1、建设公司铁路工程物资设备管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 物资设备管理6.1 物资设备管理 总则为规范物资设备采购、供应及管理工作，保证建设工程质量，降低工程成本，根据铁路建设项目物资设备管理办法（铁建设200683号）、铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法（铁建设2006217号）和铁路建设项目甲供物资设备目录（铁建设函2007199号）文，结合建设项目实际，制定本办法。本办法适用于建设项目使用内资采购物资设备的管理，外资采购和铁道部另有规定的物资设备的管理按相关规定办理。 物资设备分类及其范围1. 分2、类 铁路建设项目物资设备采购实行分类管理，按照铁道部相关规定，所有物资设备分为三大类：1）甲供物资设备指在工程招标文件和合同中约定，由铁道部或指挥部招标采购供应的物资设备。其中，由铁道部组织指挥部采购供应的甲供物资设备简称部管物资，由指挥部自行采购供应的甲供物资设备简称建管物资。甲供物资设备的具体范围按照铁路建设项目甲供物资设备目录（铁建设函2007199号）文件执行。2）甲控物资设备是指在工程招标文件和合同中约定，在指挥部监督下，施工单位采购的物资设备。3）自购物资设备是指在工程招标文件和合同中约定，由施工单位自行采购的物资设备。2. 采购要求 施工单位必须严格按分类管理的权限进行物资设备采3、购，确需调整采购方式的，必须报指挥部批准后进行，否则不予计价，造成的一切损失和后果由施工单位自行承担。监理单位应加强监督，确保进场物资设备符合指挥部的要求。 组织机构与职责1. 领导机构 本项目物资设备管理实行统一领导、分类管理、分级负责的管理体制。 成立建设项目物资设备管理领导小组，组长由指挥部领导担任，成员由指挥部各相关部门负责人组成。2. 领导小组职责 研究决定物资设备招标采购、管理重要事项。 审定物资管理办法。 监督、检查物资设备采购供应工作。3. 物资设备部职责 指挥部物资设备管理工作，由物资设备部具体负责。物资设备部职责： 负责建设项目物资设备管理工作，建立物资设备采购供应管理体系4、和质量控制管理体系，降低采购供应成本，确保物资设备质量。 负责编制物资设备管理的有关制度和办法，指导、检查有关参建单位的物资设备管理工作。 负责物资设备招标采购及合同执行，对甲供物资设备款的支付进行签认。监控物资设备质量，协调资源分配和采购各方关系。 负责与铁道部招标选定的物资代理公司签订委托协议，建立相应的工作机制。 负责甲供、甲控物资设备管理工作。及时编制、上报甲供物资采购计划，按时完成物资采购相关工作；组织物资设备的供货、调剂；负责组织进口物资、设备的报关、商检及相关工作。 深入施工现场，调查了解物资使用方向、供求进度、供应质量、存在问题和现场物资管理等情况，加强和改进物资管理供应工作。5、 完成上级交办的其他工作。4. 指挥部职责 协助物资设备部审核管段内各施工单位提报的部管物资和建管物资的物资设备清单、需求计划和技术要求以及甲控物资设备招标计划。 协调现场物资设备的供应、管理工作。5. 施工单位职责 设立物资设备管理机构，负责本项目的物资设备采购供应管理工作。 按规定编报物资设备清单、需求计划和技术要求以及甲控、自购物资设备的招标计划。 按照规定对进场物资设备进行检验、见证取样或平行检验。 负责甲供物资设备的保管工作。6. 勘察设计单位职责勘察设计单位应按照铁道部相关规定提供物资设备清单，明确技术要求，单独计算物资设备购置费用及相关费用，提供物资设备进场建议计划，为物资设备招6、标采购提供基础资料。7. 监理单位职责按照规定对进场物资设备进行检验、见证取样或平行检验。 部管物资管理在铁道部物资管理办组织下，按照相关规定与铁道部选定的物资代理公司签订物资设备招标采购和供应的服务合同，并参与对物资代理公司采购和供应服务工作的考核。1. 计划管理 指挥部在施工招标前，根据施组安排，按项目上报全部部管物资招标计划（可分站前、站后两次上报），经部招标办批准后分批实施。根据工程建设进度及时向部物资办上报采购建议计划，最后一次部管物资招标前，把历次招标实际数量同原批招标计划进行详细对比，将对招标计划的调整报部招标办，使实际招标数量同招标计划批复数量一致。具体工作由物资设备部负责，工7、程管理部配合。 施工单位按指挥部要求及时编报部管物资设备清单、需求计划、技术要求及说明，经单位负责人签字并加盖公章后上报。 指挥部在每年上报项目建设滚动计划时，将当年部管物资采购供应的调整计划以及次年和第三年的部管物资采购建议计划（指施工单位预计消耗量）上报部物资办，并抄送物资代理公司。 指挥部根据审查后集中采购计划及时编制招标物资一览表，上报部物资办。2. 招标采购 招标文件由物资代理公司统一汇总编制，物资设备部负责组织招标物资技术规格书的编制，并对招标文件进行审核。 部物资办组织指挥部在铁道工程交易中心对部管物资进行招标采购。招标交易手续（包括招标公告、交易表格、评标结果公示等）统一委托物8、资代理公司办理。 部物资办组织指挥部依法组建评标委员会，评标委员会负责评标工作，推荐中标候选人。3. 组织供应 评标报告核准后，指挥部发出中（未）标通知书，与中标人签订采购合同，并负责接收、保管和退还履约保证金。合同签订后10天内报部物资办。 物资设备部负责本项目部管物资的调剂工作。 物资设备部负责部管物资的组织验收。物资设备到达现场后，组织监理单位及施工单位相关人员应共同到现场按有关规定进行检查验收，包括对物资设备的规格、型号、数量、品种、检测报告、合格证书、外观质量等按合同规定进行检查，对出现的问题及时解决。验收签认单一式五份（指挥部、物资代理公司、施工单位、监理单位、供应厂商各执一份）。9、 存在数量、质量差异或与所签合同不符等问题时，由物资设备部组织物资代理公司与供应商协商解决。不合格物资设备禁止进入现场，由供应商自行处置，并承担由此造成的损失。 物资设备部负责组织部管物资设备索赔事宜，并参与部物资管理办组织的部管物资合格供应商评审工作。 建管物资管理1. 招标采购 物资设备部按照铁道部关于建管物资管理的有关规定，制定招标计划。 施工单位按指挥部要求及时编报物资设备清单、需求计划和技术要求及说明，由单位负责人签字并加盖公章后，经监理审核后，报指挥部批准。 指挥部向铁道部工程招投标管理办公室（或铁路局）上报招标计划；批复后，由物资设备部具体组织招标采购。2. 组织供应 建管物资由10、物资设备部负责组织供应。 建管物资设备到达现场后，监理单位及施工单位相关人员应共同到现场按有关规定进行检查验收，对出现的问题及时解决。 存在数量、质量差异或与所签合同不符等问题时，由物资设备部与供应商协商解决。不合格物资设备禁止进入现场，由供应商自行处置，并承担由此造成的损失。 物资设备部负责组织建管物资设备索赔事宜。 甲控及自购物资管理1. 招标采购 施工单位按指挥部要求及时编报甲控物资设备招标计划，经监理审核后报指挥部批复。路局管理项目的物资设备招标计划由指挥部报路局招标办批复。 甲控物资设备在指挥部监督下由施工单位组织招标采购，指挥部负责制定合格供应商资格条件并负责供应商资格审查。 施工11、单位按国家、铁道部关于招标的有关规定组织甲控物资招标采购，与中标人签订合同，并将合同复印件报监理单位、指挥部物资设备部备案。2. 组织供应 自购物资设备由施工单位按有关规定自行确定采购方式，组织采购，确保采购物资优质、可靠。 甲控及自购物资设备到达现场后，监理单位要按相关技术标准和规定，及时进行检查验收，并做好原始记录。并按有关规定对物资设备质量进行抽检；属于行政许可或强制认证的，应检查行政许可或强制认证证书，检查结果送指挥部备案。检验不合格的物资设备由施工单位负责处理。 甲控及自购物资设备验收合格后，由施工单位保管。施工单位应做好甲控及自购物资设备保管工作，保证甲控及自购物资设备供应，发生丢12、失、损坏等由施工单位负责。 物资质量管理 要建立健全质量责任制，明确物资设备采购供应管理中各环节责任人和责任单位。 建立健全物资设备质量跟踪、追溯制度。各相关单位在物资设备接转过程中必须填制物资设备质量记录单，全过程记录物资设备从厂家到最终使用的质量状况。 物资设备采购单位应针对不同物资设备建立质量监测系统，特别是要做好技术引进的新产品、新设备、新系统的质量监测。 坚决杜绝不合格物资设备进入施工现场。施工单位只能使用经检验合格的物资设备，未经检验或检验不合格的禁止使用。监理单位要按照铁道部有关验收标准对进场物资设备进行见证取样或平行检验。供应商对监理单位、施工单位的质量检查结果有不同意见时，由13、指挥部选定的第三方质量检测机构做出最终裁定。 施工单位要按照铁道部有关物资设备保管规定，加强进场物资设备的储存保管工作。 重要物资设备实行驻厂监造制度。 工程建设物资设备如在工程使用过程中，经任何一方检验、检查机构发现存在质量问题时，施工单位应立即停止使用，并不得进行下一道工序的施工，同时将有关情况报指挥部物资设备部。 指挥部物资设备部要加强物资设备质量的管理和检查监督，定期对物资设备质量状况进行评估、总结。 合同价款结算与支付 部管物资和建管物资合同价款及运杂费由指挥部按有关规定和合同要求，进行价款结算与支付。 部管物资代理公司委托服务合同价款由指挥部按有关规定和合同要求，进行价款结算与支付14、。 甲控和自购物资设备合同价款及运杂费由施工单位承担并自行结算与支付。6.2 外资材料及设备管理 总则 为加强外资使用管理，确保外资材料及设备采购供应的顺利进行，根据关于印发铁路利用国外贷款项目管理办法的通知（铁计200693号）和铁路基本建设工程利用外国贷款项目设计概算编制暂行规定（铁建设2000117号），制定本办法。 本办法适用于建设项目使用外资采购的材料及设备管理。 指挥部物资设备部负责外资采购的材料及设备归口管理工作，其他部门配合。 计划与采购 指挥部配合铁道部利用外资和引进技术中心（以下简称“外资中心”）确定外资使用计划和采购清单，具体工作由物资设备部负责。 设计单位应根据外资贷款15、评估报告（或贷款协议）和批准的外资采购清单等，单独编制初步设计外资概算。配合外资中心编制招标文件。 物资设备部依据施组安排和设计资料，在考虑采购周期较长的前提下，组织施工单位编制外资材料设备采购申请计划,并经现场监理机构确认。 物资设备部将外资材料设备采购申请计划报指挥部批准后，报外资中心审批。外资中心审核批准后的计划，作为外资材料采购供应的依据，指挥部和施工单位不得随意变更。 外资材料设备采用国际公开招标采购，由外资中心按照采购计划组织招标。 接运 进口材料和外资设备的接运单位及接运费取费标准由招标确定。 接运工作的职责是依据外资供货合同计划表，向进口材料和外资设备供货商提出发货通知；负责办16、理报关、商检、提货、运输、保险等业务；在进口材料和外资设备运输中，负责办理有关事宜，处理有关问题；牵头组织进口材料和外资设备的验收工作；负责外资材料设备的索赔工作。 外资设备接运费由计划财务部凭经施工单位签认的验收单证支付，进口材料接运费由计划财务部凭经施工单位签认的验收单证代扣代付。 验收 国内生产的外资设备到货后，由接运单位牵头，及时组织设计、施工、监理单位共同验收，必要时，物资设备部和咨询单位参加；国内生产的外资材料由物资设备部牵头组织设计、施工、监理单位、咨询单位（如果有）共同验收。验收中如发现点亏、点盈，规格型号不符，设备破损，附件短缺，技术文件不全等问题，验收牵头单位要认真取证，并17、在到货一周内书面通知供货商，协商解决。协商未果时，报指挥部外资中心解决。 进口材料设备到港后，由接运单位进行外观验收，并拍照取证，但不得随意开箱检验。接运至工地后，接运单位应及时组织设计、施工、监理单位共同验收，并通知外方人员参加，各单位应派熟悉业务的人员共同组成开箱验收小组，必要时，物资设备部和咨询单位（如果有）参加。在验收过程中，如发现有货物破损现象，应及时拍照取证，验收完毕，应写出验收报告，接运单位要妥善保管。 外资材料及设备的结算1. 外资结算的价格1）结算价指与施工单位结算外资料款的价格，原则上依据部批外资概算，以概算原价核定。2）清算价指外资中心转帐给指挥部外资材料设备实际采购的美元价乘以汇率所得出的人民币价。2. 货款结算计划财务部依据结算价和外资材料设备验收清单，季度验工计价时向施工单位结算货款。 外资材料及设备计量支付1. 外资材料指挥部每季度根据各施工单位验收合格的外资材料数量、结算价，计算出本季度外资材料应计量支付金额。计算公式：外资材料计量支付款=（本期已验外资材料数量结算价）2. 外资设备外资设备计量支付按结算价，在工程竣工末次计量支付时，一次结算。