1、公司物料供应采购、进料验收及发料作业管理办法编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录需求单审批管理规定2物资供应采购管理规定3进料验收管理办法6发料作业管理办法9需求单审批管理规定为了进一步加强计划管理，健全企业管理制度，监督和控制不必要的开支，促进资金的合理周转，堵塞开支过程中的各种漏洞，公司对需求单的审批工作新作如下通知：(一)自年月日起，公司(包括分公司)启用新的需求单，同时废止过去使用的需求单。新的需求单分为“计划内开支(采购)需求单”和“计划外开支(采购)需求单”。(二)各部门、分公司在业务生产、基建、维护中2、需采购的各类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支，都必须按“计划内开支(采购)需求单”和“计划外开支(采购)需求单”所列内容填报。(三)审批手续和权限：1.发单人必须填写大约价值并提出开支(采购)的足够理由，经部门经理(部门经理因公出差时，可授权副经理)审批签字后，送主管部门审批，主管部门审批后送财务部审批，财务部审批后分类送公司分管领导审批。部门经理审批权限在2万元以内，公司分管副总经理(含同级领导)审批权限在20万元以内，每份需求单所列合计金额超过20万元人民币以及购买汽车、摩托车、手提无线电话等贵重物品必须报总经理审批，最后由财务部分送物资部或其他部门执行。2.“物资供应部意见3、”栏所列“发单部门自购或物资供应部采购”是指物资供应部经理对某些急需物料是否同意发单部门自购时签注的意见。(四)对预算外需求单的审批，除执行以上审批手续外，一律报总经理审批。(五)各部门需开支(采购)时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部将拒绝付款。特此通知，请各部门遵照执行。物资供应采购管理规定(一)部管工程项目、省管工程项目的物资供应，包括订货、清关、运输及其他服务工作由市局物资管理处配合中国邮电器材总公司及邮电器材公司工作。(二)为保证全网的通信质量，便于集中监控维护管理，对集中管理通信产品的技术规范和选型，原则上在省局指定的范围内，结合本市的特点，由市局科技处负责会同业务部门、物资处等4、相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特点的设备，择优选定生产厂家和供货商。(三)对省局规定集中管理的通信产品，由市局集中向省局或供应商订购，由市局签订合同，并负责合同实施，各单位要积极配合。各邮电单位要将计划提前报市局物资管理处，物资管理处汇总平衡后会同其他相关处室进行审核后呈报省局。任何单位不得越级向省局订购，更不能擅自在市场上采购。(四)集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组织，并按以下三种情况分类实施：1.对于通信基建工程项目，市局根据本市的通信发展规划制定全局的年度工程计划，集中申报市或省计划立项，在项目批准立项后，要尽快制定实施时间表。通信基建工程要严格按照建程序实施。在5、某一项目的可行性报告得到有关主管部门批准后，由科技处负责制定技术范书，市局要尽快成立该项目工作小组。一般情况下项目工作小组由总工程师担任组长，必要时也可由分管局长担任，为了方便开展工作，总工可根据情况委托副总工程师或其他领导担任组长，工作小组由科技处、基建处、物资处、计财处、电信处或邮政处、使用单位等派人组成。项目工作小组要尽快制订项目实施计划、方案，报局领导批准后开始实施。项目或设备的招标书、技术规范书、询价书或类似的信件必须由组长签字后方可发出，项目工作小组要认真做好设备采购的计划、询价、选型、谈判、签定合同等工作。合同签订后，物资处应负责设备采购或引进的合同审批、支付、运输、清关、设备到6、货验收、售后服务以及合同的执行管理工作。2.对于属工程配套用的或是更新改造项目需要的，或者是设备维修用的设备或配件，使用单位应提前一个季度向市局物资处报计划。通信工程、设备维护、抢修中急需的数量较少的配件、设备可在征得市局物资处同意的前提下，各使用单位直接向有关单位采购，订购合同要在物资处备案。合同的内容、设备的型号、价格及其他条件要符合有关的规定，必要时，科技处、物资处及专业室可不定期组织检查。3.对移动电话手机、计算机终端、调制解调器及其他终端设备，各使用、销售单位提前一个季度报计划给市物资处，由市局物资处汇总各需要单位所报计划后，根据进货价低于省局确定的最高限额售价、“三证”齐全的原则，7、集中采购，统一进货的渠道。(五)市局计财处应参与设备采购的计划制定，并负责所有合同的资金统筹和操作管理，所有通信物资的采购、引进，必须在明确了资金来源(利用外资或自筹、贷款)和支付计划的情况下，方可开始进行商务谈判。重要合同的商务谈判，计财处要派人参加。物资处负责所有合同的商务结算工作，各使用单位应按项目的支付计划提前十天将相关款项付给物资处。未经同意，各单位不得将合同款直接付给省局指定部门或代理商、供应商。(六)为了调动各单位参与统一组织订货的积极性，以达到利益共享，提高总体效益的目的，按照省局的规定返回的通过规模订货得到的优惠数，在扣除合理的操作费用后，40%留在市局，60%返回各订货单位8、。(七)在物资采购过程中，各单位要严肃、认真地执行邮电部、省局、市局的各项管理规定和外事工作纪律。参加物资采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金。无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。参与合同谈判的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，无论合同大小，一律要求有两个以上的部门派人参加。(八)各单位要根据省局的规定和实施细则以及本补充规定的内容，认真对本单位的贯彻执行情况进行监督检查，发现问题及时纠正。除上述说明的特殊情况外，任何单位的领导都不9、能越权签订购买合同。市局将上述规定的执行情况列入方针目标考核的内容，市局纪检、审计部门将会同物资、计财、科技等相关处室不定期地对各单位进行检查，对有令不行，问题严重的单位进行严肃处理，并追究单位领导的责任。(九)除省局集中管理的通信产品目录中的18项物资以外的其他通信物资(包括设备、材料、用品、用具和单式)的采购办法仍按深局物字(1991)001号文和深局物字(1992)2号文严格执行。(十)本规定由市局物资管理处负责解释。(十一)本规定自发文之日起执行。进料验收管理办法第一条 本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。第二条 待收料物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供10、应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。第三条 收料(一)内购收料1.材料进厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办理收料。2.如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。(二)外购收料1.材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜(箱)核对材料名称、11、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于“采购单”。2.开柜(箱)后，如发觉所载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。3.其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，经初步计算损失将超过5000元以上者(含)，收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公证作业，如未超过5000元者，则依实际的数量办理收料，并于“采购单”上注明损失数量及情况。4.对于由公证或代理商确认，物料管理收料人员开立“索赔处理单”呈主管核示后，送会计部门及采购部门督促办理。第四条 材料待验进厂待验的材料，必须于物品的外包装上12、贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为入帐清单的依据。第五条 超交处理交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管(含科长)同意后，始得收料，并通知采购人员。第六条 短交处理交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管(科长含)同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条 急用品收料紧急材料于厂商交货时，若物料管理部13、门尚未收到“请购单”时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。第八条 材料验收规范为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。第九条 材料检验结果的处理(一)检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。(二)不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。第14、十条 退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。第十一条 实施修正本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。发料作业管理办法第一条 领料(1)使用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后，向仓库办理领料。(2)领用工具类材料(明细由公司自行制定)时，领用保管人应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续。(3)进厂材料检验中，因急用而需领料时，其“领料单”应经主管核签，并于单据注明，方可领用。第二条 发料由生产管理开立的发料单经主管核签后，转送仓库依工令及发料日期备料，并送至现场点交签收。第三条 材料的转移凡经常使用或体积较大须存于使用单位者，由使用单位填制“材料移转单”向资料库办理移转，并每日下班前依实际用量填制“领料单”，经主管核签后送材料库冲转出帐。第四条 退料(1)使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用单位应注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。(2)材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。(3)对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即与采购人员协调供应商处理。