1、电器有限公司二级分公司费用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一条 目的。为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。第二条 管理方法。公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改。n 管理方法：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：快递费、饮用水费、所有部门主管级的手机费。n 管理方法：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：总经办的业务招待费、车辆使用费、所有部门的差旅费、物料消耗费、行政修修理费2、其他相对变动费用。n 管理方法：除此之外的相对固定费用采用预算管理。n 对“广告费”项目公司单独制定管理制度。1. 预算管理1.1 定义预算管理是指:各职能部门、二级下属各门店事先向行政部提出下期本部门所有费用的计划（金额1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），行政部统一报二级总经理讨论、审核、批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，行政部门根据费用预算，准予报销或另行处理。1.2 具体实施 目前公司对所有费用按月预算。1.2.2 每月25日前，各职能部门、二级下属各门店向行政部提交下月的费用预算，审批核准后的预算在月底前发回各单位。 各职能部门、二级下属各门店3、未能在规定时间内提交费用预算，则该部门的费用报支顺延一个月。2. 额度管理2.1 定义额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。2.2 具体实施 根据销售额确定额度的费用项目是业务招待费、车辆使用费。业务招待费超额度本期内不予报销，车辆使用费超额度需向总部相关部门提出书面OA报告，经批准后方可报销。 根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。 根据员工人数确定额度的费用项目是饮用水费、快递费。行政办公费超额度部分本期内不予报销。3. 行政管理3.1 定义行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导4、提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程进行报销。3.2 具体实施 单项费用金额必须采用书面OA申请。无批准的书面OA申请，在报销时行政部门作退回处理。 行政领导级次：职员部门经理行政部总经理。3.3 行政管理审批权限 单项费用500元，由二级总经理审批。 单项费用2000元，由分部行政总监（徐林燕）分部总经理（孙伟杰）审批。 单项费用2000元，由总部审批。4. 其他变动费用其他变动费用项目是：车辆使用费、会务费、装修费等其他费用。5. 相对固定费用除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。第三条 费用内容及管理分类。管理方法费用项目费用内5、容预算管理额度管理手机费因工作需要而实际已支付的手机费行政办公费日常办公支出，如饮用水费、快递费预算管理行政管理总经办的业务招待费招待工商行政部门的餐费、礼品卡、娱乐活动等差旅费出差的在途车费、住宿费宿、市内交通费、出差生活补贴交通费市内出差、办事所花费车费车辆使用费车辆花费费用，如：汽油、过桥路费等会务费参加各种会议而单独列明的费用（费用由总部负担的除外）装修费办公场地、仓库等的装修费用佣金支付的代理费用其他通讯费办公固定电话费预算管理除上述变动性费用项目外的所有费用项目均列入相对固定费用第四条 费用报销单填列规范。1. 费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、6、回形针串别。不符合规定的，行政部门作退回处理。2. 报销的原始发票要求是正规发票。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。3. 对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。4. 报销单据4.1 使用说明单据名称使用说明差旅费报销单差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。报销单非差旅费的日常费用的报销。借款单经书面OA报告批准后需预支的费用。须填写现金支付报告并粘贴书面OA报告证明。第五条 费用报销的步骤和流程。1. 所有报销的费用均须由总经理审批签字，其中：业务部、广宣部、售后客服部的差旅费、交7、际费还须各体系第一负责人审批签字。2. 步骤2.1 判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。2.2 判断所发生的费用：属哪种管理方法？ 如属“管理方法”判断是否超额度，若超额度不予报销。 如属“管理方法”判断是否经过“行政管理”，是否有批准的书面OA申请？3. 流程3.1 物资、资产类申请：含资产报废、调拨、采购等申请审批流程：门店/部门资产管理员门店/部门负责人后勤主管行政经理二级分部总经理（500元以下含500元）行政总监（501元以上）分部总经理 3.2 维修申请： 家具、办公设备类维修申请审批流程： 门店/部门资产管理员门店/部门负责人后勤主管行政经理二级8、分部总经理（500元以下含500元）行政总监（501元以上）分部总经理3.3 物业类维修申请：限物业类维修、电工类维修审批流程：门店/部门门店/部门负责人物业主管行政经理二级分部总经理（500元以下含500元）行政总监（501元以上）分部总经理3.4 业务招待费申请：相关申请行政部审批流程：门店/部门门店/部门负责人行政主管行政经理监察部经理二级分部总经理（500元以下含500元）行政总监（501元以上）分部总经理 3.5 交通差旅费申请：相关申请行政部审批流程：门店/部门门店/部门负责人行政主管行政经理二级分部总经理（500元以下含500元）行政总监（501元以上）分部总经理 3.6 物资、9、资产类申请：含资产报废、调拨、采购等申请审批流程：门店/部门资产管理员门店/部门负责人后勤主管行政经理体系总监行政总监（500元以下含500元）分部总经理（501元以上）3.7 维修申请： 家具、办公设备类维修申请审批流程：门店/部门资产管理员门店/部门负责人后勤主管行政经理体系总监行政总监（500元以下含500元）分部总经理（501元以上）3.8 物业类维修申请：限物业类维修、电工类维修审批流程：门店/部门门店/部门负责人物业主管行政经理体系总监行政总监（500元以下含500元）分部总经理（501元以上）3.9 业务招待费申请：相关申请行政部审批流程：门店/部门门店/部门负责人行政主管行政经10、理监察部经理体系总监行政总监（500元以下含500元）分部总经理（501元以上）3.10交通差旅费申请：相关申请行政部审批流程：门店/部门门店/部门负责人行政主管行政经理体系总监行政总监（500元以下含500元）分部总经理（501元以上）第六条 差旅费。差旅费采用预算管理和行政管理两管理种方法。所谓差旅费的行政管理是指是否提交OA出差申请报告，并经相应行政级别批准（公司统一组织的出差除外）；产生的费用是否按行政级别审批。1. 外埠出差1.1 外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内交通费。1.2 出差期间的业务招待费不列入差旅费报销单，另行11、单独进行书面OA申报或先电话经领导核准，与差旅费同时报销。若出差期间的业务招待费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，行政部门作退回处理。1.3 出差回公司后，在2个工作日内，持按要求填写粘贴报销单，到行政部门办理报销手续，无特殊原因未在2天内报销差旅费的，因时间延误造成报销费用减半核报或不予核报的由当事人自行负责，返回公司时间以回程车、船票时间为准。1.4 出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、住宿费和市内交通费。1.5 出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均个人自理。212、. 本市出差（列入“交通费”费用项目）2.1 本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、出差生活补贴、住宿费项目。2.2 市内交通费按实报销，原则上以公交车、城际班车为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。2.3 因工作需要而加班或外出办事的，时间在5:00前或22:00后，可乘坐出租车。2.4 乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明乘坐原因起讫地点，不写明两项内容的，在报销时行政部门作退回处理。3. 工作外派3.1 根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行。3.2 对外地业务单位能够提供伙13、食或住宿的，一律由业务单位统一安排，出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费。第七条 手机费。1. 定义公司对手机费采用预算管理和额度管理相结合的的方法，额度管理是指根据所担当的职务级别和工作的需要，确定该岗位的手机费报销额度。各部门主管均可享受月报销额度50元/月，要求使用电信号码并加入XX虚拟网，手机费须先自行缴费，后凭有效发票并附通话清单在额度范围内按实报销，超额度部分个人承担。第八条 办公用品。1. 定义办公用品是指因日常工作的需要的办公用品及其他办公性质的消耗，如纸笔、名片、办公室清洁卫生所需的用品等。2. 办公用品分类2.1 办公用品按会计核算项目分为专用办公品、其他办公品具体如14、下： 专用办公品：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材和销售业务专用的单据。2.1.2 其他办公品：包括 消耗品：铅笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、笔记本、复写纸、小白、夹子、订书钉、复印纸等。 管制消耗品：签字笔、笔记本等。 管制品：剪刀、美工刀、订书机、计算器等。2.2 其他办公用品按使用可分为个人领用与部门领用2种。个人领用：由个人使用保管的物品，如签字笔、胶水、橡皮等。部门领用：是指打孔器等管制品，由部门指定人员领用、保管、集体使用3. 其他办公用品的日常管理3.1 消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同的部门和人员的工作性质作相应调整。3.2 管制消15、耗品根据工作需要严格发放、限定总数，自第二次领用起以旧换新。3.3 管制品主要供部门领用。3.4 领用办公用品须作领用登记，办公室管理员建立办公用品领用台帐以控制办公品消耗。3.5 办公用品系为公共活动提供，严禁带出公司私用。3.6 新进人员到职时由人资部门向行政部门提出文具申请，并列入领用台账。人员离职时，应将剩余文具交还行政部门。3.7办公用品由行政部门统一负责向分部申领、保管和发放，各部门不得任意购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划，报请批准后购买。第九条 附则。1. 本制度由公司行政部、总经理办公室修正制定，经总经理核准签发，自2011年4月1日起实施执行，未尽事宜以XX分部发文为准。2. 本制度由行政部、总经理办公室负责解释、监察。