1、照明科技公司工作档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX照明科技有限公司 档案管理规定XX年 月 日制定 文件编号： 第一章 总则第一条 为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。第二条 档案工作的宗旨：收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。第三条 档案管理的基本原则及要求：一、归档原则1 集中保管：公司各档案材料由行政部集中保管。2 主动上交和积极催收相结合：各部门主动上交和行政部催收相结合。3 详细登记：各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，标著清楚2、，以便分类归档。二、交接原则1 员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；2 档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案材料交接单，公司不予办理相关手续。（档案交接单见附表一）第四条 档案管理的组织机构及责任划分档案管理实行集中管理。行政部集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。一、行政部全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括： 1 收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。2 档案3、材料的保管和销毁；3 档案材料的借阅、催还； 编制： 审核： 批准： 共6页第1页 年 月 日起实施4 指导部门档案管理人员的工作；5 领导交办的其他档案管理工作。二、部门档案管理人员1 各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。2 部门档案管理人员在办公室的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。第五条 档案管理分类对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。第二章 纸质档案管理第一条 纸质档案的内容纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。第二条 档案的收集档案的收集按照以下两种情况执行：1、需要经行政部流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出行政部之前，先交4、办公室归档。2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经行政部流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：事先登记A. 部门在每年制定工作计划时均要同时注明各项任务要产生的档案目录清单，并不得出现明显漏报，在制定完工作计划3天内必须报送办公室，办公室秘书根据部门上报的情况，结合以往工程或工作情况和历史经验，编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，下发各部门执行；B. 公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；C. 对于公司部门会议文件，各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记，办公室按照登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书根据会议登记表5、向各部门催收文件；事后查收A. 行政办公室根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收档案； 编制： 审核： 批准： 共6页第2页 年 月 日起实施B. 各部门须严格按规定主动、及时向行政部上交档案材料；C. 对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料重要性，在考核结果中对相关部门经理进行责任处理；D. 对于行政办公室催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对相关人员进行责任处理。第三章 档案查借阅管理制度第一条 公司员工可以根据公司确定的查阅权限，查阅有关文件。第二条 由行政办公室专员按相应的查阅权限原则上执行，如需越权查阅，需上一级主管领导批准6、。 A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算材料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。B级文件(机密)：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种末正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报7、的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。C级文件(秘密)，包括：各种证明材料；工程方面的洽商等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。D级文件(普通)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关干部任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它8、。查(借)阅档案必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；密级档案在办公室查阅，不能带出，必须带出办公室查阅的，需办公室主任审核报上级领导签字才可。 编制： 审核： 批准： 共6页第3页 年 月 日起实施第三条 档案原件一般不外借，如必须借阅，一般档案时间不超过十天，密级档案不超过一星期。并且必须得到办公室主任审批并办理相关手续。第四条 借阅档案的人必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。第五条 借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经办公室主任批准并办理相关手续。并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理，保9、证复印件与原件有明显的区别，并且只复印文件上相关的部分，其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理；第六条 借用的档案，当事人必须在规定时间归还办公室；如确需延期，当事人必须提前一个工作日办理续借手续。否则视为无故不及时归还，在考核结果中对责任人进行责任处理。第七条 借阅档案交还时，必须当面点交清除，与发现遗失或损坏，应立即报告领导，并根据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。第八条 外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能查阅，但不能将档案带离办公室。第九条 外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的资料要进行审查、签章。附件一、部门档案管理人员的职10、责部门档案管理人员要接受公司办公室的业务指导、监督和检查，学习公司的档案管理制度，按公司档案管理制度管理本部门的档案资料，其主要职责如下：一、对部门已结案工作所产生的文件及时收集、整理，按规定向办公室移交(各种资料、上级批文、图纸、声像资料等)；二、负责部门文件资料的整理、统一编号及提供利用；三、负责部门档案资料的安全保密工作，每月进行安全保密检查，向办公室汇报工作，接受办公室的监督检查，并定期（一般为三个月一次）和办公室秘书进行清单核对；四、根据档案管理制度规定各部门要建立档案登记本，严格规范档案交接收发手续（见附表一、档案交接清单）；五、负责对部门的电子文件资料进行备份整理，保证各种文件的11、安全可靠；六、负责本部门计算机的正常运行和使用，每周坚持杀病毒。 编制： 审核： 批准： 共6页第4页 年 月 日起实施附件二、档案资料立卷归档规则档案资料立卷归档规则为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。第二条、名词一、立卷-公司本部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程12、，称之为立卷。二、移交-是指项目部在工程竣工后二个月内或公司本部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。三、归档-凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。四、销毁-是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。第三条、文件材料整理排放的要求。文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。 编制： 审核： 批准： 共6页第5页 年 月 日起实施附表一、档案交接清单种类密级类号编号名称单位数量备注交接人：；接收人：； 日期： 年 月 日 本文件由*部门负责制定，总经理审核，董事长签批实施。 本文件自XX年*月*日起执行。 编制： 审核： 批准： 共6页第6页 年 月 日起实施