1、企业物资及服务项目供应生产销售内部控制制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 供应内部控制制度4第一节 内控概述4一、定义与范围4二、控制目标4三、主要控制节点4四、控制政策与方法5l 在库物资清查处理制度和存货非生产损耗控制6第二节 组织机构及岗位职责7一、 部门及部门职责7二、岗位职责10第三节 授权体系14第四节 管理制度18物资供应计划（P2-Z1-J4-1）18一、目的18二 、范围18三、相关程序及制度18四、业务流程18五、单据及报告21一、目的22二、范围22三、相关程序及制度22一、目的2、25二、范围25三、相关程序及制度25四、业务流程254-2 自采业务控制26五、单据及报告28一、目的29二、范围29三、相关程序及制度29四、业务流程29五、单据及报告33一、目的34二、范围34三、相关程序与制度34四、业务流程34五、单据及报告38一、目的39二、范围39三、相关程序与制度39一、目的41二 、范围41三、相关程序与制度41一、目的43二、范围43三、相关程序及制度43四、业务流程43五、单据及报告45一、目的47二、范围47五、单据及报告49一、目的50二、范围50五、单据及报告52一、目的53二、范围53三、相关程序及制度53四、业务流程53五、单据及报告55一、目3、的57二、范围57三、相关程序管理文件57一、目的61二、范围61三、相关程序管理文件61一、目的63二、范围63三、相关程序管理文件63一、目的67二、范围67一、目的70二、范围70三、相关程序管理文件70四、业务流程70五、单据及报告76一、目的77二、范围77三、相关程序管理文件77四、业务流程77五、单据及报告80 第一章 供应内部控制制度第一节 内控概述一、定义与范围本章所述供应循环涵盖了从物资及服务的购置、储存到传递至生产经营各部门的全过程，主要包括采购、仓储两个主要业务环节。供应循环的内部控制指对供应计划、采购作业、存货流转、仓储等供应业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。二4、控制目标确保采购业务集中归集供应管理部门运作，并纳入公司的全面经营预算和计划控制范围，避免重复采购和盲目采购；确保采购业务在预先设定的规范的参数体系和分级授权的审核体系下进行，以实现采购业务发生的合理性、计划性、有效性；确保存货仓储业务的发生在预先设定的规范的参数体系和标准化操作流程指引下进行，以实现存货资产高效率周转，减少资金占压和资产沉滞。三、主要控制节点l 各营运部门的需求和请购l 进货渠道建设l 采购计划制定l 采购定价l 合同形成l 自行采购l 仓库实物流转l 仓库信息报告四、控制政策与方法l 归口各部门采购权，实施统一采购政策管理层定期设定和调整个别特定自采权限和特定采购模式，其5、他物资、服务等采购权限归口供应部门，实现集中操作、统一调度；供应部统一采购管理模式、管理政策、货源管理和业务控制标准及流程，统筹规划批量物资需求，尽量形成批量采购，提高供应链整体的协同能力和反应能力。l 采购作业计划性控制在经营预算目标指导下，根据销售计划和各营运部门物资需求，形成中短期供应业务计划，直接规范采购作业指令和进度安排，保证充分及时、灵活调整的供应能力，并提供详尽的资金使用依据。l 采购业务分级权限监控采购业务程序中的各重要环节根据业务特点和金额大小等，分别接受不同级别的授权控制，减少业务运作的任意性和盲目性，强化权限决策和权限责任。l 进货成本有效性控制采用供应市场分析、供应商管6、理、实施特殊采购程序规范、定价权的授权控制等多种方法，实现综合供应成本的不断改进，促进优化成本管理之财务目标的实现。l 库存物资多级帐务管理建立仓库业务部门和财务会计部多层次帐务体系：根据业务操作部门和财务职能部门的特点及需求，形成基层帐务体系和财务一级帐务体系各自物流、资产和业务等反映信息地重点和形式，在多层次帐务体系之间建立凭证、单据、帐表等形式的全面业务接口和严密的勾稽关系，实现多层次的信息记录、沟通和反馈机制。l 仓储物资数据分析与报告制度按多种具体营运目标和物资特性定义库存和库存参数标准，定期形成基础数据的分析和相关报表、报告的传递和反馈，在向营运部门提供及时、充分供应的同时，实现库7、存规模、结构和周转率有效性控制。l 存货帐实准确性控制通过贯彻基层帐务建设的一般控制标准和实施在库物资的定期抽查和循环盘点，保证库存物资帐实一致，提高资产规模、资产价值及资产减损等财务信息的准确性和真实性。l 在库物资清查处理制度和存货非生产损耗控制按物资流转和经营特性，明确不确定性和潜在风险较大、物流费用较高的库存物资，划定重点控制存量、流量和周转的物资范围，制定有针对性的，特殊的物资交接、在库存储和清理政策，减少滞料和废料，控制生产环节之外的物料消耗。 第二节 组织机构及岗位职责一、 部门及部门职责 1、供应循环管理组织机构 供应部：1 直接参与制定公司在既定会计期间内整体供应政策和预算安8、排，规划供应部内部具体业务的管理模式；1 实施归口物资的采购、仓储、配送运输，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、基础帐务管理、物料流转帐表和报告、物流信息管理、物流成本控制；1 供应部内部设一个业务统筹管理控制机构，即计划成本组；两个业务运作机构，即采购组和仓库管理组；一个信息辅助机构，即档案资讯组。 计划成本组：1 与财务管理部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口，负责物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的执行并汇总分析和报告预算完成情况；1 制定和调整采购业务的操作标准以及特殊采购行为的管理模式，设定仓库管理的标准参数，实施材料市场行情调研和主要供应商调9、研，制定进货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执行结果和供应商交易、供应商合作的考评，提交供应商汰换和新供应商引进的建议；1 对采购作业、进货渠道选择、进货价格确定和其他采购费用进行规范性指导、监督，并负责采集、汇总、加工和提供采购业务相关的基础数据资料，包括供应商资料、材料市场行情、采购业务历史数据等，向供应部经理提出改进采购业务的建议；1 按有关责任部门设定的技术型号标准组织招标采购；1 计划成本组内部岗位包括计划成本主管、材料物资计划员、非生产性物资计划员、招标管理员、成本管理员、库存控制员。 采购组：1 分解采购计划，按相关规程、指标要求及授权范围操作执行具体采购业务，包10、括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、差异记录等，形成自我监督和接受外部监督；1 具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略，收集供应商和材料市场的基础信息，向档案资讯组汇总，直接参与供应商交易考核；1 采购组内部岗位包括采购主管、采购经理。 仓库管理组：1 库区、仓位和运输配送的具体安排调度；1 仓库物料的收料、发料、退料、转调、存储、清查、盘核、外验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。1 实施物料编码、仓储货位编码、实施物料仓储标准参数、仓库基础帐务记录冲销、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在帐务管理和库存信息分析管理上与财务管理11、部形成工作接口；1 仓库管理组内岗位包括仓库主管、仓库管理员、收料员、发料员、质检员、仓库统计员、总统计员。 档案资讯组：1 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；1 按权限级别控制档案资料的调用；1 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为部门内和其他管理部门提供多层次的决策信息支持；1 档案资讯组内设立档案管理员。2、供应循环涉及部门及职责 财务管理部：按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等供应循环控制，主要职权包括供应计划和资金计划的审定、重要12、合同会签、参予和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 会计部：定期获得和汇总相关票据和明细帐表，负责重点环节审核、票据审核、对帐、核算。 各职能部门（生产部、设备部及其他）：提出物资和劳务等项目请购需求，传递需求计划或请购需求，参与特定采购程序。 法务部：对采购合同进行法律条款审定，并负责最后合同签章。 质量技术部：负责材料物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。 审计部：对采购作业和自采过程进行定期稽核，提交稽核报告。二、岗位职责 供应部经理：1 协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；1 审定采购库存业务参数指标的设定结果；1 制订和调整13、供应商管理与合作的原则和政策；1 审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施，审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施；1 审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；1 审核超预算采购支出和费用支出。 计划成本主管：1 制订采购业务控制参数，汇总和提交采购方面的预算分析报告；1 汇总、审核、修订和提交物资供应计划，根据计划审定结果下达采购指令，组织监督采购经理计划完成情况；1 组织供应商规划和管理工作，制订进货价格成本控制目标和推进具体控制措施，协调和指导计划成本组公室的整体工作。 材料物资计划员：1 制订并根据实际物料需求的变动调整生产性原辅料月度供应计划，监督采购组计划完成情况和收集反馈信息；14、1 收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。 非生产性物资计划员：1 制订五金、配件、劳保、办公用品等物资的季度供应计划，监督采购组计划完成情况和收集反馈信息；1 收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。 成本控制员：1 负责集团内关联企业供应商的年度、半年度利润成本分析，定期进行外部重点供应商季度询价，控制采购经理的询比价程序，收集主要物料的市场行情资料；1 根据基本进货成本信息和财务管理部传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议。 招标管理员：1 负责按照设备部及使用部门共同制订的设备购置质量、型号、技术规格标准和进货渠道限制标准，制作标书，组织具体招标活动，并与设备15、部和使用部门共同确认招标结果，向采购组传递采购指令；1 归集所有招标工作档案并在资讯组存档。 库存控制员：1 负责库存物资动态信息的跟踪、汇总，监控库房控制指标的达成情况；1 与统计员进行数据交流，定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告；1 定期按库存参数标准提出补货需求。 档案管理员：1 负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；1 按权限管理资料调用，对供应部内部主管以上级别管理人员调用资料提供全部权限，主管以下级别管理人员调用须经各主管授权，供应部外部人员调用资料经供应部经理确定16、权限。 采购主管：1 分解采购计划，下达采购指令，指导和监督采购经理完成采购业务，完成计划成本组的采购计划；1 对采购经理的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料。 采购经理（采购员）：按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施询比价程序，跟催供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。 仓库主管：1 指导和监督物资日常进出库作业，制订和调整库存参数；1 组织进行定期存货流转状况分析，审定并提交分析报告；1 制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存17、货异常状态解决方案。 仓库管理员：负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。 收料员：物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。 发料员：物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接，物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。 质检员：参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。 总统计员：1 物资进出票据汇总，建立并具体负责库房二级明细帐核算统计工作；1 与仓库统计员核对月进销存报表，向会计部报月报表和汇总出入18、库单据。 仓库统计员：物资进出票据汇总，各仓库的台账（三级账）和每日进销存报表核算统计工作，当月进销存报表，与供应部总统计员核对报表。 第三节 授权体系供应循环业务授权，是指在公司内部各级管理人员和业务操作人员在其职权范围内，根据既定的权限级别及对应的有关职责，执行采购及库存管理的项业务的发起、协商、审核和审批。供应循环业务授权详见下表。项目发起部门协商会签部门审核部门审批部门物料供应计划计划员计划成本主管供应部经理、分管副总计划超预算说明计划成本主管供应部经理总经理物资请购各部门仓库管理员部门主管部门部长1万元以下预算外请购各部门仓库管理员部门主管部门部长、分管副总1万元以上预算外请购各部门19、仓库管理员部门主管部门部长、总经理自采权限首次分派项目负责人供应部经理、财务管理部部长总经理自采权限年度审定、调整项目负责人供应部经理、财务管理部部长总经理各部门零星备用金自采权确定各部门部长供应部经理、财务管理部部长、结算中心负责人总经理项目自采询比价项目自采人员项目二级财务人员项目负责人分管副总部门备用金自采询比价部门内自采人员部门部长分管副总自采不经询比价授权项目部门自采人员项目负责人部门部长分管副总预算内项目自采5万元以下合同项目自采人员项目负责人预算内项目自采5-10万元合同项目自采人员分管副总预算内项目自采10万元以上合同项目自采人员总经理预算外项目自采1万元以下合同项目自采人员分20、管副总预算外项目自采1万元以上合同项目自采人员总经理项目自采大宗采购申请项目自采人员项目负责人大宗采购标准制定计划成本主管企业发展部、财务管理部供应部经理分管副总符合标准但不实行大宗采购使用部门企业发展部计划成本主管分管副总大宗采购合同期限标准制定计划成本主管企业发展部、财务管理部分管副总实际采购合同超期限标准招标管理员使用部门、企业发展部分管副总大宗采购程序计划成本主管供应部经理招标失败或无效的处理使用部门企业发展部、财务管理部计划成本主管分管副总20万以下物资大宗采购合同招标管理员分管副总20万以上物资大宗采购合同招标管理员总经理固定资产和工程等项目大宗采购合同招标管理员分管副总、总经理定21、点采购标准制定计划成本主管、采购主管供应部经理定点供应商名单确定计划成本主管各使用部门供应部经理分管副总物资定点采购年度合同采购主管生产部、使用部门、质量技术部、财务管理部分管副总、总经理非生产性物资定点供货形式确定采购主管供应部经理定点供应商汰换和取消定点资格采购主管供应部经理分管副总物资停止定点采购使用部门采购主管供应部经理分管副总固定资产请购使用部门部门部长5万元以下固定资产预算外请购使用部门部门部长分管副总5万元以上固定资产预算外请购使用部门部门部长总经理生产性设备采购合同采购经理供应部经理总经理5万元以下非生产性固定资产采购合同采购经理供应部经理5-10万元非生产性固定资产采购合同采22、购经理供应部经理分管副总10万元以上非生产性固定资产采购合同采购经理供应部经理总经理使用部门与供应部共同采购固定资产使用部门分管副总劳务及服务请购使用部门部门部长分管副总、总经理10万元以下劳务及服务采购合同采购经理分管副总10万元以商劳务及服务采购合同采购经理总经理采购作业控制参数设定计划成本主管供应部经理1万元以下询比价申报单采购经理成本控制员1万元以上询比价申报单采购经理采购主管成本控制员新供应商开发计划成本组质量技术部、企业发展部供应部经理供应商考评体系计划成本组、采购组供应部经理供应商汰换采购主管供应部经理年度供货或服务协议采购组生产部、其他使用部门、质量技术部、财务管理部供应部经理23、分管副总、总经理非年度供货或服务合同（关联供应商）采购组供应部经理5万元以下非年度供货或服务合同（关联供应商）采购组供应部经理5-20万元非年度供货或服务合同（关联供应商）采购组供应部经理分管副总20万元以上非年度供货或服务合同（关联供应商）采购组供应部经理总经理变更和解除合同采购组供应部经理采购超指导价格采购经理供应部经理物资采购合同定价权：单价2000元以下采购经理采购主管单价2000-5000元采购经理供应部经理单价5000-20000元以下采购经理分管副总单价20000元以上采购经理总经理安全库存量设定库存控制员计划成本主管、采购主管供应部经理标准周转率制订库存控制员计划成本主管供应部24、经理生产部门退料生产车间车间主任质量技术部盘赢盘亏账务处理仓库仓库主管供应部经理、会计部部长总经理不合格退料销毁仓库质量技术部、仓库主管供应部经理滞料销毁仓库仓库主管供应部经理、会计部部长总经理 第四节 管理制度物资供应计划（P2-Z1-J4-1）一、目的本管理文件明确了物料供应计划编制和采购计划分解、执行及反馈的管理要求与操作规范，以制定满足公司日常生产运营需要的物资供应计划，指导具体采购工作。二 、范围本管理文件适用于非自采范围的生产性物料（中西药原辅料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的定期供应计划编制及审核。三、相关程序及制度 预算管理制度 P5 资金管理25、制度 P3四、业务流程1、计划制订与调整步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1上月末材料物资计划员医贸公司生产部设备部库存控制员物资材料计划员获得医贸公司、生产部、设备部和库存控制员的书面月度生产性物资需求数据和库存物资补货需求资料，分别是：医贸公司的季度滚动销售预测、本月订货计划、生产部月度生产计划和生产部物料需求表、设备部五金备件需求表、仓库管理组的月度库存补货需求表和月末存货状态明细表2上季末非生产性物资计划员各职能部门各职能部门按季度以书面计划表的形式向非生产性物资计划员传递非生产性物资需求数据3当月中以前材料物资计划员医贸公司生产部设备部材料物资计划员获得医贸公司、生产部当月生产性物资26、需求调整数据，分别是：医贸公司的追加订货需求、生产部的生产调整计划、生产部物料需求调整表、4上月末当月中材料物资计划员材料物资计划员制定和调整生产性物资月度供应计划5上季末非生产性物资计划员非生产性物资计划员制定非生产性物资季度供应计划6上月末上季末计划成本主管计划成本主管核定或修订物资供应计划，保证物资供应计划合理性，充分满足各生产经营部门的需求，并符合采购作业参数标准7上月末采购经理采购主管供应部经理采购经理按未结款情况提交当月预计付款需求8采购主管供应部经理采购经理的付款需求，经采购主管和供应部经理审批后，传递至计划成本主管9上月末计划成本主管计划成本主管根据采购经理付款需求和当月供应计27、划统一形成供应部月度资金用款计划2、 计划审批和报备步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1上月末计划成本主管计划成本主管分别对材料物资供应计划和非生产性物资供应计划中超预算部分形成说明报告2供应部经理总经理财务管理部计划成本主管将该说明报告交供应部经理和总经理审批，并将审批后的报告转至财务管理部备案3月末计划成本主管供应部经理分管副总计划成本主管将材料物料月度供应计划和月度调整计划、非生产性物资季度供应计划、月度资金用款计划报供应部经理和分管副总审批4月末计划成本主管财务管理部计划成本主管将材料物资月度供应计划、月度调整计划和非生产性物料季度供应计划、月度资金用款计划各一份报财务管理部备案，另一28、份在计划成本组留存3、计划分解和执行步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1上月末本月中生产部采购主管采购主管获得生产部月度生产排程表和排程调整表2上月末本月中采购主管采购经理采购主管根据月供应计划和生产排成分解月供应计划至周采购作业清单，向采购经理下达采购指令3当月初本月初采购主管仓库主管仓库管理员采购主管制订周到货计划，一联传递给仓库主管和各仓库管理员，作为收料依据，另一联在采购组留存4采购主管采购经理采购主管监督和协助采购经理计划执行，收集反馈信息5采购主管采购经理每周采购组召集采购计划执行进度总结会，督促计划完成，处理影响完成进度的异常情况五、单据及报告生产部物料需求表生产部物料需求调整表29、月末库存补货需求表存货状态明细表五金配件需求表月度材料物资供应计划月度材料物资供应调整计划季度非生产性物料供应计划供应部月度资金用款计划超预算报告采购周作业清单周到货计划物资请购规范（P2-Z1-J4-2）一、目的本管理文件明确了生产经营各部门在物资需求计划外的零星物料需求请购流程，以规范物资请购的发起、审批和传递程序。二、范围 本管理文件适用于非自采范围的生产性物资和非生产性物资计划外需求和零星请购。三、相关程序及制度 采购作业控制（P2-Z1-J4-8） 合同订单管理（P2-Z1-J4-10） 进货价格及采购成本控制（P2-Z1-J4-11）四、业务流程步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明130、各职能部门各部门主管仓库管理员各生产经营部门提出物资采购申请，经各部门相关人员与仓库仓库管理员核实后，填写一式三联物料请购单，经本部门主管确定请购物资品种、数量、建议供应商、需求日期等详细内容，并签字2各部门部长填写完整的物料请购单交部门部长审批签字3分管副总总经理凡预算外物资请购需要按权限级别经分管副总或总经理审批，预算外审批权限具体如下：1万元以下由分管副总审批1万元以上由总经理审批4计划成本主管采购主管经审批的请购单两联传递至供应部，由计划成本主管作形式审核后，传递给采购主管，另一联在请购部门自行留存5采购主管采购经理采购主管汇总请购单，根据请购内容安排具体采购作业，制定零星采购作业清单31、，向采购经理下达采购指令6采购经理属于年度协议内范围的物料，采购经理直接按协议条件向供货商下追加订单，具体操作详见：采购作业控制（P2-Z1-J4-8）合同订单管理（P2-Z1-J4-10）7采购经理成本控制员物资请购和使用部门属于年度协议外范围外的物料，采购经理实施询比价程序，填报询比价申报单，经成本控制员形式审核后，申报单细节内容由使用部门确认，其他具体操作详见：采购作业控制（P2-Z1-J4-8）合同订单管理（P2-Z1-J4-10）进货价格及采购成本控制（P2-Z1-J4-11）8采购主管采购经理成本控制员物资请购和使用部门属于首次采购的物料，采购经理在采购主管指导下实施询比价程序，填32、写询比价申报单，经成本控制员形式审核后，申报单细节内容由使用部门确认，其他具体操作详见： 采购作业控制（P2-Z1-J4-8）合同订单管理（P2-Z1-J4-10）进货价格及采购成本控制（P2-Z1-J4-11）9计划员采购经理会计部采购结束后：请购单一联按物料内容的性质（生产性或非生产性）由材料物资计划员和非生产性物资计划员进行归集汇总；另一联由采购经理保留待与会计部报帐10采购经理会计部与会计部报帐时，采购经理须提交请购单、询比价申报单、合同或订单、供应商发票、仓库入库单或使用部门接收单各一联，并同时填写提交付款申请单五、单据及报告物料请购单零星采购作业清单询比价申报单入库单使用部门物资接33、收单付款申请单自采业务规范（P2-Z1-J4-3）一、目的本管理文件明确了个别具有自采权限的部门自行实施采购行为的操作规程、管理方法及标准，以规范个别部门自采的业务流程。二、范围 本管理文件适用于特定项目（免煎中药原材料、电子调配柜原材料）自采管理、特定项目部门（中药发展部、医药智能技术办）自采管理，以及其他各职能部门零星备用金自采。三、相关程序及制度 资金管理 P3 预算管理 P5 大宗采购管理 （P2-Z1-J4-4） 定点采购管理 （P2-Z1-J4-5） 内部审计制度 P6四、业务流程1、自采权限设定和自采额度拨付步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1项目负责人项目部门负责人总经理自采权34、限的首次分派按如下程序进行：项目负责人或项目部门负责人提出自采权申请，附供应部经理和财务管理部部长意见；总经理审批，确定可以实施自采业务的特定项目或项目部门2上年末财务管理部项目组负责人项目部门负责人供应部经理总经理对于自采权限分派的合理性，各部门应进行年度联合审定，具体程序是：每年财务管理部提供该项目或项目部门的财务分析报告，项目组负责人、项目部门负责人、财务管理部、供应部经理参照该报告，共同进行年度自采权限审定，决定是否继续分派自采权或调整特定自采权限的范围，审定或调整结果报总经理审批后生效3上年末各职能部门部长供应部财务管理部结算中心总经理各职能部门的零星备用金自采内容按如下程序确定：供35、应部、财务管理部、结算中心每年参考各部门意见和实际情况，共同审定和调整各部门零星备用金自采标准，结果报总经理审批后生效，该审定过程包括备用金限额、各部门小额自采或特殊自采具体范围4年初结算中心每年具备自采权限的项目，其采购用款由结算中心根据项目预算拨付固定项目额度5年初结算中心其他各职能部门的自采备用金限额由结算中心按每年审定的结果拨付4-2 自采业务控制步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1项目自采负责人项目采购负责人项目财务人员财务管理部项目采购在项目组或项目部门内安排专人，即项目采购负责人操作，项目部门或项目组内的二级财务人员严格物料采购进货成本核算和实施成本控制管理，定期向财务管理部提交36、项目成本分析报告2项目二级财务人员部门主管部门部长项目负责人项目自采和各职能部门备用金自采一般要遵循询比价程序：在项目组或项目部门内，由二级财务人员监督并审签采购人员提交的询比价申报单，再经项目负责人和分管副总审批；其他部门备用金自采由部门部长和分管副总审签部门内采购人员提交的询比价申报单；特殊情况授权直接采购不需询比价的，必须由项目负责人和部门部长批准，报分管副总审批后授权采购3项目负责任人总经理预算内项目物料自采的合同和订单按金额大小分别经项目负责人或总经理审批，具体审批权限如下：合同价值5万元以下经项目负责人审批合同价值5万元-10万员以上经分管副总合同价值10万元以上总经理审批4分管副37、总总经理预算范围外的超预算自采合同必须按权限级别经过项目负责人或总经理审批，由结算中心在定额备用金外拨付资金，审批权限如下：合同价值1万元以下经分管副总审批合同价值1万元以上经总经理审批5项目自采负责人项目负责人项目自采中符合大宗采购标准的，项目自采负责人发起大宗采购申请，项目负责人审批同意，按相关管理程序执行，与供应部共同操作，符合定点采购标准的，按相关管理程序执行，严格控制进货渠道6内审员对项目自采定期由审计部内审员组织专项采购作业稽核，检核业务操作程序和形成的相关文档，形成自采控制稽核评价报告详见内部审计制度P6五、单据及报告询比价申报单自采控制稽核评价报告大宗采购管理（P2-Z1-J438、-4）一、目的本管理文件明确了某些易于标准化的材料、大金额固定资产等物资或服务的特殊采购标准及业务操作流程，以便在形成大批量集中采购的同时，加强财务监督，规范和优化供货渠道及供应价格。二、范围 本管理文件适用于非集团内关联供应商货源的，易于标准化的生产性原辅料、金额较高的设备、固定资产、工程材料、修缮和工程项目（设备及车间改造、基建工程）、租赁项目及其他服务项目。三、相关程序及制度固定资产及设备采购管理 （P2-Z1-J4-6）劳务及服务采购 （P2-Z1-J4-7）合同、订单管理（P2-Z1-J4-10）四、业务流程1、 大宗采购标准制定步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1年末计划成本主管企39、业发展部财务管理部分管副总计划成本主管会同企业发展部、财务管理部共同制订适用于大宗采购规范方法的范围和标准；每年依据企业实际经营情况进行调整和修正；结果报供应部经理、分管副总审批生效；一般标准参照：合同价值10万元以上较易于标准化的物料；合同价值10万元以上的国内采购设备；合同价值10万元以上的租赁、工程项目；合同价值1万元以上的修缮工程项目合同价值10万元以上的其他服务项目2计划成本主管使用部门企业发展部分管副总实际采购业务中，特殊情况不予招标和邀请报价等大宗采购程序的，供应部计划成本主管参照使用部门和企业发展部意见，报分管副总审批同意后，实行普通采购程序3年末计划成本主管企业发展部财务管理40、部供应部计划成本主管、企业发展部、财务管理部共同制订经大宗采购程序所订立合同的最长履行时限标准，每年依据企业实际经营情况调整和修正，结果经分管副总审批生效4年末招标管理员使用部门企业发展部分管副总实际采购业务中，特殊情况下合同履行期限超过标准的，供应部招标管理员参照使用部门和企业发展部意见，报分管副总审批同意后，执行实际合同期限2、 大宗采购业务操作规范步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1使用部门自采部门供应部企业发展部根据使用部门提交的物资需求计划，自采部门的物资大宗采购申请，计划成本主管按大宗采购标准提出大宗采购程序申请，供应部经理审批后，计划成本主管与企业发展部共同形成标准物料的大宗采购41、统筹安排，实施大宗采购程序2使用部门自采部门供应部企业发展部根据各部门的固定资产、服务项目请购要求、自采部门的固定资产、服务及工程项目大宗采购申请，计划成本主管按大宗采购标准提出大宗采购程序申请，供应部经理审批后，计划成本主管与企业发展部共同安排工程项目、工程材料、服务项目的大宗采购，实施大宗采购程序3使用部门招标管理员分管副总以供应部为主，实施大宗采购程序：使用部门确定物料质量、技术规格型号、工程技术要求等供应条件；招标管理员按供应条件邀请报价或组织招标，制报价邀请书或招标文件；采用公开招标还是邀请报价由供应部决定，分管副总批准；公开招标可以自行组织，也可委托专业代理机构进行，具体由供应部决42、定，分管副总批准4招标管理员企业发展部财务管理部使用部门邀请报价的，招标管理员、企业发展部和财务管理部参予议标和监督，决定中标人，公开招标的，招标管理员、使用部门、企业发展部、财务管理部共同组成评标专会，决定中标人5计划称本主管招标失败或无效的，计划成本主管根据企业发展部、使用部门及财务管理部的意见，报分管副总批准，进行二次招标或转入普通采购程序。3、大宗采购合同规范步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1招标管理员分管副总总经理物资招标或邀请报价的，招标管理员与中标人草签长期供货合同，分权限级别经分管副总或总经理审核后执行，合同审批权限如下：合同价值20万以下，分管副总审核，合同价值20万以上，43、总经理审核2招标管理员分管副总总经理设备、固定资产、维修、租赁、工程或其他服务项目招标或邀请报价的，招标管理员与中标人草签设备、工程材料、工程项目或服务采购合同，经分管副总和总经理审核后执行3档案资讯组大宗采购由供应部档案资讯组将全程相关档案资料按大宗采购编号归档和保管五、单据及报告报价邀请书招标文件定点采购管理（P2-Z1-J4-5）一、目的本管理文件明确了某些材料物资实行定点采购程序的标准及业务操作流程，以便在形成集中采购的同时，加强财务监督，规范和优化供货渠道及进货价格，完善供应链合作。二、范围本管理文件适用于部分原材料、五金备件、仪表电器、低值易耗品、办公劳保用品及其他物资材料的定点采44、购程序。三、相关程序与制度 供应商管理 （P2-Z1-J4-9） 合同、订单管理 （P2-Z1-J4-10）四、业务流程1、定点采购标准和范围设定步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1年末计划成本主管采购主管计划成本主管和采购主管共同确定定点采购物料和定点供应商的标准，每年根据供应商实际变动情况调整修该两项标准2年末供应部经理该标准提交供应部经理审批同意后成为确定定点供应具体范围的原则指导2、定点采购物料及候选定点供应商确定步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1年末使用部门定点采购物资使用部门每年提供定点采购物料使用情况的书面反馈资料，提交建议定点采购物料明细表2成本控制员成本控制员每年提供重点供45、应商季度询价表3档案资讯组档案资讯组每年提供现有定点供应商半年度评审结果和年度交易记录4采购主管计划成本组采购主管、计划成本组提供供应市场调研结果、邀请报价结果、推荐定点供应商名单和相关资料5供应部供应部召集年会，按定点采购标准和以上资料划定定点采购物料和定点供应商候选名单6计划成本主管采购主管使用部门新的候选定点供应商可在年初确定，也可根据供应部的市场调查和生产方面的变化，随时由采购主管或计划成本主管提出新的定点供应商推荐名单，拟新选定的定点供应商必须经供应部、使用部门联合实地考察，提供考察报告，进入候选定点供应商范围，参与定点供应商综合评议3、定点供应商资格综合评议步骤完成时间涉及部门及岗46、位步骤说明1计划成本主管生产部仓库主管各使用部门计划成本主管组织，生产部、各使用部门参加，参照候选名单、基础资料和考察报告等进行综合评议：A年度综合评议；B随时进行新的候选定点供应商资格综合评议；以确定定点供应商名单和定点采购物资范围2计划成本主管供应部经理分管副总定点供应商名单和定点采购物资范围形成报告，由计划成本主管报供应部经理、分管副总审批同意后生效4、定点供货合同步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1采购主管定点采购的生产用原辅料，采购主管与定点供应商洽谈，签订年度协议，协议签订过程的控制见合同、订单管理（P2-Z1-J4-10）2采购主管供应部经理其他定点采购物资由采购主管决定是否采用47、年度协议形式合作，报供应部经理审批3采购主管非生产性物资采用年度协议方式合作的，采购主管与定点供应商洽谈，签订年度协议；协议签订过程的控制见合同、订单管理（P2-Z1-J4-10）4采购经理非年度协议合作的定点采购，具体采购业务中由采购经理直接与定点供应商签订合同或订单合同签订过程的控制见合同、订单管理（P2-Z1-J4-10）5、定点供应商管理、评审和资格汰换步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1计划成本组采购组计划成本组和采购组共同制定定点供应商评审内容和管理标准，确定定点资格汰换标准，并提供定点供应商评审表和定点供应商交易记录表2采购经理采购经理根据日常订单交易情况填列定点供应商交易记录表48、3计划成本主管采购经理仓库主管使用部门计划成本主管组织：非原材料物资定点供应商半年度评审；生产性原辅料定点供应商年度评审；采购经理、仓库主管、使用部门参与，填写定点供应商评审表4采购主管供应部经理采购主管根据定点资格汰换标准和定点供应商评审表、定点供应商交易记录表决定定点资格汰换，报供应部经理和分管副总审批5定点合作年度内供应商出现重大异常，影响正常供应的，由采购主管申请，供应部经理和分管副总审批，取消该供应商的定点资格1、 定点采购范围变更和记录步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1使用部门采购主管供应经理分管副总合作期内发现定点采购物资不再适用定点采购方式的，使用部门或采购主管提出，供应经理49、和分管副总审批，同意停止定点采购2档案资讯组定点采购的所有材料信息再档案资讯组编号并归档保存五、单据及报告建议定点采购物料明细表供应商季度询价表定点供应商综合评议表定点供应商名单定点供应商评审表定点供应商交易记录表固定资产及设备采购管理（P2-Z1-J4-6）一、目的本管理文件明确了一般固定资产和设备的采购规程，以规范生产设备及其他固定资产的采购。二、范围 本管理文件适用于非自采范围内的固定资产，包括生产性设备、非生产性一般固定资产的采购。三、相关程序与制度 大宗采购管理（P2-Z1-J4-4） 合同订单管理（P2-Z1-J4-10）四、业务流程 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1使用部门部50、门部长使用部门主管以上级别人员填写并提交固定资产请购单，经本部门部长和分管副总审签2分管副总总经理预算外请购分权限级别经分管副总或总经理审批：5万元以下经分管副总审批5万元以上经总经理审批3计划成本组审批后的固定资产请购单传递至供应部计划成本组，符合大宗采购标准的，实施大宗采购，进行邀请报价或招标管理程序，详见大宗采购管理（P2-Z1-J4-4）4采购经理成本控制员使用部门采用一般采购程序的，供应部采购经理负责询比价，提供询比价申报单，经成本控制员形式审核后，交使用部门确认拟采购物资的详细条件内容5采购经理供应部经理分管副总总经理采购经理按确定后的采购条件，草拟固定资产采购合同，分权限级别经过51、审批后执行：A 生产性设备供应部经理和总经理审核B 非生产性固定资产合同价值5万以下经供应部经理审核合同价值5-10万供应部经理和分管副总审核合同价值10万以上供应部经理和总经理审核6使用部门分管副总采购经理某些特殊固定资产可由使用部门申请，分管副总批准，使用部门与采购经理共同实施采购，以确保采购标的准确。五、单据及报告固定资产请购单询比价申报单劳务及服务采购（P2-Z1-J4-7）一、目的本管理文件明确了一般性劳务及服务的采购规程，以规范劳务及服务采购的作业程序。二 、范围 本管理文件适用于各部门在自采范围以外的一般性劳务及服务采购。三、相关程序与制度 大宗采购管理（P2-Z1-J4-4）四52、业务流程 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1使用部门使用部门主管级以上人员填写劳务及服务请购单2部门部长分管副总总经理劳务及服务请购单经本部门部长、分管副总和总经理分别审签3供应部采购经理成本控制员使用部门须经过供应部统一采购的：A 供应部按标准实施大宗采购程序，见大宗采购管理（P2-Z1-J4-4）B 不符合大宗采购标准的，由采购经理实施询比价程序，填报询比价申报单，经成本控制员形式审核后，使用部门确认采购内容和具体条件，采购经理草拟合同，分权限级别审批后执行：合同价值10万元以下，分管副总审批合同价值10万元以上，总经理审批 4已经有确定劳务及服务提供商的，不通过供应部门，由使用部门将53、经过审批的劳务及服务请购单、经审批的合同协议、付款申请单报备会计部，申请付款。五、单据及报告劳务及服务请购单付款申请单采购作业控制（P2-Z1-J4-8）一、目的本管理文件明确了控制和监督具体采购作业环节的程序、方法和参予人员，以规范采购作业的控制流程。二、范围 本管理文件适用于非自采范围内所有非固定资产的采购作业。三、相关程序及制度 内部审计制度四、业务流程1、 作业参数控制 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1计划成本主管计划成本主管设定重点物料采购周期、采购批量等作业控制参数，形成重点物料采购作业控制参数表，并根据物料供应变化特点每年或每半年进行一次调整2供应部经理重点物料采购作业控制参54、数表报供应部经理审批后执行3计划员采购经理作业控制参数下发给计划员和采购经理，直接指导采购计划制定和采购业务实施4计划员计划员监督采购作业是否达到控制参数要求2、 询比价控制 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1在定点采购、大宗采购和其他以年度协议方式合作以外的采购作业，要求实施询比价程序2采购经理须经询比价程序的采购业务，采购经理要提供至少3家供应商报价，填写询比价申报单3采购主管凡1万元以上采购，询比价申报单须经采购主管审签4成本控制员使用部门询比价申报单经成本控制员形式审核后，需要使用部门确认的交使用部门确认，不需要经使用部门确认的，按询比价申报单内容下订单或草签合同5采购经理会计部经审55、核的询比价申报单必须与合同或订单等由采购经理在实施采购后及时报备会计部3、 采购跟催 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1采购经理采购经理对日常采购进行供应商备货跟催，并对采购作业进行异常情况记录，按订单或合同编号形成采购业务异常记录表2档案资讯组采购业务异常记录表作为供应商交易考核的依据，定期向档案资讯组归档3计划员计划成本主管供应部经理计划员定期监督和汇总采购作业具体结果，对比计划要求和请购内容进行采购作业准确率统计（品种内容、数量、交货期），将准确率统计结果报计划成本主管和供应部经理4采购经理采购经理将发票、付款日期等结算条件作备查登记，记录于发票、付款登记表4、采购稽核 步骤完成时间涉56、及部门及岗位步骤说明1内审员财务总监分管副总总经理审计部内审员组织对采购作业程序进行定期或不定期稽核，形成稽核报告，报财务总监、分管副总和总经理2内审员稽核范围包括供应部统一采购和部门自采两部分，自采稽核程序参照自采管理五、单据及报告重点物料采购作业控制参数表询比价申报单采购业务异常记录表发票、付款登记表供应商管理（P2-Z1-J4-9）一、目的 本管理文件明确了供应商管理的基本内容和方法，以规范供应商的选择，强化供应商合作，提高供应链效率，降低采购综合成本。二、范围 本管理文件适用于非自采程序和定点采购程序的所有物资供应商。三、相关程序及制度四、业务流程1、供应商规划 步骤完成时间涉及部门及57、岗位步骤说明1供应部经理计划成本组每年供应部经理制定进货渠道管理的基本原则和政策，下发给计划成本组2计划员计划成本主管供应部经理计划员分别作出年度供应商规划（区位布局、品种分配、开发计划、储备供应商范围），报计划成本主管和供应部经理批准，提供供应商开发和管理的原则与标准2、供应商开发 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1计划成本组计划成本组报新供应商开发计划和备选名单2计划成本组与质量技术部、企业发展部进行备选供应商现场考察，提供考察报告 3供应部经理根据考察报告审批新供应商的选择3、供应商评审和汰换 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1计划成本组采购组供应部经理计划成本组和采购组联合制定供应58、商考核评审体系，并参照实际情况不定期修订，结果报供应部经理审批2采购经理计划员仓库管理员质量技术部月度供应商业务考核，由采购经理、计划员、仓库管理员、质量技术部共同评分，形成供应商月度交易考核表，同时由计划员汇总形成评分依据的数据资料，向供应商档案归档3计划成本组每月计划成本组公布评分前5名供应商和后5名供应商4采购主管连续3次进入后5名供应商名单的，采购主管进行督促改进或直接停止下订单，如限期改进无效，停止下订单，进入汰换准备状态 ，供应部经理审批5采购主管计划成本组采购主管将进入汰换状态的供应商名单报计划成本组6计划成本主管采购主管仓库主管质量技术部生产部财务分析员每年末对所有供应商进行进59、货价格成本控制目标为中心的综合评审，计划成本主管组织，采购主管、仓库主管、质量技术部、生产部和财务管理部财务分析员参与综合评审，形成年度供应商综合评审表7计划成本主管供应部经理根据年度供应商综合评审表，计划成本主管提出汰换供应商名单，报供应经理审批后，停止与汰换供应商的合作。4、供应商档案步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1档案资讯组档案咨讯组归档所有供应商文字或电子档案2档案资讯组每月档案资讯组对档案数据进行汇总、统计和加工，出据分类汇总表，报计划成本主管和供应部经理五、单据及报告供应商月度交易考核表年度供应商综合评审表合同、订单管理（P2-Z1-J4-10）一、目的本管理文件明确了物资采购60、合同管理规程，以规范合同签定、审核和执行的控制制度。二、范围本管理文件适用于自采和大宗采购之外的物料采购合同和订单管理。三、相关程序与制度四、业务流程1、重要合同会签及审核步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1生产部使用部门质量技术部财务管理部分管副总总经理年度供货或服务协议经过生产部、其他使用部门、质量技术部、财务管理部会签，并经分管副总和总经理审批2供应部经理分管副总总经理非年度性质的供货或服务合同按权限级别经过供应部经理、分管副总或总经理审批：A关联供应商经供应部经理审批；B非关联供应商：合同价值5万元以下，供应部经理审批合同价值5-20万元，供应部经理和分管副总审批合同价值20万以上，供61、应部经理和总经理审批3法务部经审核和批准的的合同交法务部审定法律条款，并盖章生效2、 合同、订单跟踪 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1采购经理采购经理对合同、订单执行进行跟催，出现较大异常情况，形成采购业务异常记录表，注明合同或订单编号2采购主管重大异常报采购主管，形成处理措施3供应部经理如须变更或解除合同，经供应部经理批准3、 合同订单报备及档案步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1法务部会计部所有采购订单、合同均一式四份，同时报备法务部和会计部一份供应部留存；一份交会计部；一份法务部备存；一份供应商留存2供应部留存的所有合同订单按供应商分类进行归档，档案咨讯组负责汇总、维护、更新和管理调62、阅五、单据及报告采购业务异常记录表进货价格及采购成本控制（P2-Z1-J4-11）一、目的本管理文件明确了采购价格及成本的分析和控制方法，以实现适时监控物料进货价格，合理压缩物料采购成本。二、范围本管理文件适用于非自采范围的所有非固定资产物资采购价格和成本管理。三、相关程序及制度 采购作业控制 （P2-Z1-J4-8）四、业务流程1、价格分析和成本改进步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1成本控制员计划成本主管集团内关联供应商进货成本分析：成本控制员半年或一年进行一次关联企业供应商利润成本分析或成本审计，确定供货商价格的合理性和进货成本压缩的可能空间；向计划成本主管提出进货成本改进报告2成本控制63、员原材料市场行情收集：成本控制员每月收集、汇总主要中药材市场行情；每季度收集、汇总主要西药原材料市场行情；成本控制员对重要供应商进行季度询价，形成重点供应商季度询价表；3采购经理成本控制员采购经理不定期提供价格行情报告，由成本控制员汇总 4财务分析员成本控制员财务管理部财务分析员每月向成本控制员传递成本分析报告，明确本月存货价格对生产成本的影响，提供进货成本变动趋势和控制要求数据5成本控制员定期汇总以上资料（2-4），形成原材料价格变动报告和进货成本改进报告，提交计划成本主管6计划成本主管计划成本主管汇总资料和改进报告，定期（每两月或每季）提出主要生产性物资进货指导价格范围：A集团内关联供应商64、货源控制价格B非关联供应商货源指导价格7供应部经理分管副总财务管理部该指导价格范围提交供应部经理和分管副总批准；供应部和财务管理部备案；交计划员在计划中实施8供应部经理采购经理在业务操作中严格遵循指导价范围，如有超过，实际执行价格应得到供应部经理批准，同时在采购业务异常记录表中体现2、定价控制步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1采购主管定价权责任人供应部经理财务管理部部长长期合作供应商年度合同中确定进货价格和变价协议；该价格和变价协议由采购主管与供应商草拟；定价权责任人审定，在合同会签程序中经供应部经理、财务管理部部长、分别审核2采购经理非年度协议范围的临时采购，采取采购经理询报价程序控制进价65、3采购主管成本控制员询报价申报单经成本控制员形式审核，1万元以上询报价申报单经采购主管审核后，成本控制员形式审核 4采购经理定价权责任人供应部经理财务管理部部长非年度协议的合同，价格经采购经理与供应商草拟；定价权责任人审定供应部经理、财务管理部部长分别审核5采购主管供应部经理分管副总总经理定价权责任人对物资采购合同价格赋有审定责任：单价2000元以下，采购主管单价2000-5000元，供应部经理单价5000-20000元，分管副总单价20000元以上，总经理五、单据及报告重点供应商季度询价表成本分析报告采购业务异常记录表询比价申报单物料进库规程(P2-Z1-J4-12)一、目的本管理文件明确了66、物料入库过程中需执行的各个环节及各环节的操作规范，以实现入库程序的标准化作业。二、范围本管理文件适用于供应部各仓库外购物料的入库程序。三、相关程序管理文件 物资供应计划（P2-Z1-J4-1） 定点采购管理（P2-Z1-J4-5） 供应商管理（P2-Z1-J4-9）四、业务流程步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1仓库收料员/仓库质检员供应商送货至仓库，仓库收料员核对周到货计划和供应商发运单，仓库质检员协助收料员检验外观是否完好、标签与物料是否一致、供应商是否已经核准，收料员与供应商送货员共同清点数量2仓库收料员/仓库质检员质检员和收料员初检合格的物料进入仓库待检区，收料员开临时入库单，供应商送67、货员和收料员分别在临时入库单上签字，临时入库单一式四联，第一联存根联，第二联仓库记账联，第三联客户联，第四联总统计员记账联，收料员将第三联客户联交供应商送货员，第二联仓库记账联和第四联总统计记账联每日汇总交仓库统计员，仓库统计员将第二联作为仓库三级明细账记账凭证，将第四联传递给总统计员，作为仓库二级明细账记账凭证，第一联收料员留存3仓库收料员/供应部采购经理初检不合格的物料，收料员拒收，填写物料拒收记录并通知供应部采购经理4仓库质检员/质量技术部质检员仓库质检员对进入待检区的物料，根据取样标准进行随机抽样，开出请验单，请验单一式两联，第一联连同送检物料交质量技术部质检员，第二联仓库质检员留存568、质量技术部质检员质量技术部质检员完成检验程序，出具质检报告书6出具质检报告当日质量技术部质检员/仓库质检员/供应部总统计员质检报告书一式四联，第一联质量技术部留存，其余三联交仓库质检员，仓库质检员将第二联与对应请验单一并留存、第三联和第四联交仓库统计员和总统计员7出具质检报告当日仓库质检员/仓库收料员仓库质检员通知收料员质检结果，在货位卡上填上质检报告书出具日期和检验结果，收料员将物料由待检区移入合格区或不合格区放置8出具质检报告当日仓库质检员/供应部采购经理仓库质检员将不合格物料的检验结果通知供应部采购经理，由采购经理联系供应商补货9出具质检报告当日仓库统计员/总统计员仓库统计员收到质检合格69、报告书，做备查登记并将第四联传递给总统计员，总统计员开出正式入库单，作为仓库二级明细账的物料入库凭证10出具质检报告当日仓库统计员/总统计员仓库统计员收到质检不合格报告书，做入库冲红单并将质检报告书第四联传递给总统计员，总统计员做备查登记五、单据及报告临时入库单正式入库单请验单质检报告书物料拒收记录物料出库规程(P2-Z1-J4-13)一、目的本管理文件明确了物料出库过程中需执行的各个环节及各环节的操作规范，以实现出库程序的标准化作业。二、范围本管理文件适用于供应部各仓库物料的出库程序。三、相关程序管理文件 生产计划管理 (P2-Z2-J4-1) 领料制度 (P2-Z2-J4-2) 四、业务流70、程步骤完成时间涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1生产部领料员/车间主任生产部领料员将车间主任审批签字的请领单交仓库发料员2收到领料单后仓库发料员仓库发料员根据请领单，按先进先出原则，将合格区物料办理出库3收到领料单后仓库发料员/生产部领料员仓库发料员和领料员共同核对数量，验收无误4验收交接后仓库发料员/生产部领料员双方分别在请领单和出库单上签字，请领单一式三联，第一、三联生产部留存，第二联交仓库发料员5每日仓库下班前仓库发料员/仓库统计员/总统计员仓库发料员汇总当日出库单，出库单一式四联，第一联存根联，由仓库发料员留存，第二联财务联和第四联记账联交仓库统计员，仓库统计员将第四联记账联作为仓库三级明71、细账的记账凭证，将第二联传递给总统计员，作为仓库二级明细账的记账凭证，第三联车间联由生产部领料员带回交生产部统计员五、单据及报告请领单出库单退料规程(P2-Z1-J4-14)一、目的本管理文件明确了物料从生产车间退回供应部物料仓库过程中需执行的各个环节及各环节的操作规范，以实现退料程序的标准化作业。二、范围本管理文件适用于供应部各仓库物料的生产部退库程序。三、相关程序管理文件 生产车间物料退库制度 (P2-Z2-J4-4)四、业务流程步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1生产部统计员/车间主任生产部统计员填写退料申请单，车间主任审核签字，退料申请单一式四联，两联生产车间留存，一联质量技术部留存，72、一联交仓库发料员2退料申请单批准当日生产部统计员/质量技术部质检员生产部统计员填写请验单，交质量技术部，质量技术部派质检员到仓库取样，取样后的物料封严封口，贴上封条和标签3收到请验单后质量技术部质检员/生产部质检员质量技术部质检员根据情况决定是否出具质检报告书或直接在退料申请单上签署意见；检验结果和质检报告书编号由质检员在退料申请单上签署，退料申请单质量技术部留存一份，其余两份交还生产部统计员4出具质检报告书当日生产部领料员生产部领料员凭退料申请单和相应质检报告书到仓库办理退库5生产部领料员/仓库收料员仓库收料员根据退料申请单，点算数量，办理入库，开出库冲红单，仓库收料员和生产部领料员在出库冲73、红单和退料申请单上签字，退料申请单一份交仓库收料员留存，一份由生产部领料员交还生产部统计员，出库冲红单与当日其他出库单一并汇总、传递和留存6仓库收料员仓库收料员根据质检报告和退料申请单上的意见，对不合格的退库物资开出入库冲红单；在退库不合格物料登记表上做备查登记；入库冲红单与当日其他入库单一并汇总、传递和留存7仓库收料员经质量技术部确认为合格的退库物资进合格区放置，在退库合格物资登记表上作备查登记8仓库统计员/供应部采购经理仓库统计员根据当日入库冲红单，汇总当日的生产部不合格退库，通知采购经理，采购经理联系供应商补货9供应商补货，在到货时开出入库单，办理入库五、单据及报告退料申请单请验单质检报74、告书退库不合格物料登记表退库合格物料登记表出库冲红单入库冲红单仓库账务管理(P2-Z1-J4-15)一、目的本管理文件的目的是规范仓库进销存核算，及时准确的反映库存物资。二、范围本管理文件适用于供应部各仓库的三级明细账和二级明细账的核算。三、相关程序管理文件四、业务流程步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1每日下班前仓库收料员/仓库发料员/仓库统计员仓库收料员和发料员每日汇总当日的临时入库单、出库单、入库冲红单和出库冲红单，临时入库单和入库冲红单的第二联仓库记账联和第四联总统计记账联交仓库统计员，出库单和出库冲红单的第二联财务联和第四联记账联交仓库统计员2每日下班前仓库统计员仓库统计员根据出入库75、单登记仓库台账，并制作日报表，将日报表报供应部采购办和供应部计划成本组；仓库台账按物料品种登记，并注明批次和编号3第二日中午前总统计员总统计员根据仓库每日传递的出库单和出库单冲红单登记仓库二级账，临时入库单暂不登账，待质检合格报告出具后，制正式入库单，根据正式入库单登记入账，正式入库单一式四联，其中第二联财务联，月底汇总交财务，其余各联总统计留存3总统计临时入库后质检不合格开出的入库冲红单，由于总统计未对临时入库做账务处理，此处亦不登账，只做备查登记；生产部退库开出的入库冲红单，总统计需登记入账4仓库统计员/总统计员供应商补货，按正常程序办理入库并登记入账5仓库统计员/总统计员月末仓库统计员和76、总统计员核对月报表一致，总统计员汇总当月出入库单和月报表报会计部存货会计五、单据及报告临时入库单正式入库单质检报告书出库单出库冲红单入库冲红单存货盘点管理(P2-Z1-J4-16)一、目的本管理文件为了规范仓库日常管理，使明细账及时反映库存数量的真实信息，明确仓库盘点标准规程。二、范围本管理文件适用于各材料物资仓库的盘点环节。三、相关程序管理文件 库存分析及报告 (P2-Z1-J4-15)四、业务流程1、基本方法项目说明1盘点周期的确定盘点周期是指在规定的一个周期的时间内，通过若干次的盘点（例如每月一次或半年一次），保证所有的库存物资都得以清查；盘点周期的可以根据库存的活跃程度确定（详见示例）77、2每月盘点项数的确定对于活跃、不活跃和积压库存，每月盘点项数的确定可以根据该类库存总项数除以盘点周期确定（详见示例）3盘点的组织方法盘点在执行时，可以由仓库人员和财务人员混合编组，两人一组；另设监盘小组，可由财务人员担任，执行抽盘复点程序4盘点的计划盘点前必须制定盘点计划，每月盘点由各仓库管理员制定计划，年中和年末的联合盘点可由仓库主管和会计部主管存货会计共同制定5盘点的执行盘点前应将盘点计划通知所有盘点参加人员，编制盘点表，盘点在仓库下班收发停止后进行2、存货盘点周期标准及盘点数量标准示例结合存货的活跃性，每类存货的盘点周期标准参见下表：存货类型盘点周期活跃存货1个月不活跃存货6个月积压存货78、12个月活跃指标根据各仓库的实际情况制定。一般月周转次数在一次以上的可定义为活跃库存。长期积压不用或待报废的库存为积压库存。周转次数=本月出库量/本月平均库存本月平均库存=（月出库存+月末库存）/2，或在月初库存和月末库存异常的情况下，更准确计算月平均库存：本月平均库存=（月初库存+当月每日库存余额）/（当月天数+1）月周转次数可根据仓库每日报表的每日出库量和库存余额，设定链接公式，自动生成周转率数据。每月盘点项目数=某类存货总项目数/某类存货盘点周期各类存货的每期盘点数量标准参见下表：库存等级总项目数循环盘点周期每月盘点项目数活跃存货2001个月200/1=200项/月不活跃存货1206个月79、120/6=20项/月积压存货6012个月60/12=5项/月合计225项/月3、仓库月度盘点步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1每月月初仓库管理员仓库管理员于每月月初制定当月盘点计划，规定盘点时间、盘点执行人和抽盘项目2仓库主管月度盘点计划送仓库主管签字批准3每月盘点前仓库统计员仓库统计员根据经批准的盘点计划规定的时间和项目，编制盘点表，通知仓库管理人员盘点时间4仓库管理员/仓库收发料员/仓库统计员/总统计员仓库月度盘点以仓库的自查为主，会计部派人员监盘；仓库下班收发货停止后执行盘点程序；仓库管理人员两人一组按盘点计划中规定的项目进行盘点，仓库管理员和仓库统计员、总统计员组成监盘小组，进行抽80、盘复点5仓库管理员盘盈盘亏金额在一定额度以上的必须向财务报账，该额度可根据各仓库的实际情况和物料自然损耗率厘定6仓库管理员/仓库主管/供应部经理/会计部部长/总经理盘点表经盘点人和监盘人签字，仓库管理员将盘盈盘亏情况、原因报仓库主管，仓库主管将盘赢盘亏情况、原因和处理意见形成报告交供应部经理和会计部部长审批，最后经总经理签字，再做账务调整7仓库管理员/仓库主管对于盘盈盘亏金额在额度以下的，仓库可以不用调账和向会计部报账，仓库自己查明原因，并由库房班长形成报告报仓库主管；仓库统计员将盘赢盘亏数量和金额作备查登记，待年中和年末详盘后一并调整4、 半年及年度详盘步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1每81、年年中和年末供应部仓库/会计部除仓库每月自查外，年中和年底与会计部进行两次联合盘点；与财务人员的联合盘点必须为全盘，包括库房内全部的合格和不合格存货2盘点当月月初供应部仓库主管/会计部主管会计盘点计划由仓库主管和会计部主管存货会计共同制定，报供应部经理和会计部部长共同审批3供应部仓库管理组/会计部盘点前通知所有盘点参加人员，编制盘点表，存货停止流动4供应部仓库管理组/会计部联合盘点由仓库人员和财务人员混合编组，两人一组，每组可由一仓库管理人员和一统计员组成；由仓库管理员和会计部会计组成监盘小组，由监盘小组抽盘复点5仓库统计员根据盘点结果，仓库统计员编制盘赢盘亏对照表和期末存货明细表6仓库管理员82、仓库管理员编制盘赢盘亏处理报告，列明盘点盈亏数量及金额、盈亏原因和处理意见，对重大的盘赢盘亏，要列明对相关责任人的处罚意见和现存的管理漏洞7仓库主管仓库主管汇总各仓库的处理报告，形成总报告，列明盘赢盘亏数量及金额、盈亏原因和对盘赢盘亏的账务处理意见，报供应部和会计部部长共同审批8供应部经理/会计部部长供应部经理和会计部部长审批后报总经理批准9总经理总经理对盘赢盘亏的处理意见进行最后审批10会计部根据经总经理审核批准的盘赢盘亏处理报告，仓库统计员调整仓库三级账，会计部总统计员调整二级账，会计部存货会计调整一级账五、单据及报告盘点表盘盈处理报告盘亏处理报告库存分析及报告(P2-Z1-J4-17)一83、目的本管理文件的目的是为了综合分析库存情况数据，为供应部的采购工作及库存管理工作提供相关信息及决策依据。二、范围本管理文件适用于各仓库的库存分析领域。三、相关程序管理文件 存货盘点制度 (P2-Z1-J4-16) 存货跌价准备管理 (P4-Z3-J4-4-3)四、业务流程1、 库存参数控制步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1库存控制员库存控制员进行各仓库存货管理参数体系的设置和定期调整，包括安全库存、最高库存警戒、最低库存警戒、库存周转率指标等，报计划成本主管和供应部经理审批2总统计员总统计员每月汇总传递存货流转基础数据，库存控制员每月按照参数标准出具存货周转率报表和周转状况评价报告和库存参84、数调整报告2 、存货基本信息记录与汇总步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1每日仓库统计员仓库统计员每日记录存货流转基础数据，包括每日出入库、每日库存、与安全库存对照差异、拒收记录、退货记录、退库记录，以上信息以日报表形式传递给库存控制员和供应部各采购经理2各月月末仓库总统计员总统计员每月出具月统计报表，包括当月累计进出库、月初库存、月末库存、当月拒收记录、退货记录和退库记录3供应部经理/库存控制员/会计部存货会计/供应部采购经理月统计报表报供应部经理、库存控制员、会计部和各采购经理3、存货有效性分析步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1每月库存控制员库存控制员每月进行生产性物料缺货分析和滞料分析85、2每月库存控制员库存控制员每月进行存货结构和规模统计及有效性分析3每周库存控制员库存控制员每周进行重点物料周转分析，向仓库主管和财务管理部提交重点物料周转周分析报表对全部生产性物资进行月度和年度的周转分析，向仓库主管和财务管理部提交周转状况评价报告4、 存货滞料报告和处理步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1库存控制员/仓库主管按库存控制员的分析信息和每月盘库结果，仓库主管每月汇总滞料情况，追溯原因，及时调整实物仓储管理，形成滞存物料处理报告，并上报处理意见2供应部经理/财务管理部部长/总经理滞存物料处理报告经供应部经理、财务管理部部长和总经理审批，通过变卖、销毁等手段处理，及时化解不良库存5、存货跌价警示报告步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1库存控制员主管会计按库存控制员的存货有效性和滞料状况分析结果，每年会计部主管会计制订进入重点跌价监视范围的在库存货2计划成本组会计部计划成本组每年向会计部提交分类存货期末市价明细表和单项存货期末市价明细表，提供跌价警示信息五、单据及报告（略）