1、总经办文员工作职责、网络管理 作业指导书编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核: 批 准： 发 布： 二XX年X月 总经办作业指导书 第一章总则 第一条目的和依据 为使公司总经办文员的日常工作更加规范化、具体化,具有工作指导意见,特制订本办法。 第二条文员的工作职责 (一)行政工作 1、做好公司各类文字材料的打印、复印、自检校对及扫描工作; 2、做好外来文件的接收、登记、传递、保管及文书档案的管理工作; 3、负责公司话费的缴费、报销工作; 4、协助完成公司重要会议的会务工作; 5、负责公司日常会议通知工作; 6、负责外来单位文书的收发、归档工作; 2、7、负责公司行政文书的管理,做好文件的收发登记、传递、催办、归 档工作; 8、负责公司图书保管借阅工作; 9、负责公司印章、公司资质、公司荣誉等的申办、保管、使用登记工 作; 10、协助完成公司相关的涉外业务; (二)人资工作 11、协助公司的人员招聘,完成人员配置工作; 12、负责公司日常人事业务办理工作,包括入职、离职、异动、请假等 相关手续; 13、协助完成员工试用期满考核评定工作; 14、负责员工档案的建立、归档工作; 15、负责员工花名册的编制、更新、归档等工作; 16、协助完成员工劳动合同签订、续签等工作; 17、负责员工劳动合同的保管、台帐建立等相关工作; 18、协助完成员工外部3、职称评定工作; 19、协助完成员工特种作业证书的申报、办理工作; 20、协助完成员工体检工作; (三)电脑网络管理 21、协助完成公司网页日常维护(人事招聘模块)工作; 22、协助完成公司外部网络资源日常维护(人事招聘模块)工作; 23、协助完成公司外部邮箱的日常管理工作,做好重要邮件的转递、存档工作; 24、负责公司电脑登记工作; (四)办公用品领用工作 25、负责办公用品的保管、领用登记、库存出入量控制工作; (五)其它工作 26、做好各项工作的台帐登记、统计工作; 27、负责领导交办的其它事宜。 第二章附则 第三条本办法与国家法规不适宜的条款和未尽事宜,以国家法规为准。 第四条本规定的责4、任部门为财务部。 本规定经2012年9月22日总经理审核批准生效执行。 第三章细则 第五条文件打印、复印及收发 2.1.1文件的打印;根据领导的安排,及时完成各种文字材料的打印(通知、报告、各类表格等),并报送领导审核; 2.1.2文件的复印;根据相关部门送来的文件原稿进行逐份复印,并整理装订。 2.1.3文件的收发;文件的收发分为行政文件类的收发和体系文件的收发; 行政文件类的发放按照指示做好文件资料发文登记表,填写文件名、份数、收文单位及在原件或者复印件前打“”后,发送到相关责任人,并确认相关责任人在“签收人”“收文时间”栏内已签字并填写时间。当次文件下发完成后,在文件资料发文登记表编号栏5、内按顺序进行“编号”,“编号”规则按“年-月-当年流水号”编写。最后整理存档备查。 体系文件类的发放按照指示做好文件领用、回收登记表,填写序号、文件编号、文件名称、版本、控制号、领用部门(如果是部门员工,则填写领用部门+员工姓名)后,发送到相关责任人,并确认相关责任人在“领用人”“领用日期”栏内已签字并填写时间。当次文件下发完成后,在文件领用、回收登记表编号栏内按顺序进行“编号”,“编号”规则按“年-月-当年流水号”编写。最后整理存档备查。 体系文件类的回收,由于员工离职、工作岗位变动等原因需要回收文件时,在原下发签字的文件领用、回收登记表上由回收人填写“回收日期”、“回收人签字”,并将回收文6、件存档。 2.1.4外来文件资料的收发;根据控股公司、各级单位来文等进行收文登记,并且最迟不超过2个工作日送往公司领导和相关部门传阅,不拖、不压。 2.2办公用品的采购、入库、发放及盘库 2.2.1办公用品的采购;根据部门需要及库存量采购办公用品,写好采购计划,然后交由领导查阅、审核通过后方可进行采购。 2.2.2采购入库程序;每次采购的办公用品,根据到货实物与采购清单(有销售方提供)核对,做到无差异,并对所到货实物进行检查验收,主要检查外观是否完好,数量、品名是否一致。如有误差且不能入库,并退与供货商。 2.2.3办公用品的发放;公司的办公用品统一由总经办发放。总经办建立办公用品领用台账,按7、需求发放,且及时做好领用登记,包括领用部门、领用数量、领用人以及领用日期。以便进行盘库工作。 2.2.4办公用品的盘库;根据库存台账表(包括品名、型号及单价),次月2号前进行盘库,库存台账表与领用台账核对,做到无偏差。如发现短缺的用品应及时写入采购计划中。对常用的办公用品要拟定最低库存量,以防止常用办公用品短缺,影响员工的正常工作。 2.3公司资质、印章的管理 2.3.1公司资质的管理; 一般资质(如荣誉证书、资格证等)借阅,务必做好借阅登记。 重要资质(如营业执照)必须经总经理、主管副总审批、本人签字后方可借阅。公司所有的资质证明应严格保管,务必做好借阅登记。 2.3.2公司公章的管理;公司8、所有的公章应严格保管,公司公章必须做好加盖借阅用途登记,并由总经理或主管副总审批、签字后方可使用,如借公章外出,一定要做好借用登记及审批通过后才能借出。(同2.3.1) 2.4其它日常事务 2.4.1协调领导做好办公室的其它日常事务。 2.4.2负责访客来访接待工作。 首先应先将访客邀请至接待室休息,根据情况给予基本服务(如沏茶)。 问清对方的单位信息及事由等,告之客人稍等片刻,去请示相关领导。 然后联系相关领导,告之来防止的相关事由,经相关领导同意后会见来访者。根据需要做好服务工作。 若相关领导不同意接见,则由接待人员谢绝来访人员。 所有工作应做到文明礼貌用语、微笑服务及服务周到。 2.4.3主动协调、高效服务,力求做到让领导满意、客人满意,尽好地维护公司“窗口”的形象。 2.4.4配合相关部门组织员工培训或开会等,应做好会务工作。