1、企业财务电脑系统软件操作规范管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 分公司软件操作规范管理制度1.0 目的为统一规范公司财务电脑系统资料的统一性,确保软件的正常运用及数据的正确、合并统计，同时明确各操作人员的操作权限与操作规范，特制定本规定。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 软件登录方法3.1 万维软件下载地址3.1.1 软件有专用的游览器，游览软件包下载地址： ，各操作员可自行操作。3.1.2 为及时有效解决软件软件中相关问题或工作事项的沟通，各分公司均已建立软件操作QQ群，相关2、问题可通过此沟通平台解决。3.2 万维软件登录界面3.2.1 员工登陆用户名为员工工号，初始密码：123456（请即时修改密码）。3.2.2 软件默认的帐套名为“业务录入帐套”，此账套只能查最近两个月的数据，如需查询以前的账务，请在登录界面选择“报表查询账套”。历史账套和录入账套为分离账套，密码初始时默认一样，以后如更改其中一方的密码，另一方不会跟着更改，请切记密码。4.0 软件操作规范4.1 营销管理模块4.1.1 客户档案（KD开头，门市开单员权限）a) 客户信息在“客户档案”中录入后，可在“销售订单”等模块中进行引用或模糊查询。同一客户，不能重复录入客户档案，以保证同一客户定金与欠款的准3、确性、唯一性。b) 客户名称统一为文字表示，如王先生（尽量写客户全名），不得出现王R（S）。客户的电话号码必须核对好号码位数，以免造成流程回退给店面修改。送货地址必须详细说明。c) 客户档案一旦归档生效，被“收款收据”或“销售订单”引用过的，不得更改任何资料，所以录入时请保证其准确性。如有错误需更改的，只能通过冲单处理。 4.1.2 销售订单（XD开头，门市开单员权限）a) 新增一张销售订单，在“客户编码”框输入客户编码或进行模糊查询（输入联系电话或地址等），软件自动调用客户档案中的相关信息。例如，在客户编码框输入客户编码：KD090414010 （精确查询）或余先生（模糊查询），客户名称、联4、系人、联系人电话、送货地址等信息就会自动显示。b) 部门的选择：注意区分零售单和家装单，零售单选择零售部，例如：，例如：。若是家装单，还需要选择“设计师编码”、“设计师名称”、“公司名称”，否则无法保存。为了不影响付返利的速度，请确认所选设计师资料的准确性。零售单需付设计量佣金的也需填写“设计师编码”、“设计师名称”、“公司名称”，否则做不了佣金申请单，软件没有控制零售单必选此项，故销售人员需自身注意这些细节。c) 若客户未确定产品型号而先缴纳定金的，可先开定金收据；当客户确定型号后，再新增“销售订单”，在“收据单号”框输入客户所缴纳的定金收据单号，软件可自动将原已缴纳的定金金额显示在销售订单5、的“已收定金”框中。（注意：先做收款收据后再做销售订单的，必须用收据号导资料出来，否则定金无法体面在销售订单中。）d) 若客户在缴纳定金的同时已确定所需产品型号，可先开收据再做订单，或者先做订单再用销售订单号做收据，软件都可将此客户所缴纳的定金显示在“已收定金”框中。e) 开单员在选择“单据类型”时请注意选择出库形式，系统默认为“正常出库”。各种出库形式： 正常出库适用于正常出货 客户退货适用于客户退货，与正常出库相对应 样品出库适用于店面局部模拟间装修、工地样板，合作单位展示用板 样品退货适用于样板退回，与样板出库相对应 装修品出库适用于新店装修，或店面整体升级装修（非局部装修）装修品出库以6、及退回 赠送品出库适用于赠送砖给客户以及退回 质赔出库适用于因质量问题赔砖给客户以及退回（由于后面三种出库出现退回的机率较少，故没有设置相应的退货形式，如有出现这三个出库形式退货的，单据类型还是选择这三种，货物明细中数量用负数体现。）f) 开单员在新增销售订单明细时需注意以下几个问题：f.1) 点击“销售订单明细”右边的按钮“新增明细”新增一条商品明细，按要求输入商品编码（可以模糊搜索），填写数量、折后单价、送货日期、单据类型，点击保存，即完成一条输入信息。点击“列表模式”可以看到已经输入的产品信息。f.2) 销售订单明细里的“单据类型”系统默认为表头的“单据类型”。如表头为“正常出库”，所输7、入产品明细时，软件都默认为“正常出库”。如需要在同张销售订单中，赠送客户部分产品时，必须将销售订单明细中的出库类型由“正常出库”修改成“赠送品出库”。质赔出库同理。“赠送品出库，质赔出库”无需输入金额，“正常出库”必须输入金额，否则无法保存。f.3) 加工砖的输入，新增一条商品明细后，输入需要加工的产品数量、折后单价、送货日期、单据类型，在“加工品”框中选择“是”，在备注栏自动会生成“基础砖”三字；收取的加工费，商品编码选择“JGF”，等级选择“优等”；所有需要说明怎样加工的，在“加工说明”框中填写，加工说明请按规范的格式书写，统一写上整砖型号、加工后规格、加工要求等;（例：将LSH8018整8、砖10片加工成800*100脚线80条，填写规格时统一将大规格写在前面，小规格写在后面）。备注栏不再输入任何加工说明的信息，以免影响单据的打印效果。加工砖与整砖需分开两条记录输入。 f.4) 客户退货，开单时数量必须输入负数。客户退货或补货，必须在“退补货出库单号”里输入之前的出库单，调用之前的出货信息进行修改即可，而避免需要再次输入商品编码和查询销售价格。f.5) 如已归档的订单又出了一半的货，未出货的订单不要或更改数量的处理方法：新增一张订单，在订单的原单号中将原来的订单号录入并按两次回车，这时，系统会调出这张单未出货部份的数量，并显示负数，如果是全部不要的就做冲订单负数处理，如果是减少数9、量的就冲回减少的数量，增加的相反。最后将这张订单用旧的订单号导出到出库单，所有没出货的数据都会被调出，正负数量的记录请直接归档即可。（为了不影响单据的是否完成一项，请冲单的正负数记录也一并递交到归档。）f.6) 门市样板退回选择“样板退货”，数量选择负数，冲减样板费用；装修品退回选择“装修品出库”，数量选择负数，冲减待摊费用。f.7) 在商品编码过多，一页显示不下的时候，可以在软件默认每页20行输入框中，修改成任意行数，点击搜索，客户所有的商品型号都可在一页中显示出来。4.1.3 设计师档案（BB开头，店长或业务员权限）a) 设计师档案可以进行模糊查询。如是初次合作的设计师，在“设计师档案”中10、新增，新增权限暂为店长或业务员。新增后，由财务部统一审批归档。如需修改设计师档案的，请通知财务部直接修改，档案中除了设计师编码和设计师名字之外，其他资料都可按实际情况进行修正。b) 填写设计师档案时主要注意如下问题：客户性质一栏只能出现家装公司（适用于家装设计师）和个人工作室（适用于私人装修队、包工头或工作室）；职务一栏只能出现“设计师”和“项目经理”两个职务；联系电话一栏输入时要注意手机号码位数；公司名称填写时请按照*装饰或设计公司+分部（如名雕-后海）（适用于家装公司）和*设计师（适用于私人装修队、包工头或工作室）的格式填写。4.1.4 查询报表（所有操作者均有权限）a) 销售日报表查询销11、售业绩，请注意选择时间期间。b) 销售业绩分析查询本月出货明细.c) 销售综合分析查询导购员或业务员销售业绩，员工提成数据可以在这里核对。d) 应收帐款本查询客户欠款，开单员在这里可以查询客户的欠款情况。e) 收银往来账查询各店已做收据未上次财务资金的记录。4.2 仓库管理模块 4.2.1 收款收据（店长、收银员权限）a) 客户在未确定数量，而收取订金，开据收据流程为:a.1 新客户需在客户档案中建立客户资料,再新增收据收取定金，“客户编码”栏输入KD号即可。a.2 若在没有确定数量之前交多次订金,需要把前一次交的订金以负数冲销掉。a.3 流程:新增一张收款收据,在收款收据的原收据单号中选出上12、一次的订金收据号,输入负数，保存递交归档；再新增一张新的收据,收款金额输入上次交订金与本次交订金的合计数。例:A客户在没有确定数量型号之前交了500元的订金,那么首先确认该客户是否有存在客户档案,若没有则建一个客户档案,再新建一张收据,收款金额为500,第二次再过来交300元,那么需先将之前的500元冲销掉,新建一张收据,在原收据单号中选出之前交的订金收据单号,金额为-500,归档之后,再重新新增一张收据,收款金额为800.下次过来确定型号开销售订单的时候则需在销售订单的收据单号中把800的收据选出来。b) 若是已确定型号和数量收取订金，收款收据在“销售订单号“一栏输入XD号就能调用此客户的相13、关信息；或者先开好收据，在“销售订单”中调用定金收据号。上述两种方法都可让客户已缴纳的定金数在“销售订单“中的”已交定金“框中体现出来。c) 收回货款时做收款收据在“出库单号“一栏输入CK号就能调用此客户的相关信息做收据。d) 如用销售订单号做收据，系统默认收款类型为：定金；如用出仓单号做收据，软件默认收款类型为：货款；如用客户编码做收据，软件默认收款类型为：定金。开据收据时，一定需区分好定金与货款。e) 结算方式和款项来源的解释。适用的结算方式有四种：现金、现金刷卡、银行刷卡、支票，收到客户现金或汇入公司对私账户结算方式选择“现金”；客户在公司POS机刷卡结算方式请选择“银行刷卡”；客户在管14、理刷卡的请选择“现金刷卡”；收到客户支票或汇入公司对公账户的结算方式选择“支票”；款项来源有三个部门：门市、物流、财务。门市在收取款项或退回款项时，只能选择“门市”，严禁选择财务，物流。f) 如客户的定金未在出仓单上体现扣除而产生客户欠款的情况下，店长和收银员必须开据一张负数的收款收据冲掉定金（XD号），再做一张正数的收款收据收回欠款（CK号）。收银日结表（店长，收银员权限）在确定当日有款项直接交给财务，汇入财务账号或有上次刷卡小票的情况下，新增一张收银日结表，点击“导入收银记录”，软件自动将所有未交给财务的款项数导入，店长或收银员根据当日缴纳款项的实际数额，修改款项金额并递交到审批中。财务部15、会根据实际收到的款项与收银日结表进行核对，一致的进行递交到归档中，减少该门市的应付款项；有上交款项的门市，请自觉填写收银日结表，财务部以软件中收银往来账的余额与各门市收款。出库单所有出库单均由门市开单员用“销售订单”号导入并递交到出库单的审批下，由仓库开单员根据送货时间递交到归档。 4.3报备管理模块 佣金申请单a) 申请设计师返利在“佣金申请表”申请，进入制订状态，点击左上角“新增”按钮，在“客户编码”一栏输入客户信息（可进行模糊查询），填写所需返点的公司名称、设计师名称、联系电话，填写的公司名称和设计师名称要与下方的“原公司名称”、“原设计师”一致，如不一致，必须在备注栏处注明原因；点击“导入商品明细”按钮，将导入此客户编码的所有出货记录，保留要申请返利的出货记录。在“更新提成比率”框中输入按公司规定给予相应的返点数（不必输入百分号），点击这个按钮，软件会自动计算出返利金额。保存，递交至审批状态即可。b) 在打印的佣金申请表上,如标价为空或与实际标价不符,需手工填写或修改。