1、技术公司计算机设备采购入库领用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 范围本制度适用于公司计算机及其他IT设备的管理。2 规范性引用文件Q/GLD G208 Q/GLD G208 Q/GLD G208 3 定义本制度是为了加强对公司计算机的统一管理，规范公司计算机设备的采购、使用、保管和维修管理，保证公司各部门正常办公，更好地发挥计算机作用，促进公司办公自动化、信息化的发展而制定的。4 职责综合部负责审核和批准财务部负责经费的预算和使用5 实施细则5.1总则为了加强对公司计算机的统一管理，规范公司计算机设备的采2、购、使用、保管和维修管理，保证公司各部门正常办公，更好地发挥计算机作用，促进公司办公自动化、信息化的发展，制定本制度。本制度适用于公司各部门全体员工。综合部负责对公司所有计算机设备的统一管理。各部门分工和职责如下：1、 各使用部门办理计算机设备的采购申请、报审、领用后的保管和使用、维修申请和报废申请；2、 由综合部统一办理计算机设备的采购审核、出入库和库存管理、发放控制、安装调试、线路连接、维修和报废事宜；3、 计算机设备的采购价格、型号、式样、颜色等，由使用部门、综合部和物流中心共同确定，报公司领导审批；4、 公司计算机设备实行统一采购。由物流中心办理计算机设备的采购询价、采购、入库和报销手3、续；5、 由财务部办理计算机设备的资金提供和报销手续。属于固定资产的，应由财务管理部按固定资产管理；6、 使用人对领用计算机的管理和维护负有责任。各部门负责人对本部门计算机的管理和维护负有领导责任。计算机设备包括计算机、计算机网络设备和计算机外围设备。各类过程控制的计算机除外。本制度所指计算机设备包括：1、 计算机包括台式计算机和笔计本式计算机，属于固定资产；2、 计算机网络设备包括网络服务器、路由器、交换机等。3、 计算机外围设备包括打印机、扫描仪、投影仪、LED大屏幕显示器、不间断电源、稳压电源、万用插座、鼠标、光驱、耳机、麦克风、移动硬盘、U盘、多媒体套件等。5.2计算机设备的采购、入库4、和结算计算机设备采用根据需要提前申请，按月度计划采购领用的方式办理。计算机网络设备和计算机外围设备中的传真机、复印机、投影仪，由综合部统一申请采购、统一管理。当各部门需要购置、安装、领用计算机设备时，由部门经理提出申请，填写计算机设备采购申请单，报综合部审批。计算机设备的性能等技术指标须由信息管理员提出。批准后的计算机设备采购申请单一式三份，申请人、综合部信息管理员、仓管中心采购员各执一份。仓管中心采购员根据批准后的计算机设备采购申请单负责办理采购手续。计算机设备的采购价格和供应商，由综合部和采购部共同确定。涉及重大计算机设备的选购，须邀请专业公司招标或咨询，确保计算机的功能升级，以及维修服务5、的承诺。仓管中心采购员负责计算机设备的催货、供货跟踪、到货确认、入库协调、借款和采购报销工作。如计算机设备涉及安装、调试、培训和技术指导等售后服务的，采购员应负责上述售后服务工作的协调和安排工作，做好硬件的验机和软件测试工作，确保计算机系统的可行性。信息管理员根据批准后的计算机设备采购申请单和计算机设备领用申请单办理入库、库存管理和领用发放手续。计算机设备采购后所附带的原始技术资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）统一由信息管理员保存，以利于日后维护与维修。5.3计算机设备的领用和管理申请部门需要领用所采购的计算机设备时，由申请人填写计算机设备领用申请单，报本部门经理审批、综合部经理6、批准后，申请人凭批准后的计算机设备领用申请单到信息管理员处办理领用手续。对于新采购需要安装、调试的或体积较大的计算机设备，可以将货物直接交付申请部门，采购部采购员在通知申请部门到货时，应同时通知信息管理员办理出入库手续；同时由申请人填写并办理计算机设备领用申请单的审批手续。信息管理员应建立公司各部门计算机设备台帐，填写公司计算机设备台帐，详细登记各部门各项计算机设备的名称、数量、配置和购置时间等。如计算机设备属于固定资产的，信息管理员应负责固定资产的统一编号、登记和挂牌工作，为每一台计算机设备建立固定资产档案卡片。未经综合部批准，任何人不得擅自移动或调拨计算机设备。如计算机设备发生部门之间移动7、或调拨时，移出部门申领人应填写计算机设备移动记录，经本部门经理和移入部门经理审批、信息管理员复核、综合部批准后，方可移动计算机设备。否则由此造成财产不符的追究移出部门经理和使用人的责任。如移动或调拨的计算机设备属于非固定资产，批准后的计算机设备移动记录交信息管理员保管，如移动的计算机设备属于固定资产，批准后的计算机设备移动记录一式二份，信息管理员、财务管理部负责固定资产管理的会计各执一份。如移动或调拨的计算机设备属于固定资产，发生部门之间移动后，计算机设备的固定资产档案卡片也同时随同计算机设备由移出部门移交移入部门。信息管理员、财务管理部负责固定资产管理的会计应相应调整本人管理的设备台帐和财务8、固定资产台帐。未经信息管理员批准，任何人不得以任何借口擅自拆卸计算机设备。否则造成配置不符或设备损坏等后果由拆卸人承担和赔偿。确需拆卸计算机设备时，须有信息管理员进行拆卸，任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。各部门使用人应按操作规范要求使用计算机设备，注意用电安全，爱护计算机设备，不得随意损坏。如发生计算机设备及其配件丢失、违规操作或人为损坏造成损失的，由使用人负责按价赔偿或承担相应维修费用。当各部门需要借用投影仪等计算机设备时，由借用人向信息管理员申请，由信息管理员统一安排。信息管理员应协助借用人安装和调试好设备，确保设备正常使用。在借用过程中由于借用人操作不当造成设备的损坏，由借用人负责9、按价赔偿或承担相应维修费用。未经副经理以上同意，任何人不得擅自将本公司或部门的计算机设备借给外单位使用。5.4计算机设备的保养、维修和报废计算机使用人负责计算机设备的外观保洁、保养和维护等日常管理工作，同时应保持设备及其所在环境的清洁。严禁在计算机旁存放易燃品、易爆品、腐蚀品和强磁性物品。严禁在计算机键盘附近放置水杯、食物，防止异物掉入键盘。计算机使用人要定期对计算机进行维护。发现病毒或发生故障时，使用者应及时处理；处理后仍不能排除的应与信息管理员联系，保证计算机的正常运行。信息管理员负责公司及各部门计算机设备的维护工作。如信息管理员能自行解决的，由信息管理员负责及时维修。维修、维护过程中，首10、先确保对数据、信息进行拷贝，不得丢失。在拆卸计算机设备时，信息管理员必须采取必要的防静电措施；在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原；确保所用的计算机设备始终处于整洁和良好的状态。对于关键的计算机设备，应配备必要的断电继电保护电源。UPS只作停电保护之用，在无市电情况下，迅速作存盘紧急操作，严禁将UPS作正常电源使用。当计算机设备无法自行维修时，如设备在保修期内出现故障时，由信息管理员直接与供应商联系维修事宜。外请人员对计算机设备进行维修时，信息管理员应自始至终地陪同。当计算机设备无法自行维修且设备已过保修期需要报请外修时，信息管理员要及时查明原因，由信息管理员填写计算机设备维修申请11、单，提出故障原因，并估算维修费用后交综合部经理审批后，由信息管理员直接与供应商联系维修事宜。计算机设备维修或更换配件后，信息管理员应在计算机设备档案卡中注明故障情况以及维修或更换配件的情况。对公司重大计算机设备损失事故，公司列入专案调查处理。凡因个人使用不当所造成的计算机设备维修或更换配件的费用或损失，酌情由使用者赔偿。如计算机设备经鉴定无法维修，或修理费用相当于或超过购置相同或相似规格的新产品时，对无法维修的计算机设备作报废处理。当计算机设备需要报废时，由申请报废的使用人填写计算机设备报废申请单，报本部门经理初审后，交信息管理员复核。复核无误后交综合部经理和副总经理审批。批准后的计算机设备报12、废申请单一式二份，申请人员和信息管理员各执一份；如报废的设备属于固定资产，批准后的计算机设备报废申请单一式三份， 申请人员、信息管理员和财务管理部负责固定资产管理的会计各执一份。申请部门人员凭批准后的计算机设备报废申请单将报废设备送交信息管理员办理退库手续。报废并退库后的计算机设备由信息管理员统一进行废品销售或销毁处理。如报废的计算机设备属于固定资产，报废后信息管理员、财务管理部负责固定资产管理的会计应相应调整本人管理的公司计算机设备台帐和财务固定资产台帐。5.5罚则违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人通报批评处罚，如造成损失并负赔偿责任：1、 未经批准，擅自移动、调拨或拆卸计算机设备的13、；2、 未经同意，擅自将本公司或部门的计算机设备借给外单位使用的；下班后计算机未退出系统或关机的；违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人警告处罚，同时罚款50元，如造成损失则负赔偿责任：1、 没有采购申请进行采购计算机设备的；2、 擅自使用他人计算机设备造成不良影响的；3、 擅自安装、使用硬件和电气装置的； 4、 保管不当发生计算机设备丢失或违规操作人为损坏计算机设备，使公司受到的损失在2,000元以内的；5、 违规操作造成工作数据丢失的情节轻微的；违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人严重警告或降职、撤职（仅限管理层员工）处罚，同时罚款500元，如造成损失则负赔偿责任：1、 随意损坏14、或违规操作计算机设备，使公司受到的损失在10,000元以内的；2、 违规操作造成工作数据丢失的情节严重影响正常工作的；违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人记过处罚，同时罚款1,000元，并视情节移交司法机关处理：1、 随意损坏或违规操作计算机设备，使公司受到的损失在10,000元以上的；2、 违规操作或其它不当行为造成公司网络瘫痪的；5.6附则本制度由综合部负责解释、修改和补充，经总经理批准后自公布之日起执行。6记录清单编号记录名称保存年限保存地点计算机设备采购申请表综合部计算机设备领用申请表综合部公司计算机设备台帐综合部计算机设备移动记录表综合部计算机设备维修申请表综合部计算机设备报废申请单综合部7文件修改履历序号修改内容修改人发布时间生效时间批准人1新文件