1、 资料管理规定目录第一章制度流程目标3第二章适用范围3第三章职责分工41、区域资料管理组42、项目资料员4第四章丙方合同归档管理41、 合同的订立4合同的签订应遵循下列原则42、合同标准文本53、合同内容54、合同管理基本流程与职能划分65、合同保管三大原则76、合同的保管范围77、合同分类及编号78、合同收集规范89、合同的使用登记8第五章项目资料归档管理81、资料的编制要求81）开工前资料内容82、收集资料相关要求143、项目资料时限性、文件性质管理要求154、资料收集规范185、资料的分类及编号186、资料借阅197、档案资料保管期限19 第一章制度流程目标为适应公司的组织架构，明确资料2、管理程序，结合公司的实际情况而制定，目的是为了贯彻执行公司项目施工现场与资料管理一体化、系统化、信息化管理，实现公司在资料管理的及时性、有效性、规范化管理目标，将有保存价值的文件分类整理永久性归档。第二章适用范围适用于华东区域运营中心、项目经理部的各种项目资料及合同的归档。 第三章职责分工1、区域资料管理组1）负责制定本区域工程资料管理办法或实施细则，建立健全本区域工程资料管理和合同管理体系，设立岗位从事工程资料和工程合同的日常管理工作；2）建立本区域项目资料管理与合同管理信息平台，监督各项目资料管理与合同管理平台的运行状况与维护；3）负责本区域项目资料台账的建立、收集、更新等管理工作；4）负3、责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查，负责对合同文件进行评审，办理合同审批、授权手续；5）负责对项目竣工工程资料进行审核和归档，负责监督、检查和考核公司合同的订立及履行情况；6）负责与总部资料管理部对口衔接； 2、项目资料员1）建立健全项目部工程资料管理岗位责任制，严格执行公司、本区域工程资料管理和合同管理办法或实施细则；2）负责工程资料的编制、收集、整理、归档、保管工作；负责办理项目合同签证、索赔事宜，攥写索赔报告； 3）负责工程竣工资料的组卷、移交工作；第四章丙方合同归档管理1、 合同的订立 合同的签订应遵循下列原则 1）合同书原则：所有合同均签订合同书2）4、标准文本原则：订立合同应当采用公司统一制定的合同标准文本，尚未制定标准文本的，参照已制定的最类似的合同标准文本；3）事前签订原则：对应签订的合同书并有款项收付内容的业务，需签订合同，然后履行，不应未签订合同即先行履行。特殊情况下，有正当理由的，经分管副总裁签字批准，可以例外，但应尽快按双方商定的条件签订合同，补全手续；4）合同审核原则：合同需经法务部、财务中心等有关部门审核，按公司权限的实施办法、合同审批表规定的程序报批：不得在合同内容未经过审核的情况下擅自签订或直接报签；2、合同标准文本合同标准文本是指公司为重要使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括标准条款和补充条款两部分内容。3、合同内5、容合同内容一般包括但不限于以下条款：1）当事人的公司名称或者姓名、联系方式； 2）施工内容或合作范围，工程量、单价； 3）质量要求；4）结算方式；5）履行期限、地点和方式；6）双方义务和责任；7）包括构成违建的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；8）解决争议的方式；9）合同解除；10）工程合同、采购合同等，在公司为付款方时，应有保修条款；11）涉及知识产权的合同，应有保密条款和权力归属条款；12）合作性施工合同应有验收条款和风险承担或转移条款；4、合同管理基本流程与职能划分阶职能部门管理职能项目部管理职能启动阶段段协助合同谈判组织项目投 标参与项目策划协助项目投标、市场调查、现场6、调查针对需要项目经理前期支持的项目签订施工合同1、文件资料准备 2、谈判要点归纳 3、谈判人员准备 4、谈判策略拟定1、合同的 目的性 2、合同的权限性 3、合同的平衡性 4、合同的实用性 5、结构的合理性 6、体例的适用性 7、合同外在质量审查项目启动招标文件审核组织项目启 动会合同谈判合同审查投标保函准备明确项目工期、质量、进度、成本、安全等目标及管理措施项目经理部组建实施阶段施工合同审批施工合同签订归档项目巡查与督导审核各类报价及专业班组选定大额采购与招标、合作项目分判审批项目实施计划统筹调配资源组织项目碰头会合同分解与交底1、双方一般权利与义务2、施工组织设计与工期3、质量与检验 4、7、合同价款与支付合同评审履约保函准备合同保函撤销项目验收制定项目实施计划现场准备及项目开工工程预付款申请1、施工班组初步选定2、机械班组初步选定3、供货商初步选定 4、专业分包商选定变更签证认定进度认定施工合同拟定收尾阶段违约及索赔项目撤销项目总结会甲方结算单价、工程量、效能审核项目结算审核、效能监察项目维修尾款清收项目移交项目结算项目部撤场资料管理归档 5、合同保管三大原则1）完整保证原则；公司各部门以公司名义对外签订的合同时应当一式四份，财务中心、工程管理中心、区域运营中心各保留一份合同原件存档。2）及时归档原则；3）便于查找原则；根据工作需要，对档案盒设置上实行颜色区分方便日常查阅。6、合8、同的保管范围1）合同（包括附件）2）合同审批表3）合同签订与履行过程中的所有书面资料7、合同分类及编号1）分类：归档时为便于查找，根据文件性质立卷：工程施工合同、工程普通采购和施工队合同、工程外其它经济合同等；2）编号：档案分类名称经确定后，将分类名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；按合同类型+年限+营运中心代码+顺序号例： GS2017-HD-001(工程施工合同，2017年，华东营运中心，合同编号001)8、合同收集规范及时收集已签订的合同，及时更新合同台账（表丙方合同汇总表）注：合同各签订方的名称要与签订方加盖的合同章或公章一致。 9、合同的使用登记1）合同在归档之后，凡9、调阅、复印的，应在管理专员处办理登记手续。（表合同借阅申请及记录表）2）归还被调阅合同时，管理专员应当场检查合同是否有损坏、涂改或者缺失，并登记，由调阅者签字确认。 第五章项目资料归档管理1、资料的编制要求 1）开工前资料内容a、招标文件 b、中标通知书 c、工程基线复核记录 d、图纸会审记录 e、施工组织设计 f、开工报告 g、施工日志 h、各专业分项工程技术交底 2）施工过程中资料内容 a、工程材料、构配件、设备资料管理流程 b、园建工程施工工艺与相对应资料表格流程图园建材料送检要求:钢筋：按每次进场的同一牌号、同一批号、同一规格（直径）、同一交货状态，总重量不大于60吨为一批（不足60吨10、按一批计） ，送一组/4支，每支长50cm；水泥：同一生产厂家、同一等级、同一品种、同一批号且连续进场的水泥，袋装不超过200吨为一批，散装不超过500吨为一批，每批抽样不少于一次。 送12KG； 碎石：同一产地以400m3或600吨为一检验批。送12KG ； 砂：同一产地以400m3或600吨为一检验批，送 12KG ； 混凝土强度试件：当一次连续浇筑100m3时，送1组/3块；抗渗砼试件当500 m3时,送1组/6块； 砖砌体：同一生产厂家的砖到场后，按烧结砖15万块、多孔砖5万块、灰砂砖及粉煤灰砖10万块各为一个验收批，抽检数量为一组。 送1组/15块。防水涂料：同一规格、品种、牌号的防11、水涂料，每10吨为一批，不足10吨者按一批进行抽检。取2kg样品，密封编号后送检 。 C、给排水工程施工工艺与相对应资料表格流程图d、电气工程施工工艺与相对应资料表格流程图 水电材料送检要求:排水管：按一次进货的同一厂家、原料、配方、工艺、规格的管材为一批。送5段，每段长1M；给水管：按一次进货的同一厂家、原料、配方、工艺、规格的管材为一批。送5段，每段长1M；30cm长3段（用于液压试验） 电线套管：按一次进货的同一厂家、原料、配方、工艺、规格为一批，每批数量不超过30t，如生产量少，生产期6天尚不足30t，则以6天产量为一批。 送1M，3段电线电缆：按一次进货同类型、同一厂家、型号、规格、12、批号的产品为一批。每批抽取包装完好、卷绕整齐的样品1卷（至少长度60米） e、绿化工程流程图 3）完工后综合资料内容a、施工总结 b、竣工图 c、竣工验收报告2、收集资料相关要求1）施工前期资料a、项目中标后，由项目预算员移交招标文件及中标通知书、各区域资料管理员负责收集整理。b、项目开工前项目资料员要做好施工组织方案的编制、图纸会审记录、开工报告（或甲方出的开工令）、进场前标高复核、班组的安全交底及技术交底、施工图纸的收集、登记及归档（注：开工报告、施工组织方案、标高复核等最好能在开工后一星期内要求甲方/监理审核确认），由资料管理员收集整理。 c、施工日志：综合记录项目施工活动和现场情况，内13、容应包括日期、天气、气温、当天主要工作内容、施工现场情况、存在问题及解决方法、次日工作计划等内容。（施工日志编制规定） d、施工周报：对上周工作进行仔细梳理，分析计划达成情况，总结问题与不足，并进行成本核算、进度计划跟踪、人员更新。同时制定下周计划，有预见性的开展工作。（每周五提交）2）施工过程中资料a、收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要、施工日志等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登记、归档。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档。所收存的技术资料14、须为原件，作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。隐蔽工程验收资料一定要附上相关照片。b、收集施工过程中所有材料合格证明文件（合格证及检验报告必须为原件），基本材料包括：A、园建材料：水泥、商品砼、钢筋、钢材、防水材料、灰沙砖、饰面砖、马赛克等；B、水电材料：给水管、排水管、线管、电缆、电线、水泵、喷头、接水栓、阀门、配电箱、灯具等；（注：每种规格必须有一份原件，水泵及灯具必须每台一张）。c、协助施工员编制施工现场签证单（每份签证单必须附有甲方指令或联系单，最好能附有现场施工前后照片），并及时提醒项目经理跟踪签证的签认，签证确认后，资料员收集施工现场签证单（必须为原件），并建立签证登记15、台账，整理归档。d、参加分部分项及整个工程的验收工作，确保自己所编制的资料完整、及时，与工程进度同步：保证施工资料的真实性、完整性、有效性。e、绘制竣工图，项目资料员根据技术变更、洽商记录及现场实际情况绘制竣工图，及时上机存档。3）完工后资料a、在工程竣工后，资料员负责将文件资料、工程技术资料按市城建档案馆的档案管理要求整理编制成册，文件材料移交与归档时，应有“归档文件材料交接表”，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。b、竣工图：在工程完工后15-45天内收集整理一套完整竣工图，审核、出图、装订交项目施工员，并督促其完成与监理、甲方的确认工作。c、竣工验收申请及验收报告：项目部要在16、项目完工后1个月内办理工程竣工验收工作。4）工程结算后必备资料a、结算书：在工程完工后3个月内完成结算工作。b、保修期满移交书：资料员提醒及协助项目负责人办理移交手续。） 项目过程资料应注意事项a、工程项目名称必须与施工合同项目名称一致；b、施工过程中所形成的资料字迹应完整、清晰、准确，打印资料必须为黑色字体且不得随意进行涂改；c、施工过程中所形成资料的相关单位（建设单位、监理单位、设计单位、施工单位、物业单位等）必须签字、盖章手续齐全、日期准确；d、项目上收发文件、资料时须做好收发文登记。重要发文、项目资料必须多准备一份并要求甲方（或监理）在文件上签名，同时将签名原件保管到我方项目档案中。317、项目资料时限性、文件性质管理要求分类名称资料内容项目经理部区域资料管理员文件性质投标文件原件/电子版 电子版中标通知书/原件工程综合管理记录开工报告每月25日前复印件原件施工组织设计方案（含施组报审、审批表）每月25日前复印件原件施工技术交底每月25日前原件/图纸会审记录每月25日前原件/原地面标高复测、完成面标高复测每月25日前原件/竣工验收报告 验收后7天内/原件工程施工总结完工/竣工后当月装订原件/施工日志每月30日原件/各专业施工过程中资料验收记录/综合评定记录完工/竣工后当月装订原件/产品质量证明文件完工/竣工后当月装订原件/试验与检验报告完工/竣工后当月装订原件/施工记录完工/竣18、工后当月装订原件/工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录完工/竣工后当月装订原件/分项工程质量验收记录/质量评定记录完工/竣工后当月装订原件/竣工图园建工程完工后60天内蓝图/电子版蓝图/电子版给排水工程完工后60天内蓝图/电子版蓝图/电子版电气工程 完工后60天内蓝图/电子版蓝图/电子版绿化工程完工后60天内蓝图/电子版蓝图/电子版竣工验收文件工程竣工预验收申请表验收后7天内 复印件 原件工程竣工验收申请表验收后7天内 复印件 原件工程结算书办理结算后7天内 复印件 原件工程移交书办理移交后7天内 复印件 原件增减工程相关文件工程签证单每月25日前原件/工程联系单每月25日前原件/工程设计19、变更单每月25日前原件/其它资料其它施工管理文件清单及附件完工/竣工后当月装订原件/4、资料收集规范1)项目资料管理员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步。2)项目资料管理员应根据资料内容进行资料收集，资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。3)资料盒内应包括资料封面、卷内目录和资料内容，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。（竣工资料目录）4)增加工程相关证明文件、基础资料、综合管理资料、园建资料、水电资料、绿化资料、竣工图项目资料员应及时收集、整理、归档及保存。5)每月5号前向区域资料管理员提交项目资料台账表。5、资料的分类及编号1）分类：资料分类应赋予统一名称，其名称应20、简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。区域各工程项目的的工程资料等。（包含综合类，增减工程类、园建、水电、绿化类等各种工程技术资料。）2）编号资料分类名称经确定后，将分类名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。工程技术类类：按营运中心+年限+（项目名称）+顺序号；（详见附件-资料盒）例：GS2017华东（肥西县官生态园）001(工程施工，2017年，华东，肥西县官生态 园，文件编号001)6、资料借阅）借阅档案，必须填写资料借阅登记表，经分管档案的主管审批后，方可借出。归还存档时，经检查无误、无缺失、无损坏，方可办理注销手续。）档案的借阅时间一般不超过2天，如确需延期借阅应提前办理续借手续。）使用装订成册的资料非经允许不得随意拆订；使用整理有序的资料，使用后必须保持原有次序，不得擅自叠放；不得打乱原有资料顺序。）任何人借阅档案原件，原则上不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线、涂改等。7、档案资料保管期限 永久保管