1、珍珠销售公司财务固定资产及应收账款管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 固定资产管理办法一、固定资产的定义：固定资产是指同时具有以下特征的有形资产：（一）为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；（二）使用寿命超过一个会计年度。二、固定资产的分类：根据公司实际情况，固定资产分为：运输设备、办公设备、专柜三部分。具体如下：（一）、运输设备包括：汽车、电动自行车等交通运输工具； （二）、办公设备包括：计算机、打印机、传真机、交换机等单位价值较高（单位价值1500元以上）的办公设备（包括组装设备）； （三）2、专柜包括：自营市场专柜和经销商市场专柜。 三、固定资产的管理、核算监督部门及相关人员职责：（一）、固定资产的管理部门及相关人员职责： 公司行政部为固定资产的主管部门，全面负责固定资产的购置、调拨、维护维修、处置、清查工作。各部门、各办事处作为固定资产的使用部门，须全力配合行政部的工作，加强对自身所使用固定资产的日常维护和管理。对于相关责任人具体规定如下： 1、行政部设专人即资产管理员对公司固定资产实行统一管理。资产管理员具体职责为：保障公司资产的安全完整，记录固定资产的使用、转移、维修、处置情况，定期或不定期的对公司的资产进行清查，将资产的保管落实到具体的责任人，按照财务核算要求对固定资产进3、行统一编号并编制固定资产卡片、建立并登记珍珠固定资产数量账；2、部门经理为部门固定资产管理的第一责任人、办事处负责人为办事处固定资产管理的第一责任人；3、各部门、各办事处须结合自身实际情况，指定一名员工对所使用的固定资产进行管理，与行政部资产管理员具体对接，接受行政部资产管理员相关业务指导。其具体职责如下：（1）、遵照管理规定办理相关资产的验收、调拨、维修、处置等；（2）、及时准确上报各种固定资产管理表格；（3）、将行政部发放的固定资产卡片粘贴到对应的固定资产上、建立并登记珍珠固定资产数量台账，保证资产账实相符；（4）、 做好固定资产的防盗、防损、清洁等日常工作，保证固定资产的正常、高效运作；4、（5）、妥善保管各类固定资产的维护手册、保修单据等。4、特殊强调：离职人员在办理离职手续时，所使用的各类固定资产一律退还，离职人员所在部门的资产管理员应负责检查退还资产的配置、配件和相关资料是否完整，了解退还资产的使用状况，如有遗失、人为损坏或配置配件缺失，离职人员应负责赔偿。若离职人员未退还所有的固定资产便办理了离职手续，其责任由离职人员所在部门负责人承担。 附件：表珍珠固定资产数量台账（二）、固定资产的核算监督部门及相关人员职责；公司财务部为固定资产的核算监督部门，对公司的固定资产进行全面的监督与核算。财务部设置资产管理员岗位，对公司固定资产购置、调拨、维修、处置、清查等工作进行监督管理，5、建立珍珠固定资产辅助账、编制珍珠固定资产报表等报表并及时上报，月末按照企业会计准则-固定资产进行核算。附件：表珍珠固定资产辅助账表珍珠固定资产报表四、管理内容和相关要求：（一）、固定资产的购置：固定资产的购置，应坚持多方询价不少于三方的原则，以保证资产购置价格的经济合理。具体流程如下：1、使用部门填制珍珠固定资产申购单交由行政部询价，财务部审核后，最终上报总经理或董事长批准。珍珠固定资产申购单一式三份，申购部门、行政部、财务部各一份存档备案；2、新购置的固定资产使用前须办理验收入库手续，总部固定资产由行政部和使用部门共同验收，办事处固定资产由办事处资产管理员和使用人共同验收。固定资产抵达后，由6、行政部或办事处资产管理员开具珍珠固定资产入库单，验收合格后由验收人员签名确认。珍珠固定资产入库单是财务部办理固定资产付款的重要依据。验收不合格的设备由行政部或办事处办理退换、索赔事宜。总部购置的固定资产须于验收合格后3日内向财务部报账，办事处购置的固定资产于当月月末报账；3、入库的固定资产须记入珍珠固定资产辅助账，珍珠固定资产辅助账按固定资产单品登记，记录每件固定资产的详细情况；4、入库的固定资产须粘贴固定资产卡片，由资产管理员打印固定资产卡片交由使用人粘贴在固定资产上。（按照统一编号原则）。固定资产管理卡片必须记录事项有：名称、资产编号、使用部门、使用日期、责任人五项，卡片必须粘贴在相应的固7、定资产上。附件：表珍珠固定资产申购单 表珍珠固定资产入库单（二）、固定资产的调拨：1、部门间调剂使用固定资产，须办理调拨手续。由固定资产需求方事先向行政部提出口头申请，经行政部确定拟调剂的固定资产后通知调出方填制珍珠固定资产调拨单，经审批同意后连同固定资产一起交由调入方验收并签字确认。珍珠固定资产调拨单一式四份，行政部、财务部、调出、调入部门各一份。各资产管理员根据调拨单调整相应珍珠固定资产辅助账；2、部门间临时借用固定资产，须办理借用手续。借入方应填写珍珠固定资产内部借用通知单，说明借用资产的名称、借用原因、借用期限（超过1个月借出方申请办理调拨手续）等。由借用部门负责人和借出部门负责人签字8、，行政部审批及备案。借出方资产管理员应对借出的固定资产进行登记备案，并负责借出资产的收回。超过1个月的借用而未办理调拨手续的资产，按照资产盘亏处理； 附件：表珍珠固定资产调拨单 表珍珠固定资产内部借用通知单3、固定资产的维修：固定资产的维修包括日常维护及各种大小修理。（1）、固定资产的维护：由各固定资产管理专员负责，要求对各自负责的固定资产做好防盗、防损、清洁等日常工作外，而且要尽量保证其正常高效运作；（2）、固定资产的维修：各类固定资产在使用过程中如需增加器件或进行维修的，应填写珍珠固定资产维修申请单，说明所要维修的固定资产名称、维修原因、预计费用等，由固定资产使用部门负责人、行政部、财务部9、签字后，最终上报总经理或董事长批准。验收合格后，财务方予核销！其中增加器件单位价值超过1000元以上，按照固定资产购置要求办理相关手续，行政部和财务部分别进行固定资产相关记录的变更。珍珠固定资产维修申请单一式三份，行政部、财务部、申请部门各一份。 附件：表珍珠固定资产维修申请单4、固定资产的处置：固定资产的处置由使用部门填制珍珠固定资产处理申请单，说明处置资产的名称、处置原因上报行政部审核，再交由财务部资产管理员注明资产的购置时间、使用年限、尚可使用年限、预计净残值等，最终上报董事长批准。珍珠固定资产处置申请单一式三份，行政部、财务部、申请部门各一份。附件: 表珍珠固定资产处置申请单5、固定资10、产的清查：公司对固定资产实行定期或不定期实物盘点清查，目的是保证固定资产账、卡、物相符，摸清资产的实际使用现状，保证资产的安全完整。固定资产盘点清查由行政部、财务部和各资产使用部门共同进行（必要时稽核部参加），对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损，应逐个查明原因，提出处理意见，报董事长审批，其中涉及的责任人应承担相应的赔偿责任。盘点清查中发现的闲置资产要查明情况并制订处理计划，账外资产要做盘盈处理，及时入账。盘点后由行政部和财务部共同编制珍珠固定资产盘点表和珍珠固定资产盘点情况说明书上报董事长。附件：表珍珠固定资产盘点表6、固定资产的核算：固定资产的核算由财务部资产管理员负责，具体核算按照企业会计11、准则-固定资产内容执行。第二节 低值易耗品管理办法一、低值易耗品的定义：低值易耗品是指单位价值较低，不作为固定资产核算，可多次反复使用的低值品及一次性使用消耗的易耗品。二、低值易耗品的分类：根据公司实际情况，低值易耗品分为：低值品、易耗品两部分。具体如下： （一）、低值品包括：1、办公用具：桌椅、文件柜、档案柜、货架等；电话、U盘、路由器、ERP的KEY等； 2、促销用具：ERP存货档案中存货编码以4开头的存货。 （二）、易耗品包括：办公用品和促销用品（ERP存货档案中存货编码以3开头的存货）三、低值易耗品的管理、核算监督部门及相关人员职责：（一）、低值易耗品（不包括促销物料，促销物料是指促销12、用具和促销用品）的管理部门及相关人员职责；公司行政部为低值易耗品（不包括促销物料）的主管部门，全面负责低值易耗品的购置和清查工作。各部门、各办事处作为低值易耗品的使用部门，负责管理各自使用的低值易耗品。对于相关责任人具体规定如下：1、低值易耗品由行政部实行统一购置或在行政部授权指导下由办事处自行购置。行政部统一购置工作由行政部资产管理专员负责。其职责如下：（1）、负责定期统计总部和办事处易耗品的申购情况，编制珍珠低值易耗品申购汇总表（总部和办事处的办公用具等低值品的购置通过珍珠办公用具申购单完成），经审批通过后，参与低值易耗品的购置与发放，并进行记录和跟踪，确保及时、准确的发放到各申请部门；（13、2）、处理临时低值易耗品申购等突发事件。低值易耗品中的低值品参照固定资产进行管理，按照大类和部门录入珍珠低值易耗品辅助账。2、各部门、各办事处负责人为各自部门、办事处低值易耗品的第一责任人；3、各部门、各办事处的资产管理员为所管辖的低值易耗品的具体负责人。其具体职责如下：（1）、及时准确上报珍珠低值易耗品申购表；（2）、做好管辖低值易耗品的防盗、防损工作，根据实际情况合理安排使用低值易耗品；（3）、登记珍珠低值易耗品辅助账。按照低值易耗品的大类录入。（二）、低值易耗品（促销物料）的管理部门及相关人员职责：公司促销物料的购置由市场保障部负责，对促销物料的监管由ERP控制中心负责，各部门、各办事处14、作为促销物料的使用部门，负责各自使用促销物料的保管和合理使用。对于相关责任人具体规定如下：1、促销物料由ERR控制中心负责，具体职责如下：（1）、根据ERP实际库存情况，编制珍珠促销物料申购单，及时与市场保障部沟通跟踪其购置情况；（2）、根据公司规定或实际情况对各仓库合理分配物料；（3）、定期或不定期核查促销物料的使用和结存情况，发现问题及时处理。2、各部门、各办事处负责人为各自部门、办事处促销物料的第一责任人；3、各部门、各办事处的库管或内勤为所管辖的促销物料的具体负责人。其具体职责如下：（1）、严格遵守ERP物流流程，编制ERP相关单据；（2）、做好管辖促销物料防盗、防损工作，根据实际情况15、合理安排使用促销物料；（3）、定期或不定期核查促销物料的使用和结存情况，发现问题及时上报，申请处理。（三）、低值易耗品的核算监督部门及相关人员职责：公司财务部为低值易耗品的核算部门，对公司的低值易耗品进行全面的监督与核算，由资产管理员负责，核算方式采用领用时一次性摊销。四、管理内容和相关要求：（一）、办公用具管理内容和相关要求：1、办公用具的购置：（1）、使用部门填制珍珠办公用具申购单交由行政部询价，财务部审核后，最终上报总经理或董事长批准。批准后珍珠办公用具申购单一式三份，申购部门、行政部、财务部各一份存档备案；（2）、办公用具购置须办理验收入库手续。总部办公用具入库由行政部和使用部门共同验16、收，办事处办公用具由办事处资产管理员和使用人共同验收。办公用具抵达后，由行政部或办事处资产管理员开具入库单或凭对方的送货单，交由验收人员签名后才能办理报销手续，（由公司统一购买的办公用品报销手续，需有各办事处的签字确认单作为附件）行政部和办事处资产管理员登记简易台账。2、办公用具的领用：相关使用人领用时要经固定资产管理员同意，领用人在领用登记本或资产管理员简易台账上签名，资产管理员应及时登记简易台账。 3、办公用具的清查：资产管理员应对各自所管辖的办公用具做定期清查，对于单位价值较高的办公用具（办公桌椅、档案柜等），按照固定资产清查规定执行。（二）、促销赠品管理内容和相关要求：详见：珍珠货品管17、理办法和珍珠自营市场业务管理办法附件：珍珠办公用具申购单第三节 专柜管理办法一、专柜管理的适用范围：公司为经销商和自营商场终端设计制作的所有的柜台及柜台相关物品。二、专柜的管理、核算的部门及相关人员的职责：（一）、专柜的管理部门及相关人员的职责：公司市场保障部为专柜的主管部门，全面负责专柜的设计、制作、验收、维护维修、处置等工作。各办事处作为专柜的分管部门，不但全力配合市场保障部的工作，而且对于各自管辖的专柜，要做日常维护工作。相关责任人具体规定如下：1、规定市场保障部对专柜实行统一管理，对于流程中各个环节设置专人管理。其职责如下：保障公司专柜资产的安全完整，沟通、记录和管理专柜的设计、制作、18、验收、维护维修、处置、结算等工作； 2、各办事处负责人为各自办事处专柜资产的第一责任人，全面负责各自使用的专柜资产；3、各办事处负责人根据各自实际情况，对于各自使用的专柜资产制定具体责任人。其具体职责如下：（1）、及时准确上报公司要求的专柜资产方面的各种表格，并且对所上报的各种表格负责；（2）、自营商场营业员对各自负责的自营商场专柜资产做好防盗、防损、清洁等日常维护工作。（二）、专柜资产的核算监督部门及相关人员职责：公司财务部为专柜资产的核算监督部门，对公司的专柜资产进行全面的监督与核算。由资产管理员负责，对公司专柜资产购置、验收、维护维修、处置、清查等工作进行监督管理，同时登记珍珠固定资产辅19、助账、编制珍珠固定资产报表等报表并及时上报，月末按照企业会计准则-固定资产进行核算。三、管理内容和相关要求：（一）、自营市场专柜管理内容和相关要求： 1、自营市场专柜的设计：（1）、设计流程：自营市场专柜的设计需填制珍珠专柜设计单，办事处负责人签名后传至市场保障部经理签名确认后，最终交付到市场保障部设计师。设计师设计后按照设计单紧急程度，在规定的时间内将设计图回复申请部门。相关流程图如下：设计图回复申请人设计师设计保障部经理签名签名申请人提交设计单并签名 （2）、相关要求：、设计单的上的相关内容必须填写清晰、准确、齐全。特别是注明“设计制作要求”项目涉及的相关参数，对于未达到要求的设计单，市场20、保障部可拒绝受理；、为了避免工作的反复性，在有特殊要求或尺寸位置无法明确的情况下，应标明先出效果图，确定后方可设计施工图纸；、珍珠专柜设计单都应提前8天传到保障部，方便设计师安排工作，及时的完成工作。设计工作可分为：一般（6个工作日完成）、急（4个工作日完成）、特急（3个工作日完成）；、设计图一般通过网络传输到各申请部门统一存档，同时珍珠专柜设计单和设计图市场保障部相关设计师存档。附件：表珍珠专柜设计单2、自营市场专柜的制作：（1）、制作流程：办事处收到设计图应与商场联系，商场在图纸上签字确认回传后，办事处填制珍珠专柜制作申请单，办事处负责人签名确认后，传至市场保障部，市场保障部将报价单附后并21、署名意见上报财务部审核价格，最终上报总经理或董事长批准，批准后签订专柜制作合同。 （2）、相关要求：报价不少于三家原则，（对于某些办事处）采用招标的方式确定制作商：、自营商场进场签报批准后，财务资产管理员处存档备案；、如果目前公司合作的专柜制作商无法制作专柜而在办事处当地制作，办事处填制珍珠专柜制作申请单同时上报制作商加盖公章的报价单给市场保障部；、保障部根据图纸及商场要求，安排现有的专柜制作商报价。控制价格在合理范围，并落实制作时间保证按时上柜。同时保障部将加盖制作商加盖公章的报价单作为珍珠专柜制作申请单的附件一起上报财务部审核；、财务资产管理员对所有专柜资料进行存档，根据登记珍珠固定资产辅22、助账进行“比对”审核签名； 、专柜制作合同的审批，需填制合同使用审批单附珍珠专柜制作申请单（包括制作商的报价单）和合同文本。以上资料批准后，财务部资产管理员存档；（合同存档原件）、按审批意见，保障部与专柜制作商签订合同制作专柜；、专柜制作商，专柜制作周期需要7-15天时间，大型专柜或是专卖店需要15-30天。如制作工期过于仓促，工艺不精细，会影响质量和效果。3、自营市场专柜的验收支付：（1）、验收支付流程：专柜制作安装完毕并且商场验收合格后，办事处应在三个工作日内，业务员填写珍珠专柜验收单并由办事处经理签字确认，连同专柜照片上报市场保障部审核。市场保障部验收合格后，信息反馈办事处。市场保障部凭23、“付款审批单”、“发票”、“验收单”进入支付流程。“付款审批单”需市场保障部、财务部、大区经理/营销副总营销总监审批，最终上报总经理或董事长审批后付款。 （2）、相关要求：、办事处按照公司验收标准即珍珠专柜验收单上所注明的事项，办事处应在商场验收合格后三个工作日内填写珍珠专柜验收单，连同专柜照片上报市场保障部；、市场保障部审核办事处珍珠专柜验收单，检查专柜照片是否与效果图一致。审核通过后反馈办事处。如需整改，保障部协助办事处出具整改意见表由制作厂家整改（整改时，由该专柜设计师负责整改事宜）；、市场保障部付款申请书签字后，将专柜照片和珍珠专柜验收单作为“付款申请书”的附件传到财务部审核；、财务部24、资产管理员进行审核，将专柜照片存档。最终审批后，登记珍珠固定资产辅助账。即财务将“付款审批单”（附发票）和珍珠专柜验收单作为原始凭证；、专柜尾款的支付（如发票已全额开具），由签订专柜制作合同的部门（保障部或办事处）填制“付款审批单”，市场保障部、财务部、大区经理/营销副总、营销总监、总经理批准后付款。发票没有全额开具的“付款审批单”后附上尾款发票；、专柜付款流程，由签订专柜制作合同的部门发起。附件：珍珠专柜制作申请单 附件：珍珠专柜验收单4、自营市场专柜的维护与维修：（1）、维修申请流程：营业员应向办事处上报专柜维修申请，办事处核实情况填制珍珠专柜维修申请单上报市场保障部（含照片），保障部审核25、并落实维修事项。维修后办事处将图片再次发送到市场保障部审核。如专柜超过保修期，珍珠专柜维修申请单市场保障部审核后，经财务部、大区经理/营销副总、营销总监审核后，最终上报总经理或董事长批准。市场保障部安排专柜制作商进行维修。（2）、维修申请相关要求： 、要求办事处营业员要对各自所负责的专柜进行日常维护，确保其清洁完整的同时，发现问题及时汇报。要求办事处对即将到保修期的专柜办事处要进行检查，及时发现问题（财务资产管理员可做定期提醒）；、办事处对于出现问题的专柜，在3个工作日内填制珍珠专柜维修申请单和专柜照片上报市场保障部；、对于超过保修期的专柜，市场保障部根据维修明细询价、落实维修制作商，控制成本26、。具体维修工作由办事处协助专柜制作商完成；、财务资产管理员审核维修费用，并登记维修记录；、珍珠专柜维修申请单批准后，财务部、市场保障部立即存档。（3）、维修支付流程：专柜维修验收合格后，办事处填制珍珠专柜维修验收单办事处负责人签名确认后，连同维修后的专柜照片传到市场保障部审核。市场保障部审核通过后，办事处填制“付款审批单”附发票和珍珠专柜维修验收单，需经市场保障部、财务部、大区经理/营销副总、营销总监审核，最终上报总经理或董事长批准后财务付款。（4）、维修支付相关要求：、对于维护后的专柜，办事处应按照珍珠专柜维修验收单上的标准进行验收；、珍珠专柜维修验收单维修前后的专柜照片财务资产管理员处进行27、存档，同时登记珍珠固定资产辅助账； 、财务部将批准的“付款申请书”（附发票）和珍珠专柜维修验收单作为付款的原始凭证，其他资料存档。附件珍珠专柜维修申请单附件珍珠专柜维修验收单5、自营市场专柜的处置：（1）、专柜处置申请流程：申请撤销或更换专柜，办事处首先以签报形式申请说明原因。经营销管理部、市场保障部、财务部、大区经理/营销副总、营销总监审核后，最终总经理或董事长批准。（2）、专柜处置申请相关要求：、办事处在申请签报上应说明：撤柜原因、撤柜时间、需要产生的相关费用（拆卸、运输、人工等费用）等；、营销管理部和市场保障部详细注明处理意见（具体相关的费用，由市场保障部询价，并落实指定的专柜制作商撤柜28、），如专柜暂退回制作商或调拨到其他网点等。待实际发生时，通知财务资产管理员，变动珍珠固定资产辅助账；、商场撤柜手续由办事处协助专柜制作商办理，办事处要监督其工作，确保所撤专柜安全完整；、特别强调：如专柜退回专柜制作商仓库，必须由专柜制作商出具相关证明文件（加盖公章）财务资产管理员存档，以保证专柜的安全完整；调拨到其他网点，需按照上述“固定资产调拨流程”处理。如违反此规定，财务部在资产清查时一律按照资产盘亏处理；、申请签报批准后财务资产管理员处存档，同时与办事处和市场保障部及时沟通，对于暂存放到制作商的专柜，及时索要相关文件存档。（3）、专柜处置流程：专柜处置签报批准后，办事处填制固定资产处置申29、请单，办事处经理签名后，传到营销管理部、市场保障部、财务部、大区经理/营销副总、营销总监审核后，最终上报总经理或董事长审批。财务资产管理员根据审批结果，登记珍珠固定资产辅助账。（4）、专柜处置相关要求：、如专柜赠送经销商，处置专柜的一切费用均由经销商承担。经销商收到专柜后，开具收条，财务资产管理员存档；、固定资产处置申请单批准后一式三份，办事处、市场保障部、财务部存档。同时财务资产管理员登记珍珠固定资产辅助账，办事处资产管理员登记固定资产数量账。 6、自营市场专柜的清查：本制度将自营市场专柜的清查纳入，具体参照上述“固定资产清查”规定。7、自营市场专柜的核算：规定公司的专柜资产核算由财务资产管30、理员负责，具体核算按照企业会计准则-固定资产内容执行。专柜摊销期为1年，摊销后的专柜管理方式不变。（二）、日化店经销商专柜管理内容和相关要求：1、日化店经销商专柜的设计具体参照上述“自营市场专柜管理”规定；2、日化店经销商专柜的制作和支付：具体参照上述“自营市场专柜管理”规定，验收单需经销商本人签字确认。3、日化店经销商专柜的清查：本制度将日化店经销商专柜的清查纳入，具体参照上述“固定资产清查”规定。公司营销管理部、ERP控制中心、财务部将对所赠送的专柜进行跟踪管理。对于未遵守合同相关规定的经销商，公司将以扣货款、扣拓展、扣物料、扣返利或收回专柜形式对经销商予以处罚。4、日化店经销商专柜核算：31、规定公司的专柜资产核算由财务资产管理员负责，通过与ERP控制中心和营销管理部之间沟通，辅助以珍珠固定资产辅助账进行管理。（三）、非日化店经销商专柜管理内容和相关要求：1、非日化店经销商专柜的设计具体参照上述“自营市场专柜管理”规定；2、非日化店经销商专柜的制作和支付具体参照上述“日化店经销商专柜管理”规定；3、非日化店经销商专柜核算：公司专柜资产核算由财务资产管理员负责，主要以珍珠固定资产辅助账进行管理。第四节 应收账款管理办法一、总则： （一）、应收账款管理原则： 1.加强日常管理，及时回收应收款项；2办事处为责任单位，办事处负责人负管理责任，业务员负直接责任,财务部负监督责任；3. 回款率32、坏账损失纳入办事处、办事处经理、业务员绩效考核。 （二）、应收账款管理目标： 1实现销售货款及时完整回笼，加快资金周转； 2降低应收账款的管理成本（坏账损失、催收成本等），提高销售利润。二、应收账款管理范畴：（一）、远期应收账款，是指从公司配送中心发货之日起，办事处收到货品铺货至终端网点，已经销售但尚未达到结算时间要求的应收账款； （二）、即期应收账款，是指已达到结算时间要求，可以办理结算，3个月内应回款的应收账款。包括以下三种情况：一是可以办理结算但尚未对账的，二是已对完账但尚未开具发票的，三是已开具发票但尚未收回货款的； （三）、逾期应收账款，是指3个月以后仍未收回的应收账款。按期限分为33、3个月、6个月、1年、2年以内； （四）、其他应收账款，包括无法收回的应收账款坏账损失、货品短缺丢失、租赁押金、商场质量保证金等。三、应收账款监控管理： （一）、办事处所管辖的客户合同原件，须送财务部存档一份； （二）、对远期应收账款，办事处业务员须及时做好当月的台账记录，于次月合同规定的结算时间内及时与商场对账，对完账后将商场结算清单连同开票资料（单位名称、地址及电话、税务识别、开户行及账号）等一起交由办事处内勤进行初审，内勤审核无误后传送至财务部，经财务部审核无误后开具增值税专用发票，将发票邮寄给办事处内勤，办事处内勤收到发票后，第一时间签收回执回传财务部备案，并将发票及时分发给主管业务员34、，由业务员将发票送至商场办理结算，同时索取商场财务人员或采购人员对发票的签收。月份终了，内勤须将业务员交回的商场发票签收回执原件寄回财务部存档； （三）、对即期应收账款，办事处应自该笔账款达到商场结算时间要求之日起3个月内回款。因故未能按时回款的，应及时向公司财务部提交书面报告。如未及时回款又没有书面报告的，办事处负责人、业务责任人须按活期存款利率承担未回款额相应的利息； （四）、对逾期应收账款，办事处须向公司财务部提交逾期书面报告，同时提供有关客户详细材料，包括客户名称、地址、法人代表姓名、联系电话、逾期应收账款情况及催收计划等。如无法收回货款，又无逾期书面报告，办事处负责人、业务责任人须按35、活期存款利率承担未回款额相应的利息，超过2年以上的应收账款视同无法收回的货款按第（五）规定处理； （五）、其他应收账款，包括无法收回的应收货款坏账损失、货品短缺损失、租赁押金、商场质保金(租赁押金、商场质保金主要是指退租及撤柜形成的应收回款项)等。上述款项无法收回或货品短缺所造成的损失，如属公司责任的，由公司承担；如属办事处责任的，由办事处承担赔偿责任； （六）、对各个自营市场专柜的销售结算款，不论是否已开出发票，每月15日财务发出应收账款对账通知单，办事处应于5日内核对后回传财务部。财务部每月核对准确的应收款后，编制应收账款明细表送公司领导。财务部负有对应收账款信息的及时反馈责任； （七）、36、当月出现逾期应收账款，如业务人员责任，业务员当月提成暂发；如财务开票造成逾期应收款，对相关责任人进行处罚； （八）、日常管理：1、商场对账：办事处自营商场、药线负责人（以下均简称为业务员）每月应在商场指定对账期内及时与商场对账，并索取商场对账单。如当月结算为负数（销售额未达到商场保底额），也要与商场对账同时索取商场对账单。业务员应认真核对商场对账单上的销售额、开票结算额、费用等，做好以下几个方面工作：（1) 商场对账单上的销售额应与相应期间营业员的销售日报表汇总金额及ERP系统上的销售汇总金额一致，不一致的，须查明原因；有促销期间扣点变化的商场，扣点期间的销售额也应与商场一致，不一致的，须查明37、原因；（2) 商场对账单上的开票结算额应与合同扣点相核对：有扣点增加的，是否经我司同意；给予让利扣点的，结算额是否已经减少扣点，是否有商场的沟通函；正常扣点的是否与合同扣点一致；（3) 商场对账单上的扣款费用项目应与合同条款相核对，合同条款外的费用必须谨慎，要确认该费用是否属实；金额较大的临时性费用是否经公司批准；所扣费用是否以现金缴纳，避免重复支付；（4) 对不提供对账单的商场，除遵循以上方式对账外，办事处务必要求商场提供类似商场结算单据的证明，（有条件的加盖商场财务章，商场不盖财务章的也务必要求商场财务人员签字确认），方便财务部门的审核；（5) 对账单及商场提供的结算证明，要求列明费用明细38、，没有列明费用明细的业务对账时也要求商场提供手写的费用清单，商场不列明的，业务员应该自己手写费用清单交办事处经理或负责人签字后传到财务部，财务部以所列清单核对费用并以此作为办事处报销费用的依据；（6）商场对账工作应在次月15日前完成，如有个别商场因故不能及时对账的，办事处须将未对账商场名称报财务部备案。不允许出现由于业务员问题导致商场结算期延后现象，由于商场的问题导致的暂时性滞后也应由办事处经理签字说明原因上报财务部。 以上事项核对无误后，业务员在对账单上签名确认，再交由办事处内勤统一汇总，并填写自营市场开票申请表传至财务部进行开票结算。对账单原件月末邮寄到财务部统一存档。2、发票开具：（1)39、 需开具发票结算的商场：办事处内勤在收到业务员的对账单后，应及时将对账单、开票申请（注明开发票的具体内容、数量、金额，首次开票或开票资料变更的商场还应提供新的开票资料）和相关资料（商场告知函、签报、说明等）传到财务部，开票申请以电子版的形式发到财务部，其他资料月末统一汇总邮寄财务部存档；（2) 不需要开具发票结算的商场：办事处应遵守上述 “商场对账”要求进行审核，审核无误后将对账单签名传到财务部，财务部对商场对账单仔细审核后，确定应收款金额；（3) 办事处在收到发票后，应及时检查发票是否符合要求。出现不符合要求或商场拒收情况的，办事处应立即与财务部联系说明原因，并第一时间将发票寄回财务部，财务40、部根据实际需求重新给予开具发票。符合要求的发票业务员应及时送交商场办理结算，已过结算期的，应于下月结算期内及时报送。由于办事处自身原因导致发票逾期不能认证抵扣（税法规定：发票认证抵扣期为发票开具之日起90天）导致发票退回的，办事处须承担相应责任，公司将进行处罚。税法规定：跨月发票退回的，必须由受票方出具合理的退票证明，否则开票方税务局不予受理。超过认证抵扣期的发票退回的，必须在受票方所在地的国家税务机关开具退票证明，否则开票方税务局不予受理。（九）、催收管理：业务员将发票送达商场后，在商场的结算期内必须主动跟进商场付款事宜，确保货款按时回笼到公司指定账户。以现金方式结算货款的网点，办事处首先要41、确保货款安全，且在收到货款后3日内必须将货款汇回公司指定账户。由于业务人员未及时跟进导致货款未能按时回笼的，或收到货款后未及时汇回到公司指定账户的，公司将酌情进行处罚，该笔回款将不予享受提成。日常与商场的业务接触中，办事处主管业务员须密切关注商场特别是连续两个月未正常回款商场的运营状态，充分了解商场的资信状况和持续经营能力，及时反馈威胁应收账款安全的信息，如发现商场出现财务状况恶化或经营困难等情况将导致无法正常结算货款的，主管业务员必须及时向办事处经理报告，办事处必须及时将情况书面上报营销管理部和财务部。1、财务部设专人负责应收账款的管理，办事处会计或内勤是财务部应收账款管理的具体对接人，办事42、处会计或内勤应建立“应收账款台账”制度，格式可参照财务部核发的办事处应收账款报表，第一时间掌握应收账款情况，以便财务部进行核查；2、财务部每月15日前将上月办事处应收账款报表下发各办事处，办事处会计或内勤收到报表后须及时核对确认，对逾期3个月应收未收的款项须做出说明，以书面报告形式陈述原因及报告具体的催收计划。上述报表及说明须由办事处经理签名确认，并于5日内回传财务部。财务部及时整理并于每月25日前向公司领导呈报上月应收账款情况；3、对催收无效的逾期应收账款，办事处必须及时向财务部提交书面报告，并提供相关客户的详细材料，包括客户名称、地址、法人代表姓名、联系电话、逾期应收账款情况、催收计划等。43、如无法收回货款又没有书面报告的，办事处负责人、业务责任人须承担相应责任，财务部将情况定期上报公司领导处理；4、对于账目不清的款项，办事处如无法与商场核对清楚，可申请财务人员到商场进行对账或公司财务与商场财务进行电话对账；5、办事处主管自营商场的经理、业务员离职或调动工作的，须办理应收账款交接手续。移交人须填写应收账款移交清单，详细列明应收未收货款明细，并注明货款预计回款时间，接交人在交接时对款项进行确认，并且有义务进行催收，对无法收回的款项，接交人承担连带责任。上述交接工作由办事处经理全程监交。对存在以下情况之一者，须列入重点催收对象，由财务部适时跟进，进一步与办事处沟通具体催收办法，并书面上44、报处理意见。 （1）、货款逾期6个月以上，经多次催收仍收不回款的； （2）、债务人财务状况恶化，出现经营困难，有破产、解散迹象的。四、应收账款法律事务管理： （一）、诉讼准备 1由办事处把欠款需要诉讼的客户情况上报总经理，由其审定是否由公司总部协助追款； 2对拖欠货款时间较长（1年内）的客户进行审查，初步拟定是否要采取法律手段；3收集准备起诉客户的相关诉讼材料（各种法律证据），包括发货申请单、合同副本、对账单等。 （二）、诉讼阶段：对逾期应收账款，确实催收无效，在完成诉讼准备工作的基础上，由公司指定的部门编写诉讼文书，呈报总经理及总经理审定，提交司法机关，参与诉讼工作。 （三）、其他法律事务：45、 由公司指定的部门负责开展对内对外的起诉应诉等法律事务工作，同时为办事处提供相关法律协助。五、发布、解释及实施： （一）、本办法由珍珠销售有限公司发布； （二）、本办法由珍珠销售有限公司财务部负责解释；（三）、本办法自2008年1月1日起执行，原办法同时废止。第五节 备用金管理办法一、备用金管理原则：使用范围“从严”控制、开支额度“从紧”控制、报销时间“从快”控制。二、备用金的使用范围：办事处差旅费、水电费、电话费、邮寄费、市内送货费等维持办事处平时正常开展工作所需费用。不包括：拓展费、制作费等非日常开支。三、备用金申请流程：办事处内勤（申请）财务部（审核）销售总监（批复）财务部（执行）办事处46、内勤（建收支台账）。规定每月28日和次月3日，公司统一支付办事处备用金。具体如下：（一）、每月28日和次月3日前，内勤必须把次月的用款计划和借款单，一并传到财务部（申请）； （二）、财务根据用款计划和上月资金的使用及结余情况核定备用金额额度，并汇总各办事处借支备用金。并于每月28日和次月3日前上报总经理（审核）； （三）、总经理对办事处备用金审核表和借款单审核签字（批复）（四）、每月28日和次月3日财务部根据各办事处备用金审核批复情况支付备用金，支付后出纳以TM消息方式通知办事处（执行）； （五）、办事处内勤根据收到的备用金，登记入账（建账）。四、备用金报结流程： （一）、报销注意事项：本着勤47、俭节约、艰苦奋斗的精神，办事处经理须按实际需要控制开支，上次预借的备用金无法满足办事处的工作开展，本次申请借备用金，需凭上一次备用金使用情况表，可向公司提出申请，由营销管理部、财务部审核后，报销售总监批复（当月第二次借备用金）； （二）、报销时间：必须在每月28日前将当月的申请核销单据邮寄到财务部。逾期申报，追究内勤及办事处经理责任，跨月费用不再核销。（三）、报销程序：内勤（初审）办事处经理（复核）财务部（审核）销售总监（批复）财务部（报结）内勤（建档）公司对账1、内勤将初审无误的报销单准时邮寄到财务部，同时编制核销申请表（有商场费用的同时编制商场费用明细表以电子形式上交财务（申请）； 2、财48、务部对收到的申请核销单据进行审核（复核）； 3、财务部复核后报销售总监审批（批复）； 4、销售总监批复完毕的报销单据，由财务部以核销通知单的形式下发至各办事处，冲减办事处备用金（报结）； 5、办事处将收到核销通知单存档，并登记备用金明细账。同时将当月货币资金报表传到财务核对（建档）； 6、财务收到资金报表后，编制备用金对账表发往各办事处核对余额，办事处确认无误后，内勤和办事处负责人签名回传财务（对账）。注意：办事处出差人员凭出差申请表到内勤处借款。返回后，办事处人员凭出差总结表（或出差小结）申报费用报销单据，缴给内勤初次审核后，由办事处经理检查出差情况认可签字。后内勤办理冲账手续。（四）、报销49、要求：1、对于报销所需有关要件不全（发票、收据、小票、签报、入库单等）的报销单据，公司一律不予核销。如有报销相关要件，由于内勤工作失误而未将附在报销单上的，内勤要承担责任，情节严重的将不予核销； 2、报销单据填制要求。要求填制字迹工整，摘要必须清楚说明报销业务的来龙去脉，大小写金额填写规范；相关票据、附件粘贴平整，按照业务发生的先后顺序或业务性质排序粘贴，发票后有报销人签字。同时按照核销申请单的顺序编序排号。单据需要有经办人、内勤、办事处负责人签名，报销单所有签名必须用正楷字体，不得写草书，否则单据一律无效；3、如果有关票据丢失或无法索取，用其他票据顶替的单据，必须经财务部同意，否则公司一律不50、予核销。有关报销人员在粘贴票据时应注意：一笔经济业务所开具的发票应是同一家单位所开出的，如果一笔经济业务有两家及两家公司以上的发票，将视为替票行为。对于替票财务一经发现，此笔单据将不予核销，同时将替票行为视为虚报、瞒报行为，并上报公司领导。公司视情节严重程度，给予报销人及报销部门主管领导处罚；4、自营商场各种费用，公司主张以“抵货款”的方式结算，对于金额较大的商场临时费用所要现金形式的支出，必须由财务人员或内勤人员随同业务人员一同缴付； 5、办事处应严格遵守资金制度的“收支两条线”，一律不得坐支货款！要求办事处当月必须及时将当月所收的货款汇到公司指定账户，如收到金额较大的货款，按照货款限额的规51、定时间，及时汇到公司指定账户。五、备用金盘点。办事处经理定期或不定期对内勤的备用金进行盘点，并把备用金盘点表传送财务部；六、对于新成立的办事处，如果公司不指派内勤人员，办事处备用金暂由办事处负责人负责（相关要求不变），待内勤人员到岗且转正后，办事处经理要与内勤办理备用金交接手续。同时内勤办理新的工行或浦发行银行卡，办事处负责人和内勤签名后的账号传真至财务部。附件：核销申请表、用款计划、资金报表、备用金盘点第六节 差旅费及业务招待费报销管理办法为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，特制定本办法。一、差旅费：（一）、定义：出差是指公司52、员工受公司主管负责人派遣在公司或办事处办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的伙食补贴、交通补贴和电话补贴；在办公所在地城市市内履行公务不享受伙食补贴、交通补贴和电话补贴。公司员工出差严格履行报批手续，出差时间、出差考核严格按出差管理制度执行。未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。（二）、出差标准：1、出差人员乘坐飞机、火车、轮船的等级标准：级 别飞 机火 车轮 船总经理普通舱空调软卧二等舱销售总监、财务总监、副总经理、总经理助理普通舱空调硬卧二等舱部门正副经理、办事处经理、办事处负责人、总部培训师普通舱空调硬卧三等舱53、业务主管、促销主管及业务员视需要签批空调硬卧三等舱出差人员乘坐飞机要从严控制，一般销售人员一律不得乘坐飞机，副经理以上人员出差路途较远或出差任务紧急的，须事先经授权人员同意方可乘坐飞机。乘坐飞机的机票六折以下（含六折）据实报销，超出六折部分的金额公司不予报销，超额部分由个人自行解决。乘坐交通工具购买的保险费，个人自行承担。对出差人员经批准乘坐飞机者，其乘坐往返机场的专线客车费用，凭票据核销。出差人员乘坐火车，从晚八时至次日晨七时之间，在火车上过夜六小时以上的，或连续乘坐火车时间超过十二小时的可乘坐卧铺列车。2、出差人员住宿标准：级别人数一般地区地级城市省会北京、上海、总经理1人2202503054、0350销售总监、财务总监、副总经理、总经理助理1人1501601802202人150160180220部门正副经理、办事处经理、办事处负责人、总部培训师1人901001201352人901001201353人100120120135业务主管、促销主管及业务人员1人7080901002人7080901003人8090110120出差人员住宿费实行限额管理，超支不补，出差住宿费在规定的限额标准内据实报销。实际住宿费超过规定限额标准部分自理(特殊情况,须上报公司领导在授权范围内审批)。如因参加会议统一安排住宿，费用可实报实销。根据以上各住宿标准，在出差地当天的住宿费如有节余的，节余金额不能递延作为55、第二天的住宿费。公司促销队配合经销商市场做促销活动（跨办事处所在城市），促销活动费用按照合同规定由公司承担的，核销标准为促销主管、促销员食宿每人每天60元，往返长途交通费凭票据核销（除公司车辆不负责运送的情况外）。促销主管单人到经销商市场进行首次培训按公司出差标准执行。出差人员由接待单位免费接待的，不再报销住宿费。3、出差补贴标准：级 别伙食补贴交通补贴电话补贴总经理30元/天30元/天实报实销销售总监、财务总监、副总经理、总经理助理25元/天25元/天20元/天（销售总监实报实销）部门正副经理、办事处经理、办事处负责人、总部培训师20元/天15元/天15元/天业务主管、促销主管及业务员15元56、/天10元/天10元/天（1）出差补贴以实际出差天数计算，算头不算尾；（2）经公司领导批准参加公司以外单位或政府组织的各种学习班，由会议统一安排饮食的，不再给予伙食补贴；（3）公司因组织安排人员到各销售网点进行存货盘点时，公司给予盘点人员每人每天10元（不满一天的按一天计算）的误餐补助，盘点交通费附市内交通明细后实报实销。所盘网点不在办事处所在地的，按照业务员出差标准执行；（4）出差人员出差期间原则上不报销的士费用，副经理以上人员如确因工作需要搭乘的士，须事先请示授权人员同意后，费用方可核销。报销时需填写市内交通明细表，注明事由与行车路线，经公司领导批准后据实报销，对自带交通工具的不报销交通费57、。差旅费的控制以办事处为单位，办事处每月25日前须上报下月人员出差计划及出差费用预算，经营销总部审批后作为办事处当月出差指导及差旅费控制标准。办事处差旅费单据应于每月28日前与下月备用金借款单一起邮寄公司财务部，营销管理部、财务部根据出差管理制度、出差情况总结书审核通过后予以核销。当月出差返回后，次日起在五个工作日内到内勤或财务部审核报销，每逾期一天扣核5%，跨月报账不予核销（除跨月出差外）。每月15日发工资前两天，借款逾期未归还（无正当理由），从工资中直接扣减，直到收回借款为止。二、业务招待费：（一）、业务招待费用开支范围：因工作需要招待客户或维护客情关系而必须发生的费用，以私人名义招待与公58、司业务无关的人员费用以及违反国家财经法规的费用不列为业务招待费。（二）、业务招待费报销程序：1、办事处负责人拥有每月500元以内的业务招待费审批权，在限额内可以据实凭票列支，但开支范围须符合上述规定；2、超出限额的业务招待费发生之前，须填写“业务招待费申请表”，依据管理审批权限审批同意后方可开支；3、因公出差确需应酬或因工作需要临时急需发生的业务招待费，可事先电话请示授权人员，经同意后方能开支，但事后必须及时补办申请等手续；4、业务招待费发生后，经办人应持合法、有效票据到公司财务部（或办事处内勤、财务）办理报销手续，财务根据“业务招待费申请表”填列的内容审核无误后给予报销；5、对不符合上述规定的招待费开支，财务部有权拒绝报销。三、第三章由珍珠销售有限公司财务部负责解释。