1、煤焦化公司公文处理规范及办公室公章管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公文处理规范公文主要种类第一条 公文种类主要有：1.决定 用于企业对某些重要事项或重大行动做出安排。5.通知 用于传达上级机关的指示，要求下级部门、单位办理或需要知道的事项，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，印发本企业一些法规性文件。如用通知转发通知，标题过长和累赘等情况下，可直接用批转和转发就行了。6.通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。8.请示 用于向上级请求指示、批准。9.批2、复 用于答复下级单位的请示事项。10.函 用于向有关主管部门请求批准的事项，同级机关之间或不相隶属单位之间相互商洽工作以及企业各部门之间询问和答复问题。11.会议纪要 用于记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。公文格式第三条 公文一般由文头（发文机关全称加“文件”二字组成）、标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送、主题词、印刷版记等部分组成。第六条 公文中图文的颜色未做特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。第七条 排版规格与印制装订要求1.排版规格正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。2.制版要求版面干净无底灰，字迹清3、楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。3.印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。4.装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。第八条 公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以4、上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1.眉首（1）公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。（2）秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。（3）紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（5、4）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居左空一字排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（5）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居左空1字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一6、条与版心等宽的红色反线。2.主体（1）公文标题公文标题必须包含“主要内容、文种”两个要素。如：关于加强安全生产的通知。公文标题中一般不使用标点符号，只限于标题中的法规、规章及转发文件的名称可标书名号。标题文字过长的可多行排列，但回行时不可断开词意，以免出现歧义。公文标题使用2号小标黑体。（2）主送机关一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。正式文件主送机关的全称、规范性简称和同类型单位的统称应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（3）公文正文主送机关名称下一行，每段左空2字，回行7、顶格。数字、年份不能回行。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。正文中的小标题顺序号为：一、（一）1（1）。第一层次的小标题用3号黑体，末尾不加标点符号，第二、三、四层次小标题末尾均须加标点符号。公文正文使用3号仿宋体。（4）附件公文如有附件，应当说明附件顺序和名称。在正文之下空出一行居左空两个字标注“附件”二字，“附件”后标冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，附件名称也不加书名号。以“通知”形式印发、转发、批转的文件不属于附件。（5）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文时间的标识位置见下一条。（6）公文生效标识单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识8、成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余9、一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。特殊情况说明公文除会议纪要外，必须加盖印章。印章必须与正文同处一页，不得采取标注“此页无正文”的格式。（7）签发人以厂党政名义印制的正式公文必须标识签发人，签发人的姓名平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（8）附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行；请示性公文在公文成文日期下空一行，左起空两格标注联系人和联系电话。3.版记（1）主题词如需主题词，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒10、号；词目用3号黑体字；词目之间空1字。（2）主送在主题词下一行，用3号仿宋体字标识“主送”，后标全角冒号，领导和部门间用逗号隔开，回行时与冒号后对齐，在办存后标句号（3）抄送或抄报公文如有抄送或抄报，将“抄送”和“抄报”字样置于“本部”上一行，并与“主送”对齐。（4）印发机关、印发时间和印刷份数占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左顶格，印发时间居中。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，印刷份数顶右格。（4）版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（5）版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。第九条 页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边11、缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。第十条 公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧。第十一条 汇报材料格式项目标准使用会议内容要求纸张A4（210mm297mm）必选打印方向纵向必选页边距左右28mm上30mm 下25mm参考排版28字符22行（加页脚21行）参考正文字体字号3号 仿宋体必选大标题字体字号2号 黑体 加粗必选表格内字体5号 仿宋体参考页眉和页脚见样本必选封面见样本必选打印要求双面打印、清晰必选装订左侧双钉装订必选颜色黑必选说明1、各种会议主要包括：公12、司安全生产会议、产运销平衡会议、经营分析会议以及其他大型专题会议、上级检查的汇报材料；2、正文中二级、三级标题要层次分明，最好加黑；3、样本页眉处会议材料和汇报材料请根据内容自行变更；4、正文中各类表格中的字体，可参照执行，亦可适当调整字体的字号大小，做到美观得体；5、以上要求仅适用各种会议材料和汇报材料，其他公文不受此限制。第十二条 其他材料格式项目标准使用会议内容要求纸张A4（210mm297mm）必选打印方向纵向必选页边距左右28mm上30mm 下25mm必选行距单倍行距必选正文字体字号4号 仿宋体必选大标题字体字号小2号 黑体 加粗必选页眉和页脚见样本必选封面见样本必须打印要求双面打印13、清晰必选装订左侧双钉装订必选颜色黑必选表格要求表头在左侧，四周边框为1.5磅。字体为5号仿宋必选说明1、其他材料主要包括：质量标准化材料和五标一体化材料等；2、正文中二级、三级标题要层次分明，最好加黑；3、样本页眉处内容可自行变更；4、正文中各类表格中的字体，可参照执行，亦可适当调整字体的字号大小，做到美观得体；行文规范第十三条 企业的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。1.向上级机关行文应当主送一个上级机关，如需要其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越级的上级机关，一般用请示、报告、函等文种。2.14、向下级部门和车间行文，一般用指示、指令、决定、决议、批复、通知、通报、通告、函等文种。如是重要行文，应当同时抄送直接上级机关。3.向同级机关和不相隶属的单位和部门发的文件，主要用函。第十四条 凡属于行政职责范围内的工作，以行政名义行文；内容以党群工作为主，则由党组织自行行文；若党组织建议与同级行政部门联合行文，其内容既涉及党群工作又涉及行政工作，可以联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。第十五条 请示性公文，一律先报送综合部部长核稿（如有不符合报送要求的公文，综合部部长予以退回），再交由分管领导审核，最后报送xx煤业集团公司办公室（一式两份）。除煤焦化集团公司领导直接交办15、的事项和特别紧急的事项外，不得向煤业集团公司领导报送请示性公文。确需向集团公司领导报送请示性公文时，一般不得多头分送，因情况特别紧急需分送的，应在报送煤业集团公司综合办公室时注明情况。报送就按公司的请示性公文，应一文一事，不得以内部签呈、白头信函、信函等形式报送。第十六条 行政公文不得对党的组织作指示、交任务。第十七条 各部门没有发文权利，必须交综合管理部办公室统一编号、发文。第十八条 发上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不必另外行文。第十九条 发调价通知，由分管销售部副总经理和集团总经理签字后方可发文。收文处理程序第二十条 公文处理程序一般包括签收、登记、批办、承办、传阅、催16、办、收集等。1.签收。收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以证据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。2.登记。登记文件应将收文号、来文机关、文件标题、密级、发文字号、缓急时限、件数、收文时间以及处理情况逐项填写清楚。3.拟办。文书工作人员将收进的文件经过登记以后送办公室负责人批分后，注请有关领导、有关部门或承办人员办理。4.批办。主管领导在阅读文件的基础上，针对文件提出的问题和要求，简明扼要的提出处理意见，明确指定承办部门和承办人。5.承办。主管部门对需要办理的公文进行处理，凡属本部门职权范围内可以答复和办理的事项，17、应直接答复和办理；凡涉及其他部门业务和事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。6.传阅。传阅文件要做到以下几点：（1）掌握传阅范围。严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅，不能随意扩大和缩小传阅范围。（2）控制文件运行。严格传阅登记手续，随时掌握文件方向，避免漏传、误传和延误。（3）文不横传，文件要通过文书人员分别递送给每个应阅读人员，不能由应阅人员自行横传。（4）认真检查处理。文书人员应对退回的传阅文件进行检查。一查传阅人是否阅过并标明了阅完时间；二查传阅人有无指示意见；三查传阅文件有无缺损。7.催办。综18、合办公室对公文的承办情况全程督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急和重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。8.收集。已处理完毕需立卷归档或保存一定时间的文件，文书人员做好回收工作。发文处理程序第二十一条 发文处理程序一般包括拟稿、会稿、审核、签发、缮印、用印、分发、收集等。1.拟稿。拟稿应做到以下几点：（1）符合国家法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合企业的实际情况。（2）情况确定、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、层次分明、文字精练、标点正确、篇幅简短。（3）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应先引用发文机关、标题，19、后引文号。（4）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2.会签。部门会签及领导审签过程中，文稿如有修改，由拟稿部门按修改意见修改后，将原文稿及修改后的文稿电子版一并交厂综合办公室。文件正式印发前，拟稿部门必须进行校对并签字，否则不予印发。附件及图纸由拟稿部门自行印制。3.核稿。文件草稿在送交领导人最后审批签发前，应由综合办公室负责人对文稿进行审核。审核要把好五关：（1）行文关。确定是否需要行文，以何名义行文。（2）内容关。审查文稿观点是否正确、是否符合实际，提出的综合办法、措施是否明确具体、切实20、可行。（3）政策法规关。审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规，与本企业已经发布，仍在执行的规定有无矛盾。（4）文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练；句子是否符合语法；标点符号、数字数量、人名、地名、专用术语等是否正确、规范。（5）体制格式关。审查公文格式是否符合规定；拟定的公文标题能否概括文件内容；文种是否恰当；主送机关是否正确；抄送机关有无遗漏等。4.签发。需要审签或签发的公文，厂领导出差时，由拟稿部门向有关领导电话汇报，领导同意后可先行发文，之后补签。5.编号。文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号。登记时应首先检查签发手续是否完备21、，文件有无遗漏，主、附件是否齐全。发文登记表应包括以下内容：日期、编号、主送单位、抄送单位、标题、主办部门、主办人、份数、主题词等。6.缮印。7.用印。8.分发。根据分发范围分发到各部门和各单位，并填写文件签收单。所有上报的文件使用原件，不得使用复印件。9.收集。发文资料收集范围包括：文件正文、文件底稿、文件附件、领导批示等。公文的立卷、归档和销毁第二十二条 公文办理完毕后，应当根据档案工作规范和其他有关规定，及时立卷、归档和销毁。个人不得保存应当归档的文件。1.立卷。立卷要根据发文机关、内容时间、名称等文件特征，按照公文保存价值和历史联系分类整理，保证立卷公文齐全、完整。正确反映企业的主要工22、作情况。绝密文件不能复制。机密、秘密文件经综合办公室负责人批准可以复制，复制文件应视原文一样管理。2.归档。立好的案卷，应写上标题，编写案卷目录，并按照有关规定定期向档案部门移交。移交案卷时，应履行移交手续。3.销毁。没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可定期销毁。实行二人监销制度。附则附件一：公文格式示例附件二：会议纪要格式样式 附件一 蒙文 煤 焦 化 集 团 文 件煤焦发 【年份】第号 签发人： （仿宋3号左空1字） （楷体3号右空1字） 关于的决定（2号小标黑体居中）：（仿宋3号）。正文（仿宋3号）附件：1、XXX XXX2、XXX XXX（联系人： 联系电话：）年23、 月 日关键词: 决定主送：、。抄送：、办存。xx煤焦化集团综合管理部办公室 年 月 日印发 共印 份 附件二xx煤焦化集团周例会的会议纪要（宋体小标二号加粗居中）年份 号（仿宋三号加粗居中）时 间：地 点：xx焦化厂四楼会议室参会人员： 会议议题：xx煤焦化集团周例会主 持 人：纪要内容：。正文（仿宋三号） 注：无需落款、日期、公章公章管理制度一、公章由办公室文秘负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续。 二、一般性内部发文、介绍信、委托书及身份证明，须经办公室负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查。 三、对加盖公章的材料，应24、注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。 四、公章禁止带出厂外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由办公室人员携带前往，用后立即带回。 五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。 六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有相关负责人的签字，不得随意盖章。 七、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。 八、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。办公用品及物品管理制度一、办公用品管理规定第一条：根据办公用品存量以及消耗水平，向公司分管领导提交办公用品计划单。由公司分管领导批准进行采购。第二条：计划单必须写明计划日期、品名、数量、规格等。第三条：办公用品采购回来之后交计划人办理入库，写明日期、品名、数量以及收货人的签字。采购人员凭入库单和发票到财务报支。第四条：办公室对各部门的办公物品的使用进行监督。二、办公物品管理规定第五条:办公室负责公司办公物品、设备、低值易耗品、通信设备的保管与发放。第六条：设立耐用办公品档案卡，由办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。