1、技术公司档案收集、整理及提供利用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、范围本制度规定了XXX有限公司档案工作管理的术语和定义、职责与权限、管理内容与方法以及检查与考核、报告与记录等要求。本制度适用于XXX技术有限公司除财务部、人资部外的各部门档案工作管理。二、术语与定义2.1 档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。2.2 档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。2.3 归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。2.4 保管期限对档案划定2、的存留年限。2.5 文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。2.6 科学技术档案反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。2.7 实物档案实物档案是指本单位在生产、经营、外事交往以及其他一些重要活动中，获得的具有保存价值的实物标志物品。2.8 音像档案记录声音和影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘等。2.9 档案鉴定判断档案保存价值的过程。2.10 档案销毁经过鉴定对失去保存和查考价值的档案作毁灭性处置的过程。2.11 档案库房收藏档案的专门用房。2.12 载体可将信息记录于其上或其中的物质材料。2.13电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并3、可在通信网络上传输的文件。2.14 利用利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。三 职责3.1 公司领导其职责是：a) 负责听取有关档案工作的重要事项汇报，提出审批意见；b) 负责档案管理工作的领导、组织、部署、考核；c) 审定公司档案管理的重要事项、工作机制和保障措施。3.2 档案归口管理部门其职责是：a) 贯彻执行关于档案管理的法律法规、标准和规章制度；b) 负责档案的保密、安全管理工作，确保档案和档案机密的安全；c) 负责档案管理制度和档案规范化、现代化建设；d) 起草、修订档案管理工作相应的标准、制度；e) 负责对部门文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作进行组织、指导和监督；f4、) 负责对各部门档案工作进行业务指导和业务培训；g) 负责向有关部门或个人索取应归档的文件资料；h) 负责档案资料的整理、检查、归档工作；i) 负责检查与考核各部门的日常档案管理工作；j) 配合档案鉴定委员会进行档案的鉴定与销毁工作。3.3 各部门其职责是：a) 负责收集属于归档范围的文件资料、音像制品、实物等档案资料；b) 负责将本部门形成的档案资料进行收集、整理、立卷、装订并按有关要求定期向档案室移交；c) 在移交文件资料同事移交对应的电子目录数据和全文信息；d) 负责配合档案馆做好与档案管理相关的其它工作。四、 管理活动的内容与方法4.1 工作流程下发归档通知收集整理（各部门）-审核归档5、保管统计提供利用鉴定销毁资料再归档4.2 档案管理4.2.1 下发归档通知档案室每年12月份向相关部门下达年度归档通知。明确归档计划编制完成时间及收集整理完成时间。4.2.2 收集整理各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期移交本单位档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。收集整理的主要内容、方法详见档案收集与整理管理部分。4.2.3 审核档案室对各部门移交的各门类文件资料应认真清点、全面检查是否符合归档文件的质量和整理要求，经核查无误后在移交清单上签字，办理交接手续。4.2.4归档档案室接收各门类、各种载体资料后，进行编号、编目、装盒及封面、脊背的填写粘贴、排列上架等工作，在3个月内完成归档6、工作的全过程。4.2.5 保管a) 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。档案的存放应遵循档案管理专业具体要求和技术标准执行。b) 档案入库前应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对已易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护；c) 音像档案按不同的载体形式分开排架，录音带、录像带、移动硬盘、光盘等采用防磁设施单独保存。4.2.6 统计档案室对已归档入库的各门类、载体档案进行统计。对本年度已归档的档案进行统计，并填写档案统计台账。4.2.7 提供利用提供利用内容及方法详见 档案提供利用管理部分。4.2.8 档案鉴定销毁档案室应定期对7、已到保管期限的档案进行鉴定。具体内容与方法详见 档案鉴定与销毁管理部分。4.2.9 资料归档由档案室对档案管理过程中形成的文件资料进行归档。4.3 档案收集整理管理4.3.1 编制归档计划 由档案形成部门提报档案归口管理部门，进行组织审核，形成归档计划。4.3.1.1 文书档案材料归档范围a) 凡是本单位在其职能活动中形成的反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对国家建设、本公司和历史研究具有利用价值的文件材料，具有考察价值的文件材料以及重要的上级机关来文、信函等；b) 本公司工作活动中形成的在维护国家、企业和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；c) 本公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文8、件材料；下级机关报送的重要文件材料；d) 其他具有查考价值的文件材料和实物；e) 文书档案归档范围分类按照公司下发的档案分类表进行。4.3.1.2 科技档案材料归档范围本单位在生产技术、科学研究、基本建设等活动中，形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。详见档案分类表。4.3.1.3 实物档案归档范围本单位获得的市级及相应级别以上的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等；本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、赠送的礼品等；其它有重要保存利用价值的实物。4.3.1.4 音像档案归档范围a) 9、反映本单位生产、经营管理等重大活动形成的音像材料；b) 上级领导到本单位视察工作和上级业务部门检查指导工作形成的音像材料；c) 本单位历年召开的党代会、职代会、年终总结表彰大会以及重大的专业会议等；d) 本单位组织的重大科技进步和交流活动，以及单位、个人的技术革新、发明创造，并获得市级及相应级别以上的奖励所形成的音像材料；e) 广播电台、电视台播放本单位新闻信息的音像材料；f) 本单位以及所属基层单位和职工个人，荣获上级领导机关授予的锦旗、奖杯、奖状、牌匾和证书等照片材料；g) 本单位在业务比赛及精神文明建设、文体活动等形成的音像材料；4.3.1.5 归档时间档案形成部门应在每年3月底之前向档10、案归口管理部门移交文书档案资料；科学技术研究档案资料，由相关生产部门于次年3月底前向档案归口管理部门移交；4.3.2 收集 档案形成部门按照归档计划要求进行收集。4.3.2.1 归档文件资料的质量要求 移交的归档文件资料应符合以下要求： a) 归档的文件资料必须是原件，要求内容真实、数据可靠，属于保密范围的文件资料都应标明密级； b) 文件资料的载体和书写材料应符合耐久性要求。制作和书写材料必须是便于长期保存的印刷件及用碳素或蓝黑墨水书写，复印件、传真件、复写件不得归档，不得用圆珠笔、铅笔和其他不利于保存的书写工具书写的资料归档； c） 竣工图应由编制单位逐张加盖公章并签署竣工图章。竣工图章中11、的内容填写应齐全、清楚，不得代签； d） 归档文件要齐全、完整，分类立卷科学、合理，保管期限划分准确，编号规范，排列有序，案卷题名确切，整理规范、统一； e） 归档的照片应是用照相机直接拍摄形成的原始图像文件，具有永久保存价值或者其他重要价值的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档；4.3.3 分类 档案形成部门对收集的文件资料进行分类。4.3.3.1 文书档案按照档案分类表对文件材料进行分类；4.3.3.2 科技档案按照档案分类表）对文件材料进行分类；4.3.3.3 音像档案按其载体形式分为照片、光盘、录音带、录像带、移动硬盘。其分类号采用：年度分类号流水号，“年度”按照实体形成时间，“分类号12、”采用实体名称首位字母，“流水号”按照归档时间排序。例如：光盘 2012GP01；4.3.3.4 实物档案的分类编号采用：年度分类号流水号，“年度”按照实体获得时间，“分类号”参照公司档案分类表，“流水号”按照归档时间先后排序。4.3.4 立卷 各部门对分类的文件资料按形成规律和有机联系组成案卷。4.3.4.1 文书档案立卷要求 a） 保管期限按照永久、长期、短期（30年、10年）划分； b） 归档文件以“件”为整体单位，每份文件为一件。文书档案整理时应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；4.3.4.2 科技档案立卷要求 a） 保管期限按照永久、13、长期、短期划分； b) 科技档案文件的整理规则参考GB/T 118222008 科学技术档案案卷构成的一般要求执行；4.3.4.3 音像档案立卷要求 归档的音像资料按形成规律和有机联系形成案卷，应附加文字说明，文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括解释音像资料所反映的全部信息。保管期限为永久4.3.4.4 实物档案立卷要求 a） 实物档案每件为一个保管单位，保管期限为永久； b） 实物档案按形成规律和有机联系组成案卷，归档时应对获得实物档案的获得时间、地点、内容等加以必要的文字说明，然后交档案室办理移交手续；4.3.5 移交 档案形成部门对形成的文件资料进行分类整理、立14、卷、装订、编目后，编制移交清单向档案归口管理部门移交；电子文件同步移交。4.3.6 审核 档案室接受档案形成部门移交的各门类、各载体资料时，必须认真清点，严格按标准验收，若发现移交的资料不符合标准，拒绝接受并限期重新整理移交；移交资料经核查无误后在移交清单上签字，一式两份，办理交接手续。4.3.7 编目、归档4.3.7.1 档案室对移交的文件资料按照档案管理相关办法进行编目、归档。4 文书档案按照档案分类表进行档号的编写、排列上架，并编制档案案卷的总目录、分类目录。4 科技档案按照档案分类表进行档号的编写、排列上架，并编制档案案卷的总目录、分类目录、案卷目录。4.3.7.4 音像档案按照载体形15、式，以时间先后顺序编制目录、排列上架。4.3.7.5 实物档案以时间限购顺序编制目录，排列上架时应参考实物重要程度结合时间先后顺序。4.3.7.6 档案室接受各门类、各种载体档案后，进行编号、编目、封面和脊背的填写等工作，在3个月内完成归档工作的全过程。4.3.8 资料归档 档案室对收集整理过程中形成的文件资料进行归档。4.4 档案提供利用管理4.4.1 提交申请4.4.1.1 由使用部门或个人，向档案室通过系统档案管理模块提交电子借阅申请。（目前尚不具备条件）4.4.1.2 到档案室现场借阅实体档案的单位和个人，应在借阅登记表中进行登记。4.4.2 受理申请 档案室通过系统借阅管理模块受理借16、阅申请。对现场借阅室提档案和复制摘抄馆藏实体档案，需核查工作证等有效证件后进行处理。4.4.3 是否需审批4.4.3.1 档案室受理借阅申请，若档案涉密、外来人员现场查阅实体档案和复制摘抄馆藏实体档案，需报分管领导审批。4.4.3.2 外单位人员需持单位介绍信，经分管领导批准后，方可在阅览室查阅档案，不得借出或复制。4.4.4 审批 分管领导对档案借阅事项进行审批。4.4.5 借阅 档案室按照规定或领导批示提供档案的借阅服务，并履行档案借阅登记手续。4.4.5.1 借阅实体档案应妥善保管，爱护档案，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散，不得转借他人。4.4.5.2 利用密级档案一般只能在档案部门查17、阅，不准摘抄、复印、翻印，如因工作特殊需要，须经分管领导批准，同时要限期收回摘抄、复制件并由档案室负责销毁。4.4.5.3 档案室不提供档案外借服务。因公外出需带档案时，一般档案可带复印件或副本。查阅人确需档案原件时，档案室可提供加盖馆藏印章的档案复印件。4.4.6 利用 相关部门根据工作需要利用档案，包括档案室以现有的馆藏档案为基础，通过对档案信息进行编辑、研究，形成专题材料，如大事记、文件汇编等编研成果或深层次加工资料，为本单位工作提供利用服务。4.4.7 归还 借阅人到期归还，借阅时间一般不能超过7天。4.4.8 检查核对4.4.8.1 档案室在档案归还时应对借出的档案进行检查，确认完好18、后归档入库。4.4.8.2 对损坏的借出档案、未按期归还的人员或部门应提出考核建议同时上报分管领导。4.4.8.3 对重要档案丢失的相关责任人员参照中国人民共和国档案法给予处理。4.4.9 资料归档 由档案室对档案提供利用管理过程中形成的文件资料进行归档。4.5 档案检定与销毁管理4.5.1 统计到期档案 由档案室统计馆藏到期档案信息，对到期档案进行分类汇总，确认超过保管期限的档案。4.5.2 编制鉴定清册档案室根据统计结果编制并形成鉴定清册。4.5.3 申请鉴定档案室向档案鉴定委员会/小组提出申请鉴定。4.5.4 鉴定档案检定委员会/小组审核档案鉴定申请和档案鉴定清册，确认是否实施销毁，不销19、毁的档案直接归档。鉴定原则：a） 坚持整体价值观和动态价值观；b） 用历史和发展的观点分析档案形成的背景、条件、过去的功能和现在的作用，以及可能对未来产生的影响；c） 从考虑公司发展需要和社会发展大局出发，对档案价值进行全面分析。4.5.5 形成销毁清册 档案鉴定委员会/小组编制形成销毁清册，报公司总经理批准。4.5.6 审批 公司总经理对销毁档案资料进行审批。如不通过，档案资料直接归档。4.5.7 接受通知组织销毁 档案室根据审批结果，组织档案销毁工作。4.5.8 实施销毁4.5.8.1 档案室在各级档案鉴定委员会/小组的监督下组织实施档案销毁，档案资料销毁要求必须2人以上，对重要档案，档案20、人员要参与销毁。4.5.8.2 销毁准销档案时按照“决定销毁，暂缓执行”原则，暂缓销毁，以避免价值预测的失误，半年至一年后确无利用价值，方可进行销毁。4.5.8.3 执行销毁任务的人员应对照销毁清册进行清点核实，销毁和监销人员在销毁清册上签名并填写销毁日期，待档案化为纸浆后方可离开。4.5.8.4 涉密档案的销毁应执行保密制度，需先用碎纸机粉碎，方可运送到造纸厂作为造纸原料。4.5.8.5 电子档案的存储介质销毁，参考GB/T 188942002电子文件归档与管理规范执行。4.5.8.6 档案销毁清册应归入档案全卷宗，永久保存。4.5.8.7 销毁清册上的档案经销毁后，档案信息平台中对应的电子21、档案需在条目中做销毁标记，并可检索。4.5.9 编制销毁报告单 由档案室组织编制销毁报告单，并对销毁档案进行标注。4.5.10 资料归档 由档案室对未销毁档案喝在档案检定与销毁管理过程中形成的申请、鉴定清册、销毁清册、销毁报告单等资料进行整理归档。4.6 档案库房管理4.6.1 定期巡视库房 档案室人员定期巡视和管理档案库房的硬件设施、保管环境、物品排放等重要部位。4.6.2 库房检查4.6.2.1 档案室人员重点巡视检查档案库房的存放环境，库房应根据档案载体、保管形式控制温、湿度（温度应控制在1424，相对湿度控制在45%60%）。符合库房管理防火、防尘、防盗、防磁、防强光、防潮、防霉、防虫22、防高温、防有害气筒等技术要求。4.6.2.2 档案库房应为专用库房，并由专职人员负责管理，库房内严禁吸烟、动火和存放与档案无关的物品，严禁将食物带入库房。定期清扫，库房内外应做到整齐、清洁，档案柜架排列合理、通风良好。借阅者和无关人员不准进入库房内。库房的钥匙不得随身携带离开办公室，备用钥匙有档案室负责人单独妥善保管，没有特殊情况，不能用。下班前应检查库房门窗是否关闭，严格控制电源，人走拉闸断电。4.6.2.3 库房面积满足档案发展需要，预留一定存储空间，有荣誉档案陈列或展示区域。4.6.3 汇总存在问题 档案室人员对巡视发现的问题及时整改、汇总。4.6.4 编制上保整改方案 档案室人员对巡视中发现的重大问题，拟定整改方案，上报分管领导。4.6.5 审批 分管领导根据实际情况审批整改方案。4.6.6 组织整改 档案室组织有关部门人员完成整改。4.6.7 整改验收 档案室对档案室巡视、维护以及整改情况等工作进行验收总结。4.6.8 资料归档 档案室对档案库房管理过程中形成的资料进行归档。五 记录格式以下表格给出了执行本制度所形成记录。档案管理记录用表序号名称填写人保存地点保存期限1档案借阅登记表档案管理员档案室永久2档案移交清单档案管理员档案室永久3档案销毁清册档案管理员档案室永久4档案统计台账档案管理员档案室永久5档案销毁报告单档案管理员档案室永久