1、集团饲料厂采购批准权限业务、收货过程控制制度编 制：审 核：批 准：版 本 号: ESZAQDGF001 编 制：审 核：批 准：版 本 号: 一. 采购管理制度 . 采购委员会制度 采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本 左右的行业，原材料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以： (). 奠定稳定的采购管理工作基础； (). 提高采购管理水平； (). 降低采购成本和储存费用，合理使用资金。 . 采购工作基本原则 . 采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。 . 公司的总2、经理是采购委员会会议决议的最高执行者。 . 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符， 予以充分的反映和监督。 . 品管部门必须对购入原材料的质量予以全过程的监控。 . 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，以最低之价格；最少之 损耗；最低之资金成本作为购入原材料之准则。 . 采购委员会会议须定期与不定期的交叉召开。 例如，根据年、季、月的生产，销售目标应定期举行；根据原 材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。 . 采购部门必须定期作出市场、供货、存货、采购等分析，并及时提 交采购委员会。 采购部应对供货市场；供应商情况；需购原材料质量、价格、数 量、运输、气象资料、原材3、料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。 . 原材料采购须遵循“钱货两讫”的原则，严格控制原料预付货款。 必要的原材料预付货款应遵循以下几点： (). 必须是信用良好的固定供应商。对贸易公司性质的供应商不得 采用预付货款的结算形式。 (). 信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力 的工作任务之一。 (). 必须事先派专人，如派采购，品管人员一起去实地调查供应商 的实物供应，质量保证情况，和目前的经济状态等情况，并将 调查报告提交 采购委员会。 (). 必须有完整的正式合同，并经国家认可的公证机关予以公证。 在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在 需方所在地的 人民4、法院管辖范围内履约。 (). 预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定。对每一项预付 款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要 保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。 (). 原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时派出专人 负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天，或 周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。 . 经批准购入的新品种原材料，须遵循试产，试销原则。 为降低产品成本，在征得集团配方部门的同意后，所购入的新 品种原料，在试产、试销过程中，应派专业技术人员进行技术追踪， 并将分析结果提交采购委员会；采购部应进一步收集该原料的供货 渠道、5、供货量及供货趋势、品质情况、保管要求、价格变动趋势等 资料，提交采购委员会以供作出进一步的决策。. 采购部和财会部应于每月末，与供应商核对供货数量，应付货款 等往来资料。. 采购委员会应定期对采购人员进行业务考核，以提高采购人员的 业务能力和思想品德。 . 采购委员会的基本组成 ( 详见图表 )采购 委员会是由以下人员组成 : . 总经理； . 财务长； . 采购负责人； . 品管负责人； . 生产负责人； . 其他与采购业务有关人员 (列席人员) ； . 采购委员会秘书 (兼任) 。 采购委员会秘书，由委员会指定专人兼任，无表决权。 . 采购委员会组织的运行 ( 详见图表 ) . 定期召开采6、购委员会会议 采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采 购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分 析资料，以供会议讨论和决策。 . 不定期召开采购委员会会议 对采购管理过程中的特殊事项，或经采购委员会成员的提议， 应临时召开采购委员会会议。 . 采购委员会的决议须由半数以上人员表决通过，方可执行。出席采 购委员会会议的列席人员和会议 秘书无表决权。 . 采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参会，应授权代理 人员参会。 . 采购委员会各成员须有独立的权责，其中财务长与采购部负责人不 得互相兼任。 . 采购委员会秘书必须将有关部门所送的分析资料，以及会议文件资7、 料分类整理后存档。 . 采购委员会制度控制要点 . 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。 . 原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。 . 原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。 . 根据产销实际情况，确定每月原材料的最低和最高库存量。 . 对有预付货款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。 . 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析挡案。 对一年以上的各类档案应交公司档案室保存。 . 采购批准权限 . 采购批准权限制定目的和实施条件 . 有利于采购管理工作的顺利进行。 . 明确采购权责关系。 . 采购委员会的会议决议和经批准的采购计划，8、采购申请是行使采购 权的前提。 . 采购批准权限由采购委员会按照集团规定的制定原则，由各公司董 事会制定，并报集团备案。 . 采购批准权限制定原则 . 采购批准额度权限采购批准额度权限的制定，须分采购委员会批准额度、总经理 批准额度、采购负责人批准额度。 . 采购批准额度行使权受每某种原材料最高库存量的限制。 即当某某种原材料库存量已达最高库存，或原库存量加申请 购买量超过最高库存时，该品种原材料的采购批准额度权限随之失 效。若因客观实际情况需要购买，须提交采购委员会讨论决定。 . 原材料仓库每某种原材料的最高和最低库存量，由采购委员会每月 根据生产和销售的实际情况予以核定，对积压原材料应另行9、处理，不 包括在内。 . 采购批准权限表 . 采购批准权限的范围 (). 大宗原料的采购批准权限； (). 超级混合料的采购批准权限； (). 包装物的采购批准权限； (). 零星原材料的采购批准权限； (). 备品备件的采购批准权限。 . 原材料采购批准权限表 采购批准权限表由采购委员会讨论编制后，提交公司董事会 决定。原材料采购批准权限表一式六联，第某送集团主管部门； 第二联送总经理；第三联送财会部；第四联送采购部；第五联送 品管部；第六联作董事会文件存档。 ( 详见图表 ) . 原材料市场分析与采购决策 . 原材料市场分析制度 . 原材料市场分析制度实施的意义 (). 实施该制度，可以保10、证企业有长期的市场供应信息资料来源，为分析市场供应变动状况提供充分的依据。 (). 坚持长期实行供货市场分析制度，努力做好供货市场分析工作，是现代采购管理工作的基本要求。 (). 实施该制度可以提高采购业务人员的工作水平，是降低采购成本的根本途径。 . 建立、取得原材料市场的分析资料原材料供应市场的资料收集主要包括以下内容： (). 有交易供应商的供货资料； (). 无交易供应商的供货资料； (). 国际市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料； (). 国内异地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料； (). 本地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料； (). 原料质量结构对比资料； 11、由于同某种原料因供货渠道不同，其原料的品质亦有所不同，从而引起价格水平的不一。在保证到货原料质量的前提下，应以成本最低为准则，选购最合适的原料。 (). 本公司与同行业的原材料存货资料； (). 付款方式变动分析资料和资金需求量、资金需求时间变动分析资料。 (). 供应商的信用分析资料； (). 供应商及公司的运输损耗资料； (). 历年来的气象资料，以及近期的气象预测资料，包括原材料采 购地点和运输路线地区，原材料库存地点的历史气象资料和气 象预测资料； (). 与兄弟公司、同行业公司在采购管理水平、采购数量、质量、 价格、存货上的比较分析资料。. 原材料市场分析报告的完成与通过 (). 原12、材料采购市场分析是以采购部为主，财会部、品管部为辅的，对生产原料、超级混合料、燃料、包装物等的目前供应状态，以及变动趋势情况的分析和预测，它是公司领导人制定采购决策的主要依据之一。 (). 原材料市场分析报告的主要内容分为五个部分，第一部分是公 司原材料 ( 原料、超级混合料等 ) 的库存数量及金额；第二部分是 当前可供货情况和当前市场价格的资料搜集对比情况；第三部 分是市场价格、供货量、需求量的变动预测，主要依据于所搜集的市场动态信息分析填制；第四部分是气象变化预测和运输状况的预测，主要依据于历年的经验和所取得的气象分析资料、运输单位实际运输变动状况而填制；第五部分为订购点的初步确定，它根据13、以上分析结果填制，并供采购委员会会议分析和讨论，以作最后的确定。 (). 原材料市场分析报告一式五联，由采购部负责编制，交采购委 员会会议秘书；由采购委员会会议秘书编号后，分送以下人员： (). 第某地区副总裁； (). 第二联总经理； (). 第三联财务长 ； (). 第四联品管部负责人； (). 第五联采购部。 (). 采购委员会成员收到原材料市场分析报告后，应对其内容进行 核实和作出分析意见，并在定期召开的采购委员会会议上发表 意见进行讨论，以确定原材料的订购点及各项采购决策，或者 视情况紧急而召开临时采购委员会会议，以及时作出供货过程 中的各项决策。 . 采购决策 采购决策是采购委员会14、在定期和不定期召开的会议上，在某认识了 目前的供货状态、供货形势后，所制定的各项采购策略；及针对供货过程 所发生的各种问题所决定的将采取的各种措施。( 详见图表 ) .实施采购委员会制度后采购决策的意义 (). 通过集体决策，可以保持采购管理水平的稳定性。 (). 采购决策的实际效应，体现在采购成本的合理性和保持在较低水平上，以增加公司产品的竞争能力。 (). 锻练和提高了公司中上层管理人员的素质和工作责任。. 采购决策的主要依据 (). 原材料市场分析报告 (). 原材料库存日报表 (). 原材料安全库存分析表 (). 原材料采购计划 (). 原材料采购资金分析 (). 其他各种采购资料 .15、 采购委员会会议内容和决议的执行 (). 会议内容 (). 当期采购决策。 (). 上期采购委员会会议决议的 执行检查 上期会议决议的执行检查，主要是针对采购过程的组 织工作、费用控制、损耗控制情况的检查。 (). 趋势分析和相应对策 主要是对下一阶段的原材料供应量、价格、供应商等变 化情况的预策分析及对策。 (). 当期采购决策与会议决议的执行 (). 对目前供货市场作进一步的讨论分析，以确定各品种原料的 需求量及储存量，并结合价格变动趋势预测供货变动情况。 (). 分析因季节性变动所需变动的原料品种或数量，并测算因此 而产生产品成本结构变动所带来的影响。 (). 根据原材料库存和安全库存分16、析及产销实际情况，调整修改 采购计划。 (). 对采购成本进行测算，并分析资金占用情况和计入资金占用利息. (). 分析采购成本变动对销售价格的影响。 (). 分析公司资金的流入、流出情况，确定资金实际需求量。 (). 依据各供应商的情况，如价格、数量、品质、质量、运输、 信用、结算方式、交货地点等，分析并确定供应商选择范围 和作出选择方案。 (). 对会议讨论、修改的采购计划和各项措施进行讨论通过。 (). 根据会议决议授权采购部签定采购合同。. 原材料市场分析制度控制要点 . 定期提供 撛牧鲜谐治霰鏀。 . 每项采购业务须有财会部的会签意见。 . 原材料采购档案建立的完整性与应用水平的提高17、。 . 定期评估采购工作。 . 采购业务的管理与控制 ( 详见图表 , , ).采购业务的确定 采购业务首先依据与产销状况而予以确定，因此年度、季度、月度的 生产计划 ( 包括内部调拨量和库存量 ) ，销售计划，是编制年、季、月采 购计划的基础。 . 原材料需用量计划和原材料需用款计划 (). 原材料需用量报告。(). 品管部根据月度生产量计划，并与销售计划、内部调拨用 量计划、产成品库存量计划核对后，编制“原材料需用量 测算表”。 ().“原材料需用量测算表”是根据各品种产品的数量， 按配 方计算成各品种原料、超级混合料的报表，该表由品管部自用。 (). 品管部根据“原材料需用量测算表”编制18、“原材料需用量 报告”，并在报告中提出有关采购原料的分析意见和建议， 该报告一式四联，第某交总经理；第二联交财会部；第 三联交采购部；第四联由品管部留存。 (). 原材料采购资金分析周报 (). 财会部每周应编制“原材料采购资金分析周报”，并作为 采购委员会会议制定采购决策的分析依据。 ().“原材料采购资金分析周报”也是财会部安排付款的依据 之一，它包括有已订购、在途、已人库原材料的付款状况。 ().“原材料采购资金分析周报”，一式二联，第某交总经 理，第二联由财务长留存。 . 年度、季度、月度采购计划 (). 原材料采购年度计划 (). 采购部依据年度目标生产量和原材料安全库存编制原材料 19、采购年度计划。(). 原材料采购年度计划一式三联，由采购部编制后，将第一 联交总经理，第二联交财务长，第三联由采购部留存。 (). 原材料采购季度计划 (). 采购部根据调整后的季度目标生产量，和原材料安全库存， 修改原材料采购年度计划中的本季度采购计划。 (). 该表一式三联，第某交总经理，第二联交财务长，第三联 由采购部留存。 (). 月度原材料采购计划 (). 采购部根据调整后的本月目标生产量，和品管部提供的“原 材料需用量报告”，确定本月计划采购量。(). 采购部根据当前原料市场实际价格测算出资金需用量。(). 原材料采购计划一式三联，第某交总经理，第二联交财务 长，第三联留存采购部。20、 (). 采购委员会会议上，根据会议决议修改原材料采购计划，并作为采购业务发生的依据。 . 采购申请 . 采购申请依据采购业务每次发生时，包括向供应商采购原料、包装物；向集 团内兄弟公司采购的超级混合料，都必须填写“原材料采购申请” 采购申请应依据采购委员会会议确定的供应商或供应商选择范围， 以及采购计划进行编制。 . 采购申请的填制及采购部门领导核准 (). 采购部根据供应商提供的原材料样品品质情况和品管部的化验结 果填列在采购申请上。 (). 采购申请根据本月批准的采购计划填列所需购买的原材料品种和 数量；在采购申请中分供应商情况和采购部申请意见两大部份， 应根据实际情况和具体分析填列。(21、). 采购部负责人根据采购申请的内容核对有关资料后，签字核准。并将原材料样品化验资料存档备查。 . 样品化验及品管部、财会部的会签(). 品管部将样品分析结果和分析建议意见会签在采购申请单上，供采购部参考。对提货形式的原材料采购，品管部必须派专人前往供应商仓库进行的实地抽样检查。 (). 财务长检查采购申请是否符合采购委员会的决议，以及检查最高 库存情况。( 详见图表 , ). 总经理核准后的建档追踪与合同的签定 (). 总经理根据采购申请的内容，进行修改与核定，并建立追踪档案， 以保证按期完成采购任务。 (). 采购部根据总经理核准的采购申请，与供应商签定合同，并经总 经理、财务长审核无误后22、，盖章生效。 (). 采购申请一式四联，经总经理批准后，第某留于总经理，第 二联交财务长，第三联交品管部，第四联留存采购部。 (). 采购合同的正本一式四联。其中，第某供应商，第二联财会 部，第三联总经理，第四联采购部。 (). 采购合同控制要点(). 在合同签发之前，财会部必须审核合同是否与批准后的采 购申请一致。 (). 应采用经集团总部认可的本公司的采购合同。(). 在合同中必须注明合同的履约地在公司所属地，即由公司所 属的人民法院管辖处理。(). 必须有供应商单位的法定代表人签字；若供应商单位法定代 表人授权代理人在合同上签字，采购部必须向供应商索取授 权书，经审核后交公司档案室存档。23、 ( 详见图表 , ) (). 采购合同生效后，采购申请单才相应生效。原材料收货时的 收货报告的开立，须以生效后的采购申请单作为原材料收货 报告开立的依据。 . 原材料交货地点的确定与控制 . 控制原则 (). 损耗最小原则 即应采用送货制，并以公司计量设备计量为准 (过公司地磅)。(). 运输成本最低原则 原材料在提货制的情况下，应尽量了解各种运输方案以降 低运输成本，如利用回程车降低运输成本。 (). 风险最低原则 大宗原料的异地采购应以送货制为宜，因其价值大，路程 远，运输情况复杂，虽有保险可降低其风险，但若发生供货 时间的贻误、成本的增加等情况，对生产和销售都会带来很 大影响。 ().24、 综合分析原则 除考虑以上三项原则外，还须考虑结算方式、运输条件、 包装情况、装卸情况、采购数量、品种等诸多因素而定。 . 运输方式的确定 (). 按承运对象分类 (). 公司自运 (提货) (). 供应商自运 (送货) (). 供应商委托代运 (送货) (). 公司委托代运 (提货) (). 按运输工具不同分类 (). 铁路运输 (). 公路运输 (). 海运 (). 水运 (内河) (). 空运 (特殊情况下的贵重超级混合料)(). 运输保险 原材料采购在提货制的情况下发生的运输保险办理一般有两 种情况： (). 由公司向保险公司办理运输保险 (). 供应商代为办理运输保险 为了加强货物运25、输投保管理工作，降低货物运输的风险，若 无特殊情况必须由本公司向保险公司办理运输保险。 . 财会部会签控制要点 (). 应要求采购部主管在“采购申请”表上对交货地点的确定理由， 作出分析说明。 (). 财务长在会签时应对交货地点的选择与确定提出分析意见，供总 经理和采购委员会会议讨论参考。 (). 原材料运输保险须由本公司向保险公司办理。 . 安全库存的控制 . 安全库存管理包括安全库存量和安全存放期的管理与控制。 . 安全库存量的设定应由采购部会同生产部、品管部研究提出，并在 采购委员会会议上讨论通过，作为采购决策的依据。 . 安全库存应随产品销售结构变动和季节性变动予以调整。 . 每日比较26、安全库存和实际库存差异。 . 对比原材料的有效存放期和实际存放期。. 采购费用的控制 . 采购费用预算目标设定 . 实际费用与预算相比较 . 单位数量费用的分析与比较 . 采购损耗的对比分析 . 采购资金成本控制 . 采购原材料专项贷款的利息支出合理性控制 (). 为采购原材料而向银行举借的货款，必须在作出采购决策前做出分析，供采购委员会讨论。(). 对仓库原材料最低库存量的品种结构作出分析，并在采购委员会议上提出修改，以保证 原材料库存不出现积压的情况。 . 销售现金流入和采购现金流出的时间性控制 (). 销售信用政策是建立在稳定的销售现金流入的基础上进行的，即资金的回笼量应随着赊销而增加。27、资金的回笼期应控制在一定的时间范围内，而不应扩大。 (). 采购现金流出和时间控制。(). 分析原料供应量的间断点，以求避开间断点出现之前购买， 和间断点结束之前购买。(). 分析运输状况和气候变化，以求避开运输高峰和运输不畅 的情况下购买。(). 分析同行业公司的购买动向，根据以上两点作出正确的购 买决策。 . 原材料采购资料的建立与管理 . 采购部资料的建立与管理 (). 采购申请档案详见采购申请一节。 (). 采购合同档案详见采购申请一节。(). 供应商基本情况表档案 (). 供应商基本情况表应根据交易记录随机登记。 (). 供应商基本情况表一式三联，应每月定期将第某交总 经理，第二联交28、财会部，第三联留存采购部。 (). 访问供应商情况登记表档案 (). 采购业务员与供应商接洽时，必须将供应商的有关情况记录在访问供应商情况登记表上，以供采购部或采购委员会分析 之用。 ().访问供应商情况登记表一式二联，第某交财会部，第 二联留存采购部。(). 原材料市场分析报告档案详见. 原材料市场分析报告的完成与通过。(). 原材料采购计划档案详见.年度、季度、月度采购计划。 (). 原材料安全库存分析表档案 ().原材料安全库存分析表的特点是由采购、生产、品管、 财会部都可在采购委员会会议上发表自己的分析意见，以保 证生产的正常进行，避免原材料的积压。 ().原材料安全库存分析表一式五联29、，采购部编制后留存第 五联，分送第某给总经理，第二联财务长，第三联品管部， 第四联生产部。 (). 原材料采购损耗档案 (). 异地采购损耗分析 详见. 异地原材料采购分析。 (). 收购损耗分析 详见. 收购原料损耗分析。 (). 原材料采购损耗分析表 详见.原材料采购损耗分析. (). 异地采购异地提货的资料档案 详见. 原材料异地采购异地提货。 (). 本地采购或异地送货或送货收购的资料档案 详见. 原材料本地采购 异地送货 送货收购的收货过程。 (). 本地上门收购资料档案 详见. 本地原材料上门收购过程。 (). 原材料采购付款申请档案 (). 由采购部采购业务员根据合同付款期限而预30、先填写的凭证 ， 在结算和付款后存档备查。 (). 财会部门根据采购合同，并结合实际供货情况予以核批。 (). 根据采购批准权限分别由采购部、总经理或采购委员会核准 后，交出纳按规定的付款方式支付货款。 ().付款申请一式二联，第某交财会部，第二联申请人留存。 ().付款申请亦可作为日常报销付款之凭证。 . 关联资料的建立与管理 (). 生产产量计划表档案详见生产管理制度 . 产量计划的编制。 (). 销售量计划表档案 详见销售管理制度。 (). 每月原材料需用量报告档案详见 . 原材料需用量计划的原材料需用款计划。 (). 品质分析报告档案 (). 采购部应按产地分类存档 ().品质分析报告31、由品管部编制后留存第二联，并将第某 交采购部。 (). 该品质分析报告亦可作为产成品的品质分析报告，填制 完成后留存第二联，将第某交生产部。 (). 原材料到货复检报告 (). 异地提货后到货，由品管人员对原材料再次进行检验的记录。 (). 若运输出险，在通知和委托本地保险公司勘查时，进行复检。 (). 本表一式三联，由品管部编制后留存第三联，第二联交采购 部，第某交财会部。 (). 原材料库存日报表档案 详见生产管理制度 . (). 原材料库存日报表的编制。 (). 原料过磅单档案(). 原料过磅单应设计在原料收货报告中。(). 原料收货报告详见 。 . 历史资料的应用与管理 应根据实际需要32、利用过去资料作出对比和变动分析，以供决策 之用，主要的分析有以下几种： (). 对各部供应商的信用和经营状况进行对比分析。 (). 对原材料供应地点和数量作出对比分析。 (). 对公司采购品种结构的数量变动情况作出对比分析。 (). 对采购结算方式作出对比分析。 (). 对运输状况作出对比分析。 . 原材料采购收货过程控制 . 原材料异地采购异地提货过程 ( 详见图表 ) . 原材料异地提货的一般程序 (). 品管部派专人在异地提货地点对原材料进行的抽样，并将抽样检查结果通知公司。 ().经检验合格公司同意购买签定合同和落实运输工具后， 采购部派采购业务员在异地对交货地的计量设备进行检验。公司33、如有自检经验可以自行检验，否则应请国家认可的计量单位进行检验。 (). 采购部办理原材料运输保险。 (). 在异地提货时，如采用钱货两讫的交货付款形式，采购部根据合 同和异地原材料检验的数量办理付款申请 (钱货两讫的情况，是指 在提货地点提货后付款的形式)。为保证货款的安全，公司须事先 在提货地点的银行办理银行存款专户，并约定未经公司财务长的同 意，提货地点银行不得付款。 (). 提货开始后，在提货地的港站地磅过磅前，由品管人员对货车 装运的原料作抽样检查 ，对不合格的原料作退回处理。 (). 在异地交货点对供应商所运送的原料进行过磅称重，并在过磅单 (公司外过磅单)上登记。 (). 原料在卸34、下装船或装火车车皮前，由品管人员作的抽样检 查，对不合格原料作退货处理，并将检验结果登记在品质分析 报告上。 (). 抽检合格后，在原料装船或装火车车皮时由采购业务员按车登 记原材料装车 船情况记录。 (). 供应商送货车辆卸完货后，在交货点地磅作空车计重，公司过 磅人员在过磅单上登记后，将过磅单第三联交司机带给供应商 作为结算的依据。经检验不合格予以退货的原料，须过 磅计重，并作为货款结算的扣减项目。 (). 装船或装车完毕后，根据原材料装车 船情况记录和地 磅单装运数量，及应扣减项目结算后，予以支付货款。 (). 火车或货船启程时，为保证按时到达公司和做好运输环节的协 调工作，应派公司押运35、人员照看公司所运原料，并做好押运记录。 . 异地提货原材料的品质保证 (). 品管部必须派经验丰富的品管技术人员前往提货地点对供应商的原材料库存进行抽检。 (). 在提货时须对原料进行过磅前的抽样检查和装船或装车皮前的抽样检查。 (). 公司应重视异地提货原材料的品质，并保证抽样检验的可靠性。(). 由品管部将异地供应商库存原材料的品质分析报告，与来样品质分析作对比分析。 (). 在异地提货时，采购人员应根据品管人员对装运原料的抽检结果，将不合格原料作退回处理。 . 异地计量设备的检查 在异地提货时对原料的计量必须是正确的，因此应按以下两种情况对提货点的地磅予以检测和校正： (). 计量设备自36、检情况记录 (). 将校正前的地磅数据，记录在计量设备自检情况记录上。 (). 自检过程应选定标准称重物 . 标准法码 . 标准载重物品。在标准法码无法借到的情况下所采用的方法。(). 过磅检查 . 作两次过磅记录，检查其差异。 . 不同地磅的复磅检查，并与异地提货点地磅的过磅数据进行 比较。复磅时，应选择其他公司的正常工作地磅。(). 校正地磅，并将调整结果记录计量设备自检情况记录上。().计量设备自检情况记录一式三联，由采购部人员在检查 地点记录后，交采购负责人核准，并将第某交财会部，第 二联交品管部，第三联留存于采购部。 (). 计量设备外检情况记录 (). 在无自检能力的情况下，应委托37、提货地点由国家认可的计量 单位予以检测，并将检测情况记录在计量设备外检情况记 录上。 ().计量设备外检情况记录一式三联，由公司采购部检测人 员填写后，交采购负责人核签后，将第某交财会部，第二 联将交品管部，第三联留存采购部。 . 原材料运输保险 (). 为避免原材料运输过程因各 种意外造成的损失，签定合同后应 着手办理原材料运输保险事项，并将投保过程情况记录在原 材料运输保险记录上。原材料运输保险应全额保险。随着运 输保险业务量的增加，须要求保险单位降低保险费率，而不允 许对原材料运输保险采用部分保险，以单独达到降低保险费， 同时亦增加运输风险的现象。 ().原材料运输保险记录一式二联，由采38、购部投保经办人负责 办理后，交采购经理会签，并将第某交财会部，第二联留存 采购部。 . 异地原材料采购付款申请(). 一般来说，异地原材料采购并在异地提货的情况，往往出现在 原材料货源比较紧张的时候，在结算方式上也就形成一手交钱 一手交货 (钱货两讫)的形式。根据这一情形，一般在采购合同订立以后，在提货之前就可以拟定付款方式和办理付款申请。 (). 财会部 对钱货两讫的付款方式必须严格控制。为保证货款的安 全性，原则上必须在提货地点的银行设置银行专户，并与提货 地点的银行约定公司将款项划入后，未经财务长通知提货地点 银行付款，当地银行不得将款项划至供应商的帐号。 (). 异地原材料货款的划款通39、知，应在原材料装车装船完毕后，由 采购部和品管部通知财务长，并经核实后，由财会部通知当地 银行划转。 ().付款申请单 付款申请单的格式，详见. () 的说明。 . 异地提货过磅报告 (). 由异地提货点过磅的采购人员或公司其他人员，将提货地点的过磅计重情况、过磅车次情况，记录在过磅单 (公司外)上。 ().过磅单 一式三联，第某交财会部，第二联交采购部，第三联交供应商作货款结算的依据。 (). 提货地点的采购人员应将过磅单与原材料装车船情况记录核对，并作为付款的依据。 . 原材料装船或车记录 ().原材料装车 船记录是指过磅后的合格原材料装至货轮或者 火车车皮，或者装至运回公司重型货车的装载40、记录。 (). 装载记录根据每一 短途运输货车的卸货检验合格数量予以记录原材料的实收数量。装船或装车完毕的实收总数即为接合同购买原料的应付款数量。 (). 原材料装车 船记录亦适用与公司收货以后，因变更运输工具的原材料转运过程。对转运过程中发生的泄漏原料，在装袋、装车后，应记录在 原材料装车 船记录之中。 (). 原材料装船车记录一式三联，由公司采购部人员在装船 车现场予以记录，经采购经理、品管部会签后，将第某交财会部 ，第二联品管部，第三联留于采购部。 (). 在异地提货工作完成后，经核实无误的原材料装船车记录作为付款的依据之一。 . 原材料运输押运记录 (). 对无押运人员押运异地提货原材41、料的情况，采购部经理应事先在 采购委员会会议上或者在采购申请上说明原因，否则在异地采购 异地提货的原材料应安排人员押运。 ().原材料运输押运是针对目前运输状况而采取的供货畅通决策之一，它对运输途中的货物安全情况和运输环节出现的问题予以协调，以保证货物及时地到达公司有着积极的作用。 ().原材料运输押运记录一式三联，由押运人员填制后交采购部负责人核签后，将第某交财会部，第二联交品管部，第三联交采购部。 . 异地提货报告 (). 采购部业务主管将异地提货过程的各项记录和资料汇总后，填制 在异地提货报告上。 (). 有关汇总数据应与记录人核实确认。().异地提货报告是检查异地提货工作情况的一揽性报42、告， 是 采购委员会会议决议执行报告之一。 ().异地提货报告一式四联，由采购部编制后，将第某交总 经理，第二联交财会部，第三联交品管部，第四联留存于采 购部。 . 异地采购提货后到港或到站时的提货及收货过程 ( 详见图表 ) .异地提货后原材料到货及收货的一般程序 (). 异地提货原材料在到达公司所在地之前，采购部根据应到达日期发出到货通知。(). 成立提货管理小组，负责港口或车站的理货工作、短途运输的巡视工作和公司收货工作。 (). 确定到港或到站的地点，并对港 站的计量设备进行检查和校正。(). 确定运输单位 (或公司自运)和装卸单位，并对运输工 具进行检查。(). 到货后，品管部应立即43、组织对原材料的品质进行复查。(). 若运输过程中发生原料受损的情况，应即通知并委托当地保险公司进行勘查、确定损失、出具出险证明，以作为索赔的依据。 (). 在港 站由装卸单位将原料转装至短途运输车辆上，品管人员应指示装卸人员将受损等不合格原料单独装运，公司理货小组人员须按车作原材料装车记录(其格式与原材料装车 船记录相同) ；在港 站 装运过程中发生的漏地原料应装袋、装车，并记录在原材料装车记录上。 (). 运输单位车辆将原料运至港 站地磅进行过磅计重，由公司理货小组人员记录在过磅单(港 站) 上；并将过磅单第三联交司机，作为进入公司的凭证。(). 公司巡逻小组按照运输路线进行巡视，将短途运输44、中的漏地原料装袋、装车后运到公司，并记录在漏地原料报告上。 (). 运输单位司机出示港 站过磅单，并将身份证或驾驶证交门卫换取出门证 (收货通知单)；门卫将运输原料车辆情况记录在货车进出情况记录上；门卫电话通知采购部、品管部、原材料仓库运送原料车辆到达情况。 (). 采购人员向司机收取过磅单第三联，将过磅单号登记在原料收货报告上，并将原料收货报告交司机 ， 通知其前往过磅计重。 (). 地磅员在原料收货报告上过磅计重后，将原料收货报告交司机带往仓库。 (). 司机将送货车辆驶至仓库卸货时，由品管人员作的抽样检查， 并将检查结果登记在品质分析报告和原料收货报告上。 (). 仓库收货人员根据品管部45、的检查结果，将合格原料和不合格原 料由装卸单位人员分别按指定地点予以卸货存放；仓库收货人 员根据合格原料的卸货包数登记在“原料收货台帐”上，对不 合格原料则登记在“不合格原料登记簿”上。 (). 原材料仓库收货人员在每一辆车卸货后，在原料收货报告上作收入包数、扣除单位原料包装物重量的有关登记，并在出门证 (收货通知单)上签字后交司机。 (). 卸货完毕司机将空车驶往地磅进行过磅，地磅员在“ 原料收货报告” 上 登记，并留存原料收货报告 第四联 (原材料仓库联)其余交采购部。另外地磅员在“收货通知单 (出门证)上签字后交 司机。 (). 出门时司机将“收货通知单 (出门证)”交门卫，门卫审核“收46、 货通知单 (出门证)”上仓库收货人员和地磅员的签字后，交司 机签字后予以放行；同时门卫在“货车进出情况记录”上相应 登记；每日门卫将收到的“收货通知单 (出门证)”、“货车进 出情况记录进行核对后交财会部。 (). 公司仓库收货人员在收到由地磅返回的“原材料收货报告”上 登记有关数据，并根据其过磅资料在“原料收货台帐”上登记 过磅净重资料。 (). 采购部根据港站交来的原料装车记录和港 站过磅单，与公司 的“原料收货报告”进行核对后，完成“原料收货报告”的核算 填制工作，并作为编制“异地提货原料本地接货报告”和“原材料收货汇总报告 (异地提货) ”的依据。 (). 采购部根据结算结果，支付原47、料短途运输款时，应填制“付款申请”，由财会部审核无误后支付。 (). 财会部依据异地港 站、本地港 站的过磅单，异地原材料装车 船情况记录，公司的“原料收货报告，以及异地提货、本地到货、接货和汇总报告等各项资料，编制“原材料采购成本明细表”，以及“异地提货原材料采购损耗分析表”。 . 到货通知 (). 异地大宗原料采购在提货后，应根据实际到达时间和已确定的接货地点向公司有关部门发出到货通知。 (). 应通知的有关部门： . 总经理办公室 . 财会部 . 品管部 . 原材料仓库 . 地磅 . 门卫 . 食堂 . 运输部门等 (). 到货通知的内容包括： . 到货时间、地点、接货时间。 . 原材料48、品种、数量。 . 成立接货管理小组。 . 接货要求等。 . 成立接货管理小组 () 接货管理小组负责人 一般由采购负责人担任，作为接货管理小组的总协调人应负责 安排原料接货班次，协调接货环节，解决接货过程中的各项问题。 () 接货管理小组按管理要求分为三个小组，即理货小组，巡逻小组， 收货小组。. 理货小组 它是指在港口或火车站等接货地点负责监督装卸工作，负 责港 站清扫漏地原料，负责在港站过磅计量的工作小组。. 巡逻小组 巡逻小组负责监督运输单位从港 站接货点装车后至公 司仓库路程中的原料运输情况，即防止偷盗行径和清扫运回 运输途中的漏地原料。. 公司收货小组.负责安排送货车辆在公司过磅、作49、品质检验、安排原料存 放地点，并指挥车辆将原料卸入桶仓或指定的仓库存放位置。 . 异地提货原材料到港 站前的准备工作 (). 到港站的计量设备的检查. 自检（表单同前）. 外检（表单同前） (). 短途运输工具的检查 (). 为保证原材料在装运过程中的质量，免遭污染、破包和漏地 的损失，应对车辆完好程度，清洁程度 进行检查，并记录在 “运输工具检查记录”上。 ().“运输工具检查记录”由采购部业务人员在检查地点对运输工具检查后填制，经采购负责人、品管部负责人会签后，将 第某交财会部，第二联交品管部，第三联留存采购部。 . 原料异地提货后到货时的原料品质复检与分析 (). 原料到港 站时，公司品50、管人员需对其进行复检。 (). 到货原材料若有出险情况，公司采购人员、品管人员应配合保险 公司人员确定损失数量。 (). 原料入库前须进行的检查。 (). 将异地品质分析和到货品质分析进行对比。 . 在本地港 站装运过程某料漏地的处理 (). 对在本地港 站装运过程某料漏地的情况，由理货小组人员 记录在“原料装车情况记录”表上。 (). 漏地原料分列两种情况： (). 漏地以后散包 应组织人员装袋、装车，并作计包记录。 (). 漏地后但未散包 组织人员重新装车，并作计包记录。 (). 对漏地原料品质的监控 对受污染的漏地原料在计包计重后，由品管部人员鉴定后，提出处理意见。 (). 财会部会计人51、员根据漏地损失情况，作相关的采购损耗处理。 . 在本地港 站原材料装车记录 由理货小组人员在本地港 站按每辆运送车辆的装运情况，作 “原材料装车情况记录”，该表与异地提货时的“原材料装车 船 情况记录”表单的格式相同。 . 本地港 站过磅记录 由理货小组人员在本地港 站对每一原料运送车辆进行过磅计 重，其过磅记录格式与异地提货时的过磅单相同。 . 本地短途运输过程中的原料漏地处理 (). 公司巡逻小组将短途运输中的漏地原料装袋、装车后，回公司过磅计重，并交品管部检验和交仓库入库。对运输过程中的漏 地原料，应记录在漏地原料情况记录表上。 (). 对已受污染的漏地原料，由品管部人员鉴定后，提出处理52、意见。 (). 财会部会计人员根据其损失，作相关的采购损耗处理。 ().漏地原料情况记录表一式三联，由公司巡逻人员在原料漏地现场记录后，回公司交采购负责人、品管负责人会签后，将第某交财会部，第二联交品管部，第三联留存采购部。 . 收货通知单 (出门证) ().“收 发货通知单”即出门证，可用于原材料收货和原材料销售等 (即原材料发货)，以及产成品的发货和收货 (产成品退货或购入等)(). 出门证一式二联，第某为进出公司人员持有，在出门时交门卫，经门卫审核，并由进出人员签字后交财会部，第二联由采购部或成品仓库留存。 . 货车进出情况记录(). 门卫根据进入公司人员填写的“收发货通知单 (出门证)53、”，在检查进出车辆的情况后，填写“货车进出情况记录”。().“货车进出情况记录”是检查各有关部门原材料、产成品收发情况的核对依据。 ().“货车进出情况记录”一式三联，由门卫每日填制后，将第一 联交财会部，第二联交采购部或交成品仓库，第三联由门卫留存。 . 公司原料收货过磅记录 (). 地磅员应在“原料收货报告”上做过磅记录。 (). 司机空车过磅后，应向其收回“原料收货报告”，并将空车过磅 记录登记在“原料收货报告”上，在本班工作结束前地磅员应将 “原料收货报告”第四联交仓库收货人员。 . 原料收货台帐 ().“原料收货台帐”根据“原料收货报告”和“地磅单”及实际入 库包数予以登记，对于收货54、扣项应根据合同或采购部根据实际 情况与供应商交涉后予以扣减（即由供应商承担部分。 . 原料收货报告().“原料收货报告”可以反映收货过程中 每一辆车装运的原料品质 情况、过磅计重情况、仓库收货情况和采购部进行结算的情况。 (). “原料收货报告”也是财会部作为付款和据以作为原料入库帐务 处理的依据之一。(). “原料收货报告”一式五联，第某交财会部，第二联交供应商， 第三联交采购部，第四联交仓库，第五联交品管。. 不合格原材料的登记 (). 在供应商交货以后，由于运输原因或仓储管理不善等原因造成 的不合格原料应单独存放，并登记在不合格原材料登记簿上。 (). 财会部对不合格原材料登记簿中的可变55、买数量在作入库处理 时，应估计其变价收入后将差异部分计列损耗处理。 ().不合格原材料登记簿一 式四联，由原材料仓库收货人员根据收 货情况登记后，由品管部核实并签字，并由仓库主管会签；之后交 采购 ， 品管负责人会签后，将第某交财会部，第二联交品管部， 第三联交采购部，第四联留存于原材料仓库。 . 异地采购原料本地接货报告 (). 原料异地提货后到本地港 站的接货报告 (). 根据到港 站的复检、卸货、装车、港站过磅的有关记录资 料汇总填制在异地提货后到本地港 站的接货报告上。 (). 有关表单记录人员在“ 异地提货原料本地接货报告 (异地提 货到本地港 站)”上签字确认。 ().“异地提货原56、料本地接货报告 (异地提货到本地港站 )”一式 四联，第某交总经理，第二联交财会部，第三联交品管部， 第四联留存采购部。( 详见图表 ) (). 本地港 站到公司仓库的收货报告 (). 根据本地港 站至公司仓库的公司门卫检查、过磅、入库前 的抽检和仓库收货的有关记录资料汇总到“异地提货 原料本地收货报告 (本地港 站至公司仓库)”上。 (). 在收货过程中各有关表单记录人员应在本地港 站到公司仓 库的收货报告上签字确认。 ()“异地提货原料本地接货报告 (本地港 站到公司仓库 )”一 式四联，第某交总经理，第二联交财会部，第三联交品管 部，第四联留存采购部。 . 原材料收货汇总报告 (异地提货57、) ( 详见图表 ) (). 撛牧鲜栈趸阕鼙 (异地提货)”可以反映提货、接货全过程中的原料收入情况和原料损耗处理情况， 以及计算和反映原料采购成本、货款结算情况。 (). 经核实的“原材料收货汇总报告”亦是编制“原材料采购成本明细表”的主要依据，并作为原料入库帐务处理的依据之一。 (). “原材料收货汇总报告”一式四联，由采购部编制后，将第某交总经理， 第二联交财会部，第三联交品管部，第四联留存于 采购部。 . 原材料本地采购 异地送货 送货收购的收货过程 ( 详见图表 ) . 原材料本地采购 异地送货 送货收购的一般程序。 (). 到货通知 采购部根据与供应商约定的送货时间，应提前向品管部58、财会部、地磅、门卫、原材料仓库发出到货通知。 (). 供应商送货车辆进入公司时，送货司机供应商的送货单，并将身份证或驾驶证换取“收货通知单 (出门 证)”，门卫在检查送货车辆后，填写“货车进出情况记录”，并电话通知采购部、品管部，和原材料仓库。 (). 采购部人员向司机收取送货单后，根据生效合同及采购申请单开立“原料收货报告”，并交司机。 (). 原材料抽样检查与 过磅计重 (). 若公司地磅前的场地较大，对送货原料应先进行的抽样 检查，然后再过磅计重。 (). 若公司因场地原因，影响过磅前的抽样检查工作，则可 先过磅，后进行的抽样检查。 (). 以上两种情况一旦确定其中的一种，则应遵照一贯59、性原则，不得任意更改。 (). 抽样检查工作 品管人员对送货原料进行抽样检查后，将检查情况 登记在品质分析报告上，对不合格原料应通知退货，并 在原料收货报告上进行登记；采购部人员根据品管部的品质 分析报告填写“原材料退货通知单”，并在出门证上签字； 司机领取退货通知单、出门证、原料收货报告后，返回公司 大门 (如先过磅，后进行抽样检查，送货车辆还应再次 过磅，并由地磅员在出门证上签字)；司机在出门证上签字， 并交门卫换回身份证或驾驶证，门卫检查出门证、原材料退 货通知单和车辆情况后签字，予以放行；门卫在货车进出情 况上登记出门情况。 (). 对送货原料过磅计重 地磅员将送货车辆过磅计重数据记录60、在原料收货报告，然 后交司机。若抽检不合格，司机应再次过磅计重，地磅员 原料收货报告上登记、签字后，将原料收货报告第二联和原材 料退货报告第二联交司机。 (). 司机将送货车辆驶至仓库，在原料卸货时由品管部作的抽样 检查。品管部检查人员根据检查结果，填写“品质分析报告”并 签字确认；同时在“原材料收货报告”上填写检查结果后交司机。 . 若抽样检查不合格后作退货处理 (). 司机根据“原料收货报告”将退货原料驶至地磅进行过磅 计重，地磅员将退货原料重量登记在过磅单和原料收货报 告上，并在原料收货报告、出门证上签字。 (). 司机将原料收货报告、出门证交采购部。 (). 采购部根据品质分析报告和退61、货过磅情况填写“原 材料退货通知单”、“原料收货报告”并签字；另在出门 证上签字，并将原料收货报告第二联、原材料退货报告第 二联交司机。 (). 在公司门卫处，司机在出门证上签字后，交门卫换回身份 证或驾驶证返回；门卫根据送货车辆退货情况登记“货车 进出情况记录”。 . 若原料抽样检查合格后，原材料仓库收货人员指示搬运 人员将原料存放在指定位置；并在“原料收货台帐”上记录 收货包数、扣除包装物平均单位重量等有关数据；收货后， 收货人员在台帐和出门证上签字，并填写“原料收货报告” 后。将其和出门证交司机。 (). 送货车辆空车过磅 ， 货车卸货后，司机将空车驾驶至地磅处，进行空车过磅计重，地磅员62、在原料收货报告上登记并签字后，在收货通知单(出门证)上签字，并将出门证交司机。 (). 在公司门卫处，司机在出门证上签字后，交门卫换回身份证或驾 驶证返回；门卫检查送货车辆情况后，登记“货车进出情况记录”。 (). 地磅员在本班工作结束之前，应将“原料收货报告”交原材料仓库。 (). 原材料仓库收到地磅员交来的“原料收货报告”，在“原料收货 报告”和原料收货台帐上计算填列有关数据，并签字后，将 “原料收货报告”交采购部。 (). 采购部应将原料收货报告、品质分析报告、原材料退货通知单等 有关表单进行审核汇总，并编制原料收货汇总报告。 (). 采购结算 供应商凭据原料收货报告第三联与公司结算货款63、，采购部 依据原料收货汇总报告和合同，填写“付款申请” 经采购负责人 核准签字后，交财会部。 (). 财会部根据门卫交来的出门证、货车进出情况记录，采购部交来的 原料收货报告、原料收货汇总报告、采购合同、采购申请、付款申 请等，有关资料进行核对，并交财务负责人签字；并根据采购批准 权限， 通知出纳付款，出纳人员须根据核准后的“付款申请”和供 应商的发票予以支付，对有预付货款的原料采购须扣除预付款后予 以支付；财会人员依据“付款申请”、发票、银行付款回单进行帐务处理。 (). 每批原料采购工作结束后，财会部应编制每一批的原材料采购 成本明细表。 (). 每月末财会部须汇总原材料采购成本。 ().64、 有关收货过程中的其他问题： (). 原材料并车装运收货计重的处理 分品种开立收货报告； 各品种原料使用同一地磅单； 卸货后分品种单独计重，并记录在收货报告上； 汇总单独计重数量，并与地磅单核对； 以收货报告上确定的重量作为货款结算和入库重量的依 据。 (). 原材料包装物平均单位重量的确定与扣除 由采购部会同生产部确定或修改不同原材料包装物平均 单位重量的标准，并经采购委员会讨论通过执行； 仓库收货人员根据收货的原材料包装物类别，在收货报 告上按标准填写扣除原材料包装物平均单位重量； 采购部根据收货报告扣除包装物重量后的净重作为原料 付款结算的依据。若发现扣除原材料包装物平均单位重 量标准填65、写有误，应通知仓库管理人员予以调整； 财会部在结算收货报告的实际付款重量时，应对原材料 包装物平均单位重量的扣除标准作重点审核。 (). 关于扣除原材料标准包装物计重的处理 标准包装物的计重标准应以采购委员会通过的计重标准 为依据。 在采购申请和合同签订时应注明标准包装物的计重标准。 其他处理同() 点。 (). 关于采购成本中的应计运费、保险费等其他费用的处理 根据权责发生制的要求，原材料帐应完整的记入每一 批原材料采购成本的数据，但在实际工作中，除原料 购买价款可按时结算外，其他如运费、保险费等费用 结算往往不能及时，因此就必须采用预提运费和保险 费等，来保证原材料采购成本的相对正确和及时66、。 预提即应计运费、保险费等时，编制转帐凭证借记原 材料某某原料，贷记应付帐款未结算某单位名 称；结算后，对预提数额和实际数额的差异进行调整， 借记原材料某某原料(兰字或红字)，贷记应付帐款 未结算某单位名称(兰字或红字)；最后调整应付 帐款，即借记应付帐款未结算某单位，贷记应付 帐款已结算 某单位。 . .原材料本地采购 异地送货 送货收购的收货表单说明 (). 与异地采购提货和收货过程相同的表单有： (). 收货通知单(出门证) (). 货车进出情况记录 (). 品质分析报告 (包括，品种抽样检查情况) (). 原料收货台帐 (). 原料收货报告 (). 付款申请 (). 原材料退货通知 67、(). 原材料退货通知一式三联，由采购部根据 和 品质分析报告的抽检不合格资料予以填列，并由品管部 签字确认后交司机。 (). 退货时，由门卫签字后予以放行，并将第某交财会部， 第二联由司机带回交供应商，第三联留存采购部。对于先过 磅后进行抽检的原料退货，应复磅后予以放行。 (). 退货须过地磅复磅计重后，门卫予以放行。 (). 原材料收货汇总报告 (本地采购 异地送货 送货收购) (). 原材料收货汇总报告是本地采购，或异地送货，或送货 收购过程的总结报告，经核实由采购部作为申请付款的主要 依据之一。 ().“原材料收货汇总报告”一式四联，由采购部编制后，将第 某交总经理，第二联交财会部，第68、三联交品管部，第四 联留存于采购部。 . 本地原材料上门收购过程 ( 详见图表 ) . 本地上门收购原料的一般程序 (). 采购部将收购点的情况通知品管部。 (). 品管部派人在收购点对原材料取样，确定其品质。(). 对其收购数量、品质、价格等情况，由采购委员会 会议讨论后， 作出决定。 (). 收购工作开始前的准备。 (). 在收购点租用地磅或公司采购部自带计量工具。若租用地磅， 应进行校对检查，即由公司自行检查或由计量单位检查，并 作相应的检查记录。 (). 应对装运收购原料的车辆进行检查，并作相应的记录。原料 装运工作可由公司自某输或租用运输单位货车运输。 (). 货款支付形式 在收购点69、收货付款 (钱货两讫) 采购部应根据采购委员会决议事先填写付款申请单， 准备收购备用金。 由财会部与当地银行联系，预留取款印鉴后，将款 项存入专户。 在收购点收货后，由采购部按实收合格数量和收购 价格开出收购发票，由财会部人员确认核实后，开 具银行取款凭证，盖章后由收购点银行支付。 在公司付款结算 公司收购原料后，供应人凭收购过磅单和收购发票 到公司财会部领取原料款。 (). 收购工作开始后，收购点供货人将原料送到收购点，采购部负责 过磅人员对其过磅计重，并记录在过磅单上。 (). 对公司装运收购原料车辆进行空车过磅，并记录在收购点过磅单 上。供货人原料过磅与运回公司原料过磅是不同的两个过程，70、因 此，在收购点的过磅人员须分类记录，并将过磅单分别存放。 (). 将原料卸下装入运回公司的货车之前，由品管人员对每一供货人 的原料进行抽检，并将抽检结果登记在品质分析报告上。(). 对抽样检查不合格原料予以退货。若有部分原料合格、部分 原料不合格的情况，复磅时须对不合格原料计重，并在过磅 单中注明。(). 将合格原料装上公司运送车辆，由公司收购人员按收购每一 供货人的原料数量作装车记录，登记在“原料收购报告”上， 并由供货人、品管人员、收购人员分别签字确认；公司运送 原料车辆满载后，过收购点地磅，收购点过磅人员过磅登记 后签字，并将过磅单第三联交司机带回公司；收购工作完成 后，应将过磅单的第71、某交财会部，第二联交采购部。 (). 采购部负责过磅人员对供货人车辆进行空车过磅计重，并在过磅 单上签字后，将第三联交供货人结算货款，第二联交收购点财会 人员，第某交收购点公司开票员。 (). 供货人将过磅单交收购点财会人员；财会人员将过磅单与原料 收购报告核对后，交收购点公司开票人员。 (). 收购点公司开票人员开具收购发票和签字后，交供货人签字，并 将收购发票交财会人员付款。 (). 收购点财会人员在收购发票上签字后，开具取款凭证，在加盖印 章后，交供货人到指定的收购点银行领取货款。 (). 公司送货司机将收购原料运至公司时，出示原料收购过磅单第三 联，并将身份证或驾驶证换取“收货通知 (72、出门证)”，门卫根据 进入车辆情况登记“货车进出情况记录”，并电话通知采购部、 品管部、原材料仓库。 (). 采购部向司机收取收购点过磅单第三联，填写“原料收货报告” 并将其交司机前往过磅。 (). 司机将原料收货报告交地磅员并进行过磅；地磅员在“原料收货 报告”上填写有关数据后交司机带给品管人员。 (). 司机将货车驶至原材料仓库卸货时，由品管人员对其作的 抽样检查，并登记在“品质分析报告”和“原料收货报告”上， 对发现的不合格原料的情况，应立即报告公司领导，并对其作出 原因调查，追究其责任的处理。 (). 收购原料在原材料仓库按指定存放当地卸货时，由收货人员根据 合格原料实际卸货包数记录在73、“原料收货台帐”上，将不合格原 料实际卸货包数记录在“不合格原料登记簿”上，并将有关收货 数据填写在“原料收货报告”上；然后在“原料收货报告”和“ 收货通知单(出门证)”上签字，并将其交司机。 (). 空车过磅后，司机将原材料收货报告和收货通知单(出门证) 交地磅员，地磅员在填写有关数据和签字后，将出门证和原料收货 报告第二联交司机，作为出门和结算运输费的依据。另在本班工 作结束前将“原料收货报告”交原材料仓库收货人员。 (). 司机将“收货通知单(出门证)”交门卫换回身份证或驾驶证，门 卫检查出门证上的签字和检查运送车辆后予以放行，并在“货车 进出情况记录”上登记。 (). 仓库收货人员收到74、地磅员交来的“原料收货报告”，经核对后填 写“原料收货台帐”，和“原料收货报告”。 (). 原料仓库收货员将原料收货报告留存第四联后，其余汇总交 采购部。 (). 采购部根据收购过程的各类单据审核无误后，完成原材料收货 报告的填制工作，并将第某交财会部；另采购部将“原料收购报告与收购点过磅单和公司过磅单核对，并将其汇总合计。 (). 财会部根据收购过程的各类单据审核收购工作情况和分析收货损耗，并编制“原料上门收购损耗分析表”。 (). 每批原料采购工作结束后，财会部应编制每一批的原材料采购成本明细表。 (). 每月末财会部须汇总原材料采购成本。. 本地上门收购原料过程的表单说明 (). 与异地75、采购提货和收货过程相同的表单有： (). 品质分析报告 (). 计量设备自检外检情况记录 (). 运输工具检查记录 (). 公司外公司的过磅单 (). 收货通知单 (出门证) (). 货车进出情况记录 (). 原料收货报告 (). 付款申请 (). 原料收购报告 ().“原材料收购报告”是在收购现场，将收购原料称重后装车 时所作的记录，应分别由供货人、品管人员、收购人员签字 确认。 (). 在“原料收购报告”表中，必须注明车号和驾驶员的姓名以 便核实。 ().“原料收购报告”表一式四联，由收购人员填制、核实后， 将第某交财会部，第二联交总经理，第三联交品管部，第 四联由采购部留存。 . 原材料76、采购收货过程控制要点 . 各环结损耗降低监控 . 收货过程中各项工作记录的可靠性和完整性的监控 . 租用货车运价的监控 . 采购损耗的分析与控制 . 建立损耗考核制度 . 采购部的工作绩效应与损耗挂钩 . 建立分清损耗责任的办法 . 对每一批原料提货 、收货过程进行损耗分析。 . 对每一批原材料采购损耗分析和控 制须作为采购委员会议的议程之一。 . 科学地进行合理损耗与非合理损耗的分析 . 测定各计量点计量工具的误差范围 . 根据气候变化，对原材料水份蒸发量作出测定 . 控制漏地原料的比例 . 购入原料过程安全性分析 . 提货、接货人员工作表现分析 . 定期与不定期对公司地磅进行检查 . 国家77、计量部门规定的每年年检工作必须按时进行，并督请计量部门前 来检测。 . 培养公司计量 检验人员，随时进行测定以避免造成不必 要的损失。 . 主管地磅的部门必须建立地磅维修档案，并备有地磅零配件购买点 的资料和维修人员联系资料，以备发生故障时能紧急抢修。 . 异地提货原料采购损耗分析与控制 . 以过磅计量点作为控制点 (). 异地港 站提货点的过磅计量 (). 本地港 站的过磅计量 (). 公司过磅计量 . 漏地原料的控制是对装货、卸货、运输过程控制的反映 (). 将本地港 站卸货装车至本地港 站过磅点的漏地原料控制在最小范围内。 (). 将本地港 站过磅点至公司仓库的漏地原料控制在最小范围。 78、. 采购委员会成员应对各环节损耗进行分析，并提出处理措施，以 保证采购损耗保持在最低的允许的损耗范围内。 . 异地提货原料采购损耗分析表 (). 由财会部核算人员根据采购各计量点的计量情况和漏地原料情 况予以编制。 ().异地提货原料采购损耗分析表一式四联，其中第某交总 经理，第二联交采购部，第三联交品管部，第四联由财会部留 存。 . 上门收购原料损耗分析与控制. 收购点的计量控制 (). 收购原料的计重。 (). 收购原料运回公司的装车计重。 (). 将装车的净重，与原料收货报告中的供货人所供原料重量进行 比较分析。 (). 将供货人的原材料计重过磅单汇总后，与装车后的过磅单核对。 . 运输79、损耗控制 (). 将收购员装车过磅单与公司过磅单比较分析。 (). 运输过程中应派人押运。 . 原料上门收购损耗分析表 (). 由财会部核算人员根据各计量点的计量情况予以编制。 ().原料上门收购损耗分析表一式四联，其中第某交总经理， 第二联交采购部，第三联交品管部，第四联交财会部留存。 . 原材料采购损耗的每月汇总分析 . 本月采购损耗与本年至今累计损耗分析。 (). 通过本月和累计损耗记录来反映采购管理工作水平。 (). 通过不同原料、超级混合料品种的损耗来分析损耗结构，以找出 工作中的问题。 (). 对编织袋、麻袋应分品种反映应其采购量和损耗量。 . 原料采购损耗分析表的编制 ( 详见图80、表 ) (). 由财会部根据异地采购损耗分析表、本地上门收购损耗分析表等 各类采购表单予以汇总编制。 ().原料采购损耗分析表一式四联，第某交地区副总裁 ，第二 联交总经理，第三联交采购部，第四联财会部留存。 . 采购成本的揭示. 分品种、分批别核算采购成本 . 采购成本应按每某种原材料的每一合同，作为其成本的计算对象。 . 采购成本项目 (). 原材料购入成本。 (). 实收原材料购入成本 (). 损耗原材料成本(). 长途运输成本 (). 运输保险成本 (). 火车站、港口支出成本(). 原材料装卸支出成本(). 短途运输成本(). 差旅费支出成本(分析时用，该项费用列入制造费用) ().81、 采购部人员 (). 品管部人员 (). 其他人员（与原材料采购有关人员 (). 驻外采购机构支出分摊成本(分析时用，该项费用列入制造费用) (). 应计其他支出成本 (分析时用，该项费用根据性质列入原材料成本或列入制造费用) . 采购成本扣除项目 (). 扣原材料包装物款 (如扣麻袋款)(). 合司中如规定供应商不回收原材料包装物，则原材料包装物为公司所有时，须分析单位原材料包装物重量的价值与同等重量原材料的价值究竟孰大，若同等重量的原材料价值大于单位原材料包装物的价值，在采购合同中必须订立原材料包装物单独计重、计价条款，并作为采购成本的扣除项目；若同等重量的原材料价值小于单位原材料包装物的82、价值，且包装物有其市场，其售价不低于原材料包装物本身价值时，在采购合同中可以订立不计重、不计价条款，作为采购成本的扣除项目。在原材料收货时，应扣除包重，并预计其收入，记入有关帐项。当原材料收货后，对仓库回收的原材料包装物，须按其质量分等、分级存放，并在其出售后，将实际收入冲减其预计收入。(). 如合同中规定供应商将收回麻袋，应对麻袋过磅称重后作 为实收数量的扣项处理。 (). 扣水份 在订立合同中应确定扣水份条款，即供应商所供原料虽然 质量合格入库，但其水份比合同规定偏高，供应商应承担从应 付货款中扣除水份所占购入成本的份额。(). 扣杂质 在订合同时应确定扣除杂质之条款，即供应商所供原料虽 83、然质量合格入库，但经筛选出的原料杂质成本应作为货款的扣 除项。 (). 其他扣项 如延误到货日期等原因，造成公司的损失，应由供应商承担。. 采购总成本及采购单位成本(). 某一合同的某品种原料的各成本项目合计数减采购成本扣项后，为该品种原料该批采购的总成本。(). 将某一合同某品种原料的总成本除以该批原料采购的净收数量， 即为该品种原料该批的单位成本。 . 采购费用的归集与分配 . 直接采购费用 指采购费用发生后可直接归属某一合同原材料采购成本时， 应 根据其单据直接记入 原材料采购成本明细表如原料购买价、运 费、保险费等。 . 间接采购费用 (). 指采购费用发生后，需在几个合同之间分配的费84、用，如差旅费，驻外采购机构费用。(). 间接采购费用按月归集。(). 间接采购费用以履约合同采购数量作为分配标准予以分配，即以各合同数量之和作为分母，将间接费用作为分子，得出分配率 ，并分别每一合同的数量乘以分配率 ，即得到每一合同应分配的间接费用。 . 损耗的分摊及计入 (). 按损耗数量乘购买价即为损耗成本。 (). 根据公司对损耗的处理相应的调整采购成本明细项目。 (). 由装卸单位造成的损耗，应作应付装卸结算款扣项处理，但在帐务处理上应冲减损耗成本。 (). 由运输单位造成的损耗，应作应付运输款的扣项处理，但在 帐务处理应冲减损耗成本。 (). 保险赔偿和残值变价收入等都应作为损耗成本85、的扣减项处理。 . 原材料采购成本表 (). 原材料采购成本明细表 由财会部会计人员根据每月发生的采 购费用，按每一合同的每某种原材料直接计入或分配后计入。 (). 原材料采购成本明细表有二种格式，第一种按每一合同编制， 另一种是每月按合同汇总反映原材料采购成本的格式。 (). 原材料采购成本明细表编制的及时性，在于采购部和其他相 关部门在采购过程中各类表单完成和传递的及时性。 (). 原材料采购成本明细表亦是采购委员会会议所依据的基本资 料之一 。(). 原材料采购成本明细表一式二联，其中第某由财会部留存， 第二联交总经理。. 采购成本的比较分析 ( 详见图表 ) . 应与同行业的采购成本比86、，提高企业的竞争能力。 . 同品种原材料应作不同批次的采购成本比较，要注重成本结构的比 较分析。 . 将不同时期不同批次原材 料采购成本所占销售成本的比重作出比较 分析，以确定采购成本的合理性。 . 采购结算控制 . 合同的检查 . 分析合同内容的变动性与合理性。 . 分析结算方式变动是否与目前原材料市场状况相符。 . 检查合同履行情况，对合同履行过程中发生的变动情况，应提议修 改合同或订立附件协议，以避免纠纷。 . 各类采购提货收货表单的核查 . 各类表单必须及时完成 ，及时传递至相关部门。 (). 对完成不及时、传递不及时的情况，各部门有责任向总经理汇报。(). 对长期不能解决的问题应提交87、采购委员会作出处理。 . 各部门对采购表单都须严格审核，以保证表单的完整性和正确性。 . 各部门留存的采购表单，须分类存档，并交专人保管，若发生人事 变动时，须办理移交手序，并将移交证明交公司档案室保存。. 支付采购货款前，须检查原材料库存数量，并作品种分析 . 在合同规定支付期限内，采购部申请付款时应分析付款原料品种的库 存量，对库存量少的原料品种应优先付款，以保证供应商的供货。 . 应作供货趋势分析，对库存量虽多但供货市场仍属紧缺的原材料，可 优先付款。. 检查预付货款情况 . 采购部对有预付货款的采购必须建立专门档案，追踪该批原材料的采 购情况，并将追踪记录提交采购委员会，直至原材料到货88、入库、结 算为止。 . 财会部应派出专人检查原材料采购预付货款情况。 . 采购业务关联事项 . 仓库租赁的管理 . 应视同公司仓库管理 . 注重库存原材料安全性 . 兄弟公司之间原材料调拨的处理 . 紧缺原材料的调拨 兄弟公司或本公司的原材料紧缺时，原则上通过供应商协调以 解决生产和销售供应不足的问题。 . 积压原材料的调拨 因采购决策问题或销售市场， 变动引起的积压原材料，应积极 与兄弟公司联系，或通过兄弟公司出售给需购单位。 . 原材料采购及收购过程的一般帐务处理 . 驻外采购机构费用核算 在公司设有驻外采购机构的情况下，应按以下核算方法处理；若公司 不设驻外采购机构，应按一般出差借款与89、报销的核算办法处理。 . 驻外采购机构的备用金处理 一般采用定额备用金管理办法，采购部驻外机构人员应根据实 际支出申请备用金，财会部应以实际支出为基础，并略有结余为核 定备用金额度的准则。 (). 驻外采购人员填制 “付款申请”，经部门领导核准后，交财会部。 (). 出纳根据核准后的 “付款申请”，支付现金或现金支票。 借：备用金人民币驻外采购机构 人 贷：银行存款 (现金支票) . 驻外采购机构费用的报销 驻外采购机构的费用须按月报销，若驻外人员不能返回公司报 销，应将当月的费用清单传真给公司财会部，作为费用计提的依据。 (). 办公设施及日常费用的报销 . 按实际发生的房租，水电，房屋管理90、费，购入低值易耗品，办 公用品，通讯费用，交际应酬费，等其他费用，填制 “付款申 请 ”经部门领导核准后，交财会部。 . 出纳根据核准的 “付款申请”，支付现金。 借：制造费用租赁费房租 (驻外采购机构)水电费水费 (驻外采购机构) 水电费电费 (驻外采购机构) 其他房屋管理费 (驻外采购机构) 低值易耗品摊销 (驻外采购机构) 办公费办公用品 (驻外采购机构) 办公费通讯费用 (驻外采购机构) 交际应酬费 (驻外采购机构)其他 (驻外采购机构) 贷：银行存款 (现金支票) (). 月末转帐处理每月末，应将驻外机构所属公司的固定资产，按规定予以计算折旧；并结转驻外机构人员的工资，奖金，驻外补贴91、等。借：制造费用折旧费 (驻外采购机构) 工资基本工资 (驻外采购机构) 工资奖金 (驻外采购机构) 工资驻外补贴 (驻外采购机构) 贷：累计折旧 应付工资 . 一般出差借款与差旅费报销 . 出差借款 (). 填制 “出差申请单”和 “付款申请”，在完成各道核准手续后， 交 财会部。 (). 出纳根据核准的 “出差申请单”和“付款申请”，支付现金。 借：其他应收款 人 贷：银行存款 (现金支票) . 差旅费报销 (). 填制 “差旅费报销单”，在完成各道核准手续后，交财会部。 (). 出纳根据核准的 “差旅费报销单”，予以核销，并按实报金额 多退少补。 借：制造费用差旅费国内 (采购部) 差旅92、费国内 (品管部) 差旅费国内 (其他 部) 贷：其他应收款 人 现金 (贷方为退款，若为补款该科目应在借方) . 原材料采购之扣项处理 . 扣包装物之处理 如果采购合同中对原材料包装物已单独计价，须按其价作扣项 处理，否则应预计其出售单价作扣项处理。借：其他应收款原材料包装物 (麻袋) 贷：原材料类别 料别. 扣水份，扣杂质，扣其他之处理 (). 对入库前已直接在原料收货报告中扣除的，不再作会计处理。 (). 对入库前未扣除，经协商应由供应商承担的扣项处理：借：应付帐款 供应商 ( 合同号) 贷：原材料类别 料别 . 异地采购费用 . 异地采购提货费用 (). 异地钱货两讫 借：在途材料类别93、料别 ( 合同号, 购买价) 贷：应付帐款 借：应付帐款 贷：银行存款 (). 计量设备检查费用借：在途材料类别 料别 ( 合同号, 其他支出) 贷：应付帐款借：应付帐款 贷：银行存款 (). 保险费借：在途材料类别料别 ( 合同号, 保险费) 贷：应付帐款借：应付帐款 贷：银行存款 (). 驻外采购费用的承担如前所述 . 异地提货后的到货与收货 (). 港 站计量设备检查费用 借：在途材料类别料别 ( 合同号, 其他支出) 贷：应付帐款 借：应付帐款 贷 ：银行存款 (). 短途运输费用 借：在途材料类别料别 ( 合同号, 短途运费) 贷：应付帐款借：应付帐款 贷：银行存款 (). 公司车辆94、费用分摊 借：在途材料类别料别 ( 合同号, 其他支出) 贷：待摊费用 汽车费用 (). 提货管理小组费用分摊借：在途材料类别料别 ( 合同号, 其他支出) 贷：应付工资 基本工资 (分摊数) 加班工资 (应计数) 其他应付款 借：其他应付款 贷：银行存款 (). 本地港 站 及短途运输漏地不合格原料及损耗的处理借：原材料待处理原料 料别 ( 合同号 ) 贷： 在途材料类别料别 ( 合同号) (). 不合格原料的处理借：银行存款 (残值实际变价收入) 制造费用存货盘亏减盘盈 贷：原材料待处理原料 料别 ( 合同号) (). 运输出险原料的处理 . 确定出险损失 借：其他应收款 保险公司 ( 合95、同号, 损失确定数) 贷: 原材料待处理原料 料别 ( 合同号,预计残值变价收入) 在途材料类别料别 ( 合同号, 应分摊数) . 出售残值 借：银行存款 (残值变价收入) 制造费用 存货盘亏减盘盈 贷：原材料待处理原料料别 ( 合同号,预计残值变价收入) . 实际赔偿 借：银行存款 (实际赔偿)营业外支出非常损失 贷：其他应收款 保险公司 ( 合同号 ) (). 原材料装卸费用 借： 在途材料类别料别 ( 合同号, 装卸费) 贷：应付帐款 借：应付帐款 贷：银行存款 (). 原材料入库 借：原材料类别 料别 ( 合同号) 贷：在途材料类别料别 ( 合同号) . 本地采购 异地送货 送货收购的96、帐务处理 . 本地采购提货费用 借：原材料类别 料别 ( 合同号)贷：应付帐款 (运费) 借：应付帐款 (运费) 贷：银行存款 (支付运输费) . 原材料入库 借：原材料类别 料别 ( 合同号)贷：应付帐款 供应商 ( 合同号). 支付原材料货款 借：应付帐款 供应商 ( 合同号) 贷：银行存款 . 本地上门收购原料的帐务处理 . 收购原料 借：在途材料类别料别 (收购货款)贷：银行存款 (现金支票) . 收购人员差旅费报销 借：制造费用差旅费 (收购人员差旅费)贷：银行存款 (现金支票) . 原材料运输费 借：在途材料类别料别 (上门收购短途运费) 贷：应付帐款 借：应付帐款 贷：银行存款 (支付运输单位) 借：在途材料类别料别 (上门收购短途运费) 贷：待摊费用汽车费用 (公司自运) . 计量设备租用费 借：在途材料类别料别 (上门收购其他支出) 贷：应付帐款 借：应付帐款 贷：银行存款 . 收购原材料装卸费 借：在途材料类别料别 (上门收购装卸费) 贷：应付帐款 应付工资临时工工资 (公司临时工自行装卸) 借：应付帐款 贷：银行存款 (支付装卸单位) . 上门收购人员费用分摊 借： 在途材料类别料别 (上门收购其他费用) 贷：应付工资基本 工资 (分摊数) 加班费 (应计数) . 收购原料入库借：原材料类别 料别 贷：在途材料类别料别 (上门收购)