1、农资连锁超市车辆、印章信息安全等行政制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录对外宣传工作管理办法4第一章 总则4第二章 管理原则4第三章 管理机构和权限4第四章 对外新闻发布管理5第五章 突发事件管理6第六章 罚则6网站运行和信息发布管理制度7第一章 总 则7第二章 管理机构和人员7第三章 网站运行管理8第四章 网站信息发布管理9第五章 安全和保密10第六章 附则10公共关系危机应急管理办法11第一章总 则11第二章 组织体系11第三章 运行机制12第四章 责任与奖惩15第五章 附则15媒体采访接待细则16第一章2、 总 则16第二章 管理原则16第三章 管理权限及机构17第四章 媒体采访接待流程17第五章 罚则18印章管理规定19第一章 总则19第二章 印章的设立与废止19第三章 印章的备案与保管20第四章 印章的使用审批流程20第五章 某某公司及其各部门印章的管理21第六章 对于香港、澳门各境外机构印章的管理21第七章 对于投资控股企业印章的管理22第八章 对于某某分销网络印章的管理22第九章 对于各边贸公司、港口办事处等其他机构印章的管理22第十章 附则23车辆使用规定24第一章 总 则24第二章 安全管理26第三章 附 则27档案管理规定28第一章 总 则28第二章 档案管理28第三章 归档范围23、9第四章 归档原则和要求29第五章 机构调整中档案的处置30第六章 档案的鉴定、销毁30第七章 附 则31公文管理办法32第一章 总则32第二章 公文种类32第三章 公文格式33第四章 行文规则33第五章 公文办理34第六章 电子技术应用36第七章 附则36信息化组织管理制度38第一章 总则38第二章 组织架构及职责划分38第三章 附则39信息系统应用管理制度40第一章 总则40第二章 系统ID及权限管理40第三章 信息系统应用管理及处罚规定42第四章 关键用户管理43第五章 DMS系统盘点操作管理46第六章 DMS系统打印单据管理规定49第七章 附则51信息安全管理制度52第一章 总则52第4、二章 网络安全52第三章 数据安全52第四章 信息系统应急处理规定53第五章 附则54信息系统资产管理规定55第一章 总则55第二章 标准制定55第三章 预算编制及审核56第四章 个人电脑购置56第五章 非个人电脑购置57第六章 信息类办公用品及易耗品购置57第七章 信息资产管理58第八章 信息类办公用品管理58第九章 附则59受控文件对外宣传工作管理办法规划管理制度编号: xx01版本号: 修订日期:对外宣传工作管理办法第一章 总则第一条 为规范和加强公司对外宣传工作，塑造公司统一、良好的对外形象，以适应公司发展的需要，根据国家有关新闻宣传管理的规定，结合企业实际情况，特制订本办法。第二条 5、本办法适用于某某公司及其境内外全资、控股附属公司，以及子公司或分公司、销售网点、办事处等分支机构。第三条 本办法所称对外宣传工作包括：对外新闻发布、媒体宣传、宣传信息报送、网站、社会责任报告以及其他与公司形象有关的宣传推广工作。第二章 管理原则第四条 公司对外宣传工作以党和国家关于宣传工作的方针政策和有关规定为指导，坚持“有效利用媒体和对外宣传平台，主动引导舆论，为公司改革、发展、稳定服务”的基本原则。第五条 公司对外宣传工作实行“统一管理、分级实施”的办法。第三章 管理机构和权限第六条 公司对外宣传工作由战略规划管理部门统筹管理。战略规划管理部门负责对外宣传口径、宣传计划的制订，以及公司层面6、对外宣传工作的策划、组织、实施；负责公司对外宣传工作的管理、指导和协调，并为各部门宣传提供技术、渠道及相关资料的支持服务。第七条 公司实行新闻统一对外发布制度。第八条 公司对外新闻稿、新闻发布会（包括记者招待会、新闻通气会等）、接受记者采访、网站新闻发布、对外报送的信息等所有对外公布的宣传类消息，均属于对外宣传和新闻发布范围。第四章 对外新闻发布管理第九条 新闻联络官由公司指定负责人担任，公司的新闻发布由指定新闻负责人统一安排，对于涉及公司的重要媒体信息发布等，新闻负责应在第一时间向公司CEO报告，以便统一口径，对外发布。其他任何个人和机构在没得到公司新闻负责授权和批准情况下，不得接受媒体采访7、和对外新闻发布。第十条 新闻负责人主要职责：组织研究制订公司新闻发布工作规定和流程；通过召开新闻发布会等形式，组织实施公司新闻发布活动；审定公司新闻发布口径和新闻稿；代表公司对外发布新闻、声明和有关重要信息；召集协调公司新闻发布工作。第十一条 对外新闻发布的主要途径：主动召开新闻发布会公布信息；个别约见记者，接受专访或联合采访，在互联网上发布新闻；以传真、电子邮件等方式向记者提供新闻稿；利用公司网站和合作媒体平台发布信息。第十二条 战略规划管理部门在网站公布新闻热线，专人负责接听。针对记者提出的采访要求，在了解采访目的、获得采访提纲和确认记者身份后，及时向新闻负责人汇报，做出后续安排。第十三条8、 各部门在接触新闻媒体时，应采取谨慎态度。未经批准，各部门和个人不得以公司名义接受媒体采访或各类调查，不得擅自对外提供或公开发表未经审核的公司信息。第十四条 各部门或个人在批准后接受采访时，要本着对公司负责的态度，以有利于公司形象和声誉、不泄露公司商业秘密为原则，把握分寸，妥善处理。第十五条 战略规划管理部门设专人负责执行网站建设及内容维护工作，网站发布的新闻及其他内容须遵守相关制度规定，并经战略规划管理部门审核。第十六条 根据有关政府机构要求或公司需要，战略规划管理部门统一组织报送公司宣传类信息。第五章 突发事件管理第十七条 突发事件是指突然发生，造成或者可能造成重大人员伤亡、财产损失、环境9、破坏和严重社会危害，波及或严重危害公司正常生产经营活动的紧急事件，涵盖但不限于自然灾害（洪涝、地震、生物等），事故灾难（交通运输、设施破坏、水源污染、长时间大面积停电等），公共事件（传染疫情、动物疫情、食物中毒等），社会安全事件（恐怖袭击、经济事件、骚乱事件等），以及其他对企业有重大负面影响的事件。第十八条 突发事件发生后，各部门或子公司或分公司在得知事件发生的第一时间，在向公司其他主管部门报告的同时，必须将实际情况报战略规划管理部门，不得瞒报、迟报，以免对事件的媒体应对造成被动。第十九条 接到突发事件发生的报告后，新闻负责人要对突发事件新闻发布的预案组织进行应对，在公司CEO的领导下，尽快统10、一对外发布信息的口径，发布新闻。未经公司批准授权，任何部门和个人不得擅自对外发布消息和接受媒体采访。第六章 罚则第二十条 公司对外宣传工作须严格执行国家有关新闻宣传和保密规定，不得泄露国家和公司商业秘密。第二十一条 凡违反本办法给公司形象和经营造成负面影响的，将按照公司处罚规定，追究有关部门领导和具体人员的责任。第二十二条 本管理办法解释权属战略规划管理部门。受控文件网站运行和信息发布管理制度规划管理制度编号: xx02版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15网站运行和信息发布管理制度第一章 总 则第一条 为加强公司网站管理，充分发挥网站对外宣传和为投资者及客户服务的作用，根11、据国家有关规定和公司制度，制定本管理制度。第二条 公司网站是我司对外统一的门户网站系统，是面向投资者、客户、媒体的窗口，原则上坚持每年改版，树立活跃的网站形象。第三条 网站管理坚持统一领导、分工负责、安全保密的原则。第四条 网站信息发布遵循真实性、完整性、准确性、安全性和合法性原则，具体由信息提供部门负责。第五条 某某公司下属控股企业网站建设和管理参照本制度执行。第二章 管理机构和人员第六条 网站运行和信息发布由网站运行管理工作小组负责，公司战略规划部门负责人任组长，法律和信息技术部门负责人任副组长，组员包括网站编辑、法律审核人员、信息技术支持人员、以及各部门指定的网站信息联络员。网站编辑岗位12、人员负责发布网站内容的操作。第七条 网站各栏目均由一个部门具体负责。负责网站各栏目的各个部门是其栏目运行管理的责任部门，可以在相关部门的协助下进行栏目的管理和信息发布，具体由部门联络员与相关部门及网站编辑联系实施。第八条 各部门上网信息必须经由审批部门审核后才能发布。英文译文由各栏目负责部门准备，统一由战略规划部门组织英文翻译内容审核。第九条 负责公司网站运行、维护、管理的工作人员必须具备相应业务素质和一定专业技术水平，使用内容管理系统维护网站的网站编辑人员必须接受相关培训合格后上岗。第十条 各部门应把网站工作人员名单及有关变动情况及时报网站运行管理工作小组。第三章 网站运行管理第十一条 信息13、技术部门的职责：(一)负责网站的硬件设备管理和网站域名管理；(二)负责网站数据的备份和维护；(三)提供其它必要的技术支持。第十二条 战略规划部门的职责：(一) 负责网站各项管理和维护制度的制定； (二) 负责网站功能的规划和网站年度改版工作的牵头实施；(三)负责网站操作权限的分配和管理；(四)负责对网站运行进行监控，对各栏目进行维护和监督；(五)负责组织网站英文翻译内容的审核。第十三条 法律部门的职责：负责公司发布信息的法律审核，保证发布信息符合国家制度、上市公司信息披露的规定，对必须进行发布的信息进行法律提示。第十四条 其他各部门的职责：(一)负责本部门网站上网内容的收集、整理、内部审查，各14、部门负责人是上网内容审批的责任人；(二)监控本部门网站栏目，发现问题应及时向网站运行管理工作小组反映，尽快协调解决。第四章 网站信息发布管理第十五条 网站信息分类和维护： (一) 网站执行对外宣传和信息服务职能，上网信息具体分为四类：公司运营管理信息、公司动态信息、上市公司披露信息、行业服务信息。各部门依据信息所属网站栏目与维护部门职责分配对照表，分别进行管理和维护。(二) 公司运营管理信息涵盖公司介绍、管理架构、业务运营，以及产品和服务，内容长期相对稳定，仅随年报和中报做必要更新。主要由战略规划部门、投资企业管理部门、网络与物流开发部门，以及某某公司产品业务部门负责提供必要的更新资料。 (三15、) 公司动态信息包括企业日常经营管理动态、重要专题活动、对外宣传和新闻媒体针对公司经营的报道，新闻内容活跃，备受公司内外关注。相关信息应每周更新，主要由战略规划部门负责。具体由网站编辑牵头面向全公司征集材料，同时及时收集和转载相关媒体新闻。（四）上市公司披露信息系根据上市公司信息披露制度和香港联交所的有关规定，公司针对投资者所作的信息披露服务，以及投资者会议和路演活动等投资者关系工作情况。相关信息主要由财务管理部门、法律部门和投资者关系管理部门负责提供。该类信息发布应遵守及时、准确和规范原则。针对公司公告、年报和股东大会通知等需要上载联交所网站的信息，相关部门应与网站编辑密切沟通，确保在公司网16、站方面的及时发布。（五）行业服务信息为公司主动对外提供的行业发展、政策法规、 市场动态、农化服务和专题分析类信息，旨在通过扩大信息发布服务范围，加强某某公司行业分析和有利于公司业务发展的宏观信息发布，逐步确立行业信息权威发布者地位。战略规划部门、网络与物流发展部门，以及某某公司销售业务部门负责相关信息收集、编报和提供。第十六条 为了确保对外发布信息的合法性、权威性、实用性、准确性，上网内容及其中英文版本必须经过认真核对，并经法律部门出具合法性审查意见后方可上网。第十七条 为保持公司网站内容的及时更新，网站管理工作小组要根据情况，及时向有关部门布置信息征集任务，各部门应按要求向网站编辑报送审批过17、的有关资料和信息。第十八条 网站运行管理工作小组应建立健全网站维护记录，定期统计网站更新情况。网站编辑应每月统计网站内容更新情况、各部门相关信息提供和更新情况，并通报公司主管领导和部门负责人。 第五章 安全和保密第十九条 坚持做好数据备份工作，对服务器上的数据库文件，每周下载备份一次。第二十条 涉及公司秘密的文件、资料、内部信息或暂时不宜公开的事项不得上网。 第六章 附则第二十一条 本制度由网站运行管理工作小组负责解释。第二十二条 本制度自公布之日起实施。受控文件公共关系危机应急管理办法规划管理制度编号: xx03版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15公共关系危机应急管理办18、法第一章总则第一条 为建立和加强某某公司对公共关系危机的应急管理体系和处置能力，预防和减少公共关系危机对我司造成的损害，确保公司发展战略的实现，以及公司稳定、协调和可持续发展，根据国家有关制度并结合我司实际，制定本管理办法。第二条 本办法涉及的公共关系危机仅限于媒体公共关系危机，即企业经营活动遭遇媒体突发性负面报道，可能传播至广泛的社会层面，对公司产品、服务或品牌产生不良影响。第三条 根据公共关系危机的发生过程、性质和影响程度，可分为高度危机、中级危机和一般危机三类，相应启动公司级、部门级和基层应急处理预案。第四条 本办法适用于指导公司总部、子公司或分公司、海外机构、各控股企业遭遇的公共关系危19、机，及其预案管理和具体应对工作。第五条 在公共关系危机事前预防、事中处理和事后恢复过程中，应遵循预防为主、快速反应、统一领导、分级负责、系统应对等五项原则。第二章 组织体系第六条 某某公司设立公共关系危机应急管理工作领导小组，负责全面领导危机应急管理工作。公司总经理任领导小组组长，分管网络、销售和内控工作的公司领导任副组长，成员包括战略规划部门、投资企业管理部门、安全生产管理部门、某某公司销售业务部门和网络建设管理部门的负责人。第七条 危机应急管理工作领导小组的职责为：负责制定应急管理相关制度、规范、应急预案，确定各相关机构在应急事件处置中的职责分工，负责在具体应急事件处置的统一指挥、协调。第20、八条 领导小组的日常办事机构设在公司战略规划部门，负责应急管理制度、规范和预案的制定，应急体系的日常维护和组织，在危机处理过程中履行值守应急、信息汇总和综合协调职责，发挥运转枢纽作用。第九条 公司总部各部门依据各自职责，负责相关类别公共关系危机的应急管理和应对工作；各子公司或分公司、海外机构、控股企业是本区域突发公共关系危机应急管理工作的工作机构，负责本区域各类公共关系危机应急管理工作。第三章 运行机制第十条 公共关系危机预防：建立健全信息监控和预警机制，做好新闻宣传和公共关系维护工作，维护有利于公司经营发展的公关环境。（一）公司各部门、子公司或分公司和驻外机构要针对各种可能发生的公共关系危机21、，完善预测预警机制，建立预测预警系统，开展风险分析，做到早发现、早报告、早处置。（二）公司战略规划部门设立专人，监控报刊杂志以及互联网渠道有关公司的新闻报道，对正面报道及时在公司网站做好转载发布，对负面报道及时上报公司领导，同时进行情况核实和媒体沟通。（三）统一新闻出口，公司设立首席新闻联络官，负责媒体采访接待和协调工作，统一新闻发布口径。根据实际情况，公司指定新闻发言人接受媒体采访，严格管理新闻发布出口。（四）公共关系维护，公司战略规划部门负责草拟政府有关主管部门公关关系维护工作计划，定期协助公司领导通过拜访、答谢、邀请参加公司活动等方式加强与政府主管部门高层、主流媒体负责人、编辑和记者的联22、系和沟通，建立畅通的信息渠道，满足公司新闻宣传需要。第十一条 公共关系危机级别和应急处置：根据公共关系危机的发生过程、性质和影响力分为高度危机、中级危机和一般危机三类：（一）高度危机：第一时间汇报至公司高层，启动公司级事件处置预案，统一指挥协调。基层单位迅速控制损失，消除危害；公司层面着重公关，动用各种资源，降低负面影响。（二）中级危机：第一时间汇报至总部相关部门，启动部门级事件处理预案，及时向公司高层汇报事件处理进展。着重事态控制，避免危机升级。（三）一般危机：启动基层单位事故处理预案，基层单位迅速解决危机，及时逐级汇报处理进展。着重避免危机升级。具体公共关系危机分级情况如下表所示：危机等级23、高度危机中级危机一般危机(严重负面报道)(一般负面报道)(尚无负面报道)安全1人以上死亡事故；重伤事件轻伤事件重大爆炸事故；重大危化品泄露、中毒事故；环保重大危化品、污染物泄露，造成1人以上中毒死亡、群体性中毒事件、农作物等大批受污染事件或造成持续性环境破坏；一般性泄露，造成重、轻伤事件；严重排放超标一般性排放超标质量省级以上执法部门判定产品不合格，并可能被暴光； 市级执法部门判定产品不合格等；县级执法部门判定产品不合格突发性群体投诉、退货事件；施肥事故大面积烧苗等因施肥不当导致的负面事件，涉及三十户以上农户。小面积烧苗等事件个别、个体烧苗等事件假冒品牌突发性、大面积假冒产品严重影响市场秩序，24、导致我司正常产品销售受到严重影响大量假冒产品在市场出现，我司正常产品尚未受到严重影响个别假冒事件负面报道省级及以上主流媒体的负面报道事件市级媒体负面报道县级媒体负面报道第十二条 公共关系危机处置过程中，相关部门具体职责为：（一）涉及媒体公关工作由战略规划部门负责；（二）生产安全事故、环境事件及职业病危害事故由安全、投资管理部门负责；（三）涉外产品质量、施肥事故、假冒品牌问题由网络分销管理部门负责；（四）媒体负面报道事件的协调和消除影响由战略规划部门负责。（五）其它危机事件由战略规划部门牵头协调；所有危机事件中涉及的部门负责具体应对处置。第十三条 公共关系危机应急处置（一）危机信息报告，发现负面25、报道，立刻查明发布媒体和稿件撰写者，查询网络转载情况，立即上报主管领导。同时，战略规划部门和公司相关部门核实报道内容的真实情况。（二）制定应对策略，公司领导层形成统一意见，迅速给予明确指示。启动公共关系危机应急预案，由战略规划部梳理媒体关系网络，组织可靠的媒体关系商讨媒体对应策略，供公司决策层参考，保证第一时间通过媒体发布我司态度和立场。（三）实施应急处置，积极与政府主管部门高层沟通，说明事实真相和我司认识，争取获得主管部门明确态度，必要时采取行政干预。联系可靠媒体实施新闻发布;对陌生媒体的咨询、采访要求积极回应，注意引导媒体视点。在事实核实清楚后，联合政府主管部门进行新闻发布，澄清事实，寻求26、媒体理解支持，引导舆论导向。利用公司网站和外部媒体集中发布正面导向新闻，营造有利的媒体舆论环境。第十四条 公共关系危机恢复（一）内部总结，公共关系危机事件平息后，立刻组织内部总结，分析事件原因，总结经验、教训,完善危机应对预案。（二）媒体舆论引导，以多种新闻传播手段宣传、扩大企业知名度和美誉度，树立公众心目中的企业形象。第四章 责任与奖惩第十五条 公共关系应急处置工作实行责任追究制。第十六条 对公共关系应急管理工作中做出突出贡献的先进集团和个人要给予表彰和奖励。第十七条 对迟报、谎报、瞒报和漏报危机时间的重要情况或者应急管理工作有其他失职行为的，给予处分。第五章 附则第十八条 本办法由公共关系27、危机应急管理工作领导小组负责解释，并将根据实际危机处置情况，总结经验，及时修订。受控文件媒体采访接待细则规划管理制度编号: xx04版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15媒体采访接待细则第一章 总 则第一条 为规范和加强公司媒体接待工作，更好地促进公司与新闻媒体的沟通、合作，以有利于塑造公司统一良好的对外形象，特制定本细则。第二条 本细则适用于某某公司及其境内外全资、控股附属公司，以及子公司或分公司、销售网点、办事处等分支机构。第三条 本细则所称媒体接待工作包括：接待媒体记者采访、接听媒体要求采访电话以及采访后相关事宜落实等的细则。第二章 管理原则第四条 公司媒体采访接待工28、作要利用媒体和对外宣传平台，主动引导舆论，坚持“服务公司发展，消除不良舆论”的基本原则。第五条 任何人在接受采访时，要本着对公司负责的态度，以有利于公司形象和声誉、不泄露公司商业秘密为原则。第三章 管理权限及机构第六条 媒体接待的归口管理部门设在公关企划部部，由部门负责人担任首席新闻联络官。第七条 公司的采访接待工作由首席新闻联络官负责统一安排，对于媒体采访要求以及涉及公司的重要媒体信息等，首席新闻联络官应在第一时间向公司CEO报告。由CEO决定媒体采访策略、安排接受采访的公司领导以及确定信息发布方式、内容口径等。第八条 首席新闻联络官的主要职责：组织研究制定公司新闻发布工作规定和流程；通过召29、开新闻发布会等形式，组织实施公司新闻发布活动；审定公司新闻发布口径和新闻稿；代表公司对外发布新闻、声明和有关重要信息；召集协调公司新闻发布工作；负责接待安排新闻媒体对公司的采访工作等。第四章 媒体采访接待流程第九条 各部门在接触新闻媒体时，应采取谨慎态度。未经批准，任何部门和个人不得以公司名义接受媒体任何形式的采访或各类调查，不得擅自对外提供或公开发表未经审核的公司信息。第十条 媒体采访由首席新闻联络官统一协调管理。各部门在接到新闻媒体要求采访公司的电话时，要注意礼貌和通话语气，告诉对方“我们的媒体采访接待有专人负责，首席新闻联络官的电话在公司网站公布，感谢你对我们公司的关注”。第十一条 如果30、是前台接到媒体要求采访的电话，在简单沟通了解意图后，直接把电话转给首席新闻联络官。第十二条 公关管理部门在接到记者要求采访的联系电话后，要求对方提供采访提纲和详细的联系办法。第十三条 公司接受媒体采访的前提条件是：一，核实记者的身份，了解对方媒体；二，要求记者在采访过程中不能录音；三，稿件中有关采访内容要得到被采访人的确认。第十四条 首席新闻联络官在与记者沟通，了解记者的采访目的后，尽快安排相关人员接受采访。第十五条 各部门或个人在批准接受采访时，要充分了解记者的采访意图，认真准备，确定接受采访的口径、提纲等。要本着对公司负责的态度，以有利于公司形象和声誉、不泄露公司商业秘密为原则，把握分寸，31、妥善处理。第十六条 采访完成后，公关企划管理部门也要与采访媒体及其相关记者保持联系、沟通，要求记者将完成稿件请受访者确认，争取对发表的内容在第一时间了解，避免不利于我司的报道发表。在发表后还要密切注意各方反馈，以防有人断章取义，歪曲事实。第五章 罚则第十七条 公司对外宣传工作须严格执行国家有关新闻宣传和保密规定，不得泄露国家和公司商业秘密。第十八条 凡违反本细则给公司形象和经营造成负面影响的，将按照公司处罚规定，追究有关部门领导和具体人员的责任。第十九条 本细则解释权属公关企划管理部门。受控文件印章管理规定法律管理制度编号: FL02版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15印32、章管理规定第一章 总则第一条 为规范某某公司及其境内外全资、控股附属机构、子公司或分公司、分销网点、代表处、办事处等各类印章的设定、废止、备案、使用、保管，特制定本规定。第二条 本规定所称“印章”，系指某某公司及其境内全资、控股附属机构经批准设立并登记备案的公用印章，该公用印章如对外使用将导致某某公司直接或间接承担相应的法律责任。如非特别注明，本规定所称之“印章”，包括：各单位公司公章，公司各子公司或分公司的公章，法定代表人名章，合同专用章、报关专用章、各类财务专用公章、印鉴等，某某各部门印章。第三条 对于第二条规定的不同类型印章，本规定实施“分级管理、分担权责”的原则，设定不同的管理责任部门33、与使用流程，由各单位按其职责分工承担相应责任。第四条 本规定所称使用，既包括对外使用，也包括在公司内部、在关联企业之间的使用。无论对内使用还是对外使用，均将导致公司最终承担法律责任。第二章 印章的设立与废止第五条 印章的设立应从实际工作需要出发，以精简和必要为原则，不宜设立名目繁杂的多种印章，导致公司承担法律责任的几率增加。第六条 各单位如欲设立新的印章，均应报请其上级主管领导核准，并说明实质性的需求理由。未经核准不得私自设立印章。印章核准后由各单位办公室负责统一制作，并在制作完成后一周内，由使用单位报某某公司法律部门备案存档。公章的制作应按国家法律法规的要求履行公安执法部门的相关程序。严厉禁34、止私刻各类印章，或者伪造、变造各类印章的行为。第七条 各单位如欲变更或废止现行印章，均应报请上级主管领导批准。未经核准，各单位不得擅自变更或废止印章。第三章 印章的备案与保管第八条 各单位所有印章均应报某某公司法律部门备案并留存印样。未经备案及留样的印章不得使用。第九条 印章设立后应明确管理印章的责任单位。该责任单位应指定一人具体管理印章。管理责任单位的一把手和具体保管人是印章的管理责任人。具体管理印章的人员因工作变动或其他原因不能履行职责时，应由印章管理部门的一把手指定其他人员保管，并对印章、印章使用记录等文档妥为交接。管理人员不得未经批准私自委托第三人代为管理印章。各单位应将印章管理责任人35、名单及时报主管领导审核，并报某某公司法律部门备案。第十条 某某公司的公章由某某法律部门集中管理，某某公司的合同章由某某公司执行部门集中管理，法定代表人名章由人力资源部集中管理，货权相关印章由执行部门集中管理，财务类专用印章印鉴由财务部门集中管理，公司另有规定的除外。此外，法律部门还负责保管某某公司对外出具律师函等法律文书的法律专用章等。根据公司要求和风险暴露程度，经公司领导批准，法律部门可在必要的情况下将其他印章纳入统一管理范围。第十一条 各单位的公章、合同章、代表货权的印章、法定代表人名章、各类财务类专用印章印鉴，均必需由具备相关职能的部门加以妥善保管，各单位一把手应加以高度重视，避免出现遗36、失或者被盗用、滥用。一旦出现遗失、盗用、滥用等情况，应立即向上级主管领导报告并通知某某公司法律部门，以便及时采取必要的法律措施，避免出现损失或事故。第四章 印章的使用审批流程第十二条 各印章的管理责任单位应参照本规定制定严格的印章管理流程，明确使用过程中应如何审批。第十三条 印章管理流程应对印章使用的审批人做出明确规定。对于未经适当审批的盖章申请，印章保管责任单位和责任人应予拒绝。第十四条 各印章管理责任单位以及责任人应对每一次印章使用的文件、目的、盖章次数、使用人、审批人、审批理由作全面登记，并留存联系单以及每一次盖章后的文本复印件以备查。第十五条 原则上，印章不得携带外出。对于因特殊原因需37、携带外出使用的，应获得各单位主管领导的核准。对于因携带外出或者其他原因导致印章丢失、损毁的，该印章的保管责任单位应立即向本单位主管领导报告，不得延误。第五章 某某公司及其各部门印章的管理第十六条 某某公司公章由法律部门集中管理，某某公司的合同章由某某公司执行部门集中管理，法定代表人名章由人力资源部集中管理，货权相关印章由执行部门集中管理，财务类专用印章印鉴由财务部门集中管理，公司另有规定的除外。此外，法律部门还负责保管某某公司对外出具律师函等法律文书的法律专用章等。根据公司要求和风险暴露程度，经公司领导批准，法律部门可在必要的情况下将其他印章纳入统一管理范围。第十七条 对于统一保管的某某公司印38、章，各部门在申请使用的过程中，应填写书面的联系单，注明申请使用印章的事由，经本部门负责人签署意见并由分管领导批准后报到印章保管部门，经审核同意后方可使用。第十八条 凡是盖章申请涉及到以某某公司名义出具重要文件的，或者涉及到公司重大事项的，该盖章申请必须经过公司主管领导审批同意。第十九条 对于各单位、各部门负责保管的印章，各单位、各部门应严格执行本规定，谨慎地根据需要制作印章，并履行报经公司主管领导同意、到法律部门留样备案、接受监督和检查等程序。第二十条 各部门应针对负责保管的印章，依据本规定制定印章管理实施细则，明确保管责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任39、追究等内容。第二十一条 各部门在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文件，如重大合同、协议、证明函等法律文件上加盖印章时，应提前报请法律部门对法律文件条款进行合规性审核。第六章 对于香港、澳门各境外机构印章的管理第二十二条 某某公司，在港、澳以及其他国家和地区的其他境外主要机构的各类印章，应由该机构的主管领导确定管理责任单位和责任人，并在上市公司法律部门全面备案留样。第二十三条 某某公司，在港、澳以及其他国家和地区的其他境外主要机构的负责人，应依据本规定制定各自的印章管理实施细则，明确本单位各印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。第40、二十四条 各境外主要机构在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文件，如重大合同、协议、证明函等法律文件上加盖印章时，应提前报请集团公司法律部门对法律文件条款进行合规性审核。第七章 对于投资控股企业印章的管理第二十五条 投资控股企业的各类公章、印鉴，由控股企业独立承担管理责任。第二十六条 投资控股企业的企业公章，应报某某公司法律部门统一备案留样。如有变更，也应将变更情况备案。第二十七条 投资控股企业应依据本规定的原则制定其印章管理实施细则，明确本单位各类印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。第二十八条 各投资控股企业在涉及关连交易、涉41、及某某公司利益的重大法律文件，如重大合同、协议、证明函等法律文件上加盖印章时，应提前通过某某公司投资部门报请某某公司法律部门对法律文件进行合规性审核。第八章 对于某某分销网络印章的管理第二十九条 某某公司分销管理部门是分销网络各子公司或分公司、销售处的印章管理责任部门。第三十条 某某公司分销管理部门应严格控制各子公司或分公司的各类印章，对分销网点的各类印章应尤为重视。各子公司或分公司负责人有责任精简印章数量。各子公司或分公司的印章应报法律部门留样。第三十一条 某某公司分销管理部门、各子公司或分公司应依据本规定制定印章管理实施细则，明确分销网络各类印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用42、审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。 第三十二条 分销网络需要在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文本，如重大合同、协议、授权书、证明函等加盖印章时，应首先报请总公司法律部门进行法律文件的审核。第九章 对于各边贸公司、港口办事处等其他机构印章的管理第三十三条 某某公司对各边贸公司、港口办事处及其他机构的管理部门，是上述机构印章的管理责任单位。第三十四条 各管理部门应将各边贸公司、港口办事处及其他机构的印章报上市公司法律部门备案留样。对于不需要常年放置在各机构所在地管理的印章，应考虑集中到各管理部门保管。第三十五条 各管理部门应依据本规定制定印章管理实施细则，明确各边贸公司、港43、口办事处及其他机构印章的管理责任人、保管方式、使用审批权利人、使用审批程序、使用文件备案留存、事故责任追究等内容。 第三十六条 各边贸公司、港口办事处及其他机构需要在涉及关连交易、涉及某某公司利益的重大法律文本，如重大合同、协议、授权书、证明函等加盖印章时，应首先报请总公司法律部门进行法律文件的审核。第十章 附则第三十七条 本规定由某某公司法律部门负责解释与修订。对于本规定未尽之处，公司将以实施细则等方式加以补充。第三十八条 本规定自公布之日起生效。受控文件车辆管理制度行政办公管理制度编号: XZ03版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15车辆使用规定 第一章 总 则1、 为44、加强对公司机动车辆的规范化管理，达到合理利用资源、降低管理成本、保障交通安全的目的，特制定本办法。2、 本办法适用于公司北京各部室及各分销网络（以下简称各单位）。3、 各单位主要负责人、车辆管理人员和车辆责任人对落实本办法有关要求负责。4、 公司总裁办公室（简称办公室）是公司车辆管理部门，具体落实公司对各单位车辆的编制配备、预算、购置、更新、处置、安全管理等相关管理工作。5、 辆使用管理6、 公司车辆实行编制管理。车辆编制数量一年一核，编制数量原则上不得变动，新增机构或业务项目除外。通过长期租赁方式使用的车辆（生产用车除外），同样占用车辆编制数量。7、 车辆购置(更新)采取“一事一报”方式。各45、单位均无权擅自购置（更新）车辆。公司对各单位购置车辆需求可根据具体情况进行内部调剂。8、 公司车辆均需纳入信息管理系统。各单位应指派专人（责任人）进行“车辆管理系统”信息库的建立、维护工作。责任人应对车辆信息录入管理系统的准确性、及时性负责。车辆配备发生变化的(停驶、丢失、处置、报废等)应随时报公司备案。9、 车辆费用包括养路费、车船税、保险、维修保养、油料、停车过路费等，实行预算管理，预算金额和实际费用金额应及时录入车辆管理系统数据库。10、 车辆的维修、保养应实行责任人负责制。11、 责任人应了解和熟悉本单位所使用车辆的技术性能、特点及保养规定，按使用要求对车辆进行正常维修保养和保洁。1246、 保管好各类车务手续，按国家规定进行年度检验。13、 新购置车辆必须按保养手册规定的保养期限或行驶里程范围内在其品牌指定的专业维修厂家进行维修保养。超过保修期的须到公司、保险公司指定的汽车修理厂进行维修保养。同时，必须与维修厂家签定车辆维修保养协议。14、 车辆保养15、 责任人要建立车辆维修保养记录，并认真填写。不得漏保或超公里保养(正、负不得超过规定保养里程500公里)。对特殊情况下(路况差及使用状况不良)的车辆，应提前进行强制保养。16、 定期对机油、燃油、冷却水、刹车和转向系统及灯光等常规项目进行检查；经常对车辆常备设备(灭火器、备胎、千斤顶等)进行检查，保证各车辆技术部件随时处于良47、好状态。17、 车辆在行驶当中应严格遵守操作规程，如出现异常情况(水箱缺水、机油短缺、泄漏造成温度过高、沸腾，发动机及机械部件异响、轮胎爆裂等现象)应立即在安全地带停车，并及时、妥善处理。18、 非特殊情况严禁急起步、急刹车、急转弯和有对车辆造成损害的行为；对路况不好的路段、不利行车的气候和条件等应采取必要的应急措施，严禁在车辆或人身安全没有保证的情况下冒险行车。19、 因工作需要需将车辆存放在单位外部时，应将车辆放置停车场或有专人看管的场地，无上述条件时，应报主管领导同意，在确保车辆安全的情况下停放。车辆人为或客观损伤(坏)，责任人应对其承担责任。20、 车辆保洁：21、 驾驶人员应爱护使用48、车辆，保持车辆美观整洁和舒适良好的乘坐环境，以维护公司形象。22、 专职驾驶员正常情况下每日应按车辆卫生要求、程序整理车辆，有出车任务时，应在出车前清洁车辆。23、 远途行车或遇风沙、雨雪等不洁路段后，应及时清洗车辆。24、 车辆管理责任人员应督促使用人在出车前、后对车辆和设备进行清洁、检查并保持完好。25、 各单位每年应在规定期限交纳车船使用税、公路养路费等国家和地区规定的有关税费，不得漏缴或欠缴。26、 京内单位车辆必须由公司保险部统一安排保险，京外单位应参照公司有关规定，并结合当地实际情况制定相应的车辆保险办法。27、 车辆使用人须按车辆本身规定油质加油，不得加用低于车辆规定标号燃油，如49、因违反规定加入低质油料造成车辆损坏，责任人或使用人应赔偿损失。第二章 安全管理第一节 组织机构28、 车辆安全工作实行逐级负责制29、 公司办公室负责公司车辆安全管理制度的建立完善，并对各单位车辆安全和交通安全宣传管理工作进行指导和监督检查。30、 各单位主要负责人（法人）为本单位车辆安全管理第一责任人，各级车辆管理和驾驶人员作为责任人同样对本单位车辆安全负责。31、 各级单位均须设立一名专职或兼职车辆安全管理员（简称安全员）并报办公室备案。第二节 职责义务32、 领导职责及义务：33、 各单位主要负责人有对所属员工及下一级单位进行交通安全宣传、教育、监督和检查的义务。34、 有将车辆安全管理50、工作与本单位的工作、经营、生产和劳动安全同计划、同布置、同落实、同检查、同总结、同评比的义务35、 有对国家、企业、家庭和个人所造成的损失和严重后果承担法律责任的义务。36、 有接受公司监督、检查并向公司提出建议、意见的义务。37、 安全员职责及义务38、 积极协助本单位领导建立、制订车辆安全管理制度、措施；按上级要求做好相关制度的推行、宣传及管理；分析发生交通事故的原因，及时上报。39、 对本单位及下属机构的车辆状况、驾驶人员工作状态、车辆基础信息管理等了解清晰；对某某车辆管理系统数据进行维护。第三节 安全责任制40、 公司每年与各单位签订车辆安全管理责任书（见附件某某车辆安全管理责任书），51、各单位逐级与下级单位车辆管理和责任人（责任人指驾驶公务车辆的专职或非专职人员，包括使用“奖励用车”者）层层签订车辆安全管理责任书。41、 各单位可参照公司安全责任制条款和本地区、本单位实际情况，因地制宜制定车辆安全责任书。新增车辆、驾驶人员的单位，需及时补签各级车辆安全责任书。第三章 附 则42、 本办法由办公室负责解释。43、 本办法自公布之日起实施。受控文件档案管理规定行政办公管理制度编号: XZ04版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15档案管理规定第一章 总 则 第一条 为使公司档案管理工作规范化、制度化、科学化，根据企业档案管理的有关规定，制订本规定。第二条 公司档52、案是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的全部文件及影像资料。主要包括：文书、合同、会计凭证、审计报告、会议会谈纪要、荣誉证书、重要活动的声像、影像资料及各种载体的资料等。第三条 某某档案管理实行“集中管理与专门保管相结合”的原则。即除需专门保管的归档资料外，各部门形成的应归档资料必须集中统一归档。第四条 各部门的文件资料按年度集中向办公室移交，一般每年6月底移交上年度归档档案。任何人不得以任何理由将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。第二章 档案管理 第五条 办公室为公司档案管理工作的负责部门。其主要职责： （一）负责集中管理公司的档案。主要是各类档案的收集、整理、保管、统计、提供利用、鉴定53、和销毁等工作； （二）负责制定、解释公司档案管理规定或办法；组织传达上级有关档案工作的指示精神，结合公司实际情况提出贯彻、实施办法，并对公司各有关部门的档案管理工作进行指导。第六条 公司人力资源部、财务部、法律部为公司特设档案专门保管部门，分别负责与人事、财务、法律有关的需单独保管的档案管理。专门档案保管须制定有针对性的档案管理办法，指定专人负责管理，确保档案安全，并接受办公室档案管理工作的监督、指导、检查。 第七条 财务部门形成的重要文件、会计凭证等由财务部负责保管。有关规定按照集团公司财务部会计档案管理办法执行。 第八条 员工档案、人事任免、奖惩通报等由人力资源部负责保管。有关规定按集团公54、司干部档案管理规定执行。第九条 各类具有法律效力的合同正本及与合同有关的不可分离的重要函电、协议书，以及涉及法律诉讼的案卷，投资、参股、资本运作，下属机构的成立、撤销、合并、更改名称、启用注销印章等文件材料由法律部负责保管。有关规定按集团公司法律事务管理规定执行。第三章 归档范围第七条 以下为必须归档的资料： （一）党中央、国务院及有关部门主送、抄送，需公司执行的各类规章制度、办法、指示、决议、条例、通知和重要政策性文件。 （二）各部门形成的内部文件。主要包括：向上级单位公司领导的请示、报告及其批复，向外发送的各种正式文件，年度工作报告、规划、财务报表，审计报告及相关材料，项目材料、文件及会议55、纪要以及对外提供的担保函、授权书等。 （三）关于固定资产保管及转移等有关文件材料，建筑图纸、房地产协议、产权证书、帐目以及土地证等法定契约性文本。 （四）主要外事活动、对外宣传、广告、展览、企业标识及其它具有保存价值的文件材料。 （五）有关党务、纪检、监察、工会、共青团等工作形成的重要文件。 （六）公司在各项活动中形成的实物(奖品、印信等)、声像、电子产品等非纸质介质为载体的具有保存价值的档案材料等。第四章 归档原则和要求 第八条 公司档案管理实行按部门单位立卷制度，每一位员工都应遵守归档制度，每个部门单位都应履行立卷归档的责任。 第九条 归档时应遵循文件材料的自然形成规律及特点、保持文件间的56、有机联系、区别不同价值，遵循便于保管和利用的原则。 第十条 材料立卷时要按照文件形成的客观规律和特点，根据文件的名称、时间、问题、发文机关等特征，对文件材料进行组卷，将一组具有有机联系的文件材料组成一个案卷。 第十一条 划分文件所属年度一般应遵循以下原则： （一）当年办完的文件应当年立卷； （二）跨年度的请示和批复归入复文年立卷；没有复文的归入请示年立卷； （三）跨年度的规划、计划、预算等材料归入针对年度的第一年立卷； （四）跨年度的总结、决算，归入文件针对的最后一个年立卷； （五）跨年度的会议文件，归入会议开幕的年立卷； （六）跨年度的各类案件材料归入结案年立卷； （七）跨年度的条约、条例、57、规章、制度等归入公布或批准年立卷。 第十二条 卷内排列。卷内文件要根据文件之间的有机联系，按照文件形成的时间顺序、结合文件的重要程度进行排列。具体要求是： （一）批复在前，请示在后； （二）正件在前，附件在后； （三）定稿在前，修订稿在后； （四）转发件在前，被转发件在后； （五）诉讼和非诉讼案结论材料在前，依据性材料在后； （六）重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。 第十三条 各部门在完成上一年度各类文件材料的立卷归档工作时，如有实物档案应随卷移交。 第十四条 档案管理部门在接收案卷时应进行检查，对不符合要求的案卷应退回有关部门重新整理。符合要求的案卷，交接双方在案卷移交清单上签字，各留58、一份，以备查考。 第十五条 档案的分类排列应按照纸质档案、非纸质档案等不同载体的形态分类；并按照机构、年度、问题等进行排列。第十六条 编制检索工具。各部门单位档案管理员应对所管档案编制检索工具，其主要项目有：案卷号、立档单位、案卷名称、年度、起止日期、页数、保管期限及备注等。第五章 机构调整中档案的处置 第十七条 如发生组织结构变动，应确定档案的流向（上交、移交或销毁），并确定专人负责档案工作。 第十八条 撤销部门的档案，须全部上交办公室。要求附有本部门负责人、经办人签字的档案移交目录。 第十九条 合并部门的档案，由原部门负责清理移交。新设部门负责接收，统一管理和归档。第六章 档案的鉴定、销毁59、 第二十条 对各类档案定期鉴定，成立档案鉴定小组，由主管档案工作的领导、业务部门负责人、办公室组成，负责档案的鉴定工作。第二十一条 根据档案保管期限，鉴定档案的存毁，对保管到期的档案应登记造册，经鉴定小组鉴定和上报主管经理批准后，由二人监销，并在销毁清册上签字。第七章 附 则 第二十二条 本办法适用于某某各部门、各单位。 第二十三条 本规定的解释权属办公室。 第二十四条 本办法自发布之日起实行。受控文件公文管理办法行政办公管理制度编号: XZ05版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15公文管理办法第一章 总则第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化，提高公文办理效率，特制定60、本办法。第二条 本办法适用于公司北京各部门（以下简称各部门）文件流转，所属机构（以下简称各单位）与公司往来文件，以及公司与外单位往来文件;第三条 公司公文处理的归口管理单位为总经理办公室。第四条 公文处理原则：行文规范，简明准确，处理及时，保管有序。第二章 公文种类第五条 公司公文种类共有以下十种： （一）决定：对重要问题、重要事项或重大行动做出安排及决策，用决定； （二）报告：向上级有关部门或公司领导汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问，用“报告”； （三）请示：向上级有关部门或公司领导请求指示、批准，用请示； （四）批复：答复下级单位请示事项，用批复； （五）通知：传达上级有关部门或公司61、指示，发布要求各部门、各单位办理或知晓的事项；转发上级单位、同级单位或其他不相隶属单位的文件；批转下级单位的文件；任免和聘用干部等，用通知； （六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，用通报； （七）函：与不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，用函（对外一般业务联系用便函）； （八）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法； （九）会议纪要：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项，用会议纪要（与上级领导、合作单位、企业领导访见或会谈，用会议纪要或会谈纪要）； （十）简报：反映沟通财务、业务、政务等情况，用简报。第三章 公文格式第六条 62、公文一般由文头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位（在公司内又分抄报、抄送）、正文、附件、附注、印章、拟稿人、拟稿单位和成文日期等部分组成。 （一）文头是文件发出单位的标志公司公文文头统一如下：某某农业科技有限公司 （二）秘密等级，除无需标明密级的公文外，应分别标明秘密、机密、绝密字样。 （三）紧急程度，除平件无需标明外，依紧急程度用汉字分别标明急件、特急字样。 （四）发文字号（发文编号），包括年份、单位代字、序号。如人力资源部发文字号为2008某某人字第XX号。套某某文头的对外发文编号统一由办公室管理。 （五）签发人，指代表公司最后审核并批准公文向外发出的领导人姓63、名。 （六）主送单位，指对公文负主办或答复责任的单位。（七）抄报（抄送）单位，即只需了解公文内容而不承担主办或答复责任的单位。上级用抄报，同级或下级用抄送。（八）会签，需由相关部门单位协办、协商、知晓的公文，应进行签署或签字，会签时间不得超出2个工作日。 （九）标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （十）附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件而提供的参考材料。应在结束语之后、成文时间之前和编号。 （十一）附注，公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注，并左空2字标识在成文时间的下一行。 第四章 行文规64、则第七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。第八条 各部门、各单位在向公司领导呈报公文前，要就公文所述事项与相关单位和部门充分沟通，应尽可能取得一致意见后再行上报。第九条 呈报公司领导的文件，有批分处理的要严格按照批分顺序传阅。如遇下述情况，可特殊处理：（一） 公司领导出差。若出差领导已指定了代其主持工作的其他领导，则由代主持工作领导全权处理文件。若未指定，在排除下述情况下，可等待出差领导回司后批示。 1.如果文件为急件、特急件，可通过电话等形式与领导沟通，并应用签字笔在公司领导批示栏目内注明领导指示意见，之后可继续流转该文，但要在公司领导回司后确认补签该文件。2.在65、文件为阅件的情况下，由办公室视情况决定是否越过出差领导。若能越过，要在对应领导名下注明出差字样后继续传阅，并提示公司领导回司后补阅签该文件。（二）除只需报送主管领导的文件外，如需多个公司领导签批的文件，必须由办公室进行分批，行文单位不可径送公司领导。（三）由办公室跟踪文件批转的全过程，并应及时做好领导之间对同一文件批示意见的传达沟通协调工作，提高文件流转和办公决策效率。第十条 请示应当一文一事；请示必须在事前，不得先斩后奏；除领导直接交办的事项外，请示（报告、意见）不得径送领导个人；请示性公文应标注签发人姓名，并在附注处注明公文办理联系人姓名和联系电话。第十一条 报告中不得夹带请示事项。第十二66、条 请示报告，一般不得超过三千字，超过的要写出摘要。第五章 公文办理第十三条 办公室设专人负责对公文的收发，收发文均要作登记和摘要记载，对主要文件的交接要有签字手续。第十四条 收文办理办公室收文后，对来文分类登记，然后交办公室主任批转各有关部门；业务部门收到文件后，如认为不是本部门所管业务，应在来文上注明并签名后送办公室转送，不可自行转送其他部门。1、国务院、中央有关部委的来文，均有办公室统一负责接收，凡需签字的文件，经办人员应认真清点件数并查检封缄状态。2、凡写给公司领导个人的公文，由办公室径转公司领导本人接收。3、无直接业务关系的非隶属单位的来文由办公室处理。第十五条 发文办理 （一）我司67、发文程序一般为：1.拟搞部门拟稿、编号,2.拟稿部门相关负责人核签（初核、复核）,3.公司内部有关部门会签,4.办公室负责人审核、批分,5.公司总经理或副总经理签发。 （二）如以集团公司名义对外发文，复核人为公司主管领导，并应与集团公司有关职能部室协商、总裁办公室编号、审核后，再按一般发文程序办理。第十六条 内部公文流转程序 （一）公司内部请示（报告）流转程序为：1.拟稿单位拟稿、编号,2.拟稿单位负责人签报,3.会签相关单位,4.办公室负责人复审、批分,5.办公室公文岗登记，6.公司领导批示,7.办公室复印批示,8.拟稿部门原件归档。 公司内部请示、报告和对外发文稿，均应经公司相关领导作出正68、式明确的批示和签发意见之后方可生效。（二） 凡向集团公司领导呈送的请示（报告），必须使用集团请示格式用纸并由公司主管领导签发 第十七条 公文拟稿要求 （一）符合国家的法律、法规、方针、政策及公司有关规定。 （二）情况确实，观点明确，标题恰当，条理清楚，层次分明，格式规范，文字精炼，标点准确。 （三）公文内容须与公文种类相符；行文方向准确无误；无多头主送、滥抄滥报、漏报等现象；主题要清楚概括、会签单位要全面、无越级或多级行文等现象。 （四）国名、地名、人名、数字、引文要准确，日期应写具体(年、月、日)。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词语素69、等的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。 （五）引用公文应先引标题，后引发文字号及内容。 （六）文内使用简称时，应先使用全称并注明简称。 （七）公文稿纸填写应使用钢笔、签字笔，不得用铅笔、圆珠笔等易涂改或变色的笔书写；公文正文一律要求用A4纸打印。 （八）需要统一的写法 1.公文章节层次序数，第一层为一、二、三、，第二层为(一)（二）（三），第三层为123，第四层为（1）（2）（3）。 2.必须使用国家法定计量单位。第十八条 撰拟公文所注意事项 （一）文件的一致性。文件的内容与形式决不能违法违制，即决不能与有效文件的规定相抵触（拟废除的原文件除外）；上下文决不自相矛盾；决不越权；表达同70、一概念的词语应前后统一一致。 （二）文件的严密性。文件结构应严谨周密，齐全完整；语言表达应缜密，无含混不清、词不达意，无语义多歧、挂一漏万；约束的对象及其程度范围要明确；有关职责、权利、义务的规定要准确；各项要求要有切实可行的检查衡量指标；要根据公文级别需要精心正确地选择语气和用词用语。 （三）文件的条理性。层次要分明，程序要顺畅，分类要准确，务使主题突出，排列合理有序，避免逻辑缺损和文不对题。 （四）文件的简明性。要正确运用表达方式，语句应简洁精确，高度概括，没有漏洞。尽量避免不必要的重复和生僻的术语，不用令人费解的语句，不作不必要的例举和过分详尽的解释。 第十九条 公文归档公文归档按照某某71、档案管理规定执行。第六章 电子技术应用第二十条 为不断提高公文管理水平，公司按照总体规划、分步实施的原则逐步提高信息技术在公文管理中的应用水平。在公司现有公文处理电子化基础上，要结合办公自动化系统建设过程，优化公司现有公文处理流程，并充分利用计算机和网络技术，逐步实现公文处理的网络化、智能化、自动化和无纸化。第二十一条 通过公司内部网络和互联网的流转公文公司领导出差期间，可通过电子邮件方式对文件提出批示意见或签发公文。相关待批文件的正文及附件的电子版，可以通过邮件形式传递给出差领导，由领导通过邮件批示。办公室负责将批示邮件打印，并据此继续流转文件。公司领导通过邮件所作的批示应在领导出差后实行补72、签手续。第二十二条 通过网络发送公文以公司名义发送的文件，除存档和对外发文所需纸质文件外，经公司领导批示后由办文单位负责通过公司网络窗口发送。第七章 附则第二十三条 本办法由公司办公室负责解释。第二十四条 本办法自发布之日起施行。附件：某某控股请示报告统一编字表 一、各职能部室：（一）总裁办公室 请 办 字第 号（二）人力资源部 请 人 字第 号（三）法规审计部 请 法 字第 号 （四）投资发展部 （ ）请 投 字第 号（五）信息部 请 信 字第 号（六）财务部 请 财 字第 号（七）公关企划部 请 公 字第 号（八）网络开发部 请 开 字第 号（九）督导部 请 督 字第 号（十）培训部 请 73、培 字第 号（十一）产品部 请 产 字第 号（十二）技术服务部 请 技 字第 号 受控文件信息化组织管理制度信息管理制度编号: XX01版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15信息化组织管理制度第一章 总则第一条为健全信息化建设的保障机制，明确信息部门的职责，保障运用先进的信息技术提高工作效率，特制定本管理制度。第二条 本制度包括三级信息化组织体系、各层级的职责以及对关键用户的管理。通过三级组织共同努力，构建领导重视、全员动员的良好建设环境和氛围。第二章 组织架构及职责划分第三条 信息化组织架构包含三个层级：以信息指导委员会作为最高决策机构，以总部信息技术部门为执行机构，以覆74、盖全公司的关键用户为日常应用机构。第四条 信息化指导委员会由公司领导组成，负责引导信息化建设方向，给予战略指导，制定清晰而明确的信息化战略，确保信息化在本公司各个层面实现明确的定位，确保信息化工作服务和服从于公司整体战略和长远发展。第五条 信息化建设执行层由总部信息技术部组成，信息技术部作为信息化建设的中坚力量，需要承担以下几方面的职责：（一）负责了解国家信息化建设方面的法律法规，了解信息技术发展趋势，并结合本公司发展战略，向决策层提交信息化建设战略与经营计划。（二）负责以信息化手段推动管理职能和业务流程的改进和完善。通过ERP建设，为本公司引入先进管理理念和方法，根据业务发展变化，梳理业务流75、程、及时调整ERP操作流程，以ERP系统为线索规范内部管理，提高风险监控水平。（三）负责维护与完善现有信息系统，并根据公司业务发展需求，发起新系统的实施，并对系统的质量和进度进行有效控制和监督管理。（四）负责信息系统基础设施的建设与管理，并保障信息数据安全。其中包括信息系统硬件与相关软件的购置与管理、计算机网络管理；并负责制定数据传输、存储安全制度，并有效监督和控制信息安全制度的执行，最大可能的保证公司信息数据的安全；负责在出现风险时，进行应急方案处理。（五）负责建立完善的培训机制。保障技术和管理的先进性，提高全员信息化技能和素质。负责培养覆盖全公司的关键用户，并对其进行不定期的培训与管理，不76、断提高以关键用户为主导的所有操作用户的信息化技能和素质。负责加强信息技术部门内部人员管理，通过接受外部培训、实施新项目、内部讨论等方式不断加强IT人员自身的知识建设，保障信息技能的先进性与前瞻性。（六）保障畅通的沟通机制，实现上情下达，下情上送。IT部门定期了解各部门日常业务、发展趋势，各部门关键用户不定期反映信息化建设存在的问题以及未来期望。第六条 信息化建设日常应用机构由覆盖全公司的关键用户组成，负责指导其他用户操作，参与重大项目实施；负责本部门与信息技术部的沟通：及时传递信息技术培训、系统变革等信息，并及时反映日常操作遇到的问题。第三章 附则第七条 本规定适用于某某公司内部，包括各职能部77、室、业务部门、境内外全资机构和控股公司。第八条 本规定的解释权属本公司信息部门。第九条 本规定自发布之日起实施。受控文件信息系统应用管理制度信息管理制度编号: XX03版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15信息系统应用管理制度第一章 总则第一条为了保障某某公司信息系统的使用安全,规范公司信息系统用户ID管理，发挥SAP+DMS系统的效用，保障系统数据的及时、准确、完整，规范员工在信息系统中的操作，发挥关键用户的作用，更好的配合信息技术部针对信息系统建设开展各项工作特制订本制度。第二条本制度适用于某某公司内部使用信息系统且由公司信息技术部门（以下简称IT部）统一进行后台管理的78、各职能部室、境内外全资机构和控股公司。第三条本制度中的信息系统是指某某公司及其所属子公司或分公司使用的SAP系统、公司分销网络使用的分销管理信息系统（以下简称DMS系统）以及公司的办公自动化系统-商务平台。本制度所指的信息系统使用者（以下简称使用者）是指使用IT部门分配的用户ID、密码，登陆信息系统，进行日常工作的所有公司系统内部员工和因工作需要临时登陆公司信息系统的外部人员。使用者单位是指使用者所在的经营管理单位或职能部室以及代表外部使用者提出使用信息系统需求的公司所属的经营管理单位或职能部室。使用者单位负责人是指使用者所在经营管理单位或职能部室的总经理或经过授权的其他人员。第二章 系统ID79、及权限管理第四条IT部对公司所有系统实行集中管理，是面对系统进行用户权限分配的唯一执行管理部门门。各信息系统应有明确的权限角色划分，在分配角色时应按照某某公司信息系统安全管理规定等有关制度由公司IT部门执行。用户的创建、授权与变更使用某某公司“用户管理系统”进行操作。用户管理系统应建立完善的数据库、日志、操作系统备份策略。第五条为统一管理用户ID，各使用者单位需指定专人（以下简称联系人）负责用户ID的申请及权限的变更申请工作，所有用户申请和权限变更均由联系人向IT部门提出。每一个使用者都应使用独立的用户ID。用户ID的命名由IT部门负责制定和实施。按照以下命名规则进行：用户ID由410位英文字80、母或数字组成，姓名是两个或者三个中文字的使用者，以姓名的全拼作为用户ID；姓名是三个中文字以上的使用者，以姓的全拼加上后续字拼音的第一个字母作为用户ID；如果姓名是英文名，则直接采用英文名作为用户ID；如果按照此规则有重复的用户ID，则以后申请的用户ID加上数字来区别。第六条 新用户需要在信息系统中增加新的用户ID时，由使用者填写“公司有限公司信息用户权限申请/更改表”（以下简称联系单），联系单经使用者单位负责人签字认可后，送交IT部门，具有用户管理联系人的单位，由联系人将权限申请信息通过用户管理系统提交，在得到责任人在线审批后，由IT部门负责在系统内执行权限建立工作。建立工作时间自收到有效申81、请单时起不超过1个工作日。完成后IT部门以邮件或者短信方式将用户ID和初始口令通知使用者。同时把本规定在NOTES中的链接作为附件发送给使用者，要求使用者阅读并遵守此规定。第七条在新公司信息系统上线时期，IT部门的项目实施人员和上线公司项目负责人根据上线公司的业务流程和岗位分工，建立信息系统权限策略，可以统一由上线公司单位负责人签字，IT部门作为存档，然后由IT部门负责权限的人员在系统中设置权限策略。第八条在使用者岗位变更或由于其他原因需要对信息系统内权限设定进行增减调整时，由使用者单位所在联系人根据联系单通过用户管理系统提出权限变更申请。当使用者离开本单位或工作岗位进行变更时，使用者所在单位82、的联系人应立即通过用户管理系统向总公司IT部门通报并及时填报联系单签字留档，指明删除用户。IT部门负责在系统内删除此用户,工作的时间自收到有效联系单时起不超过1个工作日。第九条 使用者因工作关系需要对审批权限临时授权他人时，需由本人委托联系人填写联系单。申请经本人签字认可后，由申请人通过用户管理系统提交权限变更申请，审批后由IT部门负责在系统内进行调整。调整工作自收到有效申请单时起不超过1个工作日。第十条临时的创建用户、权限变更、授权必须指定有效期，系统有效期规定最长为三个月。有效期结束，IT部门会将其从系统中删除用户ID或更改其权限。如需延长使用期限，必须提前重新申请。第十一条对主数据系统及83、其他外挂系统使用的接口用户，需要由相关项目的负责人来管理此用户。第十二条 使用者单位负责人对用户权限负有直接的责任，要对使用者进行安全使用的教育。任何权限的变更/删除都需要使用者单位负责人的及时了解及批准。第十三条 IT部门每年将有两次对系统中用户ID的整理，将系统中的用户ID打印出后，与用户单位确认后进行整理，然后同用户单位负责人签字确认。有任何权限的变更/删除都需要使用单位及时更正。同时向用户单位负责人通报该期间内用户单位ID变化状况。第十四条 用户ID必须设置口令。用户口令由六至八个字符或数字组成；不许以“？”、“！”、空格、连续的三个相同字符开头；不能是曾经使用过的最后五次的密码；密码84、不分大小写。第十五条 信息生产系统强制所有用户第一次登陆时必须修改密码，并定期更换用户口令，频率为每三个月一次，密码到期后在登陆系统时将会提示使用者更改密码。第十六条 当使用者连续五次输错用户口令，系统将自动锁定此用户ID。使用者需向IT部门申请解锁。需要由使用者填写联系单，签字后由联系人通过用户管理系统进行，IT部门在收到通知后将进行相应操作，并以邮件或者短信方式通知使用者。第十七条 使用者有保密的责任，保护用户ID口令不被泄露，对失密引起的损失由使用者自行承担。第三章 信息系统应用管理及处罚规定第十八条 SAP系统操作人员须按照时间性要求在业务发生的同时将相关交易记录及时录入SAP系统。这85、里的相关交易记录是指：SAP系统中的采购订单、采购收货、采购发票、销售订单、销售发货、销售发票； DMS系统操作人员须在交易发生的同时将相关交易记录及时录入DMS系统。这里相关交易记录是指：DMS系统中的销售订单、移仓单、收款单、调整单、盘点单。盘点单的详细操作规范参见DMS系统盘点操作规定。 对于违反本规定、没有按照时间性要求及时将交易单据录入系统的行为将按照公司SAP+DMS系统违规操作处罚规定进行处理。第十九条 分销网络中已经上线使用系统的所有机构必须使用DMS系统打印的标准提货单进行销售放货。标准提货单及其它单据的具体使用方法及相关管理规定，参见本制度第六章DMS单据打印管理。第二十条86、 北京本部必须使用SAP系统中打印出的放货通知单进行销售放货。第二十一条 IT部门负责对系统进行日常维护。包括用户管理、权限管理、疑难问题解答、各级用户操作培训等。第二十二条 DMS系统操作人员违反“及时、准确、完整”的操作守则和业务操作流程，造成系统数据的滞后、混乱和错误，给公司的信息统计、管理决策、风险管控、绩效考核等工作造成信息失真、误导等不良影响，将视具体情节，处以通报批评、罚款、辞退等处分。处分方式：第一次违规，通报批评；第二次违规，扣发绩效工资100元；在半年内累计违规三次，当年绩效考评结果应为C类；一年内累计违规四次，按辞退处理。处罚执行程序：处罚的执行管理部门门是执行管理部门。87、执行管理部门、信息技术部在履行本部门职责的过程中，负责考察和发现基层营销机构是否存在上述违规行为。由发现问题的部门提出具体违规的事实和处理建议，由执行管理部门核实并下发过失通知单，相关子公司或分公司执行。员工对处罚决定不服，可按照争议调解程序向公司人力资源部提出申诉，人力资源部负责调查核实。 第二十三条 SAP系统操作人员违反“及时、准确、完整”的操作守则和具体操作流程，造成系统数据的滞后、混乱和错误，给公司的信息统计、管理决策、风险管控、绩效考核等工作造成信息失真、误导等不良影响，将视具体情节，处以通报批评、罚款、辞退等处分。处分方式：第一次及以上违规，每次扣发工资100元；在半年内累计违规88、三次，扣发半年效益工资或一个月工资；一年内累计违规4次，按辞退处理。 处罚执行的权限：处罚的执行管理部门门是某某公司人力资源部。审计稽核部、执行管理部门、财务部、信息技术部在履行本部门职责的过程中，负责考察和发现是否存在上述违规行为。 执行程序：由发现问题的部门提出具体违规的事实，由人力资源部向有关部门进行调查、核实，提出处罚建议，报公司主管领导核定并执行。 员工对处罚决定不服，可按照争议调解程序向公司人力资源部提出申诉，人力资源部负责调查核实。第四章 关键用户管理第二十四条 关键用户的选拔任用（一） 关键用户应该具备的条件1、熟悉其所代表的部门或子公司或分公司的业务内容、运做流程和管理要求，89、具有丰富的专业背景和实际工作经验；2、 对信息技术有较强的领会和接受能力；3、 具有较强的全局观念、沟通表达能力、团队合作精神和责任心；4、 经信息技术部专业考试和考核通过。（二） 关键用户名额确定1、某某公司北京总部各相关部门确定1名关键用户；2、各子公司或分公司根据业务规模确定至少3名关键用户，根据承担的工作任务分为A、B角，其中子公司或分公司物流经理或物流主要负责人为A角，子公司或分公司物流和财会岗位各推荐1位作为关键用户B角；3、对于业务范围比较大的子公司或分公司，可以增加部分分销中心操作用户作为关键用户B角。（三） 关键用户的任命1、各部门或子公司或分公司根据实际工作需要推荐；2、信90、息技术部根据相关任职条件进行考核确认；3、报请公司领导通过后商务平台发文聘用。第二十五条 关键用户主要工作内容（一） 关键用户作为部门或子公司或分公司信息技术负责人，在日常工作中，可以行使以下权利：1、 具有对基层操作用户的检查监督权监督、检查所在部门或子公司或分公司操作人员执行公司信息系统操作规范，以保证信息数据录入及时准确。子公司或分公司关键用户重点监督分销机构DMS系统及标准提货单使用，督促操作用户正确操作系统，做到数据准确、及时、完整。2、 对公司信息系统建设和改进有建议权关键用户根据业务需要可代表所属部门或子公司或分公司向信息技术部提出系统改进、新报表开发等相关系统需求，信息技术部将91、酌情对所提需求安排开发和实施。（二） 关键用户应协助信息技术部完成信息系统实施和用户培训工作1、对于子公司或分公司新建营业网点，关键用户要根据公司有关规定，负责新建网点信息系统实施和上线培训，如果新建网点批量上线的，可安排操作用户集中培训，信息技术部将提供技术支持；2、根据本单位的人员流动情况，进行不定期的系统操作培训，保证信息技术系统的正常使用。如需要大规模系统培训，应提前两周向信息技术部提出申请，由信息技术部组织培训。（三） 关键用户负责基层操作用户的指导关键用户负责对本部门操作人员提供技术指导，协助信息技术部门贯彻公司信息化建设方针和政策。关键用户对本公司录入信息系统数据的准确性负责，避92、免因数据的不准确对公司的信息统计、管理决策、风险管控、绩效考核等工作造成信息失真、误导等不良影响。（四） 子公司或分公司关键用户要对管辖区域内的计算机软硬件进行简单维护1、应定期到营销网点检查计算机软硬件配置，保证网点计算机内没有安装与工作不相关的软件和硬件；2、定期指导操作用户对计算机进行病毒检查，保证所管辖的计算机正确安装了防病毒软件；3、子公司或分公司到北京专线设备出现故障时，子公司或分公司关键用户应及时拨打某某信息部热线服务电话报修。（五） 认真完成信息部布置的信息技术相关工作1、关键用户应及时完成信息技术部部署的各项工作，对与信息系统有关的各项工作认真负责，不得无故或恶意拖延工作。293、关键用户作为部门/子公司或分公司信息技术第一责任人，遇到问题及时上报信息技术部，信息技术部将不定期对子公司或分公司所属分销机构进行检查。第二十六条 关键用户的管理、考核与奖惩（一） 关键用户的管理1、关键用户日常管理在各部门，信息技术部对关键用户提供技术支持和指导；2、为保证关键用户顺利完成信息技术部布置的信息化建设工作，单位领导在安排工作时，应考虑其承担的信息化工作；3、对于关键用户员工工作调动，应在调动前征得信息技术部同意，并共同确定新关键用户人选。（二） 关键用户的考核1、关键用户所承担的业务工作绩效由所在部门考核，本制度不对此部分考核进行规定；2、信息技术部对于关键用户的考核内容包括94、本制度规定的主要内容及单位内执行信息化制度执行情况；3、对关键用户考核结果分为优秀、合格、不合格，做到奖优罚劣，并将考核结果通报所在单位，作为单位考核的参考依据。（三） 关键用户奖惩1、对于考核为优秀关键用户，报主管公司领导批准后，将给与表彰和奖励；2、对于考核不合格的关键用户，报主管公司领导批准后，将通报其所在单位主管，在本考核期内不得将其评为优秀员工；3、对于不能胜任关键用户工作的，信息部在征求 子公司或分公司总经理意见后，有权对其进行撤换；4、考核结果将在商务平台发文公布。第五章 DMS系统盘点操作管理第二十六条 进行盘点的仓库范围为：DMS系统中所有实物仓库及所有有库存的港口仓库、边贸95、仓库、在途仓库、站台库。第二十七条 盘点时间：每个自然月的头3个工作日。盘点人：子公司或分公司及分销中心执行人员。第二十八条 盘点方式：倒推方式，即盘点基准日为上个自然月月末系统结账时点，由实际盘点日的库存数量根据实际出入库数量倒推至盘点基准日的实际库存数量，核对其与盘点基准日系统库存数量的差异，把盘点基准日的库存账实差异体现在DMS盘点单中。第二十九条 盘点流程：（一）预盘点：子公司或分公司及分销中心人员应每天核对DMS库存、手工台帐、出入库单据，日清日结，对于账实差异及时调整。尤其是临近月末的几天，应预先盘点一次，对于人为工作失误、拖延造成的差异，立即调整。（二）盘点：每月初盘点时间内，盘96、点人员对实物仓库进行实地盘点，并如实填写现场盘点单和差异明细表，中立仓库，需提供函证；对于客户未提需提供分割单；对于损耗，需有换包入库单、铁路记录、总部批复等。子公司或分公司项下的库存由子公司或分公司执行人员负责盘点，工厂在途库、边贸在途库、港口仓库、站台库均需要盘点，并要有附件支持。港口库存由港口子公司或分公司协助核对数量并出具函证，没有港口子公司或分公司的，需要代理公司出具函证；在途库存需取得运输记录或相关单据；站台库存需取得车站证明。根据实际盘点日的实物数量、盘点基准日到实际盘点日的出入库数量，倒推出盘点基准日的实际库存数量。子公司或分公司执行人员应协助总部盘点总公司货权的货物，并在月初97、3个工作日内向总部执行人员传真盘点单据（库存核对表和中立库函证）。（三）、DMS盘点单录入：盘点后，相关执行人员在DMS系统中录入盘点单。DMS系统操作细则如下：1、DMS系统操作路径：库存管理盘点管理盘点单新建。对于有多个仓库的分销中心，在系统中创建盘点单时，必须每个仓库创建一张盘点单，禁止在一张盘点单中输入多个仓库的盘点结果，否则会造成盘点报表统计错误。如果仓库中存放属于其他分销中心货权的货物，由仓库所在地的分销中心负责将所有库存盘点。2、创建盘点单：按操作路径进入并点击新建后，会生成一张新的盘点单，需操作人员在系统录入的是：盘点日实际货物数量，实际盘点日与盘点基准日之间的出入库数量。录入98、后，系统会自动生成出盘点基准日的实际货物数量、系统数量及它们之间的差异数量。如无相应物料，请根据实际情况添加物料。特别注意：添加时，如系统没有相应物料代码，请在盘点明细菜单中输入或者选择临时物料代码“0000000000”（十个零）进行添加，并在盘点结束菜单的备注中说明（请注意，此项操作必须认真确认系统确实没有该物料代码时才可进行）。3、填写盘点差异：a、差异原因选项一共有16种，分别为14种具体差异原因和“复合原因”和“其它”，14种具体差异原因为客户未提、退回厂家、送货收款、系统未录入、在途、可赔损耗、自然损耗、过失损耗、无货运记录短损、样品-展品-农化服务、货源未分配、总公司寄存、串包装99、盘盈。b、如无差异，差异原因处不用选，默认值为 “-”。 c、如有差异，在“差异原因”处的下拉框里选择相对应的差异原因类型。 d、“复合原因”是用来描述两种或两种以上的具体差异原因，需在备注栏把差异原因一一列明。每种差异原因的描述必须是14种具体差异原因中的一种，字符要一模一样，在差异原因后面加上“：”，后面紧跟数量，数量全为正数，不能有负号。两种差异原因中间用逗号隔开，最后一个差异原因写完后，结束处不要有任何标点符号。 如：货源未分配:197.5,过失损耗:1.4 如：自然损耗:1.5,送货收款:10,客户未提:45e、 原则上，差异原因不能为“其它”，如果确有差异原因不属于14种具体原因100、的，子公司或分公司应在盘点报告里，针对每笔属于“其它”的差异原因，写出说明，报北京。（四）单据收集存档：每月盘点结束后，分销中心核对所有盘点单据并将复印件按月归档。子公司或分公司同时填写DMS差异汇总表（附件4）和盘点报告（附件5），DMS差异汇总表要和DMS系统内的盘点单一致。总公司执行管理部门将对子公司或分公司的盘点单据进行抽查，被抽查到的子公司或分公司把整理好的盘点单据寄到总公司执行管理部门，同时留存复印件。 （五）损耗后续处理：如果盘点差异原因属于损耗类别，需要后续在系统中进行盘赢、盘亏调整的，处理办法参见内陆运输与仓储损耗管理制度。 第三十条 处罚规定（一）各子公司或分公司执行经理为101、本公司盘点工作的第一责任人，需严格按照本制度组织并实施本公司每月的盘点工作。各子公司或分公司的盘点工作的完成情况及完成质量将记入子公司或分公司执行经理绩效考核。（二）每个仓库在规定时间内必须进行实物盘点，如出现仓库未实盘和系统未盘点的现象，或者有出现盘点错误的现象（包括实物盘点错误和系统盘点错误），北京执行管理部门将对执行经理及相关责任人下发过失通知单，通报批评或扣发绩效工资。（三）录入的盘点数量一定要和仓库实际数量一致，如有故意输入虚假信息、隐瞒库存真实情况的行为，一经发现，对直接责任人做辞退处理。（四）针对直接责任人，各子公司或分公司应制定相应的处罚措施及实施细则。第六章 DMS系统打印单102、据管理规定第三十一条 DMS系统打印单据的格式（一） 单据样式全国统一，单据主体为留白，右上角有印刷流水号，中间上方印有“公司放货监制”章（红色）。（二） 一式五联（仓库、提货、客户、记账、留存），五联分色区别，碳素复写，针式打印机一次套打完成，各联印有淡蓝色地球标底纹。（三） 单据同时印有技术和细节防伪标志。（四） DMS系统打印单据上可加盖按照北京总部的统一要求刻制的放货专用章第三十二条 DMS系统打印单据的种类标准提货单、移仓出库单、移仓入库单、退货入库单、调整出库单、调整入库单第三十三条 DMS系统打印单据的作用一、 标准提货单：标准提货单是基层营销机构销售发出放货指令的唯一依据，是仓103、库管理人员放货的唯一依据，是客户提货并取得货权的唯一依据。DMS操作人员应严格按照岗位职责的要求和具体的业务流程，在交易发生时，根据交易的类型，及时、准确、完整地在DMS系统中录入现金销售订单、送货收款销售订单或预收款销售订单，并依照DMS系统的流程打印出标准提货单。二、 移仓出库单分销中心从仓库给中心店配货时，DMS操作人员应按照配货操作流程及时、准确、完成的在系统中录入移仓单，并打印出移仓出库单，交仓库方进行移仓操作。移仓出库单是将货物从内陆仓库移往中心店的唯一出库凭证。三、 移仓入库单分销中心收到子公司或分公司从港口或工厂发出的货源后，DMS操作人员应及时在系统中打印移仓入库单，交仓库方104、，确认货物入库数量。如果实际收到的货物数量与系统中移仓单的数量不等，应根据具体情况在系统中及时录入调整单，并打印出调整出库单（实际收货数量短少）或调整入库单（实际收货数量溢余），并将移仓入库单与调整出库（入库）单一并交给仓库方，确认最终入库数量。移仓入库单是内陆仓库收货入库的重要凭证。四、 退货入库单实际发生退货业务时（即客户将货物退回仓库，并要求退还货款），DMS系统操作员应及时在系统中录入销售退货订单（现金退货），并打印出退货入库单，交给仓库方，确认货物入库。退货入库单是发生销售退货业务时货物重新入库的重要凭证。五、 调整出库单和调整入库单如前所述，分销中心收货入库实际数量与移出数量不等时105、，DMS系统操作人员需要在系统中及时、准确、完整地录入调整单并打印调整出库（入库）单，与移仓入库单一起构成入库凭证；另外，期末盘点时，如果实际库存与账面库存有差异，在子公司或分公司批准的前提下，分销中心DMS系统操作员应在系统中录入调整单（或根据盘点单自动生产调整单），并根据实际情况打印出调整出库单（报损）和调整入库单（报溢），交仓库方调整实际库存。第三十四条 DMS系统打印单据的保存（一） 仓库联、提货联由仓库管理人员保存，客户联交客户保存，记账联交财务保存，留存联在本销售机构保存（二） 由仓库管理人员、销售机构保存的单据，必须按照单据的流水号顺序，定期装订保存，因故废弃的、无效的单据也必须106、按流水号顺序一并保存，不得缺失。（三） 在不同的机构和人员手中保存的上述单据，是库存盘点、核对、查询、争议解决及日常业务纪律检查所需提供的、权威的、重要的业务资料和书面证据。第三十五条 DMS系统打印单据的应急替代方案（一） 由于DMS系统故障、网络故障、计算机故障、打印机故障、停电等客观因素不能使用打印的DMS系统单据，可手工填写相关放货单据并以此进行放货操作。（二） 故障排除后，必须在第一时间在DMS系统上补录相关的操作，同时将系统自动生成的单据序列号抄写到手工填写的标准提货单的留存联上，以备查询。如果留存联上没有系统打印的或从系统上抄写的订单序列号，按违反业务纪律和放货制度查处。第三十六107、条 DMS系统打印单据的印刷和发送（一） 考虑到系统打印单据的印刷质量、防伪技术和印制成本，暂时由信息部负责在北京统一印制。（二） 信息技术部按照各子公司或分公司的使用量，统一向各子公司或分公司发送，同时记录发送数量和流水号范围。（三） 各子公司或分公司在向下属销售处配送时，应记录好配送给各销售处的数量和流水号范围。（四） 例外情况：如果分销中心和中心店DMS没有上线并由其他销售机构代输销售数据，暂不使用机打放货单据。第七章 附则第三十七条 本规定的解释权属公司信息部门。第三十八条 本规定自发布之日起实施。受控文件信息安全管理制度信息管理制度编号: XX04版本号: 20xx1215修订日期:108、 20xx-12-15信息安全管理制度 第一章 总则第一条 为保障本公司信息系统的网络安全,数据安全，规范公司信息系统安全管理，及时应对信息系统各种突发故障和问题，及时采取补救措施，保障信息系统的安全稳定运行，特制定本制度第二条 本公司计算机网络包括本公司总部及其境内外全资、控股公司的网络和软、硬件资源。第三条 本公司计算机网络仅用于公司内部通过网络系统进行的数据传输，电子邮件通讯或新闻发布，其内容也必须是上述性质的范围，同时不得违反国家对计算机和国际联网有关的安全条例和规定。第二章 网络安全第四条 不许盗用他人IP地址，各单位只能使用已分配的IP地址。不许以任何形式私自接外单位用户。不许将网109、线私自联接到指定位置以外的地方。第五条 禁止购买、使用黑客软件，一经发现将永远取消上网资格。如对网络造成危害将追究相关人员的责任。要定期用杀毒盘检测并清除病毒、木马、黑客程序。第三章 数据安全第六条 用户对自己的用户名和密码应妥善保管，密码定期更新，不得向他人透露。他人盗用密码所进行的操作，由密码所有人承担完全责任。第七条 本公司内电子数据安全等级分为：公共信息、一般授权信息和最高授权信息。信息安全级别的设定由公司IT部门和信息提供部门协商确定。第八条 公共信息为本公司所有员工均可查阅的信息；一般授权信息包括各单位内部一般授权信息和跨部门一般授权信息；最高授权信息由公司负责人授权方可浏览。第九110、条 各单位内部一般授权信息由各单位总经理授权该单位员工浏览。跨部门一般授权信息由如下部门总经理授权：（一）财务信息：财务部门；（二）客户资料：相关业务部门；（三）交易信息：相关业务部门；（四）人事薪酬：公司人力资源部门；（五）办公及档案：办公室。第十条 公司人力资源部门，应对人员加入或离开本公司的情况，以及人员跨部门流动的情况进行及时统计，并在上述事件发生后三日内告知IT部门。各单位人事协调员应在本单位内部的人事、业务或机构变化后三天内，将变动情况通知IT部门。IT部门应在接到通知后，一天内对用户权限等相应内容进行修改，以确保公司不同类型信息的保密。第十一条 严禁本公司员工利用公司计算机制造、111、传播如下信息或访问如下网站：（一）有损公司有限公司利益的信息或者网站；（二）有关法轮功的信息或者网站；（三）其他公司有限公司禁止的游戏、聊天等信息或者网站；（四）其他国家法律、法规禁止的信息或者浏览的网站第四章 信息系统应急处理规定第十二条 软硬件技术故障的应急方案：当系统发生故障时必须在第一时间切换到备用系统上去，确保公司正常业务顺利进行。在不影响公司正常业务的情况下，系统进行自检并进行维修调试。当系统故障无法自行检测出原因或无法自行维修调试时，须及时与软、硬件供应商取得联系，请求技术支持。系统故障应在二十四小时内得到解决，以确保第二天正常运行。 第十三条 非软硬件技术故障应急方案：当事故发112、生时，马上与软、硬件供应商取得联系，集中各方技术力量，查找故障情况、确定事故原因。争取在最短的时间内使公司的业务能够正常运行。 第十四条 当系统故障或非系统故障得到相应的解决后，在调查中发现的技术薄弱环节，应在五个工作日之内加以调整和修改。第十五条 应急处理流程1、保存好备份数据和事故现场；2、通知相关部门及系统操作用户；3、IT部门进行抢修，必要时外请专家和软件供应商协助；4、系统修复后及时恢复正常交易；5、进行事故原因调查及善后工作。第十六条 可能出现的主要故障及解决办法：(1) 电力系统故障导致停电：机房可通过UPS持续供电23小时，同时立即与相关部门取得联系解决故障恢复供电。(2) 通113、讯线路发生故障：立即和网络中心联系或报修电信部门，检修通讯线路，尽快恢复正常线路。(3) 业务系统故障：暂停业务系统；启动其它交易方式 如手写单据等；查看并处理异常状态；取得软件公司技术支持，核查系统；启动业务系统，正常交易。(4) 网上恶意攻击故障1. 追踪恶意攻击者的来源，通过防火墙屏蔽其对公司相关系统的访问。2、如果无法屏蔽，将切断核心业务系统同internet的物理连接。3、网上发布公告，第一时间通知系统用户，情况严重时，暂停广域网交易系统，启动其它交易方式 如手写单据或由其他用户代为录入，满足业务的正常进行。4、提交恶意攻击者的相关资料给相关安全部门，协助追查。5、通过备份，恢复系统114、或网站。第十七条 预防措施（一） 进一步加强机房安全管理措施1. 严格执行机房出入管理制度，严禁无关人员进入。2、机房由专人管理，随时检查机房内的设备是否正常运行。（二）规范网络和信息系统的操作行为1. 在保证网络服务器的安全及属性安全的同时，加强入网安全性的管理。2、加强网络的身份验证功能，防止非法用户进入。3、对业务数据的操作人员，严格区分操作权限，并增设必要的限制措施。4、加强信息发布管理和日常监控，确保公司网站、网上交易委托、客户服务中心的信息安全，防范非法攻击和破坏。5、加强对公司留言板、论坛、邮件服务等信息交流场所的信息监控，杜绝有害信息传播。 （三）缩短病毒检查周期1. 定期运行115、病毒检查程序。2、及时更新病毒库第五章 附则第十八条 本规定由公司信息部门负责解释第十九条 本规定从发布之日起开始执行。受控文件信息系统资产管理规定信息管理制度编号: XX02版本号: 20xx1215修订日期: 20xx-12-15信息系统资产管理规定第一章 总则第一条 本规定是为本公司信息有形资产的规范化管理而制定。第二条 本规定所称信息资产是指：(1) 个人电脑：个人工作使用的台式电脑，笔记本电脑，打印机。(2) 服务器和网络设备：服务器、数据备份设备、网络交换机、路由器、防火墙等。(3) 标准通用软件：标准化的日常办公软件系统及其使用许可证。(4) 专用软件、定制软件及咨询服务：用于专116、门用途的软件、定制开发的软件系统、大型应用软件系统以及实施和升级服务、IT技术和管理咨询服务。(5) 信息类办公用品：集线器、调制解调器、刻录机、网卡、内存、硬盘、鼠标、U盘等。(6) 易耗品：单位价值在两千元以下的墨盒、色带、软盘、光盘、接线板等。第三条 本规定适用于某某公司各部门及其下属机构。第二章 标准制定第四条 信息技术部门（以下简称IT部门）负责制定个人电脑（含打印机）采购规格标准，以及台式电脑、笔记本电脑及打印机配置建议。“公司个人电脑配置规范”（简称硬件标准）参见附件。所有单位电脑预算的制定及执行必须按照硬件标准进行，不得购置未列入标准的设备。第五条 IT部门负责制定通用软件标准117、，“公司通用软件标准”（简称软件标准）参见附件。符合软件标准的系统，IT部门给予提供技术支持及升级服务。所有单位必须按照软件标准安装及使用软件。第六条 特殊部门或岗位需要使用特殊软件及硬件，须由使用部门提出申请，报公司领导批准，技术上经IT部门审核方可采购、安装和使用。相关费用由使用部门承担。第三章 预算编制及审核第七条 各部门将年度信息资产使用需求提报给IT部门，由IT部门负责统一编制公司的信息资产预算。第八条 各部门在提报信息资产使用需求时应逐项列明，其中个人电脑、服务器和网络设备应写明预备购置的设备类型、数量、用途和购置目的；标准软件类应写明软件的名称、版本、数量、主要用途；定制软件及咨118、询服务应写明项目的名称、主要目的和用途、与现有应用的关系；连同上年度信息资产预算执行情况一起上报预算委员会。第九条 IT部门在综合各部门现状、业务发展情况和部门信息规划的基础上对各部门的信息资产需求提出审核意见，制定全公司的信息资产预算，报预算委员会审定。预算委员会批准后，IT部将各部门具体预算情况通报各部门。第十条 对于需要在预算外购置信息资产的，各部门须报请公司领导批准。第四章 个人电脑购置第十一条 个人电脑购置采取集中招标采购的形式进行。由集团公司IT部和办公室或者委托的招标公司通过集中公开招标，共同选择能够提供全国统一优惠价格和全国范围内服务的个人电脑供应商，签订为期一年的合同。某某公119、司个人电脑采购执行集团集中招标采购方案。第十二条 各部门在购置个人电脑时应填写某某公司电脑（固定资产）购置申请/审批表并由部门经理签字确认，在IT部门填写配置意见后报本部门主管领导，批准后方可由IT部门进行采购。第十三条 电脑采购由IT部门通知中标供应商供货。供应商须按预先设置的母盘预装软件后，将电脑送至使用单位安装、调试，由IT部门验收确认并进行资产登记备案。第十四条 各子公司或分公司个人电脑购置申请上报本部主管部门，采用本部电脑购置的流程，由中标供货商提供送货上门服务。购置后由子公司或分公司资产管理部门记录，并由IT部门将资产登记备案。第五章 非个人电脑购置第十五条 北京本部服务器和网络设120、备的购置由IT部门负责组织，采取招标采购的方式集中采购。采购过程必须保证公平、公正、公开。标准通用软件的购置按照IT部门与厂商签订的统一优惠合同进行，并采取集中采购方式。第十六条 各部门由于特殊需求需自行购置时，须提前将技术规格和方案提交IT部门进行审核。IT部门审核确认后，报本单位主管领导批准方可进行采购。第十七条 各部门可自行购置本规定十五条所述之外的信息资产。购置时可采取招标、议标和直接采购的方式进行。（一）单笔采购金额超过50万元并且具备三家以上供应商竞标，须委托招标公司进行招标采购，招标过程必须符合相关规定。（二）对于不满足招标条件的采购，但可找到两家以上供应商的，应采取议标方式进行121、。议标过程由IT部门、资产管理部门、使用部门代表参加。议标过程中所有参与部门地位平等，任何部门或个人都不得私自与竞标商接触，也不得私自做出有可能影响评标结果的决定。各参与部门对供应商的评价、打分都应作为项目文档保存，对于不同意见应如实记录。（三）只有单一供货的垄断性或成熟的产品或技术，无法进行招标和议标的，可以采取直接采购方式，但应在请示报告中说明情况。参与采购的部门应至少指定两人共同参加与供货商的商务谈判。第六章 信息类办公用品及易耗品购置第十八条 各部门信息类办公用品的使用，应本着降低公司费用的原则，使用公司标准配置物品，禁止超标采购。第十九条 公司信息类办公用品的采购，由IT部门负责。采122、购应本着公平、公正、公开，货比三家的原则进行。信息技术部定期在公司网上公布信息类办公用品的采购价格、供货商、领用情况，自觉接受相关部门的监督和检查。 第二十条 委托采购时，申请单位需填写“电脑耗材领用联系单”，联系单上应写明申请的物品名称、功能要求、领用目的，并由部门总经理签字。IT部对领用申请的技术合理性进行审查，认为确属工作需要的，确定具体型号后向供应商采购。第二十一条 IT部门每个月将各单位信息类办公用品的购买领用情况报办公室，办公室负责审核并与相关单位结算。第二十二条 易耗品的采购，按照公司规定，由办公室负责。第七章 信息资产管理第二十三条 信息资产一旦完成购置，就要对于资产的使用、维123、护、调配、报废全过程跟踪管理。为此应建立信息资产管理系统，各部门、各子公司或分公司须指定资产管理员，负责本部门/子公司或分公司的实物资产管理，IT部门统一管理信息资产管理系统及系统中数据的及时更新。第二十四条 个人电脑使用上实施“记录到人”的管理方式，即每台电脑都须在资产管理系统中建立一张固定资产卡片，落实唯一的使用者。服务器和网络设备、标准通用软件、定制软件的资产登记在IT部门，由IT部门指定专门管理员负责。当使用者出现跨部门或公司的工作调动或离开公司时，在与本单位的资产管理员办理完资产交还手续之后，人事部方可办理人事手续。第二十五条 对于个人电脑改变CPU、硬盘、内存等重大维护，资产管理员124、负责更新资产管理系统中数据。第二十六条 各部门内部个人电脑的调配根据附件中关于电脑分种类使用的规范，由各部门根据工作性质自行决定。调配后应立即通知IT部门以便及时更新资产管理系统中数据。第二十七条 跨部门/子公司或分公司的信息资产调配需通过IT部门进行协调。第二十八条 信息资产超过质保期，或经多次维修仍不能满足使用需求，或者配置落后，不能满足应用需求的情况下，使用单位可以申请更换信息资产。不能使用的信息资产由IT部按报废流程执行。第二十九条 对于信息类固定资产的使用应本着节约、爱惜的原则。由于人为失误或故意造成信息资产损坏、丢失、提前报废的应由员工本人照价赔偿。 第八章 信息类办公用品管理第三125、十条 电脑配件的申领（一） 移动硬盘：信息技术部在文件服务器上提供900G空间供员工备份工作文档，如因出差等特殊需求需要使用移动硬盘，填写联系单到信息技术部借用，归还时须将移动硬盘内存储文件全部删除，出于安全考虑，信息技术部将对回收硬盘做格式化处理。（二） 鼠标、键盘、HUB：员工根据需要，填写联系单，到信息技术部领用，原则上领用新的配件时需归还旧配件。（三） U盘、光盘：根据部门人数的不同，每3-4人可以领用一块U盘。如需使用光盘，填写联系单说明需求，由信息技术部统一刻制。（四） 内存：使用2年以上的电脑根据需要可由员工向信息技术部提出升级内存申请，信息技术部评估后根据电脑具体配置情况为员工进行内存升级。（五） 无线网卡：部门经理以上可根据需要申领无线网卡，其他员工不予配备。如遇出差、会议等特殊情况，可在部门内部协调使用。第三十一条 电脑配件的保管（一） 由于电脑配件较其它办公用品相对价值较高，请大家在使用过程中要注意爱惜，应正确使用各种配件，以延长其使用寿命。（二） 由于质量问题产生的故障可到信息技术部调换，由于使用不当造成的配件损伤或不能使用，原则上不予补配。第九章 附则 第三十二条 本规定的解释权属公司信息技术部门。第三十三条 本规定自发布之日起实施。