1、山东农业工程学院档案管理办法第一章 总 则第一条 根据中华人民共和国档案法及其实施办法和中华人民共和国教育部令第27号普通高等学校档案管理办法的规定，为了进一步加强学校的档案工作，更好地发挥档案的职能和作用，结合学校的实际，特制定本办法。第二条 学校档案是指建校以来，学校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案管理是各项管理工作水平和效果的真实反映和历史记载，是不可缺少的一项专业工作。各部门必须把档案工作纳入各项管理工作中加强领导。第四条 学校的档案工作要坚持集中统一管理的原则，所有档案由学校档案室集中管理。2、第二章 第二章领导体制和机构设置第五条 学校的档案工作由校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。其他的校领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。学校档案工作接受教育主管部门及省级档案行政管理部门的指导、监督与检查。第六条 学校设立档3、案工作领导小组，负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。第七条 学校档案室的主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，并完成上级主管机关下达的其他有关档案业务工作；（二）负责规划、协调全校档案工作，并负责对本校各学院、处、室、科等部门的档案工作进行监督、指导和检查；（三）制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案综合管理水平； （四）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类永久、长期的档案及有关资料；（五）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）负责编4、辑档案参考资料，编制检查工具，积极开发档案信息资源；（八）负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习和培训；（九）开展档案宣传工作和利用者教育工作；（十）开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。第八条 学校档案室配备专职档案工作人员。各部门单位必须有一名负责人分管该部门单位的档案工作，并配备一名兼职档案员负责本部门档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作。第九条 专兼职档案人员应当认真执行党和国家的方针政策，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专兼职档案员队伍应当保持相对稳定。第三章 档案管理第十条 学校应逐步5、完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十一条 学校各部门应将各项工作与档案工作实行同步管理，即在布置和完成各项工作时，同时做好相对应的档案收集及整理工作。第十二条 学校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门、各课题组的兼职档案工作人员应当按照学校档案整理归档的要求，组织本部门或本课题组的教学、科研和管理等人员及时整理归档。学校档案室对各业务部门的立卷工作予以必要的协助、指导和监督。其职责是：（一）按照文件材料的自然形成规律组卷；（二）编制相应的页号并制作规范的卷内目录和移交目录；（6、三）经由本部门或课题组档案工作负责人审核合格后，向学校档案室移交。第十三条 学校文件材料的归档范围：（一）党群类主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。（二）行政类主要包括学校行政管理工作的各类综合性文件；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（三）教学类主要包括学校反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；本校培养的学历教育学生的入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。（四）科研类主要包括学校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申7、报奖励；推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。（五）基建类主要包括学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。（六）学生类主要包括学校有关学生工作的规章制度、工作程序、会议记录、纪要、迎新工作计划、方案、领导讲话、教师代表、学生代表讲话，校友工作材料、学生助学金、困难补助、学生就业、学生奖惩材料、毕业生校友工作等材料。（七）仪器设备类主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、8、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。（八）出版类主要包括学校编辑出版的学报、校报。（九）外事类主要包括学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)，出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及本校聘请的外籍、港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；本校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。（十）财会类主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄，报表、工资清册等材料。（十一）声像类主要包括反映学校各项活动和历史发展，具有保存价值的各9、种以音像、画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、录像带、幻灯片，磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等)及其相配套的文字材料等。（十二）上级来文上级有关各类文件。（十三）实物类主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人土来校参观访问的题词、题字等手迹材料；境外、校内外的团休，个人和校友捐赠的纪念物品；校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等)，以及其他有保存价值的实物。第十四条归档的文件材料应质地优良、书绘工整，蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。第十五条 案卷归档原则上按以下要求办理：（一）归档时间1学校各部门应于次年6月底前归档；2各院系等应10、当于次学年寒假前归档；3科研、基建、生产设备的专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档；4.办公自动化产生的电子文件实时归档。（二）档案移接手续学校档案室接收档案时，应根据档案目录，与移交人共同清点，对秘密、机密及以上的重要案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理签收手续。第十六条 学校各类档案都是学校的重要财富，由学校档案室集中管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。第十七条 学校档案室依据高等学校档案实体分类法，负责对本校档案进行分类、编号的排列。第十八条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。（一）永久：凡反映我校主要11、职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括两部分，一是本校形成的重要文件材料，一是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。（二）长期：凡在相当长的时间内，本校需要查考利用的档案，列为长期保管，它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六年至五十年左右。（三）短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年（含十五年）以下。第十九条 学校档案室要定期组织档案鉴定。要按照国家档案局机关文件材料归档和文书档案保管期限规定确定档案的保管期限。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意12、，并造册报学校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十条 学校档案室定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用情况等进行统计，并依照有关规定，向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。第二十一条 学校档案室应建立严格的库房管理制度，并有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防曝晒等设施；要研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制；要建立安全保密制度，对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向学校主管领导报告，及时处理。第四章 档案的利用与开放第二十二条学校档案室设立供查阅档案资料的阅览室，积极开展档案利13、用与编研工作，主动提供服务。第二十三条学校档案室开放档案，必须遵循下列规定：（一）本校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者，凭本校工作证，按照档案阅览制度办理借阅手续；校外单位或个人，须持有关单位介绍信、本人身份证、工作证等有效证件，在说明利用档案的目的和范围后，按照我校档案借阅制度办理借阅手续，方可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录、复制；（二）因工作需要复制已开放档案的，由档案室负责办理；（三）本校职工借阅党群类档案、财会类档案及保密档案时，须经学校主要领导同意并办理相关手续后方可利用，且一律不准外借；保密档案按有关保密规定控制查阅范围，一律不准外借；珍贵的实物档案、重要的照片、底片14、缩微胶卷等一律不外借。（四）如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向学校领导反映。（五）档案借阅过程中，凡有未经允许私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删改、撕毁档案等行为者，严格按照国家档案法、保密法予以追究法律责任。（六）未经上级主管机关批准并学校授权，任何单位和个人都无权公布档案。第二十四条本校档案属下列情况之一者，不宜开放：（一）涉及党和国家秘密的；（二）涉及专利和技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十五条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。第五章 附 则第二十15、六条 本办法自发布之日起执行。山东农业工程学院档案借阅制度为规范档案的借阅管理，确保档案的使用安全，特制定本制度：一、学校档案主要供本校党政管理、教学及科研工作使用，适当为社会提供服务。二、凡需利用学校档案室尚未开放的档案，必须办理一定的审批手续后，方可利用。 （一）本校人员如需查阅档案（党群类、财会类和保密档案除外），须经所在部门领导签字同意后，到办公室办理查阅手续。（二）本校人员查阅党群类、财会类及保密档案，须经学校党委书记同意并办理相关手续后方可利用。（三）外来单位或个人查阅档案，须持单位介绍信、本人身份证、工作证等有效证件，办理相关查阅手续后方可查阅。但一律不准借出使用。三、档案的利用16、，一般只限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。（一）确需借出者，须经学校主要领导批准，严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还；一般档案借阅不超过两周，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案室保管。凡需延期使用者，要办理续借手续。愈期不还者，按山东农业工程学院档案管理办法有关规定处理。 （二）党政类档案、财会类档案、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等一律不外借；同时，保密档案按有关保密规定控制查阅范围，一律不准外借。（三）严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制档案时须经学校领导批准，办理复制手续后方可复制。四、查阅档案一律在档案查阅室进行。不得擅自将档案带出档案室。特殊需要17、须经批准后方可借阅。五、档案的利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。六、档案归还时，档案人员须认真清点、检查和验收，如发现问题应查明原因及时处理，并报告有关领导。七、未经学校授权和上级主管机关批准，任何单位和个人都无权公布档案。八、档案工作人员及档案利用者，要严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重，给予批评教育、罚款直至追究法律责任。九、本制度自公布之日起执行。山东农业工程学院档案归档制度一、凡记录反映本校职能活动情况、具有是后查考利用价值的各种文字、图表、材料和图片、18、录音、录像等，均属归档范围。二、各部门兼职档案员应根据归档档案范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题。三、凡立卷材料必须纸质优良、规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，对不符合要求的要返工重制。四、各种归档材料办理完毕随时移交归档。各种归档材料都必须办理移交手续。（一）学校各行政部门应当在次年6月底以前必须完成归档任务；（二）毕业生档案须在每年10月底以前完成档案立卷归档任务；（三）科研类档案应当在项目完成2个月内由科技处完成立归档任务；（四）基建类档案应当在项目完成3个月内由基建科完成归档任务；（五）学校重大活动形成19、的档案，应当在活动结束2个月内完成归档；（六）专门会议、事项可以办理完毕随时移交归档。（七）电子档案材料与纸质档案材料同步归档。（八）干部人事档案由组织人事处单独管理。五、本制度自公布之日起执行。 山东农业工程学院档案保密制度为了确保档案安全，防止泄密、失密，制定本制度。 一、档案工作人员必须认真执行档案法和保密法，严格保守党和国家的秘密。 二、接待借阅和归档人员，应在借阅室或办公室。非档案室工作人员，未经允许不得进入档案库房。 三、严格档案接收、保管和借阅制度，认真履行登记、签字手续；禁止在档案整理室、阅览室等档案工作场所会客，不允许与档案无关的人员翻阅档案、资料。 四、凡属密级档案，应按密20、级划分规定整理编目，及时入库。暂不能入库的密级档案，必须单独存放，专柜专人管理，严防泄密。 五、任何人不得私自将档案带出档案室，更不得私自复印、摘抄和传播档案内容。档案工作人员离开工作室，要随手关门落锁，严防档案、资料丢失 六、凡需处理和销毁的档案，按山东农业工程学院档案鉴定销毁制度办理。平时办公废纸、废件、重复件，应妥善积存，按规定销毁，不得随意当垃圾倾倒。 七、档案工作人员违反保密制度，按国家有关规定处理。 八、本制度自公布之日起执行。山东农业工程学院档案鉴定和销毁制度根据国家档案局及行业主管部门关于各门类档案保管期限的规定，结合我校实际制定本制度。一、档案鉴定、销毁工作由档案室负责组织。21、档案室应在调查研究基础上制定档案鉴定计划，对各类档案定期进行档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限，对已满保管期限的档案及时组织鉴定和销毁。 二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在学院办公室的主持下，由档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造清册，经学院有关领导批示后，方可销毁。四、销毁档案时，必须由两人以上在指定地点监督销毁、监督销毁人员必须在注册上签名并注明销毁方式和日期。销毁档案注册要妥善保管。并将所销毁档案在目录中注销。五、任何单位和个人不得随意销毁学校档案，违反者，按国家有关规定处理。六、本制度22、自公布之日起执行。山东农业工程学院档案安全管理制度一、档案库房要有“八防”措施，即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。二、库房内应保持清洁卫生，随时对档案装具进行除尘，以防止有害物质的侵蚀。三、库房内严禁吸烟及存放易燃物品。四、定期检查档案保管状况，做好日常温湿度记录，发现问题及时采取措施。五、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时，重要文件要逐份登记造册，并在指定地点专人监督销毁。六、对室藏档案每年进行一至二次全面检查，主要核实帐、物、卡是否相符，以防档案长期借出造成丢失，发现问题及时报告、处理。七、对计算机内的档案信息要做到安全管理，定期检查、清理信息，以防信息的丢失与23、损坏。八、配备灭火设备。九、对库房内电线、电路经常进行维护。十、本制度自公布之日起执行。 各类档案归档范围（一）党群类主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（二）行政类主要包括学校行政管理工作的各类综合性文件；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（三）教学类主要包括学校反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；本校培养的学历教育学生的入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。（四）科研类主要包括学校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总24、结鉴定、申报奖励；推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。（五）基建类主要包括学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。（六）学生类主要包括学校有关学生工作的规章制度、工作程序、会议记录、纪要、迎新工作计划、方案、领导讲话、教师代表、学生代表讲话，校友工作材料、学生助学金、困难补助、学生就业、学生奖惩材料、毕业生校友工作等材料。（七）仪器设备类主要包括学校各种国产和国外引进的精25、密，贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。（八）出版类主要包括学校编辑出版的学报、校报。（九）外事类主要包括学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)，出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及本校聘请的外籍、港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；本校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。（十）财会类主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄，报表、工资清册等材料。（十一）声像类主要包括反映学校各项活动和历史发展，具有保26、存价值的各种以音响，画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、录像带、幻灯片，磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等)及其相配套的文字材料等。（十二）上级来文上级有关各类文件。（十三）实物类主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人土来校参观访问的题词、题字等手迹材料；境外、校内外的团休，个人和校友捐赠的纪念物品；校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等)，以及其他有保存价值的实物。部门立卷要求一、基本原则(一)学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。(二)坚持平时立卷制度。档案工作人员应熟练27、掌握本部门文件材料的归档范围，负责本部门文件材料的收集、积累和保管，做到文件材料齐全、完整、准确、系统；并根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用合理和立卷归档。(三)文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定，一般遵循下列原则：1、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的列为永久保管。2、凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。3、凡在短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。4、凡是上级领导机关所发的文件，安展原文件所定的密级执行；凡属本校形成的文件材料的密级，按照国家、省和我校的28、有关规定执行。二、立卷流程在文件材料收集齐全的基础上，一般应按下列步骤进行立卷。（一）对文件材料进行立卷分类1、分年度一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，一般可归入内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。2、分问题将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。3、分期限将文件材料按规定的不同保管期限分开。（二）卷组合排序1、组合形式会议文件，按会议届次组合，可一会一卷、数卷、或数会一卷；人民来信材料，可按信件的作者，信件处理形式或信件所反映的问题组29、合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合；学校管理和业务活动形成的业务文件材料，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件可按特殊形式组合。2、排序的原则（1）管理性内容的文件材料，按问题、事件或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；证件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。（2）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。（3）准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级，不同保管期限，30、不同密级的档案，应分别组卷。（4）卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。（三）检查案卷文件材料1、检查案卷文件材料的成分，审查文件材料是否收集齐全完整，并剔除不应归档的文件材料；2、检查案卷文件材料的联系，依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散联系的现象；3、检查案卷文件材料的保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致；4、检查案卷文件材料的数量，一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，可适当分卷，问题单一、数量较少的可组薄卷。5、检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求，凡用笔不31、符合归档要求的文件材料，必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水书写的文件材料，禁止归档。（四）整理对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。（五）编页号卷内文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚，使用铅笔编页号。（六）填写卷内文件目录顺序号：以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。文号：文件制发机关的发文号。责任者：形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。提名：及文件的标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件32、，可以自拟标题，外加“”号。日期：文件形成时间。页号：填写卷内文件的起始页号，最后一栏填写文件得起始止页号。（七）填写卷内备考表本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充等情况。立卷人：有立卷责任者签名。审核人：有对案卷质量进行审查的单位负责人签字。日 期：有立卷人按实际立卷时间填写。（八）拟写案卷标题案卷提名应简明确切，结构完整，体式一致。一般应准确概括卷内文件材料的主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷提名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。（九）装订前应去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。案卷采用三孔一线装订，不订卷的文件材料，应按标准用细线逐件装订。三、归档验收（一）填写卷内文件目录、备考表、案卷标题，均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。（二）文件材料一般归档一份，学校正式编号的行文和基建图纸等重要文件材料，一式二分归档。（三）归档文件材料应是文件材料的原件，复印件原则上禁止归档；电子文件材料应是激光打印的有效（如正式加盖单位印章等）文件，以确保档案的保存价值与安全。（四）部门立卷后，经档案室工作人员检查合格，填写移交目录，一式两份，双方履行签订手续，办理移交。移交目录各执一份存查。