1、建设公司国外项目指挥部财务管理办法编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xxxx指挥部财务管理办法 为了规范xx财务管理，提高工程资金周转效率，提高项目效益水平，结合xx指挥部的经 营模式、组织架构制定本办法。一、现场经费（当地币）的管理 1、 现场经费的收取：总包每月按照项目施工进度拨付项目的现场经费，由各个项目按照自行施工计划申报指挥部商务合约部门，指挥部商务合约部报总包批准的现场经费额度由指挥部统一收取。2、 现场经费的支付审批程序： 各个项目部除向总包报送的现场经费报表外，还需按照实际情况向指挥部报送当月的现场经2、费，该现场经费主要用于当地采购零星物资、生活用品，发放当地人员工资及现场其他需要当地支付的款项。申请额度一般不超过总包核定并实际支付该项目当月现场经费的60%。项目部将本月现场经费使用额度连同上月资金使用情表及请款报告报送指挥部财务部门，经财务负责人审核签字后报指挥长批准。如因特殊原因项目当月现场经费需要超过总包给付该项目当月现场经费60%以上的部分，需项目部另附报告经经指挥部指挥长审核比准后方可拨付。超出部分按照借款办理，借款利息参照银行同期贷款利率计息。 3、项目每月发生的现场费用应基本与申报表一致，在领取当月现场经费的同时需向指挥部财务部门报送上月现场经费的发生情况表。如实际发生的费用与3、预算申报费用相差较大，需说明原因。 4、项目部部之间不能相互调剂资金，确需调剂的，由用款项目部部向指挥部财务部门递交书面申请，财务负责人审核后，报指挥长批准后办理。项目部之间所调剂的资金按借款办理，借款利息参照银行同期贷款利率计息。 5、各项目部不得批准用于非生产性的当地币现场经费支出（如购买固定资产以及机械设备等）。确需支出的，应事先报指挥部商务合约及设备管理部门审核，经财务负责人、主管商务副指挥长和指挥长审批。5、分包商（劳务队）工程款（当地币）支付规定 分包商（劳务队）工程款（当地币）支付按月申请。劳务队根据现场聘请当地工人人数及当地生活费需要，填写分包商（当地币）月度资金申请表，分包商4、应分类分项填写费用名称、计量单位、数量、 单价和申请金额等内容，经项目合约部及商务经理和项目经理逐项审核并填写审核金额。由项目财务部项目会计填写“累计已付分包商款”当地币，并予以支付。 当“累计已付分包商款”达到“累计应付分包商款”90%时，项目会计应在 备注栏中注明，提出预警。 分包商（当地币）借款申请：经指挥部指挥长批准同意的专项资金付款为分包商向项目部的借款，分包商应向项目部办理借款手续。 申请表附件报送指挥部，经指挥部部相关人员审核认定后，根据指挥长批准的借款额度，与项目财务部办理借款合同的签订后，在额度范围内申请借款资金 借款期限最长为3个月，借款利息每月计算一次。原则不批准借款，特5、殊情况批准的借款按同期国内银行贷款利率上浮 20%计算。借款到期后，从应付分包款中优先偿还借款本息。 6、当地零材采购：材料采购应明确专人采购，采购员采购材料前应有相关部门材料采购计划单，并经项目领导审核批准方可采购当地采购的材料，需取得当地发票，发票为法文应用中文标注。材料部门入库时，按1：450汇率折算成美元，入库清单上标注一栏非郎金额备查。因特殊情况没有正规发票为手写或者自己打印说明情况的单子，说明情况的单子要注明时间，事件，数量，发生费用金额。必须经办人签字和证明人签字。之后，直接填写费用报销单报账。 7、当地工人工资发放 当地人员包括聘请的第三国工程技术人员、xx工程技术人员、工人、6、司机保安等人员； 各项目部聘用的当地人员必须签订劳动合同； 各项目部报销当地人员工资时，第一次付款必须附有该人员合同。 翻译室应根据当地人员真实的考勤表制作工资表，并且附上汇总表，经有制表人签字，财务复核，项目生产经理审核，项目经理审批后在每月38号发放。当地人员工资应确保资金安全，不影响项目施工生产。二、分包商、供应商外汇支付管理规定本办法所称外汇，指任何除非郎当地币外的货币，包括美元、欧元、人民币等。支付方式有汇款、信用证、小额现金等。 1. 支付原则支付的原则是“以收定支”，各项目均在应结算外汇工程款额度内请款，该额度必须扣除分包单位各种保留金和其他扣款，以及根据合同应缴而未缴足的抵押金7、金额。支付的必要条件是经指挥部报总包批准同意支付以上款项。同时，分包单位超出合同占用项目部的当地币资金将作为本次支付额度的抵减事项。2. 申请程序第一，分包商凭分包合同（供货商凭购货合同）出示发票或报表等有关结算单证给直接对口的部门（国内海外部、项目物资设备部）办理支付申请。编制分包商/供应商（外汇）支付申请表报项目经理签字。第二、项目部将编制分包商/供应商（外汇）支付申请表（以下简称“申请表”）报指挥部商务合约部门，商务合约部门将上述支付申请连同发票合同复印件及前次付款批准表报主管副指挥长和指挥部财务负责人会签审核。 第三、指挥部商务部门根据“申请表”按项目、分包单位建立工程款收支台帐，每月8、底与指挥部财务资金部交换信息，提供工程进度、工程报表批复和支付情况以及与分包单位结算的数据；取得工程款和外汇入帐情况以及实际支付各分包的数据。3. 审批程序“申请表”及相关附表由单据编制人递交国内海外部，海外部提出相关意见后交项目机料部门、财务部门审核并提出意见，报项目经理审核签字；项目部部将项目经理审核后的“申请表”交指挥部商务部门，商务部门审核并提出意见，报指挥部主管副指挥长及财务负责人审核签字；指挥部商务部门将审核后的“申请表”交指挥长审批；指挥长批准后，由商务部门填写向总包的支付申请，出具付款委托书，安排支付。4. 支付程序指挥部商务合约部将最终批准的支付金额通知项目部，其中涉及分包工9、程款支付事项的（包括以现汇购货），由分包单位出具付款委托书，“委托书”应包括收款人名称，地址，开户银行，委托付款的金额，并声明付款委托书视同该单位的出具的收据。付款委托书签字委托人必须是分包合同签署人或其他合法法人代表授权人，收款人开户银行及账号应与分包合同中规定的开户银行及账号一致。如批准支付的外汇属职工工资，则分包单位应同时出具承诺书并附工人工资结算清单。收到该“委托书”后，指挥部商务合约部门按分包方委托金额向总包出具付款委托书，委托总包支付。三、备用金管理办法 1、 备用金额度 指挥部项目部人员确因工作需要借备用金（周转 金）的，其备用金额度分别按以下标准执行：指挥部领导及项目经理为 110、000000 非郎，部门经理500000 非郎，其他人员为100000非郎。 各部门、项目部员工、采购人员或翻译因工作急要，可临时到项目财务资金部办理 一定数额的借款，但必须及时报账退还该笔临时借款。2、 备用金借款程序 项目部职工个人借用备用金必须统一使用 现金借款单（附格式），各部门、项目部不得自行编制其他形式的现金借款单.财务资金部根据手续齐全的借款单进行备用金挂帐处理并借出备用金。具体要求如下： 借款币种：按借用非郎、美元、人民币三种货币分别填 写。 借款日期：按借款当日公历时间填写。 借款部门名称：按借款人所在部门填写。 借款事由：按借款用途分费用类别明细填写，并列明各 类别明细金额11、。 借款金额：按所借金额大小写分别填写，并严格要求大 小写金额完全一致，不得涂改。借款性质：按周转金、临时借款分别填写，临时借款必 3、相关部门和审批人员的签字程序和要求： 借款人：必须严格按要求在现金借款单中填明借款币种金额，借款用途。归还时间。借款人必须并与报账人为同一人，不得由其他人员代替其借款。按借款用途分费用类别明细填写，并列明各 类别明细金额。借款金额：按所借金额大小写分别填写，并严格要求大 小写金额完全一致，不得涂改。 4、外汇（美元、欧元）备用金借款填制第三国出差费用预算表，将经批准的第三国出差费用预算表作为现金借款单附件。5、备用金核销程序 周转金借款在借款人调离部门时，必须12、将所借款项 退还财务资金部，财务资金部按收到的款项向借款人出具退 还备用金借款收据，并办理备用金核销手续。 临时借款必须在款项借出后五日内到财务资金部办理报销手 续，并办理备用金核销手续。四、费用报销制度 1、费用开支标准 各项目部实行年度间接费用预算制度，必须严格执行年度费用预算指标，努力节省开支。 所有费用支出必须严格控制在指挥部下发的项目年度费用预算内。 管理费用预算指标按总额和分类、分项控制，各费用类别及费 用项目之间不得相互调剂。 3、 费用报销手续及报销程序项目部费用报销必须依照以下“先审后批”程序进行： 经手人 经手人将所获取的原始发票在其正面用中文标明所发生费用内 容和金额； 13、经手人根据发生的费用，认真、工整填制“费用报销单”（附后） 并签字，将所有原始发票附于“费用报销单”之后； 对于确实无法取得发票的费用支出，经办人必须填制统一格式 的“无原始凭证报销证明单”（附后），不得使用其他不规范的自制单据替代； “无原始凭证报销证明单”必须有两人（含）以上在证明人处 签字，作为“费用报销单”的附件；“无原始凭证报销证明单”必须逐笔列明所发生费用时间、地 点及无法取得发票的原因。 项目部负责人 项目经理必须严格审核本项目组发生的费用并对已审核无误的费用，在“费用报销单”上签字； 财务审核 财务资金部项目会计审核相关原始单据是 否合法、原件和复印件是否齐全、单据发生费用内容14、是否用中 文标明、“费用报销单”和“间接费用报销明细表”填写是否漏 项、金额大小写是否正确；财务资金部项目会计审核所发生费用属于预算内费用还是预算外费用，并在“费用报销单”中注明； 预算外费用的审核 预算外费用包括预算费用项目以外的费用和超出预算费用 额度以外的费用， 各项目需支付预算外费用，事先必须取得指挥部领导的批准；各项目部支付的预算外费用，若超出指挥部领导和指挥长批准的额度范围，必须重新取得批准；财务资金部项目会计审核预算外费用是否批准后的额度范围内；财务资金部项目会计审核原始单据时要做 到认真仔细、客观公正，不循私情，对于不合理费用开支有权 拒绝签字。 财务主管 各项目部发生的预算内15、费用，由财务资金部项目会计审核签字； 各项目部发生的预算外费用，由财务负责人审批签字。 指挥长 预算内费用 各项目部发生的预算内费用，已经由项目经理签字的，此栏 不签字；各项目部发生的特殊管理规定的预算内费用需报指挥长批准。预算外费用 ：各项目部发生的预算外费用，由指挥长签字。 3. 特殊管理规定的费用。 电话费及电话费补贴按照指挥部相关规定发放，不再报销； 办公设备及办公桌椅等费用报销 办公设备及办公桌椅等包括办公用电脑、打印机、UPS、传真机、复印机、空调、移动硬盘、U 盘、摄像机、照像机、扫描仪、刻录机、办公桌椅、文件柜等；一般在国内采购，需购置办设备、办公桌椅，事先由项目提出书面申请报16、告(项目部在项目策划书或合同中已有明确 规定数量的，购置时也必须向行指挥部提出申请，由指挥部书记审核签字发回国内购买)； 超出项目目策划范围或合同规定数量范围，经项目办公室及主管领导审核，报指挥部批准同意后方可购买； 3. 业务招待费报销 业务招待费包括宴请、接待、礼品等费用； 各项目经办人员需发生宴请、接待、赠送礼品时，必须事前办理审批手续，填写“招待费用申请单”（格式附后）报项目经理审批。单次（件）费用在100000非郎以下的，须事前将招待事宜和有关人员情况报项目经理批 准，单次（件）费用超过(含)200000非郎的，须事前将招待事宜和有关人员情况报指挥部指挥长批准。 经办人在报销业务招待17、费时，必须在发票上注明招待对象、 事由、陪同人员等。 4. 车辆费用报销 车辆费用包括车辆购置、车辆修理、保养、车辆保险(车辆 加油、停车费用不包括在此)； 各项目部需购置车辆，事先必须向指挥部提出书面申请 报告(项目部在项目策划书或合同中已有明确规定数量的， 购置时也必须向指挥部提出申请)； 各项目部车辆需修理保养，一般在项目部进行保养。项目部自行不能保养，需向外购置配件且费用超过(含)500000非郎的，事先必须项目经理提出申请，经项目经理批准同意后，方可办理。 5、 误餐费报销 误餐费指员工在指挥部部没有设立项目点的地区外出办事发生的餐费； 误餐费报销标准为每人每餐4500非郎； 6、生18、活用品的采购报销 生活用品报销 生活用品包括为职工购买的床、床上用品、食堂厨具、食堂 桌椅、食堂用冰箱、冰柜、电视机、VCD 机、DVD 机、电风 扇、电暖器等； 各项目部购置生活用品，如需国内采购，事先必须向指挥部提出书面申请报告。 6、培训费报销 培训费包括职工参加专业考试培训费、业务学习培训费、法 语学习培训费等； 职工参加专业考试培训、业务学习培训必须事先向指挥部提出申请，经指挥长批准同意后， 培训费可予报销。法语培训费按照局相关考试过级规定予以补贴，不再另行报销。8. 各项目部发生除招待费以外的当地币费用（不含材料采购费）,单笔费用超过 200000非郎的，须经项目部项目经理批准 后19、方可报销；单笔费用超过(含)500000非郎的，由指挥长审核，批准后方可报销。 9. 外币（含人民币）费用报销、费用限额审批、交际费用报销、个人垫付费用 报销、个人兑换非郎审批、费用报销报销的传递等五局财务制度相关规定执行。10. 为了准确、及时反映管理费用执行情况，费用一旦发生之后， 应及时在规定报销时间内到财务部门办理相关报销手续，不得长期置之不理，无故拖延。 五、回款的支付和分配1、资金分配原则：按照局规定，项目资金和利润均按照局与土木公司3:7分配。2、项目回款的形式：主要有四种，总包支付的利润，国内自行付款采购的零星材料向总包申请的回款，现场经费的结余，通过分供方向总包请款。3、回款20、的分配：付给分供方的款项一般需要汇回局指定账户，由局或者土木公司按照合同付给分供方，经局批准也可以直接向总包委托向分供方支付。由局或者土木公司垫付款采购的材料物资款项，由项目提出申请后，指挥部相关负责人签字后向总包委托汇回局指定账户，按照谁付款谁接受的原则，由局向土木公司分配。现场经费的结余回款，按要求汇到局指定账户，由局按照3:7分到土木公司。总公司汇回国内的利润，按要求汇到局指定账户，由局按照3:7分到土木公司。六、利润分配 1、项目利润按照局与土木公司3:7利润分成的原则进行分配。2、在施项目季度和年末的利润计算：根据总包给出的季度或年度收入及项目实际发生成本计算出五局整体利润。根据整体利润乘以30%算出局应得利润。根据总包收入及局应得利润计算出土木公司的收入。上述土木公司收入就是局分包成本。利润计算的整体原则是项目利润整体不超过项目上缴局及土木公司货币资金总额。4、 完工项目利润计算：根据总包结算收入及项目实际成本计算出项目总体利润。根据项目利润，局按照30%提取，土木公司按照70%分配，如与以前实际报出的报表利润有差额，局和土木公司各自做相应调整。4、项目竣工后的债权债务处理：