办公工作的顺利完成，从而达到有效管理的目的。第二节办公室管理制度工作环境的状况是考察企业工作条件的一个重要方面。在现代企业中，员工的绝大部分工作都是在办公室中完成的，所以办公室条件的好坏将直接影响企业员工的工作情绪与工作效率。好的办公环境往往会使员工心情愉快、头脑清醒、干劲足湘反，落后或压抑的办公环境会使员工感到郁闷、疲劳。因此，企业234、经营者要对办公室的管理给予高度重视，在办公室位置的选择、内部设计等方面都应有所考虑，最大限度为员工提供和改善办公环境。一、办公室管理概述（一）办公室位置选择办公室位置的选择是对办公室进行科学管理的前提条件。对于企业来说，办公室位置的选择主要是出于经营活动与管理活动的需要。因此，在选择办公室的位置时，企业经营者要根据企业经营管理的需要，采取灵活的方式。1办公室位置选择的影响因素在企业选择办公室位置之前，首先要进行可行性研究，通过对不同方案的比较，选择最合适的办公地点和最佳的搬迁时机。可行性研究可聘请外部专家进行。办公室位置选择的影响因素主要有以下几个方面：(1)办公室的工作量办公室工作量的大小是235、企业办公室工作所需空间大小的一个重要影响因素，而办公室空间的大小又会影响到办公室的位置选择。例如，一个小型企业的办公室只要能容下一张办公桌和一个文件柜即可而一个拥有大量分厂的大型企业，则需要以合理的价格购买、建造或租用一幢能容纳大量职员的办公楼。以下三个因素与企业办公室需要完成的工作量有很大关系：A企业的规模企业的规模有多种衡量标准，例如以员工的数量或拥有的资产来衡量。B企业的目标以生产简单产品为目标的企业，因为对其产品不需要进行太多的质量控制，因此该企业的日常文书工作量不会很大渡之，如果一个企业生产复杂产品，生产过程的每阶段都需要仔细检查与控制，那么该企业的文书工作量将大得多。C企业管理部门236、对文书工作的态度由于企业管理部门对文书工作态度的不同，同样的事务可能导致不同量的文书工作如有的管理部门认为某些文书工作是必要的，那么文书的工作就会增加二而有的则认为没有必要，那么文书的工作量就会减少。(2）企业活动地域企业分支机构的数量与分布地域也会直接影响企业办公室的位置选择。一个所有生产设施都在北方的企业，一般不可能将自己的办公室设在南方。如果一个企业的各个分支机构的分布范围很广，但是却有集中管理的需要，办公室地点的选择就会变得很难。对于一个制造性企业来说，在这种情况下，除了考虑生产与销售因素之外，还必须考虑有效管理的需要和成本因素。（3）社会公共设施一般说来，是那些拥有良好的社会公共设施237、的地区能吸引大批劳动力，并能维持本地区的劳动力而一个缺乏必要的社会公共设施的地区，其劳动力（尤其是那些流动倾向强的青壮年劳动力）则会迁移到大城市。那些需要赡养家庭的职员希望社会能向他们的家庭提供良好的住房条件、教育条件和医疗条件。此外交通设施和娱乐设施（如体育场、公园、俱乐部）也是公共设施不可缺少的一部分。当一个企业改变办公室地点时，应当为那些愿意迁到新地点的骨干职员提供住房，并且协助解决职员的安家费用。如果办公室设在一个经济日趋衰落的地方，企业不但难以吸收到新的人才，而且连维持现有职员也分困难。此外，在所有的公共设施中，交通设施是对办公室职员也具有现实意义。（4）劳动力的供给充足的、合适的劳238、动力对于办公室的有效运转至关重要，因此选择办公室的位置时应当考虑办公室的劳动力需求，这种需求包括劳动力的种类、数量、质量等。选择办公室的位置可能会面临劳动力供给状况发生变化的问题，企业因为某地区在某个时期内能供给令人满意的劳动力而将办公室设在该地，而若干年后，该地区劳动力供给却发生了变化，这种情况会给企业选拔录用办公室人员带来很大的困难。因此，对未来劳动力供给的预测分重要，预测的失误会给企业带来严重的影响。（5）经济基础设置企业对经济基础设施的要求较高。为了便于彼此之间的联系，企业希望在自身、供应商以及销售市场三者之间具有发达的公路运输、铁路运输、海洋运输或航空运输。因此，如果一个企业有大量海239、外业务，最好将办公室设在首都或其他大城市。此外通讯设施也是一个应该考虑的重要方面。（6）地点的知名度一些地点由于特殊原因而具有高知名度，比如全国闻名的商业中心王府并大街、上海的南京路等。将办公机构设在知名度高的地点，有助于提高企业的声誉，便于企业同客户往来。不（7）可供扩展的空间企业在选择办公室位置时，应当深谋远虑，为将来扩大规模作准备。因此，企业必须考虑当企业规模扩大时，此地区能否提供更多的办公用地以满足办公室工作量增加的需要。不过，随着技术的进步，对办公用地的需求将日趋减少。例如，企业可以用微缩胶片而不使用传统的文件柜来存放文件，从而大大节约了办公空间。在日本，为了有效利用空间，企业办公楼240、主要向高空和地下发展，但这种发展会受到建筑技术的制约。(s）成本对于大多数企业来说，成本因素是选择办公室地点的主要考虑因素。成本包括获取办公室的成本和维持保养的成本。办公室（楼）的获取成本在市区、近郊区和远郊区之间差异较大。通常是远郊区低于近郊区，近郊区低于市区，繁华的商业区则成本最高。另外，地理区域也会影响到办公室（楼）的获取成本。政府可能鼓励工商企业在某些特定地点设立办公室，以促进当地经济的发展和提高当地的就业水平。例如，政府将某地划为开发区，并给予开发区的企业各种优惠条件，如低租金、低税率、甚至无偿提供土地。这种优惠还可能包括为企业职员提供便宜的住房以及各种津贴。企业在选择办公室位置时，241、应当把需要和经济实力结合起来。(9）其他因素除了上述八个因素外，企业在选择办公室的具体地址时，还应注意以下两点：A.易于寻找如果难以找到办公室的具体地点，对来访者，尤其是客户会感到分不便。B避免噪音干扰车辆在低档滑行时产生的噪音会影响办公室职员的工作，而在交通指示灯附近，车辆因制动和起动而发出的较大噪音对办公室职员的干扰更为严重。在机场附近，飞机的噪音也同样有不良影响。这看起来是一个微不足道的因素，但却会降低职员的工作效率，企业最终不得不花费相当大的成本去安装双层隔音玻璃或使用其他隔音材料。研究机构曾对影响办公室位置选择的因素作过调查，这些因素及赞成该因素的企业比例如表9一1所示。表9一1办公242、室位置选择因素影响表2办公室位置选择的决策企业一般有多种可供选择的方案决定在何处建立新办公室或将现有办公室搬往何处。在评价这些方案时，需要考虑许多因素。对于有些因素，如房屋租金、劳动力成本等，企业可以用货币形式直接进行比较，但有些因素却无法以货币来衡量，更不好直接比较。对于可以表现为货币形态的因素，企业根据价格指派点数对于不表现为货币形态的因素，则通过主观评价，根据统一的等级尺度指派点数。对于距离、人员流动率等可度量因素，通过测量和计算以数量形式表现，并根据数量来比较。但是，办公室人员对当地的社会公共设施、居住环境等的看法却是难以测量的，因为这些看法取决于人们的主观评价，一个职员喜欢某个地区，243、并给予较高评价，而另外一个职员却可能恰恰相反。这种信息称为定性信息。在选择办公室位置时，对定性信息也必须加以考虑。一般说来，可以采用决策模型对办公室位置进行选择。使用模型的方法来比较不同位置之间的定量因素和定性因素有两个主要优点模型提供了一个因素清单，可以避免遗漏影响决策的因素膜型引入了加权点数，定性因素的计量成为可能。这种方法可能比较粗略，但它却是一种更为客观的评价各个方案的方法。表9一2表现了这种模型的基本原理。不同的企业可以根据实际情况对表9一2进行运用。企业可使用许多单独的有关某一因素的模型。例如，用一个模型表示与创建办公室有关的各项资金支出，而用另一个模型来表示每年的经营管理费池可以244、分别用模型来表示能以数量表现的因素（成本、距离等）和不能以数量表现的因素（地点的知名度、居住环境），然后分别比较。因此，像办公室购买成本这种因素，由于它有价格指标，可以用单独的模型来表示。此外办公室购买成本应当转化为年（月）成本，以便能和租用办公室的租金进行直接比较。表9一2办公室位置选择决策模型表因素重要性编码因素符合需要性编码5非常重要5完全符合4比较重要4比较符合3重要性一般3一般性符合2较不重要2较不符合1不重要1不符合O不适宜O不适宜使用加权系数法时，首先要确定对办公室位置决策有影响的因素，并把这些因素列在模型里，然后根据每一个因素的重要性，确定其权数。例如，在表9一2所示的各因素中245、，如果某企业生产重型机械，那么交通运输将是分重要的，在这种情况下，交通设施的权数记作5。第二步是考察各因素是否符合企业的需要以及符合的程度，并给予相应点数。例如在表9一2中，如果位置一在交通设施方面较不符合企业要求，则记作2点，位置二比较符合要求，则记作4点。这样，位置一在交通设施方面加权点数为10,位置二则为200依此类推，计算出所有因素的加权点数，然后加总。总加权点数越高的位置，越符合企业的需要。（二）办公室内部设计办公室内部布局的设计将会极大地影响到办公室人员工作的效率。科学的内部设计不但可以有效地利用空间、灵活运用办公室的资源。而且还可以更加科学地进行监督管理，提高工作质量与工作效率。246、1办公室内部设计的类型办公室内部设计主要可划分为开放式、封闭式和全景式三种。(1)开放式办公室传统的办公室都是封闭式的，这种办公室由一系列小办公室组成，小办公室通过回廊连接。每问小办公室只有少数职员，办公工作在各间小办公室里完成，封闭式设计的好处是各种工作互不干扰，并能形成一种紧密的工作群体。目前仍旧有许多小型企业采用封闭式的设计方法。但对于大型企业来说，这种设计方法带来了沟通上的困难，而且还不利于建立标准化的工作程序，也不利于全面管理。而且，封闭式的设计很浪费空间，连结各个小办公室的回廊需要空间，小办公室之间的隔离墙需要空间，每扇办公室门的开关也需要空间。封闭式办公室的这些缺点，以及办公室职247、员的不断增加，导致了开放式办公室的产生。开放式办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里有许多不同的部门（或称之为办公室子系统），相互之间完全没有隔墙。办公桌和其他办公家具、办公设备排列整齐，并尽可能朝着同一方向。现代办公大厦多采用这种办公室设计方法。开放式办公室有主要有以下优点：A.节约了大量空间（估计比封闭式办公室节约20%或以上的空间）。B由于没有隔墙和门，办公室职员可以在办公室里更自由地走动，有利于不同部门之间的工作联系。C信息沟通更加容易，内部电话的使用频率降低，相应地减少了电话所产生的噪音。D监督管理与封闭式办公室相比有较大改善。这主要是因为办公室经理或办公室监督者能观察到所有或248、大部分职员的工作情况。监督管理的改善有利于减少职员的懒散情绪，防止职员从事本职以外的事情。E由于没有隔墙，办公室的内部设计更富有弹性。搬动办公家具和办公设备、重新安排各部门的位置也比较容易，而且所需费用少。对于封闭式的办公室来讲，这种变动不但麻烦，而且所需费用很高。因此，在开放式办公室中，工作模式的改变是分容易的。F开放式办公室提供了一个顺畅的工作流程，各种信息和文书能顺利地从一个地方传到另一个地方。G照明与取暖更容易，安装费用较封闭式办公室低，并且实践证明，开放式办公室的经营管理费也更低。当然，开放式办公室也有其不利的一面。开放式的办公室设计方法带来的不利方面主要有：A开放式办公室的噪音大。249、噪音来自不同方面，如不同部门的办公设备（计算机、打印机、复印机），电话交谈以及其他职员的谈话，走动等。这对职员来说是一种干扰。B高级职员也在开放式办公室中办公，这样很可能使他们过多地卷入日常事务而忽视了他们的真正功能。C办公桌、办公家具呈对称性的分布形成一种类似车间的古板、非人性化气氛，妨碍了职员团队精神的形成。D开放式办公室经常显得不如封闭式办公室整洁。所以必须有良好的监督管理。E开放式的设计使得流行感冒等传染性疾病很容易在办公室职员间迅速传染。（2）封闭式办公室尽管开放式办公室较封闭式办公室有着极大的优势，但对于某些工作来说，封闭式办公室仍旧是必须的。它的存在基于以下三个目的执行一些保密性250、工作执行一些需要最大限度地进行集中处理的工作岸行会谈。这些活动对于高级职员（如公司秘书、部门经理、会计师）来说是必不可少的。其他职员，例如所需人力和物力的估算人员，由于其工作具有保密性，并需要集中注意力，因此需要封闭式办公室针算机程序员的工作也由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中进行汰事部门的某些职员由于要对求职者进行面试，也需要封闭式办公室。另外，封闭式办公室对于接待来访者、举行会谈也是分必要的。(3）全景式办公室全景式办公室又称活动图景式办公室，这种起源于德国的办公室内部设计方法已经为许多大型企业所采用。全景式办公室也需要大而开阔的空间，但与开放式办公室不同的是它建立在被称之为“有机规划251、”的基础之上。全景式办公室放弃了开放式办公室的严密布局，它并不是根据整个办公室的工作流程进行组织，而是将和某个小组的工作流程有关的职员组织在同一起工作，形成一个小的工作群体。当然，那些相互关联的工作群体彼此是分靠近的。办公用具、办公设备等都随机地设置在各个小组（事实上是部门）的工作空间内，每一种设置都力求最好地配合各小组的工作流程。全景式办公室体现的是一种团体观念，这种团体观念使职员有一种归属感，并为某些集中性的工作提供了空间。全景式办公室设计方法有三大优点：A成功地使一定的空间容纳了更多的人，节省了空间的同时让职员感到自己受到了管理者的重视。B非对称性分布使人感到愉快，从而更易于为办公室职员252、所接受，但同时又保持开放式办公室的长处。C设计方法灵活。在设计全景式办公室时，要对设计方案的每一个细节进行仔细考虑，特别是对环境要进行精心设计。如果条件允许的话，企业在进行设计时要尽量做到下面几点：A由于整个全景式办公室空间大，依靠窗户通风不能满足要求，因此，要安装空调。B由于空间大，依靠透过窗户的日光已不能提供足够的照明。因此，荧光灯照明（看上去类似日光）对于全景式办公室分必要。C装修要采用隔音材料。具体方法主要有：在地板上镶上很厚的地毯（通常用塑料或橡胶制成的）胜天花板上安装吸音砖胜墙和其他表面（如柱子），使用吸音材料，以减少声音的反射。D各个工作群体的工作区域要分开。2办公室内部设计实务253、(1)办公室内部设计的原则为了充分利用地面空间和其他办公室资源，企业在进行办公室内部设计时要注意以下几个方面的问题：A工作流程办公室的内部设计应尽可能地使工作沿着最短的路径进行。最理想的工作流程是直线型，但在实际情况下很难实行。它需要通道式办公室，并且每个办公室末端都有一扇门。另一种理想的工作流程是圆形或椭圆形，这种工作流程通常是可行的。但工作流程的必备条件是，文书应该一直向前移动，不能向后移动。而这种运动路线会增加文书实际上的传递路程，从而影响办公室人员的办公效率。因此，在办公室内部设计中应综合考虑各方面的因素，选择一种最佳的工作流程作为设计的基础。B监督管理办公室的内部设计要有利于办公室负254、责人对工作人员的监督管理。在一般情况下，办公桌通常按排设置，办公室经理或办公室监督者的办公桌设在各排的最前头，就像教室一样。办公监督者的办公桌也可以斜放在办公室的某个角落，以便能观察到所有职员。如果办公室经理或办公室监督者发现有必要拥有一个单独的办公间，这个办公间可以设在办公室的前面部分，并通过玻璃与办公室的部分隔开。总之，无论采用何种布置方式，都要充分考虑监督管理方面的问题。C联系沟通办公室的内部设计还应当有利于职员之间、部门之间的联系与沟通。沟通方式主要包括电话沟通、面对面沟通等。联系紧密、沟通（尤其是面对面的沟通）频繁的人员和部门应当安排在相互靠近的地方。图9-1表明了正常情况下企业各级255、各类人员之间电话沟通和面对面沟通的频率。D工作空间每个职员的工作空间也是办公室内部设计中必须认真考虑的问题。办公室的内部设计必须使每个职员都拥有足够的办公空间。英国政府曾于1963年通过办公室、工场和铁路建筑物法案，规定每个职员的最低工作空间为11.3立方米，天花板的高度为3米，这样，每个职员的地面空间为3.77平方米。但是在实际情况中，许多职员往往需要更大的空间。例如，职员移动办公椅（坐下或离开时）需要一定的空间。如果不考虑这方面的因素，职员们很可能就会相互碰撞对方的办公桌，从而干扰彼此的工作。E地板空间办公室内部设计也要保证地板空间得以充分利用。办公桌、办公家具应以满足工作需要为度，不能过256、于庞大。购买新的办公设备时，除了考虑其价格、质量、性能等方面的因素外，还要考虑新的办公设备需要占用多大的空间，其他可以订在墙上的物品，尽量不放在办公桌上。F工作走道办公室内部设计时要预留足够数量和足够宽度的工作走道，使办公室职员很方便地到达办公室的每个地方而不会干扰其他职员。在一般情况下，合适的宽度为1.2-,.4米，但考虑到设备和其他物品可能占用走道的部分空间，因此，必须给予工作走道一定的空间宽限。G.扩展的可能性裂注：左上数字电话沟通次数；右下数字面对面沟通次数。图9一1沟通矩阵图办公室的内部设计应充分考虑空间扩展的可能性。为了使设计富有最大限度的弹性，许多企业每年都进行办公室空间分析。但257、是在一般情况下，企业应根据自身办公室的实际情况来确定是否有对办公室进行空间分析、扩展的必要性。企业进行办公室分析时，需要考虑下列几类空间：a办公室各层级人员的空间需要。其计算方法是各层级人员数乘以相应的空间标准数。b功能区域，包括会议室、邮件室、机房等所需的空间。c通道、走廊等所需的空间。为了满足未来的需要，必须预留足够的通道、走廊空间。H.办公设备的布局办公室职员经常使用办公设备，如文件柜、复印机等，应该设置在和有关人员毗邻的地方。这种布局避免了办公人员不必要的时间浪费，提高了办公的效率。如果职员在工作时需要到处走动，那么职员就没有被最有效地组织起来。这种不必要的时间浪费，会增加办公室工作的258、成本。I噪音设备办公设备产生的噪音会严重干扰那些需要安静的工作环境寸能认真工作的职员。例如，如果一个打字员在一个电话接线员旁边工作，就不可避免地影响接线员的电话效果。因此，要尽可能将噪音设备和需要安静工作环境的职员隔离，即使这种隔离会对工作流程产生一些影响。J.自然光线除了少数较高的全景式办公室外，办公室的工作一般都依靠自然光。因此，那些需要良好照明条件的职员应当最靠近窗口，以使他们在良好的光照条件下能提高工作效率。K外观一个令人愉快的工作环境能提高职员的工作效率。因此在内部设计完成后，有必要对办公室进行装饰，以提供一个令人愉快的外观。(2）办公室内部设计的工作流程企业办公室内部设计的工作流程259、如下：A量出地面空间的长度、宽度，并按一定的比例尺画出轮廓。B.标绘出所有的门、窗以及其他阻碍物。C测量出每件办公用具、办公设备占用的地面面积，并根据同样的比例尺用硬纸板制作出各件家具和设备的模板。D在略图上勾勒出合适的工作流程，并把办公用具、办公设备的模板放在工作流程的恰当位置。E检查以上设计，考虑工作流程以外的其他问题，如人员与设备的距离，自然光线的利用，监督管理实施的效果等，并对以上设计作必要的调整。F根据设计安装各种设备，对设计好的办公室的运行进行两至三周的仔细观察，并根据实际运行情况对办公室设计进行必要的修改。二、成功企业办公室管理制度范本x x公司办公室布置规定第一条各部门办公室布260、置以大办公室集中办公为原则。第二条经理室设置于大办公室的一端，与所属单位以玻璃间隔。第三条各部门所属单位座位应采用同一方向，后排为各室主任，中排为各组组长，前排为一般员工。第四条接洽外客频繁的员工，应将其座位排在前台边。第五条办公桌以单独排列为原则，如因场地或实际情况需要，可以两桌并排。第六条接洽外客的地点应安排在经理室客厅。第七条因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置按照大办公室布置的原则办理。第八条办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定为白色，柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。第九条各部门钉挂衔牌方式规定如下：1大办公室及独立设置的小型办公室衔牌钉挂在入口261、处的适当位置。2大办公室内的单位衔牌钉挂在各部门经理座位上方的适当位置。3衔牌颜色为绿底白字，其规格定为宽度为高度的二倍。第条办公室内如场地允许，可划出一角为更衣室。第一条箱橱顶上及柜台上不得堆置文件。第二条公司及各部门办公室布置图及座位图由总务部事务室于本要点公布后30天内派人实地绘制呈报。第三条本规定经总经理核定后公布实施。第三节办公室人员管理制度办公室人员是企业有效率地开展办公事务的决定性因素。没有办公人员，即使是最先进的自动化技术也无法运行。因此，现代企业有必要加强对办公人员的管理，使这一决定性因素发挥其应有的作用。一、办公室人员的基本要求办公室人员的工作环境和工作内容决定了企业对他们262、的基本要求。其具体内容主要包括基础文化、专业知识、相关学科和新兴学科知识以及个人能力等诸多方面。现分别阐述如下：（一）基础文化文化的概念，比知识的概念具有更广泛的内容。办公室人员的基础文化包括两个主要方面：是社会科学基础文化，如历史、政治、思想史、社会发展史、哲学理论等。办公室人员，尤其是涉外企业和跨国公司的办公室人员不仅要了解本国文化，还要了解业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化形成。了解不同国家的历史，准确把握不同国家的特点，对于开展办公室工作有很大帮助。在经济联系日益国际化的今天，这一点的重要性更加明显。二是自然科学基础文化，如数学、物理、化学、天文地理等。当代社会的工作与生活离不开自然263、科学知识，高科技水平的社会生产必须以自然科学知识为基础。一方面现代办公设备日益复杂化、高技术化，没有一定的自然科学知识，就很难了解其原理和性能。另一方面现代企业的产品技术含量不断增加，有的采用电子技术，有的采用生物工程技术和化学反应原理，没有一定的自然科学知识，办公室很难为企业的功能部门服务。（二）专业知识办公室人员的专业知识，是指办公室人员由于其工作职能、工作范围、工作内容而要求掌握的知识。具体来说，包括两个方面：1有关办公的专业知识(1)秘书学。有关秘书的工作性质、工作范围、职能和权限以及职业道德、职业素质要求的知识。(2）文书档案学。有关文书文件的起草、运转、立卷、归档、资料卡片收集整理264、应用等方面的知识。(3）信息沟通学。有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析、处理、发送、反馈以及网络化服务方面的知识。(4）写作学。各种文件、报告、计划、信函的文体知识和写作方法。（5）除了上述专业知识外，还有法学（法律、法规）、经济学（尤其是财务、金融）、心理学、管理工程学等的知识，也要求办公室人员有一定程度上的掌握。此外，企业对办公室工作人员的外语要求也越来越高，多掌握几门外语，就可以更好地胜任工作。2有关该行业的专业知识如商业中的市场营销知识、金融业的货币流通知识、企业内部的管理知识、财务、审计知识等。在医院办公室供职的办公室人员，除了要掌握扎实的办公室专业知识外，还至少需要有临床学265、诊断学、药物学等方面的知识。因此，单纯的办公室工作是不存在的。办公室人员必须具备所在行业和部门的专业知识，这是办公室工作专业化的要求。（三）相关学科和新兴学科知识相关学科知识是相对于办公室人员的专业知识而言的。此外，在科技水平不断提高，新兴学科理论不断出现的知识经济时代里，办公室人员要尽可能多地了解和掌握前沿知识，为企业服务。1相关学科知识(1)会计知识，财政金融知识，股票与证券、房地产知识。（2）行政学知识，领导科学，社会知识，特殊心理学知识，人力资源管理知识。(3）国际贸易知识，国际商务知识，国际法与国际惯例知识，国际旅游知识等。2新兴学科知识二世纪以来，各门自然科学长足发展，学科越分越266、细。同时，学科之间又相互渗透、相互交叉，使得自然科学趋于整体化。在这方面，系统论、控制论和信息论的产生和发展就是一个典型的例子。办公室人员要对这些知识保持高度的敏感，不断地用新知识充实自己，才能对在办公过程中遇到的各种情况进行得心应手的处理。（四）能力要求办公室人员除了要掌握上述几方面的知识外，在能力上也要有一些特殊要求。这是因为知识并不等于能力，知识是人们各方面能力得以正常发挥的基础，而能力却是各方面知识的综合运用和体现。一切围绕办公室工作的知识固然重要，然而知识水平最终要落到实际执行上。因此办公室人员要有知识，更要有能力。办公室人员应主要具备以下几种能力：1观察分析能力用自己掌握的知识，观267、察理解企业生产经营中的事情，敏锐地发现问题，迅速地抓住症结，并找出解决问题的办法，这是办公室人员观察分析能力的体现。在信息经济时代里，办公室人员要掌握大量信息、知识，但如果不及时将它们联系起来进行综合、分析、提炼，使之最终成为有用的信息，就无法为各功能部门提供服务。换言之，观察分析能力也是一种创造能力，是办公室人员以自己的知识和信息，经过加工，创造出新的设想、新的思路的能力。2表达能力表达能力即是用语言、文字、行为来准确显示自己的思想，并让别人快速无误地领会韵能力。在办公室工作中，表达能力是办公室人员的重要能力之一。接待访客，处理公共关系，进行信息沟通等都要依靠表达。办公室人员应当准确、及时、268、简洁、规范地表达自己所在企业的工作情况，并为本企业其他部门提供服务。善于表达，更重要的是能准确把握说话的时间，内容和方式。办公室人员只有在这些问题上把握适度，才算是真正具备了较强的表达能力。表达有口头表达和书面表达之分。在口头表达中，驾驭语言的能力，丰富的词汇量、敏捷的思维、清晰的语音以及语气、手势、表情、体态、反馈感觉和表达风度是准确、顺利表达的基础。在书面表达中，准确的词汇使用、严谨填密的思维、得当的文章体式、清新流畅的语言表达是必需的。3公关能力办公室人员的公关能力对一个企业来说相当重要。公共关系工作要使企业与企业之间，企业与公众之间建立和保持沟通、了解与合作的关系凄参与本企业组织决策和269、解决问题与纠纷凄为本企业提供公众和其他企业的需求及意向信息，起到监测和预警作用，帮助企业提高应变能力凄协调本企业内部上下级、各职能部门之间的和谐关系。由此可见，办公室人员的公关能力至少应当包括沟通能力、协调能力、组织能力、决策能力和应变能力等几个方面。4适应能力适应能力包括物质和精神两个方面。用生物进化论来解释，就是“物竞天择、适者生存”。办公室人员是企业的窗口，需要处理纷繁庞杂的事务，接待各种各样的客户，面对各类突发事件和重大事件，因此没有良好的适应能力是不行的。办公室人员，尤其是涉外企业的办公室人员还可能在工作环境中感到各种差异，包括语言、饮食习喷、生活方式、工作方法、思维方式、以及包括上270、下级关系在内的一切公务关系和公共关系、甚至价值准则等。这中间，有的需要加以改造，但更多的需要办公人员去适应。5.自我控制能力自我控制能力属心理素质范畴，是一个人意志和毅力的表现，是一种深浅有度的把握。办公室工作涉及一些生产、经营方面的秘密，同时又是一种从属性、服务性工作。因此，自我控制能力对于办公室人员来说也是非常重要的。二、办公室人员的基本技能办公室人员需要掌握一些基本的办公技能，才能顺利地完成工作任务。这些基本技能主要包括接待访客、信件处理、电话沟通、会议安排、档案管理、商业文书等。（一）接待访客技能与礼仪接待访客是办公室人员的一项重要工作内容。因此，接待访客的礼仪与技能就成了办公室人员的271、基本要求。1基本技能办公室人员接待访客要掌握一些基本技能。这些技能主要有：(1)既要机敏，又要有礼貌。(2）要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。(3）要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗憾，并为他安排以后会见。(4）按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。（5）要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。2基本礼仪接待访客的基本礼仪包括下面几个方面的内容：(1)顾客来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“欢迎光临”，当对方递过名片来时，应用双手接过272、来，并念出对方的姓名和公司名称。(2）引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件合起，避免他人看到。(3）在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。(4）在会客室前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住，让访客先行进入汝口果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。（5）进入室内后，应请访客坐上位（离入口较远处），并说“请坐，稍候”。办公室人员退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门，挂上“访客中”等字样的牌子。3款待访客这里有关款待访客的技能主要是指在访客与有关人273、员面谈时办公室人员应注意的一些问题，这里重点提及以下几点：面谈时，应当在适当的时候端上饮料（茶、咖啡、奶茶），饮料应放在大盘中端出并放在距离访客近的茶几上腼谈时间若很长，应当在适当时间入内添加茶水腼谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上处理。4善后事务办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。当一位访客刚走，马上又来了一位访客时，为了避免让访客久等，整理的动作要利落、敏捷。如果距离下一个访客来临还有段时间，应先开窗通风。烟灰缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。清洁完毕后，马上查对下一位访客。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的274、速度迎接访客。（二）信件处理技能在将信件转给总经理或办公室主任前，办公室人员应对其进行以下处理：1分类先将信函类邮件挑出来，把注有“私人”或“机密”的信件另放一边。另外再把报纸、杂志放在一起，广告和传单等放在一堆。2拆信先拆信函。把信口朝上摆好，然后拿起拆信刀一次拆完。3检查附件取出来时，检查一下东西是否都拿出来了。将相关文件夹在一起。（注意：查看信头有没有回信的地址和名字。如果没有，信封也一起夹好，如果没写日期，就写上邮戳日期）。4加盖日期最好在信上加盖“收件日期”戳记。信件全部检查完毕之后，将包括备忘录，以及账单、报表等在内的所有信函分为三类：类由总经理亲自处理拐一类由办公室经理或其他职能275、部门经理处理淇余的由办公室人员来处理。整理信件时，若信件需要有关文件参考，则一并取出。办公室在收发信件方面的工作量，一般与该企业业务量的大小相关，大的企业办公室设有专门的信件递送部门。办公室人员发出信件的工作主要包括：1检查地址对发出的信件，首先查对信笺与信封上的收信人姓名、地址是否一致，信封上的地址、邮编是否齐全。如果使用开窗信封，信笺上的收信人姓名、地址必须完整，包括完整的姓名、街名、城市、省区及邮政编码。2检查邮件标记邮件标记须打印在信封上，标记要醒目，拼写要完整，标记分信件性质标记（“私人”或“保密”）和邮寄方式标记（是否“挂号件”或“特快件”）两种。3检查签名检查信件上的签名是否正确276、。4检查附件检查信件中注明的附件是否齐全。（三）会议安排技能1会前准备工作及会后整理在会议前做好有关会议的准备工作，是办公室人员的重要职责之一。会议工作首先要准备的是会议桌、椅子、架子、烟灰缸。同时要注意调节会议室照明的设备及中央空调系统，以保证会议顺利进行。会议室整理完毕后，要联络各部门，确定出勤缺席情况，并记录下来。会议开始前要向上司请示会议中遇有访客或电话时的联络方法及处理方法洪将会议的预定表、资料、备忘簿等准备好，放在桌上。茶点的预备也不可忽略，当出席者都在场时，依照人数倒茶。倒茶的顺序依次为主席、总经理，由上席顺序而下。会议时间长时，可在适当时间内重新倒茶。会议结束后，茶杯、烟蒂要清277、理干净，桌子、椅子也要放回原位。会议中使用的辅助器材、放映机等，检查过后，放回原处。在整理完毕后，将照明设备、空调系统等恢复原状。2会议议程在一个企业的大型或较正式的会议里，会议议程通常如下：(1)主席宣布开会。(2）点名（口头点或办公室人员观察）。(3）宣布法定人数。(4）宣布前次会议记录（有时候前次会议记录在开会前先传阅，然后再宣读表示全体同意）。(5)同意前次会议记录。(6）职员报告。(7）常设委员会报告。(8)特别委员会报告。(9）未完成的事务（来自前次会议记录）。(10）新事务。(11）委员会任命。(12）提名和选举。(13）下次会议的日期。但是，企业会议的基本议程可以灵活处理，不应278、该由于遵循固定的程序而不能达到开会的目的。因此办公室人员在安排会议议程时可采取一些技巧，不要使议程或“次序问题”影响了开会的最初宗旨。3会议记录方法在做会议记录时应遵循以下原则：(1)记录要尽可能多。尽量多记而不要少记（如果有些记下的项目是不重要的，可以在最后整理记录时将其略去）。(2）记录要齐全。随时注意新提出的项目，记住提出者的姓名，所含的主旨及一般的评论。(3）对于重要报告要逐字记录。有关动议、修正、决定、结论和提案必须逐字记录。(4）列出发言者姓名。将提出新计划、行动或意见的人的姓名记录下来。（5）记下应该采取的行动。在做记录时要加上记号，使用某种大型明显的符号标出会议结束后必须采取的279、行动或紧接着完成的项目。(6）查对事实。如果没法完全记下一项重要提议或报告，应告诉主席，或请发言者重复一遍。(7）使用符号以加快速度。设计一些简短的符号、字母来代替该行业中的一些复杂的片语和流行的术语，以及会议中重要的名字。4会议记录处理办公室人员在对会议中的活动尚有清晰的记忆时，应尽早将会议记录誊写或打印，在此之前将初稿交上司批准。如果企业对于要列入正式记录中的会议记录没有特别规定的打字方法或格式，可参照下列技巧：(1）将表示该项会议的标题写在正中间并大写。(2）指明会议种类，如年度会议、定期会议、特别会议、委员会议等。(3）写出组织或团体的名称。(4）写明会议的时le3.地点、日期。（5）280、写记录时要在两边留两公分宽的空白栏，并且要采用双空行的方式。(6）按照事项的顺序每个段落或项目之间要有三行的空间。(7）每个段落的起头要缩进个空间。(8)记录下正式提出的每项提议，包括被通过的或否决的，同时将提议者的姓名记录下来。(9）将标题打在左侧的空白栏上，以明显区别不同的项目或业务（以红字或大写打出）。(10）写明下次会议的日期。(11)写明会议结束时间。(12）准备一行签名处，以备负责人签名，并写上签名日期。(13）会议结束后，收集所有宣读文件的复本或由委员会和个人提出的报告。委员会的报告通常和会议记录放在一起。（四）档案管理技能虽然一些企业设有档案部门，可是实际上却很少有一个完整意义281、上的集中档案部门。许许多多的文件，如机密档案、文件和经济往来文件等，都应妥善地保存在各部门的办公室里，并对其进行科学的分类。一般情况下分类的方法主要有：1按字母顺序分类如将文件的名字（人名、企业名、有关机构名）按字母表顺序或汉语拼音字母表顺序排列，各字母以字母导板隔开。2分专题排列当文件的名字较之文件的主题来说并不那么重要时，就应当按文件专题作为归档分类的依据。专题仍按字母表顺序排列。最重要的主题名称作为档案分类的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推，用字母分类导板标出各专题的主要标题。3.用数字排列按数字排列的方法是指档案以数码排列，每一个文件或专题给定一个数码。用索引卡或索引条标出282、某一数码所代表的内容。每张索引卡的内容包括文件名称和给定的数码，所有索引卡片按字母顺序排列，存放在索引卡片抽屉里。当需要查找某一档案时，先从索引卡片抽屉中相应的数字头下找出通讯人的姓名或专题名，从而得出档案的数码，然后在相应的档案柜中找到标有该数码的档案。（五）商业文书技能商业文书与一般文书不同，办公室人员在撰写商业文书时需要掌握一些特别的技巧。1书信撰写原则书信是业务往来中重要的信息交流工具，信件处理是办公室人员日常重要的事务。企业绝大部分的事务是通过函件、备忘录或报告处理的。现代企业利用书信的范围日益广泛、数量日益增多。一篇完善的书信佳作，不但要具备广告学、心理学、新闻学和美术学等各专业学283、科的效果，而且要使收信人感到浓厚的兴趣与深刻的印象，从而达到自己所期望的目的和愿望。因此，书信撰写过程中要遵循以下原则：(1)积极诚恳的态度说话。(2）考虑对方的立场。(3）信中的言词应灵活运用。书信在撰写以前，必须先决定书信撰写的基本特点，诸如文体、语言、打字机、信封信纸等。2书信撰写技巧商业文书应当具备明晰、确实、简洁、完善等要求，这些要求可以通过掌握一定的撰写技巧来实现。由于书信阅读者一般都比较繁忙，所以撰写的书信必须简洁清晰、直截了当。书信一开始就应该把对方的注意力抓住。此外，在撰写过程中还应注意标点符号，要用意义明确的短句，同时保持书面整齐清洁等。书信撰写要求具有一定的结构，办公人员284、只有充分了解书信结构，才能掌握其撰写技巧。一般来说，书信包括八个部分，它们是：(1）信头。(2）发信日期。(3）收信人姓名地址。(4）称谓。（5）书信正文。(6）结尾。(7）签名。(8)其他信件附加事项，诸如附件记录、注意点，以及其他特别说明等。三、办公室人员的招聘与培训（一）办公室人员的招聘对办公室人员进行科学管理，提高工作效率的前提是招聘到优秀的人才。企业招聘人才的依据主要是职务说明和职务规范。其中职务说明描述了所要执行的工作，列出了工作所包含的主要方面，如工作目标、工作范围、工作职责、权力、以及要执行的任务，所要求的技能等级、所属的部门、工作条件、工作危险特性要求以及向谁汇报等。职务规范285、描述了职务的智能与体能要求，知识与培训要求，能力和态度要求等。下面分别从办公室人员的招聘信息来源、求职申请、面试、测试选拔、最后确定来对办公室人员的招聘工作做具体介绍。1招聘信息来源招聘信息来源是指企业用哪些方法，或者说通过哪些途径使求职者知道其需要招聘人员的信息。一般来说，招聘信息的来源主要有以下几种：（1）广告广告通常刊登在和所要求的技能相适应的报纸或杂志上。一般来说，办公室职位空缺可登在地方和全国性报纸上。有时职位空缺广告通过电视或收音机播送。无论将招聘广告登在什么地方，都应当陈述职务说明和职务规范的要点，并简要说明职务的前景和报酬问题。此外，企业概况、产品和服务的类型也要表达清楚。(2286、）政府职业介绍中心许多国家都有类似的政府机构为劳动力提供就业信息，为企业提供人力来源。例如我国的人才交流中心，英国的PER等。(3）私人职业介绍所在国外这种职业介绍所很多，而且大部分为某一特定工作领域提供专门服务。例如私人秘书、速记员、打字员等。其他的包括记录员、一般办公室人员、计算机操作和程序员、以及处于等级链的顶部的管理和职业人员，如会计师、总经理秘书等。一些规范的职业介绍所在为企业的特定岗位提供人选前，就已经对申请人进行了一次筛选，这对于一个工作繁忙的办公室经理来说是一个很大的帮助。这些机构高度专业化，完全按照办公室最终选拔的要求来执行职位空缺的招聘程序。(4）职业团体许多职业机构和协会287、为他们的成员提供就业服务。因此，企业办公室完全可以通过这些职业团体为其提供具有合适的资格条件、职业能力和可靠人品的办公室人员。（5）专业院校与综合性大学所有的教育机构，包括各种专业院校和综合性大学，提供了从六岁就离开学校的办公室低级职员，到拥有专门学位、适合某种特殊工作的大学毕业生等各种层次的招募来源。高等教育造就了大量拥有不同资格条件的学生，从打字技能到各种职业技能，如会计、人事、市场等。(6）个人推荐现在的和过去的职员，业务上的熟人以及其他人员会经常为办公室职位空缺或潜在空缺提供候选人。如果推荐者是可靠的，那么这种招募来源就是有价值的。许多富有进取精神的求职者还会主动地与潜在的需求单位进行288、联系。即使没有现成的职位空缺，办公室也应当对这种申请进行认真考虑。（7）内部和外部升补职位空缺产生时，办公室常常可从内部来选拔人员填补空缺，当职位空缺包含晋升或调换工作因素时尤其如此，尽管这种做法会产生另一个职位。职位空缺也经常通过外部职员来填补，尤其是在职位空缺需要某种特别技能时。(8)其他途径办公室人员招聘信息来源的途径多种多样。除了以上所列举的之外，企业也可通过其他途径招募。比如在办公大楼外部贴海报，向商业协会或办公设备的制造商提出要求等。任何一种途径都有其特殊的应用领域，当一种途径不能奏效时，应当考虑替代途径。2.求职申请求职申请是指应聘人员向企业就自己感兴趣且能胜任的工作岗位提出的申289、请。这一过程是通过应聘者填写求职申请表来完成的。求职申请表和人事档案有些类似。事实上，求职申请表即是企业人事档案的基础。求职申请表包括个人信息、教育和培训信息以及过去的职业和工作经历等。求职申请表还为求职者提供专栏填写兴趣和爱好，说明他们的求职原因，以及填写能材料其适应性的证明。求职申请表的形式与内容在很大程度上取决于工作的性质和工作的等级。对于高级职位来说，求职申请表可能是非标准化的，求职者可能被要求以信函的形式进行申请，并附上个人简历。一旦求职者填写了申请表，我们就可以根据表中的信息进行第一阶段的人员与职位的匹配工作。应聘登记之后，要对求职申请者进行筛选，列出候选人的清单。在面试过程中，求290、职申请表对于提供求职者的有关信息分有用，面试主考官可以要求求职者对表中的有关问题进行解释、证明或扩充已有的某些信息。3面试在对求职者的申请表和个人书面材料进行研究后，办公室经理应列出候选人名单，并挑选出一些在面谈时要讨论或澄清的问题。面谈应根据职务说明和职务规范的要求进行，并尽可能做到结构化，力求扩充求职者在求职申请表上提供的信息，并据此来评估候选人的未来工作绩效。一般来讲，面试中应注意求职者以下七个方面的问题：（1)身体外表形态求职者的穿着打扮是否适宜？言谈举止是否恰当？在健康或体格方面是否有明显的缺陷使得求职者不适合该项工作？(2）知识水平求职者在什么地方、哪个学校毕业？是否取得了某种教育291、上的资格条件，如果是，这些资格条件是什么？处于什么等级？求职者具有哪些相关的工作经历或接受过什么相关的培训？(3）兴趣爱好求职者有什么业余爱好？这些爱好活动是实际作业性的、智力运用性的，还是社交偏向性的？(4）倾向性求职者是否表现出自信、自我约束、可信赖的品质？（5）智力水平求职者表现出了什么水准的智力？他申请的工作职位要求什么程度的智力水平？(6）特殊能力求职者有什么样的特殊才能？例如，运用文字的能力或数学能力，是否有手工操作技巧？等等。(7）环境求职者的家庭环境如何？如果正式录用，他是否会觉得上下班方便而又安全？如果由他填补职位空缺，是否既对求职者本人有益（从个人的职业发展角度看），又对整292、个企业有益？通过面谈不大可能获得这七个方面的精确信息，而只能形成一个印象，因此有必要安排一系列面谈，或在面谈之外组织一些社交活动，如共进午餐、参观企业等，以使办公室主任对候选人有一个更深层次的了解。对应聘人员进行面试时，面谈的方法主要有直接面谈、间接面谈和典型面谈三种。其特点、典型问题和优缺点比较可参阅下表。表9一3面谈方法概览表口4测试选拔很多时候，仅仅是面谈并不能确定是否录用某一位求职者，测试选拔也是人员招聘工作中的一个重要环节。为选择办公室人员而进行的测验，应符合下述原则：(1)测验在执行和解释上必须公正：(2）确保测验与职务的联系二(3）测验不是惟一的手段，而是对人员进行全面评价的辅助293、工具二(4）测验必须遵循效率原则。选拔测验可分为如下几类：(1)智力测验用来衡量智力和推理能力。(2）能力倾向测验衡量完成某种特定工作的能力（如以数值表示概念的敏捷性），预测未来工作绩效。(3）水平测验衡量精通某类工作的程度，如打字及有关的办公技能。(4）人格测验衡量抽象的概念，如进取心、自主性、服从性等。（5）兴趣测验类似于个人好恶的清单，一般用于职业咨询。在选拔办公人员时，应综合运用一整套测验，以检验合乎特定职务要求的多种能力。5.录用决定通过面谈和测验，办公室经理获得了充分的信息，通过对这些信息的分析，就可以做出最后的选拔决策。如果面谈和测验证明没有合适的人选，办公室应重新刊登招募广告，294、而不能任命一个没有达到规定标准的申请人。一旦做出录用决定，应当尽快通知申请者本人，并签订工作合同（协议）。工作合同应包括以下内容：(1)准确的头衔和职务名称。(2）工作场所。(3）职员的任务和责任。(4）职员的权力范围，以及向谁负责。（5）如有可能，规定工作时间（对于高级职位，常常不采用这一条）(6）现时工资及有关增加工资和加班工资的规定。(7）奖金、红利的正式规定。(8)休假方面的权利。(9）病假和疾病补助金的规定。（10）产假规定。(11)退休规定，包括退休年龄、退休金以及退休的资格条件。(12）有关解聘和职员自愿离职的规定。如果涉及解聘，应规定预先通知的期限和报酬支付的方法。(13）缺勤295、（疾病和正常休假除外）规定，包括带薪的缺勤，例如参加婚礼、葬礼。上述条目当然不可能包括工作合同所有的内容。在有些情况下，必须做出细则规定。很多合同，尤其是工作合同，经常会引发解释争议。因此，工作合同一般由企业的律师或法律部起草，起码应经过他们的审查。（二）办公室人员的培训企业在招募到合格的办公室人员后，就要对其进行一些基本工作技能的培训，这种培训主要是入门介绍，目的是使其能尽快地熟悉新环境，适应新工作。此外，对于原有的办公室人员，企业也要对其进行必要的培训，使他们不断提高业务水平与工作效率。因此，对办公室人员进行培训是办公室经理的一项重要职责。1培训的意义对办公室人员进行培训，能给企业带来许多296、利益。最切实的是可以使办公室人员的工作效率得到提高。研究表明培训与职员效率有密切的关系。许多人，尤其是第一次找工作的年轻人，都希望在那些能提供培训机会的企业中供职，因此，培训有助于招募工作的开展。培训还能提高企业的形象。当企业出现劳动力短缺，尤其是熟练人员短缺时，培训可消除或减轻这个问题。培训可以提高和维持职员的士气。当职员经培训后能轻松地完成自己的工作时，其土气经常是最高的。而且职员还可能因此形成对企业的向心力。对职员的培训还可以为办公室提供未来的经理人员和监督人员，这些内部晋升对职员是一种激励。培训对采用新的设备和工艺方法来说也是必不可少的，它可以缩短机器达到满负荷运转所必须经历的时间，同297、时也节省大量的经费。2.培训计划的制定对职员进行培训必须先制定合适的培训计划。任何一项培训计划在制定和实施前，必须先解决其目的问题。办公室培训计划的目的一般包括：(1)提供入门训练，使新职员具备接受新分配工作的条件二(2）为在职人员提供进修机会，提高他们的专业知识和技能二(3）为工作任务发生变化的办公人员提供再训练二(4）提供管理培训和进修，使办公人员具有承担更多责任和更高职务的能力。培训目的根据履行职务的实际情况来确定，并应在培训前将其传达给受训人员。在确定了培训目的后，负责实施办公室培训的人员就可以编制培训计划了。培训计划应包括下列要点：(1)用特设的表格列出培训目标。(2）概述计划的范围298、和要点。(3）可采用的培训方法和技术。(4）说明与训练有关的受训人员和教员类型。（5）指定编写教材和大纲的负责人。(6）列举训练成本。(7）培训计划呈最高管理部门审批。(8)定期跟踪评价计划成效。3入门训练入门培训的目的是使新人员具备接受所分配的工作应具备的条件。在这种培训中，新人员所学到的大部分知识是从上下级关系的工作环境中获得的。入门培训一般由办公室监督人员或培训部主任负责。入门培训的方法和技术选择基于以下因素度训人员的人数和地址她们在教育、经验、能力、职责和专业水平方面的相似点和不同点赔训人员的能力教学场地、设备和培训计划的现有手段二以及各种方法和技术的成本。在选择培训方法和技术时，要充299、分考虑培训的目标。培训的目标不论是为了增加知识、提高技能，还是为了影响态度和改变行为方式，都对技术和方法的选择有很大影响。下面列出一些入门培训的方法和技术问题，它们同样适于升级培训和再培训。(1）在职训练在职训练是培训新办公室人员最常见的方法，一般利用现有设备和资料为受训人员提供完成工作所需要的知识和技能。采用在职训练的方法，新工作人员可以在同事、办公室监督者或办公室经理的指导下，以一对一的方式，在工作岗位上学会自己的工作。指导者除了传授知识和技能外，还可以时常讨论部门中的一些问题，而且还可以把一些职责交给受训人员。在职培训适用于多种办公室事务性工作的传授，比如信件的开启和分类、为用户开票、为300、买方和卖方的账目过账、直接记录和操作电话交换机等。(2）企业学习班企业学习班可由企业在工作时间内或工作时间外举办。许多企业，如美国电话电报公司、通用电气公司、通用汽车公司、国际商用机器公司和施乐公司，都为其职员的入门培训建立了专门的学习班。这种内部培训的费用很高，但对需要大量文书工作人员的公司来说，仍不失为最好的解决办法。(3）工作轮换工作轮换是指让受训人员在不长的一段时间内轮流到公司各部门或部门各环节去见习一些职能工作，以使受训人在观察或担任各项工作时亲自体会各种业务，学会各种技能。例如，一个公司在招聘一般文书、速记和秘书人员时，不按具体职务聘任，而是把他们派到培训中心去。新职员在获得一个合301、适的职位之前，临时从一个部门调到另一个部门，各种工作都做一做，最后回到培训中心，以便进一步培训。(4）内部讲授示范在规模较大的企业中，当指导者需要把大量实际知识传授给一批办公室新职员时，经常使用讲授示范法。为了说明办公室程序中的主要步骤，如如何处理新来的订单、如何记录或如何使每月银行里的结账单与工资账目余额保持一致，一般都亲自示范或用电影和录像磁带示范来辅助讲授。但示范法是一种单向沟通，在影响办公人员的态度或塑造办公人员的行为等方面的作用不如双向沟通方法的作用大。入门培训的其他方法还有循序渐进教学法、计算机辅助教学法、电影、电视和其他视听媒介教学法等等。4管理培训和进修管理培训和进修的目标是使302、工作人员在办公室内（或企业内）能够担当更高一级职位的任务和责任。举办管理培训和进修，为办公室人员提供晋升机会，将极大地提高办公室人员的士气。许多企业为其基层管理人员和中层管理人员提供内部培训，培训计划是定期安排的，如每周4小时，共6周离月1天，共6个月威每年一周。但大部分管理培训和进修都由外部组织负责，中层管理人员参加外部计划比基层管理人员更常见。管理培训和进修的训练方法主要有：(1)讨论法由小组长领导受训人员进行讨论。主持讨论的人可以为参加学习的受训人员进行讲解，或指导受训人员自己作出部分或全部决定。在利用典型例证从人际关系和改变群体态度与行为方面训练未来的管理人员上看，讨论法很有效。但讨论303、法的费用一般较讲授法高，而且要求主持讨论的人有较高的敏感性和技能。(2）案例研究在培训班集合之前给每一个受训人员发一份书面案例，说明公司过去或现在存在的问题或情况，要求每个受训人员在研究背景材料后在班上提出一个解决问题的方案，然后受训人员互相评价提出的方案。由于一个案例问题往往有多种解决方案，所以受训人员通过对一些可能的解决方法进行分析和讨论，能逐步加深对管理行为的了解。(3）评价中心评价中心采用的模拟管理练习近似于受训人员在较高级职务中将遇到的某种工作情形。评价中心一般用于鉴定工作人员的管理才干，如分析问题的能力、判断力、领导能力、人际敏感性、创造性和组织规划能力等。评价中心典型的练习包括文304、件处理决策、无领导小组讨论、模拟面谈、分析问题及调查问题等。这些模拟练习由受到专门训练的评价员主持，他们以评价小组的形式对受训者做出一致评价。（4）决策模拟决策模拟原是为高、中级管理人员设计的，通常称作企业对策。这种方法模拟的是企业的实况或其中的一个职能。进行对抗赛的两组受训人员，分别扮演企业管理部门的各种角色，培训人员会给他们一份虚拟的业务说明，然后要求他们完成任务和制定决策（经常借助于电子计算机）。所要制定的决策，可能是要通过削减费用、改进生产和增加销售等措施来提高企业的效益。企业对策能使受训者深入了解组织的状况，促进参与者之间的协作，进一步提高参与者解决实际问题的能力。（5）文件待处理训305、练在这种决策模拟技术中，先向未来的办公室管理人员简单说明一个高级职位，然后将受训人员“提升”到这个职位上，再给他一份有代表性的问题样本，通常是邮来的备忘录和业务函件，要求受训人员在规定时间内制定全部决策和解决所有问题，而且不能从外界获得帮助。(6）讲授法这是一种非参与性的单向沟通技术。运用这种方法，小组领导、教员或训练专家能够把许多实际知识在较短时期内传授给一大批人。在所有训练方法中，讲授法费用最低，运用得最多。讲授法在影响受训人员的态度和树立一种行为模式方面的能力是有限的，而且在这种方法中受训人员因不能参加实践而得不到什么激励。（7）角色扮演它要求将来的管理人员和其他受训人员在模拟条件下扮演306、他们自己的或别人的角色。受训人员可以扮演高级管理人员的角色，并对这一级人员可能遇到的问题提出解决办法。在扮演结束之后，由直接上级或训练专家来评定成绩。四、成功企业办公室人员管理制度范本（一）x x公司总经理办公室主任责权规定第一部分职务规定1负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执行。2定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。3根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。4负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。5组织起草总经理办公室文件307、（对各职能部门以总经理办公室名义起草的文件负责审核），做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。6组织做好总经理办公室印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司大事记。7协调安排涉及多部门主管参加的各种会议。8组织做好来客接待和公车的管理工作。9指导做好电话话务与机线维修工作。10.根据总经理方针目标的要求，及时编制本室方针目标，并组织检查、诊断、落实。11.负责公司办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制订和管理，并对办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。12负责完成总经理临时交给的各项任务。第二部分职权规定1有权向公司各部门索取必要308、的资料和情况。2对总经理指示的贯彻执行情况，有权检查督促。3有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。4有权督促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。5有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。6有权安排调度公车的使用。7对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。8对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。9对要求各部门主管参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。10.有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。第三部分职责规定1对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。2对总309、经理办公室行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。3对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。4对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。5对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。6对下属工作质量差造成不良影响负责。7对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。8对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查、诊断和落实负责。（二）x x公司秘书工作条例第一部分秘书的任务第一条秘书的任务是代替公司经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。这些工作不论大小，都应看做是经理的重要工作来310、接受。为使经理的工作得以顺利进行，对经理的工作进行计划和准备是秘书的主要职责。第二条本公司秘书的工作有很多项内容，简单地表示如下：（一）传达（二）运转（三）助手（四）书籍、文件整理（五）室内整理（六）代行事务（七）会计事务（八）调查（九）记录（）接待第三条以上工作的内容以及分量根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。第二部分秘书的工作内容第四条传达事务传达事务的工作内容具体如下：（一）接待来访来访者形形色色，既有政府官员、大公司的经理，也有普通的职员，另外还有预约会见的申请人，报纸杂志的记者等。他们有的是有要紧的事情，有的是递交文件，也有的仅仅是问候。秘书要有区别对待来访者的能力。与对方会见时311、，在未充分了解以往交际关系的情况下，听取了姓名和所要求后，通常是请对方稍候，而不直接说经理在或不在、见还是不见。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒绝对方，或是将个人意见报经理后接受答复。（二）收听电话收听电话时一定要先声明“这里是X X公司”或“这里是经理室”，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。（三）转达需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，根据情况问清楚并准确、迅速地转达。（四）文件312、的收发及分送收到的邮件或送来的文件首先要区别是要直接送呈经理的，还是需秘书再进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示经理），需经理办理的要直接送交经理。如遇经理正在出差途中，而不能确定是否应将邮件送至出差地时可与副经理协商。经理不在时如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。第五条日常运转工作这项工作的具体内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面（一）日程的设计及其安排对所确定的经理应处理的事项如会见、出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出的日程表。日程计划应记入每月日程表必要时在上面记下预定内容和变更情313、况。（二）准备及安排有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。第六条用品的整理秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据经理具体执行公务情况的不同而有所不同。（一）在办公室内平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，最好能做到事先心中有数。有了明细表，还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。（二）经理外出时经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应注意事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表事先贴在那里以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询经理意图以准备好所需用品。（三）文件、资料的准备首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。机密文件可以直接交经理或是用封袋密封好后等待经理的指示。第七条文件整理业务（一）为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。整理工作首