1、公司办公与行政事务处理程序与管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录1.总则2.适用范围3.行政办公纪律管理规定4.办公物品管理规定5.印章使用管理规定6.公文处理程序规定7.公司档案保管制度规定8.业务招待管理规定9.会议安排规定10.其他事项的管理11.附则办公行政管理制度1 总则 为实现公司办公行政工作的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确业务程序，提高工作效率，保障和促进各项业务的发展，制定本制度。2 适用范围本制度适用于公司总部。公司控股子公司可参照执行，或根据本制度的原则规定制订本公司2、的管理制度。3 行政办公纪律管理规定3.1 公司员工应经常组织学习理解国家的法律和政策、自觉遵守公司的规章制度，关心公司的经营管理和效益，学习经济及管理知识，提高自身的工作能力，树立公司良好的形象。3.2 公司员工应服从领导听指挥，全面优质完成本职工作和领导交办的各项任务。3.3 公司员工上班时需坚守工作岗位，不得窜岗，上班时间不能看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。3.4 公司员工应做到上班不迟到、不早退，在工作时间不办私事，不饮酒，不私拿或损害公物，不做有损团结的事，不因私事占用电话，不在公司的电脑上发送私人邮件或上网聊天。3.5 公司员工因故外出必须向部门经理报告。3.6 公3、司员工不向客户或外部人员谈论公司内的一切事情，接待来访和业务洽谈应在会议室进行，未经总经理批准和部门经理授意，不要打印、复印其他部门的资料，内部文件、资料、报表、总结等，都应做到桌上无泄密。3.7 严禁长明灯，长流水现象的发生，节约使用文具和器材，爱惜各种设备和物品。3.8 办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。4 办公物品管理规定4.1 公司各类办公物品由公司管理部归口管理。公司管理部负责公司各类办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放。4.2 公司管理部建立各类办公物品的采购、发放台帐，登记办公用品的采购数量、价格、时间以及方法对象、数量、时间，并定期核对结存。4.3 4、各部门将所需的办公物品应提前半个月报送书面计划至管理部，由管理部列表报至总经理批准，统一购买。4.4 各类办公物品的领用，需由领用部门填写统一的“办公物品领用表”，经管理部审核后发放。4.5 各部门须设立耐用办公物品档案，由管理部定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。4.6 公司员工离岗或调换工作岗位，管理部应收回公司其原使用的办公物品，登记造册，并在公司范围内调拨使用。5 印章使用管理规定5.1 公司各类印章由公司管理部统一归口、部门分级使用管理。公司管理部负责各类印章的刻制、登记、发放、销毁及用印情况的监督检查。5.2 各类不同的业务，依据其性质使用不同的印章。 凡属以公司名义5、对外发文、开具介绍信、报送报表、签订协议等一律加盖公司印章。 公司文件使用公司印章。 凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印章； 凡属部门业务范围内加盖部门印章； 凡属业务合同类的文件使用合同专用章； 凡属财务会计业务使用财务专用章。 其他各类专用印章仅使用于该专门业务。5.3 各类印章的刻制，需由使用部门书面报告，公司管理部审核、总经理批准后，由管理部组织刻制。5.4 各类印章的发放，实行登记制度，公司管理部留下印章印模，并在印模上由使用部门的经办人员签收。5.5 各类印章应由各部门经理妥善保管。对于因保管不善形成的后果，各部门经理应承担直接责任，所在部门管理人员承担连带责任。5.6 使用印6、章，实行审批制度。其审批权限根据级别分级授权，凡使用公司印章的一律经公司总经理审批，使用部门印章的由部门负责人审批，其他各类专用章由使用部门负责人审批，审批人对印章的合理使用负责。凡不符合用印章需要的，不得用印。5.7 使用印章，实行登记制度，由印章保管人建立印章使用登记台帐，注明用印章事由、数量、申请人、批准人、用印章日期。5.8 使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。5.9 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印章。印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。 5.10 公司管理部定期对公司各类印章的使用情况进行监督检查，发现问题及7、时汇报，妥善处理。6 . 公文处理程序规定6.1 公司公文包括：收到外部的文件、信函、通知、纪要及其他公文；公司内部文件、通知、纪要、制度、办法等。6.2 公司各类公文由公司管理部统一归口管理。公司管理部负责外部公文的收取、登记、传阅、存档，以及内部公文的草拟、审批、下发或报送、存档。6.3 外部公文的处理公文处理包括公文的拟制、办理、管理、整理、归档等。.公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。收到下级部门上报的需要办理的公文，管理部应当进行审核。6.3.4公司收到的国内信函邮件，应由公司管理部统一签收启封。所有外部来文均由管理部统一登记处理。6.3.5各部门收到的8、职权以外或涉及公司其他事务并需要由公司决定的外部来文，应送交公司管理部统一登记编号，按规定程序办理。6.3.6无法送交通报并以函的形式传真到公司，由公司管理部按规定办理。6.4 内部公文的处理公文处理必须坚持“准确、及时、安全”的原则，公司公文由管理部统一收发、分办印和归档管理。必须严格执行有关保密制度。公司公文由管理部统一管理，实现制度化、规范化、集中化。公文的种类：请示、报告、指示、通告、批复、通知、通报、决定、函、会议纪要。各部门要配备专管人员，负责本部文书资料的收发、分办、传递、用印、整理等一系列相互关联、衔接有序的工作。外来的文件，管理部专管人员统一签收、拆封、登记、呈阅、分发，并按9、不同处理。内容重要的急件，应立即送至管理部处理,再由管理部转送给领导阅批。领导参加会议带回的文件，在汇报和传阅后，应由管理部立卷归档管理。6.5 公文的存档公文办理完毕后，个人一般不得保留，应及时存档。归档范围内的公文应当确定保管期限，存档公文应当使用打印件，手写的应当使用钢笔或签字笔，字迹要清楚，存档公文一般用A4纸。公文由公司管理部专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。外来公文需经公司管理部批准后，才可翻印。翻印时，应当注明翻印的份数和印发范围。 备归档和存查价格的公文，经过鉴别并经管理部负责人批准，可以销毁。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文，按照有关规定移、清退。6.10、6 公文处理结果的检查各部门要有专人负责文件的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。各部门工作中形成的文书，包括文件、会议纪要、决定、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料进行保存,以备查阅。7.公司档案保管制度规定7.1公司办公室应有存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。7.2归档资料要进行登记，编制归档目录。7.3档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，库存档案必须账物相符。7.4档案管理人员要11、熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7.5根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终进行整理。7.6经确定需要销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。7.7严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。7.8凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。7.9档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。借阅档案，必须履行登记、签收手续。借阅档案必须妥善保管档案，不得转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人的责12、任。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8 . 业务招待管理规定8.1 各类业务招待由公司管理部统一归口管理、业务部门自行组织。8.2 业务招待的一般原则8.2.1 业务招待为工作所必须，不得进行与工作无关的招待。8.2.2 业务招待标准应当从严控制，严禁超标准招待。8.2.3 从加强工作作风建设的角度，有效组织业务招待，严禁形成不良风气。8.3 招待用餐的规定8.3.1 业务部门需组织招待用餐，应事先向公司管理部备案。8.3.2 组织招待用餐，应当根据业务需要，确定合理的标准。8.3.3 招待后，应当及时办理报销手续。8.3.4 根据业务发展的需要，公司将逐步13、落实招待费用责任，并与所在部门的工作业绩、经济利益相挂钩。8.4 对外赠送各类礼品，纳入公司的例外业务控制。凡确需对外赠送礼品的，由所在业务部门提出书面报告，详细说明赠送礼品的必要性及所需礼品的名称、规格型号、数量，经公司管理部审核、总经理批准后，由公司管理部统一采购，业务部门按需领取。8 . 会议安排规定8.1 公司的各类会议由公司管理部统一办理。8.2 公司管理部其主要任务是负责会议会务工作，包括：（1）下达会议通知；（2）负责发放入场证件、会议相关材料等；（3）迎送、接待主讲人，负责食宿安排；（4）支付各类费用；（5）财务结算。8.3 通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会14、人数。若需报名单，则要注意统计姓名、性别、职务等项。8.4 大型会议需印制会议指南，内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。（会议秩序册应在参会人员报到时发放）8.5 需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。9 . 其他事项的管理9.1 公司股权由公司管理部按照有关规定统一管理。9.2 公司劳动保护用品由公司管理部统一采购（或领取）、发放，具体标准另行确定。9.3 公司的工商行政管理工作由公司管理部统一办理。10 附则10.1 本制度未尽事宜按有关政策规定执行，或根据业务发展需要另行确定。10.2 本制度修改及解释权属公司管理部。10.3 本制度自发布之日起施行。