1、化工公司原油、天然气销售业务内部控制流程制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 4.1原油销售业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 按照生产经营计划安排原油销售，保证油田分（子）公司原油全产全销，保证炼化分（子）公司生产需要，获取经营利润。2 财务目标2.1 核算规范，确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。3 合规目标3.1原油销售符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度。3.2 销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1 经营风险1.1 原油销售超、欠计划执行，影响油田和炼化分（2、子）公司生产。 1.2 擅自调整价格，导致收入减少或销售不畅。1.3 未经审核，变更销售合同示范文本和交接计量、结算协议中涉及权利、义务的条款，导致的风险。1.4 不按规定与用户结算货款，导致坏账或货款不能及时回笼。2 财务风险2.1核算不规范，造成销售收入及应收账款不实。3 合规风险3.1原油销售不符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度，受到处罚。3.2 销售合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 编制原油销售计划1.1 生产经营管理部按照油田分(子)公司原油产量和商品量计划，结合股份公司生产经营情况，确定原油商品配置数量，落实原油销3、售流向，编制自有油田月度原油销售计划，按规定权限审批后，下达油田分(子)公司。1.2 油田分(子)公司根据股份公司下达的原油销售计划，组织原油生产，向有关销售用户落实，编制月度运行计划。1.3 由于市场变化或生产等因素的影响，油田分(子)公司或受油单位需调整原油销售计划，须提前向生产经营管理部建议，由生产经营管理部综合平衡后，提出原油销售调整计划，并经分管副主任审批后，下发给油田分(子)公司和有关受油单位。1.4 油田分（子）公司销售部门根据股份公司批准下达原油销售计划在ERP系统中维护原油销售配置计划。2 销售用户审核2.1 油田分(子)公司的原油销售用户由生产经营管理部统一平衡确定。系统外4、地方炼油企业必须在国家经济贸易委员会和国家工商行政管理局下发的关于印发经清理整顿保留的小炼油厂名单的通知范围内。新增或调整系统外用户资质经油田分(子)公司分管经理审核后，报生产经营管理部批准。油田分(子)公司销售部门客户主数据维护员根据批准的销售用户，在ERP系统中维护客户主数据。3 确定销售价格3.1 原油销售价格由财务部按照有关定价原则确定，经分管副主任审批后下达给油田分(子)公司。油田分（子）公司须按规定价格执行。油田分(子)公司财务部门根据批准的销售价格，在ERP系统中维护价格主数据。4 签订销售合同和交接计量、结算协议4.1 油田分（子）公司根据股份公司的原油配置计划，按照确定的数量5、和价格规定，与销售用户对接、落实（或签订销售合同），并按照化工股份有限公司关于签订原油交接计量、结算协议的指导意见与销售用户签订原油交接计量、结算协议。油田分(子)公司销售部门根据配置计划或销售合同在ERP系统中维护销售订单。5 原油交接与结算5.1 油田分（子）公司按照股份公司下达的月度配置计划（或销售合同）均衡发货，按规定进行计量、交接，原油销售部门开具外销通知单和交接凭证，交接凭证由供需双方签字确认。系统发货员在ERP系统中创建外向交货单，并按交接凭证发货过账。5.2 油田分（子）公司财务部门根据外销通知单、交接凭证和销售合同核对ERP系统发货凭证，开具发票，收取货款。纳入中国石化财务有6、限责任公司统一结算并销售中国石化系统内部单位的原油，通过中国石化财务有限责任公司在结算期内结算货款；未纳入统一结算并销售中国石化系统内部单位和销售中国石化系统外的原油，应按照先款后货的原则结算，由财务部门负责对此类客户在ERP系统中启用零信用控制。6 日常销售管理6.1 油田分（子）公司每天运行ERP系统销售日报表，报生产经营管理部，生产经营管理部通过日跟踪系统随时掌握原油销售情况，并及时协调原油销售工作中出现的问题。6.2 应收款项核对、分析、催收参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2、3.3、4.1、5.1。7 财务记账7.1 油田分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的系统发7、票、金税发票等，及时在ERP系统中进行收入过账，并由财务部门不相容岗位人员稽核。8 分析与考核8.1 油田分（子）公司原油销售、财务等部门每月分析原油销售计划、货款回笼等完成情况，形成分析报告，报分管副经理或总会计师；绩效考核部门依据考核办法，至少每季进行考核，考核结果与奖惩挂钩。四、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）4.2天然气销售业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561. 编制天然气年度、季8、度产销计划1.1经营风险：未按规定制定天然气产销平衡建议计划，影响生产经营。1.1油田分（子）公司在每年的十一月中旬和每季度的第二个月中旬编制下一年度、季度天然气产销平衡建议计划，经经理审核后报油田事业部。分（子）公司3天然气产销平衡建议计划1.1经营风险：未按规定制定天然气产销平衡计划，影响生产经营。1.2油田事业部汇总编制股份公司年度、季度天然气产销平衡建议计划，经生产经营管理部综合平衡，按规定权限审批后，下达股份公司天然气产销平衡计划。油田事业部 生产经营管理部2天然气产销平衡计划2. 编制重点用户月度供气计划1.1经营风险：未及时上报月供气计划，影响生产经营。2.1油田分(子)公司根据9、股份公司下达的年度、季度天然气产销平衡计划，于每月25日前将下月供气计划上报油田事业部。分（子）公司2月度供气计划1.1经营风险：未及时编制下发重点用户月度供气计划，影响生产经营。2.2油田事业部根据天然气产销状况和年度、季度计划执行情况，会同生产经营管理部编制下发重点用户月度供气计划，并对上月计划执行情况进行通报。油田事业部3重点用户月度供气计划3. 产销平衡计划的执行与调整1.1经营风险：未按规定制定月度运行计划，影响生产经营。3.1油田分(子)公司根据股份公司下达的天然气产销平衡计划，组织天然气生产，编制分月运行计划。分（子）公司3天然气分月运行计划1.1经营风险：未完成重点用户供气计划10、，影响生产经营。3.2 油田分(子)公司依据油田事业部下达的重点用户月度供气计划，加强运行管理，确保重点用户供气计划的完成，按月将计划完成情况上报油田事业部。分（子）公司3销售月报1.1经营风险：天然气产量计划调整未按规定审批，影响生产经营。3.3由于生产或市场等因素的影响，油田分(子)公司需调整年度天然气产量计划时，上报调整申请，经油田事业部会同总部有关部门审核，报股份公司分管副总裁批准后下达执行。油田事业部分（子）公司3调整申请及批复4. 冬季供气1.1经营风险：未及时上报冬季供气方案和应急预案，影响市场稳定。4.1油田分(子)公司于每年10月15日前以正式文件向油田事业部上报冬季供气方案11、及应急预案。分(子)公司8冬季供气方案及应急预案。1.1经营风险：未及时下达调度令,影响市场稳定。4.2如出现突发事件造成冬季天然气产销失衡，油田事业部根据具体情况及时下达冬季供气调度令，调整月度供气计划，同时报生产经营管理部备案。油田事业部8调度令5. 天然气销售1.1经营风险：未建立和及时更新用户信息档案,导致管理信息失真。5.1油田分（子）公司建立用户综合信息档案，并于每年4月份根据实际情况进行更新，报油田事业部备案。分（子）公司5用户综合信息档案1.1经营风险：未经审批新增新开用户或新增用气量，影响生产经营；未按规定维护客户主数据,不能实现系统控制。5.2油田分(子)公司不得擅自增加用12、户数量,所有新开用户、原有用户的新增用气项目及原有用户的年新增气量超过500万方须报油田事业部审批。油田分(子)公司在ERP系统中维护客户主数据。分（子）公司 6申请及批复材料客户主数据申请表1.1经营风险：未经批准签署长期框架协议，影响市场稳定。5.3对于新开用户，油田分（子）公司天然气管理部门依据股份公司市场开发的整体规划及天然气资源情况，按照经股份公司法律事务部审定的示范文本拟订天然气销售长期框架协议，报油田事业部批准后，由经理与用户签订。分（子）公司6长期框架协议批复文件1.12.13.13.2经营风险、财务风险：合同未按规定程序或权限签署，导致损失或影响财务报告。经营风险：未按规定维13、护销售订单，不能实现系统控制。合规风险：合同或协议不符合法律、法规。5.4油田分（子）公司按照股份公司下达的年度产销平衡计划，依照经法律事务部审定的示范文本，每年4月份与用户签署年度供气合同，并按季向法律事务部、油田事业部报送合同统计报表。根据签订的销售合同在ERP系统中维护销售订单。分（子）公司 8天然气销售合同合同统计报表营业收入1.11.21.33.1经营风险、合规风险：擅自调整价格违反国家规定造成损失；未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。5.5根据国家发改委下发的天然气定价标准，股份公司财务部下发天然气销售价格文件，油田分（子）公司财务部门根据价格文件，在ERP系统中维护价格主数14、据。分（子）公司8价格文件6. 天然气集输与收款1.13.1经营风险、合规风险：未按规定进行气质监测，违反国家标准，造成损失。6.1油田分（子）公司所销售的天然气，销售单位应该定期对气质进行监测，严格按照管道输送的商品天然气国家标准（GB17820-1999）执行，填报气质监测数据表，并由检测人和审核人签字。分（子）公司 2气质监测数据表1.12.1经营风险、财务风险：未按规定对计量仪表设备进行标定，计量数据不准确，影响财务报告，造成损失。6.2 油田分（子）公司所销售的天然气，销售单位应定期对计量仪表设备进行标定；外销天然气计量严格按轮班具体时间间隔规定进行，当班人员准确填报计量数据表，并且15、向下一班人员交接，最后接班人员完成计量日报，并由填表人和审核人签字。分（子）公司 2计量日报营业收入营业成本1.22.1经营风险、财务风险：未按规定结算货款，造成损失影响，财务报告。6.3油田分（子）公司天然气业务部门依据交接凭据，开具产品销售通知单。财务部门根据交接凭证、产品销售通知单核对ERP系统发货凭证，开具发票，收取货款。分（子）公司8交接凭据销售发票营业收入营业成本货币资金7. 催收账款 7.1 应收款项核对、分析、催收，参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2、3.3、4.1、5.1。分（子）公司 48. 财务记账2.1财务风险：会计核算有误，影响财务报告。8.1油田分（子）公司16、财务部门相关会计人员每日复核已开具的系统发票、金税发票等，及时在ERP系统中进行收入过账，并由财务部门不相容岗位人员稽核。分（子）公司记账稽核8销售日报表 销售发票 营业收入应收账款9. 分析与考核1.1经营风险：未按规定分析考核，降低天然气销售管理效果。9.1 油田分（子）公司天然气销售、财务等部门每月分析天然气产销平衡计划、货款回笼等完成情况，形成分析报告，报分管副经理和总会计师；绩效考核部门依据考核办法，至少每季进行考核，考核结果与奖惩挂钩。分（子）公司8月度分析报告季度考核结果8 4.2天然气销售业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 保证市场稳定供应，逐步扩大市场份额，获取经营利润17、。1.2 保证资金安全，降低货款回笼风险。1.3 确保天然气价格执行到位，实现效益最大化。2 财务目标2.1 核算规范，确保销售收入、应收账款的真实、准确、完整。3 合规目标3.1 销售符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度。3.2 销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、 业务风险1 经营风险1.1 市场、资源供给的不确定性，导致供、需失衡。1.2 未按规定与用户结算货款，导致坏账或货款不能及时回笼。1.3 未经审核，变更销售合同示范文本中涉及权利、义务的条款导致的风险。2 财务风险2.1核算不规范，造成销售收入及应收账款不实。3 合规风险3.1天然气销售不符合国家法18、律、法规和股份公司内部规章制度，受到处罚或造成损失。3.2 销售合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 编制天然气年度、季度产销计划1.1 油田分（子）公司在每年的十一月中旬和每季度的第二个月中旬编制下一年度、季度天然气产销平衡建议计划，经经理审核后报油田事业部。1.2 油田事业部汇总编制股份公司年度、季度天然气产销平衡建议计划，经生产经营管理部综合平衡，按规定权限审批后，下达股份公司天然气产销平衡计划。2 编制重点用户月度供气计划2.1 油田分(子)公司根据股份公司下达的年度、季度天然气产销平衡计划，于每月25日前将下月供气计划上报油田19、事业部。2.2 油田事业部根据天然气产销状况和年度、季度计划执行情况，会同生产经营管理部编制下发重点用户月度供气计划，并对上月计划执行情况进行通报。3 产销平衡计划的执行与调整3.1 油田分(子)公司根据股份公司下达的天然气产销平衡计划，组织天然气生产，编制分月运行计划。3.2 油田分(子)公司依据油田事业部下达的重点用户月度供气计划，加强运行管理，确保重点用户供气计划的完成，按月将计划完成情况上报油田事业部。3.3 由于生产或市场等因素的影响，油田分(子)公司需调整年度天然气产量计划时，上报调整申请，经油田事业部会同总部有关部门审核，报股份公司分管副总裁批准后下达执行。4 冬季供气4.1 油20、田分(子)公司于每年10月15日前以正式文件向油田事业部上报冬季供气方案及应急预案。4.2 如出现突发事件造成冬季天然气产销失衡，油田事业部根据具体情况及时下达冬季供气调度令，调整月度供气计划，同时报生产经营管理部备案。5 天然气销售5.1 油田分（子）公司建立用户综合信息档案，并于每年4月份根据实际情况进行更新，报油田事业部备案。 5.2 油田分(子)公司不得擅自增加用户数量，所有新开用户、原有用户的新增用气项目及原有用户的年新增气量超过500万方须报油田事业部审批。油田分(子)公司在ERP系统中维护客户主数据。5.3 对于新开用户，油田分（子）公司天然气管理部门依据股份公司市场开发的整体规21、划及天然气资源情况，按照经股份公司法律事务部审定的示范文本拟订天然气销售长期框架协议，报油田事业部批准后，由经理与用户签订。5.4 油田分（子）公司按照股份公司下达的年度产销平衡计划，依照经法律事务部审定的示范文本，每年4月份与用户签署年度供气合同，并按季向法律事务部、油田事业部报送合同统计报表。根据签订的销售合同在ERP系统中维护销售订单。5.5 根据国家发改委下发的天然气定价标准，股份公司财务部下发天然气销售价格文件，油田分（子）公司财务部门根据价格文件，在ERP系统中维护价格主数据。6 天然气集输与收款 6.1 油田分（子）公司所销售的天然气，销售单位应该定期对气质进行监测，严格按照管道22、输送的商品天然气国家标准（GB17820-1999）执行，填报气质监测数据表，并由检测人和审核人签字。6.2 油田分（子）公司所销售的天然气，销售单位应定期对计量仪表设备进行标定；外销天然气计量严格按轮班具体时间间隔规定进行，当班人员准确填报计量数据表，并且向下一班人员交接，最后接班人员完成计量日报，并由填表人和审核人签字。6.3 油田分（子）公司天然气业务部门依据交接凭据，开具产品销售通知单。财务部门根据交接凭证、产品销售通知单核对ERP系统发货凭证，开具发票，收取货款。7 催收账款7.1 应收款项核对、分析、催收，参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2、3.3、4.1、5.1。8 财务23、记账8.1 油田分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的系统发票、金税发票等，及时在ERP系统中进行收入过账，并由财务部门不相容岗位人员稽核。9 分析与考核9.1 油田分（子）公司天然气销售、财务等部门每月分析天然气产销平衡计划、货款回笼等完成情况，形成分析报告，报分管副经理和总会计师；绩效考核部门依据考核办法，至少每季进行考核，考核结果与奖惩挂钩。 4.3一般产品销售业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.接受客24、户订单与编制销售计划1.11.23.1经营风险：客户订单未经审核，影响生产经营。合规风险：产品销售不符合国家有关法律法规要求。1.1分（子）公司营销部门承接客户订单，所有订单须由相关责任人核准，对于集中销售的化工产品，须衔接相关化工销售区域分公司提出的采购订单。分（子）公司2客户订单或其他形式的购货协议销售区域分公司采购订单1.16.1 1.11.2经营风险：销售计划编制不合理或未按权限审批，影响生产经营。1.2分（子）公司计划部门依据订单情况和生产计划，编制月度产品销售计划，经营销部门负责人审核后按规定权限报批。年度产品销售计划由分（子）公司经理审批。分（子）公司5年、月度产品销售计划2.客25、户主数据维护和信用审核1.11.3经营风险：未按规定维护客户主数据，不能实现系统控制。2.1主数据维护员按审核后的客户信息在ERP系统中维护客户主数据。系统默认信用主数据应为高风险级别或零信用。3客户主数据申请表1.32.1经营风险、财务风险：信用审批不严，造成损失，影响财务报告。2.2分（子）公司营销和财务等部门共同建立客户信用动态档案，并至少每年更新一次，由不相容岗位人员提出划分、调整客户信用等级的方案；根据客户信用等级和企业信用政策，拟定客户信用具体的限额和时限，经营销及财务部门负责人审核后，报分（子）公司经理或信用管理领导小组审批。财务部门按照审批结果在ERP系统中维护客户信用主数据。26、分（子）公司营销部门财务部门审批8客户信用动态档案信用主数据申请表 营业收入1.32.1经营风险、财务风险：赊销不当导致货款不能及时回笼，造成损失，影响财务报告。2.3分(子)公司相应责任人在客户信用限额内，按照规定权限签订赊销合同并签订货款回笼责任书(单笔或汇总)。对于不需签订货款回笼责任书的集中销售化工产品，应与相关化工销售区域分公司协商，按约定时间办理货款结算。分（子）公司经办审核5赊销合同货款回笼责任书应收账款3.确定销售价格1.12.13.1经营风险：未执行股份公司定价文件，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：未执行国家定价产品价格，受到处罚。3.1国家统配产品或27、股份公司内部配置产品的价格，由分（子）公司转发股份公司相关定价文件，营销部门按文件规定执行。分（子）公司3价格文件2.6.3营业收入1.12.11.2经营风险：未经批准调整价格，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。3.2其他产品价格，由分（子）公司价格领导小组结合产品市场情况具体制定；当价格需要调整时，营销部门根据实际，提出调整意见，报分（子）公司价格领导小组审批。分（子）公司经办审批7价格文件1.16.1营业收入1.11.2经营风险：未经批准调整价格，造成损失。3.3分（子）公司价格领导小组可根据实际，针对某些产品授予营销部门一定限度的价格浮动权，营销部门可结合自身及产品市场特点，28、将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。价格浮动权限执行人，必须严格遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。分（子）公司经办审批3价格审批单1.16.11.1经营风险：未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。3.4财务部门根据股份公司相关价格文件或批准后的价格在ERP系统中维护价格主数据。分（子）公司6价格主数据维护表或相关价格文件4.签订销售合同1.32.13.13.2经营风险：未按规定程序和权限签订合同，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律法规。4.1在产品销售过程中，对于即时清结的现款现货部分，分(子)公司可根据实际情况，决定是否签订销售合29、同。对需要签订销售合同的，应由业务经办人员按照经法律事务部审定的产品销售合同示范文本拟订合同，并经同级法律事务部门（岗位）审核后，由合同签订人员按规定权限对外签订销售合同。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。分（子）公司业务部门法律事务部门6销售合同营业收入5.开票和收款1.32.1经营风险、财务风险：未及时收取货款，造成损失，影响财务报告；未按规定维护销售订单，不能实现系统控制。5.1 分（子）公司财务部门根据客户付款情况在ERP系统录入收款凭证。分（子）公司营销部门根据已经签订的购销合同或客户到款情况在ERP系统维护销售订30、单和销量容差，开具发货通知单，必须注明有效期限。超出规定信用额度的须重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结的订单。对已完结的销售订单或过期的销售订单至少每月进行一次关闭清理。对于集中销售的化工产品，分公司营销部门应及时确认相关化工销售区域分公司提供的提货单（或IC卡），交化工销售区域分公司驻厂人员；子公司营销部门须根据相关化工销售区域分公司提供的订单信息及时开具发货通知单。分（子）公司财务部门营销部门3收款/赊销凭据发货/提货通知单销量容差相关规定解冻申请单货币资金2.1财务风险：开具发票不规范,影响财务报告。5.2分（子）公司营销部门依据系统发货凭证生成31、系统发票，财务部门根据系统发票开具销售发票，并加盖印章。分（子）公司5销售发票营业收入1.32.1经营风险、财务风险：货款结算不符合规定，造成损失，影响财务报告。5.3纳入中国石化财务有限责任公司统一结算并销售中国石化系统内部单位的产品，由财务部门审核发票等相关凭据后，通过中国石化财务有限责任公司在结算期内结算货款；中国石化系统外的赊销产品，由财务部门根据销售合同（或协议）、发票等有关凭据收取货款。分（子）公司5三方结算协议收款凭据货币资金应收账款6.发货1.12.1经营风险、财务风险：发货量有误，造成损失，影响财务报告。6.1分（子）公司仓储部门验货人员清点装货数量与有效发货通知单(提货单)32、一致后，由发货人员核准发货、开具出门证，并依据发货通知单（实际发货量）在ERP系统中发货过账。分（子）公司9计量单据提货单营业成本存货7.编制销售日报表2.1财务风险：截账不准确，影响财务报告。7.1分（子）公司营销部门每日运行ERP系统销售日报表，核对发票销售量与系统发货量是否一致。月末，营销部门核对系统发货量和实际发货量是否一致。如有差异，查明原因，并及时处理。分（子）公司营销部门仓储部门财务部门4销售日报表营业收入8.财务记账2.1财务风险：截账不准确，影响财务报告。8.1分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的销售发票等有关凭据和收款记录，并与系统生成的会计凭证核对。月末，核对33、销售发票、系统发票、财务总帐收入科目金额是否一致。分（子）公司9销售会计凭证清单销售发票营业收入货币资金9.催收账款9.1应收账款核对、分析、催收，参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2、3.3、4.1、5.1。分（子）公司310.月末盘点1.32.1财务风险、资产安全风险：未定期盘点并处理差异，造成损失，影响财务报告。10.1月末，各分（子）公司生产、营销、仓储、财务等部门进行盘点核对，发现差异，查明原因，及时处理。参见7.2存货管理业务流程控制点5.1。分（子）公司生产部门营销部门仓储部门财务部门5月度盘点表盘点差异处理记录存货管理费用营业外支出11.分析与考核1.11.21.3经营风34、险：未按规定进行分析和考核，导致管理信息失真，影响管理控制效果。11.1分（子）公司营销部门每月进行经营活动分析，分（子）公司分管副经理针对销售任务完成情况，督促营销部门根据既定销售目标，调整后续工作部署；分（子）公司绩效考核部门依据考核办法，至少每季对营销部门进行考核，考核结果与奖惩挂钩。分（子）公司营销部门绩效考核部门审批9经营活动分析绩效考核资料4.3一般产品销售业务流程一、业务目标1 经营目标1.1 获取经营利润。1.2扩大市场份额。1.3保证资产安全，降低货款回笼风险。2 财务目标2.1 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确、完整。3 合规目标3.1产品销售符合国家有关法律、35、法规和股份公司内部规章制度。3.2 产品销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1 经营风险1.1 随意降价导致收入减少。1.2 擅自提价导致市场丢失。 本流程适用于除原油、天然气、成品油、燃料油、润滑油以外的各类产品的国内销售业务。1.3 赊销不当导致坏账或货款不能及时回笼。1.4 未经审核，变更产品销售合同示范文本中涉及权利、义务的条款导致的风险。2 财务风险2.1虚增或截留收入，多记或少记应收账款，导致财务数据失真。2.2 核算不正确，造成财务数据不准确。3 合规风险3.1产品销售不符合国家有关法律、法规和股份公司内部规章制度，受到处罚。3.2 产品销售合同36、不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 接受客户订单与编制销售计划1.1 分（子）公司营销部门承接客户订单，所有订单须由相关责任人核准；对于集中销售的化工产品，须衔接相关化工销售区域分公司提出的采购订单。1.2 分（子）公司计划部门依据订单情况和生产计划，编制月度产品销售计划，经营销部门负责人审核后按规定权限报批。年度产品销售计划由分(子)公司经理审批。2 客户主数据维护和信用审核2.1 主数据维护员按审核后的客户信息在ERP系统中维护客户主数据。系统默认信用主数据应为高风险级别或零信用。2.2 分（子）公司营销和财务等部门共同建立客户37、信用动态档案，并至少每年更新一次，由不相容岗位人员提出划分、调整客户信用等级的方案；根据客户信用等级和企业信用政策，拟定客户信用具体的限额和时限，经营销及财务部门负责人审核后，报分（子）公司经理或信用管理领导小组审批。财务部门按照审批结果在ERP系统中维护客户信用主数据。2.3 分(子)公司相应责任人在客户信用限额内，按照规定权限签订赊销合同并签订货款回笼责任书(单笔或汇总)。 对于不需签订货款回笼责任书的集中销售化工产品，应与相关化工销售区域分公司协商，按约定时间办理货款结算。3 确定销售价格3.1 国家统配产品或股份公司内部配置产品的价格，由分（子）公司转发股份公司相关定价文件，营销部门按38、文件规定执行。3.2 其他产品价格，由分（子）公司价格领导小组结合产品市场情况具体制定；当价格需要调整时，营销部门根据实际，提出调整意见，报分（子）公司价格领导小组审批。3.3 分（子）公司价格领导小组可根据实际，针对某些产品授予营销部门一定限度的价格浮动权，营销部门可结合自身及产品市场特点，将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。价格浮动权限执行人，必须严格遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。3.4 财务部门根据股份公司相关价格文件或批准后的价格在ERP系统中维护价格主数据。4 签订销售合同4.1 在产品销售过程中，对于即时清结的现款现货部分，分(子)公司可根据实际情况，决定39、是否签订销售合同。对需要签订销售合同的，应由业务经办人员按照经法律事务部审定的产品销售合同示范文本拟订合同，并经同级法律事务部门（岗位）审核后，由合同签订人员按规定权限对外签订销售合同。 对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法 律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。5 开票和收款5.1 分（子）公司财务部门根据客户付款情况在ERP系统录入收款凭证。分（子）公司营销部门根据已经签订的购销合同或客户到款情况在ERP系统维护销售订单和销量容差，开具发货通知单，必须注明有效期限。超出规定信用额度的须重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结40、的订单。对已完结的销售订单或过期的销售订单至少每月进行一次关闭清理。对于集中销售的化工产品，分公司营销部门应及时确认相关化工销售区域分公司提供的提货单（或IC卡），交化工销售区域分公司驻厂人员；子公司营销部门须根据相关化工销售区域分公司提供的订单信息及时开具发货通知单。5.2 分（子）公司营销部门依据系统发货凭证生成系统发票，财务部门根据系统发票开具销售发票，并加盖印章。5.3 纳入中国石化财务有限责任公司统一结算并销售中国石化系统内部单位的产品，由财务部门审核发票等相关凭据后，通过中国石化财务有限责任公司在结算期内结算货款；中国石化系统外的赊销产品，由财务部门根据销售合同（或协议）、发票等有41、关凭据收取货款。6 发货6.1 分（子）公司仓储部门验货人员清点装货数量与有效发货通知单(提货单)一致后，由发货人员核准发货、开具出门证，并依据发货通知单（实际发货量）在ERP系统中发货过账。7 编制销售日报表7.1 分（子）公司营销部门每日运行ERP系统销售日报表，核对发票销售量与系统发货量是否一致。月末，营销部门核对系统发货量和实际发货量是否一致。如有差异，查明原因，并及时处理。8 财务记账8.1 分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的销售发票等有关凭据和收款记录，并与系统生成的会计凭证核对。月末，核对销售发票、系统发票、财务总帐收入科目金额是否一致。9 催收账款9.1 应收账款42、核对、分析、催收，参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2、3.3、4.1、5.1。10 月末盘点10.1 月末，各分（子）公司生产、营销、仓储、财务等部门进行盘点核对，发现差异，查明原因，及时处理。参见7.2存货管理业务流程控制点5.1。11 分析与考核11.1 分（子）公司营销部门每月进行经营活动分析，分（子）公司分管副经理针对销售任务完成情况，督促营销部门根据既定销售目标，调整后续工作部署；分(子)公司绩效考核部门依据考核办法，至少每季对营销部门进行考核，考核结果与奖惩挂钩。四、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1 关于印发化工股份有限公司应收款项管理实施43、细则的通知（石化股份财 2007506号）-2 关于印发中国石化石脑油定价办法(试行)的通知（石化股份财价200483号） -3 关于印发中国石化化工原料互供价格管理办法（试行）的通知（石化股份财2006139号）-4 关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财 2006 508号） -5 关于印发化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）的通知（石化股份法 2003 419号） -6 化工股份有限公司润滑油基础油配置管理办法（石化股份炼2002192号） -7 关于印发关于加强化工产品营销工作的若干意见的通知（石化股份化 2003 411号）-8 ERP运行与应用规范 44、-9 化工股份有限公司炼油自销产品专业协调组管理办法（石化股份炼市200227号）-10 化工股份有限公司炼油自销产品销售管理办法（石化股份炼市200330号） - 4.4一般产品出口业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.出口计划管理1.11.21.3经营风险：缺乏长期稳定出口策略和对国际市场的研究，导致国际市场丢失。1.1各分（子）公司计划等部门根据生产平衡、市场平衡和需求等，做好市场预测，拟订年、季和主要产品的月度出45、口建议计划，经部门负责人批准后报炼油事业部、化工事业部等部门。分（子）公司5出口建议计划1971941.11.21.3经营风险：了解市场不准确，出口建议计划不合理，导致国内外市场资源投放不合理，影响股份公司整体效益。1.2炼油事业部、化工事业部等部门相关处室根据生产平衡和市场平衡，提出本部门的年、季和主要产品的月度出口建议计划，报生产经营管理部。国际事业公司相关部门根据市场需求和年度出口目标要求，提出年、季和主要产品的月度出口需求计划，经部门负责人批准后，报生产经营管理部。炼油事业部化工事业部国际事业公司6出口建议计划出口需求计划1971.11.21.3经营风险：产品出口计划不合理，影响股份公46、司整体效益和出口目标。1.3生产经营管理部组织各部门及专业公司，综合平衡，编制产品年、季和主要产品的月度出口计划，按规定权限报批后下达。一般产品出口计划的调整，须经生产经营管理部批准。生产经营管理部6出口计划1971.11.21.3经营风险：出口渠道不统一，损害股份公司整体效益和优势。1.4国际事业公司根据生产经营管理部下达的年、季和主要产品的月度出口计划，与分（子）公司对接。分（子）公司须按计划组织落实货源。国际事业公司须按计划完成销售。国际事业公司分（子）公司5产品销售台帐或月度销售报表1971.11.21.3经营风险：未实行检查和考核，降低管理控制效果。1.5生产经营管理部负责监督检查并47、考核出口计划的执行情况。生产经营管理部2监督检查考核记录1972.合同签订2.13.1经营风险：未按规定程序和权限签订合同，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律法规。2.1一般产品出口由国际事业公司统一对外报价和谈判。国际事业公司与分（子）公司签订出口产品购销合同或出口代理协议，与客户签订出口销售合同。合同签订人按规定权限签署合同。对于代理出口业务，出口产品的质量、规格、价格、数量、支付方式、交货期等主要条款，由分（子）公司确认。国际事业公司分（子）公司10国际事业公司：购销合同或出口代理协议分（子）公司：销售合同或出口代理协议营业收入3.出口产品交付和出运148、.3经营风险：未按合同履约，导致索赔纠纷。3.1各分（子）公司按照出口产品购销合同或出口代理协议，在约定的时间内组织好合格出口产品，并运抵指定地点。分（子）公司6发货通知单产品合格证或质量检验报告1973.1合规风险：违反国家有关外贸、海关、外汇管理等法律法规。3.2国际事业公司出口部门组织对出口产品检验，安排租船订舱并按照规定办理与出口有关的手续。国际事业公司64.出口收汇 1.31.4经营风险：单据制作错误或未能及时交单，导致不能及时收汇。4.1在采用信用证或托收结算方式的情况下，国际事业公司按照信用证或出口销售合同的相关规定制作收汇单据，财务部门及时将单据送达银行办理议付或托收手续。在采49、用汇付结算方式的情况下，国际事业公司出口部门按出口销售合同的相关规定制作相应的出口收汇单据，并将全套单据通过安全途径及时送达客户。国际事业公司业务部门财务部门8出口相关单据收汇水单1.31.4经营风险：应收账款催收不及时，导致坏账。4.2单据提交后，对于超过期限仍未收回的货款，如属国际事业公司自营出口业务，由国际事业公司负责催收，并承担相应责任；如属国际事业公司代理出口业务，由国际事业公司催收，并按照双方签订的代理协议分担责任。国际事业公司5业务台帐损失处理记录5.核销退税1.31.42.1经营风险、财务风险：单据传递不及时，退税手续不完备，导致损失，影响财务报告。5.1对于国际事业公司自营出50、口业务，分（子）公司在交付货物后， 于1个月内将增值税发票送达国际事业公司。国际事业公司负责办理出口货物的外汇核销手续和退税手续。对于代理出口业务，国际事业公司财务部门须在报关后2个月内办理完代理出口证明，并将相关退税资料提交给分（子）公司，分（子）公司办理出口的免（抵、退）税手续。国际事业公司分（子）公司10国际事业公司：增值税发票代理出口证明外汇核销单分（子）公司：办税材料收悉回执应交税费6.货款结算及账务处理1.42.1经营风险、财务风险：结算不及时，影响资金调度和财务报告。6.1对于自营出口业务，国际事业公司与分（子）公司的货款结算按照协议，通过中国石化财务有限责任公司内部转账结算。对51、于代理出口业务，国际事业公司财务部门在收到外汇款项后，按照双方的协议约定向分（子）公司支付货款。国际事业公司分（子）公司7结算协议应收账款2.1财务风险：会计核算不正确，导致财务信息失真。6.2国际事业公司与分（子）公司财务人员对相关原始凭据审核后，按照股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证须由不相容岗位人员稽核。国际事业公司分（子）公司记账稽核6营业收入营业成本存货应收账款财务费用2.1财务风险：未对账或对账差异未及时处理，导致财务信息失真。6.3国际事业公司与分（子）公司财务部门至少每月核对账务，发现差异，双方应查明原因，及时处理，做好对账记录。国际事业公司分（子）公司8对账单应收账款52、7.售后服务与客户管理1.21.3经营风险：未及时解决投诉和纠纷，造成损失。7.1对客户提出的投诉和索赔，由国际事业公司会同分（子）公司及时处理，采取相应的措施，并按出口购销合同或出口代理协议落实责任。各分（子）公司负责出口产品售后技术服务，解决出口产品质量问题，承担相应责任。国际事业公司分（子）公司4客户投诉、索赔情况说明及处理记录1.21.32.1经营风险：未建立客户管理体系，导致损失或信誉受损。财务风险：交易不真实，影响财务报告。7.2 国际事业公司对客户进行信用评价，建立客户管理体系。国际事业公司6客户备案表应收账款4.4 一般产品出口业务流程 一、 业务目标1经营目标1.1 扩大中国53、石化产品的国际市场占有率。1.2 提高整体经营效益。1.3 规范出口业务，规避经营风险。1.4及时收汇，保证资金安全收回。2财务目标2.1 确保核算真实、准确、完整。3合规目标3.1 符合国家有关外贸、海关、外汇管理等法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1 经营风险1.1 缺乏长期稳定出口策略和对国际市场的研究，不能实现扩大国际市场的目标。1.2 出口渠道不统一，损害股份公司整体效益和优势。 一般产品出口，是指中国石化除原油、汽油、柴油和煤油以外的产品，由国际事业公司代理分（子）公司出口（简称“代理出口”），或者国际事业公司与分（子）公司以买断结算的方式出口（简称“自营出口”）。本流54、程中的分（子）公司不包括国际事业公司。一般产品出口业务的国内采购，国际事业公司不适用1.4 一般物资采购供应业务流程。1.3 未经审核，变更合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的损失。1.4 出口产品质量、数量、包装及交货期等与合同约定不符，导致索赔等纠纷。1.5 单据制作错误或未能及时交单，导致对方拒付货款。1.6 应收账款催收不及时，导致呆账、坏账。赊销失控导致坏账或货款不能及时回笼。2 财务风险2.1 账务处理不正确或对账不及时，导致财务数据不真实。3 合规风险3.1 违反国家有关外贸、海关、外汇管理等法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失或受到处罚。三、业务流程步骤及控制点1出口计55、划管理1.1 各分（子）公司计划等部门根据生产平衡、市场平衡和需求等，做好市场预测，拟订年、季和主要产品的月度出口建议计划，经部门负责人批准后报炼油事业部、化工事业部等部门。1.2炼油事业部、化工事业部等部门相关处室根据生产平衡和市场平衡，提出本部门的年、季和主要产品的月度出口建议计划，报生产经营管理部。 国际事业公司相关部门根据市场需求和年度出口目标要求，提出年、季和主要产品的月度出口需求计划，经部门负责人批准后，报生产经营管理部。1.3生产经营管理部组织各部门及专业公司，综合平衡，编制产品年、季和主要产品的月度出口计划，按规定权限报批后下达。一般产品出口计划的调整，须经生产经营管理部批准。56、1.4国际事业公司根据生产经营管理部下达的年、季和主要产品的月度出口计划，与分（子）公司对接。分（子）公司须按计划组织落实货源。国际事业公司须按计划完成销售。1.5生产经营管理部负责监督检查并考核出口计划的执行情况。2 合同签订2.1 一般产品出口由国际事业公司统一对外报价和谈判。国际事业公司与分（子）公司签订出口产品购销合同或出口代理协议，与客户签订出口销售合同。合同签订人按规定权限签署合同。对于代理出口业务，出口产品的质量、规格、价格、数量、支付方式、交货期等主要条款，由分（子）公司确认。3 出口产品交付和出运3.1 各分（子）公司按照出口产品购销合同或出口代理协议，在约定的时间内组织好合57、格出口产品，并运抵指定地点。3.2 国际事业公司出口部门组织对出口产品检验，安排租船订舱，并按照规定办理与出口有关的手续。4 出口收汇 4.1 在采用信用证或托收结算方式的情况下，国际事业公司按照信用证或出口销售合同的相关规定制作收汇单据，财务部门及时将单据送达银行办理议付或托收手续。 在采用汇付结算方式的情况下，国际事业公司出口部门按出口销售合同相关规定制作相应的出口收汇单据，并将全套单据通过安全途径及时送达客户。4.2 单据提交后，对于超过期限仍未收回的货款，如属国际事业公司自营出口业务，由国际事业公司负责催收，并承担相应责任；如属国际事业公司代理出口业务，由国际事业公司催收，并按照双方签58、订的代理协议分担责任。5 核销退税5.1 对于国际事业公司自营出口业务，分（子）公司在交付货物后，于1个月内将增值税发票送达国际事业公司。国际事业公司负责办理出口货物的外汇核销手续和退税手续。对于代理出口业务，国际事业公司财务部门须在报关后2个月内办理完代理出口证明，并将相关退税资料提交给分（子）公司，分（子）公司办理出口的免（抵、退）税手续。6 货款结算及账务处理6.1 对于自营出口业务，国际事业公司与分（子）公司的货款结算按照协议，通过中国石化财务有限责任公司内部转账结算。 对于代理出口业务，国际事业公司财务部门在收到外汇款项后，按照双方的协议约定向分（子）公司支付货款。6.2 国际事业公59、司与分（子）公司财务人员对相关原始凭据审核后，按照股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证须由不相容岗位人员稽核。6.3 国际事业公司与分（子）公司财务部门至少每月核对账务，发现差异，双方应查明原因，及时处理，做好对账记录。7 售后服务与客户管理7.1 对客户提出的投诉和索赔，由国际事业公司会同分（子）公司及时处理，采取相应的措施，并按出口购销合同或出口代理协议落实责任。 各分（子）公司负责出口产品售后技术服务，解决出口产品质量问题，承担相应责任。7.2 国际事业公司对客户进行信用评价，建立客户管理体系。四、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1 关于印发化工股份60、有限公司应收款项管理实施细则的通知（石化股份财 2007 506号） - 2 关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财 2006 508号） -3 关于化工集团公司外贸体制改革的通知（中国石化外2004559号） -4 关于加强石化出口工作的通知(中国石化物2006 606号) - 5 关于印发化工股份有限公司合同管理实施细则的通知（石化股份法 2003 419号） -6 跟单信用证统一惯例（国际商会第600号）-9.254.5化工产品销售业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/61、真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.编制销售计划1.11.2经营风险：未按规定编报销售建议计划，影响生产经营。1.1 化工销售区域分公司依据相关分公司（控股子公司）生产计划和市场情况，编制月度产品销售建议计划，报化工销售分公司。化工销售分公司2化工销售分公司计划管理办法月度销售建议计划1.11.2经营风险：未及时下达销售计划，影响生产经营。1.2化工销售分公司将各化工销售区域分公司销售建议计划汇总，根据化工事业部下达的企业生产和销售计划平衡后，下达销售计划给各化工销售区域分公司执行，并报化工事业部备案。化工销售分公司3月度销售计划化工销售分公司计62、划管理办法1.11.23.1经营风险：未按规定编制客户销售计划，影响生产经营。合规风险：产品销售不符合国家有关法律法规要求。1.3 化工销售区域分公司根据与客户签订的年度销售合同执行情况和客户当月采购意向，编制分产品到客户的月度销售计划。化工销售分公司4客户销售计划2. 客户主数据维护和信用审核1.11.3经营风险：未按规定维护客户主数据，不能实现系统控制。2.1主数据维护员按审核后的客户信息在ERP系统中维护客户主数据。系统默认信用主数据应为高风险级别或零信用。4客户主数据申请表1.32.1经营风险、财务风险：信用审批不严，造成损失，影响财务报告。 2.2化工销售区域分公司产品和财务等部门共63、同建立客户信用动态档案，并至少每年更新一次，由不相容岗位人员提出划分、调整客户信用等级的方案；根据客户信用等级和化工销售区域分公司信用管理细则，拟定客户信用具体的限额和时限，经产品及财务部门负责人审核后，报化工销售区域分公司信用管理领导小组（经理任组长）审批。财务部门根据审批结果在ERP系统中维护信用主数据。化工销售分公司经办审核审批6客户信用动态档案信用管理细则信用主数据申请表营业收入1.32.1经营风险、财务风险：赊销不当导致货款不能及时回笼，造成损失，影响财务报告。2.3化工销售区域分公司相应责任人在客户信用限额内，按照规定权限签订赊销合同并签订货款回笼责任书(单笔或汇总)。化工销售分公64、司5赊销合同；货款回笼责任书应收账款3.确定销售价格1.11.22.1经营风险：未执行股份公司定价文件，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。3.1 国家统配产品或股份公司内部配置产品的价格，由化工销售分公司转发相关定价文件，各化工销售区域分公司按文件规定执行。化工销售分公司1价格文件营业收入1.11.22.1经营风险：未经批准调整价格，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。3.2 其他产品价格，由化工销售分公司价格领导小组（经理任组长）结合产品市场情况具体制定；价格需要调整时，各化工销售区域分公司根据实际，提出调整意见，报化工销售分公司价格领导小组审批。化工销售分公司经办审核65、审批4化工销售分公司产品价格管理办法价格文件营业收入1.11.2经营风险：未经批准调整价格，造成损失。3.3 化工销售分公司价格领导小组可根据实际，针对某些产品授予化工销售区域分公司一定限度的价格浮动权，化工销售区域分公司可结合自身及产品市场特点，将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。价格浮动权限执行人，必须严格遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。 化工销售分公司经办审核审批4化工销售分公司产品价格管理办法价格审批单1.1经营风险：未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。3.4产品价格经化工销售分公司或各区域分公司制定或审批后，由化工销售区域分公司计划信息部按规定程序在ER66、P系统维护价格主数据。化工销售分公司经办审批2化工销售分公司产品价格管理办法价格主数据申请表4.签订销售合同1.32.13.13.2经营风险：未按规定程序和权限签订合同，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律法规。4.1化工销售区域分公司结合销售计划，按规定权限签订销售合同。对于示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。化工销售分公司4化工销售分公司合同管理办法销售合同营业收入1.32.13.13.2经营风险：未按规定程序和权限签订合同，造成损失；未按规定维护合同，不能实现系统控制。财务风险：交易不真实67、，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律法规。4.2 “代理”业务根据化工销售分公司与相关控股子公司签订的化工产品代理销售合同，化工销售区域分公司与相关控股子公司、客户三方共同签订销售合同；“经销”业务的销售合同由化工销售区域分公司和客户签订。合同管理员在ERP系统中维护合同。化工销售分公司5化工销售分公司相关合同管理办法销售合同营业收入5.收款和开具订单5.1 经销业务2.1财务风险：会计核算有误，导致财务数据失真化工销售区域分公司财务部门根据客户付款情况在ERP系统中做预收款入账。化工销售分公司经办复核3收款凭据预收款项货币资金1.3经营风险：未按规定维护订单，不能实现系统控制。化工销售区68、域分公司产品部业务人员参照月度合同或零星合同开具销售订单。销售订单上必须注明有效期限。超出规定信用额度的须重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结的订单。对已完结的销售订单或过期的销售订单至少每月进行一次关闭清理。化工销售分公司4销售订单解冻申请单5.2 代理业务1.3经营风险：未按规定维护订单，不能实现系统控制。化工销售区域分公司业务部门根据客户对相关控股子公司的付款情况，在化工销售分公司系统中参照月度合同或零星合同开具系统代理销售订单，代理销售订单必须注明有效期限。化工销售分公司5销售订单6.发货6.1 经销发货1.32.1经营风险、财务风险：发货量有误69、，造成损失，影响财务报告。从相关分公司直接发货化工销售区域分公司驻厂办打印提货单，对客户进行身份确认，并将提货单交客户和相关分公司;由相关分公司仓库管理人员根据提货单组织发货。发货完毕后，驻厂办人员应确认发货并在ERP系统中进行相应操作。化工销售分公司经办审核3提货单计量单据营业成本存货1.32.1经营风险、财务风险：发货量有误，造成损失，影响财务报告。化工销售分公司仓库发货化工销售区域分公司相关人员根据销售订单创建交货单，打印区域分公司交货单，签字确认后交客户提货。验货人员清点装货数量与有效发货单一致后，由发货人员核准发货、开具出门证。发货完毕后，化工销售区域分公司相关人员应确认发货并在ER70、P系统中进行相应操作。化工销售分公司3交货单出门证营业成本存货1.32.1经营风险、财务风险：发货量有误，造成损失，影响财务报告。 采用IC卡系统的仓库，由IC卡代替交货单在发货点进行发货，并由IC卡系统完成相关各项操作。化工销售分公司开票保管3营业成本存货6.2代理发货1.3经营风险、财务风险：发货量有误，造成损失，影响财务报告。化工销售区域分公司驻厂办将销售订单及时传递给相关子公司市场营销部门。由相关子公司市场营销部门开具提货单，化工销售区域分公司驻厂办确认后交客户提货，相关子公司仓库管理人员根据提货单进行发货。发货完毕后，驻厂办人员应确认发货并在ERP系统内进行相应操作。化工销售分公司371、营业成本存货7.开具发票7.1 经销业务2.13.1财务风险、合规风险：开具发票不规范，影响财务报告，违反有关税务法规。化工销售区域分公司产品部门根据驻厂办确认的发货在ERP系统内打印发货单（连续编号）或结算小票等结算单据，交由开票员开具系统发票和增值税发票。化工销售分公司3销售发票；发货单或结算小票营业收入7.2 代理业务2.1财务风险：开具发票不规范，影响财务报告。 化工销售区域分公司产品部门将化工销售分公司销售订单、相关控股子公司的实物发货凭证（发货清单）匹配完成后，由开票员开具系统代理费发票。化工销售区域分公司财务人员汇总系统代理费发票清单，手工开具代理费发票。化工销售分公司3代理费发72、票营业收入8.编制销售日报表1.1经营风险：未按规定审核销售日报，导致管理信息失真。8.1化工销售区域分公司产品部门根据系统订单、发货、开具发票情况，审核BW系统生成的产品销售日报表。化工销售分公司4销售日报表9.财务记账2.1财务风险：核算有误，影响财务报告。9.1化工销售区域分公司财务部门复核销货发票、原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的会计凭证进行核对。化工销售分公司记账稽核4货币资金营业收入10催收账款及往来对账10.1应收账款核对、分析、催收参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2、3.3、4.1、5.1。化工销售分公司211.月末盘点11.1盘点管理，参见7.2存货管理业务流73、程控制点5.1。化工销售分公司612.分析与考核1.11.21.3经营风险：未按规定进行分析和考核，导致管理信息失真，影响管理控制效果。12.1 化工销售分公司每月进行经营活动分析，针对各项任务完成情况，安排后续工作；化工销售分公司绩效考核部门依据考核办法，至少每季对各化工销售区域分公司进行考核，考核结果与奖惩挂钩。化工销售分公司5化工销售分公司相关要求及公司经济责任制考核办法月度经济活动分析季度考核资料1.11.21.3经营风险：未按规定进行分析和考核，导致管理信息失真，影响管理控制效果。12.2 化工销售区域分公司每月进行经营活动分析，针对销售任务完成情况，督促产品部门根据既定销售目标，做74、好后续工作安排；各化工销售区域分公司绩效考核部门依据考核办法，至少每季对产品部门进行考核，考核结果与奖惩挂钩。化工销售分公司5月度经济活动分析季度考核结果 4.5化工产品销售业务流程一、业务目标1 经营目标1.1 获取经营利润。1.2扩大市场份额。1.3保证资产安全,降低货款回笼风险。2 财务目标2.1 核算规范,保证销售收入及应收账款的真实、准确、完整。3 合规目标3.1产品销售符合国家有关法律、法规和股份公司内部规章制度。3.2 产品销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1 经营风险1.1 随意降价导致收入减少。1.2 擅自提价导致市场丢失。 本流程适用于集75、中销售化工产品的国内销售业务。1.3 赊销不当导致坏账或货款不能及时回笼。1.4 未经审核，变更产品销售合同示范文本中涉及权利、义务的条款导致的风险。2 财务风险2.1虚增或截留收入，多记或少记应收账款, 导致财务数据失真。2.2 核算不正确，造成财务数据不准确。3 合规风险3.1 产品销售不符合国家有关法律、法规和股份公司内部规章制度，受到处罚。3.2 产品销售合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 编制销售计划1.1 化工销售区域分公司依据相关分公司（控股子公司）生产计划和市场情况，编制月度产品销售建议计划，报化工销售分公司。176、.2 化工销售分公司将各化工销售区域分公司销售建议计划汇总，根据化工事业部下达的企业生产和销售计划平衡后，下达销售计划给各化工销售区域分公司执行，并报化工事业部备案。1.3 化工销售区域分公司根据与客户签订的年度销售合同执行情况和客户当月采购意向，编制分产品到客户的月度销售计划。2 客户主数据维护和信用审核2.1 主数据维护员按审核后的客户信息在ERP系统中维护客户主数据。系统默认信用主数据应为高风险级别或零信用。2.2 化工销售区域分公司产品和财务等部门共同建立客户信用动态档案，并至少每年更新一次，由不相容岗位人员提出划分、调整客户信用等级的方案；根据客户信用等级和化工销售区域分公司信用管理77、细则，拟定客户信用具体的限额和时限，经产品及财务部门负责人审核后，报化工销售区域分公司信用管理领导小组（经理任组长）审批。财务部门根据审批结果在ERP系统中维护信用主数据。2.3 化工销售区域分公司相应责任人在客户信用限额内，按照规定权限签订赊销合同并签订货款回笼责任书(单笔或汇总)。3 确定销售价格3.1 国家统配产品或股份公司内部配置产品的价格，由化工销售分公司转发相关定价文件，各化工销售区域分公司按文件规定执行。3.2 其他产品价格，由化工销售分公司价格领导小组（经理任组长）结合产品市场情况具体制定；价格需要调整时，各化工销售区域分公司根据实际，提出调整意见，报化工销售分公司价格领导小组78、审批。3.3 化工销售分公司价格领导小组可根据实际，针对某些产品授予化工销售区域分公司一定限度的价格浮动权，化工销售区域分公司可结合自身及产品市场特点，将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。价格浮动权限执行人，必须严格遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。3.4 产品价格经化工销售分公司或各区域分公司制定或审批后，由化工销售区域分公司计划信息部按规定程序在ERP系统维护价格主数据。4 签订销售合同4.1 化工销售区域分公司结合销售计划，按规定权限签订销售合同。 对于示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。4.2 “代79、理”业务根据化工销售分公司与相关控股子公司签订的化工产品代理销售合同，化工销售区域分公司与相关控股子公司、客户三方共同签订销售合同；“经销”业务的销售合同由化工销售区域分公司和客户签订。合同管理员在ERP系统中维护合同。5 收款和开具订单5.1 经销业务 化工销售区域分公司财务部门根据客户付款情况在ERP系统中做预收款入账。 化工销售区域分公司产品部业务人员参照月度合同或零星合同开具销售订单。销售订单上必须注明有效期限。超出规定信用额度的须重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结的订单。对已完结的销售订单或过期的销售订单至少每月进行一次关闭清理。5.2 代理80、业务 化工销售区域分公司业务部门根据客户对相关控股子公司的付款情况，在化工销售分公司系统中参照月度合同或零星合同开具系统代理销售订单，代理销售订单必须注明有效期限。6 发货6.1 经销发货 从相关分公司直接发货化工销售区域分公司驻厂办打印提货单，对客户进行身份确认，并将提货单交客户和相关分公司;由相关分公司仓库管理人员根据提货单组织发货。发货完毕后，驻厂办人员应确认发货并在ERP系统中进行相应操作。 化工销售分公司仓库发货化工销售区域分公司相关人员根据销售订单创建交货单，打印区域分公司交货单，签字确认后交客户提货。验货人员清点装货数量与有效发货单一致后，由发货人员核准发货、开具出门证。发货完毕81、后，化工销售区域分公司相关人员应确认发货并在ERP系统中进行相应操作。 采用IC卡系统的仓库，由IC卡代替交货单在发货点进行发货，并由IC卡系统完成相关各项操作。6.2 代理发货 化工销售区域分公司驻厂办将销售订单及时传递给相关子公司市场营销部门。由相关子公司市场营销部门开具提货单，化工销售区域分公司驻厂办确认后交客户提货，相关子公司仓库管理人员根据提货单进行发货。发货完毕后，驻厂办人员应确认发货并在ERP系统内进行相应操作。7 开具发票7.1 经销业务 化工销售区域分公司产品部门根据驻厂办确认的发货在ERP系统内打印发货单（连续编号）或结算小票等结算单据，交由开票员开具系统发票和增值税发票。82、7.2 代理业务 化工销售区域分公司产品部门将化工销售分公司销售订单、相关控股子公司的实物发货凭证（发货清单）匹配完成后，由开票员开具系统代理费发票。化工销售区域分公司财务人员汇总系统代理费发票清单，手工开具代理费发票。8 编制销售日报表8.1 化工销售区域分公司产品部门根据系统订单、发货、开具发票情况，审核BW系统生成的产品销售日报表。9 财务记账9.1 化工销售区域分公司财务部门复核销售发票、原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的会计凭证进行核对。10 催收账款及往来对账10.1 应收账款核对、分析、催收，参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2、3.3、4.1、5.1。11 月末盘点83、11.1 盘点管理，参见7.2存货管理业务流程控制点5.1。12 分析与考核12.1 化工销售分公司每月进行经营活动分析，针对各项任务完成情况，安排后续工作；化工销售分公司绩效考核部门依据考核办法，至少每季对各化工销售区域分公司进行考核，考核结果与奖惩挂钩。12.2 化工销售区域分公司每月进行经营活动分析，针对销售任务完成情况，督促产品部门根据既定销售目标，做好后续工作安排；各化工销售区域分公司绩效考核部门依据考核办法，至少每季对产品部门进行考核，考核结果与奖惩挂钩。四、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1 关于印发化工股份有限公司应收款项管理实施细则的通知（石化84、股份财 2007 506号） -2 关于印发中国石化化工原料互供价格管理办法 （试行）的通知（石化股份财2006139号） -3 关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财 2006 508号） -4 关于印发化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）的通知（石化股份法 2003 419号） -5 关于印发关于加强化工产品营销工作的若干意见的通知（石化股份化 2003 411号）-6 关于印发中国石化化工产品销售体制改革实施意见（试行）（石化股份化2005208号）-7 关于印发中国石化集中销售化工产品买断管理办法（试行）的通知（石化股份化2007 280号）-8 ERP85、系统运行及应用规范（试行） -9 关于印发化工股份有限公司化工生产经营计划管理办法的通知(石化股份化计200738号) - 4.6成品油零售管理业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.持证上岗1.1经营风险：未按规定持证上岗，影响工作质量。1.1 加油站站长和计量员要持证上岗,资格证由省(市)分公司颁发。分（子）公司4相应资质证书2. 需求计划1.1经营风险：未及时上报，影响正常经营。2.1 加油站计量人员(站长)将库存和86、出库情况上报二次物流中心（配送中心），二次物流中心（配送中心）统一组织资源配送。分（子）公司3加油站库存保管账；1.1经营风险：结算方式不符合规定，造成损失。2.2 对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算制；对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。分（子）公司3销售发票3. 接卸入库及日常库存管理1.1经营风险：未按规定流程卸油作业和损耗认定，造成损失。3.1 接卸。接卸工作由承运驾驶人员和计量人员共同负责，按照卸油程序检查表流程完成卸油作业。计量人员按照罐车实际计量数填制加油站进油核对单，由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后接卸。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承87、担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签字确认实际数量，由承运单位承担超耗损失。分（子）公司经办计量4加油站进油核对单或配送单1.13.2经营风险：未按规定进行数量管理，造成损失。合规风险：计量精度不符合国家规定。3.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管理责任人；记账人员、计量人员不能由同一人担任（年销售量较小、员工人数较少的小站经地市公司经理批准后除外）。建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案，并定期校检，确保计量精度符合管理要求。分（子）公司记账计量3加油站岗位责任制；加油机检测记录1.13.3经营风险、合规风险：油品质量不合格，违反国家标准，造成损失。3.3 质量管理。加油站站88、长是本站油品质量责任人，加油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输必须专车专用。接卸操作过程中，确保接卸品种和库存品种相一致，杜绝混油事故发生。储油罐定期进行清洗，油罐清洁度符合油品质量要求。分（子）公司2加油站站长岗位责任制；清洗记录4. 价格执行1.11.22.13.1经营风险、合规风险：未按通知调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。4.1 省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）依照股份公司下达的调价通知，按照浮动率，结合当地情况，制定各地市零售执行价格。分（子）公司5价格文件营业收入1.11.23.1经营风险、合规风险：未按89、通知调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。4.2 加油站严格按规定的价格执行。实行中国石化加油卡联网的加油站由各公司卡管中心价格调整操作人员按要求进行调价操作；没有实行加油卡联网的加油站接到调价通知后，按规定的时点，上级部门组织人员准时抄录加油机（流量表）的泵码数，由加油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭证按不同的单价分段填写升数和金额。分（子）公司经办审核6泵码记录；加油站销售日报表5. 加油与销售1.11.2经营风险：付油不符合客户要求，造成损失。5.1 加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付油。分（子）公司31.32.1经营风险90、财务风险：未按规定核对，造成损失，影响财务报告。5.2 加油站每班营业终了，加油人员将负责的加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数、油品质量检测抽检数）核对一致后，填制加油站交接班表，由交接双方当值班长签字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）签字监交。如交接时发生短缺，由当班责任加油人员承担。分（子）公司3加油站交接班表营业收入营业成本6. 结算与收款1.31.42.1经营风险、财务风险：货款未及时上缴银行，造成损失，影响财务报告。6.1 现金付款售油：加油站统一配备投币式保险柜，保险柜固定安装。保险柜钥匙和密码分开保管。加油站按管理办法的要91、求规范使用。客户加油后，加油人员根据加油量收取销售款，及时将销售款投入投币式保险柜。每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的海上、内河网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收；其他加油站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。未交款之前，交由收银员负责保管，放入专用保险柜中，站长监管。财务人员定期抽查加油站，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资金及时足额上缴。分（子）公司经办审核8加油站付油日报表；加油站销售日报表；交款凭证货币资金营业收入1.31.42.1经营风险、财务风险92、：超预收款加油，造成损失，影响财务报告。6.2 预收货款售油：客户在加油站上级分公司指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证。加油人员接到有效加油凭证后付油。分（子）公司6预收款管理台账预收款项货币资金1.31.42.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失，影响财务报告。6.3 赊销售油：由地市公司（或聘请社会中介机构）按照省（市）分公司（区外销售公司）信用政策，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。地市公司零售管理部门、财务部门根据客户信用动态档案及客户需求，拟定客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。公司与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责93、任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油，按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录的购油结算协议客户登记账，加油时，加油人员严格执行购油结算协议。分（子）公司经办审核审批8客户信用动态档案；购油结算协议；货款回笼责任书购油结算协议客户登记账应收账款7. 销售日结1.12.1经营风险、财务风险：未按规定编制报表，造成财务信息、管理信息失真。7.1 记账人员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和计量员检尺的同期油罐库存数，填制加油站销售日报表、加油站付油日报表，由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保94、管登记账。分（子）公司记账计量经办审核5加油站销售日报表；加油站付油日报表；加油站库存商品明细分类账；加油站油品分罐保管登记账营业收入1.31.42.1经营风险、财务风险：未按规定编报报表，造成管理信息失真，影响财务报告。7.2 城区及有条件的非城区加油站当日报送加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证。分（子）公司5加油站销售日报表；加油站付油日报表货币资金营业收入8. 财务记账2.1财务风险：核算方式不正确，造成财务信息失真。8.1 独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计95、制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站，由上级分公司统一核算。分（子）公司5营业收入2.1财务风险：未按规定进行会计核算，影响财务报告。8.2 【非ERP】 财务人员根据加油站上报的加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，及时复核后按股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证需经不相容岗位人员稽核。【ERP】按照ERP系统运行及应用规范，将加油站销售数据导入ERP系统。财务人员根据加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，复核系统内数据，并进行相关账务处理。会计凭证需经不相容岗位人员稽核。分（子）公司经办审核审批5加油站销售日报表；加油站付油日报表；交款凭证货币资金应收账款96、存货营业收入9. 月末盘点1.32.1经营风险、财务风险：未按规定进行盘点，核销损溢，造成损失，影响财务报告。9.1 月末结账时，地市公司业务部门负责人或授权有关人员，会同加油站管理人员，对加油站账面商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。加油站记账人员根据加油站油品分罐保管登记账填制加油站商品盘点月报表，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”，报数质量管理部门审核，经地市公司分管经理批准后，凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。定额损耗至少每季度核销一次，超定额损耗部分按存货盘亏处置权限进行审批。分（子）公司记账计量审核审97、批7加油站商品盘点月报表；核销损溢审批表存货管理费用营业外支出10 营销分析1.11.2经营风险：分析不及时、不准确，导致管理信息失真。10.1 地市公司至少每月召开营销分析会议，分管经理和相关职能部门及片区经理参加，分析当期销售情况，提出改进意见，制定完成下月零售经营目标的营销措施，并形成书面记录。分（子）公司5会议纪要11 加油站管理1.21.33.4经营风险：未按规定进行加油站新建、收购、改造、关闭、拆除工作，造成损失和管理信息失真。11.1 加油站新建、收购、改造须经各级零管部门予以确认。加油站规划、选址、设计、验收、证照办理及交付使用等环节须由各级零管部门予以确认。满足加油站登记证申98、领条件的新增加油站，分公司基建部门须及时向油品销售事业部办理申领手续；零售管理部门须及时办理登记证变更手续。加油站关闭、拆除时需由油品销售事业部批复同意。加油站附属设施招商（出租），按油品销售事业部相关规定执行，加油站负责现场管理。油品销售事业部分（子）公司5相关审批单据、文件加油站登记证1.21.3经营风险：特许加油站管理不符合规定，造成损失。11.2省（市）分公司（区外销售公司）按照中国石化加油站特许经营管理办法规定做好特许加油站的发展、规范清理与日常监督管理。特许加油站的发展须由油品销售事业部审批。油品销售事业部分（子）公司5审批文件4.6成品油零售管理业务流程一、 业务目标1 经营目标99、1.1 获得最佳零售利润。1.2 扩大市场份额。1.3 保证资产安全，降低货款回笼风险。1.4 保证现金安全及时上缴。2 财务目标2.1 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整。3 合规性目标3.1 油品价格符合国家有关规定。3.2 油品计量符合国家有关规定。3.3 油品质量符合国家有关规定。3.4 经营性证照符合政府部门的有关规定。二、 业务风险1 经营风险1.1 付油设备突发故障，使销售过程无法确认，导致收入损失。1.2 付油数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。1.3 安全事故，导致停业。1.4 不恰当的压价销售，导致毛利损失。1.5 收款与付油量不符，导致收入损失。1.6 对赊100、销客户的信用等级评估失真、赊销估算协议条款不完备或履行协议不当，导致货款不能及时回笼或损失。1.7 货款失盗，导致现金资产的流失。1.8 库存商品不足、品种不全造成脱销，导致市场份额丧失。1.9 保管不善,导致商品超耗或变质。1.10 加油站电子货币支付系统发生故障，导致客户账户信息失真，影响股份公司声誉。1.11 加油站其他附属设施出租不规范，导致其它收入流失。2 财务风险2.1 虚增或截留收入。2.2 多记或少记应收账款。2.3 销售收入计算错误。3 合规风险3.1 违反国家价格政策或法规，受到处罚。3.2 计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚。3.3 油品质量不合格，受到处罚。3.4 101、经营性证照不符合政府部门的有关规定，导致停业或被处罚。三、 业务流程步骤与控制点1 持证上岗1.1 加油站站长和计量员要持证上岗,资格证由省（市）分公司颁发。2 需求计划2.1 加油站计量人员(站长) 将库存和出库情况上报二次物流中心（配送中心）。二次物流中心（配送中心）统一组织资源配送。2.2 对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算制；对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。3 接卸入库及日常库存管理3.1 接卸。接卸工作由承运驾驶人员和计量人员共同负责，按照卸油程序检查表流程完成卸油作业。计量人员按照罐车实际计量数填制加油站进油核对单，由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后接卸102、。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签字确认实际数量，由承运单位承担超耗损失。3.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管理责任人；记账人员、计量人员不能由同一人担任（年销售量较小、员工人数较少的小站经地市公司经理批准后除外）。建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案，并定期校检，确保计量精度符合管理要求。3.3 质量管理。加油站站长是本站油品质量责任人，加油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输必须专车专用。接卸操作过程中，确保接卸品种和库存品种相一致，杜绝混油事故发生。储油罐定期进行清洗，油罐清洁度符合油品质量要求。4 价格执行4103、.1 省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）依照股份公司下达的调价通知，按照浮动率，结合当地情况，制定各地市零售执行价格。4.2 加油站严格按规定的价格执行。实行中国石化加油卡联网的加油站由各公司卡管中心价格调整操作人员按要求进行调价操作；没有实行加油卡联网的加油站接到调价通知后，按规定的时点，上级部门组织人员准时抄录加油机（流量表）的泵码数，由加油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭证按不同的单价分段填写升数和金额。5 加油与销售5.1 加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付油。5.2 加油站每班营业终了，加油人员将负责的104、加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数、油品质量检测抽检数）核对一致后，填制加油站交接班表，由交接双方当值班长签字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）签字监交。如交接时发生短缺，由当班责任加油人员承担。6 结算与收款6.1 现金付款售油：加油站统一配备投币式保险柜，保险柜固定安装。保险柜钥匙和密码分开保管。加油站按管理办法的要求规范使用。客户加油后，加油人员根据加油量收取销售款，及时将销售款投入投币式保险柜。每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的海上、内河网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售款解缴指定银行账户或105、上交上级分公司收款部门，并由收款人签收；其他加油站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。未交款之前，交由收银员负责保管，放入专用保险柜中，站长监管。财务人员定期抽查加油站，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资金及时足额上缴。6.2 预收货款售油：客户在加油站上级分公司指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证。加油人员接到有效加油凭证后付油。6.3 赊销售油:由地市公司（或聘请社会中介机构）按照省（市）分公司（区外销售公司）信用政策，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。地市公司零售管理部门、财务部门根据客户信用动态档案及客户106、需求，拟定客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。公司与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油，按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录的购油结算协议客户登记账，加油时，加油人员严格执行购油结算协议。7 销售日结7.1 记账人员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和计量员检尺的同期油罐库存数，填制加油站销售日报表、加油站付油日报表，由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账。7.2 城区及有条件的非城区加油站当日报送加油站销售日报表、加油站付油日报表和交107、款凭证；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证。8 财务记账8.1 独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站，由上级分公司统一核算。8.2 【非ERP】财务人员根据加油站上报的加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，及时复核后按股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证需经不相容岗位人员稽核。 【ERP】按照ERP系统运行及应用规范，将加油站销售数据导入ERP系统。财务人员根据加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，复核系统内数据，并进行相关账务处理。会计凭证需108、经不相容岗位人员稽核。9 月末盘点9.1 月末结账时，地市公司业务部门负责人或授权有关人员，会同加油站管理人员，对加油站账面商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。加油站记账人员根据加油站油品分罐保管登记账填制加油站商品盘点月报表，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”， 报数质量管理部门审核，经地市公司分管经理批准后，凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。定额损耗至少每季度核销一次。超定额损耗部分按存货盘亏处置权限进行审批。10 营销分析10.1 地市公司至少每月召开营销分析会议，分管经理和相关职能部门及片区经理参加，分析109、当期销售情况，提出改进意见，制定完成下月零售经营目标的营销措施，并形成书面记录。11 加油站管理11.1 加油站新建、收购、改造须经各级零管部门予以确认。加油站规划、选址、设计、验收、证照办理及交付使用等环节须由各级零管部门予以确认。满足加油站登记证申领条件的新增加油站，分公司基建部门须及时向油品销售事业部办理申领手续；零售管理部门须及时办理登记证变更手续。加油站关闭、拆除时需由油品销售事业部批复同意。加油站附属设施招商（出租），按油品销售事业部相关规定执行，加油站负责现场管理。11.2 省（市）分公司（区外销售公司）按照中国石化加油站特许经营管理办法规定做好特许加油站的发展、规范清理与日常监110、督管理。特许加油站的发展须由油品销售事业部审批。四、 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006年）的通知（石化股份财2006508号）- 2 关于印发化工股份有限公司加油站管理规范的通知（石化股份销 2003 453号）-1.14.4 3 关于印发化工股份有限公司加油站账册表单（试行）及开展培训的通知（石化股份销零200237号） -4 关于印发中国石化加油站特许经营管理办法的通知（石化股份销 2006 97号） -5 关于下发销售企业水上加油站规范管理工作标准（试行）的通知（石化股份销零2006320号）-6 ERP111、系统运行及应用规范（试行） -7 关于下发加油站统计管理办法和办理加油站登记证的通知(石化股份销发2004460号) -4.7成品油直销及分销业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露;6准确性1234561. 市场细分1.11.2经营风险：未按规定制定市场策略和营销措施，导致市场份额下降、经营效益流失。1.1 各级分公司组织专门人员对区域市场进行调查，了解、分析当地市场的消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的112、市场策略和营销措施。依据不同的区域和销售对象设立直销经理/分销经理，负责开拓和维护区域内成品油的直销/分销业务。分（子）公司3市场调研报告2. 确定销售目标1.1经营风险：计划未按规定下达，影响经营。2.1 各级分公司营销部门根据上级下达的月度销售计划，结合市场规模、前期客户购油情况以及后期资源、价格走势分析，制定月度销售计划，报同级分公司分管副经理批准后，分解落实并下达到各直销/分销经理。分（子）公司3月度销售计划3. 销售及客户管理1.2经营风险：未按规定进行市场分析和客户档案管理，导致市场份额下降。未按规定维护主数据，不能实现系统控制。3.1 直销/分销经理应走访客户，了解客户意见和需求113、，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。商业客户中心负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每季编写市场消费、竞争分析报告，报分管副经理。【ERP】直销/分销经理根据需要填写区域市场客户主数据维护表，由分公司经营管理部门负责人审核确认后，由主数据维护员按规定在ERP系统中维护客户主数据。分（子）公司5客户档案；客户主数据申请表；4. 信用核定和控制1.32.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失，影响财务报告。4.1 各省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定相应的信用政策和信用总体规模，对营销部门和客户114、进行分类管理，设定不同层次营销部门和客户的信用额度，并明确相应的管理权限和相关责任。地市公司根据客户资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟定客户具体信用额度和时限，按规定权限审批。分（子）公司6信用管理办法或政策客户信用审批记录营业收入1.32.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失,影响财务报告。未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。4.2 地市公司根据客户的资金、购买、信用等状况，至少每半年对客户进行资信评估，建立客户信用动态档案或在客户档案中维护信用资料。【ERP】根据需求填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，由财务部门在ERP系统中维护。分（子）公115、司经办审批6客户（信用）档案信用主数据申请表营业收入132.13.1经营风险、财务风险：未按规定程序和权限签署合同，造成损失，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律、法规规定。4.3 直销/分销经理在确定的客户具体信用额度内，按照经法律事务部审定的销售合同示范文本拟订销售合同，经营销部门和财务部门负责人审核后，由合同签订人按规定权限与客户签订销售合同。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。分（子）公司经办审核审批6销售合同营业收入1.3经营风险：未签订货款回笼责任书或未及时反馈货款回笼情况，造成损失。4.4 各级分公司经理班子与116、营销部门负责人每年要签订货款回笼责任书；营销部门负责人与直销/分销经理签订货款回笼责任书（单笔或汇总），并与考核挂钩。财务部门及时反馈客户欠款情况，定期报相关部门和分管副经理，督促货款回笼。分（子）公司经办复核5货款回笼责任书5. 制定价格策略1.12.1经营风险：未按规定定价，造成损失。未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。财务风险：交易不真实，影响财务报告。5.1 各省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）结合市场情况，按照规定价格制定直销/分销的最低限价和浮动权限。【ERP】财务部门根据价格文件，在ERP系统中维护销售价格主数据。分（子）公司营销部门财务部门3价格文件117、营业收入1.12.1经营风险：未按规定定价，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。5.2 地市公司在省（市）分公司（区外销售公司）规定的最低限价以上，结合当地实际，制定具体的销售价格。低于最低限价销售的，须由地市公司分管副经理审核后，上报省（市）分公司（区外销售公司）按规定的浮动权限审批。分（子）公司经办审批6价格审批表营业收入6. 开票与收款1.32.1经营风险、财务风险：未按规定销售开票、收款,造成损失，影响财务报告。6.1 现款销售：【非ERP】各级分公司营业部门收款人员根据客户付款开具发票或收款凭证，由不相容岗位人员复核无误后开具提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。【ERP】118、各级分公司营业部门根据客户需求和收款凭证，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。分（子）公司经办复核4销售发票提货通知单营业收入1.32.1经营风险、财务风险：未经审批擅自赊销，造成损失，影响财务报告。6.2信用销售: 【非ERP】根据签订的销售合同，各级分公司直销/分销经理填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字后，附开票通知单据交营业部门开票。收款人员确认客户欠款金额不超过规定的额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）；超出规定信用额度的需重新履行审批程序。【ERP】根据签订的销售合同，由营销部门119、开票人员在ERP系统维护销售订单。各级分公司直销/分销经理应填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字批准后，附开票通知单据交营销部门开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结的订单。分（子）公司经办审批5信用审批表；赊销合同；销售发票；提货通知单(或提油卡)订单解冻审批表；营业收入应收账款1.11.2经营风险、财务风险：代保管业务未按规定执行，造成损失，影响财务报告。6.3 代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日15天内提货。各级营销部门对于逾期未提的油品根据合同中关于代保管120、的条款转入代保管账内，并根据政府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同营销部门至少每半年检查一次客户代保管情况。分（子）公司经办审核稽核3代保管业务台账存货1.12.1经营风险、财务风险：未按规定上报、审核销售日报，导致管理信息失真，影响财务报告。6.4 【非ERP】各级分公司营销部门每日对销售开单情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，报财务部门。【ERP】各级分公司营销部门每日应对销售开单情况、收款记录进行核对，销售发票、收款票据随同ERP系统销售日报表一并报财务部门；检查、处理系统中未清的销售订单；核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量一致。121、分（子）公司经办审核5销售日报表;收款记录营业收入货币资金1.2经营风险：合资和专项销售未按规定进行，影响正常经营。6.5 合资和专项销售：销售大区分公司根据油品销售事业部下达的月度合资、专项计划，按规定的付款方式和规定的价格进行结算。按规定“先款后货”的专项销售，业务部门根据财务部门提供收款记录下达专项油发货通知单；按规定“先货后款”的合资和专项销售，经部门负责人在规定额度内批准后下达合资和专项油发货通知单。 销售大区分公司经办审批4销售计划发货通知单7. 油库发货1.2经营风险：未按规定组织配送，造成损失。7.1 需配送的业务由直销/分销经理填写运输申请单报物流部门，由调度人员根据调运单组122、织运输。交货后将客户签字的发货单交营销部门汇总。分（子）公司3运输申请单；发货单1.32.1经营风险、财务风险：油库发货错误，造成损失或管理信息失真，影响财务报告。7.2 【非ERP】 油库发货人员根据各级分公司营销部门开具并盖有印章的提货通知单（或提油卡）安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】 油库验单人员接到客户提单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户提油。分（子）公司2提货通知单（或提油卡）营业成本存货1.2经营风险：未按规定进行数量管理，造成损失。合规风险：计量精度不符合国标规123、定。7.3 罐装油品前，发货人员应检查罐车的清洁度、是否专车专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。数质量部门至少每半年检查油库发货计量的精确度。分（子）公司计量稽核3检查记录1.22.1经营风险、财务风险：代保管业务未按规定执行，造成损失，影响财务报告。7.4 【非ERP】对于一次不能提完的油品，油库为客户建立代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管账。按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。【ERP】对于一次不能提完的油品，油库按规定收回原代保管提单，打印剩余数量的代保管提单，作为客户下次提货的依据。分（子）公司2提货通知单存124、货2.1经营风险、财务风险：核对发货不及时，导致管理信息失真，影响财务报告。7.5 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，报油库记账人员稽核。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量进行核对。分（子）公司经办稽核3日发货报表；代保管台账油库出库单营业成本1.3经营风险：未及时核对油库发货数量和调整差异，造成损失。7.6油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现规定范围内的差异及时查找原因并进行调整，超出规定范围的应及时上报油库负责人。分（子）公司经办审核审批4提货通知125、单；代保管台账1.3经营风险：超计划或无计划供应，影响正常经营。7.7销售大区分公司驻厂办事处按照下达的发货通知单均衡发货供应给合资公司和专项用户。不能超计划或无计划供应。销售大区分公司3发货通知单8. 财务记账2.1财务风险：会计核算有误，影响财务报告。8.1 【非ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据和收款记录，登入相应的会计科目进行账务处理，并经不相容岗位稽核。【ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售会计凭证进行核对。分（子）公司记账清账稽核3货币资金应收账款营业收入8.2 各级分公司财务部门核对应收账款和预收款，参见7.1应收款项管理业务流程126、控制点3.2和3.3，并将对账结果通报相关部门。分（子）公司39. 油品盘点9.1 油库、营销、财务等部门每月末应进行盘点，参见7.2存货管理业务流程控制点5.1。510. 分析与考核1.1经营风险：分析不及时、不准确导致管理信息失真。未按规定考核，降低业务管理控制效果。10.1 各级分公司每月进行经营活动分析，掌握市场和客户动态，总结直销和分销工作的得失，提出有针对性的营销策略，改进和完善客户服务的流程。绩效考核部门依据公司考核办法，对营销部门进行考核奖惩。分（子）公司营销部门绩效考核部门5月度经营活动分析材料；考核材料4.7成品油直销及分销业务流程一、业务目标1 经营目标1.1 获取最佳利127、润。1.2提高客户满意度，扩大市场份额。1.3保证资产安全，降低货款回笼风险。2 财务目标2.1 核算规范，确保销售收入及应收账款真实、准确、完整。3 合规目标3.1销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1随意降价导致收入减少。1.2未经授权或授权不当，导致坏账或货款不能及时回笼。1.3擅自提价导致市场份额丧失。1.4客户不满意导致市场份额下降。1.5营销监控不力导致效益流失。1.6油品出库未经授权或授权不当，导致资产损失。1.7 未经审核，变更销售合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1 销售收入不能准确、真实和完整记录。2.128、2多记或少记应收账款。2.3货款回笼误入账户。3合规风险3.1未执行国家有关政策、法律、法规，导致商业纠纷和受到处罚。3.2 销售合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1 市场细分1.1 各级分公司组织专门人员对区域市场进行调查，了解、分析当地市场的消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。依据不同的区域和销售对象设立直销经理/分销经理，负责开拓和维护区域内成品油的直销/分销业务。2 确定销售目标2.1 各级分公司营销部门根据上级下达的月度销售计划，结合市场规模、前期客户购油情况以129、及后期资源、价格走势分析，制定月度销售计划，报同级分公司分管副经理批准后，分解落实并下达到各直销/分销经理。3 销售及客户管理3.1 直销/分销经理应走访客户，了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。商业客户中心负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每季编写市场消费、竞争分析报告，报分管副经理。【ERP】直销/分销经理根据需要填写区域市场客户主数据维护表，由分公司经营管理部门负责人审核确认后，由主数据维护员按规定在ERP系统中维护客户主数据。4 信用核定和控制4.1 各省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长130、）负责制定相应的信用政策和信用总体规模，对营销部门和客户进行分类管理，设定不同层次营销部门和客户的信用额度，并明确相应的管理权限和相关责任。地市公司根据客户资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟定客户具体信用额度和时限，按规定权限审批。4.2 地市公司根据客户的资金、购买、信用等状况，至少每半年对客户进行资信评估，建立客户信用动态档案或在客户档案中维护信用资料。【ERP】根据需求填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，由财务部门在ERP系统中维护。4.3 直销/分销经理在确定的客户具体信用额度内，按照经法律事务部审定的销售合同示范文本拟订销售合同，经营销部门和财务部门负责人审131、核后，由合同签订人按规定权限与客户签订销售合同。 对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。4.4 各级分公司经理班子与营销部门负责人每年要签订货款回笼责任书；营销部门负责人与直销/分销经理签订货款回笼责任书（单笔或汇总），并与考核挂钩。财务部门及时反馈客户欠款情况，定期报相关部门和分管副经理，督促货款回笼。5 制定价格策略5.1 各省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）结合市场情况，按照规定价格制定直销/分销的最低限价和浮动权限。【ERP】财务部门根据价格文件，在ERP系统中维护销售价格主数据。5.2 地市公司在132、省（市）分公司（区外销售公司）规定的最低限价以上，结合当地实际，制定具体的销售价格。低于最低限价销售的，须由地市公司分管副经理审核后，上报省（市）分公司（区外销售公司）按规定的浮动权限审批。6 开票与收款6.1 现款销售：【非ERP】各级分公司营业部门收款人员根据客户付款开具发票或收款凭证，由不相容岗位人员复核无误后开具提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。 【ERP】各级分公司营业部门根据客户需求和收款凭证，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。6.2 信用销售: 【非ERP】根据签订的销售合同，各级分公司直销/分销经133、理填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字后，附开票通知单据交营业部门开票。收款人员确认客户欠款金额不超过规定的额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）；超出规定信用额度的需重新履行审批程序。 【ERP】 根据签订的销售合同，由营销部门开票人员在ERP系统维护销售订单。各级分公司直销/分销经理应填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字批准后，附开票通知单据交营销部门开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结的订单。6.3 代保管业务：开具发票的客户，应在开票134、之日15天内提货。各级营销部门对于逾期未提的油品根据合同中关于代保管的条款转入代保管账内，并根据政府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同营销部门至少每半年检查一次客户代保管情况。6.4 【非ERP】各级分公司营销部门每日对销售开单情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，报财务部门。 【ERP】 各级分公司营销部门每日应对销售开单情况、收款记录进行核对，销售发票、收款票据随同ERP系统销售日报表一并报财务部门；检查、处理系统中未清的销售订单；核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量一致。6.5 合资和专项销售：销售大区分公司根据油品销售事业部下达的月135、度合资、专项计划，按规定的付款方式和规定的价格进行结算。按规定“先款后货”的专项销售，业务部门根据财务部门提供收款记录下达专项油发货通知单；按规定“先货后款”的合资和专项销售，经部门负责人在规定额度内批准后下达合资和专项油发货通知单。 7 油库发货7.1 需配送的业务由直销/分销经理填写运输申请单报物流部门，由调度人员根据调运单组织运输。交货后将客户签字的发货单交营销部门汇总。7.2 【非ERP】油库发货人员根据各级分公司营销部门开具并盖有印章的提货通知单（或提油卡）安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。 【ERP】油库验单人员接到客户提单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相136、符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户提油。7.3 罐装油品前，发货人员应检查罐车的清洁度、是否专车专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。数质量部门至少每半年检查油库发货计量的精确度。7.4 【非ERP】对于一次不能提完的油品，油库为客户建立代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管账。按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。 【ERP】对于一次不能提完的油品，油库按规定收回原代保管提单，打印剩余数量的代保管提单，作为客户下次提货的依据。7.5 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货137、通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，报油库记账人员稽核。 【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量进行核对。7.6 油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现规定范围内的差异及时查找原因并进行调整，超出规定范围的应及时上报油库负责人。7.7 销售大区分公司驻厂办事处按照下达的发货通知单均衡发货供应给合资公司和专项用户。不能超计划或无计划供应。8 财务记账8.1 【非ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据和收款记录，登入相应的会计科目进行账务处理，并经不相容岗位稽核。 【ERP】各级分公司财务部门每日复核138、原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售会计凭证进行核对。8.2 各级分公司财务部门核对应收账款和预收款，参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2和3.3，并将对账结果通报相关部门。9 油品盘点9.1 油库、营销、财务等部门每月末应进行盘点，参见7.2存货管理业务流程控制点5.1。10 分析与考核10.1 各级分公司每月进行经营活动分析，掌握市场和客户动态，总结直销和分销工作的得失，提出有针对性的营销策略，改进和完善客户服务的流程。绩效考核部门依据公司考核办法，对营销部门进行考核奖惩。四、 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 ERP系统运行及应用规范（试139、行） -2 关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财2006508号）-3 关于印发化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）和化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）的通知（石化股份法 2003 419号） -4.8燃料油销售业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.上报采购需求计划1.1经营风险：需求计划上报不合理、不及时，影响目标制定。1.1燃料油销售部门（客户经理）根据当地市场需求变化，编写月140、度燃料油需求计划。省（市）分公司燃料油经营部门汇总经分管副经理审批后，于每月15日前向油品销售事业部上报下一月度进口资源、石化资源和外部采购资源需求计划。省（市）分公司2月度需求计划2. 下达采购计划1.1经营风险：未按规定平衡下达采购计划，影响正常生产经营。2.1油品销售事业部汇总省（市）分公司的需求计划，综合平衡后编制下一月度进口、石化资源、外部采购计划，按规定权限审批后于每月28日前下达。油品销售事业部5月度采购计划3. 进口资源采购1.13.2经营风险：进口采购方案与实际不符或未经审批，影响正常经营。合规风险：代理协议不符合法律、法规规定。3.1油品销售事业部根据省（市）分公司上报的进141、口需求计划，结合国内、国际燃料油市场行情，制定燃料油进口采购方案，进口采购方案经分管副主任审批后,中国石化销售有限公司与联合石化签订进口采购委托代理协议，并签发重要工业品自动进口许可证明申请表。 油品销售事业部联合石化1进口采购方案进口采购委托代理协议重要工业品自动进口许可证明申请表1.13.2经营风险：未经审批办理许可证，造成损失。未按规定维护采购订单，不能实现系统控制。3.2联合石化根据油品销售事业部签发的重要工业品自动进口许可证明申请表，办理燃料油进口许可证。【ERP】省（市）分公司燃料油经营部门根据装船提单，在ERP系统中维护采购订单,及时创建内向交货单。联合石化；省（市）分公司2燃料142、油进口许可证装船提单1.11.32.1经营风险：进口资源异常问题处理不及时或违反规定，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。3.3如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情况，省（市）分公司燃料油经营部门应及时查明原因，分清责任，提出处理意见报分管经理审批后书面通知联合石化，同时抄报油品销售事业部。联合石化负责向外商索赔。省（市）分公司联合石化验收计量质检审批2索赔处理资料其他应收款3.4 进口燃料油期（纸）货保值业务参见10.1石油保值业务流程。省（市）分公司联合石化4.石化资源采购1.1经营风险:计划执行衔接与分析不及时，影响正常经营。未按规定维护订单，不能实现系统控制。4.1根143、据油品销售事业部下达的季度石化资源分配计划，省（市）分公司燃料油经营部门与炼化分（子）公司进行月度衔接，并将执行情况书面报分管副经理。【ERP】燃料油经营部门根据合同或发货通知单在ERP系统中维护采购订单。省（市）分公司2发运记录执行情况书面报告合同或发货通知单5. 外部资源采购1.11.22.1经营风险、财务风险：未按规定进行供应商信用等级评价，造成损失，影响财务报告。5.1省（市）分公司燃料油经营部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司信用管理领导小组（经理任组长）审批。省（市）分公司经办审核审批2供应商信用等级审批表应付账款预付款项1.1经营风险：未经审批作价，造144、成舞弊或损失。5.2根据油品销售事业部下达的外部采购计划，省（市）分公司燃料油经营部门建议采购价格，填写外部资源采购申请表，报分管副经理审批。省（市）分公司经办审核审批3外部资源采购申请表1.12.13.2经营风险、财务风险：合同未按规定签署，造成损失或纠纷，影响财务报告。未按规定维护采购合同和订单，不能实现系统控制。合规风险：合同不符合法律、法规。5.3省（市）分公司燃料油经营部门依据经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商订立采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。对示范合同145、文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。【ERP】燃料油经营部门在ERP系统中维护采购合同，根据采购合同创建采购订单。省（市）分公司3采购合同存货6. 验收入库1.1经营风险：未按规定收油计量或报批超耗，造成损失。6.1油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户账和商品运输损溢处理单（包量运输的无需填写商品运输损溢处理单），出具收油凭证。出现运输超损耗，按规定填写验收及复测记录，查清原因，提出处理意见，报省（市）分公司数质量管理部门批准后处理。省（市）分公司经办计量验收审批2收油凭证2.14.41.12.1经营风146、险、财务风险：未按规定办理入库，造成实际入库与合同约定的数质量不符或管理信息失真。6.2卸油前,油库工作人员核对货物的品种、数量等与收货通知单是否一致，做好油品的取样化验工作，出具质量验收报告。油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。【非ERP】验收后，仓库保管员凭收货通知单、质量验收报告、收油凭证办理入库，并签发入库单。入库单由经办人和复核人签字后，连同收货通知单、验收报告存档或送相关部门。收货通知单、入库单需连续编号。【ERP】验收后，仓库记账人员凭收货通知单、收油凭证，核对系统采购订单，按照收油凭证数据在系统中录入相关计量数据。省（市）分公司保管验收复核2收货通知单收油凭证入库147、单2.14.4存货1.1经营风险：进口资源未按规定商检，造成损失。6.3进口采购须由相关经营部门取得中国商检或SGS等权威商检机构出具的油品数质量检验报告。省（市）分公司2商检报告7.采购付款1.22.1资产安全风险、财务风险：未经审批办理对外付款，造成损失，影响财务报告。7.1货到付款：在油品采购确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单（或收货确认单）等凭据，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。进口采购根据中国石化销售有限公司发出的付款通知书，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。【ERP】财务部门根据发票核对价格、入库数量，并在ERP系统进行发票检验，并由148、不相容岗位人员对凭证进行稽核。省（市）分公司业务部门财务部门审批4付款审批单应付账款货币资金1.22.1资产安全风险、财务风险：未经信用评价及超权限办理预付款支付，导致资产损失，影响财务报告。7.2 预付款：除石化资源以外的其它油品采购原则上不允许预付货款，确实需要预付货款时，省（市）分公司燃料油经营部门根据供应商信用等级和采购合同填制预付款申请单，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。省（市）分公司业务部门财务部门审批4供应商信用等级预付款审批单预付款项货币资金8.市场细分1.2经营风险：市场策略和营销措施不合理，导致市场份额下降、经营效益流失。8.1省（市）分公司燃料油经营部门调查当地市场149、，了解、分析消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。省（市）分公司3年度市场分析报告9.确定销售目标1.1经营风险：计划未按规定分级下达，影响经营。9.1根据油品销售事业部下达的年（月）度经营目标，省（市）分公司燃料油经营部门制定年（月）度销售计划。年度计划报经理审批；月度计划经分管副经理批准后分解落实到各燃料油销售部门（客户经理）。省（市）分公司3年（月）度销售计划10.销售及客户管理1.12.13.2经营风险、财务风险：合同未按规定签署，导致损失，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律、法规规定。10.1 合同签订人按规定权限依照经150、法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。省（市）分公司3销售合同；营业收入1.1经营风险：未按规定建立和更新客户档案，导致管理信息失真。10.2各级燃料油经营部门应走访客户，了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报本部门负责人审批。【非ERP】燃料油销售部门（客户经理）建立客户档案管理岗位负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。【ERP】各级燃料油经营部门填写客户主数据维护表，经部门负责人审核确认后，由主数据维护员在系统中维护。省（市）分公司经办审核2151、客户档案客户主数据维护表11.信用核定和控制1.22.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失，影响财务报告。未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。11.1省（市）分公司信用管理领导小组负责制定相应的信用政策和信用总体规模。燃料油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】财务部门根据审批后的客户信用在ERP系统中维护信用主数据。省（市）分公司经办审核审批5客户信用审批表应收账款1.2经营风险：违规赊销，造成损失。11.2燃料油销售部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对152、超出信用规定的，报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。合同签订人应签订货款回笼责任书，并与绩效考核挂钩。省（市）分公司经办审核审批5客户信用审批表货款回笼责任书1.2资产安全风险：反馈不及时，造成货款不能及时收回。11.3 财务部门每月向相关部门反馈客户欠款情况。经营部门督促货款回笼，采取止损措施，并将月度清欠结果书面报分管副经理。省（市）分公司3月度清欠结果报告12制定价格策略1.12.1经营风险：未按规定定价，造成损失。未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。财务风险：交易不真实，影响财务报告。12.1 省（市）分公司燃料油经营部门结合市场实际情况，制定销售的最低限价，经153、部门负责人审核后报经理（价格领导小组）审批。燃料油销售部门（客户经理）按规定价格执行，超出规定价格的逐级上报审批。【ERP】财务部门（或经营管理部门）根据批准的价格文件，在ERP系统中维护价格主数据。省（市）分公司经办审核审批6价格文件价格审批记录 营业收入13开票与收款1.22.1经营风险、财务风险：未经复核擅自开票，造成损失，影响财务报告。13.1 现款销售：开票人员根据业务人员的销售单、财务收款凭据，复核无误后开具销售发票或提货通知单并加盖印章。省（市）分公司经办收款4销售发票销售单提货通知单财务收款凭据营业收入1.22.1资产安全风险、财务风险：未经审批擅自赊销，造成货款损失，影响财务154、报告。13.2 信用销售:业务经办人根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写开票通知单交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用范围，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】根据签订的销售合同，由经营部门开票人员在ERP系统建立标准销售订单，经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需报部门负责人，重新履行审批程序，或经批准后由省（市）分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。非定量订单按ERP系统运行及应用规范操作。省（市）分公司经办审批开票4销售合同信用解冻审批表到款通知单或155、赊销凭证销售发票提货通知单营业收入1.12.1经营风险、财务风险：未按规定核对收款，造成管理信息失真，影响财务报告。13.3各级燃料油经营部门每日终了对销售开单和回款情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，由财务部门核对。【ERP】各级燃料油经营部门每日检查、处理系统中未清的销售订单，核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量是否一致。省（市）分公司经办审核2销售发票收款票据营业收入货币资金14油库发货1.12.1经营风险、财务风险：油库发货错误，造成损失，影响财务报告。14.1 【非ERP】油库发货人员根据盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】油库发货验单人员156、接到客户提货通知单,在系统内验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户。省（市）分公司2提货通知单营业成本存货1.1经营风险、财务风险：代保管业务未按规定执行，造成损失，影响财务报告。14.2对于一次不能提完的油品，油库应建立客户代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管台账。按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。省（市）分公司保管开票2客户代保管台账（或ERP：未清交货清单）提货通知单出库单存货1.12.1经营风险、财务风险：核对发货与差异处理不及时，导致管理信息失真，影响财务报告。14.3 【非ERP】油库发货人员每157、日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对，检查库存是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。省（市）分公司保管记账2提货通知单出库单日发货报表营业成本15财务记账2.1财务风险：会计核算错误，导致财务信息失真。15.1 各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，由不相容岗位稽核。【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集158、成的销售凭证进行核对。省（市）分公司记账稽核3销售发票银行进账单营业收入2.1经营风险、财务风险：往来核对不及时，造成损失，影响财务报告。152省（市）分公司燃料油经营部门和财务部门每月与联合石化、炼化分（子）公司、外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。省（市）分公司4往来款对账记录应收账款16业务统计1.1经营风险：未按规定进行业务统计，导致管理信息失真。16.1燃料油销售部门（客户经理）每日核对购销发票和业务单据，并按照销售企业燃料油统计报表制度的要求，通过业务统计系统燃料油子系统逐级上报燃料油经营日报，及时反映每日商流和物流动态。省（市）分公司21.12.1经营风险、财务风险：对159、账及差异处理不及时，影响财务报告。16.2每月末各级财务部门、相关经营部门、油库对提货通知单、代保管台账和销售发票等进行对账，发现差异及时查找原因并在当月处理。省（市）分公司业务部门财务部门2对账记录差异处理记录营业收入营业成本17分析与考核1.1经营风险：分析不及时、不准确，导致管理信息失真。17.1省（市）分公司燃料油经营部门每月对市场情况、计划完成、进销存结构、吨油差价、费用构成等情况进行经营活动分析，总结经营工作得失，提出下一步经营策略和工作安排等；并于每月7日前（遇节假日顺延）将月度经营活动分析材料上报油品销售事业部。省（市）分公司2月度经营活动分析1.1经营风险：未按规定考核，降低160、业务管理控制效果。17.2省（市）分公司绩效考核部门根据绩效考核办法，对燃料油经营业务进行综合评价、业绩考核,并实施奖惩。省（市）分公司5绩效考核办法奖惩记录4.8燃料油销售业务流程一、业务目标1 经营目标1.1保证完成经营计划，扩大经营总量，提高市场占有率，获取最佳经营利润。1.2 资金收付及时，保证资金安全。1.3降低采购成本，保证采购产品的数量和质量。2财务目标2.1 核算规范，保证会计记录真实、准确、完整。3合规目标3.1 油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。3.2油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。二、业务风险1 经营风险1.1 对市场价格行情判断不准造161、成采购价格过高或销售收入减少。1.2客户不满意导致市场份额下降、经营效益流失。1.3购销信用管理未经授权或授权不当，导致货款损失或不能及时回笼。1.4 供应商单一，造成供应市场垄断，致使采购价格高于合理市场价格；供应商履约能力不足，造成采购合同无法按约履行，导致公司对外信誉受损。1.5运输代理选择不当，运输方案不合理，货物保险失效，造成货物灭失、损坏，导致货物无法正常交接或运杂费增加。1.6油品收付与单据不符，导致油品数量、质量、价格等差异，造成商业纠纷和经济损失。1.7 未经审核，变更示范合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1交易没有及时入账，期末发生截止性错误；虚假记录或162、财务记录不准确、不完整；未按规定进行账务处理，造成财务数据不实。3合规风险3.1 油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度,受到处罚。3.2油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1上报采购需求计划1.1燃料油销售部门（客户经理）根据当地市场需求变化，编写月度燃料油需求计划。省（市）分公司燃料油经营部门汇总经分管副经理审批后，于每月15日前向油品销售事业部上报下一月度进口资源、石化资源和外部采购资源需求计划。2 下达采购计划2.1 油品销售事业部汇总省（市）分公司的需求计划，综合平衡后编制下一月163、度进口、石化资源、外部采购计划，按规定权限审批后于每月28日前下达。3 进口资源采购3.1油品销售事业部根据省（市）分公司上报的进口需求计划，结合国内、国际燃料油市场行情，制定燃料油进口采购方案，进口采购方案经分管副主任审批后，中国石化销售有限公司与联合石化签订进口采购委托代理协议，并签发重要工业品自动进口许可证明申请表。3.2 联合石化根据油品销售事业部签发的重要工业品自动进口许可证明申请表，办理燃料油进口许可证。【ERP】省（市）分公司燃料油经营部门根据装船提单，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。 3.3 如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情况，省（市）分公司燃料油经164、营部门应及时查明原因，分清责任，提出处理意见报分管经理审批后书面通知联合石化，同时抄报油品销售事业部。联合石化负责向外商索赔。3.4 进口燃料油期（纸）货保值业务参见10.1石油保值业务流程。4石化资源采购4.1 根据油品销售事业部下达的季度石化资源分配计划，省（市）分公司燃料油经营部门与炼化分（子）公司进行月度衔接，并将执行情况书面报分管副经理。【ERP】燃料油经营部门根据合同或发货通知单，在ERP系统中维护采购订单。5 外部资源采购5.1 省（市）分公司燃料油经营部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司信用管理领导小组（经理任组长）审批。5.2 根据油品销售事业部下165、达的外部采购计划，省（市）分公司燃料油经营部门建议采购价格，填写外部资源采购申请表，报分管副经理审批。5.3 省（市）分公司燃料油经营部门依据经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商订立采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。【ERP】燃料油经营部门在ERP系统中维护采购合同，根据采购合同创建采购订单。6验收入库6.1 油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写166、油罐动态分户账和商品运输损溢处理单（包量运输的无需填写商品运输损溢处理单），出具收油凭证。出现运输超损耗，按规定填写验收及复测记录，查清原因，提出处理意见，报省(市)分公司数质量管理部门批准后处理。6.2 卸油前,油库工作人员核对货物的品种、数量等与收货通知单是否一致，做好油品的取样化验工作，出具质量验收报告。油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。【非ERP】验收后，仓库保管员凭验收报告、收油凭证办理入库，并签发入库单。入库单由经办人和复核人签字后，连同收货通知单、验收报告存档或送相关部门。收货通知单、入库单需连续编号。 【ERP】验收后，仓库记账人员凭收货通知单、收油凭证，核对系167、统采购订单，按照收油凭证数据在系统中录入相关计量数据。6.3 进口采购须由相关经营部门取得中国商检或SGS等权威商检机构出具的油品数质量检验报告。7采购付款7.1 货到付款：在油品采购确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单（或收货确认单）等凭据，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。进口采购根据中国石化销售有限公司发出的付款通知书，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。【ERP】财务部门根据发票核对价格、入库数量，并在ERP系统进行发票检验，并由不相容岗位人员对凭证进行稽核。7.2 预付款：除石化资源以外的其它油品采购原则上不允许预付货款，确实需要预付货款时，168、省（市）分公司燃料油经营部门根据供应商信用等级和采购合同填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。8市场细分8.1 省（市）分公司燃料油经营部门调查当地市场，了解、分析消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。省（市）分公司燃料油经营部门统一负责落实资源和直销大户的招投标；负责开拓和巩固本区域燃料油市场，增加燃料油销售业务。9 确定销售目标9.1 根据油品销售事业部下达的年（月）度经营目标，省（市）分公司燃料油经营部门制定年（月）度销售计划。年度计划报经理审批，月度计划经分管副经理批准后分解落实到各燃料油销售部门（客户经理169、）。10 销售及客户管理10.1 合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。10.2 各级燃料油经营部门应走访客户，了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报本部门负责人审批。【非ERP】燃料油销售部门（客户经理）建立客户档案管理岗位负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。 【ERP】各级燃料油经营部门填写区域市场客户主数据维护表，经部门负责人审核确认后，由主数据维护员在系统中维护客户主数据。11 信用核定和控制11.1 省（市）170、分公司信用管理领导小组负责制定相应的信用政策和信用总体规模。燃料油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】财务部门根据审批后的客户信用在ERP系统中维护信用主数据。11.2燃料油销售部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，报省(市)分公司信用管理领导小组审批。合同签订人应签订货款回笼责任书，并与绩效考核挂钩。11.3 财务部门每月向相关部门反馈客户欠款情况，经营部门督促货款回笼，采取止损措施，并将月度清欠结果书面报分管副经理。12 制定价格策略12.1 省（市）分公司171、燃料油经营部门结合市场实际情况，制定销售的最低限价，经部门负责人审核后报经理（价格领导小组）审批。燃料油销售部门（客户经理）按规定价格执行，超出规定价格的逐级上报审批。【ERP】财务部门（或经营管理部门）根据批准的价格文件，在ERP系统中维护价格主数据。13开票与收款13.1 现款销售：开票人员根据业务人员的销售单、财务收款凭据，复核无误后开具销售发票或提货通知单并加盖印章。13.2 信用销售:业务经办人根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写开票通知单交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用范围，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。 【ERP】根据签订的销售合同，172、由经营部门开票人员在ERP系统建立标准销售订单，经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需报部门负责人，重新履行审批程序，或经批准后由省（市）分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。非定量订单按ERP系统运行及应用规范操作。 13.3 各级燃料油经营部门每日终了对销售开单和回款情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，由财务部门核对。 【ERP】各级燃料油经营部门每日应检查、处理系统中未清的销售订单。核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量是否一致。14 油库发货14.1 【非ERP】油库发货人员根据盖有印章的173、提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。 【ERP】油库发货验单人员接到客户提货通知单，在系统内验证提单内容相符后，按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户提油。14.2对于一次不能提完的油品，油库应建立客户代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管台账。按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。14.3 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。 【ERP】油174、库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对，检查库存是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。15 财务记账15.1 各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，由不相容岗位稽核。【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售凭证进行核对。15.2 省（市）分公司燃料油经营部门和财务部门每月与联合石化、炼化分（子）公司、外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。16 业务统计16.1 燃料油销售部门（客户经理）每日核对购销发票和业务单据，并按照销售企业燃料油统计报表制度的要求，通过业务统计系统燃料油子系统逐级上175、报燃料油经营日报，及时反映每日商流和物流动态。16.2 每月末各级财务部门、相关经营部门、油库对提货通知单、代保管台账和销售发票等进行对账，发现差异及时查找原因并在当月处理。17分析与考核17.1 省（市）分公司燃料油经营部门每月对市场情况、计划完成、进销存结构、吨油差价、费用构成等情况进行经营活动分析，总结经营工作得失，提出下一步经营策略和工作安排等；并于每月7日前（遇节假日顺延）将月度经营活动分析材料上报油品销售事业部。17.2省（市）分公司绩效考核部门根据绩效考核办法，对燃料油经营业务进行综合评价、业绩考核，并实施奖惩。四、 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号176、 )1 关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财 2006 508号） -2 关于印发化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）的通知 （石化股份法 2003 419号） -3 关于印发销售企业燃料油进口业务流程的通知（石化股份销进2006279号） -4 关于印发化工集团公司销售企业燃料油统计报表制度的通知（石化股份销业二 2005280号） -5 ERP系统运行及应用规范（试行） -6 化工股份有限公司销售企业油品质量管理办法(2005版)(石化股份销质 2005273号)-2.14.47 关于印发化工股份有限公司应收款项管理实施细则的通知（石化股份财 200750177、6号）-4.9润滑油销售业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561上报市场需求1,11.2经营风险：需求计划不合理或未及时上报，影响经营决策。1.1地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求计划。省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门对地市公司需求计划以及除军工用油及区外市场外的其它客户需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度、下月度内部资源需求计划178、。省(市)分公司(区外销售公司)2需求计划2编制下达计划1,11.2经营风险：未按规定编制、下达计划，影响正常经营。2.1 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司年、月度内部销售计划及省（市）分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划，按规定权限审批后执行。对省（市）分公司（区外销售公司）的月度分解计划经分管副主任批准后下达，年度分解计划经主任批准后下达。油品销售事业部2年、月度经营计划年、月度内部资源采购计划3内部采购1,11.2经营风险：计划下达不合理或不及时，影响经营；未按规定维护采购订单，不能实现系统控制。3.1 省（市179、）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报销售事业部，由销售事业部与润滑油分公司进行衔接后，下发各省（市）分公司（区外销售公司）执行。【ERP】润滑油业务部门根据月度配置计划在ERP系统中维护采购订单，并根据发货通知单 ，及时创建内向交货单。省(市)分公司(区外销售公司)油品销售事业部2月度内部资源采购分品种计划1.2经营风险：未按规定签署协议或订单，影响经营。32 省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议或订单。【ERP】业务部门根180、据购销协议或订单，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。省(市)分公司(区外销售公司)2购销协议订单4外部采购1,11.21.31.42.1经营风险、财务风险：未按规定进行信用评价，导致舞弊或损失，影响财务报告。4.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理小组（经理任组长）审批；根据供应商信用、同等质量级别的内部资源采购价格和市场情况建议采购价格，填写外部采购申请表，按规定权限报批。省(市)分公司(区外销售公司)经办审核审批3外部采购申请表应付账款预付款项1.11.21.32.13.13.2181、经营风险、财务风险：合同未按规定签署造成纠纷或损失，影响财务报告。合规风险：违反法律、法规。4.2省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。【ERP】业务部门根据采购合同，在ERP系统中维护采购合同，参照采购合同创建采购订单，及时创建内向交货单。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核;进行实质性修改的,报法律事务部审核。省(市)分公司(区外销售公司)3采购合同存货5采182、购验收入库1.23.1经营风险：未按规定进行质量检验，影响正常交接。5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告（包装油检验合格证）。出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。省(市)分公司(区外销售公司)经办质检审批2油品质量检验报告（包装油检验合格证）1.22.1经营风险、财务风险：未按规定验收入库，造成实际入库与合同不符,影响财务报告。5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知183、单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。【ERP】油品计量验收后，仓库记账人员凭计量报告，核对内向交货单，按照计量报告数据在ERP系统中录入实收量，并打印系统生成的入库单。省(市)分公司(区外销售公司)保管计量复核2收货通知单计量报告入库单收货作业台账存货1.2经营风险：未按规定收油计量与处理超耗，导致货物无法正常交接或损失, 影响财务报告。5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户账 和油品运输超耗（溢余）通知单。出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司184、），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。省(市)分公司(区外销售公司)经办计量审批2油罐动态分户账油品运输超耗（溢余）通知单罐车验收及复测记录计量报告收货通知单6采购付款1.3经营风险：内部结算不符合规定，影响资金调度。6.1 内部结算：省（市）分公司（区外销售公司）从润滑油分公司采购的全部产品，须通过中国石化财务有限责任公司内部结算。省(市)分公司(区外销售公司)2三方结算协议1.32.1资产安全风险、财务风险：未按规定权限和程序办理外付款，造成损失，影响财务报告。6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按185、规定权限审批后，交由省（市）分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。【ERP】财务部门根据发票和入库单核对价格、入库数量，在ERP系统内进行发票校验后办理付款。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门3付款申请单采购合同入库验收单采购发票应付账款货币资金1.32.1资产安全风险、财务风险：未按规定权限和程序对办理外付款，造成损失，影响财务报告。6.3预付款：省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据供应商信用等级和采购合同，填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门4预付款申请单预付款项货币资金7落实经营计划1.11186、.2经营风险：未按规定下达销售计划，影响经营。7.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部年、月度经营计划，结合本地区实际情况制定月度销售计划，经分管副经理审批后下达，地市公司经营管理部门按计划分解落实到客户经理/门市部经理。省(市)分公司(区外销售公司)2月度销售计划1.11.2经营风险：未按规定分解落实销售计划，影响经营。7.2省（市）分公司（区外销售公司）各级零售管理部门根据油品销售事业部下达的年、月度加油站润滑油经营计划，结合各站实际情况制定月度润滑油销售计划，经部门负责人批准后，分解落实并下达到各加油站。省(市)分公司(区外销售公司)2月度加油站润滑油销售187、计划8销售及客户管理1.11.2经营风险：营销人员配备不合理、岗位职责不清影响正常经营。81各级润滑油经营管理部门依据不同的区域和销售对象设立客户经理/门市部（专卖店、超市、换油中心，下同）经理，客户经理/门市部经理负责开拓和维护区域内润滑油市场的营销业务。各级零售管理部门依据各加油站的情况，设立专职或兼职加油站润滑油经营人员，负责各加油站润滑油经营业务。省(市)分公司(区外销售公司)1岗位说明书或岗位责任制润滑油经营人员名单1.11.2经营风险：未按规定进行客户管理和市场分析，导致市场份额下降。未按规定维护客户主数据，不能实现系统控制。8.2地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意188、见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。【ERP】润滑油经营管理部门根据客户档案更新情况，填写区域市场客户主数据维护表，由部门负责人审核确认后，主数据维护员在ERP系统中进行维护。省(市)分公司(区外销售公司)3客户主数据申请表市场分析报告客户档案更新表1.32.13.2经营风险：合同未按规定签署，导致损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律、法规。8.3信用销售必须签订购销合同189、，长期客户可签订年度购销合同。地市公司客户经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2。省(市)分公司(区外销售公司)3购销合同应收账款9信用核定和控制1.32.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用控制，导致货款损失或不能及时回笼，影响财务报告。未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。9.1省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信190、用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】润滑油经营部门填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，财务部门在ERP系统中维护信用主数据。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门4信用政策和信用总体规模文件客户信用主数据申请表应收账款1.3资产安全风险：赊销业务不符合规定，导致货款损失或不能及时回笼。9.2各级润滑油经营管理部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。合同签订人应同时签191、订货款回笼责任书（单笔或汇总），并与绩效考核挂钩。省(市)分公司(区外销售公司)3信用审批单货款回笼责任书10价格制定1.12.1经营风险：未按规定定价造成效益流失。未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。财务风险：交易不真实，影响财务报告。10.1省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门结合市场制定本区域润滑油销售最低限价，经部门负责人审核，报经理（价格领导小组）审批后并报油品销售事业部。对于特殊用户，由省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门会同润滑油分公司直接报价。【ERP】根据批准的价格文件，财务部门在ERP系统中维护销售价格主数据。省(市)分公司(区外销售公司)经办192、审批4价格文件营业收入1.12.1经营风险：未按规定定价造成效益流失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。10.2地市公司客户经理/门市部经理执行规定价格，根据客户情况，低于最低限价销售的，须上报地市公司润滑油经营管理部门，由地市公司上报省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组审批。省(市)分公司(区外销售公司)经办审批4价格文件营业收入1.1经营风险：未按规定实施价格监控降低管理控制效果。10.3省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责对销售价格进行监控，每季度对价格的执行情况进行检查，形成书面记录，每月负责收集市场价格信息。相关资料上报油品销售事业部。省(市)分公司(区外销售193、公司)经办检查3检查记录市场价格信息11开票与收款1.32.1经营风险、财务风险：未按规定销售开单与收款,造成损失，影响财务报告。11.1 现款销售：【非ERP】各级润滑油营业部门开票人员，根据销售单、收款凭据，复核无误后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】营业部门根据客户需求和收款凭据，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门开票收款3销售发票提货通知单收款凭据营业收入1.32.1资产安全风险、财务风险：未经审批擅自赊销，造成损失,影响财务报告。11.2 信用销售：【非ERP】194、地市公司客户经理/门市部经理根据信用额度填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】销售部门开票人员在ERP系统建立销售订单。经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。省(市)分公司(区外销售公司)开票审核审批4销售合同信用解冻审批表到款通知单或赊销凭证销售发票提货通知单应收账款营业收入1.113经营风险、财务风险：未按规定组织配送与收款，造成损失，影响财务195、报告。11.3地市公司的送货上门业务，由客户经理/门市部经理填写送货收款审批单，经地市公司润滑油经营管理部门负责人审批同意后开具提货通知单或销售发票，组织安排运力给予配送。配送人员负责将所收油款当天内（最迟不超过下一个工作日）解缴银行，将银行回单及时送交地市公司财务部门。省(市)分公司(区外销售公司)财务部门业务部门开票收款审批3提货通知单销售发票进账单货币资金1.11.22.1经营风险、财务风险：未按规定代保管，造成损失或纠纷，影响财务报告。11.4代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日10天内提货。各级业务部门对于逾期未提的油品应计入代保管台账，并根据政府规定、市场情况、资源状况等确定是196、否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同业务部门每月检查客户代保管情况。省(市)分公司(区外销售公司)保管检查2代保管提货单代保管检查记录存货1.1经营风险：擅自更改销售订单，造成损失或舞弊。11.5各级润滑油营业部门开票人员如因操作失误或其它原因需要更改销售订单，必须由开票人员填制销售订单更改审批单，经部门负责人审批后方可更改，严禁开票人员自行更改。省(市)分公司(区外销售公司)开票审批2销售订单更改审批单12油库发货1.1经营风险：内部移库未经审核，影响正常经营。12.1地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部移库申请单，经该部门审核确认197、后统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。省(市)分公司(区外销售公司)1内部移库申请单1.1经营风险：内部移库未经审核，影响正常经营。12.2加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部门统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。省(市)分公司(区外销售公司)1月度进货申请表1.1经营风险：未按规定接卸验收，造成舞弊或损失。12.3 门市部与加油站的接卸验收工作由承运人员和验收人员共同负责，承运人员交货后将验收人员签字的发货单交润滑油经营管理部门汇总留存。省(市)分公司(区198、外销售公司)经办验收1发货单1.1经营风险：未按规定组织配送，造成损失。12.4地市公司配送业务，由客户经理填写运输申请单报地市公司润滑油经营管理部门，由部门调度人员根据申请单组织运输。交货后将客户签字的发货单交润滑油经营管理部门留存。省(市)分公司(区外销售公司)经办验收（客户）2发货单1.12.1经营风险、财务风险：油库发货错误，引致纠纷或影响正常经营和财务报告。12.5【非ERP】油库发货人员根据润滑油经营管理部门开具并盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】油库发货记账人员接到客户的销售代保管（分）提货单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相199、符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统里做发货过账处理，再打印油品出库单交客户提油。省(市)分公司(区外销售公司)开票保管2提货单营业成本存货1.1经营风险：出库油品与发货要求不符，造成纠纷或损失。12.6散装油灌装前，发货人员应检查罐车（油桶）的清洁度、是否专车（桶）专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。数质量部门定期检查油库发货计量的精确度。发货前发货人员应检查油品的品种、规格、数量、有无破损等，确保与发货要求无误。省(市)分公司(区外销售公司)2发货通知单1.12.1经营风险、财务风险：发货核对与差异处理不及时，影响财务报告和管理200、信息。12.7【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，交油库记账人员。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异及时查找原因并进行调整。同时编制商品进出库存台账，对商品的账存数和实存数进行及时登记，定期汇总与核对。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对。省(市)分公司(区外销售公司)保管记账2日发货报表代保管台账商品进出库存台账营业成本存货13财务记账2.1财务风险：会计核算错误，财务报告失真。13.1【非ERP】各级财务部门审核相关原始凭据,进行账201、务处理，会计凭证由不相容岗位人员稽核。【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售发票进行核对。省(市)分公司(区外销售公司)记账稽核3销售发票收款凭据货币资金营业收入2.1财务风险：往来核对不及时，影响财务报告。13.2省（市）分公司（区外销售公司）应每月与外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门2对账记录应收账款应付账款预收款项预付款项营业收入14库存盘点2.1财务风险：库存核对及差异处理不及时，造成账实不符。14.1【非ERP】润滑油经营管理部门记账人员每月与财务人员对账。油库每月末与业务、财务部门核对提货202、通知单、代保管台账和销售发票等，发现差异及时查找原因。省(市)分公司(区外销售公司)业务部门财务部门2月度对账记录营业收入营业成本2.1财务风险：未按规定盘点及损溢处理，造成账实不符。14.2地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点。库存数量及损溢分析报告经省（市）分公司润滑油经营管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢。省(市)分公司(区外销售公司)保管审核3月度盘点表损溢核销审批记录存货管理费用营业外支出2.1财务风险：未按规定盘点及损溢处理，造成账实不符。14.3地市公司零售管理部门每月末对加油站润滑油库存进行统一盘点。库存数量及损溢分析报告经省（市）分公司零售管理部203、门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢，并交省（市）分公司润滑油经营管理部门。省(市)分公司(区外销售公司)经办审核2月度盘点表损益核销审批记录存货管理费用营业外支出15分析与考核1.1经营风险：未按规定分析与考核，降低管理效果。15.1各级润滑油经营管理部门每月进行经营活动分析，掌握市场和客户动态，总结销售工作得失，提出有针对性的销售策略，改进和完善客户服务的流程。绩效考核部门依据考核办法奖惩。 省(市)分公司(区外销售公司)5经营活动分析材料考核资料4.9润滑油销售业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 获取最佳经营利润。1.2提高客户满意度，扩大市场份额。1.3保证资金安全，降低货款回204、笼风险。1.4 降低外部采购成本，保证质量。2 财务目标2.1 核算规范，保证会计记录真实、准确、完整。3 合规目标3.1 油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。3.2油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。二、业务风险1经营风险1.1随意降价导致收入减少。1.2 擅自提价导致市场份额丧失。1.3 客户不满意导致市场份额下降。1.4 购销信用未经授权或授权不当，导致货款损失或不能及时回笼。1.5库存过高,资金占用过大。1.6外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失、采购成本增加或商业纠纷。1.7对外采购油品数质量未达到合同标准，造成商业纠纷和经济损失。1.8油品出入库未205、经授权或授权不当，导致资产损失。1.9 未经审核,变更销售合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1 交易没有及时入账，期末发生截止性错误；虚假记录或财务记录不准确、不完整；未按规定进行账务处理造成财务数据不实。3合规风险3.1油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度，受到处罚。3.2油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1 上报市场需求1.1 地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求计划。省（市）分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门对地市公司需求计划206、以及除军工用油及区外市场外的其它客户需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度、下月度内部资源需求计划。2 编制下达计划2.1 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司年、月度内部销售计划及省(市)分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划，按规定权限审批后执行。对省（市）分公司（区外销售公司）的月度分解计划经分管副主任批准后下达，年度分解计划经主任批准后下达。3 内部采购3.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划207、细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报油品销售事业部，由油品销售事业部与润滑油分公司进行衔接后，下发各省（市）分公司（区外销售公司）执行。 【ERP】润滑油业务部门根据月度配置计划，在ERP系统中维护采购订单，并根据发货通知单，及时创建内向交货单。3.2 省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议或订单。 【ERP】业务部门根据购销协议或订单，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。4 外部采购4.1 省（市）分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公208、司）信用管理小组（经理任组长）审批；根据供应商信用、同等质量级别的内部资源采购价格和市场情况建议采购价格，填写外部采购申请表，按规定权限报批。4.2 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。【ERP】业务部门根据采购合同，在ERP系统中维护采购合同，参照采购合同创建采购订单，及时创建内向交货单。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审209、核。5 采购验收入库 油库工作人员核对润滑油的品种、数量和内容是否与收货通知单一致，做好收货及后续工作。5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告（包装油检验合格证）。出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。【ERP】油品计量验收后，仓库记账人员凭计量报告，核对系统内210、向交货单，按照计量报告数据在ERP系统中录入实收量，并打印系统生成的入库单。5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户账 和油品运输超耗（溢余）通知单。出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报省(市)分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。6 采购付款6.1 内部结算：省（市）分公司（区外销售公司）从润滑油分公司采购的全部产品，须通过中国石化财务有限责任公司内部结算。6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规211、定权限审批后，交由省(市)分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。 【ERP】财务部门根据发票和入库单核对价格、入库数量，并在ERP系统内进行发票校验后办理付款。6.3 预付款：省(市)分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据供应商信用等级和采购合同，填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。7 落实经营计划7.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部年、月度经营计划，结合本地区实际情况制定月度销售计划，经分管副经理审批后下达，地市公司经营管理部门按计划分解落实到客户经理/门市部经理。7.2 省（市）分公司（区外销售公司）各级零售管理部门根据油212、品销售事业部下达的年、月度加油站润滑油经营计划，结合各站实际情况制定月度润滑油销售计划，经部门负责人批准后，分解落实并下达到各加油站。8 销售及客户管理8.1 各级润滑油经营管理部门依据不同的区域和销售对象设立客户经理/门市部（专卖店、超市、换油中心，下同）经理，客户经理/门市部经理负责开拓和维护区域内润滑油市场的营销业务。各级零售管理部门依据各加油站的情况，设立专职或兼职加油站润滑油经营人员，负责各加油站润滑油经营业务。8.2地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行213、调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。 【ERP】润滑油经营管理部门根据客户档案更新情况，填写区域市场客户主数据维护表，由部门负责人审核确认后，主数据维护员在ERP系统中进行维护。8.3 信用销售必须签订购销合同，长期客户可签订年度购销合同。地市公司客户经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2214、。9 信用核定和控制9.1 省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】润滑油经营部门填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，财务部门在ERP系统中维护信用主数据。9.2各级润滑油经营管理部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。合同签订人应同时签订货款回笼责任书（单笔或汇总），并与绩效考核挂钩。10 价格制定215、10.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门结合市场制定本区域润滑油销售最低限价，经部门负责人审核，报经理（价格领导小组）审批后并报油品销售事业部。对于特殊用户，由省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门会同润滑油分公司直接报价。【ERP】根据批准的价格文件，财务部门在ERP系统中维护销售价格主数据。10.2地市公司客户经理/门市部经理执行规定价格，根据客户情况，低于最低限价销售的，须上报地市公司润滑油经营管理部门，由地市公司上报省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组审批。10.3 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责对销售价格进行监控，每季度对价格的216、执行情况进行检查，形成书面记录，每月负责收集市场价格信息。相关资料上报油品销售事业部。11 开票与收款11.1 现款销售：【非ERP】各级润滑油营业部门开票人员，根据销售单、收款凭据，复核无误后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】营业部门根据客户需求和收款凭据，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。11.2 信用销售：【非ERP】地市公司客户经理/门市部经理根据信用额度填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】销售部门开票人员在ERP217、系统建立销售订单。经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。11.3 地市公司的送货上门业务，由客户经理/门市部经理填写送货收款审批单，经地市公司润滑油经营管理部门负责人审批同意后开具提货通知单或销售发票，组织安排运力给予配送。配送人员负责将所收油款当天内（最迟不超过下一个工作日）解缴银行，将银行回单及时送交地市公司财务部门。11.4 代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日10天内提货。各级业务部门对于逾期未提的油品应计入代保管台账，并根据政218、府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同业务部门每月检查客户代保管情况。11.5 各级滑油营业部门开票人员如因操作失误或其它原因需要更改销售订单，必须由开票人员填制销售订单更改审批单，经部门负责人审批后方可更改，严禁开票人员自行更改。12 油库发货12.1地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部移库申请单，经该部门审核确认后统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。12.2 加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部219、门统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。12.3 门市部与加油站的接卸验收工作由承运人员和验收人员共同负责，承运人员交货后将验收人员签字的送货单交润滑油经营管理部门汇总留存。12.4 地市公司配送业务，由客户经理填写运输申请单报地市公司润滑油经营管理部门，由部门调度人员根据申请单组织运输。交货后将客户签字的发货单交地市公司润滑油经营管理部门留存。12.5【非ERP】油库发货人员根据润滑油经营管理部门开具并盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】油库发货记账人员接到客户的销售代保管（分）提货单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提220、单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统里做发货过账处理，再打印油品出库单交客户提油。12.6散装油油品灌装前，发货人员应检查罐车（油桶）的清洁度、是否专车（桶）专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。数质量部门定期检查油库发货计量的精确度。发货前发货人员应检查油品的品种、规格、数量、有无破损等，确保与发货要求无误。12.7 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，交油库记账人员。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异及时查找原因并进行调221、整。同时编制商品进出库存台账，对商品的账存数和实存数进行及时登记，定期汇总与核对。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对。13 财务记账13.1 【非ERP】各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，会计凭证由不相容岗位人员稽核。【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售凭证进行核对。13.2 省（市）分公司（区外销售公司）应每月与外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。14 库存盘点14.1 【非ERP】各级润滑油经营管理部门记账人员每月与财务人员对账。油库每月末与业务、财务部门核对提货通知单、代保222、管台账和销售发票等，发现差异及时查找原因。14.2 地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点，库存数量及损溢分析报告经省(市)分公司润滑油经营管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢。14.3 地市公司零售管理部门每月末对加油站润滑油库存进行统一盘点，库存数量及损溢分析报告经省（市）分公司零售管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢，并交省（市）分公司润滑油经营管理部门。15 分析与考核15.1 各级润滑油经营管理部门每月进行经营活动分析，掌握市场和客户动态，总结销售工作的得失，提出有针对性的销售策略，改进和完善客户服务的流程。绩效考核部门依据考核办法奖惩。 四、 相关223、制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财 2006 508号）2 关于印发化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）的通知 （石化股份法 2003 419号）3 关于印发销售企业润滑油经营管理办法（试行）的通知（石化股份销业二2004488号）4 关于印发销售企业润滑油对外采购资源管理办法的通知（石化股份销业二2005244号）5 关于颁发化工股份有限公司销售企业油品质量管理办法（2005版）等四项管理制度的通知（石化股份销质2005273号） 6 关于实行长城润滑油统一零售价格的通知（石化股份销业二20224、0695号） 7 ERP系统运行及应用规范（试行） 8 关于印发化工股份有限公司应收款项管理实施细则的通知（石化股份财 2007506号）-4.10加油卡管理业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露;6准确性1234561. 卡片管理1.1经营风险：未按规定建立卡片台账，造成管理信息失真，加油卡密钥丢失，造成损失。1.1油品销售事业部设立制卡中心，由市场信息处、零售管理处负责管理，对省（市）分公司卡片管理工作实施监督。依据中国石化加油卡密钥管理系统225、章程，加强对加油卡密钥系统的安全管理，防范加油卡业务风险。各级零售管理部门依据中国石化加油卡卡片管理办法，对卡片订购、制卡、入库、领用以及黑卡、坏卡处理等进行记录。油品销售事业部分分（子）公司经办审核3卡片管理台账；1.11.2经营风险：售卡网点未及时上报所需卡片数量，影响经营。1.2售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户卡数量，结合本网点的实际情况做好用户卡的领用、保管和对外销售工作。分（子）公司经办保管稽核31.11.4经营风险：内部卡使用不规范，造成损失。1.3加油站对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡、维修卡、验泵卡的保管、使用，要有相关书面记录。员工卡交接要建226、立规范的交接手续，由交接双方签字确认。验泵卡和维修卡由公司零管部门指定的管理人员保管，不得随意挪做它用。分（子）公司经办保管3内部卡使用记录；员工卡交接手续1.1经营风险：未及时核对和处理差异,造成管理信息失真。1.4对卡片领、发、存、回收、上缴的台账要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对，如库存不符及时查明原因。提出处理意见报省（市）分公司零售管理部门。分（子）公司记账稽核3卡片库存盘点和核对记录2. 售卡（充值）网点的设立1.21.31.4经营风险：网点设立未按规定审批，造成损失。2.1地市公司零管部门根据售卡（充值）网点设立原227、则提出建议,上报省（市）分公司零管、信息部门审批。分（子）公司经办审批2售卡（充值）网点审批表3. 售卡充值1.21.42.1经营风险：开户审核不严，造成损失或管理信息不完整。财务风险：交易不真实，影响财务报告。3.1发卡网点营业员应按照加油卡章程审核用户开户有效证件及中国石化加油卡业务申请表，并在各张表单上签名（盖章）后办理收款充值手续。分（子）公司3中国石化加油卡业务申请表货币资金预收款项1.21.4经营风险：密码未妥善保管或空充值，造成损失。3.2售卡（充值）网点人员应使用本人的员工编号和口令登录系统，充值时，先收款后充值，不允许空充值。用户以支票充值的，售卡（充值）网点人员应先给用户开228、具支票收据，待支票确认生效后才能充值。分（子）公司31.42.2经营风险、财务风险：未及时将日报表与系统核对，造成损失，影响财务报告。3.3售卡（充值）网点应对当天收到的充值款额（含工本费及手续费）与加油卡管理系统中显示的充值额以及打印的加油卡预收款日报表、发卡网点业务日报表中的相关数字进行核对，核对不一致的必须查明原因，原因不明的必须当天逐级上报省市公司相关部门予以解决。分（子）公司经办稽核5加油卡预收款日报表；发卡网点业务日报表货币资金预收款项1.42.2资产安全风险、财务风险：预收款未及时缴存，造成损失，影响财务报告。3.4城区及有条件的非城区售卡（充值）网点应及时将充值营业款投入保险柜229、并每日缴存银行。银行收款凭据随加油卡预收款日报表及发卡网点业务日报表由财务人员复核后进行账务处理。偏远的网点必须每三天将充值营业款上缴银行。财务人员定期抽查售卡（充值）网点，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资金及时足额上缴。分（子）公司经办稽核5缴款记录；抽查记录 货币资金预收款项1.21.42.13.2经营风险、合规风险：未按规定办理加油卡清户退款手续，造成损失，或导致违规套取现金。财务风险：交易不真实，影响财务报告。3.5加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理账务清算手续，个人用户清户时需230、出具身份证件并留存复印件，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。分（子）公司4清户退款记录货币资金预收款项4. 加油卡加油1.32.2经营风险、财务风险：未按规定核对，造成损失，影响财务报告。4.1加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，记账人员签字监交。分（子）公司经办稽核4交接班记录营业成本存货1.42.2经营风险、财务风险：未按规定编报、审核日报表，造成管理信息失真231、，影响财务报告。4.2 加油站每日编制销售日报表、付油日报表及打印管控系统的IC卡销售日报副表，经上级零管部门审核后及时上报财务部门复核进行账务处理，参见4.6成品油零售业务流程控制点8.2。分（子）公司经办稽核5销售日报表、付油日报表、IC卡销售日报副表营业收入货币资金1.1经营风险：未及时上传数据及处理差异造成管理信息失真。4.3 加油站每日按时上传加油卡付油记录数据，保证省（市）分公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及时维护，并填写加油卡付油差异表及时上报零管部门。分（子）公司6加油卡付油差异表；5. 财务核对2.12.2财务风险：未按规定核232、对或入账不及时，影响财务报告。5.1 售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售卡（充值）网点负责人核实签字的加油卡预收款日报表及银行回单进行售卡充值款审核并及时入账，相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。分（子）公司经办审核3加油卡预收款日报表货币资金预收款项2.12.2财务风险：未按规定核对或入账不及时，影响财务报告。5.2加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站编制的加油站销售日报表、加油站付油日报表和管控系统打印的IC卡销售日报副表，与管控系统内数据进行审核（如有差异由零售管理部门查明原因）和账务处理。相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。分（子）公司经办审核233、3加油站销售日报表；加油站付油日报表；加油卡销售日报副表营业收入货币资金1.11.42.2经营风险、财务风险：未及时处理系统故障，造成损失，影响财务报告。5.3加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生错误交易时,信息部门系统运维人员及时分析产生错误的原因，对错误交易记录进行跟踪处理，建立加油卡系统交易数据错误记录台账，及时归集加油卡错误交易记录。对确实无法更正处理的错误记录，由信息、财务、零售三个部门确认，经经理签字报油品销售事业部批准后处理。油品销售事业部分（子）公司信息部门零售部门财务部门5加油卡系统交易数据错误记录台账营业收入2.2财务风险：未及时核对，造成财务信息失真。5.4内部核234、对。月度终了，各级财务部门应对财务账面加油卡业务充值额及付油额分别与加油卡管理系统数据进行核对，发现不一致应会同零管、信息部门查明原因，提出处理意见报分管副经理和总会计师。分（子）公司记账稽核5差异分析表营业收入6. 调价操作1.43.1经营风险、合规风险：未按规定调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。6.1所有IC卡加油站，在接到上级分公司调价通知后，在规定时间点对所有加油机做下班、上班操作，手工抄好加油机累计数，并做一次日常数据传输。分（子）公司3销售日报表7. 异地结算2.1财务风险：未按规定办理异地结算，影响财务报告。7.1加油卡异地加油，由油品销售事业部统一发起异地结算，每月向235、各省（市）分公司下发上月的结算报表和仲裁调整表作为依据进行线外财务结算。油品销售事业部分（子）公司6结算报表；仲裁调整表应收账款8. 监督检查1.11.4经营风险：对系统监控不到位，造成损失。8.1信息部门每日对系统数据进行监控，对未上传数据情况、数据异变情况、卡账卡钱包匹配情况以及系统账与财务账的匹配情况做出分析汇总记录，并交给零售、财务部门。分（子）公司信息部门零售部门财务部门4运行监控分析记录1.11.4经营风险：未及时分析系统存在问题，造成损失。8.2零管部门会同信息部门和财务部门定期分析加油卡系统、业务运行中存在的各种问题，并提出处理意见。 分（子）公司信息部门零售部门财务部门4分析236、材料9. 运行维护1.1经营风险：故障未及时处理，造成损失。9.1加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制。遇到问题做到及时上报，对故障维护情况要有记录，相关签字和手续要齐全。分（子）公司4故障上报记录1.1经营风险：对系统监控不到位，影响系统正常运行。9.2信息部门每月对系统故障原因进行分析总结，并对常见的故障制订相应的预案。分（子）公司4故障分析材料；应急预案1.1经营风险：未按规定签署合同，影响系统运维。9.3省（市）分公司在与当地集成商签署涉及加油卡系统有关运行维护方面的合同时，需经油品销售事业部审批后方可实行。分（子）公司5运行维护合同及批复10. 系统培训1.1经营风险：未及时进行培237、训，导致操作人员技能不足。10.1省（市）分公司按照加油卡工程培训大纲对加油卡系统运维和应用人员适时培训，在系统升级时必须及时将有关升级信息传递到相关人员，确保其准确操作加油卡系统。分（子）公司5培训计划和记录4.10加油卡管理业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 保证加油卡系统正常运行。1.2 稳定和扩大客户群。1.3 提升加油卡充值和消费量。1.4 保证资金结算流程顺畅和资金安全。2 财务目标2.1 核算规范，确保销售收入及预收账款的真实、准确、完整。2.2 保证加油卡系统的各项数据与财务数据的一致性。3 合规目标3.1 符合国家税收、金融及物价政策有关规定及股份公司内部规章制度要求。238、3.2 防止其他单位利用加油卡为个人套取现金。二、 业务风险1 经营风险1.1 加油卡系统各类故障引起客户投诉和纠纷，影响股份公司声誉。1.2 加油卡客户群流失。1.3 加油卡系统各类故障导致扣款额与实际付油量不符，以及清户、挂失换卡时多退款给客户，造成资金损失。1.4 缴存公司银行账户的现金充值额少于客户实际支付充值额，造成资金损失。2 财务风险2.1 多记或少记预收账款和收入。2.2 加油卡系统各类故障以及数据上传得不到保证而导致卡账与卡钱包不匹配，造成财务数据不实和资金损失。3 合规风险3.1 违反税收、金融及物价管理法规及股份公司内部规章制度要求，受到处罚。3.2 利用加油卡为个人套取239、现金，损害股份公司形象。三、 业务流程步骤与控制点1 卡片管理1.1 油品销售事业部设立制卡中心，由市场信息处、零售管理处负责管理,对省（市）分公司卡片管理工作实施监督。依据中国石化加油卡密钥管理系统章程，加强对加油卡密钥系统的安全管理，防范加油卡业务风险。各级零售管理部门依据中国石化加油卡卡片管理办法，对卡片订购、制卡、入库、领用以及黑卡、坏卡处理等进行记录。1.2 售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户卡数量，结合本网点的实际情况做好用户卡的领用、保管和对外销售工作。1.3 加油站对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡、维修卡、验泵卡的保管、使用，要有相关书面记录。员240、工卡交接要建立规范的交接手续，由交接双方签字确认。验泵卡和维修卡由公司零管部门指定的管理人员保管，不得随意挪做它用。1.4 对卡片领、发、存、回收、上缴的台账要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对，如库存不符及时查明原因。提出处理意见报省（市）分公司零售管理部门。2 售卡（充值）网点的设立2.1 地市公司零管部门根据售卡（充值）网点设立原则提出建议,上报省（市）分公司零管、信息部门审批。3 售卡充值3.1 发卡网点营业员应按照加油卡章程审核用户开户有效证件及中国石化加油卡业务申请表，并在各张表单上签名（盖章）后办理收款充值手续。3.241、2 售卡（充值）网点人员应使用本人的员工编号和口令登录系统，充值时，先收款后充值，不允许空充值。用户以支票充值的，售卡（充值）网点人员应先给用户开具支票收据，待支票确认生效后才能充值。3.3 售卡（充值）网点应对当天收到的充值款额（含工本费及手续费）与加油卡管理系统中显示的充值额以及打印的加油卡预收款日报表、发卡网点业务日报表中的相关数字进行核对，核对不一致的必须查明原因，原因不明的必须当天逐级上报省市公司相关部门予以解决。3.4 城区及有条件的非城区售卡（充值）网点应及时将充值营业款投入保险柜并每日缴存银行。银行收款凭据随加油卡预收款日报表及发卡网点业务日报表由财务人员复核后进行账务处理。偏242、远的网点必须每三天将充值营业款上缴银行。财务人员定期抽查售卡（充值）网点，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资金及时足额上缴。3.5 加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理账务清算手续，个人用户清户时需出具身份证件并留存复印件，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。4 加油卡加油4.1 加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示243、的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，记账人员签字监交。4.2 加油站每日编制销售日报表、付油日报表及打印管控系统的IC卡销售日报副表，经上级零管部门审核后及时上报财务部门复核进行账务处理，参见4.6成品油零售业务流程控制点8.2。4.3 加油站每日按时上传加油卡付油记录数据，保证省（市）分公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及时维护，并填写加油卡付油差异表及时上报零管部门。5 财务核对5.1 售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售卡（充值）网点负责人核实签字的加油卡预收款日报表及银行回单进行售卡充值款审核并及时入244、账，相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。5.2 加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站编制的加油站销售日报表、加油站付油日报表和管控系统打印的IC卡销售日报副表，与管控系统内数据进行审核（如有差异由零售管理部门查明原因）和账务处理。相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。5.3 加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生错误交易时，信息部门系统运维人员及时分析产生错误的原因，对错误交易记录进行跟踪处理，建立加油卡系统交易数据错误记录台账，及时归集加油卡错误交易记录。对确实无法更正处理的错误记录，由信息、财务、零售三个部门确认，经经理签字报油品销售事业部批准后处理。5.4 内部核245、对。月度终了，各级财务部门应对财务账面加油卡业务充值额及付油额分别与加油卡管理系统数据进行核对，发现不一致应会同零管、信息部门查明原因，提出处理意见报分管副经理和总会计师。6 调价操作6.1 所有IC卡加油站，在接到上级分公司调价通知后，在规定时间点对所有加油机做下班、上班操作，手工抄好加油机累计数，并做一次日常数据传输。7 异地结算7.1 加油卡异地加油，由油品销售事业部统一发起异地结算，每月向各省（市）分公司下发上月的结算报表和仲裁调整表作为依据进行线外财务结算。8 监督检查 信息部门及零管部门负责通过加油卡系统对售卡（充值）网点和加油卡付油油站的班结日结操作进行日常检查，信息部门提供各油246、站班结日结情况统计信息给零管部门，零管部门具体负责管理督促，并对加油站数据上传情况进行监控。各级财务部门对加油站、发卡网点每日的账款及时上缴情况进行监督。 8.1 信息部门每日对系统数据进行监控，对未上传数据情况、数据异变情况、卡账卡钱包匹配情况以及系统账与财务账的匹配情况做出分析汇总记录，并交给零售、财务部门。8.2 零管部门会同信息部门和财务部门定期分析加油卡系统、业务运行中存在的各种问题，并提出处理意见。9 运行维护9.1 加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制。遇到问题做到及时上报，对故障维护情况要有记录，相关签字和手续要齐全。9.2 信息部门每月对系统故障原因进行分析总结，并对常见的247、故障制订相应的预案。9.3 省（市）分公司在与当地集成商签署涉及加油卡系统有关运行维护方面的合同时，需经油品销售事业部审批后方可实行。10 系统培训10.1 省（市）分公司按照加油卡工程培训大纲对加油卡系统运维和应用人员适时培训，在系统升级时必须及时将有关升级信息传递到相关人员，确保其准确操作加油卡系统。四、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 ）1 关于印发中国石化加油卡系统营运管理制度汇编（2005版）的通知（石化股份销办2005143号） -4.11 成品油出口业务流程 一、 业务目标1经营目标1.1 扩大中国石化产品的国际市场占有率。1.2 提高整体经营效益。248、1.3 规范出口业务，规避经营风险。1.4及时收汇，保证资金安全收回。2财务目标2.1 确保核算真实、准确、完整。3合规目标3.1 符合国家有关外贸、海关、外汇管理等法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1 经营风险1.1 缺乏长期稳定出口策略和对国际市场的研究，不当定价或停止出口导致国际市场份额丢失。1.2 未能在船只到港之前将许可证及单证及时交给分（子）公司，导致报关、报检及出口延期。1.3 未经审核，变更合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的交易损失。 成品油出口，是指中国石化汽油、柴油、煤油和化工轻油，由联合石化代理出口。1.4 出口产品存在品质、规格及相关测试方法与国际标准不249、统一等问题，导致索赔等纠纷。1.5 单据制作错误或未能及时交单，导致对方拒付货款。1.6 未能审慎评估外商资信，导致货款回收风险。1.7 未能对出口货物及时、准确地投保无法索赔，或货物出险后没有及时索赔，造成损失。2 财务风险2.1 账务处理不正确或对账不及时，导致财务数据不真实。3 合规风险3.1 违反国家有关外贸、海关、外汇管理等法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失或受到处罚。三、业务流程步骤及控制点1出口计划1.1生产经营管理部会同相关事业部，制定产品出口计划，按规定权限审批后下达。中国国际石油化工联合有限责任公司（简称联合石化）根据生产经营管理部下达的月度产品出口计划，与分（子）250、公司对接。分（子）公司须按出口计划生产落实货源。联合石化须按出口计划完成出口销售。2 合同签订2.1 产品出口由联合石化统一对外报价和谈判。联合石化与分（子）公司签订出口代理协议，与交易对手名单内的境外客户签订出口销售合同。出口销售合同中的价格、支付方式等主要条款，由分（子）公司相关业务部门确认。3 出口产品交付和出运3.1 各分（子）公司按照出口代理协议，在约定的时间内组织好合格出口产品，并运抵指定地点。3.2 联合石化相关业务部门组织对出口产品检验，安排租船订舱，货物保险，领取核销单，办理货物出口报关出运。4 出口收汇 4.1 在采用信用证或托收结算方式的情况下，联合石化按照信用证或出口销251、售合同的相关规定制作收汇单据，财务部门及时将单据送达银行办理议付或托收手续。 在采用汇付结算方式的情况下，联合石化相关业务部门按出口销售合同相关规定制作相应的出口收汇单据，并将全套单据通过安全途径及时送达客户。4.2 单据提交后，对于超过期限仍未收回的货款，由联合石化相关业务部门催收，并按照双方签订的代理协议分担责任。5 外汇核销5.1 联合石化财务部门在规定时间内办理相关外汇核销手续。6 货款结算及账务处理6.1 联合石化财务部门在收到外汇款项后，在10个工作日内向分（子）公司支付货款。6.2 联合石化与分（子）公司财务人员对相关原始凭据审核后，按照股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证252、须由不相容岗位人员稽核。6.3 联合石化与分（子）公司财务部门至少每月核对账务，发现差异，双方应查明原因，及时处理，做好对账记录。7 售后服务与客户管理7.1 对客户提出的投诉和索赔，由联合石化会同分（子）公司及时处理，采取相应的措施，并按出口代理协议落实责任。 各分（子）公司负责解决出口产品质量问题，承担相应责任。7.2 联合石化对客户进行信用评价，建立客户管理体系。四、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1关于印发化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财 2006 508号）-2 跟单信用证统一惯例（国际商会第600号） -9.253 关于印发253、化工股份有限公司应收款项管理实施细则的通知（石化股份财 2007 506号） -1.6.44 关于印发化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）和化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）的通知（石化股份法2003419号） -1.12.14.11成品油出口业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561出口计划1.11.21.3经营风险：缺乏长期稳定出口策略和对国际市场的研究，未及时下达和对接产品出口计划，导致货源未落实，影响生产经营254、。1.1生产经营管理部会同相关事业部，制定产品出口计划，按规定权限审批后下达。中国国际石油化工联合有限责任公司（简称联合石化）根据生产经营管理部下达的月度产品出口计划，与分（子）公司对接。分（子）公司须按出口计划生产落实货源。联合石化须按出口计划完成出口销售。生产经营管理部联合石化分（子）公司8产品出口计划2.合同签订1.21.32.13.1经营风险：合同未按规定签署，造成损失。财务风险；交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同违反国家有关外贸、海关、外汇管理等法律法规。2.1产品出口由联合石化统一对外报价和谈判。联合石化与分（子）公司签订出口代理协议，与交易对手名单内的境外客户签订出口销售合255、同。出口销售合同中的价格、支付方式等主要条款，由分（子）公司相关业务部门确认。联合石化分（子）公司15出口代理协议出口合同营业收入销售费用应收账款3.出口产品交付和出运1.3经营风险：未按约定组织产品，导致损失。3.1各分（子）公司按照出口代理协议，在约定的时间内组织好合格出口产品，并运抵指定地点。分（子）公司6发货通知单出口代理协议1.31.7经营风险：未按规定办理产品出运，导致损失。3.2联合石化相关业务部门组织对出口产品检验，安排租船订舱，货物保险，领取核销单，办理货物出口报关出运。联合石化6品质检验单报关单证签收单9.254.出口收汇 1.42.1经营风险、财务风险：未按规定办理结算，256、导致损失，影响财务报告。4.1在采用信用证或托收结算方式的情况下，联合石化按照信用证或出口销售合同的相关规定制作收汇单据，财务部门及时将单据送达银行办理议付或托收手续。在采用汇付结算方式的情况下，联合石化相关业务部门按出口销售合同的相关规定制作相应的出口收汇单据，并将全套单据通过安全途径及时送达客户。联合石化业务部门财务部门10收汇水单9.25货币资金1.4经营风险：未及时催收货款，导致损失。4.2 单据提交后，对于超过期限仍未收回的货款，由联合石化相关业务部门催收，并按照双方签订的代理协议分担责任。联合石化7账龄分析表跟踪货款记录及货款、收汇损失的处理记录5.外汇核销1.33.1经营风险、合257、规风险：未及时办理核销手续，违反国家有关外贸、海关、外汇管理等法律、法规，导致损失。5.1 联合石化财务部门在规定时间内办理外汇核销手续。联合石化15外汇核销手续6.货款结算及账务处理1.2经营风险：未及时转付货款，影响生产经营。6.1联合石化财务部门在收到外汇款项后，在10个工作日内向分（子）公司支付货款。联合石化业务部门财务部门7付款凭证2.1财务风险：会计核算有误，影响财务报告。6.2联合石化与分（子）公司财务人员对相关原始凭据审核后，按照股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证须由不相容岗位人员稽核。联合石化分（子）公司记账稽核7营业收入销售费用应收账款2.1财务风险：未按规定对账及258、处理差异，影响财务报告。6.3联合石化与分（子）公司财务部门至少每月核对账务，发现差异，双方应查明原因，及时处理，做好对账记录。联合石化分（子）公司8对账记录应收账款7.售后服务与客户管理1.3经营风险：未及时处理投诉和索赔，造成损失。7.1对客户提出的投诉和索赔，由联合石化会同分（子）公司及时处理，采取相应的措施，并按出口代理协议落实责任。各分（子）公司负责解决出口产品质量问题，承担相应责任。联合石化分（子）公司4客户投诉和索赔处理记录 1.32.1经营风险：未建立客户管理体系，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。7.2联合石化对客户进行信用评价，建立客户管理体系。联合石化7客户信用评估记录应收账款