1、集团企业办公及厂区出入管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 出入厂管理制度 一、出入厂管理规则(范例A) 第一条 为维护厂区安全，并使出入厂区的人员、物品的管理有所遵循，特制定本办法。 第二条 凡人 员及物品出入厂门悉遵守本办法，由警卫人员负责管理。 第三条 本公司人员出入管理： (一)本公司员工出入厂门，应穿着规定服装，配挂识别证于胸处，以资识别，并严禁赤足或穿着拖鞋。 (二)员工出入厂门，如携有物品，应自动出示，接受检查。 (三)员工上下班时，应行排队打卡，并不得代替他人打卡，如经发现依人事管理规2、则处分。 (四)凡进出厂在大门及在厂区范围以内，无论上下班时间一律佩挂识别证，未按规定佩挂者，依人事管理规则处分。 (五)工作时间内出厂者： 1从业人员临时因公外出时，应填具“从业人员出入门证”，经部门主管核签后交“警卫室”，并 由警卫人员签注出厂时间。公毕返厂时，亦由警卫人员签注入厂时间后由警卫于翌日上午十时前转送管理 部核对考勤记录，如遇有异常情况应即联络其所属部门的主管处理。 2.因故请假出厂者，应按规定办理请假手续后打卡出厂。 3下班时间除公务者外，禁止逗留或进入厂内。 第四条 公司外人员出入管理： (一)凡公司外人员来访时，应先填签“来宾登记表”，由警卫人员电话联络后，以在会客室接见3、 为原则。 如须亲自前往主办单位洽公者，应佩挂“贵宾证”。 (二)公毕出厂时，访问洽公人员携出“贵宾证”交还“警卫室”，并由警卫人员签注出厂时间。 (三)凡须进入现场洽公或参观的人员，不得携带任何危险物品、照相机或描绘工具等。 (四)禁止来宾未经准许进入现场单位参观洽公，发现或接获他人检举，应由管理部查明责任归 属，依人事管理规则有关规定办理。 第五条 物品(含托外加工品、下脚品等)出厂，应凭“携物外出放行证”由经办单位填具名称、 数量、出厂原因、车号、经单位主管签章确认后交“警卫室”检点存查。 第六条 厂商交货车辆，经警卫人员查验后，并登记于“进厂交货登记簿”注明车行、车号、装运 品名、人厂4、时间以备查考。 第七条 本公司员工遗失“识别证”，应即向人事单位申请补发，如有重领或原领识别证已经找 到不立即缴回而故意使他人蒙混出入厂者，一经查觉无论使用人或借用人应依本公司人事管理规 则或法律规定办理惩处。 第八条 本办法经核准后实施，修改时亦同。二、出入厂管理规则(范例B) 总则 第一条 目的 为维护工厂安全及使人员、车辆、物品出入的管理有所遵循特订定本规则。 第二条 范围 人员、车辆、物品出入厂门时，应遵守本规则规定，由守卫负责管理。 人员出入管理 第三条 本企业人员 (一)本厂区人员： 1.上下班应穿着制服，佩挂胸章于左胸处，始得打卡出入厂。 2.助理工程(管理)师以上人员及因公需经5、常出入厂人员经厂处长核准者，得随时出入厂(胸章标明符号)。 3.值班人员临时因公需出入厂时，应凭“从业人员出入门证”，(表1.1)一式三联经主管科长核签，第一联存其服务部门，第二、三联出厂经守卫签注出厂时间后第三联暂存守卫室，第二联由公出人员携出分(本)厂者，公出人员可凭第二联持经分(本)厂守卫签注入厂时间后入厂，第二联暂存分(本)厂守卫室。公毕出厂由分(本)厂守卫检出原存出入门证第二联签注出厂时间后交公出人员持回；公毕返厂公出人员将第二联交由守卫检出原存第三联分别注明入厂时间，第三联翌日上午10时前由守卫转送服务部门主管核查，第二联暂存守卫室翌日上午10时前转送考勤部门核对考勤纪录，如遇有异6、常情形应即联络其所服务部门的主管处理。 4.非值班人员临时因公需入出厂时，应于守卫室填具“从业人员出入门证”一式三联经守卫查对签注入厂时间后，第一联存守卫室，第二、三联由该员携带入厂；事毕经主管科长核签，凭该证经守卫于第一联签注出厂时间，第一联守卫室存查，第二联翌日上午10时前转送考勤部门，如遇有异常情形应即联络其所服务部门主管处理，第三联于翌日上午10时前由守卫室送服务部门主管核查。 5.从业人员上班时间请假出厂时，应按规定办理请假手续后打卡出厂。 (二)非本厂区人员： 如因公需入厂区者，应凭出差申请单第二联或从业人员出入门证第二联经守卫查对(但由本厂区洽办人员陪同入厂者得免出示凭证)后于“7、本企业人员进厂登记簿”(表1.2)登记“日期”、“服务部门”、“接洽对象”、“临时入厂证号码”、“进厂时间”后发给“临时入厂证”佩挂入厂；公毕经守卫收回“临时入厂证”并登记出厂时间后出厂。 第四条 企业人员 (一)包商及其雇用人员： 包商及其雇用人员应由包商填具“包商出入厂区申请书”(表1.3)一份，经工程主办部门科长、守卫主管科长核准换发“包商入厂凭证”(表1.4)，“包商出入厂区申请书”由守卫室存查。 1.入厂：凭身份证明文件及“包商入厂凭证”交守卫核对无误后换发“包商入厂证(表1.5)佩挂入厂。因赶工或原有工作人员未能到工，临时增补人员不及事先办理申请手续时得由包商填具“包商出入厂内申请8、书”由守卫核对身份证明文件后发给“包商入厂证”佩挂入厂，但限当日内补办一切所需手续。 2.出厂：当日工作完毕出厂时，应交还“包商入厂证”，换回身份证明文件及包商入厂凭证。午间出厂用膳及工作中出入厂区时亦同。 3.洽公人员： 接洽业务之厂商或顾客如有出入必要时，凭主办部门科长核签“车辆/人员出入门证”(表1.6)一式三联第一联填单部门自存，第二、三条经守卫签注入厂时间后，第三联暂存守卫室，第二联交洽公者暂存。并以身份证明文件换发胸章佩挂入厂(但由经办人陪同入厂者得免缴身份证明文件)，公毕经洽办人签章后持出，经守卫检出原存第二联分别签注出厂时间并收缴胸章发还身份证明文件后出厂。第二联留守卫室存查，9、第三联翌日上午10时前送主办部门存查。 (二)参观人员(本企业人员参观亦同)： 1.政府机关、民意代表、人民团体或本厂区人员亲友如有必要入厂参观时，由经办人或申请人按经划定准许参观的路线别(各公司自行规定)填具“参观申请登记单(表1.7)一式若干联经总务科长核准后通知各有关部门并派员引导参观。入厂时守卫应于“参观申请登记单”(参观联)签注入厂时间，参观完毕出厂时签注出厂时间，翌日送总务部门存查。 2.参观非经划定准许参观之区域者，需呈经理或总经理核准。 3.本厂区厂处长级以上人员陪伴宾客参观事前免办申请手续，但应于当日内补填“参观申请登记单”送守卫签注入出厂时间后送总务部门存查。 4.参观时间10、以常日班的上班时间内为限，若遇到例假日，事先来函核准者，及本厂区人员亲友经值日厂处长核准者不在此限。 第五条 胸章管理 (一)本厂区人员(包括定期契约、聘约及临时人员)： 1.出入厂应佩挂胸章，对未依规定佩挂胸章者守卫应予纠正。入厂时如未带胸章，应在守卫室登记借用“临时入厂证”经守卫核对并将考勤卡留置守卫室后入厂，下班应缴回“临时入厂证”换取考勤卡始得出厂，守卫应于翌日上午10时前将“借用临时入厂证登记单”(表1.8)汇转人事部门转记于“借用临时入厂证统计簿”(表1.9)对年累计借用达三次以上者，自第三次起每增借用一次即由人事部门签请警告一次。 2.非值班人员临时因公需入厂而未佩带胸章者，应向11、守卫室借用“临时入厂证”由守卫将该号码登记于“从业人员出入门证”备注栏后始准入厂，待公毕缴回守卫室后始得出厂。 3.遗失胸章应即向主管部门申请补发，填具切结书(表1.10)及工本费每枚10元，嗣后找到不即缴回时，一经发觉，依人事管理规则第三十六条第十项规定签报处。 4.使用他人胸章蒙混出入厂者，一经查觉，无论使用人或借与人均依人事管理规则第十四条第十五款规定予以免职处分。 (二)非本厂区人员： 1.本企业从业人员使用“临时入厂证”于出厂时应将该证归还守卫部门，如有未归还者由守卫管理部门函使用人服务部门，要求退还原借“临时入厂证”。如遗失“临时入厂证”者应填具切结书及交工本费10元，守卫管理部门12、应即换制“临时入厂证”以防他人留用；“临时入厂证”借予他人使用或借故不予归还者，由守卫管理部门通知其部门依人事管理规则第十四条第十五条规定予以免职处分。 2.接洽业务的厂商、顾客遗失“洽公”胸章或包商及其雇用人遗失“包商入厂证”者，守卫人员应请其填具切结书(表1.11)交缴交工本费每枚10元，始得发还身份证明文件。主管部门应公布作废，如有必要，应即换制，以防他人留用；如借予使用被查觉者，得取消其申请入厂洽公的资格并负借用人因此造成公司权益损失的赔偿责任。(如因此造成公司权益损失时由发生损失部门估计损失金额填具“异常报告单”一式三份送厂处长以上主管批核后一份留存，一份送主办部门于工程(资)款或货13、款项下扣偿，一份送会计部门凭以核对)。 车辆出入管理 第六条 厂商车辆 (一)入厂： 1.交货车辆凭主办部门科长核发并注明“车行”“车号”“随车人数”“装运品名”“事由”“入厂范围”的“车辆/人员出入门证”(表1.6)一式三联(流程如本规则第四条的规定)，经守卫查对签注时间后入厂。 2.提运本公司各种货品车辆，凭主办部门科长核发的“车辆/人员出入门证”经守卫查对签注时间后入厂。如提运货品车辆，持有主办部门厂处长核发的“料品交运单”(表1.12)(或“材料领用单”(表1.13)、“移转交运单”(表1.14)、“物品出入门证”(表1.18)等或主办部门科长核发的“成品交运单”(表1.15)(或材料14、调拨单)(表1.16)亦可做为入厂凭证，经守卫查对签注时间后入厂，而免办理“车辆/人员出入门证”。 (二)出厂： 1.交货车辆卸货后空车出厂凭“车辆/人员出入门证”由洽办人签章，经守卫查验签注时间后出厂。如有他厂物品装载于同一车辆内者，除于“车辆/人员出入门证”注明外，于进厂时由守卫随车前往交货地点会同卸货后并随车至厂门放行。 2.装运本公司各种货品的车辆凭厂处长核发编有统一流水号码的“料品交运单”(或六联式“材料领用单”、“移转交运单”、“物品出入门证”)或科长核发编有统一流水号码的“成品交货单”(或七联式“材料调拨单”)至指定地点由点交人点交装车，车辆驶抵厂门时，守卫应加以抽查交签注时间后15、放行。各公司对出厂须经守卫会点物品应予明文规定，由守卫会点装运后随车至厂门放行。 第七条 公司车辆 本公司车辆入厂时，得免办“车辆/人员出入门证”。但装运各种货品出厂时，应依第六条规定办理。 物品出入管理 第八条 外来物品 第一联：守卫室会签主管批核守卫室 第二联：守卫室会签主管批核有关部门守卫室有关部门 (一)入厂：厂商携带自备工具或物品(含厂商之样品及进厂装运成品的自备空容器等)入厂应由厂商填具“厂商自备工具物品进厂清单”一式二联(表1.17)由主办部门科长核签，经守卫查对签注入厂时间抽存第二联，第一联由厂商自存作为出厂的凭证。 (二)出厂：厂商携带自备工具或物品出厂应由厂商凭“厂商自备工16、具物品进厂清单”(如属厂商带余料出厂应由主办部门另填开“料品交运单”注明出厂原因并厂商自备工具物品进厂清单第一联交运)第一联经主办部门科长核准后，由守卫检出原存查的第二联查对，并分别签注出厂时间后放行。第一联于翌日上午10时前转送主办部门存查，第二联留存守卫室。 第九条 公司物品 (一)本厂与分厂或分厂间物品出入：调拨成品的出入厂应凭“成品交运单”；属料库材料调拨或移转出入厂应凭七联式“材料调拨单”；如使用部门领料须入厂门者，应凭六联式“材料领用单”；半成品(由各公司自定)、机配件、固定资产及使用部门已领材料移转出厂应凭“移转交运单”；各项凭证均应经各主办部门主管核准，并经守卫注明“车行”“车17、号”“随车人数”“出入厂时间”后放行。 (二)拖外修造、加工或出借物品；需再携返厂的样品(含采购、修造或营业用样品)；送外检验校正仪器；自备装运物品的空容器或其他应再携返的物品： 1.出厂时凭“物品出入门证”(表1.18)一式五联由主办部门填具出门物品栏的品名、规格、数量及入门物品栏的品名、规格、预定返厂数量送厂处长核准(出借由经理核准其余由厂处长或经理核准)后，第一联由主办部门自存，第二、三、四、五联经守卫签注出厂时间后第二联暂存守卫室，于翌日上午10时前送会计部存查，第三联由守卫室留存，第四联交厂商(或借用人、携出人)于物品回厂时查对之用，第五联交承运商凭以申请运费(如自运第五联做为物品签18、收回联存主办部门)。 2.返厂时厂商(或借用人、携出入)凭第四联交由守卫查对并检出原存第三联分别签注“姓名或车行”“车号”“人数”及“入厂时间”后，于第四联填注实际返厂数量后暂留守卫室，第三联交厂商(借用人或携出人)随物品送至主办部门(请修、出借等部门)确实验收后填记实际返厂数量经科长核签后交厂商(借用人或携出人)于出厂时交守卫与第四联核对并于第三、四联签注出厂时间后出厂。翌日上午10时以前守卫将第三联转送会计部门，第四联送主办部门核对销案。 如物品分批返厂时，除最后一批比照前项规定办理外，至其余各批物品返厂时应由主办部门科长核发“车辆/人员出入门证”(需注明交货品名规格数量及该批物品的“物品19、出入门证”编号于载货内容及品名栏)(第一联自存)第二、三联交厂商凭该证经守卫查对并签注入厂时间后第三联暂存守卫室，第二联持入(出)厂守卫于厂商出厂后将“车辆/人员出入门证”第三联于翌日上午10时前送会计部门并原“物品出入门证”第二联存查，第二联由守卫室留存。守卫及主办部门并应于留存的物品出入门证注明已分批返厂物品日期、品名、规格数量等，待最后一批物品返厂后守卫再将“物品出入门证”第三联转送会计部门结案。 3.由本公司供料拖外修造或加工物品时，其所供应的材料应由主办部门办理领料后，填开“物品出入门证”(应于入门物品栏注明要修造或加工完成物品的品名规格及预定返厂数量)办理交运出厂。 4.会计部门应20、经常查对未入厂的送修出借或其他应再携返物品，如逾预定入厂日期应即联络主办部门催办，如逾期10日以上时，应按旬开立“物品出厂逾期未返催办单”(表1.19)一式二联送请主办部门填具“未返厂原因”及“预定入厂日期”经厂处长核签后一份存主办部门，一份送回会计部门存查，但逾期1个月以上应呈报至经理，逾期2个月以上应呈报至总经理。 (三)赴厂外修缮携带工具材料： 凭主办部门科长签准的“修缮携带工具材料清单”(表1.20)一式三联，第一联由主办部门工具材料管理人员存查，第三联暂存守卫室，第二联交守卫查对签注出厂时间由携物人收存，于工毕经请修部门签证，如修缮需出入分(本)厂时，携物人可凭第二联交由分(本)厂守21、卫室加盖。 并签注入厂时间后由携物人持入分(本)厂于工毕经请修部门签证，经分(本)厂守卫核对并签注出厂时间(回厂时凭第二联交守卫检出第三联查对携回数量并签注入厂时间，第二联暂存守卫室，翌日上午10时前送回主办部门，第三联由携物人随物缴回主办部门销案)。主办部门对携赴厂外修缮工具材料应切实跟踪，如逾预定完工日期三日时，应由工具材料管理人员填“物品出厂逾期未返催办单”(表1.19)一份送携出人填具“未返厂原因”及“预定入厂日期”呈主管核签。 (四)免列帐物品(限垃圾、废弃物或厂商交货后需归还的空容器使用；其项目各公司自行明定)的出厂：凭经办部门厂处长核签的“免列帐物品出厂证”(表1.21)一式三联22、经守卫查对签注出厂时间后放行，第一联守卫室存查，第二联由守卫于翌日上午10时前转送会计部门，第三联交厂商送经办部门凭以申请运费。(不需运费者第三联免填) (五)不合格、误送或暂寄材料(含厂商交货及代客户加工的原料)的出厂： 应凭经办部门主管核签的“料品交运单”(如已办妥收料，其“料品交运单”备注栏必需注明请购收料单编号及“退货”“物品退换”章；如未办收料则在“料品交运单”上注明“未办收料”其本单编号栏不必填写，如为误送或暂寄者均应注明出厂原因)经守卫查验签注出厂时间后放行。 (六)成品： 出售的成品；客户寄存或误送的成品，赠送、样品、送检、试验及送客户确认或试用等无需返厂成品；客户退回重加工或23、供料委制或加工成品等应凭“成品交运单”出厂。(除出售成品外均应注明出厂原因) (七)其他： 借与厂商材料、向厂商借用材料归还(注明“归还”章)、材料让售(注明“标售比价单号码”“合约号码”“发票号码”“缴款单号码”)等应凭“料品交运单”出厂。 (八)经由守卫室转送至会计部门的各种物品出厂凭证均应加盖“守卫室”部门章以资识别。 附则 第十条 外来车辆、物品出入厂时间 (一)入厂：每日上午8时至下午5时。 (二)出厂：限每日下午6时前。 如遇特殊情形需在上列时间外出(入)时，主办部门应事先通知守卫主管部门转知守卫室。第十一条 禁止携带照相机入厂(宿舍区除外)，惟经管理部门厂长特准者，不在此限，但须24、严加管制，不得逾越指定准许摄影的标的。 第十二条 出入厂管理如有异常情形，守卫应即填报“异常报告单(表1.22)”一式二份呈主管批准后，第一联存守卫室；第二联交有关部门处理并填具处理情形呈厂处长以上主管核签后送交守卫室将处理情形摘要记入第一联处理情形栏后存有关部门。 第十三条 本规则经经营决策委员会通过后实施，修改时亦同。 科长 填表人 1.入厂人员、车辆请勿超越指定入厂范围。 2.填表人不得为科长代理人。 第一联：填单部门自存。 第二联：一、入厂经洽办人签章，于出厂时交守卫签注出厂时间后，留守卫室存查。二、厂区绝对禁止吸烟如经查见除即令离厂外并罚款200元，情节严重者送警严办。 第三联：入厂25、存守卫室，出厂后送主办部门存查。 第一联：厂商自存，作为完工携出厂的凭证，翌日转送主办部门存查。 第二联：守卫室暂存，于完工携出厂核对第一联留存守卫室。四、员工姓名牌管理办法 第一条 为建立企业形象，提高员工荣誉感，并显示本公司同仁身份，故全员应配挂名牌。 第二条 名牌一律挂在上衣上三个扣子间，不得挂于腰际或以其外衣遮盖，违者以未配名牌处理。 第三条 上班时间，员工应于办公场所及门市部配挂名牌。 第四条 新进人员于试用期间仍应挂公司名牌，但可不刻名字，期满后由管理部订制；离职时应缴回，否则折价赔偿100元；任职未满8个月离职时应扣工本费60元。 第五条 名牌有遗失或损坏，应通知管理部补发，每枚26、扣缴工本费60元；如为故意损坏，并记小过一次。因公损坏时应报请单位主管签证后，交管理部补发。 第六条 凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办： (一)利用名牌在外作不正当的事情者。 (二)将名牌借给非本公司同仁，而在外破坏本公司名誉或肇事者。 第七条 各单位主管应督促所属员工挂名牌，并由管理部负责追踪考核工作，未挂者每月第一次警告，第二次起每次罚款20元，第三次(不含)以上者，除罚款外，每次记申诫一次，主管并连带处分。门市部人员统由门市经理负责督导。 第八条 本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。五、员工识别证使用准则 第一条 为配合人事管理需要，增进员工互相了解，由人事27、单位制发员工识别证。第二条 员工识别证为员工出入办公处所及厂区识别之用，不得作为其他身份之证明。 第三条 员工出入办公处所及厂区，或在办公处所及厂区范围内，应按规定配带识别证以资识别。 第四条 员工出入办公处所及厂区未按规定配带识别证者，禁止出入。 第五条 员工识别证应配带于左胸前口袋位置。 第六条 员工识别证不得转借他人。 第七条 员工于离职时，应将识别证交还人事单位注销。 第八条 员工识别证如有遗失，应交附工本费5元向人事单位申请补发。 第九条 违犯本准则者，依其情节轻重签请总经理议处。 第十条 本准则未尽规定事项悉以本公司人事管理规则办理。 第十一条 本准则自签请总经理核准后公布施行。六28、识别证使用细则 (一)为加强工地门禁管理，防止闲杂人等擅自出入厂区，以利识别，制订本细则。 (二)工地现用识别证区分如下： 1.红色：管理部员工佩带。 2.淡黄色：财务部员工佩带。 3.淡绿色：营业部员工佩带。 4.淡蓝色：企划部员工佩带。 5.灰绿色：营建部员工佩带。 6.绿色：稽查室员工佩带。 (三)上项识别证，工地所有人员一律佩带，公司适用于经理级以下员工佩带。 (四)新进人员办妥入厂手续后，由人事单位签发识别证。 (五)临时包工人员领用识别证规定如下： 1.凡10天以内之短期包工由各单位主管书面通知警卫室，并将包工的个人身份证放存警卫室换取圆形识别证佩带，出厂时并将识别证缴回换取身份29、证。 2.凡10天以上较长期的包工，由各单位造具名单附照片送人事单位集中领用识别证，离厂时由单位负责缴回，如有短少遗失按第十二条处理。 (六)识别证一律佩带于外衣左胸上方，不得以其他外衣遮盖识别证，违者按未佩识别证处理，离职时应取下识别证。 (七)识别证的功用，在使显示系本公司同仁身份，故各级员工皆应佩带，倘有不佩带者，一经证实，第一次警告，第二次扣发当期应得利润奖金的三分之一金额，第三次扣发三分之二金额，第四次以后即扣发全部奖金，扣发部分由人事单位通知财务部在发放利润奖金时扣除之。 (八)识别证如有遗失，应由单位主管书面通知人事单位补发，并扣缴工本费15元。因公损坏时，得报请单位主任级主管签30、证后，交人事单位换发新证。 (九)凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分，或解雇及移送法办。 1.识别证借给非公司同仁而出入厂区者。 2.本人利用识别证在外作不当之情事者。 3.识别证借给他人在外肇事者。 (十)临时包工人员如不佩带，应由警卫或厂务管理组通知单位主管，禁止来厂工作，否则如有意外发生，概由该单位主管负全部责任。 (十一)公司员工在上班时间，亦应照规定佩带识别证，办法亦同。 (十二)凡领用识别证人员于离职时，应将证缴回人事单位，否则折价赔偿100元。 (十三)本细则呈奉核定后实施，修订时亦同。第二章 出差管理制度 一、国内外出差办法 总 则 第一条 本办法依据本公司人事管理规则31、第三十九条规定订定之。 第二条 本公司从业人员之国内外出差或参加短期业务训练等，悉依本办法之规定 办理。 国内出差 第三条 国内出差分为长程、外勤(短 程)二种，出差时应填写“从业员出差申请单” 一式三联外勤由课(科)长核准，长程由厂 (处)长核准，厂处长出差由经理核准，第一联 由出差人附于“旅费报销清单”内，第二联送 人事部门存查，第三联凭以向出纳预借旅费 (不须预借旅费者免填此联)，如主管外出或 请假时由职务代理人核准，否则其旅费一概 不准报支。但因紧急事务经主管人员命令出 差或外勤者不在此限，然仍需先行通知人事 部门登记。 一、单程在五十公里以上者视为长程出 差，其未及五十公里者以外勤论32、，但外勤而必 须在外住宿者得视为出差。 二、交通工具以乘火车、公路局汽车等公 开订有价目表者为原则。交通费凭证明核支， 否则火车概以对号快车计支，公路局汽车概 以普通车计支，副管理(工务)员以下人员概 以对号快车八折计支；外勤交通费用实销实 报。乘坐公司交通工具者不得支领交通费。如 因公需乘计程车应由部门主管证明核支。 三、长、短程出差，无论其出差及销差时 间提早或迟延，均不作加班论。 第四条 外勤在三小时以上于上午七时以前起程者得报支早餐费15元，下午一时以后销差者支午餐费30元，下午七时半以后销差者支晚餐费30元。 第五条 长程出差旅费分交通费、住宿费、膳费、什支费等其标准如下表： 注： 33、一、低阶人员随同高阶人员出差时，视实际情形得比照高阶人员乘同等车及注宿。 二、厂、处长级以下人员因公务必要经经理核准者，得乘坐飞机。 三、副管理(工务)员以下人员于夜间出差应乘三层卧车，倘无法购得车票时，得改乘夜间快车。 四、从业人员适用本表规定应以职称为准，无职称者以职位为准。 第六条 住宿费按夜数支给，如检附凭证不超过规定者得按标准支给，如未检附凭证者按规定七折报支。但在火车中歇夜或出差处所免费招待膳、宿者，不得报支膳、宿费。如因实际需要，陪同宾客住宿者，按其检附之凭证实数支给。 第七条 出差膳费什支费按日数支给，但在上午出发或下午销差者当日应支三分之 二，下午出发或午前销差者当日应支三分34、之一。 第八条 从业人员每次出差或派驻地区服务者，如在同一地点驻留半个月以上者，自 十六日起照规定膳、宿、什费标准以八五折支给。自三十一日起照规定之七折支给。 第九条 调任人员需雇用卡车迁徒者，得凭单据申报雇用卡车一台之费用，但不得 报支迁徙补助费。未申报雇用卡车费用，其调任部门与原任居住地之距离在五十公里以 上，且有眷属(限直系亲属及配偶)随同迁徙者，支给迁徙补助费；未携眷者减半给付。眷 属在六个月以内随赴任所者，得比照其本人之标准报支交通及一日份之膳、杂费，但以四 大口为限；未满十二岁者减半。上述调任旅费及迁徙费概由新任部门支给之。 第十条 从业人员出差前得按实际需要凭“从业员出差申请单”35、第三联向出纳预借旅 费，销差后应于一个星期内填具“出差旅费报 销清单”按“出差申请单”核决权限呈核报销。 会计部门每月并应编造“厂处别出差旅费一 览表”送各部门及呈经理核阅。 第十一条 从业人员出差期限，由派遣 出差主管视事实需要核定，在限期内除患病 及因事故阻滞外，不得任意延期。因公需要延 期者，应事先以电话请示主管或返回任所后， 由主管核定追认。 国外出差 第十二条 奉派出国人员应就出国目 的、任务、日程、所需经费等有关事项提出“出 国计划书”一式二份呈总经理后转呈董事长， 经核准后始得办理出国手续。 第十三条 出国人员其“出国计划书”经 核准后，应填写“出差申请单”经呈准后向部 门申请旅36、费外汇。国外出差旅费报支标准如 下表： 注：一、低阶人员随同高阶人员出差期间，视实际情形得比照高阶人员同等膳宿。 二、从业人员适用本表现定以职称为准，无职称者以职位为准。 第十四条 凡受国内外机构补助出国人 员，其旅费已由其他机关照规定支给者，不得 再支前条国外出差旅费，但所受补助费用较 前条标准为低时得比照前条标准核补差额。 第十五条 出国人员因公交际应酬费用 除呈奉总经理核准由公司开支外，概应自理。 第十六条 出国人员在国外必要之长途 旅行，应以规定之路程为限，如有规定以外路 程之交通费，须由总经理核定始得准报支。 第十七条 公司长期(三个月以上)派驻 国外人员，在驻外期间之待遇，由总管理37、处总 经理室视其地区之生活水准及由公司提供之 其他设施等拟定标准呈董事长核准实施。 第十八条 出国人员应照规定期限归 国，并于两星期内提出有关任务之书面报告 呈总经理、董事长核阅，否则旅费不得报销 外，并按情节轻重酌予惩处。 受训旅费之报支 第十九条 受训分为外埠受训及本埠受 训两种，凡受训地点距办公地点单程五十公 里以上者视为外埠受训，未满五十公里者为 本埠受训。 第二十条 企业外外埠受训 从业人员赴外埠参加训练或实习其往返 交通费及受训期间之膳、宿杂费准予比照本 办法第五条及第八条规定办理；但有下列情 形之一者依其规定办理。 一、训练机构或本公司已供给交通工具 或费用时，不得报支交通费。 38、二、训练机构或本公司供给全部膳、宿 者，其杂费准予全额报支。 三、训练机构或本公司供给部分膳、宿 者，除已供给项目不得报支外，其余仍依本办 法规定计给。 第二十一条 企业外本埠受训 从业人员在本埠参加训练或实习，训练 机构不供给膳食及交通工具或费用者，其受 训期间每日准予比照本办法弟四条规定报支 误餐费一餐，交通费则依第三条第二款规定 办理。 第二十二条 企业内外埠受训 从业人员赴外埠参加企业内各部门所举 办之训练或实习，以由主办部门统筹供应膳 宿为原则，除已供给项目不得报支外，其余均 比照本办法第二十条规定办理。 第二十三条 企业内本埠受训 一、从业人员在本埠参加训练者，一律由 主办部门统筹39、供应午餐或晚餐，其费用以每 餐二十元为原则。 二、训练地点与办公地点不同厂区时，如 主办部门未供给交通工具及费用者其交通费 则依第二十一条规定办理。 借 调 第二十四条 本公司关系企业间之人员 借调，得视同国内出差，依本办法之规定向借 调公司报支费用。 附 则 第二十五条 从业人员如有违反规定虚 报旅费情事，一经察觉，视情节轻重予以惩 处。 第二十六条 本办法经经营决策委员会 通过后实施，修改时亦同。 HTH(附件一) 长期借调欧洲公司人员待遇标准 一、借调到欧洲公司者： 1人员选派： (1)由欧洲公司负责人与关 系部门洽商后签请核准调派。 (2)以三年为期，每一年本人得返国述职 一次。 (340、)经欧洲公司核准可携眷。 2待遇： (1)薪资、效率奖金及年终奖金 由欧洲公司负担，原公司不再给付，如实际所 得年终奖金少于在派出公司所得者，由派出 公司补其差额；但退职酬劳金及退休金由派 出公司负担。 (2)膳宿自理，并由欧洲公司提供车辆、 保养费自理。 (3)薪资由欧洲公司设定，但以高于下列 标准为原则： 课长级以下人员单身 每天40美元 携眷津贴 每天35美元 厂处长级单身 每天30美元 携眷津贴 每天20美元 经理级以上人员单身 每天33美元 携眷津贴 每天20美元 (4)在派驻国境内出差旅费及休假、保 险、福利等由欧洲公司视实际需要订定办法。 3其他： (1)借调人员考绩由欧洲公司报41、 送派出部门办理。 (2)借调期间返国时，路线由欧洲公司规 定并给付费用。 二、长期派驻欧洲其他地区之业务人员 待遇标准得视实际情形参照本标准订定之。 HTH(附件二) 长期派驻亚洲办事处人员待遇标准 一、人员选派： 1由总管理处总经理室与 有关公司协调后签请调派。 2最久以二年为期，每半年得返国述职 一次。 3不得携眷赴任。 二、待遇： 1原在公司的待遇照领。 2宿舍由公司供应，伙食自理。 3海外旅费：到任即支下列标准，不再打 折。 课长级以下人员 每天30美元 课长级 每为25美元 厂处长级 每天20美元 经理级 每天20美元 4外埠出差费 因公务需要赴亚洲出差时，除海外旅费 照支外其交通42、费实销实报而膳宿杂费不得超 过海外旅费之标准。 三、驻外人员之考绩，职位晋升及薪资调 整等由派出部门会同总管理处总经理室依人 事管理规则之规定办理。 四、驻外期间不排定特别休假。 五、在国外的医药费全部由办事处负担， 需长期疗养或重病，应设法尽速回国。 六、上任或返国要中途停留者，需经派出 部门主管批准，依国外出差办法向派出部门 报支旅费。 七、长驻亚洲人员其待遇标准视当地实 际情形参照本标准订定之。 八、本标准依据国内外出差办法第十七 条规定办理。二、员工出差实施细则 (一)本公司员工因公务上之需要，受命出差国内外(包括迁调)悉依照本章之规定办理。(二)员工出差均依各单位主管之命令或指示，视43、实际之需要，限定日期呈请总经理核准后行之。 (三)出差员工应于出发前，依式填写所定表格，通知总务组登记，如情形特殊事前不及办理时，亦需尽速补填表格，送交登记。 (四)员工出差得按实报支出差旅费，其最高标准如(附表略)，除特殊情况，经总经理核准者外，其余如有超额报支，一律剔除之。 (五)员工出差前，得按实际需要预借旅费，其预借款额，经由各主管初审，呈请总经理核准后暂付之，出差完毕，向总务组销差后应于三日内呈报核销，如三日后，仍未报支者，会计组应将该员之预借旅费在薪津项下先予扣回，俟报支时，再行核付。 (六)员工在本市及郊区或其他同日可往返之出差按实支给交通费及误餐费。 (七)员工出差在一日以上，44、其另有不满一日之旅费，无论出发或返回日一律二分之一给付，又乘夜车往返者，不另支宿费。 (八)交通费包括旅程中必须之舟车等费，按实际报支，便其他零星用费均在膳杂费内开支，不得另行报支。 (九)凡因公拍发之邮电及特别公务，临时雇用人夫，车马等项所支出之必要费用，另列特别费用内得按实凭证报支。 (十)员工出差除中途患病及天然不可抗力之原因，并有确实证明者外不得任意改变起程日期，或延长出差时间，但事后经总经理特准者，得追认之。 (十一)员工出差旅费，应据实提出收据，核发之，但如发现有虚报不实情事，除将所领追回外，并视情节之轻重，酌予惩处。 (十二)员工出差事前事后及旅途中所应填写的一切表格及应办手续另45、定。三、员工出差旅费支给办法 总则 第一条 本办法依据机械工业股份有限公司(以下简称本公司)人事管理规则之规定订定之。 第二条 本公司员工出差旅费之支给概依本办法办理。 第三条 本公司员工出差分为： 1.当日出差：出差当日可能往返者。 2.远途出差：出差必须在外住宿者。 3.国外出差：赴国外出差者。 当日出差 第四条 员工当日出差时由科长以上主管核准之。 第五条 当日出差每延误正餐时间一小时以上得按延误餐次支给误餐费每餐30元。但外勤已支津贴人员概不支给误餐费。 第六条 当日出差除依前条规定支给误餐费外不另支付出差旅费。 第七条 当日出差之交通费凭乘车证明实数支给。 第八条 当日出差人员必须于46、当日赶回，不得在外住宿。但因实际需要，事先呈奉各部经理以上主管核准者按远途出差办理。 远途出差 第九条 本公司员工奉命或因业务需要远途出差时必须事先填报“出差申请书”(格式另定)，记明出差日程、出差目的地及出差要务等呈部(室中心)经理(主任)或分公司经理核准后方可出差。 第十条 远途出差之员工得在“出差申请书”添附“出差旅费概算表”向财务单位预借旅费。 第十一条 未及呈准出差人员须补办手续后方得支给出差旅费。 第十二条 出差人员因急病或不可抗力之天灾地变致无法在预定期限返回销差而必须延长滞留，得据出差者之申请，经调查确实无误乃得支给出差旅费。 第十三条 出差人员必须于公毕返回后三日内填具“员工47、出差旅费报告单”请领出差旅费。 第十四条 出差人员之交通工具除可利用公司车辆外，以利用火车、公路车为原则。但因特急事情经协理以上人员核准者得利用空运交通工具。 第十五条 出差人员之交通费凭乘车证明以实费计算支给。因乘坐出租汽车三轮车，无法取得乘车证明者呈请部(室、中心)经理(主任)以上主管核准后得实数支给之。 第十六条 使用公司交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。 第十七条 员工远途出差旅费，按下列标准支给： 第十八条 远途出差如利用夜间(午后9时以后，午前6时以前)车次，住宿费减半支给，但不支给日当。 第十九条 日当自出发日起算至回公司之日给付之，但午后出发或午前回公司者减半支给。 第二十条48、 出差人员每日必须作成出差日报向各直属主管报告。 第二十一条 住宿费按出差人员在外住宿日数定额支给。 第二十二条 出差人员住宿费必须取得住宿费凭证(旅社统一发票)，但住宿在自宅(含其他住宅)或本公司招待所未取得住宿费凭证者减半支给住宿费。 第二十三条 与经理以上人员随行，其住宿费不够时得呈经上级人员核准，凭住宿费支给凭证支给与上级人员同等之住宿费或实费。 第二十四条 各分支机构人员因业务需要或受命到总公司述职，比照远途出差支给日当及住宿费。但支领外勤津贴人员不得支给住宿费。 国外出差旅费报支办法HT 第二十五条 本公司员工奉命或因业务需要出差国外时，必须填具“出差申请书”记明出差日程，出差目的49、地及出差要务等呈由董事长核准。 第二十六条 国外出差人员得凭核准之出差申请书预编出差费概算，于出国前向财务单位预借旅费。 第二十七条 国外出差人员渡航费，董事长、总经理得按头等舱位实额支给，其他人员均按二等舱位实额支给。 第二十八条 国外出差人员之出差旅费，按下列标准支给。 第三十条 国外出差去程当日不论何时起程概以一天计算，回程当日不论何时返回均不予计算出差日数。 附则 第三十一条 本办法经董事会通过后施行，修改时亦同。 第三十二条 本办法如有未尽事宜得随时修改之。第三章 会议管理制度 一、会议管理要领 (一)提高会议成效的要领 1.要严格遵守会议的开始时间。 2.要在开头就议题的要旨做一番50、简洁的说明。 3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 4.在会议进行中要注意如下事项： (1)发言内容是否偏离了议题? (2)发言内容是否出于个人的利害? (3)是否全体人员都专心聆听发言呢? (4)是否发言者过于集中于某些人呢? (5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢? (6)是否某个人的发言过于冗长呢? (7)发言的内容是否朝着结论推进呢? 5.应当引导在预定时间内做出结论。 6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。 7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。 (二)会议禁忌事项 1.发言时不可长篇大论51、，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)。 2.不可从头到尾沉默到底。 3.不可取用不正确的资料。 4.不要尽谈些期待性的预测。 5.不可做人身攻击。 6.不可打断他人的发言。 7.不可不懂装懂，胡言乱语。 8.不要谈到抽象论或观念论。 9.不可对发言者吹毛求疵。 10.不要中途离席。 邀集与会人员的选定标准 对于该项议题确实身有感触者 对于该项议题确实握有资料、学有专精并饶有经验者 本次会议的结论将会对其有所影响者邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者 五、企业会议管理制度 总则 为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。 会议分类及组织52、 第一条 全厂会议归纳为四类： 1.厂级会议：主要包括党政领导(扩大)会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会、全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。 2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)，由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。 3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。 4.班组(小组)会：由各党、工、团小组长或53、行政班组长决定并主持召开。 第二条 上级或外单位在我厂召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。 会议安排 第三条 例会的安排。 为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下： 1.行政技术会议 (1)厂长办公会： 研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。 (2)厂务会： 总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。 (3)班组长以上干部大会(或全厂职工大会)： 总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、54、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。 (4)经营活动分析会： 汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。 (5)质量分析会： 汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。(6)安全工作会(含治安、消防工作)： 汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。 (7)技术工作会(含生产技术准备会) 汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案55、。 (8)生产调度会： 调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。 (9)科务会： 检查、总结、布置工作。 (10)车间办公会： 检查、总结、布置工作。 (11)班组会： 检查、总结、布置工作。 (12)班组(科室)班前会： 对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。 2.各类代表大会 (1)职工代表大会： (2)车间(部门)职工大会(或职工代表小组会)： (3)党员代表大会： (4)团员代表大会： (5)科协会员代表大会： (6)企协会员代表大会： 3.民主管理会议 (1)工厂管理委员会： (2)厂长、党委书记、工会主席联席会： (3)生产管理委员会： (4)生活福56、利委员会： 4.论文、成果发布会。 (1)科协年会： (2)企协年会： (3)政治思想政治工作研究会年会： (4)厂QC成果发布会： (5)科技成果发布会： (6)信息发布会： (7)企管成果发布会： 第四条 其他会议的安排： 凡涉及多个车间(科室)负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。 第五条 厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。 第六条 凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂57、办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。 第七条 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。 第八条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。 第九条 各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 会议的准备 第十条 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。六、会议室使用管理制度 BT3-158、(一)会议室使用和管理规定 会议室是公司举行会议、接待外宾和客户的场所，为加强管理，制定如下使用和管理规定： 1.公司会议室只限公司内部各处(室)和子公司使用，外单位借用会议室须经公司领导批准，并到办公室办理借用手续。任何处(室)和子公司无权将会议室借给外单位使用。 2.各处(室)和子公司使用会议室须经办公室同意，领取会议室钥匙。 3.爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时清洗水杯和烟缸，锁好门，将钥匙退还办公室。 4.任何部门和个人不得将会议室的桌椅、茶具、烟缸等设施拿出会议室。 七、会报办法 一、为能秉承董事会意旨，建立上下执行连贯体系，促使全公司上下各阶层在不同岗位上能思想一致，努59、力方向统一，并密切协调配合，以求公司之最大发展，特订定本办法。 三、各种会报应指定专人作成记录，并分 送各有关部门执行及存卷妥管。 四、会报应注意事项： 1准时出席。 2事先准备好自己的意见并发言。 3因故不能出席时，要事先通知主持会 议者。 4发言中肯，勿占太多时间。 5不中途打断他人的发言。 6不提出与主题无关的言论。 7表示与他人相反意见时，应以亲切态 度及语气说服。 8.不固执己见，一切以大局着想。 9绝对避免会而不议，议而不决，决而不 行。 10.凡经决议的事项，一定彻底实行。 11主持人不要感情用事，并设法防止讨 论陷于混乱状态。 五、本规则经经理级会报通过呈总经理 核定实施，修改60、亦同。八、会报制度规则 一、为能秉承董事会旨意建立上下执行连贯体系，促使全公司上下各阶层在不同岗位上能思想一致，努力方向统一，并密切协调配合，以求公司之最大发展，特订定本规则。 二、会报种类如下表： 三、会报内容 1协理及会报 (l)检讨董事会策订之经营方针及总经 理之业务指示的执行状况。 (2)以超企业部立场策订公司共同发展 方向，并对公司之经营策略对上级作建议，以 发挥领导阶层之功能。 (3)研讨超企业部的重大案件并促进各 企业部间工作之协调配合。 2经理级会报 (1)秉承上级指示研讨并确定经营策略。 (2)检讨市场状况及经营绩效以修正经 营策略。 (3)各企业部奖金及福利案件之研讨与 策61、订。 3主任级会报 (1)研讨各单位间工作之配合及执行方 法。 (2)检讨工作绩效及进度。 (3)有关经营策略及工作方法之观念沟 通。 4企业部会报 (1)转达上级之政策及业务指示并研讨执行方法。 (2)生产工作检讨。 (3)生技工作检讨。 (4)产销工作检讨。 (5)工程(施工)进度检讨。 (6)经营计划之执行及达成之检讨。 四、会报过程 1企业部会报之召开通知及会报准备事 宜由各企业部管理组负责，协理级、经理级、 主任级会报则由秘书室统筹负责。 2.开会程序原则上分为工作报告，检讨 上次会报决议执行情形，讨论提案及临时动 议四项，会前应先明确会报课题通知与会人 员预作充分准备。 3业部会报62、应指定专人作成纪录，协理、 经理、主任级会报则由秘书室派专人负责纪 录工作，会报纪录应抄送有关部门执行并存 卷妥管。 五、会报应注意事项 1遵守开会时间准备出席。 2对于议题要事先准备好自己的意见。 3因故不能出席时，要事先通知主持会 议者。九、午餐会举行办法 1目的：为促使高层主管与各企业部主 管间尽速沟通意见，解决问题提高工作效率， 以期达成年度目标起见，特制定本办法。 2参加人员：凡各企业部最高主管，及关 系企业有关主管均邀请参加，如各企业部主 管不能参加时，得指派代表参加。 3时间及地点：每月四日、十四日、廿四 日中午定期举行，每次以二小时为限，如遇假 日则顺延，地点本公司会议室。 463、主持：由董事长，总经理，或副总理为 主持人。 5午餐准备：根据参加人数由管理部筹 备。 6午餐会内容： (1)根据各部经营分析表，收支等目标， 作为检讨对象。 (2)经营分析表每十日结算一次，力求数 字清楚，午餐会时由各部主管或秘书带至会 场。 (3)对未达到目标部分，商讨解决方式。 (4)商讨公司管理政策，开展新业务，及 员工福利等方法。 7附记：本办法俟企业部主管会报通过 后施行。十、心得发表会实施要点 第一条 本要点依职员管理办法第一 条之规定订定之。 第二条 为使全体员工吸收老经验的传 授与新观念的灌输，并扩大教育相乘效果，特 订定本要点，由员工定期发表经验心得与研 究心得，以消除时代64、差距，建立科学管理之经 营基础。 第三条 发表人暂定如下： 一、奉派在国内外受训或考察之员工，得 请其发表研究或考察心得。 二、现场经验积有心得或自行研修学有 心得者。 第四条 发表题目由发表人自行选定为 原则，以对本公司经营管理具有积极效益之 内容者为优先。 第五条 听讲人及听讲名额规定如下： 一、指定听讲人：依发表题目之性质由人 事单位指定业务上有关人员参加听讲。 二、自由听讲人：未受指定之员工得事先 向人事单位登记，领取自由听讲证。 三、听讲名额：每次暂限五十名，满额时 以指定听讲人为优先，再以先行登记之自由 听讲人为优先。 限额内之听讲人每次得申报加班一小 时，并供给茶点及座位。 第六65、条 发表日期及地点于举办七日前 公布，时间原则上自下午五时十分起至六时 四十分止。 第七条 发表人由本公司致赠纪念品以 资鼓励，发表内容整理后刊登本公司对内刊 物上，并留做发掘人才，评审能力之参考资 料。 第八条 心得发表会指定题目邀请外界 专家或厂商人士前来演讲。 第九条 本要点经总经理核准后公布施 行，修改时亦同。十一、工厂会议章程范例 第一条 本会议章程依照工厂法第十 章，工厂法施行条例及工厂会议实施办法之 规定，由本公司会同工会订定之。 第二条 本会定名为食品工业股份有限 公司工厂会议(以下简称本会议)。 第三条 本会议设代表十四人，由工厂 代表、工员代表各七人组织之，工员代表得选 出66、侯补代表七人。 第四条 工厂代表之资格除以本公司总 经理为当然代表外，其余由总经理选派熟悉 工厂或劳工情形者充任，并以具有代表厂方 行使管理权之职责为限。 第五条 工员代表以年满二十岁在厂继 续服务六个月以上，具有本公司产业工会会 员资格者为限。但工员当选代表名额不得少 于三分之二。 第六条 工员代表由本公司产业工会照 规定人数加倍提出侯选人由全体会员直接选 举产生，其选举办法另定之。 第七条 本会议工员代表之任期为一 年，连选得连任之。 第八条 本会议工员侯补代表不参加会 议，但遇有工员代表因故不能出席时，由该区 侯补代表代理出席。工员代表出缺时，得递补 为工员代表参加会议，其任期以补足原代67、表 之任期为限。 第九条 工厂会议代表一经选出或派定 应呈报主管官署核备，改选或改派时亦同。 第十条 本会议之议事范围如下： 一、研究工作效率之增进。 二、改善工厂与工员之关系并调解其纠 纷。 三、协助团体协约，劳动契约及工厂规则 之实行。 四、协商延长工作时间之办法。 五、改进厂中安全与卫生设备。 六、建议工厂或工场之改良。 七、筹划工员福利事项。 第十一条 前条所列各事项如本会议不 能解决时依有关法令办理。 第十二条 本会之主席由工厂及工员双 方代表各推一人轮流担任之。 第十三条 召开会议通知由轮值主席于 会议一星期前发出，会议提案应于会议五日 前分送双方代表。 第十四条 本会议设秘书一人68、担任记 录，并负责会务及处理有关文件之责。 第十五条 本会议代表为义务职。 第十六条 本会议每月开会一次，必要 时得经代表过半数之请求召开临时会议。 第十七条 本会议须有代表过半数出 席，其决议须有出席代表三分之二以上之同 意。 第十八条 会议决议事项除公告职工通 知外，应即由会议主席分送工厂及工会或有 关部门采择施行，并呈报主管官署备案。 第十九条 举行工厂会议之必需费用由 工厂酌拨之。 第二十条 本会议对外行文以食品工业 股份有限公司名义行之。 第二十一条 本会议章程如有未尽事 宜，悉依有关法令办理。 第二十二条 本会议章程经主管官署核 准后施行，修订时亦同。第四章 文书管理制度 一、文书69、管理规则 总则 第一条 目的 为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。 第二条 范围 本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部 门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 承办部门 第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。 第四条 管理部门 (一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理70、部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。 (二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。 (三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。(四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。 第五条 主办及会办部门 (一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。 (二)本企业各类资料对外统一报送的71、主办、会办及提供部门如表4.1。 行文 第六条 行文类别 (一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。 (二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 (三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。 (四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。 (五)电报：业务处理须以电报行文时使用。 (六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。 (七)其他： 1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。 2.会议纪录及例行表报等的发送不必72、行文。 第七条 行文名义、署名及印信借用 (一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下： 1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章： 属政策性或影响公司重大权益的行文。 2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章： 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。 3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。 对省政府、市政府所属二级机构等的行文。 对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。 对税务、金融机关的行文。 总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。 4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。 对本款第73、二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。 营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。 5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。 营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。 6.以部门名义盖部门章： 采购部门对厂商的行文。 人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。 7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。 8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核74、准。 (二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印： 1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。 2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。 3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。 4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。 (三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖75、于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。 (四)特定签署人及印信的文件从其规定。 (五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。 第八条 行文的判行权限 (一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。 (二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。 (三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。 (四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。 (五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。 (六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。 (七)因专案业务需要，如进出76、口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。 (八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式 .通则 第九条 文书分类 (一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。 (二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。 (三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。 (四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。 (五)其他类：与公司业务无直接关系之表77、报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。 第十条 收发文登记单 (一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。 (二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。 (三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。 (四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。 (五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。 第十一条 收(发)文字号的制定管理 (一)对外行文的字号 178、.公司：X1X2(X3)总字第号。X1X2为公司简称；X3为地区别，不需 分地区者省略；为公司收(发)文流水号。 2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。 3.营业部门：由各公司总经理室制定。 (二)对关系企业行文的字号 1.由各公司总经理室统一制定管理。 2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。 (三)收发文编号 1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。“业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列。 2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。 3.主79、动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。 .与外界来往文件 第十二条 收文 (一)登记、分文 来文由收发人员拆封后，于“收(发)文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。 (二)文件的分送 收发人员分发文件，应留存“收(发)文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收(发)文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整80、理为文件催办之用。 (三)文件交办 经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收(发)文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。 (四)文件处理 1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。 2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收(发)文登记单”第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收(发)文登记单”第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将“收(发)文登记单”第81、三联抽出销案。 3.收发人员收到办妥的来文及“收(发)文登记单”第四、五联时： 如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。 如需复文者，将复文及复文稿送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。 4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，82、应即缴交出纳部门签收不应随文传递。 第十三条 主动发文 (一)拟稿、登记 经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收(发)文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。 (二)发文处理 收发人员收到发文文件、原稿“收(发)文登记单”(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；83、第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。 第十四条 外界复文的处理 收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。 .关系企业来往文件 第十五条 行文方式 (一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、 公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列84、方式处理： 1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。 2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。 3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。 (二)以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理。 (三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。第十六条 业务接洽便函之处理 (一)发文 经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈85、主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收(发)文编号登记表”再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。 (二)收文 受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收(发)文编号登记表”将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。 (三)复文 经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业86、务接洽便函”第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。 (四)回文处理 发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日87、期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处理方式 第十七条 文书结构 (一)公告：以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用。 (二)函、签呈：以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用。 (三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。 (四)采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。 第十八条 信函处理 (一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。 88、(二)指名经(副)理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。 第十九条 签呈处理 (一)经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 (二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记“批示”情形，呈送厂(处)长(部89、室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。 第二十条 合约处理 (一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。 (二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。 (三)合约书签约代表人及原稿、正本的保管部门规定如下表： 保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予90、销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。 第二十一条 副本及图书处理 副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。 第二十二条 电报处理 电报视同文书，依本规则办理。 第二十三条 文书处理要点 (一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。 (二)为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。 (三)经办、会稿、核稿等人员的签名，应清晰可辨，不得潦草难认。 (四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照91、会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。 第二十四条 文件处理期限 (一)收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。 (二)分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。 (三)经办人员的处理期限。 1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。 2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。 3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。 4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。 5.监印人员原则上于当天完成用印。 6.92、文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。 7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。 第二十五条 文件稽催 (一)经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。 (二)收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以“文书催办单”一式二联，送经办部门主管交由经办人填注“拟完成日期”及“迟延原因”经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。 第二十六条 发送方式 文书发送方式分为专送、邮寄(平信、限时、挂号、航93、空) 电报(寻常、加急、书信、打字)及集运等，经办人应于文书底稿上注明。 第二十七条 文件递送 (一)呈阅文件的递送方式 文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。 (二)部门间文件的递送 1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。 2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以(处)、部(室)为单位装入“内部信封”予以递送，“内部信封”仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。 3.各公司于各办公地区应设94、一文件“寄送中心”，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂)所在地为总务部门，各“寄送中心”得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。4.收发人员将文件递交“寄送中心”后，“寄送中心”人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具“文件递送清单”一式三联，第一联自存，第二、三联 连同文件汇总装入地区别专用“文件袋”寄送。收文地区之“寄送中心”人员收到“文件袋”拆开后，即以“文件递送清单”第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天“文件袋”送还原发文的“寄送中心”存查。 5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的“寄送中心”登记转送。 6.95、总公司各“寄送中心”的“文件袋”，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。 7.原则上文件应随到随送，不得积压，“寄送中心”人员须于每日上午上班后30分钟内将“文件袋”内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。 印信 .印信种类 第二十八条 种类 (一)公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。 (二)职章：ZK(1.董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。 2.刻有职别及特定业务专用的主管印信。ZK) (三)职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。 (四)部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注“对内专用”96、之字样。 (五)校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及“校对章”或“骑缝章”“附件章”等字样之印信。 第二十九条 印信的资料及形式 所有印信均为圆形橡皮质。 .印信使用 第三十条 监印人员 (一)各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。 (二)特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。 (三)各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。 (四)监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。 第三十一条 印信盖用 (一)行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底97、本上用印。 (二)其他文件需盖用印信者，经办人应填具“盖用印信申请单”一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于“盖用印信申请单”正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。 第三十二条 印色使用 公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。 .印信管理 第三十三条 印信的核定及制发部门 (一)公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。 (二)总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务的主管职章经各部(室)经理(主任)核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。 (三)各事业部经理、厂(处)长的职衔签98、字章、特定业务的主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。 第三十四条 印信登记 业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。 第三十五条 印信申请 (一)印信制发的申请 因业务需要或组织变更，由主办部门填具“请(制)发印信申请表”一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条的规定呈请核定后由管理部门制发。 (二)印信换发的申请 1.印信的印文磨损申请换发时，由监印人员填具“请(换)发印信申请表”一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送会印信管理部门依本规定第三十三条规定呈请核定后由管理部门换99、发。 2.原有废旧印信应于换发的印信收到后一周内，由监印人员依本规则第三十六条的规定办理。 (三)印信补发的申请 1.印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具“请(补)发印信申请表”一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并会印信管理部门依本规则第三十三条规定呈经核定后，由管理部门补发。 2.补发印信的文字体应有异于原印信，以资区别。 3.遗失的印信寻获时，应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。 (四)印信增刊的申请 1.一种印信以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规100、则申请。 2.增刊的印信应由管理部门斟酌实情设法加以区别。 第三十六条 印信缴销 (一)废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具“缴销印信申请表”一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门 撤销。 (二)印信管理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以保存或截角注销。 第三十七条 印信管理 (一)各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任。 (二)印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立“印信登记表”拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。 (三)印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一101、次。 (四)主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。 档案管理 .管理部门 第三十八条 管理部门 (一)文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。 (二)各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 .整理与分类 第三十九条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： (一)检查102、文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 (二)文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。 (三)文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 (四)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 (五)有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 第四十条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： (一)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 (二)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 (三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 103、第四十一条 档案分类 (一)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 (二)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 (三)同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。 (四)每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个“目次”编号为原则104、。 (五)档号之表示方式如下 A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2 A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 第四十二条 档案名称及编号 (一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 (二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。 (三)档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 (四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业105、务增繁时，随时增补之用。 (五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第四十三条 档号编定 (一)案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。 (二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 (三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。 (四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 .归档与档案清理 第四十四条 (一)归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订106、于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 (二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第四十五条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： (一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。 (二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。 (三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定107、保存5年的文书。 (四)1年保存：结案后无长期保存必要者。 (五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 第四十六条 档卷清理 (一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。 (二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。 .调卷 第四十七条 调卷程序 (一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单108、”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。 (二)管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。 (三)于档案室当场借阅者，得免填“调卷单”。 (四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。 第四十八条 调卷管理 (一)“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 (二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责109、处理。 (三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。 (四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 机密文件 第四十九条 范围 (一)生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。 (二)技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。(三)业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。 (四)其他经厂处长以上主管认为有必要列入机110、密文件管理之一切资料。 第五十条 保管部门 (一)外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。 (二)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。 (三)总管理处各部、室、中心的机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。 (四)各保管部门应指定专人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。 第五十一条 外来机密文件处理 (一)外来机密文件由111、代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收(发)文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手他人。 (二)若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。 (三)主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将密件收回，并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由112、经办人签认后随“收(发)文登记单”第五联与密件一并归档。 (四)密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。 第五十二条 自创之专业性机密文件处理 (一)隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理。 (二)前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作计划表”写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。 第五十三条 经办方式 (一)经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或113、翻阅。 (二)经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。 (三)经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后为的。 (四)经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。 第五十四条 归档 (一)外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同“收(发)文登记单”第四、五联及“文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入“机密文件保管备查簿”，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。 (二)内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处114、长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”，随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。 第五十五条 档案整理 (一)保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更“机密文件增列表”呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。 (二)保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国计划书”或“工作计划表”，如有应送115、而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。 (三)机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。 第五十六条 调卷 (一)各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条规定方式办理外，经办人填具“调卷单”注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。(二)保管人员接到经核准之“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。 第五十七条 副本 机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交116、由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。 第五十八条 文件管理 经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十六条的规定议处： (一)拆散原案显有弊端者。 (二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。 (三)擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。 (四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。 (五)擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。 (六)文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。 附则 第五十九条 文件处理日数的统117、计 (一)各收发人员根据“收(发)文登记单”第一联，业务接洽便函第一联(发文)及第四联(收文)分别造具“文件处理统计表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的“文件处理统计表”应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。(二)处理日数计算标准 1.收文案件：自总收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除例假日后为实际处理日数。 2.发文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除例假日后，为实际处理日数。 第六十条 文书用纸 (一)对关系企业外机构之行文以公文用纸为之。对客户或厂商行文得以印有公司名衔的书函。 (二)关系企业内部各部门间的行文以“业务接洽118、便函”为之，但公司间的行文亦得以公文用纸。 (三)电报以电报专用纸。 (四)签呈以签呈专用纸。 第六十一条 文件处理之稽查 各公司总经理室应不定期派员稽查各部门之文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理。 第六十二条 实施与修改 本办法经营决策委员会通过后实施，修改时亦同。 二、文件收发规定 (一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。 (二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。 (三)文件和原稿，由办公室119、分类归档，保存备查。 (四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 (五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。 (六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。 (七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。四、文印室管理规定 第一条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内120、部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。 第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。 第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。 第五条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他121、人，不得截留任何文件。 第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。 第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。五、企业报刊、邮件、函电收发制度 (一)全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。 (二)外发函、电要求。 1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。 2.每天下午点以前，厂收发室应将当122、月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。 (三)外来邮件管理 1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。 2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。 5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。 6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。 (123、四)报刊订购与收发。 1.报刊订购。 (1)订购时间： 上半年 下半年 (2)订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。 2.报刊收发。 (1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。 (2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报124、刊时间为小时，任何人不得进入收发室。 (3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。 (4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。 (五)收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。(六)收发室内外应经常保持整齐清洁。 (七)收发室由部门负责管理，其工作质量由部门进行检查、考核，并承担责任。六、企业打字、油印工作制度 第一条 凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传125、教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。 第二条 由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月(季)生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。 第三条 不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。 第四条 凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责人审查同意并经审核修改、统一编号，有关部门会签，分管厂领导签发，方能交付打印。 第五条 打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要126、求等，对发文手续不全、书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。 第六条 打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。并根据厂办安排的轻重缓急次序，进行打字。打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀。 第七条 打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室、油印室。 第八条 打字员要爱护打字、油印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作。 第九条 文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对。校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。 第十条 凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料(见第一条范围)分别由127、两办或拟稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐。由两办机要员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。 第十一条 两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。 第十二条 油印文件要严格按照审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自留存，油印底板和废页，余页应及时销毁。七、公文管理规定 第一条 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条 本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 第三条 各部室、各单位及各有关128、人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。 第四条 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。 文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第五条 公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。 第六条 草拟公文应注意以下事项： (一)内容要符合党和国家的路线129、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。 (二)反映情况要客观，实事求是。 (三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。 (四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。 JP3第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。JP 第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第九条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。 第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登130、记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。 第十一条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十二条 公司发文，一定要由总裁办统一编号： (一)以公司名义对外发文，一律字(年)号； (二)公司党总支发文，用党字(年)号； (三)以工会、共青团、妇联名义发文，用政字(年)号； (四)公司监事会发文，用监字(年)号； (五)董事局发文，用董字(年)号； (六)董事局委员会发文，用董字(年)号； (七)董事局委员会所属机构发文，用董字(年)号； (八)其他管理部门的发文，用字(年)号。 第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。 第十四条 红头文131、件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。八、公文处理实施细则 总则 第一条 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。 第二条 各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。 第三条 各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。 第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。 第五条 各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国132、家机密。 公文种类 第六条 公文种类主要有： (一)请示 请上级指示和批准，用“请示”。 (二)报告 向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。 (三)指示 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 (四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。 向国内外宣布重大事件，“用公告”。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。 (五)批复 答复请示事项，用“批复”。 (六)通知 传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 (七)通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属133、各单位知道的事项，用“通报”。(八)决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 (九)函 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。 (十)会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 公文格式 第七条 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 (一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 134、(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。 (三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。 (五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。 (六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。 第八条 公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。 第九条 对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。 第十条 135、对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告， 与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。 第十一条 内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。 第十二条 各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。 第十三条 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。 第十四条 按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。 第十五条 发文136、应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。 公文处理程序 第十六条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。 (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。 (三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和137、性质直接批有关部门阅办。 各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。 (五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。 第十七条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。(一)草拟公文的要求： 1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有138、关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。 2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。 3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。 4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。 5.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。 6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第 三层为“1”，第四为“(1)”。 7.不要滥用简称。年月日、139、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。 (二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。 审核的重点： 1.是否需要行文。 2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。 3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。 4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。 5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。 审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。 (三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署140、意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。 (四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。 (五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。 (六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。 (七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字141、员没有改正的，由打字员负责。 第十八条 公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。 文件的管理 第十九条 各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。 文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。 第二十条 各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该142、归档的文件。 第二十一条 没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。本细则从年月日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。 第五章 档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 总则 第一条 根据邮电部邮电文书立卷归档办法为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员143、交接清楚，不得擅自带走或销毁。 文件材料的收集管理 第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财144、务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条 各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 归档范围HT 第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会145、议简报、会议记录等。 第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条 信访工作材料。 第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动146、的剪报、照片、录音、录像等。 平时归卷 第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。 第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。 第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。 立卷(案卷质量要求)HT 第二十三条 为统一立卷规范，保147、证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。 第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文148、的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第二十九条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。 第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷149、首。 第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。 第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式： 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 第三十五条 本制度自印发之日起实施。二、150、声像档案管理办法 总则 第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。 第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。 第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。 声像档案资料的收集 第四条 收集范围 1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事151、活动的声像资料。 4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。 5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。 6.其它具有保存价值的声像资料。 第五条 收集时间 1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。 2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。 第六条 收集要求 1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失； 2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件； 3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 第七条152、 声像档案资料的征集 1.档案部门有责任随时征集重要声像资料； 2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。 第八条 声像档案费用的报销 本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 声像档案的整理HT 第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。 第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。 第十一条 分类、编号 1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：153、全宗号-流水号。 2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 第十三条 文字说明的编写 1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。 2.编写文字说明的要求： (1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； (2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带154、按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明； (3)文字简洁、语言通顺； (4)时间用阿拉伯数字表示。 第十四条 编制格式 1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。 第十五条 案卷要求 1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。 2.卷内目录： 照片、底片以自然张为单元填写卷内目录； 录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。 3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。 第十六条 编目 声像档案的著录依照GB3792.5-85档案、著录规155、则进行。 声像档案的保管 第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件 底片、胶片库温度应保持在13-15之间，相对湿度应保持35%-45%； 照片库温应保持14-24，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24，相对湿度应保持40%-60%。 第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。 第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。 第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过156、鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。 第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。 声像档案的开发利用 第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。 第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。 第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。 第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借157、。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。 第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。三、文书档案分类标准及保管期限区分 文书分类标准 一、经营基本文件 (一)章程文件：章程的变更；登记；申请；其他。 (二)股东会议文件：股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿；其他。 (三)董事会文件：董事就任书；董事会议记录；商业帐簿；经营业绩；请示；业务执行文件；其他。 158、(四)经营业务文件：经营方针书；经营计划书；经营会议记录；经营会议通知书；会议资料；重要契约；诉讼文件；经营业务执行文件；其他。 二、经营组织文件 (一)业务机构文件：业务机构表；机构调整文件；其他。 (二)业务分工文件：业务分工变更方面的文件；其他。 (三)职务分工及有关权限文件：职务分工变更方面的文件；权限变更方面的文件；其他。 (四)业务管理文件：内部监察文件；其他。 (五)报告文件：各种报告书；信用限度报告书；其他。 (六)会议文件：各种会议文件；通告；其他。 三、业务运营文件 (一)销售业务运营文件 (二)制造业务运营文件 (三)采购业务运营文件 (四)一般事务运营文件 (五)总务运159、营文件。 (六)人事、劳务文件：报纸、杂志上刊登的招聘文件；通过职业介绍所招聘职员的广告；招聘人员复制作；履历表；招聘考试题目汇集；考试答卷；应聘者一览表；考试通知书；考场指南；B10考试成绩单；B11聘用通知书；B12任免文件；B13誓约书；B14身分保证书；B15公司职员名册；B16其他。 档案保管期限 一、永久保管 (一)登记、特批的重要文件 (二)股东会议文件 (三)股东名册 (四)股东印章簿 (五)资产及负债文件 (六)理事会文件 (七)请示、决议等重要文件 (八)重要的契约、申请 (九)执照、上级批准证书等 (十)重要统计文件 (十一)土地、建筑物、电话方面的重要文件 (十二)职员160、的履历表、应聘书、辞职书等 (十三)职员名册、人事、保健、工资方面的重要文件 (十四)章程、公司条例、规则等 (十五)诉讼文件 (十六)客户文件 (十七)加入、退出外部社团组织方面的文件 (十八)重要仪式、典礼方面的文件 (十九)制造计划书、底图、重要的考试、研究报告书 (二十)公司内部出版物、图书登记册 (二十一)年度预算、决算文件 (二十二)其他 二、十年保管 (一)股东名议换书 (二)税务方面的重要文件 (三)会议文件(经营主体) (四)月决算文件 (五)重要商业帐簿(资产目录、日记帐) (六)宣传方面的文件 (七)市场调查的汇总报告书 三、五年保管 (一)销售帐簿 (二)采购帐簿 (三161、)人事方面的文件 (四)主要交易凭证(结帐、交易方面) 四、三年保管 (一)管理人员、公司职员在外部社团担任职务的任免文件 (二)政府机关的一般性认可、申请文件 JP2(三)公司职员调动、工资、补贴、劳动标准法、保健、卫生方面的临时性权利、义务类文件。JP (四)管理监督者会议记录 (五)代理店会议记录 (六)技术磋商会议记录 (七)有关规定、通告废止的文件 (八)契约(简单的) (九)事务管理的补充文件 (十)税务文件(简单的) (十一)文件收、发文记录 (十二)业务日志 (十三)统计文件(简单的) (十四)市场调查、宣传等企业一般文件 (十五)购入物品的出纳、保管、移交方面的文件 (十六)162、有关制造技术方面的简单文件 (十七)有关动产、不动产方面的简单文件 (十八)对日后有参考价值的来往文书 五、一年保管 (一)来往文书、通知、调查文件、参考文件 (二)住址、姓名变更通知 (三)报告制度中规定的日报、月报 第六章 公司印章管理制度 一、公司印信管理制度 第一条 印信的种类 (一)印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 (二)职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。 (三)部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。(四)职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印信。 第二条 印信的使用规定 (一)对公司经营权有重大关连、涉及政策性163、问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。 (二)以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。 (三)以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。 (四)各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。 第三条 印信的监印 (一)总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。 (二)总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。 (三)经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。 第四条 印信盖用 (一)文164、件需用印时，应先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。 (二)监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存档。第五条 各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。 第六条 监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。 第七条 印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。 第八条 本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。 二、公司内部印鉴管理制度 总 则 第一条 目的 本规定就公司内使用的印章的制发，改正与废止、管理及使用方法做出规定。 第二条 公司印章的定义 本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与165、公司权利义务有关的文件上，因 需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。在盖公司印章时使用含公司名称、 部门名称及签名人的橡皮图章，不在本规定所指印章之内。 制定与改刻、废止 第三条 提起议案者 公司印章的制定，改刻与废止的议案由秘书处长提出。 第四条 手续 秘书处长必须在提出的议案中将新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。 第五条 刻印与改刻 公司印章的刻制由秘书处长负责，同时，如有需要更换或废止的印章应由第十条规定的各管理人迅速将旧印章交还秘书处长。 第六条 废止印章的保存年限 除特别需要，由秘书处长将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。 第166、七条 散失、损毁、被盗 公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向秘书处长递交说明原因的报告书。同时秘书处长根据情况依本章各条规定的手续办理。 登 记 第八条 印章登记台帐 印章在秘书处进行登记 秘书处长应将每个印章登入印章登记台帐内，并将此帐永久保存。 第九条 印章在公司以外申报时的登记 印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称，申报年月日以及申报者姓名汇总后报秘书处长。 手 续 第十条 盖章审批 公司章的使用依照以下手续： (一)公司及高级职员名章 1本公司 使用公司或高级职员名章时应先填写“公司印章申请单”。(以下简称申请单)，写明申请事项，征得部门领导同意后(若领167、导不在时，由部长事先指定代理人)，连同需盖章文件一并交印章管理人。 2分店及工厂 在取得分店经理(或厂长)的认可后，将需盖章文件向总公司主管此类文件的部长呈递，由主管部长审查后依本条第(1)项所示手续办理。 (二)部门印章、分店及工厂印章 这几种印章同样需在申请单上填写用印理由，然后送交所属处长，获认可后，连同需用印文件一并交印章管理人。 第十一条 公司印章使用人 公司印章的使用原则上由印章管理人或文件处理人掌握。印章使用人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。 第十二条 代理使用印章人 代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印168、申请单上应有代理人印章。 第十三条 用印手续的简化 常规用印或需要再次用印的文件如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者可省去填写申请单的手续。 此时，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。 用印要领 第十四条 用印区别 公司印章的用印依照以下原则进行。 (一)公司、部门名章及分店、工厂名章，分别用于以各自名义行文时。 (二)职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。 第十五条 用印方法 公司印章的用印方法有以下几条： (一)公司印章应盖在文件正面。 (二)盖印文件必要时应盖骑缝印。 (三)公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外，一般参照以下规定进行。 1公司169、名称章 名章一般盖于公司名称、部门名称、分店、工厂名称及出差地点的右侧。但公司名章与职务名章并用时应盖于名称中间或竖写名称的下方。公司或股份公司 2职务名章 盖于职务名称的右下。如竖式书写盖于下方。 如 董 事 长 印 (四)盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。 (五)股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理批准后，可采取印刷方式。 附 则 第十六条 本规定自年月日起开始实行。 三、公司公印管理制度 第一条 公印有以下几类 (一)公司印、会长印、经理印、副经理印、董事印、监查官印。 (二)存款等票据上使用的可行使股东权利的专用公司印章及经理名章。 (三)表现公司所据有的股东权利的专用经170、理章。 (四)股票、债券专用章。 (五)现金收据专用章(总店、分店、分公司、营业所)。 (六)经理室印、秘书岗位印、计划岗位印、考核岗位印、部门印、部长印、技术研究所印、技术研 究所长印、分公司的部门印、分公司的部长印、处室印(限于有必要强调的总店、分公司、分店的某些处室)、处长印(参照前项)。 (七)分店印、分店经理印。 (八)存款专用分店印、分店长印。 (九)分公司及分公司领导印。 (十)存款专用分公司及公司经理印。 (十一)职工培训处、营业所、经营部(需特别认定的)印及各自领导印。 (十二)存款专用职工培训处、营业所、经营部印及各领导印。 前项所列之第(二)、第(八)、第(十)及第(十二171、)中各印统称为存款专用公章。 第二条 前项所列第2类印章用于支票的背书、存款的支取、票据的发行、背书的认可等一切以经理名义行使本公司股东权限之行为时。 股票及公司债券专用会长印章，用于股票发行、抵押权登记(取消)、财产信托(取消)及发行公司债券时使用。 现金收据专用印章在收取现金(支票及票据等)，发放收据时使用。 存款专用分店印及该分店主管印用于分店支票运转、支票背书以及存款支出时使用。第一条 所列第(十)及(十二)印章的用途参照前项。 第三条 前条各项所列公章不得在前条各项所定用途之外使用。 第四条 本规定所称“公章管理人”指每一种公章的直接管理者。 “管理代行者”代行公章管理职责。 “施印172、责任者”负责公章的施印。 “施印代行者”代行盖印业务。 第五条 第一条第1项所列各种公章的管理人，代行管理人，施印人和代行施印人另表规定。 除存款专用公章外，另表上没有规定的公章代行管理人、施印管理人、代行施印人，应由公章管理者事先指定。 第六条 公章管理者依照前项指定的代理人有变更时，应向分管公章管理的总店部长(以下称主管部长)报告变更情况。JP2 总店的部、分店、分公司及其直属的业务机构和业务所的公章管理人，在处理上述第五第六条所列情况时，应各自向总店部长、分店经理、分公司经理或业务所负责人汇报执行经过。 第七条 (一)公章施印时，由施印人办理。施印人不在时，由代行施印人办理。公章管理者任173、何时候都可施印。 (二)各级公章代理人在经总店、分店、分公司及直属机构各级主管领导批准后可以施印。当公章管理人、施印人和施印代行者不在时，为使业务正常进行，公章代理人也可以使用存款专用公章。 (三)在专决权和特定管理权限中有关代理的规定，不适用于公章代理。 第八条 在文件上盖印时，要注意以下诸方面： (一)以何种名义行的文盖何种公章。 (二)董事或监查官发的文件应分别盖董事或监查官印。 (三)除以上两条外，其他文件的公章参照第一条，股票、股权名义文件、抵押权的登记(注销)及财产信托的表示(注销)等文件应盖股票、债券专用公司经理章。公司内部使用的文件，除特殊要求外，一般可省去公章。 第九条 向公174、司外部发制的文件需盖公章时，应有对盖章文件的决议，并参照第七条第2项的规定向施印人出示有关证明。 公司内部文件特别需加盖公章的也照此办理。 施印人在给前述发往公司内外的文件盖章时，要在盖章决议上签注，并在公章使用登记簿上记录必要事项。特殊文件除外。 第十条 支票发行、背书、存款的支出及票据的发行时，需加盖能反映公司股东权利的专用章及经理名章，此时需在支票帐、存款提取单及票据帐中记入必要事项，同时附加会计传票向施印者出示。 票据担保需盖经理名章以行使股东权利时，需向施印人出示盖有公章的有关决定、委托状。 使用标志行使股东权利的专用会长章时依照上述原则办理。 第一条所列(八)、(十)、(十二)各类175、公章的使用参照本条第(一)项所列原则。 第十一条 股权名义、抵押权登记(取消)及财产信托的依据(取消)等文件加盖公章时，应向施印人出示各种文件的请求报告。 第十二条 现金收据专用章的盖印手续由公章管理人规定。 公章管理人确定手续时要向主管部长(如是营业所，向分店经理)报告。 第十三条 施印人及施印代行人在准备盖印之前，要从公章管理人或代行管理人那里取出公章，并应在用毕后迅速将公章归还管理人或代行管理人。 施印人因事在盖印过程中需暂时离开时，应由施印代行人继续完成盖印，若此时施印代行人不在，应将印章收入专用容器，妥善保存。施印代行人若遇此种情况也由此同样办理。 第十四条 公章管理人中代行管理人离176、职时，应将印章收入专用容器，妥善保存。 第十五条 存款专用章必须单独保管。 第十六条 公章一律由主管部长按规定样式监制。 主管部长应将公章立帐。 主管部长对其直属部门、业务机关的公章，对分店经理、分经理所管辖的各类公章应建有副本帐。 第十七条 当不需要公章或公章因磨损而不能使用时，要及时归还主管部长。 停止使用的公章上交后保存一年，保存期满后可以销毁。四、加盖部长印章的处理规定 第一条 目的 本规定就发信用部长印章(以下称本印章)的保管、管理及施印等有关事项进行规定。 第二条 本印章在适用于以下场合时，标志着一定的权利与义务，特别当转达经理旨意时使用，印章就标志着此旨意的权威性。 (一)就所管177、业务事项，以部长名义，信件形式发出的公文。 (二)就所管业务事项，以部长名义向公司以外的官方机构、协会等行文时。 (三)其他秉承经理旨意，应加盖此印的文件。 第三条 制作 本印章的制作由总务部庶务处经总务部长和经理的批准后，按照有关规定所列各类印章的形状、材质、尺寸等进行制作。 第四条 施印位置 本印章应盖于文件中部长姓名的下方。若是横写文件，应盖在部长姓名右方。文件分正副本时，原则上印章应盖在正本上，重要文件副本也应盖章。 第五条 保管 本印章的保管由部长执行，委托他人或运用都是不允许的。 第六条 施印的代行 部长出差或缺勤时，本印章的施印管理由总务部长执行，在受托代行部长职责时也可代行管理178、印章。 总务部长有不便之时，总务部长印由经理掌管。 第七条 丢失和损毁的处理 本印章丢失或发生损毁时，应直接向经理及总务部长报告。 五、印章处理要项 第一条 目的 本要项规定本公司重要印章及一般交易印章的处理事项。 第二条 保管 重要印章由经理或总务部长负责保管。交易用章由总务部秘书处长保管。 第三条 盖印手续 需加盖重要印章或交易用章时依照以下手续进行。 (一)重要印章 1需盖章时，持需盖章文件及填写了使用目的、盖印期限、日期和盖印数量等规定内容的“重要用印申请书”，经所属部门的负责人批准报总务部秘书处。 2接到申请的秘书处长，确认手续完备和申请单上填写无误后，将其与文件一并交总务部长批复。179、 3总务部长将对文件的效用进行审查，对有关疑点进行质询后注明意见，呈报经理。 4经理在对上述过程及一应文件审查后，直接在文件上盖印。 5盖过印的文件及“重要用印申请书”经总务部长返还秘书处长后，文件发还申请人。 “重要用印申请书”之“处理结果”一栏由经理填写，由秘书处长统一保存。 6经理若认为文件有不完善之处时，要由总务部长、秘书处长依次向申请者反馈。 (二)一般交易印章 1将文件及登记了文件名称、盖印日期、文件内容等规定事项的“交易印章施印登记表”递交总务部秘书处。 2接收上述文件及表格的总务部秘书处长处理用印事务。 3总务部长作为秘书处长的上级，负有管理用印的责任。 第四条 施印的代行JP180、2 经理因不得己的原因而不能自行用印时，要预先征得经理同意委托事务董事代行用印。 第五条 办理时间 办理用印事宜应在营业时间之内。 第六条 禁止外携 印章严禁带出公司。 如不得不带出公司时，需经经理批准。 第七条 丢失时的处理 印章如遇丢失、损毁或被盗时，应迅速向经理或总务部长汇报。 第八条 印章的新刻或改制的手续 印章的新刻或改制由总务部长获经理批准后办理。 第九条 印鉴簿的保管 公司的印章，不论是重要印章，还是一般交易用章，用于文件和凭证时就代表着公司的权利和义务，因此，应将这样印章的印模制成印鉴簿交由总务部长保管。 第十条 附则 本要项的制发和修改、废止，由董事会研究决定。 第十一条 本181、要项于年月日实施。 六、印章及介绍信使用规定 一、公司职工出差和到外单位办事，一律持公司介绍信加盖公司印章。 二、凡用公司介绍信时，应由各处处长签字。 三、外单位到有关企业联系参观、学习和洽商业务需转开公司介绍信时，应由有关处室介绍，并经处长签字。 四、凡涉及两个处以上的业务，在办理介绍信时，由一个处负责与另一个处协商后，再行办理。 五、在办理转开公司介绍信时，各处要严格审查，如遇有违背公司业务整体规划或部署时应不予办理。 六、开公司介绍信时，应注明本处代号，各处代号和简称为： (一)科技开发处 (技) (二)计划处 (计) (三)供销处 (供) (四)财务处 (财) (五)人事劳资处 (人)182、 (六)公关处 (关) (七)咨询处 (咨) (八)办公室 (办) 七、公司的报告、协议、合同等加盖公司印章前，应由公司领导签字。 第七章 办公用品管理制度 一、非消耗性办公器械管理办法 一、为加强本公司非消耗性办公用器械(以后简称为办公器械)之管理起见特订定 本办法。 二、办公器械由管理部统筹采购，备各部领用(表7.1)并由管理部编制办公器械 保管卡(表7.2)统一管理之。 三、器械领用后应妥善保管使用，如有遗失损坏等情事由保管人负责赔偿。 四、各部间之办公器械应尽量协调相互借用，如无必要，不得随意请购。 五、人员调(离)职应将保管之器械逐项移交，并经管理部核对保管卡无误后才可离 职，如有短183、缺应按照本办法第三条规定负责赔偿之。 六、物品因使用损坏，应即修理，如不能修理时，可检同废品向管理部换领新品(不 包括固定资产)，管理部应将更换货物之资料登记在保管卡内。 七、已领之办公器械在未消帐前，不得再行申购新品。 八、本办法自呈准后公布实施。二、文具用品管理办法 第一条 为求文具印刷品节约集中管理，统一规格，特定本办法。 第二条 文具印刷用品之申请、收发、保管、记帐由公司总务单位指定专人负责管理。 第三条 除总务性之下列物品准免开请购单外，其余应填具请购单依下列条文规定办理。 1贺仪用之物品：如花圈、花篮、喜贴、礼券等。 2待客物品：如咖啡、饮料。 3报纸、印花、邮票。 4打字、复印、184、刻印。 5定期性常供应之消耗性物品：如插花、毛巾等。但应事先签准。 第四条 印刷纸张，其格式应力求统一，购买文具物品，其规格厂牌应求实际需要为 原则。 第五条 文具用品管理员应按其品种、规格划定单位，并依收发凭证登人“文具用品 进出登记卡”(表7.3) 第六条 各单位文具印刷品领用时，应填具“文具用品领用单”(表7.4)，经主管 核准后始得领用。 第七条 各单位除特殊性印刷表格、物品、书籍外，其余未耗用之共通性印刷纸张 (如信封、信纸、内部连络函，描图纸)均由总务单位保管。 第八条 本办法呈准后公布实施，修改时亦同。 三、公物使用管理规定 第一条 公司提倡艰苦创业、勤俭节约。员工要做到爱惜公物185、，物尽其用，反对 奢侈和浪费。 第二条 公司的固定资产不得挪作私用。员工不得用公款购买家庭、生活用品自 用。集体宿舍的公物，须由总办统一安排，任何不经批准，不得擅自动 用或取走。 第三条 消费性物品的购买，包括办公室的设备、文具等，除公司另有安排外， 必须由总办统一负责购买。购回的物品，由总办负责登记造册，集中保 管，计划分配。 第四条 小件消费性物品的领用，各部室应指派专人负责，其他人不得随意领 取。大件物品的购买、领用，须按公司规定的开支审批权限，经有审批 权的领导批准后才能办理。 第五条 员工违反本规定第二条内容，情节较重的，以贪污或挪用公物论，处 100元以上罚款直至开除。情节较轻或违186、反本规定其他条款的，处批评 或50元以上、l00元以下罚款。管理人员违反规定，致使公物流失的， 由其本人负责追回，无法追回造成公司损失的，由责任人负经济责任。四、文具用品管理规定 第一条 为使办公文具用品管理合理化，特制订本办法。 第二条 本办法所称办公文具分为消耗品，管理消耗品及管理品三种。 (一)消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针，橡 皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸，橡皮擦、夹子、 水蜡、打印油、原子笔、钉书针等； (二)管理消耗品：签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、打印台、电 池等； (三)管理品：剪刀、美工刀、钉书机，打孔机、大型削笔器、算187、盘、钢笔、 打码机、姓名章、日期章，日期戳，计算机、印泥、打印台等。 第三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管 用品，如圆珠笔、橡皮擦“部门领用”系本单位共同使用用品如打 孔机、大型钉书机，打码机等。 第四条 消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计 消耗时间)设定领用管理基准(如原珠笔每月每人发放一支)，并可随 部门或人员的工作状况调整发放时间。 第五条 管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新 品，但纯消耗品不在此限。 第六条 管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由 个人或部门赔偿或自购。 第188、七条 文具的申请应于每月廿五日由各部门提出“文具用品申请单(表7.5)”交行政部 统一采购，次月一日发放。但管理性文具的请领不受上述时间限制。 第八条 每人及每单位设立“文具用品领用记录卡”一张，由管理部统一保管， 于文具领用时分别登录之，并控制文具领用状况。 第九条 文具严禁取回家私用。 第十条 行政部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量 库存，特殊文具管理部无法采购者，可以经管理部门同意授权各单位自 行采购。 第十一条 新进人员到职时由各单位提出文具申请单向行政部请领文具，并列入领 用卡，人员离职时，应将剩余文具及列管文具一并缴交管理部。 第十二条 印刷品(如信纸、信封189、表格)除各单位特殊表单外，其印刷、保 管均由管理部统一购买。五、办公费用节省办法 第一条 购买消耗品要克制再克制 从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手，大部分的人都认为公司的消耗 品，随时都可以购买而且价格低廉。这种观念首先要改正，养成克制购 买消耗品的习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理的 做法，例如，某些文具领用后最少六个月禁止再申领。虽然金额很小， 也要订出基准，依照申请制度领用，禁止随便购买。 第二条 消耗品的所有标准要制定领用明细 对每人橡皮擦半块，铅笔、原子笔一支，制定领用明细标准，然后每六 个月一次，定期点查个人抽屉时，多余的事务用品先回收；钉书机，剪 刀，胶带等，190、全员每天使用频繁的东西，划为共用；橡皮擦、原子笔、 签字笔等用到不能用才更换；因本人不注意而遗失时，严格执行由本人 负责赔偿。 第三条 公司的物品不要私自使用 在公司内事务用品等，能变为私用的东西很多。例如：电话费是其中一 部分，交际费的一部分也可占为私用，样品、促销用的商品，带回家使 用的案件也有。公私不分，不但增加费用支出，亦是不正当的第一步。 干部首先要以身作则，在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举 动。 第四条 不要使用铅笔与电动削铅笔机 铅笔购买一支削后才可使用。削铅笔要花时间，使用电动削铅笔很容易 削过头，又要花钱购置电动削铅笔机，而且还要付电费，积存的铅笔屑 也要清除。所以要191、购买价格不贵的自动铅笔，铅笔芯可换装，换装铅笔 芯时虽多少会有损失，但笔芯三支抵算铅笔一支计算，节省下来的金额 很可观。 第五条 抽屉内要空出来 人都有占有的坏习惯。在企业内员工每人的抽屉里，从笔记用具、传票、用纸等都有浪费行为，倒不如抽屉全部不要使用，做一个壁柜可放 置一切事务用品及统计资料。这样做，消耗品、事务用品、统计资料等 的数量可以减少，节省开支，又可防止不正当使用，没有机会发生不正 当使用就可防止费用的浪费。 第六条 在公司内部联络要尽量简化 联络用的文书，尽可能利用使用过的纸张反面，或广告废纸，不需要考 虑对上司的不礼貌；需要装入信封的文件，可以用外面寄来的旧封套即 可；不是特别192、怕被人看到的文件不需要装入封套内；两张以上的文件， 使用回纹针也是一种浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就可以，如用回 纹针邮寄时，常因曲别针的重量而超重增加邮费的支出。 第七条 考虑信纸的折叠方式 信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在 外面在公司内就不需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折 成四折的习惯，张数多时折为三折，比较好处理。为了收件人与内容一 目了然，利用三折方式为宜。 第八条 收件人名称要简化 H公司以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个 字，陈科长只用陈科。这种简制胸前挂牌开始使用时，在公司内的往来 文件亦用简称，这样制作名牌时也因193、小而节省费用。写文件时吴只写1 个字，有3秒钟就写好，如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字， 每字用3秒，写8个字要花24秒，所以文件的收件人名称要尽量的简单 化。 第九条 标示事务用品的价格 由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用，所以需要 把信纸1张多少钱，信封大的多少钱，回纹针1支多少钱等，所有用品 全部标示价格。对每种用品的成本要花多少，让每人有数字观念是节省 费用的第一步。每月最少在开会时，突然发出质问“某小姐橡皮圈一个 是多少钱”让大家记得物品成本价格。 第十条 贴出电话费用表 为了要让全部员工对电话费都有成本概念，编制电话费用表贴在电话机 前。费用要详列，市区每通194、1次多少钱，长途电话每3分钟、每10分 钟、每1秒钟为多少钱，连1秒钟花多少钱也要有概念。 第十一条 电话通话定时 有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达到在1分钟 内的时代，电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话， 3分钟就150句。除了例外，全公司可展开“电话以3分钟内完成”的活 动。如指导得当，与外面的通话也可以缩短时间。 第十二条 利用电话自动记录机 电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电 话费做到心中有数，对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。几千 元的投资，长远计算很快就可以回收。许多公司使用自动记录机后，节 省30以上的电话费195、。 第十三条 长途电话要经由总机 F公司为了提高成本概念，长途电话都由总机发出。电话机前放置记录 用纸，填写通话结果。这样可以做笔录，同时可防止无谓的长途电话使 用，也不会打错电话，在等对方通话时可以再确认联络内容。而直拨电 话很方便，挂接长途电话亦很容易，像使用市区电话的轻易感觉。经由 总机可防止以上情况，同时也是培养成本观念的一种方法。 第十四条 建立电话传真机系统 总、分公司之间的电话费用，在做记录后，可考虑建立传真机系统。这 不只可节省电话费用，还可以用作文书联络之用，消除传达上的错误。 用电话如本人不在时，就造成电话费的浪费，用传真机可以电送就没有 这个情况。与电报机不同的是，用电话196、传真机时，不必另请打字员打字， 谁都轻易会使用。T公司改用传真机后，电话费省下约三分之一。 第十五条 总、分公司之间，联络制定标准化 员工不要用随意的方法联络，需要制定标准的方法。方法可分为：普通 信件、限时专送、电话传真、电话等，这些方法，制定一览表彻底执行。 有的公司禁止使用总、分公司之间的电话，改用电话传真机，及活用电 脑连线等，而达到节省费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息的传 达亦要符合时代需要。 第十六条 用一个字的单位简化公司内的电话 当在南部打电话回公司联络时，“喂，林，好”就问候完，通常的方法， “喂，喂，我是林某，您好吗？”要这么说，这个字数的差异，前者三字， 后者九字，197、差异很大。前者可节省时间与电话费，公司内的联络电话可 简略用一个字来传达。季节的问候、久未见面互相问候近况都要免除。 第十七条 打电话要考虑区域 业务员为了联络，从公司打电话与客户联络时，要考虑打电话的地点。 因为业务员程度不一，有时和客户中的异性一聊，往往忘了费用一秒一 秒的增加，公司应编制详细电话费用表给每位业务员，这样的考虑可达 到节省电话费用。 第十八条 利用5W2H表格 为了节省电话费用，打电话前先做成5W2H的表格，整理后再打电话。 这个表格不只是打电话前使用，接听电话或其他“转言记录”也要广 为利用。 1 WHEN 何时 2 WHO 谁 3 WHAT 何事 4 WHY 理由 5 198、WHERE 场所 6 HOW 方法 7 HOWMUCH 数量、金额 第十九条 如对方讲话中则改时再打 从这边打的电话，常常会碰到对方在另一线电话中讲话。这个时候不 要用“我等待”，而问“是不是要些时间”，如果还要一点时间的话， 告诉对方“待一会再打来”，先挂断电话。这样可以节省电话费用，同 时两边的电话机都可以空出来。 第二十条 要求对方打过来 向厂部订货的电话尽量避免。让对方每天固定时间打电话来，这样可 以有计划的进行工作，同时可以节省电话费。这个方法也可以利用在 其他事情上。当然这个方法，依对方的立场，有时候行得通，有时候 行不通的。例如：对方与这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可 说“199、很抱歉，讲完电话可否给我电话联络”这样拜托就可以了。 第二十一条 禁止电话私用 市内电话就无所谓，家乡、朋友等的长途电话，被私人使用是一笔很 大的支出。私用电话不但是费用的损失，对周围的人也会构成妨碍工 作，所以绝对禁止。工作中原则上，朋友与恋人打来的电话都要禁止。 私用电话要休息时间打来，另外一种方法是，在公司内装设公用电话， 供私用，多少也可以增加收入，一举两得。 第二十二条 每1盏灯设置1个开关 通常在房间的进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关，可以 节省电费。已经有日光灯集中开关，换成每1灯1开关的工程费，数年 间就可以节省回来，对节省有无观念，只看是否用1盏灯1个开关就能 判200、断。 第二十三条 桌上放置台灯 在桌上办事，而光线从天花板照射是一种浪费，在各人桌上放置日光 台灯，可以节省电费。台灯要准备20瓦以上为宜。比装在天花板上的 40瓦双管一盏的日光灯经济得多。白天稍微阴暗时，或室内只有一两 个人时天花板上的灯大放光明是非常浪费。 第二十四条 定期清扫日光灯管 日光灯如果不清扫，6个月就减低效率1030。希望尽可能每月都 用干布擦试，3个月6个月用清洁剂清除干净一次。有的企业用到日 光灯管寿命终了都没有清扫过，这是没有节省观念。污浊的天花板及 墙壁要细心去清扫，要有自发去清扫的想法。 第二十五条 窗户不可放物品 在难得的窗户旁边放置物品，阻挡光线进入，反而需要照明201、这就失去 了窗的作用。要养成将玻璃常常擦洗的干干净净的习惯。在德国的家 庭中玻璃每天都擦得亮晶晶。有人喜欢洗澡，但一提起擦洗玻璃就认 为是一件苦差事。 第二十六条 尽量使用日光灯 日光灯的电费是灯泡电费的13，所以在公司内尽量使用日光灯，同样 的日光灯白色比晨光色的功效强10。在屋外要用比日光灯高压的水 银灯，可得到相当于灯泡78倍效果的照明。 第二十七条 灯光灯管提早装换 日光灯的换装要在30005000小时左右。日光灯管寿命终了前，尽早 换装。使用到最后会增加电费及失去效率。要计算使用时间较为困难， 用到灯管出现黑影圈时订为换装时间，每月底定期检查换装。 第二十八条 适合场所的照明度 厕所202、洗水间、楼梯间，走廊等以150200度为宜，办事处用300500度 较为合适，会议室要配合气候、白天、晚上的需要而装置照明调节器 比较合适。度(LUX)的订算是60瓦灯泡光线离1米处的光度为65 度。照明度要用得合适。 第二十九条 暖气器具的保养 暖气器具的保养要在使用前进行，是否完全燃烧会造成一个冬天下来 燃料费物很大差别。反射式的暖气用器，每天勤擦试，可提高热效率， 因为热气是向上升的，所以要安装空气循环器，也可以考虑在天窗附 近安装电风扇。 第三十条 提前30分关掉暖气机 使用暖气机的企业，下班前要有关机的习惯，加班也要在加班下班前 30分钟关机。依这个方法每年可节省很大的暖气费用。 203、第三十一条 空调机装设位置要适当 空调机尽量装在日光直射不到的位置，最好装在朝北的方向。日光直 射的窗户使用滤光装置，避免日光直射，或利用窗帘遮挡。在外面的空 调机，在日光的照射下会影响效率，上面要装设遮阳板以免日光直射。 第三十二条 空调机每月清理一次 冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器的清除，要有每月清除一次的习 惯。一年都不清除据说会减少20的热效率。空气中有很多污染物， 所以过滤器很容易被污染。由于这些琐事不被重视，又是污秽的工作， 谁都不愿意做，因此会浪费很多电费。 第三十三条 室内冷气不要开得过冷 为了不超过公司内规定的冷度，派负责人，每1小时检查温度。每超 过一度就要多花约10的电204、费支出。太冷不只造成电费的浪费，也容 易罹患冷气病，且与室外温度相差太大，会导致体力消耗。依实际情 况切实调节温度是很重要的。 第三十四条 冷冻柜的省电摆设 商品冷冻柜的摆设如果超过一定的高度时，冷气会外泄造成电费的浪 费，还可能会降低质量。冷气的进出口如被塞住亦是一种浪费，所以 每天需由负责人定时巡查，摆设柜内尽量不要有灯泡灯光、与太阳光 的直射。在摆设柜附近因炊事而有热源的事也要避免。冷冻柜的冷气 有一部分外泄，可以利用其冷气作室内的冷气用，可节省冷气室的电 费25。零售店的冷冻柜、冷藏设备的电费实在太大。不深入研究的 话，便无利可图。温度的调节分为，上午、中午、下午3次实行。除霜工 作要205、早一点做好，关店门后盖上盖子以节省电费，一个晚上可节省10。 第三十五条 多利用楼梯 电梯的使用，耗用电力庞大。为了节省电费，上下三楼的梯应禁止使 用。也有在一定的时间，采用停掉一部电梯的方法。 第三十六条 烧开水要有效率 煤气热水器比煤气炉多三成至四成的热效率，所以早上烧开水时，从 热水器取热水，放在水壶烧开后，倒入热水瓶使用是最经济的方法。 烧开水的要诀是，即不要烧多余的开水，要量好使用量再烧。 第三十七条 煤气的母火不能忽略 煤气热水器的母火，一日10小时连续点火，要浪费约10元。煤气炉的 开水烧开后，很多公司没有即时把火关掉，在厨房发生很大的浪费。 现在已到煮蛋都要计算时间的时代，烧开206、水是每日都要做的工作，不 可随便，水量、炉火的大小与时间都要有标准化。 第三十八条 煤气炉最好的使用方法 使用煤气炉时，把开关开到最大火是很浪费的，用中火可以节省10 的燃料。火焰刚好在水壶底部即可，不要让火焰跑出水壶外。水壶要选 平底壶，可提高热效率。装水时底部不可弄湿，湿了要多花2的煤气。 第三十九条 规定热水的温度 热水器的温度，因使用的人不同，而没有一定的标准，用于打扫与洗 碗杯时，50为适中，饮水用时调到最高温，待到水管烧开后，再倒入热 水瓶使用。最好在热水器旁边贴出纸条：“打扫与洗碗用50温水”。 第四十条 水龙头要关紧 自来水漏水的损失很大。例如，像线丝的漏水，流了24小时就足够207、洗 澡用水的分量。滴滴程度下的水24小时下来亦有3桶的水。这只是一 天就无妨，但一年积下来的损失就很大。在水龙头上面墙壁贴出“像 线丝漏水下来可作洗澡用水。滴滴水漏是三桶水的损失”的标语。 第四十一条 厕所的水费亦要节省 女性进厕所为了不要让人听到发出的声音，小解也要把水打开使用， 以节省费用的观点，这是一种浪费，有的公司利用水流的声音装置使 用来解决问题。洗车时用水管直接冲洗亦是一种水的浪费。准备水桶 先洗掉污泥，再用小量的水清洗就够用。 第四十二条 建造节省能源的建筑物 以后建造房屋，或改造时要建成省能源的构造。墙壁及天花板要使用 隔热材料。地板用地毯，窗户用双重玻璃，而且外侧要用不透明玻208、璃。 窗户要用落地窗帘等等多加考虑，暖气房有可能节省60%的燃料费。 冷气房亦可以节省35的电费，数字实在可观。 第四十三条 对纸张流程有无浪费作一总检查 事务的工作和纸张有很大的关联，纸的数量增加会导致全体的工作增 加，因此公司内部最好检查看看纸张的流程。 (一)是否有已不再使用账簿类。 (二)能否减少报告书类，例如把日报变成周报，把周报变成旬报，把旬报 变成月报。 (三)能否减少分类和项目。处理账务工作的人所做的账务传票类，既复杂 又难以了解，做的人麻烦，看的人也费神，所以账簿如果不能井然有 序，就不具有任何意义。 (四)能否减少账票类的张数。尽可能依据简化的内容减少张数，即使是一 张也好209、。 (五)能否减少手写的工作。字丑的人所写的字，除了自己满足之外，是相 当累人的，可以说是事倍功半，且即使写字漂亮的人慢慢地写的话， 成本也要增加。所以，若手写是必要的话，要请字写得漂亮的、写得 又快的人写。或许现在应是以文书处理极有效率地工作的时代。 (六)是否不问内容，只是盖章了事。内部牵制制度虽有必要，但是不问内 容，只是盖章又会形成别的问题。与其抱着“大家的责任到头来是谁 也没有责任”，不如以认真地审查、负责地盖章来得重要。 (七)能否减少转记的工作。转记多的工作以其时间成本来看是亏损的，而 且又可能转记错误，其中最具代表性是账簿式会计，虽然努力规规矩 矩记账是值得欣赏的，遗憾的是它已210、经落伍了。若现在尚且拘泥于账 簿式会计是很不经济的。 (八)是否无端的誊稿。即使是一封信，从写草稿到慢慢地誊稿就需要浪费 不少的时间和纸张，而现在这个时代处理文件以文书处理是无须拟草 稿的，而且能获得更好的效果。 (九)能否减少散发资料的份数，出席的人数尚未确定就大量的影印资料， 这样做是很没有成本观念的。 (十)资料能否立即取出。例如在H不动产公司，在晚间突然熄灯而命令职 员带资料集合，职员们就需在黑暗中用手摸索找出资料，并于三 分钟内在会议室集合。我们不管这种训练有无必要。但是必要的资料 无法迅速地取出是个很大的问题。 第四十四条 适当的订购印刷品 仔细地调查公司过去印刷品的订购及使用张数211、，而后注意适当的订购。 虽然整批订购较为便宜，但是要在好几年才能用完的情况下，可就不 知道那一边更为便宜了。最好把消耗品及商品库存一年要增加公司 30成本的事牢记在心。因此若库存两年，就像增加购入价格的60 的成本一样，所以当印刷品使用张数较小时，用复印品会比较好，虽 然想使用它好几年，然而在现在日新月异的世界里，经营构架不断地推 陈出新，以符合时代潮流，这些印刷品有时也就显得有些不符合实际。 第四十五条 复印时动些脑筋 大多数的复印机依其租用契约，每一张的复印均有其成本，而公司内 部经常不注意这个问题，若了解这种情况，A4的资料就不要全用A3 的纸影印，可仅仅影印一张A4的，其余的两张合起来212、用A3的影印， 之后用截纸机截断，就能降低成本。 租用契约也依每家公司或许有些不同，但是用A3的印20张与用A4的 相互比较应可省下一半的复印次数及费用。 第四十六条 两面复印 用复印机复印时尽可能复印双面，这样做会降低纸张的费用，且在邮 寄时，邮票及信封费用也会降低，并且将这些复印件归档时，档案用 纸也会减少。 使用单面的话，数量会相当的庞大。 第四十七条 让复印机定时休息 有许多的企业将复印机电源一打开就放置不管，且又并非一整天都在 使用。特别是午休时间几乎不使用，因此休息时要将机器关掉，而使 用频率小的企业，最好决定某时间才使用复印机比较好。 复印机电源一打开就放置不管，经常要浪费掉3瓦213、左右的电力。 第四十八条 统一纸张的大小 使用复印机时不经思索就用大号的纸张印的人是神经迟钝的，因为电 子复印机械性能提高之后，复印时具有放大、缩小的功能。 我们虽可依资料的内容不同而调整影印纸张的大小，然而各部门最好 仍依其使用纸类尽可能进行标准化。如果不这样的话，将影响其文书 及档案的整理。 第四十九条 废弃的纸不要丢入垃圾箱 重要的文书以碎纸机裁碎后，可以做为填充料或是卖给收破烂的回收。 一向为人所困扰的纸类及报纸，最好也汇集起来当做废品回收。但是 在许多的企业里，多数将这些丢入垃圾箱，而写坏的纸张通常撕掉或 揉起一团丢掉，但是最好把它当做便条纸、稿纸等再充分利用。 第五十条 在文书上加214、上分类号码 在文书整理保存上，最好分门别类予以编号。分为“大分类”、“中分 类”“小分类”三个等级似乎比较好。大分类是以各部门为主，中分类 如果以营业部门为例的话，就是“采购”、“库存”、“销售”等等，小 分类就是“售货员别、月别销售绩产表”、“地区别绩效表”、“顾客别 绩效表”等等。 第五十一条 确实规定文书保存期限 超过保存期限的文书，不但占据了公司的文书柜，而且也妨碍了其他 文书取放。因此，最好以1年为期，预先决定日期实施文书汰换工作。 对于文书的保存期限，可参考以下所列举的文书保存表。 有的公司把文书随便塞入纸箱内，收存取阅非常不便，而所需的资料 无法立即找出，也无法分析资料，最重要的215、是为了取得所要的资料， 而花费的翻箱倒柜的功夫，也是要算成本的啊！ 文书保存表 (一)永久保存： 有关仪式，典礼的重要文件 建筑物的新建、改建及增建的文件 有关土地取得及处分的重要文件 有关建筑物取得及处分的重要文件 (二)保存10年： 有关股份名义重写的文件 有关新股票的发行及股票废除的文件 有关缴纳股款的文件 有关加薪、资金及主管津贴的文件 有关工资筹措及运用的文件 有关年度及每月的决算文件 有关账目的决算纪录及整理的重要文件(总决算表，现金收支表) 有关账目传票的纪录 有关收入、支出的原始凭证 有关账产的评估及折旧的文件 有关地方税的文件 有关投资公司监查报告的文件 有关股东息利的文件 216、有关股票授受的文件 有关员工身份保证的文件 有关员工宿舍的筹设及管理的文件 保存5年： 有关医疗补助费、房屋津贴及结婚补助的文件 有关营业成绩月报的文件 有关传票统计的文件 有关个人所得税的文件 有关税捐的文件 有关和投资公司联络的重要文件 有关取得投资公司的股份及处分的重要文件 会议记录、干部名册、干部会议决议录 有关干部异动的重要文件 有关法令的文件 有关诉讼、诉愿的文件 有关章程制订及改废的文件 规程类集 有关政府机关重要的许可申请及报告文件 有关政府机关的指示及各种命令传达书 有关专利及商标的文件 有关重要的契约、协定及备忘录的文件 有关业务组织的规定及改废的文件 有关公司图章、董事长217、图章、其他干部的图章及改废的文件 有关股东大会，股东名册和股东印鉴簿等文件 有关股票分配的文件 员工名册和考勤表文件 有关员工任用、解聘、退休、复职、身份、籍誉及赏罚文件 有关劳动协约及工会协定的文件 有关经营协议会及团体联系的文件 健康保险、养老保险者、职业伤害保险等被保险等账簿 有关贷款的重要文件 有关法人所得税及营业税的文件 有关被合并公司的税务的文件 有关投资及融资的重要文件 (四)保存3年 经营会议(科长会议纪录) 有关邮件的发送、收受及邮资的文件 发文簿、收文簿 有关捐款、赞助金及赠与的文件 干部会议、协调会议纪录 有关规定的制定、改废及施行的文件 有关政府机关简易的许可、申请许可218、及报告的文件 有关投资公司营业报告及红利的文件 有关土地租赁契约的文件 有关图书管理的文件 有关招待和其他对外研讨会的文件 有关和外在团体联络的文件 有关安全管理的文件(公司内部自我约束，突发灾害防制、防火) 有关庆典、纪念的文件 有关发信、收信的文件(公司内部的文件往返) 有关会议整理的文件 有关保险简易的文件(健保、雇保、养老保险，劳保) 有关转账整理的文件(原票及传票的附属文件) (五)保存1年： 有关人事简易的文件 有关登记简易的文件 有关和政府机关交涉联络的文件 有关简易的契约协定及备忘录的文件 重要的统计资料 有关股东变更住所及改名的文件 工作表、作业员名册、捺印簿 有关薪俸、各种219、津贴及各种给予金的文件 有关退休慰问金的文件 与工会往返及其他工会关系文件 有关劳动基准法的重要文件 有关员工的卫生保健安全及休闲生活的文件 有关货物运输保险的文件 有关建筑物及保存货品、火灾保险的文件 有关员工生命保险及健康保险给付关系文件 有关被保险者资格取得、丧失的文件(健保、雇保、养老保险)第八章 图书管理制度 一、公司图书管理办法 总则 第一条 本公司图书的管理，除另有规定外，悉依本办法办理。 第二条 本公司图书由总务科负责管理，并于每年5月12月下旬各清点一次。 第三条 新购图书除按顺序编号外，应新书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本220、公司图书登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。 第四条 本公司图书由总务科编制目录卡俾供员工查阅。 第五条 借书人以本公司员工为限。 第六条 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，但必须阅览者限于当天归还，其借还手续比照本办法第十四条、十五条规定办理。 第七条 一般书报杂志得随意阅览，惟阅毕应归回原处，不得擅自携出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考自不在此限。 第八条 员工所借之图书，如遇清点或公务上需参考时得随时通知收回，借书人不得拒绝。 第九条 员工的借书分个别借书与科别借书两种，科别借书系指属某科之专用图书由单位主管具名借用。 借书时间、借阅期间221、与册数 第十条 借书时间限办公时间内上午10点30分至11点，下午3点至3点30分，其他时间概不受理。 第十一条 借书期间一律为三星期，到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。 第十二条 借书册数以四册为限。 第十三条 科别借书期间与册数不受前二条的限制，惟遇调(离)职应将借用图书全部归还。 借还书手续 第十四条 员工欲借书应先查阅图书目录卡片，填写借阅单持向管理员取书，管理员将图书交予借书人应先抽出图书卡由借书人签章后，一并与借阅单妥为保管。 第十五条 员工还书时应将所借图书交予管理员收讫，管理员除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。 罚则 第十六222、条 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔价。 第十七条 员工借书期限届满，经通知仍不还书者，或遇清点期而仍不还者，除未还书前得停止其借书权外，必要时并得签报议处。 附则 第十八条 本办法未尽事宜附时呈请董事长裁决之。 第十九条 本办法呈奉董事长核准后实施，修改时亦同。二、资料室管理规定 第一条 为提供技术人员进修、研习、修 护等应备之技术资料，特实施资料管理，俾为 客户做最完善之服务。 第二条 凡有关技术方面之资料，如“技 术手册”、“零件手册”、“零件价目表”、“技术 通报”、“技术图表”、“技术性刊物”、“参考书 籍”及“技223、术性说明书”等悉依本章之规定处 理，但不包括本公司之藏书。 第三条 前条所指各项资料，统由服务 部列册(如表8.1)管理，服务部应备妥一套 完整之资料，不得外借，并宜另加标印 识别之。 第四条 服务部除自存货料列册管理 外，并应依各服务单位之工作性质及其需要， 适量供给之。资料发给后，各单位应由服务主 任或指定人员负责保管。 第五条 凡已失时效或内容业经大幅修 改之资料，不宜再使用时，服务部应予收回销 毁，各单位不得自行处理或遗赠他人。 第六条 凡应予继续保存之资料，服务 部应依资料之性质，予以分类后归档之。 第七条 国外部向国外订购新商品前， 有关商品之说明资料应转服务部研究归档， 并于订购224、时同时向厂商索取有关之技术资 料，如“技术手册”、“零件手册”“零件价目 表”等最迟应于商品进口后一个月内，提供给 服务部做为售后服务及订购零件之依据。 第八条 资料因遗失，或残缺不全不付 使用时，服务部应即以内部联络函通知国外 部申请补充。 第九条 对于本公司商品之修护及使用 技术有直接助益之参考书籍，各服务单位人 员建议服务部选购，一经购入，即依本章之规 定管理。 第十条 凡对本公司商品之修护及使用 技术有直接助益之技术性刊物“期刊”，经呈 核准后，得由服务部订阅，唯服务部应逐期将 其内容、要点作成“技术通报”，寄发各服务单 位。 第十一条 国外部于接获厂商提供之原 文“技术通报”之当天，225、应即转送服务部研究， 服务部于该资料送达之一周内，应译印妥，并 即分发各服务单位，供修护参考。 第十二条 国外部于接获厂商寄达之技 术资料(技术通报除外)后，应即转送服务部 列管，如属必要应列入服务部月份工作计划 内，限期编译完成。 第十三条 各服务单位保存之资料，如 破损不堪使用，应缴旧换新，旧资料由服务部 负责销毁，如果遗失，遗失人应提书面报告送 交服务部研惩后补发之。 第十四条 遗失如为参考书籍，应依时 价赔偿，如依厂商提供资料，应予行政处分。 第十五条 所有技术资料，除因工作需 要，应分发各服务单位使用者外，并视资料之 重要性而得借阅或借出研读。 第十六条 技术资料如欲借出，应于“借 226、出卡”(如表8.2)上签名，并应依限期归还， 唯其对象，限为公司之技术人员，一旦遗失应 依第十四条论处。 第十七条 如各服务单位资料遗失而无 法确定遗失人时，负责保管人员应依第十四 条规定论处。 第十八条 服务部每年至少应实施两次 不定期检查，每次检查得选出最优及最劣单 位各一名，分别予保管人员以奖惩之。三、员工借书办法 (一)为便于图书的管理并使其能在短期内更广泛地借阅于各位同仁起见，特订定本办法。 (二)向图书室借阅书籍杂志者，应遵守下列各项规则。 1凡欲借阅本图书室书籍、杂志者，应先向管理人员登记并取书。 2定期性报章杂志，原则上于次日归还，月刊则可于两日内归还。 3一般书籍均须在一周内227、归还；逾期者须请续借一次但不得转借他人。 4.每次每人限借杂志一本，书籍二本，期限已至而未归还者，不得再请求借书。 5离职时，必须还清所借书籍、杂志。 6对于所借的书籍与杂志应妥为保管，如有遗失或严重损坏等情形，须负责赔偿。 (三)本办法经呈准后施行，修改时亦同。 四、公司研究所图书管理规定 总 则 第一条 目的 研究所图书管理按本规定进行。 第二条 意义 研究所的图书，有助于提高研究工作的效率、促进技术进步，至少有助于开展研究工作。 第三条 责任 每一位借阅图书的研究人员，都有责任按本规定执行。 第四条 分类 研究用图书分为杂志、报纸、专业书籍与小册子。 (一)杂志。主要指按月或双月发行的定228、期刊物。 (二)报纸。主要指官方报纸与各类产业经济报纸，以及专业性报纸。 (三)专业书籍。主要指各种公开发行的本行业书籍。这类图书是研究所图书的主体。 (四)小册子。主要指各研究机构的研究报告、产品目录等。 第五条 内部资料 企业内部资料原则上按本公司文书处理规定进行管理，也可参照本规定执行。 第六条 主管 研究用图书由研究管理科统一管理。 图书事务 第七条 管理员 在研究管理科中专设一名图书管理员。 第八条 责任 图书管理员负责管理研究所内的图书室事务。 第九条 移交 图书管理员在移交事务时，必须以文书的形式进行，写明图书资料的目录与存放地或书架等。 购买程序 第十条 程序 在购买研究用图书229、时，按下列要领与程序进行。 (一)在希望购买图书时，由图书管理员填写图书购买申请单，经研究管理科科长认可、委托总务科采购或订购。 (二)总务科在受理图书购买申请单时，必须按申请登记簿要求作好登记，并请示总务部长决策。 (三)总务部长一旦认可或同意采购，由总务科长办理具体采购手续，并通知图书管理员，布置图书采购任务。 第十一条 编号 总务科购进图书后，按图书购入台帐进行填写，把图书送交图书管理员；图书管理员必须对新进图书进行登记，分类编号，然后存放在书架书柜中。 第十二条 通知 图书纳入书架后，管理员立即通知希望购书者前来借阅。按月把月内购进的全部图书书目、刊登在企业内部刊物上，通知全体员工。 230、第十三条 外借限制 新近购入的图书，原则上一个月之内不外借，只允许在图书室内阅读。 第十四条 中止采购 如果希望中止采购图书，必须由图书管理员向研究管理科长请示，经同意后，转告总务科中止采购。 第十五条 预算 图书管理员必须掌握在正常情况下各月购买图书的册数与金额；在此基础上，在每月末，以及每年末制订下月或下年度购书预算金额，以及购买数量与欲购图书名称等等，经研究管理科长、上报总务科。 第十六条 审核 总务科长对购书预算报告书进行审核，确定每年购书预算金额，并通知研究管理科并图书管理员执行。如果总务科长审核结果认为所报购书预算超过了允许的范围或允许的总额，则上报总务部长、财务部长乃至总裁裁决。231、 外借 第十七条 外借 (一)如果研究业务需要外借图书，由借阅者填写“外借图书单”，向研究管理科长提出申请，许可后向管理员借书。 (二)图书管理员要作好外借图书登记，并经常检查外借状况。 第十八条 归还 归还图书的同时，退给借阅者“外借图书单”。 第十九条 阅读 在图书室借阅图书，必须在登记表上作好登记，写明借阅者姓名、所在部科等。工作时间借阅图书，必须经主管领导认可。 第二十条 外借期限 (一)外借图书原则上阅完应即时归还。 (二)普通读物的外借时间为一周以内。 (三)业务上必备读物外借时间不超过三月；必要时可以续借，续借必须重新办理手续。 (四)孤本、珍本或其他需要补缀的书籍，原则上拒绝外232、借。 第二十一条 归还事务 图书管理员在接到归还图书后，必须在原外借登记上填注归还日期，以及其他需要备注的内容。 第二十二条 阅读报纸 报刊杂志原则上不外借，只限在图书室阅览。报纸按月装订，杂志按年装订。 赔 偿 第二十三条 丢失 外借图书一旦丢失，必须填写“丢失报告单”，经管理员、向研究管理科长作出书面报告。 第二十四条 调查 研究管理科长依据“丢失报告单”，对丢失原因作出调查，并就调查结果向总务部长作出报告。 第二十五条 索赔 总务部长根据报告及情节，向责任者提出赔偿办法。 第二十六条 赔偿限度 (一)如果确认系由于个人过失，且情节恶劣或严重者，要求按书价赔偿。 (二)如果确认系由于个人过233、失，但并非故意，或情节不严重者，由总务部长确定减免比例，总额不低于书价的一半。 (三)如果市场价格不明，或原价不清者，由总务部长确定金额。 (四)如果丢失的责任难以明确，由总务部长全权处置。 第二十七条 破损 外借图书如果破损，参照上条规定索赔。 附则 第二十八条 定期整理 (一)图书室责任人员必须经常整理图书，并每隔四年对全部图书进行一次清点。 (二)对照台帐与其他图书登记，进行认真核对。 (三)把清点与核对结果经主管科长上报总裁，并通知总务部长及其他各部长。 第二十九条 修订 本规定的修订，由总务科长提议、总裁决定。 第三十条 实施 本规定自 年 月 日起实施。第九章 机要文书管理及保密制234、度 一、公司机要文书管理规定 第一条 目的 本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。 第二条 规定的修改与废止 本规定的修改与废止，由经营会议提议，公司总裁决定后实施。 第三条 定义 本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。 (1)关于公司的重要政策或计划； (2)关于人事问题； (3)关于重要会议的讨论事项； (4)关于公司产品的重要事项； (5)契约、协定或根据协商而决定的事项； (6)规定、命令中特别指定的事项。 第四条 种类 机要文件及其处理按其程序可分为以下三种： (1)秘密235、。不能向部长、处长及业务上相关人员以外者公开。 (2)公司外秘密。不能向公司以外公开。 (3)绝密。不能向部长、处长以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。 第五条 认定 机要文件，机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。 第六条 印制和传达 机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。 第七条 保管及处理 机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长保管。 机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。 第八条 送达 机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必236、须请收件人签字盖章。 第九条 传送 总公司及分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式，必要时应采用挂号信函方式。 第十条 传递 公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。 第十一条 复制件 机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。 机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条 规定的发文簿上记载复制件的去向。 第十二条 向公司外分发及传送 秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的部长负责，请专门代理店或协作工厂进行分发和传送，但必须履行第八、第九条规定的手续。 第十237、三条 销毁 机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定的时间，由所管部长负责销毁。 第十四条 惩罚 凡违反本规定者，由惩罚委员会讨论处理。 第十五条 代码 公司各部门的代码如表9.1所列。二、保密制度 总 则 第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或者职员实行奖励。 保密范围和密级确定 238、第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项： (一)公司重大决策中的秘密事项。 (二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 (三)公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。 (四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 (五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 (六)公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。 (七)其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权239、力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 第八条 公司秘级的确定： (一)公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级； (二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； (三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。 保密措施 第十条 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、240、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行。 采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部分负责保密。 第十一条 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： (一)非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄； (二)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； (三)在设备完善的保险装置中保存。 第十二条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。 第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 第十四条 具有属于公司秘密内容的会241、议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： (一)选择具备保密条件的会议场所。 (二)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定； (三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件； (四)确定会议内容是否传达及传达范围。 第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。 责任与处罚 第十七条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下： (一)泄露公242、司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； (二)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的； (三)已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失： (一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； (二)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； (三)利用职权强制他人违反保密规定的。 附 则 第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一： (一)使公司秘密被不应知悉者知悉的； (二)使公司秘密超出了限定的接触范围。而不能证明未被不应知悉者知悉的。 三、保险库管理办法 第一条 凡属本企业的243、有价证券、权状、执照、合同、营业资金、支票、机密性或重要性的物件等需统一保存者，得放置于保险库中。 第二条 总经理得指派专人负责经管保险库。 第三条 经管人应审慎保管保险库钥匙，并严守密码，离职或移交工作亦同，如因此而致公司遭受损失，将依情节轻重惩处或依法究办。 第四条 经管人应备签收簿，凡入库保存的证件均需签收；出库、借出或移交时，亦应由接收人签收，以明权责。 第五条 经管人应将入库证件分公司或分类归档，并将公司、资料名称、数量、移交日期等记入“档案明细表”(表9.2)，以利查询。 第六条 签收簿及档案明细表应保存五年以上，不得丢弃或销毁。 第七条 保险库内物品如有遗失或失窃，应即呈报上级处244、理。 第八条 零星物件应装袋或装订，以免零乱。 第九条 盘点方式如下： (一)经管人得于盘点前将资料、清单备妥。 (二)关系企业用保险库(编号1)：每年由总管理处人员盘点一次。 (三)各公司财务部保险库(编号2)：每年由总经理室人员盘点一次。 (四)总经理应不定期指派人员进行抽点。 (五)盘点人应于五日内，将盘点报告呈报上级核阅。 第十条 本办法经呈总经理核准后生效，修改时亦同。四、技术保密合同书 甲方： 乙方： 甲乙双方根据中华人民共和国反不正当竞争法和国家、地方有关规定，就企业技术秘密保护达成如下协议： (一)保密内容和范围 1.乙方在合同期前所持有的科研成果和技术秘密已被甲方应用和生产的245、。 2.乙方在合同期内研究发明的科研成果。 3.甲方已有的科研成果和技术秘密。 4.甲方所有的技术资料。 (二)双方的权利和义务 1.甲方为乙方的科研成果提供良好的应用和生产条件，并根据创造的经济效益给予奖励。 2.乙方必须按甲方的要求从事项目的研究与开发，并将研究开发的所有资料交甲方保存。 3.乙方必须严格遵守甲方的保密制度，防止泄露企业的技术秘密。 4.未经甲方书面同意，乙方不得利用技术秘密进行新的研究与开发。 5.乙方在双方解除聘用合同后的三年内不得在生产同类且有竞争关系的产品的其它企业内任职。 (三)协议期限 1.聘用合同期内。 2.解除聘用合同后的三年内。 (四)保密费的数额及支付方246、式 甲方对乙方的技术成果给予的奖励，奖金中内含保密费，其奖金和其中保密费的数额，视技术成果的作用和其创造的经济效益而定。 (五)违约责任 1.乙方违反此协议，甲方有权无条件解除聘用合同，并取消收回有关待遇。 2.乙方部分违反此协议，造成一定经济损失，甲方视情节轻重处以乙方310万元罚款。 3.乙方违反此协议，造成甲方重大经济损失，应赔偿其甲方所受全部损失。 4.以上违约责任的执行，超过法律、法规、赋予双方权限的，申请仲裁机构仲裁或向法院提出上诉。 甲方(盖章) 乙方(盖章) 法定代表人签名 签名 一九 年 月 日 第十章 办公室管理制度 一、办公室布置要点 第一条 各部厂以大办公室集中办公为原247、则。 第二条 经理室、厂长室设于大办公室的一端，与所属单位以玻璃隔间。 第三条 各部厂所属单位座位应采同一方向，后排为科长或直属股长，中排为股长，前排为一般职员。 第四条 接洽外客频繁的职员，其座位排在柜台边为原则。 第五条 办公桌以单独排列为原则，如因场地或事实需要，得二桌并排。 第六条 接洽外客以在柜台外长沙发或在经理室、厂长室客厅接洽为原则。 第七条 因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置比照大办公室布置的原则办理。 第八条 办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定为白色，柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。 第九条 各单位钉挂衔牌方式如下： (一)大办公室248、及独立设置之小型办公室衔牌，钉挂于入口处适当位置。 (二)大办公室内单位衔牌，钉挂于各单位主管座位上方适当位置。 (三)衔牌颜色为绿底白字，其规格宽度为高度的二倍。 第十条 大办公室内如场地允许，可划出一角为更衣室。 第十一条 箱橱顶上及柜台上不得堆置文件。 第十二条 公司及各单位办公室布置图及座位图由总务部庶务科于本要点公布后30天内派员实地绘制呈报。 第十三条 本要点经总经理核定公布实施。二、办公室主任工作责任制度 (一)职务 1.负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和厂长办公会、厂务会决议及厂长决定的贯彻执行。 2.定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况，主动249、做好典型经验的调查总结，及时向厂长汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。 3.根据厂长指示，负责组织厂长主持的工作会议，安排做好会务工作。 4.负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为厂长当好参谋。 5.组织起草厂部文件(对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核)，做好全厂文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。 6.组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写工厂大事记。 7.会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。 8.组织做好来客接待和小车的管理工作。 9.指导做好电话话务与机线维修工作。 10.根据厂长方针目标要求，250、及时编制本室方针目标展开，并组织检查、诊断、落实。11.负责全厂办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制订和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。 12.负责完成厂长临时交办的各项任务。 (二)职权 1.有权向全厂各部门索取必要的资料和情况。 2.对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况，有权检查督促。 3.有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。 4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。 5.有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。 6.有权安排调度小车的使用。 7.对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。 8.对不符合上级规定，或质量不251、高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。 9.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。 10.有权根据厂长的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。 (三)职责 1.对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向厂长反映，以致造成重大损失负责。2.对厂部行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。 3.对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。 4.对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。 5.对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。 6.对所属服务工作质量差造成不良影响负责。 7.252、对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。 8.对未及时根据工厂方针目标要求，编制好本室方针目标未及时检查、诊断和落实负责。 9.副主任协助主任工作，并对主任布置的工作负责。三、中小型企业行政事务管理制度 总 则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。 档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目253、方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续； 3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 第六条 档案的销毁： 1.任何组织或个人非经允许无权随254、意销毁公司档案材料； 2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 印鉴管理 第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。 第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空255、白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。 第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 办公及劳保用品的管理 第十五条 办公用品的购发： 1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室； 2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给256、各个部、室。由部室主任签字领回； 3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用； 4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字； 7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。 第十六条 劳保用品的购发： 劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室257、的实际工作需要统一购买、统一发放。 库房管理 第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。 第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。 第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。 第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计258、算准确，不得随意涂改。 第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。 报刊及邮发管理 第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。 第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。 附则 第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。 (一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局； (二)所有公发259、信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发； (三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。 第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。 第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。 第三十条 本规定从发布之日起生效。 四、值班室管理制度 (一)坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。 (二)熟悉业务，认真钻研，提高业务水平。文明值班。积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。 (三)重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇报260、和请示，以便把工作做好。 (四)加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。 (五)维护好室内秩序。做到整洁卫生。禁止在工作时间大声喧华。无关人员不得随便进入该室。爱护公物，杜绝浪费。 (六)坚持批评与自我批评。团结互助，互相尊重。 (七)遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。 (八)按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。五、公司警卫人员值勤准则 总则 第一条 本公司为使警卫人员值勤执行任务有所依据，特订定本准则。 第二条 警卫人员的服勤，系代表本公司执行职务。 第三条 警卫勤务应每日24小时执行不辍，其各班服勤时261、间，由警卫课订定呈准公布实施。 第四条 警卫人员的职责规定如下： 1.工厂及办公处所各种事故之预防，警戒及厂区(房)巡逻事项。 2.工厂及办公处所突发事故之应急措施。 3.进出工厂及办公处所的外宾及员工之管制，联络登记事项。 4.进出工厂车辆的管制事项。 5.进出工厂物品的查验及放行。 6.防止窃盗，协助维持工厂及办公处所秩序。 7.其他交办事项的处理。 第五条 警卫人员除前条各项职责外应恪守本公司一切规定，尤应严遵下列守则： 1.应绝对服从上级命令，切实执行任务，不得偏袒徇私。 2.平时应谨言慎行，执行职务时态度和蔼严正，不亢不卑。 3.服勤中应整肃服装仪容，对于应急及防身器具等应经常佩带，262、或储备齐全，以应不时之需。 4.服勤中应时刻提高警觉，遇有重大灾变时，更应临危不乱，果断敏捷，作适当之处置，并立即报告上级。 5.服勤中应严守岗位，不得擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情事。 6.应熟记厂内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材放置地点，以免临急慌乱，对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时，应即建议厂务单位处理。 7.应管制入厂人、物、车辆，对未挂识别证或未办妥入厂手续者，一概不准入厂，并绝对禁止携(夹)带违禁品入厂，除工厂需料外对危险或易燃品应严拒携入。 8.应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻工厂各处。 9.交换班时，应将注意事项交代清楚，并将服勤中所见重要事项或事故，263、以及巡逻时间等登(列)入“警卫日志簿”，检附有关资料逐日分呈厂单位及警卫课核阅。 人员管制 第六条 辅导员工遵守各项规定，并制止不法行为的发生，维持工厂及办公处所秩序。 第七条 确实管制员工上下班，迟到、早退、加班人员的考勤卡纪录。 第八条 员工在勤务中因公或事(病)假离厂时，应切实查验公出申请书或请假记录卡，始允其外出，并在公出单或到工卡上记录离厂，回厂时间以备查考。 各级人员公出或事(病)假之核准权责由各厂订定列表送警卫室执行。 经副理以上人员由警卫登记进出。 第九条 上班时间内除公事接洽外，一律谢绝会客。 第十条 外界来宾到厂接洽业务或参观访问，以及厂商的营业、采购、检查、安装人员等应至264、警卫室办理入厂手续，发给来宾证，并联络有关单位接待。非经厂单位人员接待，不得任其进入厂区。 第十一条 协力厂商长期派驻工厂人员，得凭厂务单位发给之识别证进出工厂。 第十二条 假日加班人员或因事需进厂者，应凭厂务单位所送之名单核对相符后，准予进厂。但本厂课长(含副课长)以上人员得于登记后进厂。 第十三条 公司或其他各厂同仁得凭识别证办理登记后进厂。 第十四条 厂内住宿人员，在勤务时间外，凭住宿证进出工厂，但夜间不按规定时间出入厂者，应即通知舍监室处理。 物品管制 第十五条 物品放行应凭核准的放行单核对无误始得放行。 经警卫签认后之放行单由警卫室按顺序装订保管。 放行物品的分类(如材物料、半成品、265、成品、用品、资产、废料、机械设备等)及授权核准人员由各厂订定列表送警卫室执行。 第十六条 各协力厂商交货时所随带他家厂商物品的运出，在进厂时先由警卫人员查验登记于离厂时再经警卫人员依原登记查对符合后始予放行。 第十七条 离厂人员经警卫查获有私带公物或他人物品之嫌者，暂扣留物品，并以下列程序处理： 1.记录携带人所属单位、姓名、时间、地点。 2.由携带者亲书理由，注明品名、数量，由何处取得等。 3.情况严重时，不得让当事人离厂，应速呈报处理。 第十八条 厂内住宿人员携带个人物品出厂时，按下列所定处理： 1.携带行李、包裹、提箱等大件物品者，应凭舍监室开立之放行单放行。 2.携带一般日常用品者，由266、警卫人员查验后放行。 第十九条 本公司员工及一般外宾不准携带照相机进厂，遇有特殊情况，如参观、访问或外籍人员携带照相机者，应按厂单位主管所示处理。 第二十条 同仁进入工厂上班不准携带与本公司产品相似的产品，厂内住宿人员如因需要，经厂务单位开立证明单者(注明品种、型号)准予携带进厂。但携带出厂者，应凭厂务单位开立的物品放行单，经查验无误后放行。 车辆管制 第二十一条 本厂各型车辆(汽车、机车)出厂凭厂单位的核派单放行。 第二十二条 外宾车辆进入工厂，除随车人员按本准则第十条及第十一条办理外，依下列所定处理： 1.持有证明来厂交货或提货之车辆，准予驶入厂区内有关处所。 2.一般接洽业务或参观访问，267、以及厂商之营业、采购、检查、安装等人员所乘车辆，一律按指定位置依序停放，不照规定者，警卫应即时纠正。 第二十三条 公司或其他各厂车辆进厂，除随车人员按本准则第十三条处理外，应依第二十二条规定所处理。 第二十四条 进出工厂车辆应一律检查，进厂车辆当注意有无载有违禁、危险或易燃物品，出厂车辆载有货物时，应凭放行单查验无误后放行。 紧急事件之处理 第二十五条 发现窃盗时，以收回失窃物为首要，并应立即呈请处理。 第二十六条 警卫人员应熟练安全装备的使用。了解配置地点，紧急事发生时应镇静以最有效方法使灾害减少至最低限度，不可慌张误事，视情况按下列程序处置： 1.判断情况若尚可镇压消除时，速采取行动，并报268、告上级及通知厂务单位。 2.判断事故无法镇压，应急速通报有关单位。 3.日间灾害急报有关主管，夜间灾害急报派出所，消防单位或救难单位。 第二十七条 夜间或休假日近邻发生灾难时，应将所知及判断是否波及本厂等情形，迅速通报有关主管。 附则 第二十八条 本准则如有未尽事宜，得随时以命令补充或修正。 第二十九条 本准则经呈奉总经理核准后实施，修改时亦同。 六、值班管理制度 第一条 本公司于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派员工值班处理下列事项： (一)临时发生事件及各项必要措施。 (二)指挥监督保安人员及值勤工人。 (三)预防灾害、盗窃及其它危机事项。 (四)随时注269、意清洁卫生、安全措施与公务保密。 (五)公司交办的各项事宜。 第二条 本公司员工值班，其时间规定如下： (一)自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。 (二)例假日：日班上午八时起至下午五时止(可随办公时间的变更而变更)。夜班下午五时半起至次日上午八时止。 第三条 员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知值班人员按时值班。并应置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。 第四条 值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。 第五条 值班员工遇有事情发生可先行处理，事后方可报告。如遇其职权不能处理的，应立即通报并270、请示主管领导办理。 第六条 值班员工收到电文应分别依下列方式处理： (一)属于职权范围内的可即时处理。 (二)非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。 (三)密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。 第七条 值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。 第八条 值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖。 第九条 值班员工在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分，因情节严重造成损失者，从重论处。 第十条 值班员工因病和其它原因不能值班的，应先行请假或请其他员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。 第十一271、条 本公司员工值班可领取值班津贴，其标准另定。 七、总台值班管理规定 第一条 总台及各楼层值班小姐，统称总办文员。 第二条 总办文员上班须着工作装、化淡妆。 第三条 总办文员要按以下程序工作：8：15到公司，穿工作服，检查打卡机，挂领导值班牌，开空调机(夏天)；8：20，站立迎侯员工上班，主动递送卡片；8：30收卡。由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注明原因。 第四条 总办文员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。 第五272、条 各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照总台的工作程序做好工作。文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水。会议结束后，立即清理会议室。 第六条 值班文员应推迟30分钟下班，各楼层文员下班前应先关好空调整机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知总台。当天值班的总台文员，亦应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。 第七条 总办文员违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或50元以上，100元以下罚款处理，屡教不改的，扣除当月奖金直至给273、予辞退处理。 八、电脑室管理规定 (一)电脑室员工应遵守公司的保密规定，禁止非电脑室人员进入电脑室。输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。 (二)电脑室员工必须按照要求和规定，科学地采集、输入、输出信息，为集团领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。 (三)信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电脑室。 (四)电脑室员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 (五)电脑室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报财务部。 (六274、)严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。 (七)电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。 九、企业计算机管理制度 总则 第一条 随着科学技术的发展，对企业经营管理工作的要求也越来越高，采用计算机对企业进行管理，是提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化的途径。在企业生产经营中推广应用计算机管理，对增加工厂经济效益将起积极的促进作用。 计算机的管理和使用 第二条 归口管理单位： 1.微型以上档次的计算机管理单位为企业管理科。 2.过程控制的计算机(主要指单板机)管理为总师办。 (以下内容不275、包括实时控制用单板机) 第三条 管理员职责： 1.负责计算机运用的长远规划。 2.根据资金的安排，负责机器及外设、备件的计划、采购。 3.负责软件的开发规划制定，组织开发成果鉴定。 4.与教育部门使用，组织计算机技术培训。 5.对分散使用的计算机进行不定期的检查。 第四条 硬件使用： 1.各单位使用计算机，需提出上机申请，经批准后按规定机型、外设使用。 2.上机申请分为：单次上机、每月定时上机、每日定时上机三类。 3.软件开发，上机时间较多的单位，可以申请配置机器。 第五条 软件管理： 1.各单位需开发的应用软件，应向企管科提出申请。 2.应用软件的开发分为自力开发、协作开发、委托开发三类。 276、3.企管科负责与外单位在有偿或对等的基础上进行软件交流。 软件开发任务书的编制与审批 第六条 编制依据： 1.厂部对软件开发的总体及项目的要求； 2.各单位要求开发的项目； 3.设备及软件开发人员的能力。 第七条 任务书内容： 1.软件名称； 2.软件应能达到的技术性能； 3.软件的操作环境； 4.更高层次软件对开发软件的要求； 5.工作进度计划； 6.设计组织机构、人员安排、协作单位情况； 7.经费预算。 第八条 任务书的审批： 设计任务书编制完成后，由企管科组织有关科室进行审议，认定可行后，由企管科科长批准。 软件鉴定 第九条 鉴定的基本要求： 软件全部开发完成后，需经三个月到一年的实践运行(视软件复杂程序)，才能申请鉴定。 第十一条 鉴定资料： 软件鉴定前，必须向鉴定小组提供下述资料(其中3-7项资料各二份)。 1.设计任务书； 2.软件实现的功能； 3.使用机型，对外存外设的要求，软件支撑环境； 4