1、工程施工公司档案及保密管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: *公司档案及保密管理规定1、目 的：使公司的档案管理达到：归档齐全、整理规范、保管安全、利用便捷，更好地为公司发展服务。2、 适用范围：适用于公司在筹建、成立，承担开发的项目从立项、报批、组织施工到工程交付使用的全过程中形成的应当归存的文字、图纸、声像材料等形式与载体的文件资料以及行政文书、资料的归存、利用。3、 管理内容 3.1、 管理部门公司档案室是公司统一保存和管理档案的内部机构。档案管理人员负责档案资料的收集、整理、排架、利用、保管和销毁。各部门2、文控员负责本部门档案资料的收集、整理和移交。3.2、档案分类及其归档范围行政管理类包括公司行政事务和办公事务的有关对外行文、外部来文、董事会文件、高新技术文件、住宅性能文件、经营证照等有保管价值的资料。工程建设类包括项目可行性研究综合文件、设计基础文件、方案设计文件、工程经营管理文件、工程施工文件、工程竣工文件以及所有与工程建设相关的文件资料。人力资源类包括公司的福利、劳资、培训、选聘等与之相关的资料（公司人力资源行政部人力资源组单独管理）。营销管理类包括市场调查、项目销售资料、市场推广、业主档案等相关资料。其中业主档案归档移交资料包括：、买卖合同（即产权合同）；、物管协议及公约；、产品质量保3、证书和房屋使用说明书；、按揭客户的借款合同；、按揭客户的抵押贷款合同；、业主身份证复印件；、业主合同变更申请单及相关变更资料各壹份。财务会计类包括公司历年的凭证和帐簿档案（由计财部单独管理）合同协议类包括与公司有关的各类合同、协议文件特殊载体类包括照片、录音、录相、光盘等物产管理类包括公司动产和无形资产所涉及的相关文本资料礼品管理类归档范围详见相关文件档案归档范围及保管期限、密级3.3、文件资料的归档 归档的程序：各部门所形成的文件材料，由承办部门的文控员收集、整理后，交档案室归档，并填写档案移交登记表。 归档时间及要求凡是与公司及公司开发的工程项目有关的各类文件，各承办部门应按照相关文件档案4、归档范围及保管期限、密级和工程项目报建审批文件归档分类及责任单位的要求及时将原件交于公司档案室存档，并作好移交记录。工程过程中的所有报建审批图纸（含方案、初设、施工图审查阶段）由承办部门负责整理一套完整、有效（有主管部门印章）版本移交公司档案室存档备查。待该项目竣工验收后，由公司档案室将上述图纸完整的移交给物业各相关项目管理处保存。为了便于运行、维护和管理，项目竣工验收完成一月内，由项目部文控员按照重庆市建设工程技术用表总目录-建设工程文件归档内容一览表列出竣工资料移交清单，由项目负责人审定竣工文件材料的完整性、准确性和系统性，并符合城建档案馆要求，分别向城建档案馆和物业项目管理处各移交一份，5、移交清单送公司档案室存档。公司所售房屋的产权证及其国土证由销售部全部办理完结后一个月内，由营销部销售支持组按归档范围及要求列出移交清单，将业主的购房全套资料移交给公司档案室。公司新购置办公设备（如复印机、PC机、服务器、软件等）到货后，经办人员应尽快将该设备的随机资料移交档案室归档。否则，财务不予结算。凡属归档范围的文件资料必须收集齐全完整。在归档前由各负责资料的部门和人员保证归档资料的安全性和完整性。公司档案室有责任指导和监督各部门文员进行资料的收集、整理、排架、利用等方面的工作。归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。归档的声像图片材料必须画面、声音、图像清晰6、，并用文字标注说明。归档形态要求并行存放于电子档案室的，要求注明档号、件号及存放地。3.4 档案文件保密 密级划分及其范围 密级划分：按其重要程度，技术水平及失密后危害大小，密级划分为：绝密、机密、秘密、一般等四级。绝密：是公司秘密中的核心部分，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失。主要包括：公司正在酝酿中尚未付诸实施的经营战略、经营决策、投资计划；公司新项目或新产品开发计划；项目可行性研究报告、市调报告；项目广告策划文书与预测报告、促销方案；尚未实施的项目方案设计图、户型外立面等设计图；公司员工工资结构、薪金及劳务性收入资料；成本费用、税收、利润及用于内部分析的财务报表、报告；信息系统安全7、密码；董事会文件、决议；机密：是公司秘密中比较重要的部分，一旦泄密，将给公司或公司客户造成严重的损失，主要包括：公司工程造价成本分析报告和成本标准模块；未进行审查和公开的项目控规和详规方案；公司人防工程设计文件、图纸说明书、概预算书；公司重要关系网络名单，联系方式；重要资源客户名单及联系方式；公司职员人事档案；公司帐务资料及对外财务报表、对外统计报表；公司关键工作流程，重要岗位职务说明书；公司重要会议纪要；秘密：是指对内部公开，对外部保密的文件、资料等受控文件，主要包括：管理制度、会议记录、工作计划；公司及部门年度计划总结；各部门的月度报告，如营销简报、物业简报、工程简报员工培训资料；员工手册8、；员工总结、日记；业主资料；会计凭证；公司已经通过审查的项目控制和详规方案。一般：是指对外公开的，对内具有参考价值的文件资料，主要包括：对外的宣传资料；对外组织的大型活动；国家规范及技术标准等外来文件；与公司经营有关的外来参考资料。 档案密级设定文档密级的设定由档案管理员根据上述内容进行设定，详见相关文件归档范围及其保管期限、密级。密级的调整，应根据公司发展状况和保密时限，由信息管理中心会同有关部门进行调整，文件资料和密级变更或解密后应及时通知有关单位，规定有保密期限的文件到时自动解除密级。3.5文件的装订与整理3.5.1文件一般以左方装订为原则。3.5.2右方装订文件及其附件均应对准右上角，9、左方装订则对准左上角理齐订牢。3.5.3文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐如一。3.5.4文件应按年号、月份装订成册（目录在首页、卷内备考表尾页）3.6 档案保存期限公司档案保管期限分三种：永久保存、长期保存、短期保存。永久保存：保管期限为永远保存 长期保存：保管期限在十年以上 短期保存：保管期限在五年以上 3.7 档案保管档案室要选用安全、干燥、凉爽和利用通风的房间。室内严禁吸烟，不准携带和存放打火机（火柴）以及其它易燃、导燃物品进入。搞好室内清洁卫生，防止生虫、霉变、鼠咬等。适时通风、降温、排湿，做好温湿度观测记载。3.8 档案查借阅制度公司员工因公需查借阅档10、案时，须办理查借阅登记手续。查借阅权限按照相关文件公司文件档案查借阅权限表执行。其中业主购房档案原则上档案室不直接面对业主进行查阅，特殊情况确需业主直接查借阅的需经营销部销售支持组项目管理员确认并经档案管理员核对身份后方可借用和查阅。外单位因公需查阅本公司档案时，须持单位介绍信，经相关事件的主管经理批准后方可查阅。档案资料只能在公司档案室查阅，一般不得借出和摘抄、复制。确需摘抄、复制者，须经档案管理人员同意后，方可实施。 特殊原因需借出档案者，经档案管理员批准，并履行借阅登记手续后方可借出。查借阅者应自觉爱护档案，妥为保管，不得遗失、泄密、转借，不得在档案上勾划、裁剪。对有意损坏或窃取档案资料11、者，除赔偿经济损失外，严重者追究法律责任。借阅档案时间为一个工作日，最长不得超过一个星期工作日，到期如需继续借阅，须办理续借手续。 本公司员工调离或离职时，须将所有借出档案还清，档案管理员应在调离或离职手续上签字，否则不予办理调离或离职手续。未经同意，任何与档案管理无关人员不得单独在档案室滞留，更不得随意翻阅档案资料。3.9档案的鉴定和销毁 鉴定到期档案时，需由档案涉及业务的部门经理等组成到期档案鉴定小组，对到期档案进行逐卷逐件鉴定，属留存的，按分类组卷要求立卷留存，属销毁的，进行逐件登记，拟写销毁报告，报公司分管副总审批后，实施销毁，并将销毁档案清册留存备案。4 相关文件 4.1公司文件档案查借阅权限表4.2档案归档范围及保管期限、密级4.3工程项目报建审批文件归档分类及责任单位