1、电力装备制造有限公司技术工艺部文件管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的通过对与质量管理体系相关的技术文件及资料进行控制，确保各相关场所及人员得到并使用的文件均为有效版本，并及时撤回或标识失效、作废的技术文件。2 范围适用于全公司与质量管理体系有关的技术文件、资料的控制存档（包括适当范围的外来文件）。3 职责3.1技术工艺部负责全公司相关技术文件和资料的编制、更改和保管，并定期评审其适用性。3.2技术工艺部负责全公司与质量管理体系有关的技术文件的收集、发放、整理.3.3综合管理部负责技术文件的归档保存和外2、来技术文件发放。4 工作程序4.1 技术文件的分类及保管 技术文件包括工艺规程、操作规程、检验和试验规程、作业指导书、质量计划、国家(行业)标准等，分别由技术工艺部、综合管理部归档保存全套文件及清单。4.2 技术文件的编号 按文件控制程序执行。4.3 技术文件的编制、审核、批准和发放 技术文件由专责工程师编制，其中设备现场运行规程和作业指导书由生产单位编制，技术工艺部组织审核，生产副总或总工程师批准。4.3.2 为确保技术文件使用的各场所都能得到相应文件的适用版本，文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录且发放范围要得到原文件审批人审批。4.4 技术文件的受控状况技术文件分为“受控”和“非受控3、” 两大类，在本企业范围内发放的凡与质量管理体系运行紧密相关的技术文件均为受控文件，所有受控文件必须在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号，实施跟踪管理。发放给客户、相关方的技术文件为“非受控”文件。4.5 技术文件的更改4.5.1 技术文件的更改由技术工艺部主管领导填写文件更改申请单，经原审批单位领导审批，由技术工艺部指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他人审批时，该审批者应获得审批所需依据的有关背景资料。4.5.2 技术文件更改方法：即在更改处划一横线，加盖“文件更改”专用章，填上更改内容，注明日期。如文件实质性修改达到10处时需换页或换版。4.6 每年三月技术工艺部组织对现有技术4、文件的适用性、协调性进行定期评审，必要时予以修改并执行4.5条款规定；公布全公司及各分厂必备的国家(行业)标准的有效版本清单。4.7 技术文件的保存、作废与销毁、借阅和复制管理4.7.1 技术文件的保存4.7.1.1 与质量管理体系相关的技术文件应分类存放，并符合存放要求。4.7.1.2 各部门技术文件原则上由本部门兼职资料员保管，到期需移交档案室的应按期归档。4.7.1.3 对受控技术文件，各部门兼职资料员应及时填写本部门受控技术文件清单。每年年底应将清单副本报综合办公室备案，如内容没有变化，应通知综合管理部。4.7.1.4 任何人不得在受控文件上乱涂擅改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于5、识别和检索以及保管完整。4.7.2 技术文件的作废与销毁4.7.2.1 所有失效或作废的技术文件由相关部门兼职资料员及时从所有发放或使用场所撤回，加盖“作废”印章，防止作废技术文件的非预期使用。4.7.2.2 因某种原因需保留的任何已作废的技术文件，加盖“作废并保存”印章。4.7.2.3 对需销毁的作废技术文件，由技术工艺部填写文件销毁申请单，经技术工艺部部长批准后，交由综合办公室统一销毁。4.7.3 技术文件的借阅、复制4.7.3.1 借阅、复制与质量管理体系有关的技术文件，应填写文件借阅、复制申请单，经技术工艺部批准后，方可借阅、复制。属国家、行业、上级主管部门颁发的文件，需经综合管理部批6、准，复制的受控文件必须由资料管理人登记给予新分发号。4.7.3.2 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，对其按程序销毁；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。4.8 外来技术文件的控制4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性。技术工艺部应及时了解国家(行业)标准出版信息，及时收集、识别和购置相应的外来技术文件，编写更新目录，财务管理部负责资金的安排。4.8.2 技术工艺部购置的质量管理体系有关的外来技术文件应加盖“外来文件、分发号”印章，并注明分发号，才能分发到相关部门使用。4.9 文件的归档按档案分类大纲及有关规定执行。4.10 对承载媒体不是纸张的文件(如电子媒体)的控制，应参照上述规定执行。5 相关文件5.1 文件控制程序5.2 档案分类大纲5.3 记录控制程序6 记录6.1 文件发放、回收记录6.2 文件借阅、复制申请单6.3 受控文件清单6.4 文件更改申请单6.5 文件销毁申请单