1、学校办公管理系统项目可行性研究报告XX工程咨询有限公司二零XX年XX月学校办公管理系统项目可行性研究报告建设单位：XX建筑工程有限公司建设地点：XX省XX市编制单位：XX工程咨询有限公司20XX年XX月43可行性研究报告编制单位及编制人员名单项目编制单位：XX工程咨询有限公司资格等级： 级证书编号：（发证机关：中华人民共和国住房和城乡建设部制）编制人员： XXX高级工程师XXX高级工程师XXX高级工程师XXXX有限公司二XX年XX月XX日 目录1. 引言62. 系统需求62.1. 办公自动化应用系统功能需求：6l) 基于打印模板的公文打印72.2. 技术需求73. 系统建设规划104. 总体构2、架和平台选择114.1. 系统构架114.2. 应用系统功能124.3. 平台选择134.3.1. Lotus Domino/Notes134.3.2. Microsoft Exchange174.3.3. 平台选择185. 办公系统软件功能设计195.1. 个人事务195.1.1. 教师备课195.1.2. 个人文档205.1.3. 日程安排205.1.4. 通讯录205.1.5. 任务指派205.1.6. 外出设置215.1.7. 常用工具215.2. 公文管理225.2.1. 发文管理245.2.2. 收文管理255.2.3. 请示报告255.2.4. 档案管理265.3. 校务管理273、5.3.1. 车辆管理271、车辆登记272、司机信息登记273、车辆维修记录274、耗油记录275、用车管理276、事故登记28统计281 流程285.3.2. 物品管理291、办公用品购买申请292、办公用品购买登记293、办公用品领用申请294、办公用品领用登记295、办公用品发放管理296、办公用品库存管理297、统计295.3.3. 会议管理305.3.4. 报表传递315.3.5. 人员动态315.3.6. 公告通知315.4. 校园文化315.4.1. 校园形象325.4.2. 规章制度325.4.3. 行业动态325.4.4. 技术交流325.4.5. 电子论坛325.4.6.4、 电子阅览室335.4.7. 常用信息335.4.8. 学习园地335.5. 其他功能设计335.5.1. 电子邮件335.5.2. 手机短信提示345.5.3. 移动办公345.5.4. 安全性设计355.5.5. 传真服务系统38 Lotus Fax for Domino的功能382. 节省纸张：传真无须再印成纸张，在客户机上可以直接发出。40 网络传真服务体系设计405.5.6. WAP应用41WAP设备工作流程图421. 引言在当今社会里，也许没有哪一种技术能象INTERNET这样对我们的工作方式、生活方式和学习方式带来如此迅猛而强烈的影响。作为生产知识和人才产品的“工厂”，学校更加直5、接地受到了INTERNET的冲击。知识和人才是教育的最终产品，其原材料则是信息。我们不难理解，“信息原材料”的获取将直接影响“最终产品”的质量。在INTERNET时代，学校的教学将发生根本性的变革。2. 系统需求为满足广大教职教教职员工工办公、教学、科研及其他事务需求，建立一套校园办公管理系统，目的在于为校园搭建高效灵活的网络应用平台，加强协作，提高学校整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、存储和共享，提供强有利的信息服务和决策支持。使学校成为一个高管理水平、高产出、高效率的现代化大学。2.1. 办公自动化应用系统功能需求：一期办公应用主要实现通用公文管理系统、教师备课、学生在线考试系统6、多媒体电子教室系统，电子阅览室系统和校务管理系统等方面的功能。 通用公文管理系统采用工作流的方式处理公文数据的流转，在处理结束之后即可送归档数据库存档，经过一段时间累积的归档数据库采用光盘存储和备份，可以保证办公系统的正常工作和日后的查询检索。具体需求如下：a) 可以实现电子签名，也可以与计算机笔输入设备相连，实现手写体签名，同时可以加盖电子图章，并且签名和图章均不可拷贝、假冒，保证安全性。b) 用OLE技术，在OA系统内无须切换，直接使用WORD编辑软件进行字处理工作，符合通常的办公习惯。c) 支持广播式的公文流转处理，即同一公文可同时送交多人处理，并自动将多人的处理结果合并，及时显示。d7、) 可委托他人代为处理公文，在办理个人外出时，有外出提示，并将公文自动送交被委托人或暂缓办理。e) 实现办文过程全程监控，具有自动催办、统计功能。f) 有完善的权限控制，提供高效的安全机制，只有具有相应权限的人员才能对文档进行相应的操作。g) 对领导的批示可以跟踪查办，反映批示处理情况。h) 内嵌图像系统，可将各种纸质文件，包括文字、图像，经过影像系统的处理后，加入公文文档。i) 维护方便，公文的关键字的改变、公文流程的改变通过调整配置参数完成，不用修改程序、编程。j) 查阅公文时，除了可以看到公文的内容外，还应可看到公文的报批时间、分类、来源单位、批复意见（已批复公文）等。k) 文档存储冲突8、控制l) 基于打印模板的公文打印 个人事务管理建立文件起草统一平台，能够自动搜索个人应及时办理的各项事务，以醒目方式、告警、短信等方式提醒个人事务，建立个人日程安排，提供常用工具（如时钟、日历、计算器等）等功能。2.2. 技术需求 前瞻性：系统不仅要满足目前的需求，也要满足将来发展的需要； 技术先进、成熟可靠 可变的流程化设计：简单易学、快速灵活的开发手段才能开发出符合事务需要的而且是需求多变的应用。而且这样的应用适应办公事务应用的流程化处理特点。 应用界面友好 高效性：应用程序要有较高的执行效率，要结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。 可移植性： 应用软件应具有很强的可9、移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。 应用软件支持在线帮助功能，而且系统管理员能够修改帮助文本。 系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今后的需求进行扩充。 系统设计符合INTRANET设计思想，采用先进的WWW浏览技术。随着INTERNET的普及、WWW服务势必成为技术的发展趋势，是应用的发展方向，应能够实现与WWW系统之间的结合。 开放性：具备开放性的特点，能够支持多种开发语言 (VB, PB, C+, Java, Ada, SmallTalk,等)，支持与各种关系数据库包括Oracle, Sybase, SQL Server, Watc10、om SQL和 ANSI SQL等的互连；支持现有主流的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。 安全性：应具备强大完善的多级别安全控制；采用验证、数字签名、存取控制、加密等多种技术手段，以及通过角色来定义安全级别，并且这种安全控制贯穿于系统的各个层次。办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者11、掌握和利用。 可管理性：系统的的可配置管理，提供完备的管理手段。如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，系统能够提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的软件；或者使用Windows NT的用户管理手段。 提供电子邮件功能：电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，提供人与人之间通信的手段，保证每位教教职员工工有个人邮箱，实现教教职员工工内部之间，教教职员工工与外部INTERNET邮件的发送和接收。查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；电子邮件系统具备新邮件到达提示功能。可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、URL等）自动打12、开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。 系统能够自持各种复合文档型的数据：复合文档型数据不同于传统数据类型。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，多媒体信息（对象）也逐渐成为越来越重要的办公数据信息；也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如Word文件、1-2-3工作表等等）。 支持全文搜索功能：需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。此外，这些不同的信息处理方式应支持信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真13、等均是系统输入输出的重要方式。 能支持协同工作和移动办公：日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。互相沟通、合作的工作方式，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，提高工作效率；支持外出人员在办公室以外的办公手段，在外地，办公人员可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；此外，随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。14、从OA系统里，使用相同的界面风格就可以访问和处理所有他所需要的信息，包括办公信息、教务信息、Internet信息等等，这将大大提高信息的利用效率和信息系统的易用性，减少培训的代价。3. 系统建设规划建设一套全面的、先进的办公自动化系统，解决日常办公的需要，并且能够实现教师备课、学生在线考试系统、电子阅览室、多媒体教室的功能，与实现真正意义上的无纸化办公，提高办公效率，为学校领导和广大教教职员工工及时提供量化的决策依据。4. 总体构架和平台选择4.1. 系统构架应用系统采用集中式。应用程序和文档统一存储于计算机中心的服务器中，各处室用户通过校园网访问办公管理系统，处理个人事务，浏览相关信息。此种15、应用大集中方式，不仅减少硬件网络投资，更重要的是减少应用的维护和支持工作。当系统升级和修改时，直接修改应用程序，无须影响各处室的使用情况。Domino 服务器分区允许在一台计算机上运行多个 Domino 服务器。使用分区服务器将减少硬件费用并将所需管理的计算机数量减至最少。每个分区服务器有自己的 Domino 数据目录和 NOTES.INI 文件，但所有的分区服务器共享同一个 Domino 程序目录。分区服务器使您能够更有效地利用硬件。在 Domino 系统或网络服务中，分区服务器在提供安全性的同时也会提供伸缩性。如果一台分区服务器停止运行，那么其他分区服务器仍可以继续运行。因此，运行于其他分16、区服务器上的应用程序由于其服务器继续运行，所以更可靠。分区服务器遇到致命错误时，则可以在不重启计算机的情况下重新启动此分区服务器。4.2. 应用系统功能事务管理个人事务个人事务务服真传件邮子电划规统务服真传件邮子电公文管理态动员人递传表报知通与告公理管案档理管文收理管文发告报示请理管议会态动员人递传表报知通与告公理管案档理管文收理管文发告报示请理管议会教师备课设人个档文人个通排安程日派指务任置设人个作工日今档文人个录讯通排安程日派指务任置学习园地电子论坛息信用常度制章规室阅子电行业动态流交术学象形校学学教上网地说天谈息信用常度制章规刊期子电报简闻新流交术技象形业企校园文化校务管理学校办公管理系17、统业务管理企业文化企业办公管理系统管务校理管理信息查询信息授权信息申请录讯常用工具4.3. 平台选择目前比较流行的开发办公系统的主流平台： Lotus Domino/Notes和Microsoft Exchange等产品和解决方案，现对以上两种产品及解决方案做一比较。4.3.1. Lotus Domino/NotesLotus Notes/Domino是业界公认的群件“鼻祖”和事实标准，是领先的Web应用平台。自1989年12月发布第1.0版以来，已具备多年的发展历史，积累了丰富的经验。在电子邮件与群件、Web应用市场，拥有最大的客户群或最大的市场份额。累计到1998年年底，全世界已有三千四百18、万个客户使用Lotus Notes/Domino，现在Notes/Domino的用户数将超过五千六百万。Lotus在电子邮件市场拥有丰富的经验，其拥有的另外一项著名产品是Lotus cc:Mail。cc:Mail在全球的用户数达到一千四百万，是基于局域网的电子邮件系统产品之冠。尽管cc:Mail正在被Lotus Notes/Domino取代，Lotus正在将继续继承其优点，确保Lotus Notes/Domino为代表的新一代Lotus邮件产品，继续保持了在这一领域的领先地位。Lotus Notes/Domino是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件、群件与We19、b应用平台。其目的是跨越地域、处室之间的界限，使得工作人员传递、共享他们的信息与知识，从而提高群组的工作效率。Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述为：q 提供世界领先的电子邮件与报文传递功能。Notes邮件产品参考邮件与目录标准X.400、X.500设计，功能强大、完整，用户界面友好而且可以由用户方便地实现客户化定制。特别是新一代产品R5，增加了许多新的邮件使用功能，而且易学易用。这些功能主要包括：将信件头与信体分开，使信件头固定，方便用户随时查看信件的收、发件人；改进的填址功能，如快速Type-Ahead, Type-down（字头匹配，模糊查找）功能，方便用户填入收件人地20、址；改进的规则代理功能，即使是没有专业知识的最终用户也可以采用类似自然语言的定义，自己设计对邮件的自动处理规则或代理；新增加的信件提示实用程序Notes Minder功能，用户不必打开Notes客户机即可随时获得邮件到达的声音、视觉提示，由于程序很小，大大降低了对工作站内存等系统资源的占用；增强的邮件常用选项设置，如增加签名文件；选择信体以RTF文本形式、还是以HTML形式表示等等。q 除基本的邮件功能之外，还集成了日历日程管理和待办事宜管理功能。在邮件系统的实际运用中，邮件与使用者个人与群组的日程日历安排、任务安排有机地结合起来，提高了邮件系统的使用价值，事实上邮件系统成为最终用户的个人办公21、系统。q 内置文档数据库系统。任何一个单位的信息，均包括以结构化信息和非结构化信息，前者以数值型、文本型信息为主，要求统计和关系运算，而后者除包含传统数据类型外，以格式化RTF文本、多媒体信息为特点，主要用于表示事务或办公中各种文档型信息，要求对信息的准确表达、综合管理和快速检索。实际上，邮件本身就是一个典型的非结构化文档型信息。Notes/Domino本身提供的文档数据库机制，除了用于管理用户邮箱外，还是管理非结构化、文档型信息的不可缺少的手段，是邮件系统增值应用、工作流自动化应用、Web应用的基础。针对文档型数据的特点，Notes提供了全文搜索、版本控制、热点链接等信息检索和处理手段，满足22、了最终用户对文档型信息的处理需求。 q Notes是面向工作流自动化的网络化应用开发与实施工具。事实上任何单位的多数事务与办公都是流程化的过程，传统应用往往局限于对整个流程的个别环节进行信息化、自动化处理，随着用户需求的提高和信息技术的广泛应用，工作流自动化应用逐渐成为发展潮流，因为工作流自动化应用可以整体提高的工作效率。工作流自动化要求两种最基本的信息处理手段，即信息交换和共享，也称为“推”和“拉”技术。Notes/Domino就是包含了这两种基本信息处理工具，即邮件和数据库技术。利用Notes/Domino自身提供的文档数据库、邮件路由、安全控制、全文检索等一系列面向应用的高层次功能，用户23、可以方便快捷地开发工作流自动化应用，如办公自动化系统、专项事务应用等。Notes提供了一系列应用开发构件和工具，如表单、视图、宏语言、LotusScript语言等，是符合潮流的快速应用开发工具。此外，应用开发者还可以使用VB、 JavaScript、Java、C/C+等开发语言和工具，开发网络化办公自动化与工作流应用。Notes应用开发完毕后，可以通过Notes自身提供的复制功能通过网络安装到每一台服务器上，客户端基本不需要特殊配置，因此Notes/Domino同时还是一个网络应用的实施工具。q 提供完备的安全控制手段。Notes/Domino本身即提供了身份识别与验证、多层次访问权限控制、加24、密与数字签名等安全技术与手段，用户不必集成外界安全机制，即可保证信息系统的安全。此外，Notes也支持Internet标准的安全技术，如X.509、SSL、S/MIME等。q 提供系统集成手段。特别是与关系数据库系统的集成手段，包括简单易用的DB函数，功能完整的LotusScript对象类Domino Connector，以及不必编程就可进行数据交换的Domino Enterprise Connection Service (DECS)等。Notes/Domino支持ODBC、JDBC等标准，也支持与各种数据库系统的直接连接。q 支持各种开放标准，如HTTP、SMTP、POP3、IMAP4、L25、DAP、X.509等；也支持MAPI等厂商标准。这一特点使得Notes系统可以与各种不同厂家的产品互操作或相连集成。体现在服务器端，Domino服务器可以通过上述协议与其他系统互连，如存储转发邮件、交换目录信息等；体现在客户机端，Notes 客户机可以直接连接各种服务器，如Web、POP3、IMAP4、LDAP、SMTP服务器等等，是Notes成为真正意义的通用客户机，最终用户只需要用Notes客户机，不仅可以收发Notes邮件、使用Notes应用，还可以收发各种Internet标准系统的电子邮件、浏览Web。q 支持移动办公。在各种网络条件下，无论是电话拨号还是局域网连接。Notes都可以使26、用，而且“场所”等特性可以方便使用者在不同的网络条件下的互相切换。Notes/Domino本身提供的字段级复制功能，可以将信息下载到本地，然后脱线操作，大大了减少通讯费用，提高了工作效率。利用Domino/Notes建立的信息集成系统，完全符合本系统对邮件与群件平台的要求。具有以下鲜明的特点：集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套应用软件。在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、Internet信息等各个方面的信息。这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。 这大大减少开发的工作量，提高27、了应用系统的可靠性。而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。开发快捷、实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电子邮件功能是Domino/Notes的基本功能，在开始系统实施的很短时间内，就可以在全的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益。而群件系统的应用或者办公管理应用则可以利用Notes/Domino的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。这非常适应办公管理需求多变、繁杂的特点。管理容易、机制完整。由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。28、对于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用Notes/Domino完备的管理手段。如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，Notes/Domino提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的Notes View软件；或者使用Windows NT的用户管理手段。保有费用低。应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施费用、系统集成费用等等。由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在各方面都会降低。同时由于Notes/Domino的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。开放性。Lotus积极参加Internet/Intranet标准29、的制定，同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。Notes/Domino支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。本系统是一个内部互连的，又是一个可以与Internet互连的系统，并且随着技术的不断更新，本系统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。可以获得厂商的丰富经验与支持。Notes/Domino是一个成熟的产品，在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位，Lotus以及代理商具备丰富的成功经验。但是Lotus Notes/Domino产品是客户端/服务器结构，用户必须在自己的客户端安装客户端软件，从而加大了系统推广时安装和维护的工作量。同时Lotus N30、otes/Domino客户端软件的具有自己的功能和风格，使得人员培训时必须对终端用户的培训包括该软件的使用操作培训，增大了培训量。Lotus Notes/Domino产品结构不是目前流行的浏览器/服务器的三层结构，程序运行时客户端与服务器之间有大量的信息交互，所以要求网络带宽比较高。4.3.2. Microsoft ExchangeMicrosoft Exchange产品由微软开发，该产品的运行风格正式我们熟悉的Windows风格，所以用户比较容易接受。同时Microsoft Exchange开发的产品采用流行的浏览器/服务器的三层结构，客户端无须安装任何软件，从而减轻了客户端的安装、维护和培31、训。但是在以下几方面存在不足：目录服务：Exchange目录是独立的，具有分离的目录同步机制和完全不同的一套命名规则。Exchange目录本身是十分受限制的，只有10来个可以定制的字段，其中只支持一个RTF字段。由于使用基于邮件的目录同步机制，目录同步缺乏准确性。所以Microsoft推荐管理员经常在Site间和Site内用一致性检查程序来检查同步的状况，提示不准确的复制。对一个与事务密切相关的、级基础设施的一部分，目录具有如此的不确定性、不一致性，是不可接受的。安全性身份验证：MS Exchange的验证依赖于NT域服务，而NT域服务的限制是众所周知的。由于它是平面的，NT目录服务很难扩展到32、大型中。NT域只能应付几百个帐号，为了将NT目录服务扩展到大的用户环境就必须建立和管理复杂的信任关系。其次，NT查询响应模式与基于证书的验证模式相比较，功能薄弱，并且很不适应与远程用户以及跨内的连接。基于证书的验证模式要求用户除了知道保密口外还需持有数字证书，例如Domino的用户验证模式。基于证书的验证模式还支持跨组织之间的交叉验证，特别跨的通讯。 安全性权限控制：MS Exchange提供十分有限的访问控制能力。不能将访问控制控制在是数据库、文件夹、文档、或字段级。 安全性加密/数字签字：Microsoft承诺Exchange将通过充分利用NT的功能，以实现最低的保有成本。然而，NT缺乏双33、密钥加密支持，所以Microsoft只能在Exchange服务器中捆绑北方电讯的EnTrust产品。 结果是管理员必须面对两个单独的服务器安装，为每个用户建立另外的帐号和保密口令以及烦琐的例外安装过程，这意味着在NT和Exchange的安全模式上另外附加分离的安全机制。最终用户也不得已面对不统一的加密功能的设置、额外增加一个保密字记忆（并且使Exchange单次登录变得无意义），才能得到有限的加密/签字功能。 工作流应用：从产品设计上看，MS Exchange几乎不具备对工作流应用的支持。Exchange访问控制模式没有细化到支持象文档级或子文档级访问控制，其数字签名能力缺乏支持多个数字签字功34、能，而且不能用于表单，其“过滤器”不支持基于时间调度的触发方式。 开放性：而Exchange必须依赖NT，其客户端只对Win32平台提供全部的功能。Exchange并不支持Java技术，不对SNMP 的支持等等。4.3.3. 平台选择对比分析了目前开发办公系统的主流平台，Lotus Domino/Notes 和Microsoft Exchange等产品和解决方案，认为Lotus Domino/Notes的跨平台性能、承载能力、成熟度、市场占有率等都有明显优势，所以选用Lotus Domino/Notes作为开发平台。5. 办公系统软件功能设计常用工具外出设置任务指派个人事务教师备课个人文档通讯35、录日程安排5.1. 个人事务个人事务处理是办公管理系统的基本元素，它是办公管理系统的出发点又是终止点，是办公系统的门户。5.1.1. 教师备课利用我的教案、我的课件和我的收藏夹这样三个独特的功能设计把资料浏览查找、教案编写、课件制作和课堂授课等教学全过程无缝衔接在一起。教书们在查找资料的同时可以编辑教案，可以随时将文字、图片等资料拷贝粘贴到自己的教案当中，系统还为教师们提供了教案集中管理功能，既可以保存教书们利用备课系统编写的教案，也可以将教书们以前编写的教案上传到服务器上统一保存和管理。 课件是一种重要的教学手段，备课系统为教书们提供了强大的课件管理功能，教书们可以使用各种多媒体工具直接利用36、备课系统中提供的多媒体资料制作课件，然后将成品课件上传到服务器上，授课时在网络上的任何一台计算机上都可以直接调用服务器上保存的课件进行教学，而不需要将课件到处拷来拷去，极大地方便了教书们的教学活动。 目前绝大多数教书有自己独特的教学思想和教学方法，而没有受过多媒体课件制作技术的专门训练，备课系统中提供的我的收藏夹独特设计和功能很好地解决了这一突出的矛盾。我们利用备课系统丰富的多媒体资料、强大的多媒体支持能力和独特的演示技术为教书们提供了一个非常简单易用的课件制作工具和授课平台。在备课模式下教书们可以将备课系统中精彩的多媒体资料添加到自己的收藏夹中，也可以将自己的多媒体资料上载到收藏夹中，然后调37、整这些资料的演示顺序，并为每个演示资料编写板书内容；上课时教书们可以将收藏夹切换到授课状态，这时就可以按照预先设定的顺序演示多媒体资料，并显示相应的板书内容。利用这个独特的功能，教书们就可以轻松自如地将现代教育技术应用到教学过程中了。由于备课系统具有强大的多媒体功能，能够支持绝大多数多媒体格式，而目前的多媒体创作工具很难达到这一点，因此从这个意义上讲，备课系统为教书们提供了极其丰富的多媒体教学资料，同时又解决复杂的技术问题，是教书们的海量资料库和技术支持平台，教书们要做的就是根据自己的教学思路对这些进行整理就可以了。5.1.2. 个人文档终端用户在此起草公文是用户的个人资料保存库，用户可以用它38、来保存、管理任何有价值的资料。这些资料可以是用户摘录自书报杂志的，可以是从其它数据库拷贝过来的，也可以是用户起草过的文件的副本等等，内容不限。可以对这些文档的自主分类，有效地管理和方便地查询它们。5.1.3. 日程安排对个人的工作日程，如：会议、约会、邀请、纪念日、任务等等进行设置备忘，并可设置闹铃提示，使之成为得力的私人秘书。5.1.4. 通讯录办公人员的个人通讯录，可以记录事务伙伴或亲朋好友等的联络信息以备查询。5.1.5. 任务指派用于在校园内部自上而下的工作任务的指派，并监控任务的完成情况。该模块有很大的灵活性便于各层次管理人员对教教职员工工工作的安排。具体流程如下：登记任务指派任务办39、 理阶段汇报工作总结完成任务各级领导或秘书通过登记和指派任务交给相应的下属工作人员办理，被指派人员根据自己的工作任务通过填写阶段汇报向领导汇报工作情况和工作进展，领导可以随时通过阅读汇报了解工作进展情况，从而决定任务是否完成或取消。5.1.6. 外出设置人员外出设置包括设置外出人员名称、外出时间、外出事由、外出后的联系方式、外出后代理人和代办人等。人员外出设置的信息有两种作用：一种当本人需要外出时，可以设置外出时间表让其他人员知道，人员外出信息可通过“人员动态”系统查询，以防其他人员安排与本人有关的工作时发生冲突。另一种在办公处理过程中实现“代办代理”功能。用户设置的人员动态信息与工作流的控制40、紧密相关，可以防止工作安排上的冲突，当有工作需要外出人员处理时，系统会提示该人员的外出信息，并询问是否将工作转交给其“代办人”或“代理人”办理。“代办人”可以在授权人授权期间全权处理授权人的工作，如审批文件、签发文件、办理工作等。“代理人”必须根据授权人口头或其他方式指示，通过电子处理方式，代替授权人处理文件，如将授权人的意见输入文件审批意见栏目，根据授权人的授意提交其他人处理。“代办代理”功能与现代管理思想相吻合，即每一个岗位均要有“替补”，每位教教职员工工出差都不会影响工作的正常进行。5.1.7. 常用工具提供时钟、日历、计算器等常用工具。发文管理收文管理报表传递公告通知请示报告人员动态公41、文管理档案管理档案管理5.2. 公文管理公文管理是办公管理系统的核心组成部分。标准、规范的公文格式和流程是其主要的特点。行政办公系统通过预先定制的流程和用户角色，规范和推动正确、标准的公文使用和处理习惯，提升的管理水平。打破时空限制，促进教教职员工工之间的相互协作；摆脱人工传递的束缚，缩短公文处理时间，提高的整体办事效率。在公文管理中，将通过代办制和代理制处理人员外出的情况。代办制是指当某人（领导）外出而无法及时处理文件时，由事先指定的人员（领导）代替外出人员处理相应的工作，并将处理情况通过电子邮件的方式阅知外出人员。代理制是指某领导外出后由其秘书或助手查阅待处理的文件，并向领导及时请示和汇报42、其内容，根据领导的口头指示对该文件进行处理。代办和代理制的实现要求行政办公系统的各模块与人员外出模块有机地结合，共同实现其功能。公文管理是典型的标准工作流处理，公文流程设计和定义的好坏直接影响将来流程调整的灵活性，及时应对日常机构和人员调整后公文处理的需要。在多年开发的经验基础上，充分对事务流程进行抽象，分析出管理的抽象的逻辑模型，充分表达信息系统的规律，设计独特的流程配置、统一工作流处理和系统设置等功能，为系统带来更多的应变能力和扩展性。 流程配置模块：统一进行工作流程的配置，以及流程运转过程中需要的一些辅助信息的配置。该模块给公文流转提供强大的支撑作用。对在办公中所可能面临的问题进行充分抽43、象和面向对象设计。将流程分解为“环节”（如处室经理审核、办公室审核、领导签发、发送文件、办理、阅文等）和“路径”（如送处室领导审核、送会签、送校领导签发、送办理等）两个对象，每个对象由非常多的属性进行描述，涉及到权限、行为、操作（方法）等组成，并采用可视化方式表达，以便于设计。可视化是一种表现形式，其最终形成的是对流程的描述文档。的流程配置采用多流程穷尽的表达方式，加之对路径的权限划分，对于不同角色的人员在完成当前工作“提交下一处理” 时，系统会自动识别当前处理人的权限和可选择的路径，进行相应的处理。使流程控制变得规范，同时为不同角色人员提供可定义的灵活性。在环节上考虑“并行”、“串行”、“是44、否能多人处理”、“是否可退回”（20多个属性）等一系列行为以及当前环节可调用的操作等。流程配置中还定义了一些流程处理的辅助信息，如最终用户处理文件时的常用处理意见词，方便用户对文件的处理。 统一工作流处理操作：对一个文件的正常处理，在计算机网络上进行办公，可以归纳为四种基本操作：填写处理意见：给出自己对文件的处理意见，支持从常用处理词中选择自己的处理意见和一些快速输入方法。提交下一处理：当文件处理人对文件采取肯定态度时，用此操作将文件提交给下一处理人进行处理。退回：当文件处理人对文件采取否定态度时，用此操作将文件退回到以前的处理人进行处理，可以单级退回，也可以多级退回。流程跟踪：当需要查询文件45、的处理情况时，如谁处理过，处理了多长时间等，用此操作。另外，该系统还提供了“收回”和“补发”等功能，用于解决文件处理过程中漏发和误发，同样，该系统的工作流处理的标准操作。 组织机构设置：是进行办公运作的基础。组织机构定义的好坏，将直接影响系统其它部分的运转。深刻理解办公的本质与要求，结合以往实施项目的成功经验，提出在一个广域互联的办公管理系统中，消息的传递可分为机构内部的消息传递和机构之间的消息传递。据此，将组织机构的设置分为机构内的人员和组织设置（人员和组织）和机构之间的通讯接口（文件传递接口）。人员和组织与文件传递接口之间保持着严格的信息同步。文件传递接口定义了各机构之间的层次关系、信息传46、递的接口。为机构之间进行消息传递提供支撑作用。人员与组织定义了机构内各组织的层次关系、各组织的人员信息等，为机构内的消息传递提供支撑作用。同时，人员与组织还与服务器的目录保持密切联系，如根据人员与组织信息来定义群组等。当同一环节有多位领导依次处理时，系统将按处理时间的先后顺序依次记录其处理意见和批示。当当前处理人不同意文件内容或审核人的意见时，可使用退回功能将文件回退给相关人员重新进行处理。5.2.1. 发文管理对学校的正式发文的起草、审核、签发、发布等全流程进行处理和监控，包含红头文件和处室发文等公文类型。在实际处理中可根据不同人员的权限由系统计算每一处理步骤的可用路径和候选人员，并过滤掉不47、合理和无效的路径。在大多数的情况下，可不必修改程序，仅通过调整相关的配置信息进行流程的优化或重组。目前学校发文包括红头文件、传真电报、函等类型。红头文件是以本名义向上级主管单位、本处室及下属、外部单位发出的正式的红头文件。涉及重大经营活动及事件的对内发文，也应使用发文。文件审批流程需经过起草、科长审核、处室审核、会签、办公室审核、领导签发、发布、归档的处理，具体流程见附录“红头发文处理流程”。红头文件除能够通过该系统自动发布到下属，或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆盖的单位，还能够通过纸张打印发送到外单位。传真电报用于在本行业内部传达上级的指示，批转下级的公文或者转发上级、同级和不相隶属机48、关的公文；对上级单位的报告、请示等，传真电报需由领导签发。传真电报审批流程需经过起草、科长审核、处室领导审核、会签、领导签发、发布、归档的处理，具体流程见附录“传真电报发文处理流程”。传真电报内容、格式采用移动行业内部广泛使用的样张。传真电报除能够通过该系统自动发布到下属，或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆盖的单位，还能够通过纸张打印发送到外单位。函是已名义发布的记录会议内容、决议等事项的文件，也适用于发送到不相隶属机关的正式公文。文件审批处理流程与红头文件相似。具体流程见附录“函发文处理流程”。5.2.2. 收文管理对学校的收文和处室收文的全流程进行处理和监控，实现收文流转的电子化、自动49、化。针对分及外部单位发来的文件，可采用电子收文登记和实物收文登记两种方法予以解决。对未使用电子公文系统的外部单位，可将收到的实物公文通过扫描、手工录入等方式将其内容转化为电子格式在系统内处理。对已使用电子公文进行文件处理的单位，可与其协商制定双方通用的电子文档传递规则和接口标准，并使用此接口实现电子公文的跨系统的无缝传递。收文处理流程包括登记、办公室拟办、领导批示、分发、办理或阅文(在此环节中部处室领导可以继续指派下一个办理人和阅文人)、归档。具体流程见附录“收文处理流程”。处室收文处理流程包括登记、处室领导批示、办理和阅文(在此环节中科长可以继续指派下一个办理人和阅文人)。具体流程见附录“收50、文处理流程”。在收文处理中，各级处理人员的处理意见将被系统自动收集到收文处理单上。为保证处理人填写的意见的真实性，均利用数字签名方式对各自的处理意见文档和签名域加密。在收文处理中，保证多人并行处理文件，提高文件处理效率。5.2.3. 请示报告请示报告模块由工作请示和工作报告两部分组成。工作请示是指需要批办的文件；工作报告是总结、汇报性的文件，不需要批办处理。请示和报告按范围的不同分为内部请示、处室内部请示、内部报告、处室内部报告。工作请示又分为工作请示和处室工作请示两种。工作请示经过拟稿、科长审核、处室领导审核、领导批示、办理等完成该文件的处理过程（具体工作流程见附录“工作请示处理流程”）；处51、室工作请示经过拟稿、科长审核、处室领导批示、办理等完成该文件的处理过程（具体工作流程见附录“处室工作请示处理流程”）。工作报告又分为工作工作和处室工作报告两种。工作报告经过拟稿、科长审核、处室领导审核、校领导阅示等完成该文件的处理过程（具体工作流程见附录“工作报告处理流程”）；处室工作报告经过拟稿、科长审核、处室领导阅示等完成该文件的处理过程（具体工作流程见附录“处室工作报告处理流程”）。该模块中各级处理人员的处理意见将被系统自动收集到收文处理单上。为保证处理人填写的意见的真实性，均利用数字签名方式对各自的处理意见文档和签名域加密。5.2.4. 档案管理档案管理案卷定义文件归卷案卷借阅档案管理52、系统的数据库中保存了所有已归档的公文供查询和备案，是保存和管理档案的场所。本数据库不仅可与公文管理子系统结合使用，保管已归档的收文、发文、签报、传阅件等文件；也可独立使用，用于登录非公文管理子系统处理的其它文件。为加强档案管理，本数据库有严格的借阅制度。也就是说，所有人员如需阅读本数据库文件，都必须填写一份借阅单，经管理员批准后方可阅读。档案管理工作主要包括三项内容：案卷定义（含类定义，子类定义），文件归卷（组卷、编目、拆卷、移动、封卷、注销）和案卷借阅（查询、借阅、归还）。5.3. 校务管理校务管理包括车辆管理、物品管理、会议管理、报表传递、人员动态、公告通知。5.3.1. 车辆管理车辆管理53、主要是对车辆建档登记、司机信息登记（包括违章记录）、车辆维修记录、耗油记录、用车管理及事故登记等进行管理；能够实现及时准确地了解公司里车辆及驾驶员的各种情况，随时进行管理和调整，并可实时统计公司车辆维修和耗油的情况。分项统计车辆相关明细信息和汇总信息，形成相应的统计报表和分析图表供领导和相关主管人员查看。1、车辆登记提供对公司所有车辆的登记和汇总统计功能，车辆管理员将公司的每个车辆详细登记在册，包括车辆编号、品牌、型号、发动机号、车牌号、购买日期、购买金额、车辆类型（货/客）；规定载人数（规定载重）、大修日期等信息；供以后维修、派车和统计公司车辆情况时用。2、司机信息登记提供对公司所有司机的登54、记和汇总统计功能，车辆管理员将公司的每个司机详细登记在册，包括司机编号、司机姓名、驾驶证号、驾驶证类型、领证时间、违章记录等信息，供以后在派车和统计时用。3、车辆维修记录提供对公司每辆车的维修明细信息和汇总统计功能，车辆管理员将记录公司每辆车的详细维修信息，包括车辆编号、车辆名称、维修时间、维修原因、维修情况、维修费用等信息，供以后查询和统计维修费时用（可精确统计到任意时间段某辆车的维修费用）4、耗油记录提供对公司每辆车的耗油明细和汇总统计功能，车辆管理员将记录公司每辆车的详细耗油信息，包括车辆编号、车辆名称、加油时间、行驶里程、耗油量等信息，供以后查询和统计耗油量时用（可精确统计到任意时间段55、某辆车的耗油量）5、用车管理用车人填写用车申请，并提交相关主管人员。经审批通过后，由车辆管理员派车（指定出车司机、车辆和出车时间等信息），并在登记派车情况后通知用车人和出车司机。6、事故登记是对公司所有车辆事故的登记，包括车辆编号、车辆名称、出车司机、事故时间、事故原因、处理结果等详细信息；供以后查询统计用。统计分项统计车辆相关明细信息和汇总信息，形成相应的统计报表和分析图表供领导和相关主管人员查看。1 流程申请部门领导审批领导审批办公室派车办公室主任审批司机班长派车驾驶员办公室统计5.3.2. 物品管理物品管理主要是对办公用品购买申请、办公用品购买登记、办公用品领用申请、办公用品领用登记、办56、公用品发放管理、办公用品库存管理、统计等进行管理；实现能够及时准确的了解公司办公用品使用和剩余等各种情况，随时进行的管理和调整，并可实时统计公司办公用品的情况。 1、办公用品购买申请各部室在领用办公用品库存中没有的办公用品时要填写办公用品购买申请，并提交相关主管人员，在审批通过后办公用品管理员将购买该办公用品。2、办公用品购买登记办公用品管理员在购买办公用品后，将填写办公用品购买登记表包括所购买办公用品的品名、型号、购买日期、购买地点、购买数量、购买金额、购买人等信息；并登记入库存中。3、办公用品领用申请各部室在领用办公用品时先填写办公用品领用申请单，并提交相关主管人员审批，审批通过后到办公用57、品管理员处领用该办公用品。4、办公用品领用登记在办公用品管理员按办公用品领用申请发放办公用品后，将填写办公用品领用登记表包括品名、型号、领用人、领用部门、领用时间、领用数量等信息，并核销办公用品库存。5、办公用品发放管理办公用品发放管理是对公司同意发放办公用品的登记，办公用品管理员发放并填写办公用品发放登记表包括品名、型号、发放部门、发放数量等信息；在登记的同时核销库存。6、办公用品库存管理办公用品库存管理提供了办公用品管理员对办公用品购买、领用、剩余数量进行管理的功能；提供了一个简单的库存台帐包括品名、型号、购买时间、购买金额、购买数量、领用数量、剩余数量等信息。7、统计分项统计办公用品相关58、明细信息和汇总信息，形成相应的统计报表和分析图表供领导和相关主管人员查看。5.3.3. 会议管理会议管理主要用于制定会议安排和发送会议通知、记录会议纪要。对常规和临时会议以外的会议提供上报计划和被审批的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。会议召集人在选择与会人员时能够方便地查看这些人员在会议召开期间是否空闲，制定出合理的会议安排，从而确保会议的出席率，提高会议的效率。会议结束后对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议记要。工作人员能通过“周安排表”查看下周的会议安排59、汇总情况；与会人员还可查看和记录会议纪要。对所有的会议室或其它会议场地的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。5.3.4. 报表传递用于内部不需审批的日常性工作报表和信息。用户通过创建传递报表，填写分类、附加报表文件、指明报表发送对象，即可发送报表。用户对已发送的报表进行跟踪，查看发送对象是否阅读该文件。5.3.5. 人员动态“人员动态”记录人员设置模块设置的文件结果，便于用户查询内部人员的外出情况，同时保障“代办代理”功能的实现。5.3.6. 公告通知提供一个发布各种公共信息如公告、通知或启事等的场所。的重要通知可以通过个人工作台面中的滚动信息显示，同时重要通知也可以通过手机短信提醒教教60、职员工工。对于的公告与通知起草和审批必须由专门人员负责，通过审批后，系统自动发布。5.4. 校园文化规章制度企业形象电子期刊常用信息行业动态企业信息门户技术交流电子论坛学习园地文化建设对于一个无疑是至关重要的基础建设，形象的建立和宣传，教教职员工工的交流，知识的学习与共享，教教职员工工对经营理念的理解与接受都直接或间接地影响着的未来。网络的建设为文化的发展带来了前所未有的机遇。我们希望通过基于网(Intranet)的办公系统的应用来促进文化的建设。浏览门户系统中各模块内容时既可以通过个人工作平台，也可以通过浏览器访问内部信息发布站点。5.4.1. 校园形象是文化的重要组成部分，提供一个新老教教61、职员工工了解的有效途径，并对教教职员工工进行文化的教育；介绍劳动模范、先进人物的事迹，加强宣传工作。同时通过与Internet的连接，建立对外展示和宣传良好形象的窗口，增进了解和沟通。5.4.2. 规章制度存放相关的国家、行业、的政策法规，供内部有关人员参考学习，使事务人员能及时了解和掌握最新的政策法规，提高事务水平。建立网上各类规章制度和标准的目录索引，采用模糊查询的方式，便于教教职员工工的检索和学习。5.4.3. 行业动态用于发布及行业内各种新闻(新闻、科技动态、竞争对手动态、信息快报等)的系统，定期采编发行，让领导、教教职员工工了解内外重大新闻和技术发展。5.4.4. 技术交流技术交流的62、人员来自全校，在这个公共场所内就专业和技术问题在教教职员工工之间展开交流和讨论，达到知识共享的目的。 本模块是“知识管理”的概念在信息系统中的具体应用，除“技术交流”外，增加知识库管理的“技术精华”模块和的“专家列表”使教教职员工工在遇到技术难题时可以获取该专业的专家名单，选择与专家进行交流，分享的知识，提高的整体素质。5.4.5. 电子论坛相当于一个非正式的会议室。为一组授权的使用者对共同关心的问题和信息（如热点话题、工作常见问题及解答客户信息等），提供动态交流、研讨、共享和积累的功能。在这里，围绕一个中心议题，每个工作组成员既可以“聆听”他人发表见解，也可以“陈述”自己的观点。然而，与实际63、会议不同的是，参加者无需在同一时间集中到同一地点，他们可以非常方便地参加任何会议，而不受时空限制。这种会议讨论的优越性就在于它不要求实时性，却能实现信息共享。5.4.6. 电子阅览室电子阅览室是信息的集散地，主要由服务器、终端机、大容量数据库等组成的计算机网络系统和大量数据处理外设构成；多用户联网，向读者提供阅读、联机检索、复制、编辑、收发电子邮件、上网等功能；而电子阅览室则成为一个重要的电子信息数据处理中心。 5.4.7. 常用信息本模块有灵活的自定义功能，方便设置、录入任何信息，如列车时刻表、航班时刻表、职工通讯录（工作、家庭）、邮政编码、长途区号、天气预报、图书馆（室）信息等公众信息，并64、可根据需要定制信息的分类，方便工作人员的日常办公，提高工作效率。5.4.8. 学习园地通过使用Learning Space Collaboration Module网上多媒体教学产品，提供教教职员工工再教育的机会，提高知识更新的能力，为的发展注入新的活力。5.5. 其他功能设计5.5.1. 电子邮件建立全范围内的电子邮件系统使内部通讯与信息交流得到保证，Lotus的电子邮件系统全面支持Internet协议，学校内部的邮件系统通过Lotus Domino服务器，与Internet邮件系统互连，使学校内部办公管理系统与国际信息进行交换。电子邮件系统包括起草、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印65、和保存电子邮件等功能。建立范围内的公用通讯录，使电子邮件高效地传送。电子邮件支持复合文本，能嵌入表格、图形、图像、声音、动画等复合文本及多媒体信息，支持数字签名与私人密钥加密等安全机制。支持与Internet邮件和其他邮件的互连。根据学校的需求，教教职员工工电子邮箱的大小设置为50M。5.5.2. 手机短信提示日常办公管理中，每位教职员工每日须处理大量的工作和阅读大量信息。所以要求系统能够及时准确的提供这些提示。学校办公管理系统除个人工作台面中的今日工作对用户待办工作和待阅信息进行提示外，还可以利用移动的行业特点提供手机短信提醒服务。用户通过个性设置，选择提示信息类型，如多种文件待办提示、多种66、待阅文件提示；系统管理员还可以利用短信提示发送重要通知、公告、会议通知等。该模块与短信交换机的接口程序的具体设计需要经过详细调研后设计。5.5.3. 移动办公为了解决由于用户出差或在家而不能及时处理文件的情况，同时也为了保证学校文件处理的连续性，在学校办公管理系统，充分利用浏览器的方便性和处理邮件的迅速性，同时提供了多种功能来确保每位教教职员工工出差或在家都不会影响工作的正常进行。具体方法包括：远程访问、代办代理、Internet办公、WAP访问。 远程访问：可以通过在学校内设置拨号服务器，出差在外或在家的教教职员工工用手提电脑，通过电话线，拨回的局域网，来访问的Domino服务器，处理自己的67、事务，或者直接拨到的Domino服务器，处理自己的事务。其实际效果往往并不能尽人意，主要的反映是处理速度较慢。造成这种情况的原因有目前网络的带宽有限，尤其是采用电话线拨号的方式，这就限制了应用的处理能力；办公管理系统中的信息种类多，可能包括文字、表格、图形图像、声音动画等信息，文档多为复合的文档，这就决定了文档一般都比较大，因此，下载文档需要一定的时间；办公管理系统中的信息要有很高安全性，要保证信息的安全性，文档中需要有很多的控制信息，而这些控制信息是要消耗处理时间的；要让用户接受办公管理系统，系统的操作是要简单的，而且系统要确实提高办公效率，比如说实现文件的并发处理等，这些也是系统设计的首要68、目标。所有这一切是由后台复杂的逻辑关系来实现的。处理这些复杂的逻辑关系是要消耗大量的资源的，采用拨号的方式处理文件时，给最终用户的感觉就是处理速度慢。 代办代理：教职员工外出时通过代办代理功能指定其他人员代理自己处理工作，当教教职员工工出差时，可以设置外出时间表让其他人员知道，同时可以设置“代办人”或“代理人”来处理自己的工作，外出信息自动进入办公管理系统中。外出人对自己应处理的工作并不是一无所知的。当文件被传递到外出人指定的代办代理人的时候，系统会同时向外出人发出提示信息，比如：向外出人发送仅带文件内容和处理意见的邮件，发送短信提醒外出人有邮件到达等。外出人可以通过拨号的方式收邮件，并将处理69、意见以邮件的形式或以其它方式回复给代办代理人。当代办代理人处理完文件时，文件的处理结果会以邮件的形式反馈给外出人，外出人同样可以查看到文件的处理结果。此种方式安全、方便、迅速，为大多数成功用户使用。 Internet办公：但有些重要工作必须本人处理时，外出人员可通过Internet登录到办公管理服务器上，查看待处理文件和需阅读的文件，填写处理意见后，传送下一处理人，操作方式与局域网上处理操作相似，只不过操作界面是浏览器而不是Notes客户端。 WAP访问：外出人可以用Wap手机浏览学校Domino服务器上的文件信息，比如须要外出人阅读的文件，代办代理人发给外出人的邮件，外出人可以把自己的处理意70、见以手机通信的方式回复给相关人员。5.5.4. 安全性设计用户需要安全性。特别是在当今网络化应用的条件下，信息安全成为是否投产新应用系统的前提条件。系统安全架构的设计将包括两个方面：防止办公管理系统网络外部用户对办公管理系统网络系统可能的攻击，以及防止办公管理系统网络内部各子系统之间可能的攻击。这两个方面所采用的技术和思路是一致的。系统安全架构将从三个层次来考虑：网络层、主机/服务器系统及应用层。l 网络层的安全主要是防范对于整个网络的非法访问，一般通过防火墙来实现。配置多级防火墙，以隔离网络各个组成部分相互之间的非法访问（合法访问可以通过）；对于Internet用户来讲，如果想非法侵入内部网71、络，必须突破防火墙的防范。另外，各级防火墙可采用不同的产品，以提高网络整体的安全性。l 主机/服务器系统的安全是针对个别机器的。除了主机/服务器的操作系统自身的安全性之外，目前有多种产品可供选择，包括SUN的Security Manager和CA的Unicenter TNG等产品。l 应用层的安全将从三个方面来考虑：增强应用服务器系统的安全；采用身份认证机制，以保证应用的可靠性；采用数据加密技术和防病毒软件，以保证应用的安全性。网络层和主机/服务器系统的安全本方案中并不涉及，下面着重描述Domino服务器和办公管理系统的安全措施：Domino提供了多层次的方法以确保应用的安全性。可以保护域、区72、段、表单、视图、数据库、服务器和网络域的安全。保证服务器的安全并且控制对网络域的存取权限是服务器管理员的职责。作为数据库设计者，您可以控制哪些人员有权访问您创建的应用程序以及单个域的内容，并且可以控制应用程序特定特性的存取权限，例如：数据库设计和运行于数据库上的代理。 所使用的特性决定了应用程序的安全程度。数据库存取控制列表和加密特性提供了真正的安全性，创建表单存取列表以及隐藏设计元素允许您限制存取内容，但是它们并不是真正的安全性特性。 要限制或限定对数据库部件的存取权限，具有以下手段实现：q 数据库存取控制列表 (ACL) 指定哪些人员能够或不能访问数据库。对于可以访问数据库的用户来说，存取73、级别和角色决定了他们可以执行的特定操作，例如：创建或删除文档。注意：如果正在使用基本验证（即使用用户名和口令）对 Web 用户进行验证， 存取控制列表的“高级”部分可以为 Web 用户指定最高存取权限设置；如果正在使用 SSL 客户机验证对 Web 用户进行验证，则“Internet 用户的最大权限“域对这些用户不适用，这些用户会得到存取控制列表中给予他们的完全的存取级别。也就是说，如果存取控制列表指出他们有“管理者”的存取级别，他们就确实有“管理者”的存取级别，而不是在“Internet 用户的最大权限“域中指定的存取级别。q 安全套接字层 (SSL) 是一种通过对在服务器和 Web 用户间74、传递的数据进行加密以保护数据的安全性协议。与设置数据库一样，也必须在服务器上设置 SSL。q 表单存取控制列表与数据库存取控制列表相结合，控制可以阅读或编辑由某个表单所创建的文档的人员。q 文档存取域（“读者”和“作者”域）与数据库存取控制列表相结合，控制可以阅读或修改指定的文档的人员。q 加密允许在域级别保证用户信息的安全性。可以加密任意域中的内容，这样只有那些拥有密钥的读者才可以访问消息或域。数据库管理员可以加密整个数据库。Web 应用程序不支持加密。q 电子签名保证从一个用户邮寄到另一个用户的文档或文档部分在到达目的地之前不被篡改。 q 限制哪些人员可以创建代理以及在何处运行代理。多数用75、户可以创建在本地数据库运行的个人代理，某些用户还可以创建在服务器上运行的为其他用户使用的共享代理。q 确保数据库设计的安全性，通过隐藏设计可以防止用户更改设计元素。在安全性扩展方面，Domino支持SSL v3以及X.509v3验证字。用户无论使用何种协议访问Domino服务器，都可以使用SSL进行基于验证字的身份认证和信息加密。可以给Notes用户发放X.509验证字，或者使用X.509验证字替代Notes验证字。Notes用户可以使用Internet验证字以安全的方式访问Web站点(SSL)或者发送安全的Internet电子邮件(S/MINE)。Domino服务器支持VerSign Glo76、bal服务器ID，可以在浏览器和服务器通过HTTP、NNTP、LDAP、IMAP、POP3协议进行通讯的过程中使用128位密码。每一个Domino虚拟服务器可以使用不同的SSL v3密钥，使用不同的密钥集。前面提到过，可以通过LDAP使用外部的目录验证Web用户，可以使用第三方的认证机制产生X.509认证字。新的基于任务的认证手段可以通过用户名/口令的方式认证用户的身份。在文件级安全性方面，可以对HTML文件、图像文件、和其它类型的文件系统中文件实施访问控制。另外在注册用户的时候可以指定不同的口令指令长度。办公管理系统中流转的公文包含的重要内容和指令，领导的审批意见和签名应保证其安全性。学校办77、公管理系统中，对于领导的意见和签名采用数字签名技术，防止其他用户恶意篡改内容，保证这些内容的可靠性和安全性。同时系统架构设计的在深圳建立容灾备份中心，也保证学校办公管理系统具有高可用性和安全性。5.5.5. 传真服务系统传真作为一种传统的通讯手段在的相互合作上仍然扮演者十分重要的角色，虽然近几年来Internet的普及和飞速发展已经把电子邮件发展成为人与人、机构与机构之间的新型和重要的通讯手段，但是从目前现状来看，大部分还不具有新型的通讯手段，电话和传真在对外办公和事务上仍然扮演者重要的角色。因此，如果把我们的电子邮件系统和计算机通讯基础设施扩展连接到传统的传真网络上，也将极大地提高我们的办公78、效率。 功能描述：与外界的交流过程中，传真是一种经常需要的服务，主要应用在以下几个方面：x 日常传真收发x 传真的电子化管理x 自动传真回复系统（运用在客户服务系统、电话查询自动回复系统等）x 会议通知x 往来事务单据/凭证的管理x 在一期工程中，使得省流转的电子文件直接通过该系统直接发送各分。 Lotus Fax for Domino的功能Lotus Fax for Domino是一个可以提供级网络传真服务的优秀软件，它可以极大地扩展网络功能，使其具有传真通信的能力，并且直接支持Notes 客户机、Web浏览器和Windows 应用，使用极为方便。其主要特点如下：x 与Domino的邮件系统79、紧密集成，收发传真象发电子邮件一样简单x 支持使用Web Browserx 用Print-to-Fax 驱动程序，可以使传真从Windows 应用直接摯蛴出去x 可以发送带有附件的传真x 内部传真自动路由x 传真集中管理控制x 支持移动和非连接用户x 支持传真发送回执Fax for Domino 的广泛应用可以极大地提高内部网的应用价值，是实现无纸办公的重要工具之一，其工作原理如下图所示：Fax for Domino服务工作原理由于Domino传真服务器要求的硬件配置较低，所以可以大面积推广使用。虽然现在基于Windows的传真应用程序很多，但多半是面向个人使用的，对于事务应用缺少集中管理和安80、全控制，相比之下，实施Fax for Domino的意义在于：1. 与其它事务结合：如合同、承办通知等的自动发出，客户响应信息的自动发出等。2. 节省纸张：传真无须再印成纸张，在客户机上可以直接发出。3. 后台发送传真：无须人工干预，比公用的传真机安全保密性提高。4. 往来传真集中管理：所有往来的传真都可以控制和统计，并且留有原始案底，这样可以极大地避免由于工作人员调动而造成事务的不连续性。5. 充分利用广域网通讯资源，节省长途电话费用：传统上假如某人从上海往北京发传真，需要在上海的传真机上拨长途电话到北京；利用Domino传真服务器则传真实际上可以通过内部网广域网传到北京，再通过北京的传真服81、务器拨一个本地电话到对方的传真机上。6. 单次发送批量传真，节省人工：如果相同的传真需要发送给很多接收者，利用Domino传真服务则可以只发送一次而只需要写明所有接受人和电话号码；传统上如果要发传真给一百个人，需要手工拨一百次电话，这是一个巨大的劳动量。 网络传真服务体系设计广泛实施Fax for Domino的意义在于，对外传真联络的电子化和无纸化，各种利用此项服务的应用可以充分利用广域网的带宽资源，节省长途电话费用。基于这样的构想，对于一期工程和二期工程综合考虑，我们需要至少在每一个分支机构设置一台Fax for Domino服务器，以尽可能实现传真拨号的本地化，如下图：随着应用需求的逐步82、增加，也可以视情况为特殊的事务处室设置专用的传真服务器，并且利用Domino的安全控制手段来保障传真的保密性和服务器的专用性，同时也应当制定相应的管理制度，和利用技术手段，保障公用传真服务不被滥用。5.5.6. WAP应用WAP（Wireless Application Protocol）是一种向移动终端提供互联网内容和先进增值服务的全球统一的开放式协议标准，它将互联网内容和数据服务带入移动电话终端，用户只要携带支持WAP协议的移动电话，即可随时随地浏览互联网内容，发送和接收电子邮件，实现信息共享、信息传递以及网上交易。在传输网络上，WAP不但可以支持目前的各种移动网络，如GSM、CDMA、P83、HS等，也可以支持未来的第三代移动通信系统。对于第三代移动通信系统，其发展历程将经过三个步骤，第一步是WAP，第二步是GPRS，第三步是实现真正的3G。WAP的重要性在于：一方面它是Internet和移动通信两大热点走到一起的第一个结合点，另一方面，WAP给手机的数据通信带来很多新事务，并逐渐为更高带宽的移动数据通信积累很多事务需求，从而可以为GPRS和更高带宽的3G在事务发展上铺平道路。可以这样说，作为一个正在兴起的无线网络协议标准，无线应用协议WAP成功地将无线通信技术和Internet结合起来，成为目前移动通信业中的一大热点，国内各大网络运营商和通信都在不遗余力地推广它。由于WAP是一种84、高层的应用层协议，与具体的硬件无关。因此，只要使用遵循WAP协议的产品，无论底层的通讯协议是GSM、CDMA或是GPRS，WAP设备都能与AS（Application Server）进行通信。不会因为底层的通讯协议的升级换代影响用户已有的投资。下面我们就以手机为例说明WAP的工作原理Web Server SSsjasdflkjServerContentJava selvesCGIEtc.WML Deckswith WML-ScriptWML EncoderWML ScriptCompilerProtocol AdaptersClientWMLWML-ScriptWTAIEtc.HTTPWSP/85、WTPDomino ServerEOASDBIIOPWap GatewayWAP设备工作流程图WAP手机访问OA的工作流程如下：1)WAP手机发出HTTP请求WAP协议2)WAP网关通过无线网(GSM/GPRS)接收请求协议、编码转换3)并向Web Server转发请求HTTP协议4)Web Server调用相应的服务器端程序()HTTP协议5)服务器端程序向服务器发出请求IIOP协议6)Domino服务器将请求返回Web ServerIIOP协议7)Web Server通过HTTP向WAP网关发送应答数据HTTP协议8) WAP网关接受Web Server送来的应答数据HTTP协议9)并将应答数据通过无线网(GSM/GPRS)传送给WAP手机协议、编码转换10)应答数据WAP网关通过无线网传送给WAP手机WAP协议针对WAP应用的新热点，开发并实施了通过WAP手机完成办公管理处理工作。用户通过WAP手机及时查阅、批示文件。但基于目前移动网络带宽的限制，用户无法执行复杂逻辑关系的运算(例如审批中路径、环节、权限的控制等)，所以在学校办公管理系统中，实现用户可以通过WAP手机查阅待处理和已处理的文件，而不执行相应比较复杂的审批操作。EOAS12453具体处理流程如下：