1、国际投资基金公司行政及档案印章管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 行政部工作职责一、目的：加强公司办公管理，提高办公效率，降低办公成本二、原则：行政管理贯彻 “规范、效率、效益”的理念规范：以制度规范行政管理效率：有助于提高整体工作效率效益：减少资源耗费，降低成本三、行政部的工作目标：做好辅助、服务工作。辅助做到以服从为基本标准，充分发挥主观能动性，在不越权、不越职的前提下，正确领会领导意图，客观地估计实际情况。在日常工作中把握方针、路线、政策，不断开拓创新，做到辅助性与创新性高度统一。服务就是：为一线2、服务，为各部门服务，为领导服务。做到准确、迅速、保密、实事求是、公平公正。让一线满意、各部门满意、领导满意。第二章 基本行为规范一、遵守国家的法律法规和公司的规章制度、规定。二、各部门要发扬团体精神,加强理解与沟通,在工作与生活中互相支持，和谐合作。员工之间要互相尊重，以礼相待。三、尊重领导，按职责办事，按分工办事，服从安排，积极按时做好工作。如工作中有异议，下级首先服从上级，下级可以保留意见或逐级反映，不准推诿，拖延，不得当众与上级争执，不得无正当理由不完成工作，由此而造成工作中的失误由当事人负责。 四、 公司内与同事相遇应点头行礼表示致意； 五、 上班时间不得随意闲逛,串岗,聊天,嬉戏打闹3、，不得讨论与公司业务无关的其他事情; 六、 不得在职场内大声喧哗,两个员工互相讨论时，可放低声音;三个或三个以上员工讨论问题时,须到培训室进行讨论,以免影响其他员工的工作; 七、 在日常工作中,做到对事不对人,而非对人不对事 八、 走通道、走廊时要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。九、爱护公物、节约用电、用水、用纸，反对浪费。十、办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。十一、员工服装要整洁干净。工作时间不准穿拖鞋，不准穿戴与工作环境不相符、不协调的服装或饰品，不准穿运动装，男性职员不准穿短裤；女员工着装不可太过暴露。周一至周五员4、工须着正装。十二、员工头发要经常清洗、勤理，保持清洁，男性职员头发不宜太长；指甲应经常注意修剪，涂指甲油要尽量用淡色；口腔要保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；女员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。 第三章 会议管理制度一、公司办公会议分为管理工作会和部门工作会。二、每周一下午3：00召开公司经理级以上管理工作会议，由总裁（或指定公司其他领导）主持，必要时指定人员列席。主要内容为：各部门经理对上周工作的回顾和检讨；出现问题后的解决方案及本周的工作安排和落实业务计划的达成。 三、每周五下午召开部门工作会议，由部门经理主持。主要内容是总结和改进本部门的工作情况，落5、实下周工作计划。四、指定专人作好各类工作的会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。行政部人员对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。第四章 办公环境安全管理规定一、每天早9：00前各部门人员必须按考勤规定到指定地点指纹打上班卡，18：00后指纹打下班卡。二、原则上所有员工必须在晚上20点前全部离开公司，有特殊情况需要延后离开公司的，须报部门经理同意后，提前通知行政部人员。三、维护办公职场的卫生。各部门应主动做好办公场所的清洁,使用过的纸张,废物不得随意乱扔。每位员工有义务清理并保持办公区域的干净整洁,井然有序。四、原则上不准在办公场所内就餐，或吃零星食品。五、职6、场行政管理人员看到职场内地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。确保公司卫生、整洁。六、保洁员在规定的时间内清理办公职场卫生，处理垃圾。七、安全管理主要针对防盗、防火灾、防失泄密等事故。八、安全管理以部门为单位，重要资料（如电子版文档、纸质版文档等）、设施设备、贵重物品等请各部门员工妥善保管，如因疏忽导致的资料、物品丢失、损坏或泄密的，由当事人负直接责任，公司将视其情况给予处罚。九、注意用电安全。每位员工每天上班时打开电脑前要先检查电线、插座是否良好。如发现不符合规范的，应及时通知行政部人员更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉等。下班时要关闭电脑7、显示屏等办公设备。确保关闭无误后再离开席位。十、各部门办公区域负责人每天早上来公司后应立即检查并打开办公区域空调、复印机、饮水机、加湿器等设备的电源。下班离开公司前检查关闭其电源。十一、靠近窗户的员工要随时根据工作环境开关窗户，下班时关好窗户方可离开。十二、未经本人同意禁止翻动他人物品。如发现有偷拿别人钱物者，轻者给予批评教育，重者通报批评并除名，并视情况按国家法律法规承担相关法律责任。十三、禁止携带易燃易爆危险物品进入办公场地。第五章 电话及邮件管理规定一、 电话管理1、本公司的电话，主要是为工作及方便开展业务之用，禁止员工打私人电话。2、员工打电话时尽量简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音8、量。3、当电话铃响时，在不超过第三声响铃时接听电话。首先说：“您好，这里是谷银国际投资基金管理有限公司”。4、接听电话时，应面带微笑，谦虚真诚，说话应稍慢而清晰。对方在电话中讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。 5、对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要的告诉接听人。6、暂时离座时,同部门或邻座同事应主动接听来电并作好电话记录。7、所有员工应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。8、若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私9、人电话。公司员工禁止使用固定电话和传真机拨打私人长途电话和各种声讯台，一经发现，违反者处以300元至1500元的奖金扣发 ，并补交电话费；严禁使用传真机给客户打销售电话，如发现违反者处以200元至1000元的奖金扣发。9、与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。10、如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。11、正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。12、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉然后再通过相关人员解决问题。二、邮件及信件管理1、公司收发的所有邮件及信件都应登记在册，并注明详细时间。2、对于重要的10、,保密的,紧急的文件可用特快专递寄发,对于不紧急的邮件则用挂号或普通包裹寄发。3、寄往相同地址的邮件请放在同一信封一起寄出,以免发生不必要的开支。4、公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据, 切勿在公司邮件中加入私人邮件;5、 对于重要的信件，在转送至收信人前保留电子版备份，以备查询。第六章 办公设施及办公用品管理规定一、 公司各类办公设施及办公用品是保障公司正常工作的重要用具，是发挥员工才智的主要平台，必须加强管理提高其利用率，保证其正常使用，使之达到自然寿命。二、 本规定所指办公设施及办公用品为公司购置或赠送的所有东西。三、办公设施及办公用品管理要求（一）职责1、行政部负责公司办公设施及办公11、用品的保管、发放、统计、登记、档案、检查、维修等管理工作。 2、财务部负责固定资产的计价、帐册管理工作。3、技术部负责电脑、显示屏的采购及机房物资的使用、维护等。4、各业务部门负责本部门配发物资的管理。各部门经理为第一责任人，使用人为直接责任人。（二）要求1、需添置办公用品的部门，每月25日前填写办公用品申购表，报行政部，由行政部人员汇总后，交行政部经理审核，行政部统一购买，并登记入库。2、行政部于每月5日前发放各部门所需要的办公用品，各部门应派专人领取。所有办公用品及办公耗材的领用,须按实际领用数量登记并签字确认。合理发放个人办公用品数量,不得囤积和浪费。部分文具领用需以旧换新（如各种笔类）12、。3、各部门临时需要的紧急物品，应经分管领导批准后方可购买。4、购买大宗物资（2000元以上（含），由所需部门提出书面申请，列明所需物资的型号、规格、数量，交行政部，经分管领导审核批准后，由行政部或技术部负责进行市场询价，选择性价比较好的产购买。 5、各部门应对所使用的办公设施进行维护和保养，所用设备要了解性能，会维护、会使用、会检查、会保管，确保处于正常状态。如因人为原因使办公设施遭到损坏的，应照价赔偿。6、为防止同样物品出现混用，禁止任何人乱拿乱用别人物品，严禁物资互拆串用。7、物资损坏、丢失、报修要及时报本部门经理和行政部，并填写物损单（如不及时报告者，经检查发现帐物不符者，责任自负并承13、担赔偿、维修等费用）。8、办公设备及办公用品丢失者照价赔偿。9、禁止任何人携带物品出门。需要经常携带物品外出者，以部门为单位提出书面申请，报公司分管领导批准，行政部备案。10、员工在调岗或离职时,凭人力资源部出具的岗位变动单或离职单，行政部根据员工变动情况，收回或补充相关物品（如计算器,直尺,订书机等耐用物品），并进行注销或领用登记，禁止私自交换和擅自处理。不交接者或交接不清楚的，行政部、人力资源部有权拒绝办理有关手续。如有遗失,需赔偿遗失物购置价格后方可办理调动或离职手续。11、公司对所有办公设施按类别统一建账、统一编号、统一张贴标识，做到人物对号，帐物相符。12、公司每年11月底前（根据情14、况随时检查）对各部门使用的办公设施设备情况进行检查。发现不按规定使用或不维护保养设备者给予批评。13、 对于墨盒、色带、打印纸等办公耗材,需预先准备适量备用,避免由于耗材的不足而影响正常运作。14、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。15、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。16、公司打印机、复印机等，使用时打开开关，不使用则应关闭电源。 17、坚持勤俭节约，对于还未完全定稿仍需打印出来的文稿，可利用已用过一面的打印纸。也可把打印过的纸张装订起来在公司内部用作便笺纸。 18、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 19、文件、邮件等应及时发送给有关15、人员,不可拖延。20、行政部负责统一对外联络印制印刷品。第七章 报刊、书籍管理一、公司的报刊、书籍的管理部门为行政部。二、公司的报刊架及图书阅览室设在培训室。三、以公司名义订阅的报纸，由行政部人员按照日期将每天的报纸依次夹好置于报架处,大家阅读请在报架旁就座,不要将报纸带出培训室。四、借书人在借书前应仔细检查书刊是否有损坏, 如有破损请借书人主动提出并让图书管理员确认并做出证明;否则借书人将承担赔偿责任。五、借书时间一律不得超过两周，借书册数以一册为限。到期应即归还。 六、请注意爱护书刊,保持书刊的整洁及完整性; 书刊超过规定借阅时间,请主动办理续借或归还手续,避免书刊的遗失.对于遗失的书刊,16、借阅人应照价赔偿。 七、借书及还书时间：每周三12:0012：30。第八章 公司公文处理办法一、公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。二、公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。三、公司行政部是公文处理工作的管理机构，负责公司公文处理工作。四、在公文处理工作中，必须严格执行公司保密工作条例，确保公司文件的安全。五、公司的公文种类主要包括：1、规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的17、措施；2、制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；3、通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；5、请示：向政府有关部门提出请示、申请；下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；6、报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；7、批复：对请示事项予以答复；8、会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；9、函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作等。六、公司文件文头的含义：凡以公司名义发出的条例、规定、制度、通知、通报、请示等均冠以“谷发18、X号”文头；凡人力资源部发出的公司人事任命文件，均冠以“谷人X号”文头；凡行政部发出的有关行政类文件，均冠以“谷办X号”文头；其余类推。凡同级或与业务往来单位相互之间商洽工作类文件，均冠以“谷函X号”文头；凡公司的会议纪要，均冠以“谷会纪X号”文头七、发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。八、 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发送、原件归档及销毁等程序。九、公文签收由专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字或盖章。十、收文拆封后应对文件进行认真清点，19、按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。 十一、公司行政部收文后，呈送公司总裁，根据总裁批示送公司有关领导及部门传阅，最后收回存档。十二、文件传阅应坚持文不横传的原则并建立传阅登记制度。十三、因业务需要查阅某文件须经行政部同意，必要时须报有关领导批准。涉及密级文件，按照公司保密工作执行条例。十四、密级高的文件，应锁在保险柜内，不得锁在办公桌抽屉内过夜。十五、公司正式文件须经公司总裁签发。总裁不在北京时，一般事务性行文报请临时主持工作的领导酌定；凡涉及资金转移、资金挪用、联营参股、下设机构等重要事宜的，必须经董事长核准，上报董事会批准。十六、各部门以公司20、名义上报或下发的业务性文件，需将打印稿送行政部审核后制文，按上条规定签发。十七、各部门在本身职能和工作范围内下发的业务性通知，经分管领导同意，可以以本部门名义发出，但应送行政部进行文字审核、备案。十八、会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知（限于公司内）经总裁或有关领导批准同意，以行政部名义发出。十九、发文的密级按公司保密工作条例有关规定确定。二十、归档。公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档。二十一、调取、查阅存档公文须经公司总裁或公司相关领导批准。二十二、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和公司相关领导批准后，可以定期销毁21、。销毁秘密文件，应当进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。第九章 保密工作条例一、为保守公司有关机密，加强公司的业务管理，确保公司文件、业务资料的有效利用，制定本条例。二、公司秘密是指涉及公司利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。三、公司行政部是公司保密工作职能部门，负责指导各部门的保密工作，进行保密教育，调查处理失密、泄密事件。四、公司每个员工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。五、公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。1、 损害公司经济利益；2、 损害公司声誉；3、 损害公司对外关系；22、4、 妨害公司业务的开展；5、 妨害公司有关规定、制度、计划的实施；6、 危害公司秘密业务情报来源的安全。六、密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。1、绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如公司的战略发展规划、重大项目的决策、整体财务情况以及公司领导的变动等。2、机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如公司领导会议的决定、公司的年度规划、总体经营状况、机构调整和部门负责人的人事变动等。3、秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第1、第2项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、工资、人23、事等情况。七、公司各类文件、资料密级由起草部门提出密级建议并由公司有关领导确定，由行政部印制时加盖“绝密、机密、秘密”字样的印章。如行政部有异议，可与有关领导商议改变密级。八、根据工作需要和情形变化，密级可以变更或解除，其审定权限与确定密级权限相同。九、 知晓范围：第六条所定内容除公司领导有权全部知晓外，绝密级只限公司总裁指定的人员知晓，机密级只限负责该项工作的主管领导以及该领导认为必须知道的人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。十、备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经总裁批准，机密级资料需经公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部门的负责人批准，交由行政部复印并登记，复印者应24、详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回行政部销毁。十一、保密工作的基本要求： 1、不该说的话不说； 2、不该问的事不问： 3、不该看的文件不看；4、不该记录的秘密不记；5、不携带保密材料外出；6、不随便谈论保密事项；7、不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。十二、如发生或发现泄密情况，应立即报告公司领导及行政部，以便及时采取补救措施。十三、对于模范遵守本条例的部门和个人将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密及时报告、使公司能及时采取措施补救的员工，将视情况予以表扬和奖励。十四、对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密，使公司受损失者，给予处罚、行政处分，直至25、依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。第十章 印章管理规定一、印章包括公章、财务专用章、合同专用章、法人人名章及各职能部门专用章。二、公司公章、合同专用章由行政部保管；财务部负责保管支票专用章、财务专用章、法人人名章；各职能部门负责保管本部门所需用章。三、因工作需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章制发申请表，经总裁核准后送交行政部刻制。四、公司印章要求专人管理，印章保管人必须认真履行用印登记制度，注明用印人姓名、用印事由(内容)、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。未按规定执行或用章审批手续不全26、的，印章保管人有权拒印。各类印章使用申请表要认真填写，并妥善保存。五、印章保管人的责任与权利1、 对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：（1）职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。（2）公章、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任；未经审批同意擅自使用的，保管人对使用结果负全部责任并按公司有关规定进行处分。（3）法人私章的保管者既是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇27、款凭证方可使用，否则负全部责任。六、凡以公司名义制发的文件及需要盖公司印章的资料，须先填写用印登记表，并由总裁签字确认（或总裁授权或指定的人）方予用印。七、合同（协议）的用印应经公司总裁签批（或总裁授权或指定的人签批），方可加盖公司合同专用章。八、公司原则上不出具空白用印件。确需空白加印件时必须经总裁或有关公司领导审批。九、开具个人相关证明，需由分管领导以上人员签批后方能使用。十、借用公司印章外出办事必须经公司总裁签批，携章外出必须双人及以上，并按所规定的时限交还。十一、公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的，要根据情节轻重予28、以处理。十二、其他部门如需使用印章，应向有关领导申请。各部门不得将印章带出职场，也不得委托他人代盖印章，更不得随意交给他人拿走使用。十三、未按公司上述规定执行，情节轻者，处以行政处分及罚款处理；若发生损害公司利益，给公司造成损失及不良后果者，给予辞退、开除，并保留其追究法律责任的权利。 第十一章 钥匙管理一、公司所有钥匙由行政部统筹管理、复制。二、如因公需要使用备用钥匙，须向保管人说明使用目的并做登记，用完后应立即归还。三、钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人承担责任，并视情节轻重论处或依法查办。1、离职时应将钥匙交行政部或公司相关领导。2、钥匙遗失时，应立即向行政部报备。3、未经行29、政部同意不得复制。4、不得随意借予外人使用。 第十二章 档案管理规定一、为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件的质量，方便查询和参阅，特制订本规定。 二、本规定所指文件档案，是公司在经营活动中形成的以文件资料、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、电脑盘片等载体记载的各种有价值的记录资料。 三、公司的所有文件，除以电子文档的形式留存外，还需留存文字版。四、凡与公司经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。 五、对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。 六、为了方便查询，对已经分类好的文件要登记，并填写详30、尽的卷内文件目录和案卷目录。机密文件另类归档。 七、归档资料应包括下列内容： 1、公文资料：重要会议纪要、公司经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等； 2、 人事档案：履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等； 3、办公设备资料：固定资产登记、电脑相关软件、打印机、传真机等驱动程序及说明书。 4、其它：经营许可证、房屋租赁合同等有关业务办事合同。 八、公司的所有文书类档案资料由行政部集中收存管理；财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管；业务合同（协议）由项目管理部保管；员工人事档案由人力资源部统一保管。 九、公司员工因工作需要，需借阅已归档的文件资料的，须经总裁或有关领导批准，机密文件应得到总裁批准，并办理登记手续。并必须在指定期限内归还；借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。 十、已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期已过失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿，在经行政部负责人同意并报公司领导批准后集中予以销毁。本规定自下发之日起执行。