1、 人事档案基本知识培训案例导入： xx日用化妆品公司人事部的小刘负责人事档案的管理工作，她对工作非常负责，凡是员工的情况变动都能及时对其档案材料进行收集、补充或清理，每位员工的档案材料也都整理得井然有序、目录清楚，使人事管理工作中不管是员工考核、聘任、核定工资还是办理各种人事关系等查找调阅档案都非常方便。为此，小刘被评为公司的先进员工，公司还请她在表彰会上介绍事迹。小刘发言时说：她认识到人事档案记录着每一名员工的关键信息，是单位了解、考察、使用干部和职工的重要依据，是处理与人员有关的各种问题的凭证，关系到他们的切身利益，因此，在管理过程中她非常认真，对员工录用、调入或调出、退休、考核、奖励、提2、级等形成的档案材料都按规定及时收集、补充和整理，确保员工档案的完整和系统。同时，她还坚持执行人事档案管理制度，不管谁利用档案都必须履行审批和借阅手续，保证人事档案的安全。小刘爱岗敬业的精神得到员工的一致称赞。来自资料搜索网() 海量资料下载简析：在人的成长和从事社会活动的过程中，会随之形成记录其历史足迹的文件人事档案。在单位，人事档案既是员工业绩的客观记录，有是单位合理使用、管理和开发人力资源的依据和工具，所以，人事档案管理工作直接关系到个人和单位的切身利益。上述案例中的小刘深刻地认识到了人事档案的重要性，在管理工作中认真执行国家的规定，准确、及时地开展工作，才使管理工作做到非常到位。讲授内容3、：人事档案基本知识一、人事档案定义、种类人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才表现，以个人为单位归档保存以备考查的历史记录材料。种类：工人、干部、学生、军人二、人事档案特点与作用 特点：现实性、真实性、动态性、机密性 作用：考察、了解员工的重要手段，解决当事人个人问题的凭证，编写任务传记和专业史的宝贵材料。三、人事档案构成要素1. 履历材料；2. 自传材料；3. 鉴定、考核、考察材料；4. 评定岗位技能和学历材料、专业技术职务（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；5. 政审材料；6. 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；4、7. 奖励材料；8. 处分材料；9. 招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；10. 其他可供组织参考的材料。四、人事档案工作内容与要求 工作内容：.登记人员变动和工资变动情况.收集、整理和鉴别人事档案材料.保管人事档案，保证人事档案的完整与安全.办理人事档案的提供利用和咨询工作.转递人事档案工作要求：集中统一、分级管理，严格把关、真实完整，便于利用。 人事档案收集与鉴别一、人事档案收集（一）收集途径：人事部、业务部门（二）收集方法：1.建立、健全人事档案收集制度、索要制度、检查核对制度、移交制度、补充制度2.根据中心工作，集中收集人事档案。3.5、疏通收集渠道4.跟踪收集二、鉴定甄别（一）鉴别内容.判定文件是否属于人事档案.判定是否属于同一对象.判定是否处理完毕.判断材料是否真实、准确.审核文件是否手续完备.核查归档文件质量.是否有保存价值（二）剔除材料的处理1.转出 非人事档案要转出。转出时要写好转递材料通知单。2.退回 内容需核实、手续不够完备的档案。要履行领导批准、登记、盖章手续3.留存 不属人事档案但有参考价值的，整理后做业务资料保存。4.销毁 无保存价值和重复无用的材料 人事档案整理一、分类人事部档案分类、排序、编目总序号：XJRS200X-月份）入职职工档案编号：RS-R-200X-月份）招聘档案编号：RS-Z-200X-月6、份培训档案编号：RS-P-200X-月份薪资福利档案编号：RS-X-200X-月份人事规章制度编号：RS-G-200X-月份其他文件资料编号：RS-Q-200X-月份（二）人事档案分类细目1、入职职工档案分类（分为工人和干部两类。两者以职等划分或者以职位、工作性质划分）A 工人档案（档案编号以员工工号或入职编号为准）内容：1、 履历材料；2、 自传材料；3、 鉴定、考核、考察材料；4、 评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；5、 政审材料；6、 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；7、 奖励材料；8、 处分材料；9、 招用、劳动合同，调7、动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；10、 其他可供组织参考的材料。B干部档案（档案编号以员工工号或入职编号为准）内容：第类：履历材料（入职登记表、简历表；第二类：自传材料第三类：鉴定、考核、考察材料第四类：学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）第五类：政治历史情况审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）第六类：参加国共产党、共青团及民主党派的材料第七类：奖励材料第八类：处分材料第九类：录用、劳动合同、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料等材料8、第十类：其他可供组织上参考的材料2、招聘档案分类招聘档案RS-Z200X-月份）招聘渠道信息资料-Q以往招聘情况-z招聘需求统计-x临时工作人员材料-l lRS-Z-M-200X-月份）试用人员资料人才储备（未录用人员）离职人员资料内部人员需求情况同行业人才情况 资料岗位调整-T招聘应用资料3、培训档案分类培训档案编号：RS-P-200X-月份已培（主题、讲稿、时间、参加部门人员、周期、反馈情况编号：RS-P-P-200X-月份培训材料收集编号：RS-P-C-200X-月份待培（计划安排、实施细节、内容）编号：RS-P-D-200X-月份委托培训（授课单位、学习内容、费用、参加人员）编号：RS9、-P-W-200X-月份4、薪资档案分类薪资档案编号：RS-X-200X-月份薪资制度、条例、实施细则及其他薪资规定档案. 编号：RS-X-Z-200X-月份薪资发放纪录编号：RS-X-Y-200X-月份福利档案如社保、三险一金办理、福利发放记录等。编号：RS-X-F-200X-月份5、人事规章制度档案分类人事规章制度编号：RS-G-200X-月份 业已实施规章制度、计划、条例编号：RS-G-Y-200X-月份待审批规章制度、计划、条例编号：RS-G-D-200X-月份人事部内部资料如：会议纪要、工作分工,安排、年终工作总结等RS-G-N-200X-月份 二、类内文件的排列 按文件形成时间顺序10、排列,例: 排列顺序 材料名称 形成时间 1 简历表 1958年 2 登记表 1960年 3 履历表 1961年 按文件内容所揭示的问题顺序排列,例： 排列顺序 材料所反映的问题 （ 1） 工资情况材料（项内按时间） （ 2） 各种代表会代表登记表 （ 3） 出国、出境材料 按文件材料内容的主次关系顺序排列,例： 排列序号 材料名称 1 入党志愿书 2 入党转正意见 3 转正申请 技术要求：1人事档案可分为正本和副本。副本是正本重要材料的复制件。人事档案如果存在铅笔、圆珠笔、复写纸书写等情况，应对原件进行复制，以便于档案内容的长久留存。此外还要通过复制形成人事档案的副本。2技复制术加工 1) 11、对存在破损情况的档案进行修补。2) 对规格不符合要求的档案进行裁剪、折叠或托表，使档案外观规范，便于保管。三、编制卷内目录四、打孔与装订五、书写卷名六、检查验收人事档案的利用和转递一、人事档案的提供利用 查阅人事档案。按规定办理审批手续，外调介绍信不能作为查阅凭证。 借出人事档案。经批准后须认真进行登记，并限期归还。 人事档案用户。须严格遵守保密制度，确保档案安全。 个人不得查阅或借用本人和直系亲属的档案。 用户复制。人事档案须报有关部门审批。二、人事档案的转递1.专人取送，保证档案安全2.转递档案必须办理转递手续3.县级以上才能直接转递人事档案4.核对、签名、盖章并及时退回回执5.保持完整转12、出通知单存根字第号 兹将 等同志的档案材料转去，请按档案目录 清点查收，并将回执及时退回。 单位名称： 年 月 日 档案材料 姓 名 转递原因 （份）回执 XXXXX： 你处于 年 月 日转来 字 号 等 同志的档案共 卷，材料共 份，已全部收到，现将回执退回。 收件人签名 收件机关盖章 年 月 日 小结：人事档案基本知识人事档案定义、种类1) 人事档案特点与作用2) 人事档案构成要素3) 人事档案工作内容与要求2人事档案整理1) 收集与鉴别2) 人事档案整理3) 人事档案利用与转递3相关档案管理规定1) 干部档案工作条例2) 人事档案保管期限表3) 企业职工档案管理工作规定 课堂测试题： 谁13、动了我的档案 上海市民王某从一家公司离职后多次应聘，每到最后关头却总是落榜。终于有一次，王某偶然发现自己的档案里被原公司塞了一份“处分” 决定，称其“长期招摇撞骗”、“公安部门已立案查处”等。面对这份有争议的“处分”决定，王某把原公司告上了法庭。您是否确切地知道自己的档案在哪里保存？正受哪个部门管理？你是否曾经有意识地关心过自己的档案情况？随机调查显示，在所有受访中，有45%的人完全不知道自己的档案的管理情况；40%的人对档案管理存在着不同程度的误区；有54%的人对于自己档案袋中的内容不知晓；接近半数的人从来没有关心国过自己档案的相关问题。然而，随着市场经济体制的不同深入，各种类型的用人单位也越来越多，加之人才流动频率也日益频繁，这使得档案管理的难度不断增加，随之引发的设计有关档案管理的问题也多了起来。思考：在日后工作中，我们该如何关心自己的档案？在人事档案管理中，档案管理员应该如何保证个人档案的真实性？