1、企业员工办公行为基础管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公行为规范第一章 总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章 细则第二条 服务规范：1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5. 2、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第三条 办公秩序1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4. 部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期3、的清洁保养工作。5. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三章 责任本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。文书管理规则 总则第一条 目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。第二条 范围本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部 门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 承办部门第三条 总收4、发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。第四条 管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆5、封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。 行文第六条 行文类别(一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。(三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(6、六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等的行文7、。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7.应依本款第8、四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘任书9、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信的文件从其规定。(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行文的判行权限(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)以部门名义由厂处长署名行10、文者，应由部门主管判行。(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式. 通则第九条 文书分类(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(三)B类：一般文书及经常11、性业务往来文书。(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收发文登记单(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归12、档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发)文字号的制定管理(一)对外行文的字号1.公司：X1X2(X3)总字第号。X1X2为公司简称；X3为地区别，不需分地区者省略；为公司收(发)文流水号。2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。3.营业部门：由各公司总经理室制定。(二)对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。业务接洽便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列13、。2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。.与外界来往文件第十二条 收文(一)登记、分文来文由收发人员拆封后，于收(发)文登记单登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。(二)文件的分送收发人员分发文件，应留存收(发)文登记单第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否答复及处理期限，记入收(发)文登记单第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于分文专用卷14、宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入收(发)文登记单第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后15、，将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥的来文及收(发)文登记单第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接16、到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。第十三条 主动发文(一)拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附收(发)文登记单一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。(二)发文处理收发人员收到发文文件、原稿收(发)文登记单(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五17、联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条 外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。.关系企业来往文件第十五条 行文方式(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：1.主管部18、门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。(二)以业务接洽便函行文者，依第十六条规定办理。(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。第十六条 业务接洽便函之处理(一)发文经办人发文时，应将接洽内容列记于业务接洽便函第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于收19、(发)文编号登记表再送监印人员用印后，由收发人员将业务接洽便函第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。(二)收文受文部门的收发人员收到业务接洽便函第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载收(发)文编号登记表将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。(三)复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以文书签办单办理，签办单连同业务接洽便函第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再20、送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。(四)回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处理方式21、第十七条 文书结构(一)公告：以主旨依据公告事项三段式斟酌运用。(二)函、签呈：以主旨、说明、办法、请求、拟办或建议三段式斟酌运用。(三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。(四)采用语体文以达到简、浅、明、确的要求，可用表格处理的尽量利用表格。第十八条 信函处理(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。(二)指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。第十九条 签呈处理(一)经办人因特殊案件的22、处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。(二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于签呈事务备查表转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记批示情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档23、号填记于签呈及签呈事务备查表后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。第二十条 合约处理(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。第二十一条 副本及图书处理副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。第二十二条 电报处理24、电报视同文书，依本规则办理。第二十三条 文书处理要点(一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。(二)为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。(三)经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。第二十四条 文件处理期限(一)收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。(二)分文人员的分文时期，由各公司视其收25、文数量自行订定。(三)经办人员的处理期限。1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。5.监印人员原则上于当天完成用印。6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。第二十五条 文件稽催(一)经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收26、发人员更改处理期限。(二)收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以文书催办单一式二联，送经办部门主管交由经办人填注拟完成日期及迟延原因经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。第二十六条 发送方式文书发送方式分为专送、邮寄(平信、限时、挂号、航空)电报(寻常、加急、书信、打字)及集运等，经办人应于文书底稿上注明。第二十七条 文件递送(一)呈阅文件的递送方式文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。(二)部门间文件27、的递送1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以(处)、部(室)为单位装入内部信封予以递送，内部信封仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。3.各公司于各办公地区应设一文件寄送中心，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂)所在地为总务部门，各寄送中心得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。4.收发人员将文件递交寄送中心后，寄送中心人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具文件递送清单一式三联，第一联自28、存，第二、三联连同文件汇总装入地区别专用文件袋寄送。收文地区之寄送中心人员收到文件袋拆开后，即以文件递送清单第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天文件袋送还原发文的寄送中心存查。5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的寄送中心登记转送。 6.总公司各寄送中心的文件袋，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。7.原则上文件应随到随送，不得积压，寄送中心人员须于每日上午上班后30分钟内将文件袋内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。 印信.印信种类第二十八条 种类(一)公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。(二)职29、章：ZK(1.董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。2.刻有职别及特定业务专用的主管印信。(三)职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。(四)部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注对内专用之字样。(五)校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及校对章或骑缝章附件章等字样之印信。第二十九条 印信的资料及形式所有印信均为圆形橡皮质。.印信使用第三十条 监印人员(一)各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。(二)特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。(三)各部门主管的职30、衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。(四)监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。第三十一条 印信盖用(一)行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底本上用印。(二)其他文件需盖用印信者，经办人应填具盖用印信申请单一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于盖用印信申请单正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。第三十二条 印色使用公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。.印信管理第三十三条 印信的核定及制发部门(一)公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管31、理处总经理室为管理部门统一制发。(二)总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部(室)经理(主任)核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。(三)各事业部经理、厂(处)长的职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。第三十四条 印信登记业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。第三十五条 印信申请(一)印信制发的申请因业务需要或组织变更，由主办部门填具请(制)发印信申请表一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条的规定呈请核定后由管理部门制发。（二)印信32、换发的申请1.印信的印文磨损申请换发时，由监印人员填具请(换)发印信申请表一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送会印信管理部门依本规定第三十三条规定呈请核定后由管理部门换发。2.原有废旧印信应于换发的印信收到后一周内，由监印人员依本规则第三十六条的规定办理。(三)印信补发的申请1.印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具请(补)发印信申请表一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并会印信管理部门依本规则第三十三条规定呈经核定后，由管理部门补发。2.补发印信的文字体应有异于原印信，以资区别。3.遗失的印信寻获时，应即交由监印33、人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。(四)印信增刊的申请1.一种印信以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。2.增刊的印信应由管理部门斟酌实情设法加以区别。第三十六章 印信缴销(一)废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具缴销印信申请表一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门撤销。(二)印信管理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以保存或截角注销。第三十七条 印信管理(一)各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任。(二)印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发34、稽查等管理工作，并设立印信登记表拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。(三)印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。(四)主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。 档案管理.管理部门第三十八条 管理部门(一)文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原搞须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。(二)各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部35、门自行编定报送总管理处总经理室。.整理与分类第三十九条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：(一)检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。(二)文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。(三)文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。(四)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。(五)有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第四十条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：(一)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。(二)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左36、上角理齐钉牢。(三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第四十一条 档案分类(一) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。(二)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级细类。如案件不多，亦可仅使用部门及大类或小类二级。(三)同一小类(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设卷次编号，以便查考。(四)每一档夹封面内页应设目次表，案37、件归档时依序编号、登录；并以每一案一个目次编号为原则。(五)档号之表示方式如下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第四十二条 档案名称及编号(一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。(三)档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。(四)档案分类各级编号内应预38、留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第四十三条 档号编定(一)案件如系新案，应就档案分类编号表，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。(三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。(四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。.归档与档案清理第四十四条 保存期限(一)归档文件，应依目次39、号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用见出纸注明目次号码，以便翻阅。(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第四十五条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：(一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。(二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。(三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经40、核定保存5年的文书。(四)1年保存：结案后无长期保存必要者。(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第四十六条 档卷清理(一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。(二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将收(发)文登记单第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。.调卷第四十七条 调卷程序(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具调卷单经其部门主管(科长41、以上)核准后持向管档人员调阅。(二)管档人员接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注借出日期，将档案交与调卷人员。调卷单则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。(三)于档案室当场借阅者，得免填调卷单。(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于调卷单填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。调卷单由管档人员留存备查。第四十八条 调卷管理(一)调卷单以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。(二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。(三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员42、调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。(四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 机密文件第四十九条 范围(一)生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。(二) 技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。(三) 业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。(四)其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。第五十条 保管部门(一)外来机密文件应以各公司总43、经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。(二)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。(三)总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。(四)各保管部门应指定专人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。第五十一条 外来机密文件处理(一)外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以收(发)文登记单一式五44、联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手他人。(二)若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。(三)主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以文件传递记录卡注明时间、用途由经办人签章后，文件传递记录卡由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将密件收回，并于文件传递记录卡填注收回时间，由经办人签认后随收(发)文登记单第五联与密件一并归档。(四)密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管45、理部门收发人员寄送。第五十二条 自创之专业性机密文件处理(一)隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理。(二)前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的工作计划表写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。第五十三条 经办方式(一)经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。(二)经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。(三)经办人如因公确需携带机密文46、件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后为的。(四)经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。第五十四条 归档(一)外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同收(发)文登记单第四、五联及文件传递记录卡送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入机密文件保管备查簿，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。(二)内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入机密文件送件单，随文件送交保管人员编定档号并签收后，机密文件送件单退回经办人存查，文件由47、保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入机密文件保管备查簿。第五十五条 档案整理(一)保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更机密文件增列表呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具机密文件销毁表呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。(二)保管人员应于每月底查对机密文件增列表及出国计划书或工作计划表，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。(三)机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。第五十六条 调卷(一)各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条规定方式办理外，经办人填具调48、卷单注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。(二)保管人员接到经核准之调卷单，应即开立文件传递记录卡一份，连同密件交予调卷人签收后，文件传递记录卡由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于文件传递记录卡并经调卷人签认后一并存档。第五十七条 副本机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于机密文件保管备查簿；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。第五十八条 文件管理经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十49、六条的规定议处：(一)拆散原案显有弊端者。(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。(三)擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。(四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。(五)擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。(六)文件分办传递时，未以文件传递记录卡记载或未于分办当日下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。 附则第五十九条 文件处理日数的统计(一)各收发人员根据收(发)文登记单第一联，业务接洽便函第一联(发文)及第四联(收文)分别造具文件处理统计表一式二份，于翌月五日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的文件处理统计表应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。(二)处理50、日数计算标准1.收文案件：自总收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除例假日后为实际处理日数。2.发文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除例假日后，为实际处理日数。第六十条 文书用纸(一)对关系企业外机构之行文以公文用纸为之。对客户或厂商行文得以印有公司名衔的书函。(二)关系企业内部各部门间的行文以业务接洽便函为之，但公司间的行文亦得以公文用纸。(三)电报以电报专用纸。(四)签呈以签呈专用纸。第六十一条 文件处理之稽查各公司总经理室应不定期派员稽查各部门之文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理之。第六十二条 实施与修改本办法经营决策委员会通过后实施51、，修改时亦同。文印室管理规定第一条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。 第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。 第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。 第五条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得52、随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。 第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。 第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。 员工着装管理规定第一条 为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。第二条 员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。第三条 男职员的着装要求：53、夏天着衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；着西装时，要佩戴公司徽。不准穿皮鞋以外的其他鞋类(包括皮凉鞋)。第四条 女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服，并一律穿肉色丝袜。第五条 女职员上班必须佩戴公司徽；男职员穿西装时要求戴公司徽。公司徽应佩戴在左胸前适当位置上。第六条 部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。第七条 员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。第八条 员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续违反三次以上的54、，扣发当月奖金。第九条 各部门、各线负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。一月累计员工违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，该负责人亦应罚100元。 工作计划表 计 划名 称 单位姓名 主 题目 标 人员组别领导者协助者（助理） 行 动计 划 步 骤 日程表（记载进步状况） 完成率开始 月 日 1020中程目标 月 日 3040（修正目标） 月 日 5060（延长） 月 日 7080完成 月 日 90100 成 果 检 测 第二次展开 预算 修正预算 结算拒绝与道歉的礼仪拒绝，就是不接受。在语言方面来说，拒绝既可能是不接受他人的建议、意见或批评。也可能是不接受他人的恩惠或赠予的55、礼品。从本质上讲，拒绝亦即对他人意愿或行为的间接性否定。在商务交往中，有时尽管拒绝他人会使双方一时有些尴尬难堪，但“长痛不如短痛”，“当断不断，自受其乱”，需要拒绝时，就应将此意以适当的形式表达出来。例如，他人邀请自己赴宴，能去就答应下来，不能去就不要勉强。不要当面作“欢欣鼓舞”状地接受了下来，届时又不出席，并且不了了之。拒绝，既然是对他人意愿或行为的一种间接的否定，那么在有必要拒绝他人时，就应考虑不要把话说绝，别让别人感到难为情。通常，拒绝应当机立断，不可含含糊糊，态度暖昧。别人求助于自己，而这个忙不能帮时，就该当场明说。当时拍了胸脯，此后却一拖再拖，东躲西藏，最后才说没办法。既误事，又害人56、，非正派的商界人士之所为，因为这等于骗人。从语言技巧上说，拒绝有直接拒绝、婉言拒绝、沉默拒绝、回避拒绝等四种方法。直接拒绝，就是将拒绝之意当场明讲。采取此法时，重要的是应当避免态度生硬，说话难听。在一般情况下，直接拒绝别人，需要把拒绝的原因讲明白。可能 的话，还可向对方表达自己的谢意，表示自己对其好意心领神会，借以表明自己通情达理。有时，还可为之向对方致歉。有人对拒绝的借口不屑一顾，实在不够理智。若是外商在商务交往中送了现金，按规定不能接受，但总不能不近人情地质问对方“用心安在”。不妨采用婉转的语气，来拒绝馈赠，如可以说：“某先生，实在要感谢您的美意，但我公司规定，在商务活动中不能接受他人赠送57、的礼金。对不起了，您的钱我不能收。”这样对方就不好强人所难了。婉言拒绝，就是用温和曲折的语言，去表达拒绝之本意。与直接拒绝相比，它更容易被接受。因为它大更大程度上，顾全了被拒绝者的尊严。一位男士送内衣给一位关系一般的小姐，这非同寻常。但反唇相讥：“这是给您妈买的吧？”便似泼妇了。不如婉言相拒，说：“它很漂亮。只不过这种式样的我男朋友给我买过好几件了，留着送你女朋友吧。”这么说，既暗示了自己已经“名花有主”，又提醒对方注意分寸，不过总算不难听。沉默拒绝，就是在面对难以回答的问题时，暂时中止“发言”，一言不发。当他人的问题很棘手甚至具有挑衅、侮辱的意味，“拔剑而起，挺身而斗”，未必勇也。不妨以静制58、动，一言不发，静观其变。这种不说“不”字的拒绝，所表达出的无可奉告之意，常常会产生极强的心理上的威慑力，令对方不得不在这一问题上“遁去”。沉默拒绝法虽则效果明显，但若运用不当，难免会“伤人”。因此商界人士还可以尝试避而不答，“王顾左右而言他”的方法，即回避拒绝法，来拒绝他人。回避拒绝，就是避实就虚，对对方不说“是”，也不说“否”，只是搁置此事，转而议论其他事情。遇上他人过分的要求或难答的问题时，均可相机一试此法。有道是“知错就改”，人不怕犯错误，却怕不承认过失，明知故犯。在人际交往中，倘若自己的言行有失礼不当之处，或是打扰、麻烦、妨碍了别人，最聪明的方法，就是及时要向对方道歉。例如，因为不了解59、实际情况，而当众错怪了部下，就应当胸襟坦荡一些，在确定自己错了之后，绝不能文过饰非，将错就错，一错再错，而应当马上以适当的方式向部下真心实意地道歉。这样才会被原谅，才称得上是强者。道歉的好睡在于，它可以冰释前嫌，消除他人对自己的恶感，也可以防患于未然，为自己留住知己，赢得朋友。在商务交往中，需要掌握的道歉的技巧，有下面几点。第一，道歉语应当文明而规范。有愧对他人之处，宜说：“深感歉疚”，“非常惭愧”。渴望见谅，需说：“多多包涵”，“请您原谅”。有劳别人，可说：“打扰了”，“麻烦了”。一般场合，则可以讲：“对不起”，“很抱歉”，“失礼了”。第二，道歉应当及时。知道自己错了，马上就要说“对不起”，60、否则越拖得久，就越会让人家“窝火”，越容易使人误解。道歉及时，还有助于当事人“退一步海阔天宽”，避免因小失大。第三，道歉应当大方。道歉绝非耻辱，故而应当大大方方，堂堂正正，完全彻底。不要遮遮掩掩，“欲说还休，却道天凉好个秋”。不要过分贬低自己，说什么“我真笨”，“我真不是个东西”，这可能让人看不起，也有可能被人得寸进尺，欺软怕硬。第四，道歉可能借助于“物语”。有些道歉的话当面难以启齿，写在信上寄去也成。对西方妇女而言，令其转怒为喜，既往不咎的最佳道歉方式，无过于送上一束鲜花，婉“言”示错。这类借物表意的道歉“物语”，会有极好的反馈。第五，道歉并非万能。不该向别人道歉的时候，就千万不要向对方道歉61、。不然对方肯定不大会领我方的情，搞不好还会因此而得寸进尺，为难我方。即使有必要向他人道歉时，也要切记，更重要的，是要使自己此后的所作所为有所改进，不要言行不一，依然故我。让道歉仅仅流于形式，只能证明自己待人缺乏诚意。公司档案管理制度第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定62、报送总管理处总经理室。第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损63、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第四条 档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编64、号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将65、来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第六条 档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹66、内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定67、保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。第十条 调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员68、调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同69、一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。公司文书管理规定 第一章 总则第一条 本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书 、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条 必须严格保守文书的机密。第五条 文书按下列要点处置或办理：1凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都70、必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。2须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文 书形式记录下来。 第六条 文书的主管原则规定如下：1文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。 2分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。第二章 文书的收发第七条 到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。1一般文书予以启封，分送各部门、科室。2私人文书不必开启，直送收信人。3须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。第八条 节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。 第三章 文书的处理九条 文书按机71、密程度可分为以下几类。1.须请示审批绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。2.须请示审批秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书 。3.外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5.传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。第十条 普通文书的处理原则如下。1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要 的处理；或者指定下属对文书进行具体处理。2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理 。3.如果与各部门、科室有关联的事项，必须经与各72、部门、科室的会议后方能予以处理。第十一条 机密文书的处理原则如下。1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要 点，注明发文者姓名，由发文者封缄。3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。 如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。 第十二条 文书的阅览原则如下。1.某文书被阅览后，阅览者必须签字划押，表示已经阅览完毕。有必要的情况下， 在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的 主管。2.有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按传阅 登记簿规定栏目填写，并最终73、交还文书主管。第十三条 与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。第四章 请示审批第十四条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。第十五条 须请示审批事项如下。1职务及重要人事安排。2各种制度性规定的变更。3重要契约的缔结、解除与变更。4诉讼行为。5.与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等。6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。7.大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支。8分支机74、构的增变与升格。9预算与决算事宜。10借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更。11须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。 12须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费用开支的修订。13. 有关公司经营的重要计划与企划。14其他上述未涉及的重要事项。 第十六条 须请示审批者为分公司主管、分店主管，以及以此基准确定的 主管领导。第十七条 须请示审批的提案文书，必须进行认真斟酌，以便能顺利地予 以实施。 第十八条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十九条 请示提案75、文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等等。第二十条 请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、 科室，并及签名盖章。第二十一条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本） 替代批复返回请示部门执行。第二十二条 请示提案原本由总务部、庶务科保管。第五章 文书的制作第二十三条 文书制作要领如下：1请示审批文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范。2起草文书的理由必须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须具明，必要情况下附上有关资料与文件。3须请示审批必须明确起草文书的76、责任者，署上请示审批提案者姓名。 4须请示审批对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须 署名。 第二十四条 文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行 ，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。第二十五条 重要文书或契约书案，必须经过公证，并且在正式文书形成之日前， 必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第二十六条 文书的署名按下列规定进行。1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；如果是 重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、77、专务董事、常务董事，或者有关部门的主管姓名 与职务。 2对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果总裁委托事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管职务与姓名。第二十七条 文书的盖章按下列要点进行：1.在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门 、科室章。2.如果文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章。3.须请示审批以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第二十八条 总裁与公司印章按下列原则使用：1.在有必要加78、盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可， 并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。2.总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。3.在需要总裁签字的情况下，手续同前。4.须请示审批经总务部批准后，去印章保管员处加盖总裁或公司印章。 5.一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。第六章 文书的送发第二十九条 一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行。必要时给文秘处以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。1.文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址、收件人姓79、名。并且注明“快递” 、“邮寄”、“面呈”或“转交”。2.公司内部文书原则上不作封缄。第三十条 各部门、科室的邮寄文书，必须在发送前在“发信登记本” 与“邮资明细帐”上作好登记与填写。 第七章 电报的处理第三十一条 一切电报都由庶务科受理。第三十二条 有关责任者在接到电报并阅读后，把电报要点记下，送相关部门、科室传阅。如果不涉及各部门、科室，只是一般查询、确认或联络性电报，主管科室或部门全权负责予以处理。第三十三条 向外部发电报时，必须用邮电部门的电报用纸起草电文，呈主管上司或领导审核。1.须请示审批尽量使电文简明扼要，采用标准的邮政省略符号与简称。2.须请示审批注明发电者姓名、日期以及具体指80、示，特殊情况下如何处置的办法与 手段。 第三十四条 须请示审批电报发出后必须给庶务科以回执；并告诉庶务科有无必要催促对方回电。 第三十五条 须请示审批与调查、询问、联系等无关的电报，或者一些无关紧要的 电报，由庶务科全权处置。第八章 文书的整理与保存第三十六条 文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。第三十七条 全部完结的文书，分别按所属部门、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上作好登记，归档保存。第三十八条 制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部庶务科填写“重要文81、书目录”后，予以保存。 第三十九条 分公司或分支机构的文书，分为两类，一类特别重要文书，直接归主管领导保存；另一类一般文书，留存各部门或科室保管。第四十条 文书的保存年限如下：1永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规 定；重要的契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的官方许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2保存5年文书，指不需要保存10年的次重要文书。3保存1年文书，指无关紧要的，或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示。第四十一条 须请示审批 全部重要的机密文书，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。 第四十二条 保存期届满的文书，以及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。第四十三条 如果职务或部门划分发生变更，文书存档归并作出调整，则必须在有关登记簿上作好变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。第四十四条 借阅重要文件，必须作好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第四十五条 须请示审批 在本规定难以照办时，与总务部联系，由主管文书领导做出裁定。第四十六条 本规定于公元 年 月 日修正之后予以执行。