1、文化传媒公司财务、项目与合同档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 立足文化领域，寻求生存空间;放眼各行各业，尽亨传媒服务； 纪律遵守纪律,忠于职守;保守机密,讲究信用，诚信为本;不谋私利, 不损人利已，守法经营，不损害公司利益和形象。一、总经理经股东会选举产生，公司董事长为公司法定代表人, 其职责是主持公司的经营管理工作，组织实施股东会决议;制定公司 内部管理机构设置和基本规章制度，代表公司签署合同和有关文件, 主管公司财务和人事，在紧急情况下，对公司经营事务行使特别裁决 和处置权。二、公司总监、监事市董事长2、提名，股东会选举产生。三、副总经理由总经理提名，经董事长批准聘任，其职责是协助 总经理，搞好公司的经营管理工作。按照分工，负责某一项目的实施， 作为本公司的股东代表，参与其它公司的管理时，必须维护本公司的 合法权益。四、公司总部会计、出纳员由董事长直接决定聘任。其职责是按 照公司章程和财务管理制度的规定，分别负责公司的财务管理和现金 收付、银行汇兑业务，兼职负责公司的接待和办公室文秘档案等工作。 各分支机构及公司内部独立核算部门的财务人员由其负责人直接聘 任，但必须报公司总部备案和核准后方可上岗。公司员工、各分支机 构和内部独立核算部门员工应一视同仁，为公司大家庭中的一分子, 都应当遵守国家法3、律法规、公司章程和本公司的规章制度，各司其职, 忠实履行自己的职责，自觉维护公司的利益，不得利用职权为自己谋 利，如有违法、违规、违章行为，应承担赔偿责任和相应的法律责任。财务管理制度公司按照公司法、会计准则以及公司章程的有关规定， 建立健全标准的财务管理制度。实行票印分离、帐物分离。一、出纳员：负责公司在经营活动中发生的现金收、付业务和支 票、汇票等银行汇总业务;做好收款、付款的记帐凭证;分管现金日记 帐和银行存款日记帐，保管公司财务专用章。公司的所有收入必须上 缴公司财务部门，业务经办人员在办理业务吋发票内容与合同款额必 须相符，同时所有款项一律进入公司基本帐户，公司库存现金不得超 过104、000元。二、会计：负责公司的财务管理，分管现金总帐和银行存款总帐; 担负各种往来帐户及各种年、月、季度报表、财务分析以及成本、盈 亏核算业务;核实出纳员收款、付款凭证;管理收款、付款原始发票的 领用以及支票、汇票的领用保管工作。三、出纳与会计之间的业务关系：出纳员每月月末将记入现金、 银行存款日记帐的收、付款记帐凭证统一交会计处，由会计分类记帐、 结帐和做报表，报表一式两份，报税务机关一份，送总经理和董事长 传阅审核一份。出纳现金日记帐和银行存款日记帐的余额必须与会计 的总帐金额以及实际现金、银行存款额三者之间必须相符，做到帐帐 相符，帐表相符，帐物相符。四、公司董事长和总经理有权查阅财务会5、计帐。政府审计机关或 稅务部门需要查阅财务会计帐时，事先需得到公司法定代表人的同意, 除此而外，任何人不准查阅公司帐务。公司各分支机构和内部独立核 算部门同时必须按本规章制度要求建立健全帐务，每季度或每年年终 必须接受公司或政府相关部门的审计。五、公司总部或公司各分支机构部门的所有支出条据要有经手人 签字，注明用途，各分支机构部门负责人签字报总经理审核董事长签 批后方可支出。否则，一律不得报帐和入帐，已报帐或已入帐的，由 经管人承担。公司总部每笔2000元以下的开支，由总经理批准，每 笔2000元以上的开支，董事长签字批准支出，除此而外，任何人均 无权擅自调动资金。公司每笔2000元（DM及书6、刊印制费除外）以上的 开支须报公司总经办备案核准后方可开支，其负责运营的DM单及书 刊的印制费开支应控制在该项目的广告收入及发行收入之内，并可凭 印制合同、印制单位发票和印制数量支出。上述标准以下的开支由各 分支机构或内部独立核算部门负责人签字总经理批准后即可支付。另 外，公司各分支机构或内部独立核算部门必须在房租、水电费、DM 印刷费和投递费、书刊印刷编辑费、员工工资、招待费、办公费项目 内开支，除此之外，各部门不得巧立名目，胡支乱花。一切未经按上 述权限和支出范围核准签字审批的支出，公司在审计其财务时不予认 可其该笔支出帐务。六、公司各分支机构的一切开支应遵循厉行节约的原则，反对铺 张浪费7、，开支要有计划，末经董事长及各授权负责人按权限审批同意, 一律不准提前擅自支岀。公司总部高层管理人员出差必须遵循事先商 定的路线和公司规定的标准，办事招待，必须征得董事长的同意，否 则一律不予报销。公司及公司各分支机构的所有开支必须要有发票, 白头条据不得入帐。如确实没有正式发票，必须要有经办人证明签字, 说明用途，经公司董事长及公司各授权负责人同意并换取正式发票后 方可入帐。七、房费按租房协议和租房单位开据的发票报帐处理，人员工资 待遇按公司员工工资标准执行，如需调整，经董事长批准后方可执行。八、公司收付款时2000元以上的现金一律实行转帐。九、公司总部或各分支机构的所有收入必须按吋存入公司8、或各分 支机构的基本帐户，任何人不得挪用，若发现现金挪用现象，按挪用 金额的20%予以罚款处理，重大挪用公款事件交司法机关处理。十、 公司原则上不得给外单位和公司员工借款，如员工确实需要借款，最 高不得超过2000元，但必须经公司董事长同意，并在一个月之内必 须还清。公司各分支机构部门的员工借款不得超过1000元，并须经 总经理同意方可。十一、公司总部或各分支机构在各个项目运做时，涉及到收付帐 业务的，业务经办或财务人员自开发票之日起，一般在当刀收回现金, 最迟不能超过项目结束时间。否则，造成的一切损失由公司总部分管 经理或各分支机构负责人承担。十二、公司必须设立基本帐户，银行存留印鉴为公司财9、务专用章, 法定代表人私章、行财部主任私章。各分支机构亦同样须设立基本帐户，银行存留印鉴为分公司财务专用章，分公司负责人私章十-:、公司公司各分支机构的财务管理必须按照此制度进行管理, 若出现不遵从此财务管理制度行为，可责令其改正，拒不改正或改正 后在后续经营中仍出现违规现象，公司有权停止其一切经营活动，造 成的全部损失由其负责人承担。十四、公司总部财务专用章市出纳保管，印章存放于公司为其所 配备的专柜，不得私自带出或存放于家中。所有发票、支票、汇票由 会计负责领取，存放于公司为其配备的专柜，专门由其保管，并将发 票、支票、汇票编号后统一造册登记，同时将登记册交行财部主任保 管存档。项目管理制10、度一、可靠的信息情报是项目投资的前提条件。在投资前，必须进 行市场调查，掌握对方的身份、实际财务、物力、信誉以及实实在在 的能够实际得到利润的笫一手资料。特别是重大投资项冃，必须慎重 并熟知市场运作手段。二、投资项目开发，必须先经公司董事长同意后，才能指定专人 进行市场调查和考察，考察人必须提出可行性方案，明确表示考察的 意见，然后报公司确定，重大投资项目由董事长提交公司股东会讨论 决定。三、未经考察和市场调查的项目不得进行投资；未经公司法定代 表人同意的考察和立项，其费用由本人承担。四、公司各分支机构部门必须在公司授权委托的经营范围与期限 内经营，未经公司授权和核准，不得以公司名义开展其它业11、务，一经 发现公司有权终止其劳动合同，造成的一切损失及法律责任由分公司 或内部独立核算部门负责人承担。用工及薪酬管理制度一、按照公司章程的规定，除董事长、总经理由股东大会选 举产生以外，英余人员一律实行聘任制。公司监事由董事长提名，股 东会选举产纶。二、公司的中层人员是否聘任，必须经总经理提名，董事长批准 聘任，其它任何人均无权擅自聘任，各分支机构员工由各分支机构负 责人考察并上报总经办批准聘任。三、公司员工在聘任前经过提名-考察-试用三个阶段才能正式确 定是否聘用。试用期一般为三个月。四、公司员工及管理人员（专门设计制作人员及编辑人员除外） 的工资分为三部分，基本工资+提成+奖金，底薪根据本12、人的业绩进行 确定，提成工资（奖金）按本人的业绩比例进行佣金提成，奖金按业绩 任务完成情况发放，除管理人员外，其他员工一律实行无业绩无底薪 的绩效工资考核办法（具体员工工资标准和差旅费报销标准详见公司 员工工资标准）。五、公司被聘用人员一经聘用，必须签订公司统一印制的员工聘用劳动合同。合同管理制度一、本公司对外签订合同，一律以法定代表人的名义签订，其它 任何人均无权擅自代表公司签约。二、法定代表人不能亲自前往或者到场，可以授权公司管理人员 对外签约，对外签约的被授权人必须持有“企业法人授权委托书”。三、不属于法定代表人或法定代表人授权签定的各类合同，公司 不承担任何经济责任和法律后果。公司业务13、部门对外签约，必须在公 司授权委托签约的范周和期限内进行签约，否则，造成的损失一律市 其负责人承担。四、签订重大合同必须经过详细认真考察，并提交总经办研究， 法律顾问审核批准的合同，不得对外签约。五、公司及个部门在运作广告项目时与所有业务单位必须签订合 同，合同款额与发票款额必须相符，严禁票据不符，否则公司终止该 笔业务，造成的经济损失由各负责人和当事人承担。六、公司的广告业发布合同、便函、文件等重要法律文书一 律由财务部专人专柜保管，统一编号，并予以造册登记，领用时必须 经总经理同意方可使用，各部门员工领用时须部门主管同意方可使用, 空白文书和合同一律不准事先盖章。七、公司各部门使用公司统一14、印制的各类合同，并由总经办统一 保管，并以部门负责人的名义在公司授权的范围内对外签约。公司证 章管理制度公司企业法人营业执照正本、副本、组织机构代码证、税 务登记证、银行开户许可证、文化经营许可证、固定形式印刷品广告 登记证、公司行政公章，合同专用章一律由专人保管，财务专用章由 出纳保管，使用公司证件、公章、财务专用章必须事先征得公司董事 长同意。公司各分支机构营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 银行开户许可证、公章、财务专用章一律由各分支机构负责人保管, 若使用不当，造成法律后果或经济损失，由各分支机构负责人自行承 担。档案管理制度一、会计档案：每月（季）财务结算后，会计应将档案（包括各15、类 财务报表、验资文件、会计帐薄）一律存入专柜，装订成册，交于行 财部主任管理。二、管理档案：公司章程、公司规章制度及各类管理考核 细则一律单列存放。三、员工档案：公司员工档案一律装订好单列存放。四、合同档案：（包括企业法人授权委托书存根、劳动合同、各 类协议、广告业发布合同）单列存放，一律保密管理，未经公司法定 代表人同意，任何人不得私自参阅。五、文件档案：公司股东会决议及公司有关文件一律单列存放。六、来文档案：其它单位来文由分管经理、总监阅后一律单行存 放。七、项目档案：一律按机密文件处理，单行存放，未经公司董事 长同意，任何人不得私自参阅。公司各分支机构的档案管理由各分支 机构负责人指定专人或自行管理。文件处理程序公司对内部行文时，一律以“xx传字”加文号出现。公司各部 门不得以公司名义对公司内外行文，各部门若由于新开发项目运作需 要公司出具文件，须按程序并以部门的名义向公司总经办上报项目运 作请示文件，待公司总经办商议并报董事长签署同意后予以下发文件 后再执行。公司所有的广告编辑或文化商业推广项目，必须上报总经 办审核认可后方可执行。所有者权益一、按照公司法、会计准则的规定，公司提取保险基金, 每年按税后利润的10%提取。二、盈余公积金）：每年按税后利润的5%提取，这部分资金，用 于公司的抗风险能力。