1、公司采购手册目 录采购管理规定2供应商管理办法20招投标管理办法（试行）37非招标采购方式管理办法57招投标档案管理办法77产品退换货管理制度（试行）81公司采购管理规定第一章 总则第一条 为规范公司（以下简称“公司”）采购及物流管理工作，规范采购行为，充分发挥资金效益，降低运营成本，提高采购效率，根据国家相关法律法规，结合公司的实际情况，特制订采购管理规定。第二条 本办法适用于公司经营范围内的货物、服务采购，包括购买、委托、外包、租赁等。第三条 采购工作应遵循如下原则：（一）严格遵守国家法律、法规；（二）坚持公开、公平、公正和诚实信用原则；（三）按照公司采购管理规定实施采购，采购按照制度规范2、化、流程标准化、决策透明化；（四）及时、有效地保障企业运营发展所需要的物资和服务采购，尽可能降低采购与运营成本；（五）遵守廉洁从业规定，防范商业贿赂和不正当交易行为的发生；（六）实施有计划的集中采购，将采购有计划地合并成为少次大宗采购，发挥规模采购效益，以降低采购成本；（七）非公开招标项目，原则上应在公司供应商库范围内实施采购。（八）对法律法规和公司规定必须招标的项目，任何单位和个人不得化整为零或者以其他任何方式规避招标。第二章 采购部门与职责第四条 招投标工作领导小组负责统一领导和协调招标采购工作，研究决定采购工作中的重大问题。负责审查采购管理制度，对采购工作进行监管。第五条 渠道管理部是采3、购工作实施部门，负责编制采购管理制度，制定采购计划，组织实施采购工作，并按照采购管理制度对自行采购工作进行自我监督和管理。第六条 各业务部门编制货物、服务需求计划，明确采购要求，经分管领导审核总经理批准后，提交渠道管理部编制采购计划，技术服务部负责采购所涉及技术问题的审核把关，参与采购谈判、招标文件编制、审核等工作。第七条 渠道管理部逐步建立供应商信息库，对各供应商履约情况进行检查评审和记录，对供应商实行分级管理。第八条 渠道管理部应遵循竞争、优选的原则选聘招标代理机构。第三章 采购方式 一、采购内容1. 货物类： 公司经营范围内的全部材料、设备等物资； 分为工程建设物资、贸易（销售）类物资、4、行政类物资。 本管理制度中所指工程建设类物资，是指向符合中华人民共和国招标投标法（以下简称招标投标法）、中华人民共和国招标投标法实施条例（以下简称条例）、工程建设项目项目货物招标投标办法规定的必须依法进行招标选择货物供应单位的工程建设项目直接供应的物资。贸易（销售）类物资，是指除上述工程建设项目物资供应外，公司经营范围内的全部货物。行政类物资采购办公用品：电子产品、耗材（计算机、打印机、复印机、传真机以及主要的辅材和耗材）、消耗性办公用品、办公家具以及固定资产及办公室装修、改造工程采购。2. 服务类：为支持公司货物销售需向客户提供的支持性服务，如技术服务、工程服务或运输服务等。 二、 采购方式5、及适用条件（一） 公开采购方式及适用条件1. 公开招标（或邀请招标）：单项目公开招标（或邀请招标）本管理制度中所指工程建设类物资，是指由曲江建设集团投资或控股开发的项目。单项物资合同采购金额50万元及50万元以上、单项服务采购金额30万元及30万元以上的公开招标。贸易性物资采购金额1000万元及1000万元以上的，公开招标。2. 公开招标：框架协议招标框架协议招标，是指对于重复使用，且规格、型号、技术标准与要求相同的货物或服务的集中招标。通过公开招标对货物或服务形成统一采购框架协议，一般只约定采购单价，不约定标的数量和总价，按照采购框架协议分别与中标供应商分批签订和履行采购合同协议。框架协议招6、标适用于采购频次高、数量大、需分次下订单的大宗以及要求提供稳定可靠技术服务的物资。由于框架协议招标采购覆盖的时间长、需求空间较大，选择一家中标商可能存在交货期延误、货物质量不合格更换供货商等各方面的风险。因此框架协议招标采购根据实际情况确定可选定两家或多家中标商。框架协议招标的有效期一般较长，对于部分物资品种有效期内受原材料价格波动较大，如电缆等，框架协议执行价格可调整。此类物资品种的执行价将根据评标时确定的计价公式计算产生，与原材料的价格联动。3. 公开招标：供应商入围招标贸易类物资，超过50万及50万元以上，原则上在招标入围供应商库中选择，每批次材料采购以询价书的方式在招标入围供应商库中选7、择签约供应商。供应商入围招标，有效期自发布中标公示日期起2年。1、 市场价格波动频繁的物资，采取公开招入围供应商。市场价格波动频繁的物资，如水泥、线缆、钢管等每种材料选择不少于3家供应商入库。每批次材料采购以询价书的方式在招标入围供应商库中选择签约供应商。2、 采取固定供应单价(定价方式)的方式公开招大额供应商库。每种材料选择不少于3家供应商入库。以业务部门与货物使用单位最终签署销售合同中确定的品牌选择签约供应商。渠道管理部从入围供应商库择优选择不少于3家企业，并邀请其在规定时间内提交服务的报价、质量、承诺等资料。渠道管理部须对拟邀请供应商所报价格、承诺等进行综合比较，最终选择确定性价比高的供8、应商，并出具采购单位选定表，经分管领导审核，总经理批准后，按照相关规定和双方达成一致的报价等资料签订书面合同。4. 公开竞争性谈判采购：1、技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；2、单项合同金额超过30万及30万元以上的服务采购，必须依法招标的单项合同金额超过50万元及50万元以上的货物采购，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，经招投标工作领导小组审批同意的；3、不能事先计算出价格总额的；4、单项合同金额超过50万及50万元以上的贸易类物资采购，招标入围供应商库中未包含该类货物供应商。5. 公开询价采购：采购货物为通用性、标准性、可比性强，技术规格简单、市场价格相对透明的货物9、，且单项合同金额超过50万及50万元以上的贸易类物资采购，招标入围供应商库中未包含该类货物供应商，可采用公开询价方式采购。6. 网络采购网络采购（电子商务采购）待公司电子商务平台建成上线后可实施线上采购。网络采购通过在平台上发布需求信息，吸引物资供应商竞价，然后通过综合考量最终确定成交供应商。网络采购是一种新兴的物资采购方式，今后在采购技术规格简单、标准化程度高、市场价格透明的物资时，可采用并不断完善相应流程。（二） 协议采购1. 战略合作采购 按照公司与合作企业以签订的战略合作协议执行。2. 代理经销 按照公司与合作厂商签订的代理经销合同执行。3. 单一来源采购指涉及国家安全、国家秘密、抢险10、救灾等特殊采购情况，或涉及新技术、新业务、供应来源单一，与确定的供应商进行技术和商务谈判的采购方式。（三） 询价、竞争性谈判采购：1、询价采购：公开招标限额以下的工程建设类物资、贸易类物资、服务类（单项采购金额30万元以下）、固定资产或办公室装修改造工程（单项10万元以上且年度采购金额30万元以下）的采购活动，须在公司的合格供应商库中选择签约供应商。询价采购，以询价书方式邀请不少于三家供应商参加采购活动，对供应商提供的报价及服务等进行综合比较，择优选择签约供应商，优先选择优秀供应商。如供应商库中无所需货物或服务供应商，应按照供应商管理办法对供应商进行审查，办理供应商入库审批手续后方可实施采购。11、2、竞争性谈判采购：公开招标限额以下的工程建设类物资、贸易类物资、服务类（单项合同采购金额30万元以下）、固定资产或办公室装修改造工程（单项10万元以上且年度采购金额30万元以下）的采购活动，且符合以下任一情况的，可采用竞争性谈判进行：1）、技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；2）、不能事先计算出价格总额的；3）、招标后没有单位投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的。第十一条 为满足设备配套的一致性，需要对原招标项目进行改造或完善的以及原项目后续维修、配件更换必须向原中标供货商采购的，可以采用询价及竞争性谈判方式采购。公开招标限额以下的工程建设类物资、贸易类物资单项采购金额512、0万元以下、服务类（单项采购金额30万元以下）的采购，2年内通过单项目公开招标中标的供应商，在不改变中标物资、品牌、规格型号/（服务内容）和单价的情况下，可直接签约。物资采购原则上不得超出以上规定的采购方式范围，若遇特殊情况，须采用其他方式采购的，应上报公司总办会批准。表1.1 采购方式及适用条件序号类别采购方式采购限额1工程建设物资类招标限额以上（50万以上），公开招标或邀请招标单项采购预算50万招标限额50万以下，询价或竞争性谈判采购单项采购预算50万贸易（销售）类物资代理经销/战略合作协议已包含的货物按协议约定执行公开竞争性谈判、公开询价单项采购合同50万公开招标或邀请招标单项采购合同113、000万询价或竞争性谈判行政类物资采购询价或竞争性谈判2服务类招标限额以上（30万以上），公开招标单项采购预算超过30万招标限额30万以下，询价或竞争性谈判采购单项采购预算30万第四章 采购管理第三条 采购发起每年12月中旬，各部门向渠道管理部提交年度采购需求计划，渠道管理部根据年度采购需求计划拟定年度采购工作计划，提前规划采购活动。各部门根据销售合同或客户需求填写采购申请和_项目物资需求计划表，经业务部门负责人、分管副总审批采购任务后，递交渠道管理部实施采购。（注：销售合同作为采购申请的必备附件资料。）第四条 采购实施渠道管理部收到采购申请和_项目物资需求计划表，组织市场调研拟定采购方案报分14、管领导审核，总经理批准后，按照采购管理规定实施采购工作。办公用品、固定资产/装修改造工程等采购，行政人事部负责，采购需求统计和审批，渠道管理部负责采购实施。相应的采购申请所需表格，与行政管理制度要求一致。采购过程中的特殊事宜，由渠道管理部分管领导审核后，报总办会商议审定。第五条 货物和服务采购一、 依法需要招标的项目：中华人民共和国招标投标法（以下简称招标投标法）、中华人民共和国招标投标法实施条例（以下简称条例）、工程建设项目项目货物招标投标办法及工程建设项目招标范围和规模标准规定，必须依法进行招标的工程建设项目，招标限额以上（单项合同估算价50万元人民币）的货物采购，必须进行公开招标。符合邀15、请招标条件的，可按规定进行邀请招标。单项服务合同估算价30万元必须进行公开招标。渠道管理部按照公司招投标管理办法组织实施招标工作。通过招标方式确定中标单位后，渠道管理部与中标单位签订合同。二、 非招标方式采购非招标方式采购参考政府采购非招标采购方式管理办法，我公司非招标采购方式，包括竞争性谈判、询价采购、单一来源采购。由我公司自行按照竞争性谈判、询价、单一来源等方式取得货物、服务所采用的具体方式。包括货物贸易、工程服务、技术服务、货物运输服务等，不属于依法必须招标（贸易物资采购）、不适宜招标、经二次招标失败、未达到招标规模（单项合同预计采购金额在招标限额以下）、不具备招标条件的，适用非招标采购16、实施细则。非招标采购按照非招标采购实施细则实施，通过非招标采购评审确定拟采购单位后，经渠道管理部负责人审核，报主管领导和总经理批准后与拟采购单位签订合同。第六条 代理经销/战略合作类产品1、 代理销售的材料、设备等，由渠道管理部按照“代理经销协议”，以协议中载明的货物价格以及结算、付款方式，依照_项目物资需求计划表载明的规格型号、数量向厂商下达订单，以“代理经销协议”中规定的订货单为准。2、 战略合作类货物，渠道管理部按照签订的战略合作协议，以“战略合作协议”载明的货物价格、结算、付款方式执行，按批次或月度供货材料的数量进行采购，以协议规定的订货单为准。第七条 采购合同签订 按照公司合同管理办17、法执行。第六条 物资到货管理一、对于已签订采购合同的业务部门根据项目到货进度要求提交提货通知，渠道管理部按照提货通知要求的时间和到货数量向供应商下达排产通知单安排生产，确保物资按时进场。 对于采购合同中已明确到货时间要求的，按照合同约定执行。二、因项目施工进度加快或施工工序调整，造成到货时间和到货数量有变化，业务部门应填报_项目物资到货变更通知，注明到货时间、数量的调整要求。三、工程实际需用物资量超出_项目物资需求计划表时，业务部门应及时填报_项目物资需求补充计划表，交由渠道管理部向供应商下达排产通知单，确保物资按时进场。采购合同约定固定数量的，继续在该供应商处采购型号、质量相同的物资，在不超18、过原合同总价10%的情况下，渠道管理部可按照业务部门提交的_项目物资需求补充计划表，与原供应商签订补充协议。采购合同约定暂定数量的，按照实际到货数量进行结算。第七条 物资进场收货物资到货后，由渠道管理部负责对到货产品外包装、规格及数量点收，并在_项目物资收货单上签字盖章。渠道管理部经办人依据合同及_项目物资收货单按照库房管理办法办理物资入库。根据_项目物资收货单，业务部门销售负责人与项目/客户完成到货验收，完成_项目物资到货验收单签字确认。到货验收过程中出现的不合格产品，按照退换货管理制度执行。第六条 设备调试验收设备安装完成需调试验收的，供应商负责具体的验收调试工作，由技术服务部现场进行核查19、后，由各业务部门负责上报甲方（及甲方单位及甲方指定的监理方、项目建设单位等）进行现场调试验收，并填写调试验收报告，各方签字盖章。设备调试验收过程中出现的不合格产品，按照退换货管理制度执行。第七条 供应量确认项目物资全部供应完毕且验收合格，由渠道管理部与供应单位办理供应量确认单。第八条 发票递交 详见公司财务管理篇发票管理办法。 第九条 付款根据合同约定的付款方式和付款时间向供应商支付货款。根据项目情况，如电梯采购，付款前须供应商开具银行担保函。第五章 物资采购纪律第一条 凡参与物资采购人员，不得收取供应商任何名目的“中介费”、“好处费”，坚决杜绝损害公司利益、营私舞弊等行为发生，不得为对方谋取20、不正当利益。第二条 采购过程中所发生的“折扣”“让利”等款项，首先应用于降低采购价格，难以用于降低采购价格的，一律上缴公司行政人事部。第三条 采购过程不允许一人独自完成，至少保证2人以上，相互监督执行。以上第一、二条属于不廉政行为，一经发现，严肃处理并追究当事人法律责任。第六章 附表表1. 年度采购需求计划表2. 采购申请表3. _项目物资需求计划表表4. _项目物资总需求补充计划表表5. 项目收货单表6. 供应量确认单公司年度采购需求计划公司采购申请申请部门申请日期项目名称项目地点使用单位交货地点销售金额交货批次及交货期采购货物的数量、规格、质量要求及产品执行标准、主要技术参数 采购数量较多21、时，需另附_项目物资需求计划表，此栏可列完的的，不用另附。到货交付标准参照销售合同到货验收方式/交货标准项目现场情况运输要求客户自提 货到现场 现场需要卸货服务 业务负责人日期： 年 月 日部门负责人日期： 年 月 日分管领导日期： 年 月 日采购申请附件：销售合同或客户订货通知单。_项目物资需求计划表项目名称编号施工单位建设单位序号名 称规格型号单位数量到货时间备注业务部门经办人： 负责人： 分管领导_项目物资总需求补充计划表项目名称编号施工单位建设单位序号名 称规格型号单位数量到货时间备注业务部门经办人： 负责人： 分管领导填表说明：超出原合同约定的暂定数量和固定数量的，各业务部门应在产品22、的常规产品订货周期提前1周时间提供补充需求计划。17公司项目收货单日期：年 月 日编号：工程名称：计划编号：材料设备名称规格单位数量数量（大写） 备注合计附件：（供应商）物资出库清单或销售清单 出厂合格证 厂家质检报告 质量保证书 其他附件供货单位：（盖章） 收料单位：（盖章）交货人： 日期：收货人： 日期：一式二份，供应单位和公司各留存一份18公司供应量确认单项目名称：合同名称合同金额序号产品名称品牌规格型号及主要参数单位数量单价小计备注123供应金额合计人民币：元（￥：元）供应单位：（盖章）经办人：审核人：年 月 日采购单位：（盖章）经办人：部门负责人：分管领导：年 月 日公司供应商管理办23、法第一章 总则第一条 为规范及加强公司供应商管理工作，不断完善优胜劣汰的供应商动态管理机制，与实力强、 信誉好的供应商建立长期互惠供求关系，优化采购资源、规避采购风险、保证采购质量、控制采购成本，根据 西安曲江圣唐物资采购管理规定结合本公司实际，制定本办法。第二条 本办法适用于公司供应商管理。第三条 本办法所称供应商是指向公司提供货物的制造商、经销商及服务的提供商等具备独立法人资格的企业。第二章 组织及分工第四条 供应商管理领导小组供应商领导小组：公司董事长任组长，由总经理、业务部门分管领导、业务部门、渠道管理部、财务部相关负责人参加，主要负责供应商准入、考核评审工作。1、 渠道管理部负责供应24、商管理办法修订，负责供应商准入、评估考核、退出等管理工作，负责供应商信息库建立及资质档案管理工作；2、 业务部门负责对供应商的综合能力进行评估，并向渠道管理部提供考核评审依据，协助渠道管理部收完成供应商考核评审工作。第三章 供应商管理第五条 供应商管理原则综合管理与日常管理相结合原则。渠道管理部为供应商综合管理部门，负责建立供应商信息库，组织对供应商进行综合考评和评级，公司各业务部门负责供应商的项目评价； 质量和规模原则。坚持质量第一，设备成系列，工程、物资成规模； 客观公正原则。公开考评标准及考评过程，依据事实对供应商进行客观评价。第六条供应商分类按照供应商准入方式，分为协议供应商、项目供应25、商和入库供应商三类。 协议供应商：与我公司签订代理经销协议或战略合作协议的供应商。授权我公司代理销售其货物的供应商； 项目供应商2.1项目供应商：通过项目招标后签订合同的供应商； 2.2入围供应商：通过供应商入围招标后入围的供应商；入库供应商：是指按照我公司供应商管理办法，有能力供应我公司经营范围内所需货物和服务、有一定经营实力、信誉良好经审核、审批入选公司供应商库的供应商。入库供应商仅可以参与招标限额以下的小额零星项目（工程物资、贸易物资采购50万元，服务单项合同1000万元人民币）由分管副总审核后，报招投标工作领导小组审批。一般项目投标由各销售部门负责人审核，分管副总审批后进行。 （一）渠26、道管理部1、贯彻国家有关招标投标法律法规，制定公司投标管理规章制度，并监督实施和适时修订公司招投标规章制度；2、负责联系厂商提供商务和产品知识协助，协助业务部门准备相应的投标准备资料，并协助进行投标报价编制；3、负责按照招标文件对投标文件进行响应审核。（二）销售部门职责1、各业务部门负责投标项目的项目调研和论证；2、负责具体投标工作实施；3、负责编制投标文件，并对投标文件内容的完整性和准确性负责。（三）风险控制中心职责1、提供项目投标工作法律咨询和支持；2、负责识别项目投标工作中的法律风险，提出合理化建议。（四）行政人事部职责负责协助业务部门做投标的资质准备工作。（五）技术服务部职责负责协助对27、技术方案内容编制及审核。第二十二条 投标业务流程业务部门对拟投标项目进行项目调研和论证填写投标申请部门负责人审核营销中心审批（招标投标领导小组审批）业务部门进行投标报名领取招标文件招标文件评审组织投标小组，开始投标工作缴纳投标保证金投标文件评审业务部门递交投标文件并参加投标会议中标通知签订合同业务部门提交投标总结报告营销中心建立投标台账营销中心负责投标文件归档第二十七条 要求审查我公司是否具备承担招标项目的能力；国家有关规定对投标人资格条件或者招标文件对投标人资格条件有规定的，是否具备规定的资格条件。业务部门应当按照招标文件的要求编制投标文件。对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。招标项目28、属于建设施工的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项目的机械设备等。业务部门应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。如招标方允许联合体，以一个投标人的身份共同投标的，业务部门应审核联合体各方是否具备承担招标项目的相应能力；国家有关规定或者招标文件对投标人资格条件有规定的，联合体各方是否具备规定的相应资格条件。确定以联合体名义投标前，必须与各方签订共同投标协议，明确约定各方拟承担的工作和责任，并将共同投标协议连同投标文件一并提交招标人。联合体中标的，按招标文件要求与招标人签订合同，就中标项目向招标人承担连带责任。第二十八29、条 本办法由公司渠道管理部负责解释、修订。第三部分 附表表15. 招标计划申请表（集团审批表）表16. 招标文件会签表（集团审批表）表17. 招标计划申请表（集团报备表）表18. 招标文件会签表（集团报备表）表19. （公开）询价采购文件*表20. （公开）询价公告*表21. 物资报价对比表及审批表表22. 设备报价对比表及审批表表23. 中标通知书*表24. （公开）竞争性谈判采购文件*表25. （公开）竞争性谈判公告*表26. 中标通知书*表27. 投标审批表表28. 投标文件会签表招标计划申请表项目名称：组织机构及管理人员情况姓名职务年龄专业及职称工作单位分工负责投标单位资格要求圣唐公司30、渠道管理部： 分管领导：技术服务部： 分管领导：总经理：建设集团意见合同预算部：合同预算部分管领导：招标文件会签表工程名称工程地点招标单位计划投资货物使用单位责任部门招标范围及内容 详见招标文件。圣唐公司渠道管理部：分管领导：技术服务部：分管领导：总经理： 建设集团意见合同预算部：合同预算部分管领导：招标计划申请表项目名称：组织机构及管理人员情况姓名职务年龄专业及职称工作单位分工负责招标方式投标单位资格要求渠道管理部 部门负责人 分管领导货物使用部门部门负责人 分管领导技术服务部 部门负责人 分管领导总经理 董事长招标文件会签表工程名称工程地点招标方式计划投资货物使用部门责任部门招标范围及内容31、 详见招标文件。渠道管理部货物使用部门技术服务部总经理 董事长投标审批表工程名称工程地点招标单位计划投资开标时间责任部门招标要求范围及内容 详见招标文件。责任部门渠道管理部 技术服务部 总经理 董事长重大投标项目，报董事长审批。投标文件会签表工程名称工程地点招标单位计划投资开标时间责任部门投标文件审查内容 详见投标文件。1. 招标文件要求的供应商资质是否符合；（责任部门）2. 招标文件要求的商务响应是否符合；（责任部门、渠道管理部）3. 招标文件要求的技术响应是否符合；（责任部门、技术服务部）4. 是否存在法律风险；（责任部门、律师）5. 其他。（责任部门）责任部门渠道管理部 技术服务部 总经32、理 公司非招标采购方式管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司自行采购行为，保障公司的合法权益，提高采购效益和效率，确保采购质量，根据采购管理规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法适用于公司所有招标采购方式之外的采购活动管理。第三条 本办法所称非招标采购方式，是指以招标限额及公开采购限额以下，公司自行组织的采购活动，包括竞争性谈判、单一来源采购和询价采购。第四条 公司非招标采购活动必须遵守国家有关法律、法规、规章以及公司有关规定，遵循“公开、公平、公正”和“集中、规范、高效、诚实信用”的原则，严格遵守各项保密制度，严格执行有关监督管理规定。第二章 机构职责第五条 公司招投标工作领导小组33、职责：（一）领导和协调公司非招标采购工作，根据公司有关规定确定选择招标方式。（二）负责决定公司非招标采购工作中的重大事项；（三）负责非招标采购活动的定标工作。第六条 公司渠道管理部：（一）制定和完善公司非招标采购管理制度；（二）制定公司非招标采购范围和非招标采购方案；（三）具体组织实施非招标采购工作；（四）根据采购结果签订合同；（五）负责公司招投标工作领导小组的日常工作。第七条 公司风控中心为非招标采购活动提供全过程法律支持和保障，并根据实际情况提出相关法律意见和建议。第八条 公司行政人事部对非招标采购活动实施监督，受理非招标采购过程中的投诉举报，对非招标采购工作中的违纪违规问题提出处理意见。34、第九条 公司技术服务部负责对非招标采购的相关内容进行审核把关。第十条 各业务部门（物资需求部门）在非招标采购活动中的主要职责为：（一） 负责提出物资采购需求和相应的技术规范或图纸；（二）配合做好非招标采购活动中的相关工作。（三）按物资需求收集并上报供应商评价信息。第三章 采购方式第十一条 公司非招标采购主要采用竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等方式。公司非招标采购优先在合格供应商库有关供应商库的建立，是否明确有规则？包括条件及数量？中选取潜在供应商。如所需求物资合格供应商库中无该类物资供应商，由渠道管理部发起，邀请市场潜在供应商参加（可同时邀请各业务部门推荐潜在供应商）。邀请的潜在供应商35、应在采购实施前应按照供应商管理制度完成入库审批手续。一、竞争性谈判采购竞争性谈判采购，邀请三家以上（不少于三家）供应商，通过商务谈判确定供应商。具备以下任一条件时可以采用竞争性谈判采购方式：1.技术复杂、性质特殊、技术标准不统一，或采购前不能确定详细规格等具体要求的；2.经过两次招标，递交投标文件的投标人均不足三家；3.不能事先进行合同价估算的。二、 询价采购询价采购，货物技术标准、规格型号统一的、市场价格相对透明，渠道管理部向三家及以上潜在供应商发出询价文件，供应商按询价文件要求进行报价，通过价格比较确定供应商。三、单一来源采购单一来源采购，可直接向一家供应商发出邀请，通过直接谈判确定供应商36、的采购方式。由渠道管理部报请招投标工作领导小组批准后，与供应商进行谈判，谈判记录报分管领导批准后，与供应商签订合同。有下列条件之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）涉及专利保护，采用特定专利、专有技术，受自然地域环境限制，只能从唯一的供应商处采购的；（2）应对抢险救灾紧急情况的物资采购；（3）在原招标标的范围或合同范围内，因招标人（第三方客户）要求少量技术或商务条件变化，引起合同调整，必须与原供应商签约的；（4）因必须保证与原有采购项目一致性或者服务配套要求的扩建、技术改造、维修、零配件供应，其他厂家不能替代必须向原供应商处采购的；（5）所采购产品国内或国外独此一家生产；（6）客户指定品牌的37、产品，经市场调研，只能从生产厂家或者具有该产品独家销售权的经销商处购买的。第十二条 属于国家法律、法规、规章以及公司有关规定必须招标的，经过两次招标，递交投标文件的投标人均不足三家，经公司招投标工作领导小组批准后可直接转入竞争性谈判或单一来源采购程序。第四章 采购程序第十三条 渠道管理部按各业务部门报送的采购申请，制定采购方案。采购方案应包括项目概况、采购需求、技术规范、采购预算、交货期、采购方式及选择采购方式原因、潜在供应商名单等主要内容，报分管领导审核，总经理批准后实施采购。一、竞争性谈判采购程序（一）拟定采购方案，组织编制谈判文件（主要包括项目概况、谈判须知、谈判程序、采购需求、资格要求38、技术规范、评定供应商的标准和原则、主要合同条款等事项）。（二）组织物资需求部门、技术服务部等部门，对采购方案及谈判文件进行审查。（三）通过公司网站、微信公众号平台或其他对外公开媒体等方式发布竞争性谈判公告，邀请潜在供应商参加谈判。（四）竞争性谈判采购采用资格后审，在竞争性谈判文件中详细规定资格审查标准和方法，由竞争性谈判工作组负责对其资格进行审查。（五）在公司行政人事部的监督下按照有关规定组建竞争性谈判工作组，成员包括渠道管理部和其他相关部门代表以及有关技术、经济等方面人员，总数应当是至少3人以上的单数组成。如技术复杂、专业性强或者国家有特殊要求，报总经理批准后可聘请相关专家参加。（六）竞争39、性谈判工作组依据谈判文件和供应商的应答文件分别与各供应商单独进行技术、商务谈判。从谈判文件发出之日至规定的谈判开始之日，一般项目不得少于3个工作日，大型或技术复杂项目不得少于10个工作日。在具体谈判活动中应遵循如下规则：1.供应商应在规定时间内递交相关文件及报价；2.在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格或其他信息；3.谈判工作组需对谈判文件作实质性变动的，应以书面形式告之所有参加谈判的供应商；4.谈判工作应在谈判工作组的统一组织下，有序开展，原则上按先技术、商务，后价格的顺序进行；5.谈判工作组可根据供应商的报价、响应内容及谈判的情况，要求各供应商分别进行一轮40、或多轮报价，并给予每个正在参加谈判的供应商相同的机会。6.限时最后报价。谈判工作组根据供应商的报价及谈判情况，可要求供应商进行多轮报价，但必须保证每个供应商得到均等的机会。7.公开报价。在特殊情况下，为了有效提高竞争性，经公司招投标工作领导小组批准，报价可以公开进行。公开报价一般进行三轮，供应商最终价格以三轮报价中最低的有效报价为准。如第一轮报价放弃，则视为放弃此标段谈判；第二、第三轮报价如不报，视为保持上一轮报价不变；如投标人报价后主动放弃，需向采购方书面说明；如第二轮报价不报，则不得再参与第三轮报价。（七）谈判工作组在最终谈判结果的基础上对各供应商进行评审，出具谈判评审报告，提出推荐成交供41、应商意见，提交公司招投标工作领导小组批准。（八）公司渠道管理部依据批准的谈判结果向成交供应商发出选定通知书，谈判结果作为合同签订的依据。二、询价采购程序（一） 拟定询价方案（主要包括询价须知、技术和商务要求、主要合同条款、评定供应商的标准和原则等事项）。（二） 询价方案经批准后向潜在供应商发出“询价采购邀请函”并提供询价文件，并接收供应商的报价文件。从询价文件发出之日至规定的报价截止时间，一般不少于1个工作日。（三） “询价采购邀请函”应对采购项目的需求、回复方式、回复时间等事项作出规定。（四） 在具体询价采购活动中应遵循如下规则：1.供应商应在规定时间内递交相关文件及报价；2.需对询价采购文42、件作实质性变动的，渠道管理部应以书面形式告知所有参与询价的供应商；3.询价采购工作人员如对供应商提交的报价有疑问的，可以书面形式或者当面向供应商进行澄清。（六）渠道管理部依据询价方案和供应商的报价文件对各供应商进行评审，原则上推荐满足条件的价格低的供应商为成交供应商。询价结束后渠道管理部出具评审报告，并提交分管领导审核，总经理批准。（七）渠道管理部向供应商发选定通知书并签订合同，报价文件作为合同签订的依据。三、单一来源采购程序（一）渠道管理部制定采购方案，并组织物资需求部门、技术服务部等相关部门，对采购方案进行审定。（二）单一来源采购谈判组成员包括渠道管理部和其他相关部门代表以及有关技术、经济43、等方面的人员，总数应当是至少3人以上的单数组成。如技术复杂、专业性强或者国家有特殊要求，报总经理批准后可聘请相关专家参加。（三）渠道管理部向谈判对象发出“单一来源采购邀请函”和谈判文件。依据采购文件与被邀请的供应商进行技术、商务谈判，出具谈判报告，提交分管领导审核、总经理批准。（四）渠道管理部依据批准的谈判报告向供应商发出选定通知书，谈判结果作为合同签订的依据。四、战略协议采购按照竞争性谈判方式执行。涉及商贸业务的物资采购、涉及项目所需的原材料、备品备件、易耗品采购，在具备下列条件时，可采用战略协议采购：（1）经常性发生的，具有重复性特征；（2）以确定物资单价为目的，暂不能估算合同总价。第十四44、条 非招标采购结果应能满足技术、商务等方面的采购需求，且价格合理。第十五条 谈判文件、询价采购文件及单一来源采购文件应合理规定供应商编制应答文件及报价文件的时间。第十六条 在询价采购活动中，如参与的供应商只有两家，且不违反公平、公正及竞争的原则，可继续按原程序进行采购；如参与的供应商只有一家，经招投标领导小组批准可采用单一来源方式采购。第五章 采购管理第十七条 公司应加强非招标采购管理工作，完善相关工作制度，明确责任，规范运作。第十八条 非招标采购由我公司自行采购，特殊或重要项目，渠道管理部报招投标工作领导小组批准后可委托代理机构进行采购。第十九条 公司应严格按照规定程序开展非招标采购的相关工45、作，严禁以非招标采购方式规避招标。第二十条 采购需求部门应配合渠道管理部应做好非招标采购的前期准备工作，缩短采购时间，提高采购效率。第二十一条 在非招标采购中应加强合同履约管理和供应商管理，完善供应商评价机制，为选择供应商提供参考依据。第二十二条 渠道管理部要加强非招标采购过程资料的收集、整理、归档工作，及时做好相关数据的统计、上报工作。第二十三条 公司要加强对采购工作人员的管理和培训，采购工人员应恪守职业道德，遵守工作纪律和保密规定，与供应商有利害关系的，必须回避。第二十四条 公司应建立并完善非招标采购监督机制，加强监督，及时受理投诉，查处违法违规行为。第二十五条 鉴于非招标采购方式的多样化46、，在国家法律法规及公司规定的允许范围内，为维护公司权益最大化，公司可根据需求物资的技术特点和使用环境等，选择适当方式进行采购。第二十六条 鉴于我公司为物资贸易型企业，其采购需求以客户订单/销售合同为准，在国家法律法规及公司规定的允许范围内，为提高采购效率满足客户需求保证公司权益最大化，对符合非招标采购管理要求的，采购方案已审批过的同类物资采购，渠道管理部可按照已经审批的采购方式实施，不再另行报批。第六章 附 则第二十七条 本办法由公司渠道管理部负责解释。第七章 附 表表29. 非招标采购审批表表30. 非招标采购文件会签表表31. 询价采购文件模板表32. 询价公告表33. 物资报价对比表及审47、批表表34. 设备报价对比表及审批表表35. 竞争性谈判采购文件模板表36. 竞争性谈判公告表37. 选定通知书非招标采购审批表项目名称：工程名称工程地点招标方式计划投资货物使用部门责任部门供应商资格要求货物名称、规格参数、到货要求详见采购申请、物资需求计划渠道管理部 总经理 董事长非招标采购文件会签表工程名称工程地点招标方式计划投资货物使用部门责任部门招标范围及内容 详见采购申请、物资需求计划。渠道管理部 货物使用部门总经理 董事长物资采购询价单编号： 致： ：您好！我公司，为有效确保我单位（产品名称）所需货物质量，同时充分满足经营需要，我公司现组织开展对所需物资的进行询价采购工作，本次询价48、采购物资情况详见物资报价单，此次询价按照“货比三家”的原则，分别对原材料质量标准、供货期、价格和结算付款方式等进行咨询，贵公司为我公司物资合格供方，特邀请贵公司前来参加此次询价采购，望贵单位予以合作，及时报价，本次采购供应期为2017年 月 日至 日 。具体要求：1、单价：各单位发布询价单填写时后者仅选其中一项：一般货物为含税到货价、钢材为到货过磅计重单价，所报单价包含材料费、人工费、各项税金、运杂费、吊装费、管理费、保险及利润等货物运抵我方指定交货地点一切费用。2、结算数量最终以交货现场实际过磅重量为准。3、我方有权依此询价单确定供货方，未选定的公司不再另行通知，请谅解！公司 （公章） 联系49、人： 联系电话： 年 月 日钢材（型材）报价单报价单位名称（盖章）日期年 月 日物资名称材质规格型号（mm）负差标准（mm）技术质量标准要求计量单位重量数量 张/根单价 元/吨合价钢板材料各项指标条件应符合GB/T 700-2006） GB/T 709-2006必须符合国家、部颁等有关权威性机构发布的规程、标准，且此种规程、标准应是最新发布的吨钢板吨工字钢吨工字钢吨角钢吨槽钢吨合 计吨结算与付款方式交货时间及地点要求在 月日内将全部材料运抵某处备注表中所列数量及供货期限均为暂定数量和期限，具体采购和结算以实际供应验收合格的数量为准。收料单位负责卸货，数量以实际过磅为准该报价单，传真、电子扫描件50、与原件具有同等效力。钢材（建材）报价单报价单位名称（盖章）日期年 月 日物资名称等级规格型号（mm）技术质量标准要求计量单位重量数量 张/根单价 元/吨合价材料各项指标条件应符合GB/T 700-2006） GB/T 709-2006必须符合国家、部颁等有关权威性机构发布的规程、标准，且此种规程、标准应是最新发布的吨吨吨吨吨吨合 计吨结算与付款方式交货时间及地点要求在 月日前将全部材料运抵某处备注表中所列数量及供货期限均为暂定数量和期限，具体采购和结算以实际供应验收合格的数量为准。收料单位负责卸货，数量以实际过磅为准该报价单，传真、电子扫描件与原件具有同等效力。设备报价单报价单位名称（盖章）日51、期年 月 日设备名称品牌规格型号技术参数技术质量标准要求计量单位单价 元/台合价备注材料各项指标条件应符合GB/T 700-2006） GB/T 709-2006必须符合国家、部颁等有关权威性机构发布的规程、标准，且此种规程、标准应是最新发布的合 计结算与付款方式交货时间及地点要求在 月 日前将全部货物运抵某处备注表中所列数量及供货期限均为暂定数量和期限，具体采购和结算以实际供应验收合格的数量为准。供货单位负责卸货，数量以实际到货为准。该报价单，传真、电子扫描件与原件具有同等效力。物资报价对比表及审批表 日期： 年 月 日序号材料名称材质规格型号（mm)技术及质量标准要求单位数量报价当日钢铁网52、信息价预算单价供应商1供应商2供应商3备注单价总价单价总价单价总价12合计付款方式交货期限供应商选择意见 填报人： 相关部门审核人：总经理：设备报价对比表及审批表 日期： 年 月 日序号设备名称规格型号技术及质量标准要求单位数量预算单价供应商1供应商2供应商3备注单价总价单价总价单价总价123合计付款方式交货期限供应商选择意见 填报人： 相关部门审核人：总经理：公司竞争性谈判采购文件公司招投标档案管理办法体系应为：管理原则归档范围归档程序保存期限档案销毁档案使用规范相关责任其他。第一章 招投标档案管理为规范公司招投标档案管理工作，确保招标档案完整、准确、系统， 结合公司实际业务情况，特制订本办53、法。 第一条 招投标档案即在招投标工作中形成的全部文件资料的总和，包括委托代理机构招标项目的档案资料、各业务部门业务开展过程中的投标档案资料及公司非招标采购项目档案资料。 第二条 委托招标项目的档案资料由委托代理机构进行收集、整理、编订，渠道管理部审核无误后存档，并建立招标项目台账。渠道管理部对所整理招标档案的准确性、完整性、系统性负责。第三条 非招标项目的采购档案资料由渠道管理部合同主管负责收集整理，编订，部门负责人审核后归档，并建立非招标项目台账。第四条 各业务部门的投标资料，由各主办部门进行收集、整理、编订，渠道管理部审核无误后归档，并建立投标档案台账。第五条 ：招投标项目及非招标项目档54、案资料归档程序：招投标及非招标采购结束后1个月内，各主办部门将档案资料移交渠道管理部合同主管审核后，收存归档，并建立招标档案台账。第六条 ：投标项目档案资料归档程序：投标工作结束后，10日内，投标主办部门完成投标资料的收集、整理，交由渠道管理部审核无误后收存归档，并建立投标档案台账。第二章 附表表38. 年招标档案台账表39. 年投标档案台账 年招标档案台账序号项目名称资料名称份数完整性检查准确性检查审验人归档日期备注编制部门：渠道管理部 年投标档案台账序号项目名称资料名称份数投标主办部门完整性检查审验人归档日期备注编制部门：渠道管理部 公司产品退换货管理制度（试行）第一章 目的为了及时处理公55、司客户投诉，提高售后服务的质量和效率，规范产品退换货程序，有效的控制产品在销售过程中发现的有问题产品，特制定产品退换货管理制度（以下简称本制度）。第二章 适用范围是否可以扩大到公司采购的产品？适用于公司产品在销售过程中出现的质量问题、包装损坏、数量短缺、货物发错的情况，须在保质期内，凭公司销售票据，经核查属实后，进行退换货。第三章 职责划分第一条 业务部门各业务部门（营销中心（销售部）、综合管理部、电梯业务部）负责受理客户投诉，对需要退换货的情况进行区分，对符合退换货条件填写退/换货申请经部门负责人审核后，与渠道管理部商定退换货方案。业务部门负责与客户协商处理退换货事宜。业务负责人对给予退换货56、的客户进行回访。3.2 渠道管理部渠道管理部负责问题产品信息的登记，必要时进行检验；组织相关部门对问题产品进行评审，并依据评审结果填写处理意见；与供货厂商协商退换货方案，在退/换货申请表中反馈退换货方案；督促供应商落实问题产品处理，并及时向销售部反馈退换货进程。3.3 财务管理部依据退换货产品的质量检验情况核算退换货的经济损失。按退/换货申请中退换货方案做好帐务处理和出入库管理工作。按照处理意见中的决定向有关责任方收取相关费用和罚款。退换货流程：业务部门受理客户投诉分析退换货原因,是否符合退换货条件填写退换货申请部门负责人审核主管领导批准渠道管理部和厂商沟通并与业务部门商定退换货处理方案财务管57、理部审核（如涉及产品型号变动）总经理批准因重大产品质量问题及符合无条件退换货条件造成的退换货，由此可能给公司带来的经济损失，由渠道管理部上报风控中心进行评审后确定处理方案。退换货数量较多，或型号、参数发生变更，业务部门应与客户就退换货的具体事宜有书面确认函（双方签章）或另行签订补充协议。第四章 管理内容与要求应在合同中予以明确，或将该文件作为合同附件，否则不具有约束对方的法律效力。4.1 无条件退换货4.1.1 经公司验证产品确实存在质量问题。4.1.2 产品因运输过程中防护不当，造成质量问题。4.1.3 因销售人员信息确认错误或渠道管理部货物发错。4.2 属于以下情况不予退换货4.2.1 产58、品已超过保质期。4.2.2 因客户原因造成的产品故障、损坏。4.2.3 产品在交付客户收验后因客户存放不当造成的雨淋、破损等。4.3 属于以下情况经协商后可进行调换货因客户项目现场情况发生变化，导致产品规格参数发生变动，产品无法继续使用，经与供货商协商同意调换货的，我公司可给予调换货。4.4 时间管理4.4.1 在收到客户投诉后业务负责人当2日内到现场查看货物情况，及时上报。4.4.2 符合退货条件的货物在一周内必须退回，超过一周不予退换货。渠道管理部在收到退换货申请5日内组织评审制定处理方案。4.4.3 属于退换货的货物，在确定退换货方案后，由业务部3日内与客户履行退换货手续，按照退换货方案59、确定的退换货时间为客户提供换货产品。4.4.4 业务负责人在处理结束后3日内进行回访。第五章 解释部门本制度由渠道管理部负责解释。第六章 附表表40. 退换货申请表表41. 不合格品评审处理记录公司退换货申请表申请部门申请日期项目名称项目地点使用单位到货日期退货 换货 原因： 经办人：日期： 年 月 日 部门负责人：日期： 年 月 日 分管领导： 日期： 年 月 日退货 换货 处理方案（渠道管理部）： 经办人：日期： 年 月 日 部门负责人：日期： 年 月 日 财务管理部部门负责人：日期： 年 月 日 财务总监： 日期： 年 月 日总经理审批：日期： 年 月 日 注：退换货审批完成，由渠道管理60、部经办人交由库管办理退库和换货入库手续。不合格品评审处理记录致： 有限公司贵公司于 年 月 日和 月 日供应至我公司（项目名称）施工现场（产品名称）共计*套，所提供产品经（我方委托本项业主指定权威检测单位试验检验）后，检验结论为不合格品（附检验报告），为确保我单位工程质量，经我单位与贵司友好协商后，确定于 年 月 日将该批所有规格产品作出退场处理，具体退货 规格、数量、时间安排如下：序号材料名称规格型号单位进场数量退货数量退货日期合计后附退库影像资料单位（盖章）：需方指定退货人： ， 联系电话： 单位（盖章）：供方指定接收人： 签收，联系电话： 日期： 年 月 日表单目录表1. 年度采购需求计61、划表2. 采购申请表3. _项目物资需求计划表表4. _项目物资总需求补充计划表表5. 项目收货单表6. 供应量确认单表7. 预选供应商信息登记表表8. 新增供方准入审批表表9. 新增供应商基本情况表表10. 供应商准入承诺书表11. 供应商考评表表12. 合格供应商信息库（ 年度）表13. 不合格供应商信息库（ 年度）表14. 整改通知书表15. 招标计划申请表（集团审批表）表16. 招标文件会签表（集团审批表）表17. 招标计划申请表（集团报备表）表18. 招标文件会签表（集团报备表）表19. （公开）询价采购文件*表20. （公开）询价公告*表21. 物资报价对比表及审批表表22. 设备报价对比表及审批表表23. 中标通知书*表24. （公开）竞争性谈判采购文件*表25. （公开）竞争性谈判公告*表26. 中标通知书*表27. 投标审批表表28. 投标文件会签表表29. 非招标采购审批表表30. 非招标采购文件会签表表31. 询价采购文件模板表32. 询价公告表33. 物资报价对比表及审批表表34. 设备报价对比表及审批表表35. 竞争性谈判采购文件模板表36. 竞争性谈判公告表37. 选定通知书表38. 年招标档案台账表39. 年投标档案台账表40. 退换货申请表表41. 不合格品评审处理记录